MANUAL PENGGUNAAN APLIKASI PELAKU USAHA

(1)

MANUAL PENGGUNAAN

APLIKASI – PELAKU USAHA

APLIKASI OBAT HEWAN

DIREKTORAT JENDERAL PETERNAKAN DAN KESEHATAN HEWAN DIREKTORAT KESEHATAN HEWAN KEMENTERIAN PERTANIAN REPUBLIK INDONESIA

(2)

KEMENTERIAN PERTANIAN REPUBLIK INDONESIA

1

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, akhirnya buku "Manual Penggunaan Aplikasi – Pelaku Usaha" dapat diselesaikan. Buku ini memuat tahapan implementasi secara teknis Aplikasi Obat Hewan mulai dari tahap pendaftaran obat hewan hingga pelaporan obat hewan secara umum.

Buku ini dimaksudkan untuk memberikan kemudahan kepada user yang hendak mengimplementasikan Aplikasi Obat Hewan. Buku "Manual Penggunaan Aplikasi – Pelaku Usaha" dihimpun dari pengalaman yang berkembang pada kegiatan sosialisasi, konsultasi dan bimbingan teknis. Melalui buku ini, diharapkan hal – hal yang terkait dengan materi seputar implementasi Aplikasi Obat Hewan dapat dipahami dan dimaknai dengan mudah.

Penyusunan buku ini merupakan upaya strategis untuk memberikan kemudahan dalam memberikan informasi yang luas kepada pengguna tentang penggunaan Aplikasi Obat Hewan di lingkungan Direktorat Jenderal Peternakan dan Kesehatan Hewan, Kementerian Pertanian RI dalam bentuk panduan penggunaan aplikasi. Buku ini disadari masih belum sempurna, oleh karena itu, kami mengharapkan masukan dan saran dari semua pihak untuk penyempurnaan terhadap buku ini.

(3)

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... 1

DAFTAR ISI ... 2

1 APLIKASI OBAT HEWAN ... 3

1.1 Pendahuluan... 3

1.2 Akses Aplikasi Obat Hewan ... 3

2 APLIKASI PENDAFTARAN OBAT HEWAN ... 5

2.1 Aplikasi Pendaftaran Obat Hewan ... 5

2.2 Login / Logout Aplikasi Pendaftaran Obat Hewan ... 8

2.3 Pendaftaran Akun Perusahaan ... 10

2.4 Pendaftaran Obat Hewan ... 12

2.5 Persyaratan Permohonan Pendaftaran ... 18

2.6 Kirim Daftar Sediaan ... 22

2.7 Upload Sertifikat Hasil Uji ... 24

3 APLIKASI PELAPORAN OBAT HEWAN ... 26

3.1 Aplikasi Pelaporan Obat Hewan ... 26

3.2 Login/ Logout Aplikasi Pelaporan Obat Hewan... 26

3.3 Input Data Pelaporan ... 28

4 APLIKASI E-CPOHB DAN DISTRIBUSI ... 31

4.1 Aplikasi e-CPOHB dan Distribusi ... 31

4.2 Login/ Logout Aplikasi e-CPOHB dan Distribusi ... 31

4.3 Pengajuan Permohonan Sertifikasi CPOHB ... 33

4.4 Input CAPA ... 37

(4)

3

1 APLIKASI OBAT HEWAN

1.1 Pendahuluan

Aplikasi Obat Hewan adalah suatu aplikasi website yang dibuat untuk mengelola pendaftaran obat hewan, pengawasan obat hewan, pelaporan obat hewan, dan informasi – informasi lainnya terkait obat hewan di lingkungan Direktorat Jenderal Peternakan dan Kesehatan Hewan, Kementerian Pertanian RI. Aplikasi ini dibangun dengan pola webbase, sehingga pengguna bisa mengaksesnya melalui internet atau intranet, dengan menggunakan browser misalnya Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari, atau Internet Explorer.

