PEDOMAN TEKNIS PENGENDALIAN MUTU

(1)

(2)

(3)

PEDOMAN TEKNIS

PENGENDALIAN MUTU

PROGRAM NASIONAL PEMBERDAYAAN MASYARAKAT (PNPM)

MANDIRI - PERKOTAAN

Diterbitkan Oleh:

(4)

(5)

KATA PENGANTAR

Program Nasional Pemberdayaan Masyarakat (PNPM) Mandiri Perkotaan dapat dikatakan sebagai program yang kompleks dan besar. Program ini kompleks dilihat dari berbagai aspek, yaitu : kegiatan yang beragam; baik jenis maupun tahapannya. Dalam program ini terlibat berbagai pihak; mulai pemerintah (pusat dan daerah), lembaga donor, kelompok sasaran (pemerintah daerah dan masyarakat), konsultan (di pusat, daerah, hingga kelurahan/desa) dengan berbagai bidang keahlian. Di tingkat masyarakat, yang merupakan sasaran sekaligus pelaku utama dalam program pemberdayaan ini juga muncul berbagai peran. Dari aspek pendanaan program/kegiatan, program ini mendapatkan sumber pendanaan dari lembaga donor (Bank Dunia, Islamic Development Bank, dan lainnya), Pemerintah Pusat, Pemerintah Daerah, juga dari masyarakat sebagai bentuk keswadayaan.

Di samping itu, program ini dikatakan besar dengan lokasi sasaran yang menjangkau seluruh provinsi di tanah air dengan jumlah kelurahan/desa mencapai 11 ribu. PNPM yang dimulai tahun 2007 dilaksanakan dengan landasan konsep P2KP yang sebenarnya sudah dilaksanakan sejak tahun 1999.

Untuk program yang sekompleks dan sebesar dengan input sumberdaya yang tidak kecil, diperlukan rumusan berbagai hasil/output serta ukuran (standar) yang jelas sehingga dapat diperoleh hasil yang berkualitas baik. Oleh karenanya dipandang penting adanya suatu pedoman dalam mengendalikan kualitas/mutu untuk berbagai hasil implementasi program. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut disusun Pedoman Teknis Pengendalian Mutu. Buku ini memuat landasan dan kerangka pengendalian mutu secara umum. Selanjutnya, masih diperlukan petunjuk yang menunjukkan tatacara secara teknis tentang prosedur pengendalian mutu pada aspek-aspek atau sasaran pengendalian yang ditetapkan.

Dengan berbagai pedoman dan petunjuk pengendalian mutu tersebut dapat diharapkan program ini mampu menyajikan hasil yang bermutu tinggi.

Selamat menjalankan tugas.

Direktur Penataan Bangunan dan Lingkungan

Direktorat Jenderal Cipta Karya – Kementerian Pekerjaan Umum

Ir. Guratno Hartono, MBC

(6)

(7)

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR | iii

DAFTAR ISI | v

DAFTAR GAMBAR | vii

LAMPIRAN | vi

BAB I | PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang | 2

1.2. Pengertian Pengendalian Mutu Program Pemberdayaan Masyarakat | 3 1.3. Prosedur Pengendalian Mutu | 4

BAB II | KETENTUAN UMUM

2.1. Pengendalian Mutu sebagai Upaya Pemastian Kualitas | 10

2.2. Strategi Pengendalian Mutu | 10 2.3. Sasaran Pengendalian Mutu | 13 2.4. Jenjang Pengendalian Mutu | 13

BAB III | TAHAPAN PELAKSANAAN

3.1. Metodologi | 16

3.2. Tahap Pengendalian Mutu | 18

a. Tahap Pengendalian Tidak Langsung | 18 b. Tahap Pengendalian Langsung | 20 c. Evaluasi Kinerja Pelaku dan Review | 24 d. Monitoring Stakeholder Pusat | 27

(8)

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1. Hubungan Pemastian Kualitas dan Pengendalian Kualitas | 10 Gambar 2.2. Jenjang Pengendalian Kualitas | 14

Gambar 3.1. Alur Pengendalian Kualitas | 17

Gambar 3.2. Jenis dan Alur Kegiatan Review Program | 26 Gambar 3.3. Alur Pelaporan Pengendalian | 31

(9)

LAMPIRAN

Lampiran 1 | 34

Indikator Kinerja PNPM Mandiri Perkotaan Lampiran 2 | 35

Logical Framework PNPM Mandiri Perkotaan – ICDD Project | 35

(10)

(11)

BAB I

PENDAHULUAN

(12)

1.1. Latar Belakang

Program Nasional Pemberdayaan Masyarakat (PNPM) Mandiri Perkotaan dimulai tahun 2007 yang diarahkan untuk mendukung upaya peningkatan Indeks Pembangunan Manusia (IPM) dan pencapaian sasaran Millennium Development Goals (MDGs) sehingga tercapai pengurangan penduduk miskin sebesar 50% di tahun 2015.

Saat ini pelaksanaan PNPM Mandiri Perkotaan telah membangun kelembagaan masyarakat lebih dari 11 ribu desa/kelurahan yang tersebar di sekitar 1.157 kecamatan di 268 kota/kabupaten, telah memunculkan lebih dari 600 ribuan relawan dari masyarakat setempat, serta lebih dari 22 Juta orang pemanfaat (penduduk miskin), melalui 860 ribu Kelompok Swadaya Masyarakat (KSM).

PNPM Mandiri Perkotaan, selanjutnya disebut PNPM MP berorientasi untuk membangun pondasi masyarakat berdaya dengan sejumlah kegiatan intervensi pada perubahan sikap/perilaku/cara pandang masyarakat yang bertumpu pada nilai‐nilai universal. Pada tahap berikutnya berorientasi untuk membangun transformasi menuju masyarakat mandiri yang dilakukan melalui sejumlah intervensi pembelajaran kemitraan dan sinergi antara pemerintah, masyarakat dan kelompok peduli setempat dengan berbagai pihak

(channelling program) untuk mengakses berbagai peluang dan sumber daya yang

dibutuhkan masyarakat. Selanjutnya pada tahap akhir dari transformasi kondisi sosial menuju masyarakat madani, PNPM MP melakukan intervensi di lokasi padat, kumuh dan termiskin dengan melakukan kegiatan khusus. Diharapkan melalui kegiatan tersebut dapat mendorong peningkatan kemampuan masyarakat dalam mengembangkan kualitas lingkungan permukiman yang berkelanjutan.

Secara khusus tujuan Pelaksanaan PNPM Mandiri Perkotaan adalah sebagai berikut:  Mewujudkan masyarakat Berdaya dan Mandiri, yang mampu mengatasi berbagai

persoalan kemiskinan di wilayahnya, sejalan dengan kebijakan Program Nasional Pemberdayaan Masyarakat (PNPM);

 Meningkatkan kapasitas Pemerintah Daerah dalam menerapkan model pembangunan partisipatif yang berbasis kemitraan dengan masyarakat dan kelompok peduli setempat;

 Mewujudkan harmonisasi dan sinergi berbagai program pemberdayaan masyarakat untuk optimalisasi penanggulangan kemiskinan;

 Meningkatkan capaian manfaat bagi masyarakat miskin untuk mendorong peningkatan IPM dan pencapaian sasaran MDGs.

Dengan tujuan seperti itu, maka fokus pendampingan konsultan adalah dalam rangka memampukan Pemda dan Masyarakat agar lebih mandiri dan mampu bersinergi dalam melaksanakan upaya penanggulangan kemiskinan. Di sisi masyarakat, peran fasilitator akan difokuskan secara bersamaan agar dapat memampukan BKM melaksanakan kegiatannya secara lebih mandiri dan mampu bersinergi dengan pihak luar. Di tingkat kota/kabupaten tantangan KMW adalah membangun kesadaran aparat Pemda & Stakeholders lainnya untuk lebih peduli, lebih sinergis dan menjadikan agenda penanggulangan kemiskinan sebagai agenda bersama untuk membangun masyarakat dalam rangka penanggulangan kemiskinan.

(13)

Fokus kegiatan pengendalian mutu adalah untuk memastikan konsultan di berbagai level dapat memfasilitasi program sesuai dengan petunjuk yang telah ditetapkan, dan juga memastikan sinergitas Masyarakat, Pemda dan Kelompok Peduli dapat melaksanakan upaya penanggulangan kemiskinan secara lebih mandiri.

Sebagai sebuah program yang bersifat massal, maka kegiatan pengendalian mutu harus dilakukan secara berkala dan berjenjang dari level Pusat (proyek & konsultan) sampai ke Daerah (konsultan & pemda). Hal ini dimulai dengan membangun kesadaran bahwa kegiatan pengendalian mutu merupakan agenda bersama.

