Menggunakan peralatan kearsipan

(1)

MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 1 Pendidikan Administrasi Perkantoran Fakultas Ekonomi

Universitas Negeri Malang

Menggunakan peralatan

kearsipan

Untuk SMK/MAK X 1

PENYUSUN : YUSI MUTIAFERANI 170412617564

(2)

MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 2

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI... 2 KATA PENGANTAR ... 3 BAB I ... 4 Pendahuluan ... 4 PENDAHULUAN ... 5 A. DESKRIPSI UMUM ... 5 B. PRASYARAT ... 5

C. PETUNJUK PENGUNAAN MODUL ... 6

D. KOMPETENSI INTI ... 7

E . KOMPETENSI DASAR DAN INDIKATOR ... 7

F. MATERI PEMBELAJARAN ... 9

BAB 2 ... 10

PEMBELAJARAN ... 10

Kegiatan Belajar 1 ... 11

A. Pengertian peralatan kearsipan ... 11

B. Macam macam peralatan kearsipan ... 11

A. RANGKUMAN ... 21

KEGIATAN BELAJAR 2 ... 22

A. Kriteria pemilihan arsip ... 22

B. Perlengkapan Kearsipan ... 23 RANGKUMAN ... 24 Tes Formatif ... 25 Kunci Jawaban ... 28 PEDOMAN PENILAIAN... 31 Glosarium ... 38 PENUTUP ... 39 DAFTAR RUJUKAN ... 40 LAMPIRAN... 41

2 PLAGIARISM SCAN REPORT ... 41

4 PLAGIARISM SCAN REPORT ... 43

(3)

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat, taufik dan hidayahnya sehingga penulis dapat menyelesaikan modul ini dan dapat diterbitkan tepat pada waktunya. Modul ini disusun berdasarkan standart isi yang telah ditetapkan oleh pemerintah.

Modul ini merupakan buku pegangan bagi gurru dan peserta dididk dalam kegiatan belajar mengajar di sekolah. Materi yang terdapat paada modul ini dititikberatkan pada penjabaran materi berdasarkan kurikulum 2013. Sebagai buku pengangan, modul ini juga tidak menutup kemungkinan untuk memanfaatan buku-buku penunjang yang lainnya.

Melalui modul ini, penulis dapat berusahan menyajikan materi dengan berbagai modal evaluaia dan penugasan dalam bentuk praktik ataupun teori dengan tehnik bervariasi untuk memudahkan peserta didik dalam mencapai target-target belajar maupun kompetensi yang diharapakan. Pemanfaatan modul ini dapat dikombinasikan dengan kegiatan mendengarkan materi yang disampaikan guru dan kegiatan membaca buku-buku sumber lainnya secar mandiri. Berbagai kegiatan tersebut diharapakan dapat mendukung kegiatan belajar peserta didik secara menyeluruh.

Modul ini masih jauh dari kata sempurna, untuk itu kami mohon kritik dan sarap dari para pembaca demi kesempurnaan selanjutnya. Akhir kata, penulis ucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu, sehingga terselesaikannya modul ini. Semoga modul ini dapat memberikan pencerahan dalam pemeblajaran materi penggunaan ala-alat kearsipan dan ilmu otomatisasi kantor pada umumnya.

Malang, November 2019

(4)

.

• Deskripsi Umum

• Prasyarat

.

• Petunjuk Umum

• Kompetensi Inti

.

• Kompetensi Dasar dan Indikator

• Materi Pembelajaran

BAB I

Pendahuluan

(5)

MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 5 Kegiatan administrasi selalu ada di semua ruang lingkup kerja atau kegiatan. Administrasi identik dengan persuratan ataupun ketata usahaan. Kegiatan antara lain terdiri dari kegiatan pencatatan, menghitung, mengetik, mengarsip, dan sebagainya. Kegiatan tersebut hampir seluruhnya menggunakan bahan berupa kertas, sehingga produk dari kegiatan administrasi berupa lembaran kertas yang berisi informasi.

