ISSN : 2502-8928 (Online) 211
Received June 1st,2012; Revised June 25th, 2012; Accepted July 10th, 2012
SIMPEG FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS
HALU OLEO SUB-SISTEM KEPEGAWAIAN DAN
RIWAYAT JABATAN
Harley Sebastian S Mangiri*1, Ika Purwanti Ningrum 2, Muh. Yamin 3
*1,2,3
Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Halu Oleo, Kendari e-mail: *1karelharley@gmail.com, 2ika.purwanti.n@gmail.com, 3putra0683@gmail.com
Abstrak
Tujuan dari penelitian yang dilakukan oleh penulis adalah untuk merancang dan membangun sebuah Sistem Informasi Kepegawaian Fakultas Teknik Universitas Halu Oleo yang dapat mengelola data kepegawaian dan riwayat jabatan para pegawai di lingkup Fakultas Teknik. Sistem yang dibangun oleh penulis fokus pada pengelolaan data terkait kondisi kepegawaian seperti data pribadi pegawai, data riwayat pendidikan, riwayat pelatihan, riwayat cuti, riwayat jabatan dan kepangkatan pegawai yang bersangkutan. Sistem yang dibangun juga dapat melakukan generate tahun pensiun pegawai sesuai dengan nilai tahun yang dimasukkan oleh pengguna pada sistem serta memberikan
output berupa laporan data terkait dengan pegawai yang bersangkutan.
Aplikasi yang dibangun oleh penulis menggunakan bahasa pemrograman PHP dan basis data
MySQL. Penulis menggunakan Unified Modeling Language (UML) sebagai bahasa pemodelan sistem
dan Entity Relational Diagram (ERD) untuk pemodelan basis data.
Hasil dari pengujian yang telah dilakukan terhadap sistem menunjukkan bahwa sistem dapat mempermudah para pegawai untuk memperoleh informasi terkait kondisi kepegawaian dan riwayat jabatan dan kepangkatan mereka masing-masing serta melakukan proses cetak data sesuai dengan kebutuhan masing-masing pegawai.
Kata kunci— Sistem Informasi, Kepegawaian, Riwayat Jabatan
Abstract
The purpose of the research that has been conducted by the author is to build and design an Employee Information System of Engineering Faculty, Halu Oleo University that can maintain officialdom data for the employees in Engineering Faculty. System that built by the author focus on processing data related to officialdom and position history such as employee personal data, education history, furlough history, training history, position history and ranks history. This System also can generate pension age limit based on the value that entered by the Admin and provides output in the form of report.
The author uses Unified Modeling Language (UML) as the system modeling language, Entity Relational Diagram (ERD) as database modeling, PHP as programming language and MySQL as system database.
The results of the testing that has been done on the system shows that the system can make it easier for employees to obtain information related to their own respective officialdom data, history of their respective positions and ranks, and also provide data according to their own respective needs in the form of report.
Keywords— Information System, Officialdom, Position History.
1. PENDAHULUAN
enyediaan informasi yang cepat, tepat, dan akurat membutuhkan suatu sistem
informasi manajemen yang terkomputerisasi. Sistem komputerisasi merupakan bagian dari salah satu perkembangan teknologi yang
sangat diandalkan dalam mendukung kegiatan apapun yang memanfaatkannya.
Sistem informasi manajemen yang terkomputerisasi, dapat dipergunakan untuk memperlancar pelaksanaan pekerjaan. Seiring dengan laju gerak pembangunan, organisasi-organisasi publik maupun swasta semakin banyak yang mampu memanfaatkan teknologi informasi baru yang dapat menunjang efektivitas, produktivitas dan efisiensi kerja, begitu juga dengan instansi pendidikan.
Dalam sebuah instansi pendidikan, kemudahan dan hasil yang maksimal menjadi suatu hal yang harus selalu diutamakan. Selain faktor biaya, faktor kualitas terkait pelayanan yang diberikan oleh instansi pendidikan tersebut akan menjadi tolak ukur bagi masyarakat dalam memilih tempat untuk menuntut ilmu.