1.2 Akses Aplikasi Obat Hewan

Sebagai situs informasi terkait obat hewan di lingkungan Direktorat Jenderal Peternakan dan Kesehatan Hewan, Kementerian Pertanian RI, penggunaan website ini sama halnya dengan penggunaan website lainnya yang menggunakan jaringan internet. Menggunakan Aplikasi Obat Hewan ini adalah dengan cara :

 Buka browser (contoh: Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, atau Safari)

 Ketik alamat (URL) Aplikasi Obat Hewan

 Setelah alamat / URL dimasukan, maka akan muncul tampilan seperti gambar di bawah ini, dan website Aplikasi Obat Hewan siap diakses :

(5)

Link Menu Image Slider Form Laporan Masyarakat Alamat Regulasi Berita Terkini

(6)

5

2 APLIKASI PENDAFTARAN OBAT HEWAN

2.1 Aplikasi Pendaftaran Obat Hewan

Aplikasi Pendaftaran Obat Hewan merupakan aplikasi yang memfasilitasi pengguna mulai dari pendaftaran permohonan Obat Hewan hingga penetapan nomor registrasi Obat Hewan. User yang terlibat dalam aplikasi ini adalah :

1. Pelaku Usaha Obat Hewan

2. Tim Verifikasi Obat Hewan (UPR, Operator, KASI, dan KASUBDIT) 3. Tim Penilai Obat Hewan dari PPOH dan KOH.

Pelaku Usaha Obat Hewan merupakan salah satu pengguna aplikasi obat hewan yang berperan untuk melakukan permohonan pendaftaran obat hewan. Otoritas pelaku usaha dalam aplikasi pendaftaran obat hewan ini adalah melakukan permohonan pendaftaran obat hewan, input daftar sediaan obat, dan input sertifikat hasil uji. Berikut alur proses aplikasi otoritas pelaku usah :

(7)

Alur Proses Permohonan dan Persyaratan Pendaftaran Obat Hewan

Pelaku Usaha UPR Operator KASI KASUBDIT

Ph

as

e

Start

Input Data Permohonan Pendaftaran OH Baru / Ulang Pengajuan Permohonan Pendaftaran OH Persetujuan Permohonan Pendaftaran OH Disetujui ? Input Data Persyaratan

Permohonan Pendaftaran OH Pengajuan Dokumen Pendaftaran OH Verifikasi Dokumen Pendaftaran OH Ya Tidak Susun Surat Pemberitahuan Verifikasi Persetujuan Surat Pemberitahuan Verifikasi Persetujuan Surat Pemberitahuan Verifikasi Kirim Surat Pemberitahuan Verifikasi End Melengkapi Dokumen Permohonan Pendaftaran OH Disetujui ? Tidak Ya Verifikasi Dokumen Pendaftaran OH Disetujui ? Tidak Ya Verifikasi Dokumen Pendaftaran OH Disetujui ? Tidak Ya Pengajuan Surat Pemberitahuan Verifikasi Disetujui ? Disetujui ? Ya Tidak Tidak Ya

(8)

7

Alur Proses Input Daftar Sediaan Obat Yang Akan di Uji di BPPMSOH

Pelaku Usaha Operator KASI KASUBDIT

Ph

as

e

Start

Input Daftar Sediaan Obat Yang Akan Diuji di

BPPMSOH

Susun Surat Pengantar ke BPPMSOH End Disetujui ? Pengajuan Surat Pengantar ke BPPMSOH Persetujuan Surat Pengantar ke BPPMSOH Persetujuan Surat Pengantar ke BPPMSOH Disetujui ?

Kirim Surat Pengantar BPPMSOH ke Perusahaan Ya Tidak Tidak Ya

Gambar 2 Alur Proses Input Daftar Sediaan Obat Yang Akan di Uji di BPPMSOH

Alur Proses Upload Sertifikat Hasil Uji

Pelaku Usaha Operator KASI KASUBDIT

P

h

as

e

Start

Upload Sertifikat Hasil Uji

Verifikasi Pemenuhan Persyaratan Teknis Dan Sertifikat Hasil Uji

End

Disetujui ? Verifikasi Pemenuhan

Persyaratan Teknis Dan Sertifikat Hasil Uji

Verifikasi Pemenuhan Persyaratan Teknis Dan Sertifikat Hasil Uji

Lengkap dan Valid ? Susun dan Kirim Surat

Pemberitahuan

Ya Tidak

Tidak

Ya

(9)