Kegiatan menangani arsip merupakan kegiatan yang sangat penting dalam ketatalaksanaan kantor. Surat merupakan jantung kegiatan ketata usahaan. Surat – menyurat yang setiap kali dikelola merupakan sumber informasi yang sangat penting. Jika surat – surat tersebut telah selesai di proses selanjutnya surat tersebut harus di simpan dengan baik, sebab surat tersebut menjadi arsip.

Apabila penyimpanan arsip – arsip itu tidak di tangani dengan baik, informasi yang terkandung di dalam surat /arsip itu akan hilang dan itu adalah kesalahan yang sangat besar.

Oleh sebab itu, sangat penting bagi petugas ataupun karyawan di bidang ketatausahaan atau administrasi untuk mempelajari tentang arsip. Dengan mempelajari arsip di harapkan akan lebih memahami tentang pentingnya suatu arsip, serta dapat ikut serta menjaga arsip – arsip sehingga mempunyai nilai manfaat yang tinggi

PENDAHULUAN

A.

DESKRIPSI UMUM

A.

(6)

MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 6 Kemampuan awal yang disyaratkan sebelum mempelajari modul ini adalah peserta didik harus memahami manajemen dalam sistem kearsipan sehingga dapat memahami cara – cara mengarsip.

 Petunjuk Bagi Siswa

1. Bacalah dengan cermat modul ini dan pahami dengan baik daftar pertanyaan pada “Cek Kemampuan” sebagai pengukur yang harus dikuasai dalam modul ini.

2. Diskusikan dengan peserta didik yang lain mengenai yang telah Anda cermati untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang ingin dicapai dalam modul ini. Bila masih ragu, tanyakan pada guru/instruktur anda sampai dapat dipahami.

3. Bila dalam proses memahami materi anda mendapatkan kesulitan, diskusikan dengan teman-teman anda atau konsultasikan dengan guru/instruktur.

4. Kerjakanlah tugas-tugas, baik secara individu ataupun kelompok dengan jujur dan teliti serta tanggung jawab.

5. Peserta didik tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya, bila belum menguasai secara tuntas materi pada kegiatan belajar sebelumnya.

6. Setelah semua modul untuk mencapai satu kompetensi telah tuntas dipelajari, ajukan uji kompetensi dan sertifikasi.

 petunjuk bagi guru

1. Informasikan tentang bagaimana cara menggunakan modul, cara pembelajaran, cara penilaian, bahan dan alat yang digunakan, dan waktu yang dibutuhkan.

2. Berilah bimbingan kepada peserta didik bila mereka mendapatkan kesulitan.

3. Monitor dan catat kemajuan peserta didik dan berikan feedback atas pencapaian belajar peserta didik.

4. Selama kegiatan belajarmengajar (KBM), tetaplah berada di dalam kelas/tempat belajar.

(7)

MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 7 KI-3 (Pengetahuan) : Memahami, menerapkan, menganalisis, dan mengevaluasi tentang pengetahuan faktual, konseptual, operasional dasar, dan metakognitif sesuai dengan bidang dan lingkup kerja Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran pada tingkat teknis, spesifik, detil, dan kompleks, berkenaan dengan ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dalam konteks pengembangan potensi diri sebagai bagian dari keluarga, sekolah, dunia kerja, warga masyarakat nasional, regional, daninternasional.

KI-4 (Keterampilan) : Melaksanakan tugas spesifik dengan menggunakan alat, informasi, dan prosedur kerja yang lazim dilakukan serta memecahkan masalah sesuai dengan bidang kerja Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran. Menampilkan kinerja di bawah bimbingan dengan mutu dan kuantitas yang terukur sesuai dengan standar kompetensi kerja.

Menunjukkan keterampilan menalar, mengolah, dan menyaji secara efektif, kreatif, produktif, kritis, mandiri, kolaboratif, komunikatif, dan solutif dalam ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah, serta mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.Menunjukkan keterampilan mempersepsi, kesiapan, meniru, membiasakan, gerak mahir, menjadikan gerak alami dalam ranah konkret terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah, serta mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.