Saat ini pengolahan data kepegawaian pada Fakultas Teknik Universitas Halu Oleo Sulawesi Tenggara masih belum didukung dengan sebuah sistem yang dapat membantu pengelolaan data agar lebih rapi dan teratur, contohnya yaitu Daftar Urut Kepangkatan (DUK). Selain itu data kepegawaian tidak dapat diases secara real-time.
DUK saat ini diolah menggunakan aplikasi Microsoft Excel, dimana alur prosesnya yaitu pegawai menyetor berkas di bagian kepegawaian, dan diinputkan ke
Microsoft Excel satu per satu. Apabila data
seorang pegawai masih belum lengkap, maka pegawai yang bersangkutan perlu menyetor berkas lagi untuk melengkapi datanya.
Jika melihat permasalah tersebut, sangat jelas diperlukan sebuah sistem terkomputerisasi yang mampu membantu pengolahan data di Fakultas Teknik Universitas Halu Oleo agar lebih efisien dari segi waktu dan sumber daya serta mampu memberikan akses informasi kepada para pegawai yang bekerja di Fakultas Teknik Universitas Halu Oleo.
2. METODE PENELITIAN 2.1 Sistem
Sistem merupakan sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan. Sebagai contoh, jika di dalam sebuah sistem terdapat elemen yang tidak memiliki manfaat
bagi pengguna dan tidak sesuai dengan tujuan dari sistem itu sendiri, maka elemen tersebut tidak termasuk ke dalam sistem [1].
2.2 Informasi
Informasi merupakan data yang telah diolah sedemikian rupa sehingga memiliki bentuk yang berarti bagi penerimanya dan memiliki manfaat dalam membantu pengambilan keputusan di masa sekarang atau masa yang akan datang. Informasi bisa menjadi fungsi penting dalam membantu mengurangi rasa cemas pada seseorang [1]. 2.3 Sistem Informasi
Sistem informasi dapat diartikan sebagai suatu sistem yang ada di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan yang cerdik [2].
2.4 Rational Unified Process (RUP)
Rational Unified Process atau biasa
disebut RUP merupakan suatu metode rekayasa perangkat lunak yang dikembangkan dengan mengumpulkan berbagai best practises yang terdapat dalam industri pengembangan perangkat lunak. RUP menggunakan konsep
object oriented, dengan aktifitas yang berfokus
pada pengembangan model dengan menggunakan Unified Model Language
(UML). RUP menyediakan pendefinisian stuktur yang baik untuk proses alur hidup proyek perangkat lunak [3].
2.5 Unified Modeling Language (UML)
Unified Modeling Language (UML)
merupakan sistem arsitektur yang bekerja dalam OOAD (Object-Oriented
AnalysisDesign) dengan satu bahasa yang
dianggap konsisten untuk menentukan, melakukan visualisasi, konstruksi dan dokumentasi artifact (potongan informasi yang digunakan atau dihasilkan dalam suatu proses rekayasa perangkat lunak) yang terdapat dalam sistem perangkat lunak [4].
Gamba1 1 Use Case Diagram Sistem Informasi Kepegawaian Sub-Sistem Kepegawaian dan Jabatan 2.6 Entity Relational Diagram (ERD)
ERD atau Entity Relational Diagram merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi. ERD untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, untuk menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan simbol [5].
2.7 Pretext Hyper-Processor (PHP)
PHP (pretext hyper-processor) adalah bahasa scripting yang menyatu dengan HTML dan dijalankan pada server side. Artinya semua sintaks yang kita berikan akan sepenuhnya dijalankan pada server sedangkan yang dikirimkan ke browser hanya hasilnya saja. PHP mampu berjalan pada beberapa
platform seperti Windows dan Linux.[1]
2.8 MySQL
MySQL adalah sebuah server basis data dengan konsep basis data modern MySQL yang mendukung operasi basis data transaksional maupun operasi basis data non-transaksional. MySQL merupakan turunan
salah satu konsep utama dalam basis data yang telah ada sebelumnya. [6]
2.9 Use Case Diagram
Aktivitas yang dapat dilakukan terhadap sistem yang sedang dikembangkan adalah sebagai berikut :
a. Admin pada bagian kepegawaian dapat mengakses data riwayat pendidikan, data keluarga, data cuti, data diklat, data pensiun, data jabatan fungsional, data kepangkatan dan data jabatan struktural. b. Pegawai dapat mengakses form data
pribadi, keluarga, riwayat pendidikan dan informasi tentang riwayat jabatan dan kepangkatan pegawai yang bersangkutan dengan terlebih dahulu melakukan login menggunakan username yang telah terdaftar.