Tim Fasilitator kelurahan, Tim Koordiantor Kota, dan Tim KMW (OC/OSP) sebagai tim pendamping di daerah yang merupakan salah satu input program jumlahnya lebih dari 7.000 orang tersebar di seluruh daerah. Terhadap para pendamping tersebut perlu diterapkan standard kualitas agar hasil kerja pendampingan mereka juga berkualitas baik.

Masyarakat sebagai pelaku program di tingkat kelurahan difasilitasi untuk melaksanakan berbagai proses kegiatan dengan target (standard) capaian yang telah ditentukan. Sudah barang tentu bahwa para pelaku akan mengikuti tatacara pelaksanaan kegiatan dan diukur kinerja capaian targetnya.

Untuk implementasi dalam program yang seluas dan sekompleks itu, dalam pelaksanaan PNPM Mandiri Perkotaan ini diperlukan suatu pedoman yang mengatur secara teknis tindakan pengendalian terhadap mutu (kualitas) agar dicapai kinerja yang optimal sesuai standar‐standar yang ditetapkan. 1.2. Pengertian Pengendalian Mutu Program Pemberdayaan Masyarakat 1) Pengertian Mutu (kualitas)

Mutu adalah totalitas gambaran dan karakteristik dari produk atau layanan yang berpengaruh pada kemampuan untuk memenuhi kebutuhan tertentu atau kebutuhan yang tersirat. Mutu merupakan kondisi dinamis yang berhubungan dengan produk, manusia, proses dan tugas, serta lingkungan yang memenuhi atau melebihi harapan pelanggan atau penerima manfaat. Dengan pengertian tersebut, elemen mutu meliputi :

 Mutu mencakup usaha memenuhi atau melebihi harapan pelanggan.  Mutu mencakup produk, tenaga kerja, proses, dan lingkungan.

 Mutu merupakan kondisi yang selalu berubah (misalnya apa yang dianggap merupakan mutu saat ini, mungkin dianggap kurang bermutu pada masa mendatang).

2) Pengertian Pengendalian Mutu (Quality Control)

Pengendalian mutu (quality control) dalam manajemen mutu merupakan suatu sistem kegiatan teknis yang bersifat berkala yang dirancang untuk mengukur dan menilai mutu produk atau jasa yang diberikan kepada pelanggan (penerima manfaat).

(14)

Pengendalian mutu terdiri atas 3 langkah utama, yaitu :

 Perencanaan Mutu (Quality Planning); pada tahapan ini dilakukan identifikasi kebutuhan konsumen (penerima manfaat), melakukan perancangan produk sesuai kebutuhan konsumen serta melakukan perancangan proses produksi yang sesuai spesifikasi rancangan produk.

 Pengendalian Mutu (Quality Control); merupakan suatu bentuk pengendalian kualitas pada saat proses produksi. Pada tahapan ini dilakukan identifikasi faktor kritis yang harus diperhatikan, mengembangkan alat dan metode pengukuran serta mengembangkan standar bagi faktor kritis.

 Quality Improvement; Merupakan suatu tindakan yang dilakukan jika terjadi ketidaksesuaian antara kondisi aktual dengan kondisi standar, agar dilakukan perbaikan, penyesuaian, dan tindakan lain yang tepat.

3) Pengertian Pengendalian Mutu Program Pemberdayaan Masyarakat

Pemberdayaan masyarakat diartikan sebagai suatu upaya untuk memulihkan atau meningkatkan keberdayaan suatu komunitas agar mampu berbuat sesuai dengan harkat dan martabat mereka dalam melaksanakan hak–hak dan tanggung jawab mereka sebagai komunitas manusia dan warga negara. Tujuan akhir pemberdayaan masyarakat adalah pulihnya nilai–nilai manusia sesuai harkat dan martabatnya sebagai pribadi yang unik, merdeka dan mandiri, yaitu: unik dalam konteks kemajemukan manusia, merdeka dari segala belenggu internal maupun eksternal termasuk belenggu keduniawian dan kemiskinan, serta mandiri untuk mampu menjadi programmer bagi dirinya dan bertangung jawab terhadap diri sendiri dan sesama. Kemandirian masyarakat merupakan suatu kondisi yang dialami oleh masyarakat yang ditandai dengan kemampuan memikirkan, memutuskan serta melakukan sesuatu yang dipandang tepat demi mencapai pemecahan masalah yang dihadapi dengan mempergunakan daya/kemampuan yang dimiliki.

Pengendalian mutu dalam program pemberdayaan masyarakat merupakan suatu sistem kegiatan teknis yang bersifat berkala dan khusus yang dirancang untuk mengukur dan menilai mutu (kualitas) terhadap proses dan hasil dari keputusan dan kegiatan/kerja masyarakat sebagai pelaku utama dalam program pemberdayaan. 1.3. Prosedur Pengendalian Mutu

1)

Kerangka Kerja Pengendalian Program

Dinamika atau pergerakan aktivitas pendampingan, baik pada tingkat masyarakat maupun tingkat kota/kabupaten, perlu dikendalikan secara sistemik. Sehingga kerangka tugas monitoring, supervisi dan penguatan berjalan dalam fokus, pendekatan serta tujuan yang jelas. Dalam konteks ini ditetapkan kerangka dan prosedur pengendalian pelaksanaan kegiatan seperti berikut:

 Fokus pengendalian diorientasikan pada upaya efektif memastikan rangkaian tahapan fasilitasi kepada masyarakat maupun pemda (kota/kabupaten) dalam melaksanakan penanggulangan kemiskinan yang makin mandiri. Dengan demikian, setiap pelaku (konsultan dan fasilitator) di berbagai level harus memfasilitasi program sesuai dengan petunjuk‐petunjuk yang telah ditetapkan.  Menguatkan kegiatan monitoring, supervisi dan evaluasi yang mutlak dilakukan

(15)

supervisi dan penguatan/CB benar‐benar menjadi agenda setiap pelaku, pemerintah, konsultan maupun masyarakat.

 Memastikan pendekatan pengendalian yang berbasis pada pemastian kualitas, pengendalian kualitas dan perbaikan atas umpan balik dari suatu fakta/kenyataan (masalah ataupun keberhasilan). Selanjutnya diharapkan pola monitoring dan supervisi dapat berjalan sebagai media lesson learned secara cepat. Dengan demikian, pengaturan operasionalisasi pengendalian disusun seperti berikut: a) Langkah operasional yang ditempuh adalah dengan fokus membangun

kesadaran semua pihak untuk melakukan pengendalian kualitas kegiatan. b) Pengendalian kualitas digunakan sebagai media pemastian kualitas.

c) Mengelola dan memanfaatkan data SIM dan Kemajuan Mingguan dua Mingguan secara konsisten dan bertanggung jawab.

d) Memastikan validitas data dengan mekanisme melakukan uji petik/sampling/spot check secara rutin maupun berkala.

e) Melaksanakan monitoring, supervisi dan penguatan secara rutin dan terprogram.

f) Kegiatan monitoring, supervisi dan evaluasi harus dilakukan oleh setiap lini manajemen.

g) Mewujudkan mekanisme pengendalian partisipatif di tingkat Kelembagaan Masyarakat/BKM/LKM dan UP‐UP dengan difasilitasi proses maupun pembelajarannya oleh Fasilitator (Faskel).

2)

Pola Pengendalian Tidak Langsung

Prosedur ini dikembangkan dengan melakukan amatan dalam bentuk analisis hasil capaian, baik dari sisi progres maupun dari sisi proses. Capaian progres diketahui melalui pengamatan terhadap data mingguan dan 2 mingguan, sedangkan capaian proses melalui pengamatan terhadap data SIM. Acuan untuk capaian progres adalah

Master Schedule Nasional, sedangkan acuan capaian proses adalah indikator dalam

Pedoman Pelaksanaan PNPM Mandiri Perkotaan; yang dijabarkan dalam Key

Performance Indicators (indikator kinerja kunci). Capaian progres dan capaian proses

ini secara periodik, dalam periode bulanan, ditayangkan melalui web‐site. Prosedur pengendalian ini untuk memberikan jaminan, bahwa proses yang sedang berjalan dilakukan sesuai dengan urutan kegiatan dan substansi yang terkategorikan dalam SIM maupun PAD.

Proses analisis data dalam pengendalian tidak langsung, yang menjadi tugas dari seluruh pihak, diatur dan ditetapkan sebagai berikut:

1) KMP melakukan analisis terhadap capaian progres data kuantitatif Mingguan dan Bulanan, baik terhadap urutan kegiatan maupun terhadap kecepatan capaian progresnya.

2) Capaian Indikator Kinerja berbasis SIM, dengan fokus analisis terhadap dua hal yaitu menyangkut capaian alur proses Pemberdayaan/Penyiapan Masyarakat (PM) dan capaian pencairan/penyaluran dana Bantuan Langsung Masyarakat (BLM), yang harus dilakukan oleh KMW

3) Pengelolaan Pengaduan Masyarakat (PPM) berbasis mekanisme PPM dan CHU

(Complaint Handling Unit) KMP harus melaporkan semua laporan pengaduan

masyarakat di semua tingkatan, baik yang telah difasilitasi, sedang difasilitasi, maupun yang belum difasilitasi.