2.2 Login / Logout Aplikasi Pendaftaran Obat Hewan

Untuk mengakses aplikasi pendaftaran obat hewan, pilih menu Pendaftaran Obat Hewan yang ada pada Website Informasi Obat Hewan seperti dibawah ini :

Maka akan muncul form login seperti berikut ini :

Isi form login :

Email dan Password yang dimasukkan harus sesuai dengan data yang ada di database, apabila terdapat kesalahan, akan tampil notifikasi seperti berikut :

(10)

9

Apabila email dan password yang dimasukkan sesuai dengan yang ada di database, maka sistem akan menampilkan halaman seperti gambar dibawah ini :

(11)

Untuk mengakhiri sesi pada Aplikasi Pendaftaran Obat Hewan, pengguna tinggal memilih tombol “Sign Out” yang berada di sisi kanan atas halaman aplikasi seperti dibawah ini :

2.3 Pendaftaran Akun Perusahaan

Untuk mengakses aplikasi pendaftaran obat hewan diperlukan akun untuk dapat masuk ke aplikasi. Apabila pelaku usaha belum memiliki akun untuk mengakses aplikasi, daftarkan terlebih dahulu perusahaan, dengan langkah – langkah dibawah ini :

1. Pilih tombol “Tidak Punya Akun? Daftar” seperti dibawah ini :

(12)

11

3. Isi data perusahaan sesuai dengan field yang telah disediakan, pilih tombol Daftar.

4. Tunggu konfirmasi melalui email yang sudah didaftarkan. Apabila pesan konfirmasi belum diterima, pilih tombol “Belum Menerima Pesan Konfirmasi”

(13)

Masukkan email dan pilih tombol Bersambung 6. Tunggu pesan konfirmasi yang baru melalui email.

7. Setelah proses konfirmasi selesai, lakukan proses login dengan langkah – langkah yang telah diuraikan sebelumnya.

2.4 Pendaftaran Obat Hewan

Pendaftaran Obat Hewan digunakan untuk mengelola data permohonan pendaftaran obat hewan baik itu pendaftaran baru ataupun pendaftaran ulang.

Untuk melakukan registrasi obat hewan yang baru, pilih tombol Registrasi OH Baru seperti dibawah ini :

(14)

(15)

Terdapat 2 bagian yang harus pengguna isi, antara lain : 1. Informasi Pemohon Pendaftaran

 Nama Perusahaan, Nomor Izin Usaha, Alamat, dan Nomor Telepon Perusahaan sudah terisi sesuai dengan data yang sudah ada di dalam database.

 Masukkan nama dan nomor HP contact person pada kolom yang telah disediakan. 2. Data Obat Hewan

(16)

15

 Masukkan nama obat hewan (nama dagang) dan nama produsen

 Pilih asal obat (Impor/Domestik), apabila asal obat Impor maka akan tampil satu field tambahan yaitu asal negara. Pilih negara sesuai dengan asal obat tersebut

 Masukkan alamat lengkap produsen dan alamat lengkap obat hewan akan diproduksi / dibuat

 Masukkan nomor telepon dan alamat email Contant Person Produsen

 Pilih jenis dan bentuk sediaan obat hewan

Pilih tombol Simpan untuk menyimpan data ke dalam database atau pilih tombol Sampaikan Permohonan untuk menyimpan data sekaligus menyampaikan permohonan pendaftaran ke UPR.

Sebelum disampaikan kepada UPR, aplikasi akan me-redirect ke halaman untuk melakukan download formulir pendaftaran. Download pada tombol Download Surat Permohonan untuk melakukan download surat permohonan tersebut. Selanjutnya surat permohonan pendaftaran yang telah di download harus ditandatangan oleh pimpinan perusahaan. Surat permohonan yang telah ditandatangan harus di scan dan diupload kembali ke dalam sistem. Hal ini dilakukan untuk menjamin keamanan dan kevalidan dari permohonan yang diajukan, bahwa pengajuan yang dimaksud adalah benar sesuai dengan perintah dari pimpinan perusahaan. Selanjutkan klik Sampaikan Permohonan untuk menyampaikan permohonan ke UPR.