KD INDIKATOR MATERI 3.3 Menerapkan prosedur penggunaan peralatan kearsipan 3.4 Menggunakan 3.3.1. Menjelaskan pengertian peralatan kearsipan Peralatan Kearsipan 1. Pengertian Peralatan Kearsipan 2. Macam-macam peralatan Kerasipan D. KOMPETENSI INTI

(8)

peralatan kearsipan 3.3.2. Menguraikan macam- macam peralatan kearsipan 3.3.3. Mengidentifikasi kriteria pemilihan peralatan kearsipan 3.3.4. Mengemukakan cara penggunaan peralatan kearsipan 4.3.1. Menunjukan peralatan- peralatan kerasipan dengan

tepat sesuai dengan fungsi penggunaannya

4.3.2. Memilih peralatan kearsipan

sesuai dengan kriteria kebutuhan pekerjaan 4.3.3. Menggunakan peralatan

kearsipan dengan tepat sesuai fungsi pekerjaan yang

dilakukan

3. Kriteria Pemilihan Peralatan Kearsipan

(9)

MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 9 Kegiatan belajar 1

A. Pengertian Peralatan Kearsipan B. Macam-macam peralatan Kerasipan

Kegiatan belajar 2

A. Kriteria Pemilihan Peralatan Kearsipan B. Perlengkapan kearsipan

(10)

pengertian peralatan kearsipan

macam-macam

peralatan kearsipan

kriteria

pemilihan arsip

perlengkapan

kearsipan

BAB 2

(11)

A. Pengertian peralatan kearsipan

Peralatan kearsipan adalah alat yang digunakan dalam bidang kearsipan. Peralatan ini pada umumnya tahan lama (dapat digunakan bertahum-tahun) karena dibuat dengan bahan-bahan yang kuat seperti logam, kayu, aluminium, besi, plastik, dan sebagainya.

Fungsi peralatan kearsipan antara lain: alat penyimpanan arsip, sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan, serta sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama.

Terdapat 3 istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, yaitu sebagai berikut.

a. Pengarsipan horizontal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar (horizontal), dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam.

b. Pengarsipan vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus (vertikal) di mana arsip disusun berderet kebelakang. c. Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map

dilakukan secara berdiri (lateral) di mana arsip disusun berderet menyamping. Pekerjaan mengarsip adalah bagian pekerjaan yang ada dalam bidang administrasi,

sehingga peralatan yang digunakan di bidang kearasipan juga sebagian besar sama dengan yang digunakan dalam bidang ketatausahaan. Dalam hal ini adalah peralatan yang pada umumnya digunakan untuk kegiatan penyimpanan surat atau berkas-berkas (arsip).

1.1.1

B. Macam macam peralatan kearsipan

1. Filling cabinet

Filing cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci, tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun vertikal berdderet ke belakang. Filing

(12)

MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 12 cabinet digunakan untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih aktif.

Filling cabinet

Sumber: https://bagiilmunei.blogspot.com/

Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder gantung (hanging folder). Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak padat, di samping membuat pekerjaan pencarian menjadi sulit, juga dapat merusak arsip. sebaiknya arsip yang disimpan tidak lebih dari 4.000 surat, dengan folder sekitar 40-50 folder dan guide 20-40 lembar.

Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder. Biasanya filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam, agar lebih kuat.

Penggunaan filling cabinet dilengkapi dengan:

a. Tab. Ialah bagian menonjol di sebelah atas guide atau map berukuran lebih kurang: lebar 1,15 cm, panjang 10 cm. Letak tab tersebut bermacam-macam dari ujung kiri petunjuk (guide) sampai ke kanan . kegunaan tab adalah untuk mencantumkan pokok masalah, kode dan tanda-tanda petunjuk lainnya.

b. Sekat atau Guide Sekat atau guide merupakan petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang satu dengan kelompok masalah yang lain, sesuai dengan pengelompokan masalah pada klasifikas arsip.