(16)

4) Verifikasi data‐data program dilakukan secara berjenjang pada jalur fungsional konsultan mulai dari fasilitator kelurahan sampai dengan KMP.

5) Berdasarkan analisis terhadap sumber‐sumber data sekunder, TL‐Provinsi dan KMP melakukan verifikasi terhadap data‐data yang masuk dari lapangan (di tingkat fasilitator). Apabila ditemukan adanya data yang tidak rasional, data tidak terisi/tidak lengkap, data yang urutannya tidak logis, adanya kesalahan input data maupun anomali data yang lainnya, maka KMP dan TL‐Provinsi segera menyampaikan informasi tersebut ke sumber data terkait (Fasilitator), dengan tembusan kepada OSP dan Tim Advisory (jika terkait penerapan pedoman dan konsep program). Data tersebut selanjutnya harus divalidasi di tingkat lapang oleh fasilitator, sebelum dikirim kembali ke TL‐Provinsi, dengan tembusan ke PD‐ OSP, dan kepada Tim Advisory sebagai perbaikan data.

3)

Pola Pengendalian Langsung

Prosedur pengendalian langsung merupakan tata‐cara / metoda pengendalian yang dilakukan secara langsung di lapangan, dengan melakukan proses pendampingan atau kunjungan secara langsung untuk mengamati proses yang sebenarnya terjadi di lokasi kegiatan. Pengendalian langsung terhadap kegiatan pelaksanaan, ditetapkan dan diatur dengan menggunakan tata‐cara sebagai berikut:

 Pemantauan ( Monitoring )

Kegiatan pemantauan atau monitoring dilakukan dengan melaksanakan kunjungan langsung di masing‐masing wilayah penugasan dalam lingkup regional maupun provinsi. Kegiatan ini untuk melakukan sampling pengendalian tentang status pelaksanaan kegiatan dan penyiapan media‐media bantu yang dibutuhkan, serta monitoring terhadap pemanfaatan dana BLM yang sudah dicairkan. Dalam monitoring ini ditujukan pada beberapa fokus kegiatan, yang antara lain meliputi: penyelenggaraan pelatihan, sosialisasi, fasilitasi siklus/alur proses program di masyarakat, kegiatan infrastruktur, dana bergulir serta manajemen keuangan.  Supervisi

Kegiatan supaervisi (uji petik) merupakan kegiatan yang dilakukan setelah pelaksanaan satu tahapan/siklus kegiatan selesai difasilitasi di masyarakat. Supervisi ini merupakan kegiatan untuk memastikan bahwa proses telah berjalan sesuai dengan mekanisme yang telah ditetapkan serta sesuai dengan koridor yang telah disusun dalam Pedoman/petunjuk yang ada. Kegiatan ini dilaksanakan berdasarkan mekanisme uji petik yang telah ditentukan (proporsional terhadap jumlah kelurahan dampingan).

 Penguatan Kapasitas Pelaku (tingkat TL‐Provinsi, Korkot, dan Fasilitator

Kelurahan)

Kegiatan ini dilaksanakan untuk mendorong tingkat capaian kegiatan berdasarkan batasan waktu yang telah ditentukan dalam Master Schedule, serta meningkatkan kinerja sesuai yang diharapkan berlandaskan pada tugas pokok, fungsi dan tanggung jawab penugasan dari masing‐masing personil.

Berdasarkan pengaturan dan tata‐cara pengendalian yang telah diuraikan seperti tersebut di atas, selanjutnya ditetapkan SDM/personil yang harus bertanggung jawab untuk melakukan proses pengendalian dimaksud, seperti berikut:

 Unsur pelaksana pengendalian progres maupun substansi, dikelompokkan berdasarkan struktur organisasi dan hirarki manajerial yang ada, dimana untuk

(17)

unsur pengendali di tingkat lapangan ada di bawah tanggung jawab Korkot dan Fasilitator Kelurahan.

 Tim OSP dan Provinsi melalui para tenaga ahli (spesialis) bertanggung jawab sebagai unsur pengendali di tingkat regional dan provinsi.

 Tim KMP dalam kapasitasnya sebagai koordinator pengendali dan penggerak implementasi di tingkat pusat, melalui seluruh Sub‐Tim dan Unit‐unitnya akan bertanggung jawab sebagai unsur pengendali kegiatan di tingkat Nasional.

(18)

(19)

BAB II

KETENTUAN UMUM

(20)

2.1. Pengendalian Mutu Sebagai Upaya Pemastian Kualitas (Quality Assurance)

Pada suatu proses kegiatan yang hanya berorientasi pada produk tunggal maka umumnya kita hanya menerapkan pendekatan Pengendalian Kualitas (Quality Control). Akan tetapi dalam bentuk kegiatan atau proyek yang kompleks (seperti PNPM‐MP), maka Pengendalian Kualitas (Quality Control) harus didudukkan dalam kerangka Pemastian Kualitas (Quality Assurance). Hubungan antara prinsip Pengendalian Kualitas (QC) dengan Pemastian Kualitas (QA) dapat dilihat pada diagram berikut : Gambar 2.1. Hubungan Pemastian Kualitas dan Pengendalian Kualitas

Kemudian kualitas dalam program pemberdayaan semacam ini hendaknya dipandang sebagai kepuasan dari pengguna layanan (penerima manfaat) program secara berjenjang, terutama masyarakat dan pemda sebagai klien utama konsultan.

2.2. Strategi Pengendalian Mutu

a. Membangun Kesadaran semua pihak terhadap pentingnya Pengendalian Kualitas dalam Upaya Penanggulangan Kemiskinan.

Bahwa seringkali tidak berjalannya upaya pengendalian terjadi karena justru belum tumbuhnya kesadaran bahwa Pengendalian adalah tanggung jawab bersama dalam rangka menjamin agar pelaksanaan kegiatan dapat berjalan dengan baik. Salah satu hal yang paling penting adalah memahami tujuan dan indikator keberhasilan program sebagai basis pengendalian itu sendiri. Upaya ini dapat dilakukan dengan kegiatan coaching terus menerus disetiap tahapan yang dilakukan.

(21)

b. Menjadikan Pengendalian mutu dalam rangka Pemastian Kualitas

Pengendalian mutu harus terintegrasi dengan pemastian kualitas, adalah sangat tidak mungkin kegiatan pengndalian mutu berdiri sendiri dari pemastian kualitas. Sistem monev harus dikembangkan sejak awal dari mulai perencanaan seperti menentukan tujuan, sasaran, indikator dan aktivitas program. Untuk memastikan kualitas, maka manajemen mengembangkan sistem, standar operasional dan prosedur agar tercipta satu tingkat kepercayaan yang tinggi dalam proyek, kemudian pengendalian kualitas dilakukan untuk mengukur apakah pelaksanaan telah memenuhi sistem, standar operasional dan prosedur yang telah di tetapkan, dan selanjutnya melakukan umpan balik perbaikan jika terjadi kesalahan.

c. Memanfaatkan Data SIM dan Quick Status sebagai Referensi Utama Semua Pihak

Untuk sebuah kegiatan yang masif dan jangkauan yang sangat luas,maka sangat tidak mungkin menghindari pengelolaan data yang serba cepat dengan SIM sebagai alat Sebagai sumber data, SIM sejak awal memang dirancang oleh manajemen sebagai sumber Informasi dalam menetapkan kebijakannya. Karena itu, informasi yang tersedia sudah disesuaikan dengan kebutuhan manajemen dan ditangani secara khusus oleh satu Tim profesional di bidang Teknologi Informasi. Dari data SIM inilah pihak manajemen merumuskan berbagai kebijakan dalam mengendalikan kegiatannya. Sedangkan Quick Status (QS) dirancang sebagai alat pengendalian pelaksanaan kegiatan yang akan memberikan data secara cepat tentang status kegiatan di setiap tahapan siklusnya khususnya tentang rencana dan realisasinya. Jika kualitas datanya bisa dipertanggungjawabkan tentu pengendalian PNPM‐MP bisa optimal.