(17)

Data yang sudah disampaikan, akan tampil pada tabel Daftar Obat Yang sedang Dalam Proses Registrasi dan sedang dalam proses persetujuan oleh UPR, seperti gambar berikut ini :

Setiap proses yang dilalui, akan tampil status nya pada kolom “Proses” sehingga pengguna dapat mengetahui sampai sejauh mana permohonan pendaftaran obat hewan yang diajukannya di proses.

Permohonan yang diajukan dapat disetujui atau ditolak oleh UPR. Apabila permohonan ditolak, akan tampil status proses seperti dibawah ini :

(18)

17

Pilih tombol Edit, kemudian lengkapi permohonan pendaftaran kembali lalu sampaikan permohonan.

Apabila permohonan pendaftaran obat hewan yang diajukan disetujui oleh UPR, maka akan tampil status proses seperti dibawah ini :

Pilih tombol Lengkapi Permohonan untuk melanjutkan proses pendaftaran ke tahap selanjutnya, yang akan dijelaskan pada subbab berikutnya.

Selain permohonan pendaftaran obat hewan yang baru, untuk obat hewan yang sudah mendekati masa berlaku nya harus dilakukan proses pendaftaran ulang. Untuk pendaftaran ulang, data obat hewan akan tampil pada tabel di bawah ini :

(19)

Pengguna tinggal memilih tombol pada kolom action yang akan tampil ketika sudah mendekati tanggal habis masa berlaku dan langkah – langkah pengajuan permohonan pendaftaran ulang sama seperti pengajuan permohonan pendaftaran baru yang telah diuraikan diatas.

Untuk keperluan permohonan nomor registrasi Obat Hewan, pelaku usaha harus menyiapkan formulir pendaftaran (yang telah di download dari aplikasi) dan ditandatangani oleh pimpinan perusahaan dan di stempel perusahaan dalam bentuk digital yakni formulir pendaftaran yang telah ditandatangi dan di stempel perusahaan yang di scan dan disimpan dalam bentuk file pdf.

2.5 Persyaratan Permohonan Pendaftaran

Setelah permohonan pendaftaran obat hewan disetujui oleh UPR, pemohon harus melengkapi persyaratan permohonan pendaftaran. Langkah – langkah yang dilakukan seperti berikut ini : 1. Klik tombol Lengkapi Permohonan

(20)

19

3. Dalam form terdapat 3 tab yang berisi Informasi Umum, Detail Informasi, dan Lampiran. Secara default, form akan berada pada tab Informasi Umum yang berisi data informasi permohonan pendaftaran.

(21)

Isi seluruh field yang telah disediakan dengan baik dan benar. Setelah dilengkapi, pilih tombol “Update” untuk

(22)

21

(23)

 Jenis Lampiran yang tampil, akan disesuaikan dengan jenis sediaan obat hewan.

 Pilih tombol “Telusuri” untuk memilih file lampiran yang akan di upload.

 Masukkan keterangan pada field yang telah disediakan.

 Pilih tombol “Simpan Sementara” untuk menyimpan data ke dalam database.

 Pilih tombol “Teruskan” untuk menyimpan data ke dalam database sekaligus meneruskan permohonan ke tahap selanjutnya yaitu proses verifikasi oleh admin. 6. Data yang telah diteruskan untuk proses verifikasi, akan berada pada daftar tabel dengan

status proses seperti berikut ini :

Setiap tahapan proses verifikasi, status proses yang sedang berlangsung, akan ditampilkan pada tabel di kolom Proses. Apabila proses verifikasi telah disetujui oleh operator, KASI, dan KASUBDIT, maka akan muncul status untuk melengkapi copy dokumen dan melanjutkan ke tahapan berikutnya. Catatan :

Untuk dokumen lampiran persyaratan yakni lampiran A sampai dengan lampiran L yang harus diupload ke dalam sistem harus dalam format pdf dengan ukuran file maksimal 2MB. Pada mengkonversi dokumen ke dalam bentuk pdf untuk keperluan pendaftaran obat hewan, jika hasil konversi menghasilkan file pdf di atas 2 MB maka dapat menggunakan pilihan Minimum Size (Publishing Online). Dengan menggunakan pilihan Minimum Size (Publishing Online) pada settingan konversi maka file size yang dihasilkan lebih kecil, meskipun berdampak pada kualitas gambar yang kurang bagus/kurang jelas.