c. Untuk bagian riwayat jabatan, pegawai hanya dapat melihat data jabatan yang telah dimasukkan oleh Admin bagian kepegawaian. Gambar 1 menunjukkan Use
Case Diagram Sistem Informasi
Kepegawaian Sub-Sistem Kepegawaian dan Jabatan.
Gambar 3 Sequence Diagram Master Pegawai
Gambar 2 Activity Diagram Master Pegawai 2.10 Diagram Activity Master Pegawai
Aktivitas yang dapat dilakukan terhadap sistem yang sedang dikembangkan berdasarkan Gambar 2 adalah sebagai berikut : a. Admin pada bagian kepegawaian mengakses menu Master. Pada saat yang bersamaan, sistem mengirimkan perintah ke database untuk menampilkan data tentang informasi pribadi pegawai. b. Admin pada bagian kepegawaian dapat
melakukan modifikasi data pribadi pegawai dengan menekan tombol edit. c. Admin pada bagian kepegawaian dapat
menghapus data pribadi pegawai dengan menekan tombol delete.
d. Admin pada bagian kepegawaian dapat melakukan penambahan data pegawai baru dengan menekan tombol insert pada tab
form.
e. Master Pegawai merupakan data utama yang wajib dimasukkan terlebih dahulu agar proses data lain dapat berjalan dengan baik.
2.11 Sequence Diagram Master Pegawai Tahapan pada sistem yang sedang dikembangkan berdasarkan Gambar 3 adalah sebagai berikut :
a. Admin pada bagian kepegawaian mengakses menu Master untuk meminta
database menampilkan data pribadi
pegawai.
b. Data akan ditampilkan dalam bentuk daftar.
c. Admin pada bagian kepegawaian dapat melakukan penambahan pegawai dengan menekan tab form yang langsung menampilkan form input data pribadi pegawai.
d. Pada form input, Admin pada bagian kepegawaian akan memasukkan data pribadi pegawai termasuk foto.
e. Setelah melakukan input, Admin pada bagian kepegawaian menekan tombol simpan untuk memasukkan data ke dalam
dabatase.
f. Jika memilih tombol edit, akan muncul
form yang serupa dengan form input,
tetapi di dalamnya sudah terisi data pegawai yang diambil dari database.
Gambar 4 Halaman Beranda
Gambar 5 Daftar Pegawai
Gambar 6 Daftar Riwayat Pendidikan Pegawai
Gambar 7 Daftar Riwayat kepangkatan Pegawai
Gambar 8 Daftar Pensiun Pegawai g. Untuk menghapus data pribadi pegawai,
Admin pada bagian kepegawaian cukup
menekan tombol delete.
3. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1 Halaman Beranda
Pada Halaman Beranda Admin dapat melihat daftar menu dan pesan selamat datang. Gambar 4 menunjukkan Halaman Beranda.
3.2 Daftar Pegawai
Pada halaman ini Admin dapat melihat daftar pegawai (Gambar 5) yang telah terdaftar di dalam sistem. Tombol berwarna biru untuk melihat detail informasi pribadi pegawai, tombol kuning untuk mengubah data pegawai dan tombol hitam untuk menghapus.
3.3 Daftar Riwayat Pendidikan
Pada halaman ini Admin dapat melihat daftar riwayat pendidikan pegawai (Gambar 6) yang telah terdaftar di dalam sistem. Tombol kuning untuk mengubah data riwayat
pendidikan pegawai dan tombol hitam untuk menghapus data riwayat pegawai yang bersangkutan.
3.4 Daftar Riwayat Kepangkatan
Pada halaman ini Admin dapat melihat daftar riwayat kepangkatan pegawai yang telah terdaftar di dalam system, ditunjukkan oleh Gambar 7. Tombol kuning untuk mengubah data riwayat kepangkatan pegawai dan tombol hitam untuk menghapus data riwayat pegawai yang bersangkutan.