Akan tetapi perlu digarisbawahi bahwa SIM dan QS tidak akan berguna jika isinya tidak sesuai dengan yang dilakukan atau bahkan jika tidak diinput sama sekali oleh Asmandat (Asisten Manajemen Data) di tingkat Kota/kabupaten. Oleh karena itu perlu dibangun SIM yang berbasis kebutuhan semua pihak yang ditunjang oeh kesadaran dan kejujuran terhadap data dan informasi dan semua pelaku.

d. Untuk menguji data SIM dan mengukur tingkat pemahaman terhadap subtansi siklusnya maka dilakukan Uji Petik (random sampling) berbasis user dan customer, yang dilakukan sesuai dengan siklus pelaporannya

Tujuan PNPM‐MP dicapai melalui suatu mekanisme yang disebut siklus proyek. Di setiap tahapan siklus, satu rangkaian kegiatan harus dilakukan hingga tuntas untuk bisa masuk tahapan siklus berikutnya. Jika ada tahapan yang dilewati, makna muatan pesan/substansi yang menjadi inti proses pemberdayaan di PNPM‐MP akan sirna. Untuk menjaga agar substansi siklus tersebut tidak hilang maka di setiap tahapan siklus, perlu dilakukan pendalaman informasi pelaksanaan siklusnya sekaligus untuk mengukur kesiapan memasuki siklus berikutnya. Kegiatan pendalaman informasi ini dilakukan melalui uji petik dengan metode penelitian kualitatif baik di sisi pengguna maupun pemanfaat.

e. Melaksanakan Pengendalian Mutu Partisipatif

Di dalam upaya pemberdayaan masyarakat, maka Pengendalian Mutu yang sejalan adalah dengan melakukannya secara partisipatif. Bahwa pengendalian adalah sarana untuk melakukan evaluasi bersama terhadap pencapaian kegiatan dan juga melakukan tindakan korektif bersama atas pengendalian yang dilakukan. Kegiatan

(22)

pengendalian mutu partisipatif akan melibatkan semua pihak melalui kegiatan refleksi dan assessment.

f. Pengendalian Mutu Dilakukan oleh Setiap Lini Manajemen (KMP , KMW dan Korkot) di setiap Siklus

PNPM‐MP dirancang sebagai gerakan yang terpadu melalui proses pemberdayaan masyarakat dan pemerintah daerah. Pemberdayaan ini memerlukan keterlibatan berbagai pihak di tingkat pusat, daerah maupun di tingkat lapangan. Sebagai proyek pemberdayaan, pelaku di setiap lini manajemen, dari tingkat lapangan sampai tingkat pusat dituntut menjadikan kegiatan pengendalian mutu sebagai kegiatan yang integral dengan seluruh kegiatannya agar terbangun suatu mekanisme pengawasan dan koreksi internal di lingkungan pelaku. Jika pengawasan dan koreksi internal tersebut sudah terbangun maka proses pemberdayaan dengan makna pembelajaran bisa lebih optimal. Monitoring dengan random sampling di level KMP sebesar 1% dari jumlah kelurahan dampingan, di level KMW minimal bervariasi pada 2%, 5%, dan 10% , di level Korkot minimal 50% .

g. Integrasi SIM dan Monitoring‐Supervisi di Semua Lini

Bahwa kegiatan monitoring dan supervisi tidak dapat dipisahkan dari SIM, oleh karenanya perlu kerjasama yang padu antar SIM dan para tenaga ahli dalam menentukan indikator yang akan diukur, data yang akan dilaporkan, cara menganalisisnya dan menggunakan data tersebut untuk evaluasi kegiatan. Pada PNPM‐MP, keterlibatan Tenaga Ahli SIM; Tenaga Ahli Monev serta Tenaga Ahli lainnya di KMW dan seluruh asisten di Korkot dalam mengintegrasikan ini sangatlah penting. Kegiatan monitoring dan supervisi harus menjadi perhatian dan dilakukan oleh seluruh pelaku di semua tingkatan (lini).

h. Menjadikan temuan pihak lain untuk referensi pengendalian

Bahwa sebagaimana lazimnya proyek pemerintah yang didanai oleh lembaga donor (Bank Dunia, Islamic Development Bank, atau lainnya) selalu dilakukan monitoring dalam bentuk dan mekanisme sesuai ketentuan masing‐masing lembaga; antara lain : misi supervisi, misi dukungan implementasi, dan lain‐lain. Agendanya adalah juga dalam rangka pengendalian pelaksanaan kegiatan secara langsung. Hasil‐hasil dan rekomendasi dari misi tersebut harus ditindaklanjuti oleh seluruh stakeholders PNPM‐MP. Disamping itu, sesuai layaknya proyek pemerintah, pengawasan juga dilakukan oleh BPKP dan juga akan menghasilkan hasil temuan BPKP, yang juga perlu mendapatkan perhatian dan tindak lanjut. Oleh karena itu seluruh pihak terutama jajaran konsultan perlu menjadikan hasil‐hasil temuan tersebut sebagai salah satu referensi sekaligus sarana dalam pengendalian kegiatan di lapangan. Referensi lain yang perlu ditindaklanjut dan menjadi dasar dalam pengembangan kegiatan dan sistem adalah hasil studi oleh Konsultan Evaluasi. i. Menjadikan pelaporan tepat waktu yang dibuat berjenjang sebagai bahan referensi untuk melakukan tindak‐lanjut Salah satu input yang dipakai dalam melakukan analisa di monev adalah laporan hasil kegiatan di lapangan. Pelaporan yang tepat waktu, maka akan memperkaya referensi untuk menentukan langkah tindak‐lanjut.

(23)

2.3. Sasaran Pengendalian Mutu Aspek‐aspek yang menjadi sasaran pengendalian mutu meliputi : a. Kegiatan Siklus Masyarakat, terdiri dari :  Refleksi Kemiskinan,  Pemetaan Swadaya,  Pembangunan BKM / LKM,  Pengorganisasian KSM,  Perencanaan Partisipatif Penyusunan PJM Pronangkis,  Tinjauan Partisipatif,  Rembug Warga Tahunan. b. Pelaksanaan Kegiatan Tridaya :  Pembangunan infrastruktur,  Pengelolaan pinjaman bergulir, dan  Kegiatan sosial. c. Pengelolaan Keuangan Masyarakat, terdiri dari :  Keuangan BKM/LKM yang dikelola Sekretariat  Keuangan BKM/LKM yang dikelola Unit Pengelola. 2.4. Jenjang Pengendalian Mutu a. PMU / Satker P2KP menetapkan tujuan, output dan sasaran program dan kemudian dituangkan di dalam kontrak kegiatan. PMU / Satker P2KP menjalankan sistim monitoring dan pengendalian internal kepada jajaran pelaksana PNPM‐MP terhadap Kontrak yang telah ditetapkan.

b. Pengendalian mutu PNPM‐MP dilakukan oleh pelaku di setiap lini manajemen, melalui :

 KMP (di tingkat Pusat) bersama semua Unit Kerja (Capacity Building, Monev,

Local Government, MK/KM, Infrastruktur, PLPBK, Livelihood)  KMW (di tingkat OC/OSP) bersama TL dan semua TA  Ditingkat Kota/Kabupaten bersama Korkot dan semua Askorkot (Sosial, Ekonomi, Infra, Urban, Mandat). c. Pengendalian mutu melalui kegiatan monev juga dilakukan secara partisipatif antara konsultan dan masyarakat atau pemda.

d. Disamping jalur fungsional, ada juga kegiatan monev yang dilakukan oleh

stakeholders PNPM‐MP melalui Bank Dunia /IDB dan juga BPKP, untuk ini juga perlu menjadi perhatian semua pihak.

(24)

Gambar 2.2 Jenjang Pengendalian Mutu

(25)

BAB III

TAHAP PELAKSANAAN

(26)

3.1. Metodologi

a. Kegiatan pengendalian dimulai dengan menyusun sistem dan prosedur pelaksanaan kegiatan (termasuk sistem pengendalian). Salah satu kelengkapan yang diperlukan adalah Master Schedule yang memuat deskripsi kegiatan, durasi, waktu dan penanggung jawab kegiatan di berbagai level.

b. Untuk menguji kesesuaian pelaksanaan kegiatan dengan SOP dengan baik maka dilakukan pengendalian tidak langsung melalui analisis data kuantitatif dan informasi PNPM ‐ MP yang diperoleh dari :

1) SIM, Website PNPM Mandiri Perkotaan, QS, dan informasi dari Pengelolaan Pengaduan Masyarakat (PPM)

2) Analisis Laporan bulanan dari konsultan (KMP/KMW) 3) Analisis Laporan hasil monitoring, supervisi, dan evaluasi 4) Hasil supervisi teknis PMU dan Konsultan.

c. Didukung dengan kegiatan pengendalian langsung berbasis data kualitatif yang dilakukan dalam bentuk :

1) Melakukan uji petik melalui metode sampling dan indepth interview berbasis pengguna dan pemanfaat untuk menilai kesesuaian data dan prosedur pelaksanaan kegiatan dengan berbasis kepada data SIM dan QS yang ada

2) Dilakukan refleksi dan assessment partisipatif semua pihak untuk melihat lebih dalam atas capaian yang dilakukan dan kemudian menyusun rencana kerja dan tindak lanjut perbaikan

3) Dalam pelaksanaannya kegiatan monitoring secara langsung ini dapat dilakukan bersama‐sama atau terpisah dengan lembaga donor , BPKP dan lainnya.