2.6 Kirim Daftar Sediaan

Setelah permohonan pendaftaran obat hewan melalui proses verifikasi, obat hewan yang didaftarkan harus melalui proses uji sample di BPPMSOH. Untuk mendapatkan surat pengantar

(24)

23

ke BPPMSOH, pelaku usaha harus mengirimkan daftar sediaan obat yang akan diuji di BPPMSOH. Langkah – langkah yang dilakukan adalah :

1. Klik tombol Kirim Daftar Sediaan

(25)

3. Masukkan nomor Batch

4. Isi Masa Kadaluarsa, Jenis Kemasan, dan Macam Pengujian 5. Masukkan tempat pengambilan dan jumlah sample yang akan diuji

6. Setelah data selesai diisi, pilih tombol Simpan untuk menyimpan data ke dalam database atau pilih tombol Kirimkan ke PPOH untuk menyimpan data sekaligus melanjutkan ke tahapan selanjutnya.

2.7 Upload Sertifikat Hasil Uji

Untuk melakukan proses upload sertifikat hasil uji, lakukan langkah – langkah dibawah ini : 1. Klik tombol Upload Sertifikat Hasil Uji

(26)

25

2. Maka akan tampil form seperti di bawah ini :

3. Pilih tombol “Telusuri” untuk memilih file sertifikat hasil uji yang akan di upload.

4. Pilih tombol Simpan untuk menyimpan data ke dalam database atau pilih tombol Kirimkan ke PPOH untuk menyimpan data sekaligus melanjutkan ke tahapan selanjutnya.

(27)

3 APLIKASI PELAPORAN OBAT HEWAN

3.1 Aplikasi Pelaporan Obat Hewan

Aplikasi Pelaporan Obat Hewan merupakan aplikasi yang memfasilitasi pengguna untuk mengelola laporan – laporan terkait obat hewan. User yang terlibat dalam aplikasi ini adalah : 1. Pelaku Usaha Obat Hewan

2. Pengawas Obat Hewan 3. Masyarakat Umum

Pelaku Usaha Obat Hewan merupakan salah satu pengguna aplikasi obat hewan yang berperan untuk melakukan pelaporan obat hewan.

3.2 Login/ Logout Aplikasi Pelaporan Obat Hewan

Untuk mengakses aplikasi pelaporan obat hewan, pilih menu Pelaporan Obat Hewan yang ada pada Website Informasi Obat Hewan seperti dibawah ini :

(28)

27

Isi form login :

(29)

Untuk mengakhiri sesi pada Aplikasi Pendaftaran Obat Hewan, pengguna tinggal memilih tombol “Sign Out” yang berada di sisi kanan atas halaman aplikasi

3.3 Input Data Pelaporan

Untuk melakukan input data pelaporan, lakukan langkah – langkah dibawah ini : 1. Pilih Laporan yang akan ditambahkan

2. Maka akan tampil form laporan seperti dibawah ini :

(30)

29

3. Untuk menambah data, pilih tombol “Create”, maka akan tampil halaman di bawah ini

4. Isi data laporan :

 Masukkan nama bahan baku

 Masukkan persedian awal, penambahan, pengurangan, dan persediaan akhir

 Masukkan tujuan penggunaan

(31)

5. Data yang telah disimpan akan tambil pada tabel.

6. Untuk menambah / menghapus poin laporan, pilih tombol dibawah ini :

7. Untuk laporan – laporan lainnya, langkah – langkah yang dilakukan sama seperti yang telah diuraikan di atas.

(32)

31

4 APLIKASI E-CPOHB DAN DISTRIBUSI

4.1 Aplikasi e-CPOHB dan Distribusi

Aplikasi e-CPOHB dan Distribusi merupakan aplikasi yang memfasilitasi pengguna untuk melakukan pendaftaran CPOHB. User yang terlibat dalam aplikasi ini adalah :

1. Pelaku Usaha Obat Hewan

2. Tim Verifikasi Obat Hewan (UPR, Operator, KASI, dan KASUBDIT)

Pelaku Usaha Obat Hewan merupakan salah satu pengguna aplikasi e-CPOHB dan Distribusi yang berperan untuk melakukan permohonan CPOHB.