3.5 Daftar Pensiun
Pada halaman ini Admin dapat melihat daftar riwayat pensiun pegawai yang telah terdaftar di dalam system, ditunjukkan oleh Gambar 8. Batas umur dapat ditentukan pada
form pengaturan pensiun.
3.6 Atur Pensiun
Pada halaman ini Admin dapat mengatur batas umur pensiun pegawai (Gambar 9), baik itu dosen maupun staf.
Gambar 9 Form Atur Pensiun Pegawai
Gambar 10 Form Tambah Riwayat Kepangkatan Pegawai
Gambar 11 Form Tambah Riwayat Pendidikan Pegawai
Gambar 12 Form Tambah Data Pribadi Pegawai
Gambar 13 Form Cetak Laporan Data Pribadi
3.7 Tambah Riwayat Kepangkatan
Pada halaman ini, terdapat form di mana
Admin dapat melakukan penambahan riwayat
kepangkatan pegawai (Gambar 10). Admin akan diminta memasukan pangkat, tanggal pengangkatan (TMT), hasil scan surat keputusan dan keterangan.
3.8 Tambah Riwayat Pendidikan
Pada halaman ini, terdapat form di mana
Admin dapat melakukan penambahan riwayat
pendidikan pegawai (Gambar 11). Admin akan diminta memilih tingkat pendidikan, memasukkan nama institusi, tanggal lulus, hasil scan ijazah dan nomor ijazah.
3.9 Tambah Data Pegawai
Pada halaman ini, terdapat form di mana
Admin dapat melakukan penambahan data
pribadi pegawai (Gambar 12). Admin akan diminta memasukkan nomor KTP, NIDN, NIP, nama, tempat dan tanggal lahir, agama, jenis kelamin, alamat, prodi tempat bekerja, alamat e-mail, status kepegawaian dan status kerja serta tanggal masuk.
Data pegawai ini merupakan data utama sehingga wajib dimasukkan sebelum mulai mengelola data pada menu kepegawaian.
3.10 Form Cetak Laporan Data Pribadi
Form cetak laporan data pribadi pegawai
pada sub-menu laporan, ditunjukkan oleh Gambar 13.
Gambar 14 Laporan Data Pribadi Pegawai
Gambar 16 Laporan Data Kepangkatan Pegawai
Gambar 17 Form Cetak Laporan Daftar Pensiun Pegawai
Gambar 18 Laporan Daftar Pensiun Pegawai
Gambar 19 Form Cetak Laporan Data Pelatihan Pegawai
3.11 Hasil Cetak Laporan Data Pribadi
Output dari sistem berupa laporan data
pribadi pegawai, ditunjukkan oleh Gambar 14.
3.12 Form Cetak Laporan Data Kepangkatan
Form cetak laporan data kepangkatan
pegawai pada sub-menu laporan, ditunjukkan oleh Gambar 15.
3.13 Hasil Cetak Laporan Data Kepangkatan Gambar 16 adalah output dari sistem berupa laporan data kepangkatan pegawai.
3.14 Form Cetak Laporan Daftar Pensiun
Form cetak laporan data daftar pensiun
pegawai pada sub-menu laporan, ditunjukkan oleh Gambar 17
3.15 Hasil Cetak Laporan Data Kepangkatan Gambar 18 menunjukkan output dari sistem berupa laporan daftar pensiun kepangkatan pegawai.
3.16 Form Cetak Laporan Data Pelatihan Gambar 19 adalah form cetak laporan data pelatihan pegawai pada sub-menu laporan.
3.17 Hasil Cetak Laporan Data Pelatihan Gambar 20 adalah output dari sistem berupa laporan data kepangkatan pegawai. Gambar 15 Form Cetak Laporan Data
Gambar 20 Laporan Data Pelatihan Pegawai
Gambar 21 Form Tambah Riwayat Pendidikan Pegawai
Gambar 22 Form Tambah Riwayat Kepangkatan Pegawai
Gambar 23 Form Edit Riwayat Kepangkatan Pegawai
Gambar 24 Form Edit Riwayat Pendidikan Pegawai
3.18 Validasi Tambah Riwayat Pendidikan Gambar 21 merupakan contoh Validasi pada form Tambah Riwayat Pendidikan. Kegagalan terjadi karena data yang dimasukkan tidak lengkap sehingga sistem mengeluarkan peringatan berwarna merah.