(27)

(28)

3.2. Tahap ‐ Tahap Pengendalian Mutu

a. Tahap Pengendalian Tidak Langsung

Pengendalian tidak langsung adalah pengendalian yang dilakukan oleh KMP kepada KMW, atau juga KMW kepada Korkot melalui instrumen‐instrumen yang ada dalam progam ini, seperti dari data SIM dan Analisa datanya, Quick Status dan dari

database manual (laporan‐laporan) yang dimiliki. Pemanfaatan SIM memperhatikan aspek‐aspek sebagai berikut : 1) Fungsi SIM dalam Pengedalian Mutu PNPM‐MP SIM dalam kegiatan pengendalian mutu memiliki fungsi sebagai :  Sebagai sarana untuk entry data awal atau baseline, proses maupun output  Sarana penggalian data dan informasi terutama yang bersifat kuantitatif

sesuai indikator PNPM‐MP yang telah ditetapkan.

 Sebagai basis data untuk analisis capaian program secara nasional, maupun wilayah dampingan per KMW

 Hasil analisis yang dibuat digunakan untuk menyusun laporan kegiatan program oleh masing‐masing pelaku di berbagai tingkatan, menjadi bahan evaluasi untuk perbaikan dan tindak lanjut

2) Data yang akan dianalisa

Pada prinsipnya semua data yang telah ada dalam glosary SIM, mencakup output pendampingan yang dilakukan baik di tingkat Pemda maupun di tingkat masyarakat. Akan tetapi setidaknya ada beberapa data yang akan dianalisa dari SIM secara periodik (1 bulan sekali) dan akan di report per KMW yaitu:

 Capaian kegiatan pendampingan tingkat masyarakat, ditinjau dari kesesuaian dengan indikator keberhasilan program (key performance indicatror, KPI) di seluruh KMW. Indikator keberhasilan program terlampir.

 Capaian kegiatan pendampingan tingkat kota, apakah sesuai indikator keberhasilan program (KPI) di seluruh KMW.

 Pelaksanaan kegiatan PLPBK (Optional kota/kab per KMW)

 Capaian kegiatan pendampingan tingkat masyarakat, ditinjau dengan

indicator logical frame works

 Penilaian kinerja TIM KMW dalam bidang fasilitasi (pelaksanaan tugas) di tingkat provinsi dan kota/kabupaten Selain itu, ada data yang diambil secara insidentil dan di update dalam periode waktu tertentu, yaitu data tentang :  Profil Kelurahan / BKM  Profil Kota/Kabupaten Pemanfaatan Quick Status (QS) memperhatikan aspek‐aspek sebagai berikut : 1) Fungsi QS dalam Pengendalian Mutu PNPM‐MP QS dalam kegiatan pengendalian mutu memiliki fungsi sebagai:

 Sebagai sarana untuk entry data progres kegiatan tingkat desa/kelurahan maupun tingkat kota dari sisi waktu.

 Sisi waktu yang dimaksud mulai dari perencanaan sampai dengan realisasi pelaksanaan suatu kegiatan.

(29)

 Sarana penggalian data dan informasi terutama menyangkut progres kegiatan lapangan dilihat dari master schedule yang telah disusun, apakah sesuai dengan koridor waktu yang telah ditetapkan.

2) Data yang akan dianalisa

Yang akan dianalisa terutama adalah progres tahapan pendampingan tingkat desa/kelurahan maupun tingkat kota dilihat dari sisi waktu. QS harus dapat menggambarkan ketepan waktu setiap kegiatan di setiap tingkatan lokasi sasaran.

Terdapat 4 langkah utama dalam pengendalian tidak langsung, yaitu; menentukan standat mutu, pemeriksaan mutu, tindakan korektif dan perencanaan kontinuitas perbaikan.

1) Standar Mutu:

a) Program ini menggunakan pengendalian tidak langsung berdasarkan 3 sumber utama yaitu;

 Data SIM PNPM‐MP, digunakan untuk merekam seluruh data kegiatan yang telah dilaksanakan.  Master Schedule/Quick Status, digunakan untuk mengukur kegiatan dari sisi waktu pelaksanaan.  Laporan KMW. b) Seluruh capaian data dan informasi yang dihasilkan dari SIM PNPM‐MP harus bersumber dari satu pintu pengendalian yaitu sim online yang terdapat pada web p2kp.org. c) Sedangkan alat ukur yang dijadikan pengendalian data SIM ada 2 aspek, yaitu;  Aspek kuantitas data, yang berhubungan dengan kelengkapan data.  Aspek kualitas data, terdapat 3 komponen utama yang berhubungan

dengan kualitas data yaitu; validitas, akurasi dan ketepatan waktu pengiriman data. Ketiga komponen tersebut dapat dilakukan pengukurannya dengan menggunakan instrumen uji petik, teleconfren dan laporan‐laporan.

d) Kedua aspek pengendalian data SIM tersebut, pada dasarnya untuk menjadi dasar dalam perhitungan dari KPI (Key Performance Indicator).

e) Key Performance Indicator (KPI) inilah yang menjadi standar mutu dalam pengendalian mutu tidak langsung.

2) Pemeriksaan Kualitas/mutu:

a) Pelaku pada tingkat Korkot, KMW dan KMP secara periodik wajib melihat hasil kelengkapan data SIM dan capaian indikator di web www.p2kp.org secara online, sedangkan pemeriksaan detil dapat dilihat pada format manual SIM dan aplikasi SIM offline.

b) Untuk menjamin aspek kuantitas dan kualitas data dan informasi yang dihasilkan oleh data SIM maka pengendalian kedua aspek tersebut dikendalikan oleh TA SIM yang ada di KMW.

3) Melaksanakan Tindakan Korektif:

a) Bila ditemukan data SIM yang kosong, anomali dan inkonsistensi maka data akan dikembalikan lagi ke sumber data yang ada di Tim Faskel, dan pihak Korkot wajib melakukan verifikasi kembali.

(30)

b) Hasil verifikasi akhir dari Korkot menjadi pegangan asmandat korkot untuk melakukan proses inputing data, sampai dengan pengiriman data ke database

server PNPM‐MP.

4) Perencanaan Kontinuitas Perbaikan:

a) Alat untuk mengukur pengendalian data dan Informasi SIM yang telah dilakukan oleh TA SIM KMW berjalan baik atau tidak, maka diperlukan evaluasi kinerja SIM KMW setiap tiga bulan.

b) Hasil evaluasi kinerja SIM 3 bulanan ini akan ditayangkan di web www.p2kp.org.

b. Tahap Pengendalian Langsung

Yang dimaksud dengan pengendalian langsung di sini adalah bentuk kegiatan monitoring dan supervisi di lapangan dengan pemilihan lokasi sasaran melalui metode purposive random sampling. Pengentrian tentang hal ini biasa dikenal juga dengan istilah uji petik. Pelaksanaan Uji petik terutama dilakukan dalam rangka untuk mengetahui kesesuaian pelaksanaan kegiatan dengan prosedur yang telah ditetapkan. Untuk mengetahui kesesuaian antara data SIM maupun QS yang telah di entry dengan kondisi eksisting di lapangan.

1) Prinsip Uji Petik

Uji Petik sebagai aktifitas dalam melakukan cross check terhadap proses fasilitasi pendampingan PNPM‐MP di masyarakat maupun di tingkat pemda, yang sudah selesai dilaksanakan, untuk mendapatkan informasi pembanding data yang ada dengan realitas di lapangan. Beberapa prinsip uji petik secara umum :

a) Tepat Waktu: uji petik harus dilaksanakan tepat waktu agar hasilnya bisa

dimanfaatkan secara optimal memberi masukan bagi peningkatan atau perbaikan kualitas kegiatan terutama untuk lokasi‐lokasi yang belum menyelesaikan kegiatan pada satu tahapan tertentu

b) Efektif dan Efisien: uji petik harus dapat dilakukan secara efektif dan efisien,

baik dari sisi metode yang digunakan dan juga instrumennya, dapat menjangkau lokasi‐lokasi kunci yang bisa memberikan gambaran secara umum capaian pelaksanaan program di wilayah tertentu serta menghimpun informasi yang dibutuhkan secara akurat dan tajam.

c) Dapat dipertanggungjawabkan, bahwa pelaksanaan uji petik harus dapat

dipertanggungjawabkan secara obyektif dan jujur. Harus jelas metodenya dan lokasi serta sasaran uji petiknya.