4.2 Login/ Logout Aplikasi e-CPOHB dan Distribusi

Untuk mengakses aplikasi e-CPOHB dan Distribusi, pilih menu Pendaftaran CPOHB yang ada pada Website Informasi Obat Hewan seperti dibawah ini :

(33)

Isi form login :

(34)

33

Untuk mengakhiri sesi pada Aplikasi e-CPOHB, pengguna tinggal memilih tombol “Sign Out” yang berada di sisi kanan atas halaman aplikasi

4.3 Pengajuan Permohonan Sertifikasi CPOHB

Pengajuan permohonan sertifikasi CPOHB digunakan untuk mengelola data permohonan sertifikasi CPOHB. Untuk melakukan registrasi obat hewan yang baru, pilih tombol Registrasi Baru CPOHB seperti dibawah ini :

(35)

Maka akan muncul form permohonan seperti berikut :

Terdapat 2 bagian yang ditampilkan, antara lain : 1. Data Perusahaan

(36)

35

Data Perusahaan hanya menampilkan informasi data perusahaan secara lebih lengkap sesuai data yang telah di inputkan sebelumnya.

2. Ajukan Permohonan CPOHB

(37)

 Pilih tombol Telusuri untuk memilih dan mengunggah file Dokumen Permohonan CPOHB

 Masukkan ruang lingkup dan alamat fasilitas produksi

 Pilih jenis fasilitas produksi dan jenis produk obat hewan

(38)

37

 Pilih tombol Telusuri untuk memilih dan mengunggah file Dokumen Pendukung

 Lengkapi keterangan dari setiap file pendukung yang diunggah

 Pilih tombol Simpan Sementara untuk menyimpan file ke dalam database

 Pilih Ajukan Permohonan untuk menyimpan file ke dalam database sekaligus memindahkan data permohonan ke tahap selanjutnya

 Data yang sudah diajukan akan tampil pada tabel dibawah ini :

Setiap tahapa yang sedang dilalui, akan tampil status pada kolom “Status Permohonan Saat Ini”, sehingga pelaku usaha dapat dengan mudah melakukan tracking data permohonan, sampai sejauh mana proses permohonan CPOHBtelah dilakukan.

4.4 Input CAPA

Untuk melengkapi dokumen CAPA, lakukan langkah – langkah dibawah ini :

1. Data permohonan yang harus dilengkapi dokumen CAPA, akan tampil pada tabel dibawah ini :

(39)

2. Pilih tombol Melengkapi Dokumen CAPA yang ada pada kolom Action, maka akan tampil form seperti berikut ini :

3. Terdapat 2 bagian pada halaman diatas, yaitu “Data Perusahaan” dan “Input Capa”. Secara default, halaman akan menampilkan tab “Data Perusahaan” yang menampilkan data perusahaan secara lengkap.

4. Untuk melengkapi dokumen CAPA, pindahkan tab ke “Input CAPA”, maka akan tampil halaman seperti gambar dibawah ini:

(40)

39

5. Pilih tombol Pilih File untuk mengunggah file Dokumen CAPA

6. Setelah file berhasil di unggah, pilih tombol Sampaikan Dokumen CAPA untuk menyimpan data ke dalam database sekaligus melanjutkan permohonan ke tahap berikutnya.

(41)

5 PENUTUP

Demikan petunjuk penggunaan Aplikasi Obat Hewan di lingkungan Direktorat Jenderal Peternakan dan Kesehatan Hewan, Kementerian Pertanian RI ini disusun guna memberikan arahan secara naratif dengan menggunakan contoh yang mudah dimengerti, sehingga dapat melancarkan proses penggunaan aplikasi dimaksud.

Disadari bahwa aplikasi ini masih mengandung banyak kekurangan, sehingga tetap diperlukan gagasan dan ide yang membangun demi melancarkan proses penyebaran informasi di lingkungan Direktorat Jenderal Peternakan dan Kesehatan Hewan, Kementerian Pertanian RI. Gagasan dan ide membangun tersebut tentunya diperlukan untuk melakukan perbaikan terhadap aplikasi ini sehingga nantinya semakin mempermudah para pihak dalam penggunaannya.