3.19 Validasi Tambah Riwayat Kepangkatan Gambar 22 adalah contoh Validasi pada
form Tambah Riwayat Kepangkatan.
Kegagalan terjadi karena data yang dimasukkan tidak lengkap sehingga sistem mengeluarkan peringatan berwarna merah.
3.20 Edit Riwayat Kepangkatan
Pada halaman ini, terdapat form di mana
Admin dapat mengubah riwayat kepangkatan
pegawai, ditunjukkan oleh Gambar 23. Admin akan diminta memasukan kembali pangkat, tanggal pengangkatan (TMT), hasil scan surat keputusan dan keterangan.
3.21 Edit Riwayat Kepangkatan
Pada halaman ini, terdapat form di mana
Admin dapat mengubah riwayat pendidikan
pegawai, ditunjukkan oleh Gambar 24. Admin akan diminta memilih kembali tingkat pendidikan, memasukkan nama institusi, tanggal lulus, hasil scan ijazah dan nomor ijazah.
Gambar 25 Form Cetak Laporan Daftar Urut Kepangkatan
Gambar 26 Laporan DUK
Gambar 27 Laporan Data Jabatan Fungsional Pegawai
Gambar 28 Laporan Data Jabatan Struktural Pegawai
3.22 Form Cetak Laporan DUK
Gambar 25 adalah Form cetak laporan Daftar Urut Kepangkatan pada sub-menu laporan.
3.23 Hasil Cetak Laporan DUK
Output dari sistem berupa laporan Daftar
Urut Kepangkatan pegawai (Gambar 26). Di dalam DUK terdapat seluruh informasi berkaitan dengan data kepegawaian tiap-tiap pegawai.
Untuk mencetak laporan DUK, baik
Admin maupun pegawai harus mengisi data
pribadi, data pendidikan dan data kepangkatan dengan memberikan keterangan PNS/Non-PNS pada deskripsi saat memasukkan pangkat.
3.24 Hasil Cetak Laporan Jabatan Fungsional Gambar 27 adalah output dari sistem berupa laporan data jabatan fungsional pegawai.
3.25 Hasil Cetak Laporan Jabatan Struktural Gambar 28 adalah output dari sistem berupa laporan data jabatan struktural pegawai.
4. KESIMPULAN
Sistem Informasi Kepegawaian sub-sistem Kepegawaian dapat membantu pengolahan data terkait data pribadi pegawai yang digunakan sebagai data dasar sebelum melakukan pengolahan data-data lain, data riwayat pendidikan pegawai, data riwayat cuti pegawai, data riwayat pelatihan yang pernah diikuti oleh masing-masing pegawai, data
riwayat jabatan struktural dan fungsional yang pernah dijabat oleh masing-masing pegawai dan data riwayat kepangkatan pegawai.
5. SARAN
Untuk pengembangan selanjutnya, dapat menambahkan data yang lebih banyak dan lengkap ke dalam sistem untuk mengoptimalkan pemanfaatan sistem.
Selain itu, pengembangan sistem dari sisi fitur seperti penambahan fitur absensi atau penilaian kinerja pegawai yang dapat menambah nilai guna dari sistem yang telah dibangun.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Kadir, A., 2003, Pengenalan Sistem
Informasi, Andi, Yogyakarta.
[2] Jogiyanto, 2005, Sistem Teknologi
Informasi, Andi, Yogyakarta.
[3] Rosa, A.S. dan Shalahuddin M., 2001,
Modul Pembelajaran Rekayasa
Perangkat Lunak (Terstrukturan dan Berorientasi Objek), Modula, Bandung.
[4] Grady B., James R. dan Ivar J., 1999,
Unified Modeling Language User
Guide, The Addison-Wesley Object
Technology Series.
[5] Connoly, T.M. dan Carolyn E. B., 2005,
Database Systems : A practical
approach to design, implementation,
and management, fourth edition,
Pearson Education Limited, USA. [6] Maslakowski, 2000, Teach Yourself