2) Sasaran Uji Petik

Sasaran pelaksanaan uji petik selama siklus pendampingan PNPM‐MP, dibagi pada 4 lokasi sasaran ; Lokasi tahun intervensi‐1, Lokasi tahun intervensi‐2 Lokasi tahun intervensi‐3 dan Lokasi tahun intervensi‐4; pada setiap siklus di tingkat basis atau masyarakat dan tingkat kota, dengan jumlah sasaran yang berbeda, yaitu sebagai berikut:

 KMP = minimal 1% dari jumlah kelurahan dampingan yang ada di KMW dan dipilih secara acak; atau disesuaikan dengan TOR penugasan KMP

 KMW = minimal 3% atau 5% atau 10% dari jumlah kelurahan dampingan yang ada di Korkot dan dipilih secara acak;

(31)

 Korkot = minimal 50% dari jumlah kelurahan dampingan yang ada di Tim Faskel dan dipilh secara acak.

a) Pendampingan tingkat masyarakat;

 Uji Petik 1: Pemanfaatan BLM dan pelaksanaan kegiatan oleh KSM  Uji petik 2 :

– Fasilitasi Review PJM Pronangkis Desa/Kelurahan berbasis MDG’s, Pelaksanaan tugas BKM,UP,Relawan

– Penguatan Kelembagaan masyarakat (BKM, UP, Relawan) untuk kontrol sosial & Penguatan KSM

 Uji petik 3 :

– Fasilitasi program kemitraan dengan pihak luar

– Sinergi PJM Pronangkis Desa/kelurahan dalam Mekanisme Perencanaan Pembangunan Daerah

b) Pendampingan tingkat Pemda;

 Uji petik 1 :

– Kesiapan Pemda dalam mendukung kegiatan kemitraan

– Review Kebijakan & Program Nangkis kota/kab & Identifikasi kebutuhan program nangkis Kota/Kab

– Fasilitasi Perumusan/Penyempurnaan PJM Pronangkis kota/kab berbasis MDG's

 Uji petik 2 :

– Fasilitasi Kemitraan/Channeling Di Level Kota/Kab

– Sinergi PJM Pronangkis Desa/kel dalam Mekanisme Perencanaan Pembangunan Daerah

– Fasilitasi Kegiatan Kemitraan

 Uji petik 3 : Fasilitasi Kegiatan Replikasi PNPM‐MP

3) Pelaksana

Uji petik kelapangan dilakukan oleh tim Korkot, tim KMW dan tim KMP. Pada tingkat Korkot laporan uji petik disusun oleh Korkot, di tingkat KMW laporan disusun oleh Tenaga Ahli Monev KMW dan pada tingkat KMP disusun oleh Tenaga Ahli Monev KMP.

4) Sampel

Sampel yang dimaksud adalah wilayah desa/kelurahan sasaran lokasi uji petik, yang ditentukan secara stratified random sampling berdasarkan kriteria wilayah sampel yang telah ditentukan. Penentuan kriteria sampel, adalah:

a) Desa/Kelurahan yang mendapatkan predikat progress pelaksanaan tepat waktu sesuai dengan Master Schedule tetapi capaian tidak sesuai (dibawah) indikator kinerja kuantitatif.

b) Desa/Kelurahan yang mendapatkan predikat progress pelaksanaan terlambat tetapi capaian indikator sesuai/melebihi terhadap indikator kinerja kuantitatif.

c) Desa/Kelurahan yang mendapatkan predikat progress pelaksanaan tepat waktu sesuai dengan Master Schedule dan capaian indikator sesuai dengan/melebihi terhadap indikator kinerja kuantitatif.

d) Desa/Kelurahan yang mendapatkan predikat progress pelaksanaan terlambat dan capaian indikator tidak sesuai (dibawah) indikator kinerja kuantitatif.

(32)

Disamping kriteria tersebut hal‐hal sebagai berikut juga harus menjadi pertimbangan:

a) Bahwa desa/kelurahan yang dimaksud adalah desa/kelurahan yang belum pernah dikunjungi dilakukan uji petik

b) Lokasi‐lokasi yang bermasalah yang sumber datanya dapat dilihat dari: Hasil misi supervisi Bank Dunia, PAR dan PIAR hasil misi supervisi IDB, temuan BPKP, hasil temuan PPM, Monitoring pembukuan, Temuan Monev dll

c) Rekomendasi KMW berdasarkan pertimbangan‐pertimbangan pemahaman kondisi wilayah, sebaran di seluruh kota/kabupaten baik dari aspek geografis, budaya, dll.

Dari hasil penentuan wilayah desa/kelurahan wilayah sampel berdasarkan pada kriteria sampel, maka langkah selanjutnya penentuan desa/kelurahan sampel sesuai jumlah yang ditetapkan. Tatacara perhitungan sampel ditetapkan sesuai petunjuk teknis setriap aspek sasaran pengendalian.

Disamping kriteria tersebut hal‐hal sebagai berikut juga harus menjadi pertimbangan:

a) Bahwa desa/kelurahan yang dimaksud adalah desa/kelurahan yang belum pernah dikunjungi dilakukan uji petik

b) Lokasi‐lokasi yang bermasalah yang sumber datanya dapat dilihat dari: Hasil misi supervisi Bank Dunia, Temuan BPKP, hasil temuan PPM, Monitoring pembukuan, Temuan Monev dll

c) Rekomendasi KMW berdasarkan pertimbangan‐pertimbangan pemahaman kondisi wilayah, baik dari aspek geografis, budaya, dll.

Dari hasil penentuan wilayah Desa/Kelurahan wilayah sampel berdasarkan pada kriteria sampel, maka langkah selanjutnya penentuan Desa/Kelurahan sampel sesuai jumlah yang ditetapkan yaitu sesuai dengan rasio per KMW.

5) Kriteria Wilayah Sampel tingkat kota/kabupaten

Sama dengan kriteria penentuan sampel tingkat kota/kab data Sebagai batasan dan dasar penentuan lokasi kota/kab. uji petik berdasarkan kriteria yang telah ditentukan, dengan basis data SIM dan QS adalah sebagai berikut :

a) Kota/kab yang mendapatkan predikat progress pelaksanaan cepat tetapi capaian tidak sesuai (dibawah) indikator kinerja kuantitatif.

b) Kota/kab yang mendapatkan predikat progress pelaksanaan terlambat tetapi capaian indikator sesuai/melebihi terhadap indikator kinerja kuantitatif. c) Kota/kab yang mendapatkan predikat progress pelaksanaan tepat waktu dan

capaian indikator sesuai dengan/melebihi terhadap indikator kinerja kuantitatif.

d) Kota/kab yang mendapatkan predikat progress pelaksanaan terlambat dan capaian indikator tidak sesuai (dibawah) indikator kinerja kuantitatif.

Disamping kriteria tersebut hal‐hal sebagai berikut juga dapat menjadi pertimbangan:

a) Bahwa kota/kab yang dimaksud adalah kota/kab yang belum pernah dikunjungi dilakukan uji petik

(33)

b) Kota/kab yang sedang melaksanakan kegiatan Replikasi/Kemitraan

c) Rekomendasi KMW berdasarkan pertimbangan‐pertimbangan pemahaman kondisi wilayah, baik dari aspek geografis, budaya, dll.

Dari hasil penentuan wilayah Kota/kab wilayah sampel berdasarkan pada kriteria sampel, maka langkah selanjutnya penentuan Kota/kab sampel sesuai jumlah yang ditetapkan yaitu minimal 30% total jumlah kota/kab per KMW. Dengan demikian pada setiap sasaran uji petik, akan ada 43 kota/kab pada setiap bulan yang diuji petik oleh KMP.

Dalam prakteknya pelaksanaan uji petik agar dapat berjalan secara efektif dan efisien maka uji petik di tingkat Kab/kota dan desa/kelurahan secara operasional akan berjalan bersamaan.

6) Metode

Metode atau cara pelaksanaan uji petik secara umum adalah sebagai berikut :

a) Wawancara Responden, metode ini dilaksanakan terhadap responden

dengan tatap muka secara langsung untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan berdasarkan pertanyaan dalam lembar uji petik. Dalam proses wawancara ini perlu diperhatikan teknik komunikasi dalam bentuk tanya jawab, tidak bersifat interogatif, tetapi lebih bersifat dialogis.

Untuk tingkat desa/kelurahan responden sebenarnya tergantung dari obyek yang akan di uji petik, tetapi secara umum jika menyangkut BKM diharapkan terdiri atas unsur‐unsur berikut :

NO UNSUR Jumlah

Responden 1. Unsur aparat 1 2. Anggota BKM 2 3. Representasi Kelompok Perempuan 2 4. Representasi Warga miskin 2 5. Unsur tokoh masyarakat 1 6. Unsur KSM 1 Total 9

Sedangkan untuk tingkat kota/kab responden uji petik secara umum adalah sebagai berikut:

NO UNSUR Jumlah

Responden 1. Unsur KMW 2 2. Unsur KBP 2 3. Unsur TKPKD 2 4. Unsur FKA BKM 2 5. Unsur Pemprov 1 Total 9

(34)

b) Penelitian Dokumen dilakukan untuk mengecek akurasi data SIM. Informasi

diperoleh dengan memeriksa berbagai dokumen yang ada di masyarakat seperti: Berita Acara (BA) pelaksanaan kegiatan per Siklus, Data SIM KMW, daftar hadir pertemuan, media sosialisasi yang beredar di masyarakat, modul pelatihan, catatan pembukuan dll. 7) Laporan hasil Uji Petik Hasil uji petik di setiap KMW oleh KMP dikompilasikan oleh KMP ke dalam format laporan sebagai berikut: Setiap penguji petik melaporkan hasil uji petik per KMW yang terdiri dari: a) Tabel kompilasi hasil uji petik per KMW b) Tabel kompilasi responden per KMW Kedua tabel hasil konsolidasi KMP tersebut selanjutnya akan ditayangkan dan di update di website PNPM MP setiap tanggal 10 terutama pada periode uji petiknya.

Laporan hasil uji petik selanjutnya juga menjadi bahan analisa KMP yang dituangkan dalam laporan bulanan dan triwulan, dengan mekanisme sebagai berikut:

a) Pada tingkat Korkot, analisis hasil uji petik dalam bentuk naratif, dibuat Kokrot dalam laporan bulanan Korkot

b) Pada tingkat KMW, analisis hasil uji petik dalam bentuk naratif, dibuat KMW dalam laporan bulanan KMW

c) Sedangkan analisis secara detail, yang menjelaskan analisis hasil uji petik beserta tindak lanjut yang telah dilakukan setiap bulan ( selama tiga bulan ) harus dilaporkan dalam analisis laporan triwulan KMW.

d) Laporan bulanan dan laporan triwulan KMW dikirimkan ke Team Leader KMP e) Team Leader KMP melalui TA Monev menyusun hasil uji petik secara agregat,

dan dilakukan analisis. Hasil analisis uji petik keseluruhan oleh TA Monev KMP disampaikan ke TL KMP untuk dijadikan bahan telaah dalam penyusunan strategi fasilitasi lanjut dari beberapa temuan selama proses uji petik berlangsung.

f) KMP akan menindaklanjuti hasil analisis uji petik yang dikirimkan oleh KMW, dengan memberikan masukan dalam menyusun langkah strategis KMW maupun Korkot ( dilakukan dalam forum KBIK KMW, pada saat monitoring).

c. Evaluasi Kinerja Pelaku dan Review

Kegiatan Evaluasi kinerja pelaku serta refleksi dan assesment adalah serangkaian kegiatan untuk mengkaji ulang proses pelaksanaan PNPM MP paruh waktu yakni proses transformasi sosial dari masyarakat berdaya menjadi masyarakat mandiri.

Dalam menghasilkan isu‐isu strategis yang akan dijadikan bahan kebijakan baik dalam penyempurnaan konsep PNPM MP, KMP melaksanakan kegiatan Evaluasi kinerja pelaku serta refleksi dan assesment yang pelaksanaannya dapat bersamaan dengan kegiatan Mid‐Term Review pelaksanaan PNPM MP

(35)

1) Tujuan

Tujuan dari kegiatan ini adalah mengkaji ulang pelaksanaan PNPM MP dari kondisi masyarakat berdaya menjadi masyarakat mandiri dan memberikan rekomendasi untuk pelaksanaan intervensi lanjut dalam membangun masyarakat madani dan pelaksanaan penguatan kapasitas pemda.

2) Keluaran yang diharapkan

a) Capaian pelaksanaan PNPM MP dalam Pembelajaran BLM tridaya, Review PJM, Penguatan Pranata BKM, penyusunan PJM Pronangkis berbasis MDG’s, pelaksanaan kegiatan Kemitraan. b) Capaian pelaksanaan PNPM MP di tingkat kabupaten/kota (fasilitasi KMW terkait dengan PJM berbasis MDG’s, KBP, TKPKD, dan dukungan BOP pemda, SPKD) c) Kinerja pelaku dalam melaksanakan kegiatan PNPM MP sejak kondisi masyarakat berdaya sampai pendampingan program lanjutan. d) Rekomendasi pelaksanaan PNPM MP untuk intervensi lanjut dalam membangun masyarakat mandiri. 3) Ruang Lingkup Untuk mencapai keluaran di atas dikembangkan melalui kegiatan sebagai berikut : a) Melakukan evaluasi kinerja BKM /UP‐UP dan KSM;

b) Melakukan evaluasi kinerja fasilitator sebagai pelaku pemberdaya masyarakat serta menemukenali pendorong dan penghambat aktivitasnya sebagai dasar peningkatan kapasitasnya sebagai pemberdaya masyarakat maupun untuk dampingan kemandirian masyarakat;

c) Melakukan evaluasi kinerja KMW dan Korkot serta menemukenali pendorong dan penghambat pelaksanaan kegiatannya sebagai dasar penentuan kebutuhan performance KMW dan Korkot dalam pendampingan phase lanjutan; d) Melakukan review review pendampingan di tingkat kabupaten/kota; e) Melakukan Lokakarya baik di tingkat Propinsi/KMW dan ditingkat Nasional. 4) Alur Kegiatan dan Metodologi Adapun alur kegiatan Mid‐Term Review ini terdiri dari sebagai berikut : a) Evaluasi Kinerja

Evaluasi kinerja meliputi evaluasi BKM/UP‐UP BKM, KSM, Fasilitator, dan Koordinator Kota dilaksanakan oleh KMW dan evaluasi kinerja KMW oleh ‐ KMP.

(36)

Gambar 3.2. Jenis dan Alur Kegiatan Review Program  Kinerja konsultan (KMW, Korkot, Faskel)  Kinerja BKM, UP, KSM  Kinerja Pemda  Kinerja Pelaksanaan  Peta perkembangan BKM  Peta perkembangan pemda  Adanya peta permasalahan eksternal & Internal  Didapatkannya issue‐ issue strategis rencana pendampingan selanjutnya  Adanya masukan kegiatan‐kegiatan yang harus dilakukan KMW  Adanya rekomendasi kepada stakeholder tingkat pusat untuk pendampingan selanjutnya  Adanya rencana kerja lokakarya propinsi  Teridentifikasinya pemahaman dan persepsi stakeholder thd PNPM MP saat ini  Teridentifikasinya komitmen para pihak tingkat propinsi terhadap upaya mnuju masyarakat mandiri  Teridentifikasinya peluang‐peluang kemitraan dengan para pihak tingkat propinsi  Adanya rekomendasi kepada stakeholder tingkat pusat untuk pendampingan selanjutnya  Terpetakannya pencapaian & permasalahan PNPM‐MP secara nasional  Rumusan kebijakan utk pendampingan selanjutnya secara nasional  Teridentifikasinya peluang‐peluang kemitraan dengan berbagai pihak D IF A S ILI TA S I O L E H K M P E VAL U ASI PA RT IS IP AT IF O L EH KM W  P e la ku (K on su l ta n )  K e le m b ag a an (BK M , UP , K SM )  P em d a  P e la ksa na a n PN P M -M P scr u m u m P NP M - M P Su p er vis i ol eh KM P L O K AK A R YA tk K M W R EF L E KS I & A SSE SM E N T R e vi ew Pe nc ap a ia n An a lis is M as al ah A na l isi s SW O T L o g fra m e m a tri k An al isi s

M ID T E R M R E V IE W

P R O V IN S I M ID T ER M R E V IE W N A SI ON A L D I FA S I LIT AS I OLE H K M P

d iha di ri o leh s tak e holde r N as i ona l D I FA S IL IT AS I O LE H

O C /O S P d iha di ri oleh s ta k eho ld e r

pro v ins i

(37)

b) Lokakarya Tingkat Propinsi/KMW

Lokakarya Tingkat Propinsi membahas hasil pelaksanaan kegiatan evaluasi kinerja dengan melibatkan Tim Fasilitator, KMW, KMP, PMU/Proyek pemerintah Kabupaten/Kota dan Pemerintah Propinsi.

c) Lokakarya Tingkat Nasional

Kegiatan di tingkat pusat merumuskan isu strategis dari hasil di setiap KMW melalui Lokakarya Mid‐Term Review di tingkat pusat , dengan menghadirkan para pemangku tingkat nasional (WB, Kementerian PU, Kemendagri, Bappenas) kemudian ditindaklanjuti dengan merumuskan kegiatan dan design pendampingan phase lanjutan.

d. Monitoring Stakeholders Pusat 1) Latar belakang

Selain daripada sistem monitoring internal konsultan yang secara reguler menjadi alat pengendalian, sebagaimana tersebut diatas. Ada kegiatan monitoring yang dilakukan pihak lain sebagai stakeholders PNPM MP dan dilaksanakan secara resmi sesuai dengan fungsi dan tugasnya masing‐masing. Dalam PNPM MP setidaknya ada 3 (tiga) kegiatan monitoring yang juga dilakukan oleh stakeholders secara langsung kepada masyarakat ataupun pelaku PNPM MP, yaitu :  Misi Supervisi Inter kementerian dan Bank Dunia/IDB  Pengawasan rutin BPKP  Konsultan Evaluasi 2) Fungsi Kegiatan monitoring yang dilakukan oleh stakeholders ini mempunyai fungsi yang sangat penting, antara lain:

 Sebagai alat pengendalian pihak luar kepada pelaku PNPM MP khususnya konsultan.

 Hasil‐hasilnya menjadi referensi bagi semua pihak untuk ditindaklanjuti dan dilaporkan secara periodik oleh konsultan.

3) Memanfaatkan Hasil Temuan

Misi Interkementerian & Lembaga Donor biasanya dilakukan secara periodik dan

khusus (tematik). Dalam pelaksanaannya misi supervisi juga melibatkan seluruh stakeholders PNPM MP termasuk di dalamnya konsultan. Dari misi supervisi ini WB dan PAR/PIAR (IDB) lembaga donor (Bank Dunia, IDB, dll.) akan mengeluarkan Aide Memoire yang di dalamnya terdapat pernyataan‐pernyataan yang perlu ditindaklanjuti baik oleh semua pihak dari mulai PMU sampai dengan KMW dan faskel.

Pemeriksaan BPKP biasanya dilakukan terutama pada akhir tahun Anggaran,

sebagai sebuah kegiatan rutin BPKP sebagai instansi resmi pemerintah yang berkewenangan menyelenggarakan kegiatan pengawasan kepada program‐ program maupun proyek‐proyek dari pemerintah. PNPM MP adalah salah satu obyek pengawasan BPKP. Dalam pelaksanaannya BPKP melaksanakan pengawasan secara mandiri dan untuk hal‐hal yang bersifat teknis melibatkan KMW. Untuk menindaklanjuti hasil temuan BPKP tersebut.

(38)

Konsultan Evaluasi (KE) adalah konsultan yang direkrut oleh PMU untuk

melakukan monitoring dan evaluasi kegiatan secara kualitatif untuk melihat dampak kegiatan PNPM MP secara keseluruhan dan diharapkan berlangsung secara independen. Dalam pelaksanaannya Konsultan Evaluasi mempunyai kegiatan dan metode tersendiri. Hasil daripada studi dari KE ini menjadi salah satu referensi dalam kegiatan Pengendalian PNPM MP.

Untuk menindaklanjuti temuan‐temuan tersebut ada beberapa hal yang harus dilakukan oleh semua pihak, terutama jajaran konsultan PNPM MP,yaitu:

 Mencermati hasil temuan untuk kemudian menindaklanjuti hasil temuan tersebut dengan memberikan tanggapan secara tertulis dan kemudian melakukan tindakan korektif di lapangan

 Tindakan korektif yang dilakukan harus dilaporkan perkembangannya secara periodik dan berjenjang dari mulai Faskel, KMW dan KMP kepada PMU dan juga Bank Dunia setidaknya dalam 2 minggu sekali.

 Tindakan korektif menjadi tanggung jawab utama dari TA SIM/Monev dan kompilasi datanya akan dilakukan di tingkat Regional Manager yang dikoordinasikan oleh TA Monev KMP

4) EVALUASI

 Forum evaluasi dilakukan melalui rapat‐rapat koordinasi inter‐kementerian maupun koordinasi dengan misi supervisi Bank Dunia.

 Forum evaluasi juga dilakukan melalui rapat‐rapat koordinasi intern‐PNPM MP maupun koordinasi dengan Pemda.

– Tim Fasilitator (di tingkat Fasilitator)

Setiap minggu, Tim Fasilitator melakukan evaluasi internal atas proses pendampingan yang telah dilakukan untuk mengetahui kemajuan dan kendala yang dihadapi serta mencari pemecahannya dan hasil evaluasinya langsung diimplementasikan dalam kegiatan lapangan.

– Koordinator Kota (di tingkat Korkot)

Setiap dua minggu, Koordinator Kota melakukan Pertemuan dengan para Senior Fasilitator untuk mengevaluasi kemajuan dan kendala yang dihadapi di lapangan serta upaya pemecahannya. Sedangkan dengan seluruh Fasilitator, pertemuan Evaluasi dilakukan di setiap awal bulan. Setiap bulan dilakukan pertemuan evaluasi bersama Pemda Berdasarkan kemajuan kegiatan di tingkat Koordinator Kota.

– Konsultan Manajemen Wilayah (di tingkat OC/OSP)

Setiap bulan KMW mengadakan evaluasi yang diikuti oleh semua TA dan Koordinator Kota. Data dasar sebagai bahan evaluasi adalah data SIM, analisis TA monev atas data SIM dan QS serta laporan bulanan Koordinator Kota. Hasil evaluasi KMW menjadi bahan untuk laporan bulanan KMW kepada KMP.

– KMP (di tingkat Pusat)

Setiap bulan KMP mengadakan pertemuan evaluasi yang diikuti secara lengkap oleh TL, Co TL , TA KMP. Data dasar untuk bahan evaluasi adalah SIM, hasil analisa TA Monev atas data SIM dan QS, laporan Uji Petik KMW atas tahapan siklus dan laporan bulanan Korkot. Hasil evaluasi KMP digunakan sebagai dasar penyusunan laporan bulanan KMP kepada PMU/proyek dan Umpan Balik atas laporan KMW.

(39)

– Satker

Setiap bulan Satker membahas kemajuan pelaksanaan lapang bersama KMP dan mengirimkan laporan ke interdep dan Worldbank tentang capaian kemajuan proyek.

 Executing Agency menugaskan Konsultan Evaluasi (KE) untuk melakukan survey Base line data, Mid‐term review, dan Evaluasi dampak PNPM MP. Hasil‐hasilnya menjadi masukan kebijakan bagi pemerintah RI dan juga pihak Bank Dunia, serta Islamic Development Bank (IDB)

 PMU / Pimpro melakukan evaluasi kinerja internal PNPM MP berdasarkan masukan data/informasi hasil monitoring dan supervisi teknis PNPM MP, yang sumbernya: – SIM / Web dan Quick Status PNPM MP serta informasi dari UPM – Laporan bulanan dari konsultan (KMP/KMW) – Laporan TA Monitoring dan Evaluasi – Hasil supervisi teknis PMU dan Konsultan  Kegiatan Evaluasi Bersama di lakukan setiap kwartal melibatkan semua pihak secara partisipatif dari mulai tingkat masyarakat sampai dengan tingkat nasional.

5) ARUS PELAPORAN MONITORING

Secara berjenjang dan periodik setiap pelaku terkait baik dari jajaran pemerintah maupun konsultan pelaksana PNPM MP memberikan laporan kemajuan pelaksanaan di lapangan, hambatan/persoalan yang dihadapi, serta upaya penyelesaian (agenda tindak lanjutnya).

 Data dan informasi melalui SIM / Web dan QS PNPM MP secara menerus mengalir dari tingkat kelurahan, kota/kab, ke pusat Informasi PNPM MP.  Tim Fasilitator berkewajiban memberikan laporan kemajuan pelaksanaan di

lapangan secara periodik pada tanggal 25‐29 bulan yang dilaporkan. Secara on line, data langsung di‐entry ke aplikasi SIM dan QS serta laporan tertulis diserahkan ke Koordinator kota.

 Korkot memberikan Laporan bulanan pada tanggal 2‐3 bulan berikut dari bulan yang dilaporkan, tri‐wulan, Mid‐term, hingga akhir proyek, ke KMW dan Pemerintah Daerah. Selain itu, Korkot juga memberikan laporan intrepretasi data SIM dan QS dengan basis analisis profile Fasilitator di wilayah penugasannya untuk diserahkan kepada KMW.

 Setiap bulan pada tanggal 5 bulan berikut dari bulan yang dilaporkan, TA monev/SIM KMW membuat laporan hasil analisis data SIM dan QS dengan basis data profile Tim Fasilitator kepada TA monev KMP, dan TL KMW. Hasil analisis TA monev ini akan menjadi dasar laporan bulanan, tri‐wulan, Mid‐ term, laporan akhir dan laporan khusus KMW kepada KMP.

 Setiap bulan, Sub TA monev KMW pada tanggal 10‐12 bulan berikut dari bulan yang dilaporkan membuat analisis data SIM dan QS dengan basis data Koordinator Kota untuk dikirimkan kepada TA monev KMP. Analisis data SIM dan QS dan hasil Uji Petik Sub TA monev ini juga akan menjadi dasar laporan bulanan, tri‐wulan, dan mid‐term KMW kepada KMP.

 Pada tanggal 12‐14 bulan berikut dari bulan yang dilaporkan, KMP mengeluarkan daftar lokasi uji petik