1) Dibuat dari ikarton tebal (supaya dapat tegak)

2) Memilik ibagian yang menonjol yang dinamakan tab. Contoh pembuatan/penggunaansekat:

1) Sekat pertama dengan tab pada ujung paling kiri digunakan untuk menyekat kelompok primer (pokok masalah).

2) Sekat kedua dengan tab pada kedudukan lebih kekanan atau di tengah, digunakan untuk menyekat antara kelompok sekunder (sub masalah).

(13)

2. Rotary Filling System (Alat Penyimpanan Berputar)

Rotary adalah semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini digerakkan secara berputar, sehingga penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam dan besi. Arsip disimpan pada alat ini secara berputar / lateral.

3. Lemari Arsip

Lemari arsip adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai bentuk dan jenis arsip. Lemari ini dapat terbuat dari kayu atau besi yang dilengkapi dengan daun pintu yang berengsel, pintu dorong, atau pun menggunakan kaca. Ada juga yang dibuat untuk menyimpan banyak arsip Gambar dengan menghemat ruangan, lemari sepertiini yang dinamakan dengan roll o pack.

Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke dalam ordner atau dengan cara ditumpuk mendatar (horizontal) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke map, berfungs iuntuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip, misalnya: Rol film, Ordner, dan lain-lain.

Rak arsip

lemari arsip sumber: tokopedia.com sumber: rumahkunto.com

4. Rak Arsip

Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara menyamping. Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukkan ke dalam kotak arsip atau ordner. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip yang berguna untuk menempelkan label atau judul dari arsip yang ada di dalamnya. Rak arsip dapat dibuat dari kayu atau besi.

(14)

5. Map Arsip

Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Sebaiknya arsip jangan sampai disimpan terlalu banyak sehingga map sulit ditutup. Map arsip ada beberapa macam, antara lasin sebagai berikut.

a) Stopmap folio, adalah map yang terdapat penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Biasanya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan

arsip yang sudah inaktif, di mana map yang berisi kumpulan arsip ini akan dibendel

dengan menggunakan tab.

Stopmap folio

Sumber : bagiilmunei.blogspot

b) Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit pada tengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip yang ada di dlamnya digunakan penjepit. Arsip yang di simpan pada umunya yang bersifat inaktif, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator.

Map snelhecter folder

Sumber : bagiilmunei.blogspot sumber : bagiilmunei.blogspot

c) Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal.Map ini mempunyai tab untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut.

d) Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.

(15)

6. Guide

Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiridari 2 bagian, yaitu sebagai berikut.

a) Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau indeks (pengelompokan) arsip.

b) Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakangnya.Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filing cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika penyimpanan menggunakan ordner atau map snelcter.Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau A4, maka badan guide dibuat sesuai ukuran arsip yang disimpan, tetapi jika arsip ukurannya kecil, maka guide juga kecil.

Posisi tab guide dapat diatur penempatanny, yaitu sebagai berikut.

a) Guide pertama, yaitu tab guide pada posisi atas sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok utama (main subject).

b) Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok sekunder (sub subject)

c) Guide ketiga, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan kelompok tersier (sub sub subject) atau untuk yang lebih luas lagi.

7. Ordner

Ordner adalah map besar yang berukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner akan terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.

Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga dapat cukup kuat jika diletakkan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.

(16)

MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 16 Untuk memudahkan penghitungan kebutuhan peralatan arsip terutama bila kita menggunakan peralatan untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan menggunakan ordner atau sejenisnya, maka perlu diketahui beberapa istilah sebagai berikut: a) Dead space b) Expansion space c) Pape thickness d) File thickness e) .Access Room 8. Stapler

Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan atau mejepit sejumlah kertas. Stapler digerakkan dengan menggunakan tenaga menusia. Cara kerja dan komponennya mekanik, serta baru befungsi apabila diisi dengan staples. Stapler dan staples terbuat dari bahan logam sehingga cukup kuatuntuk digunakan. Alat untuk melepas staples adalah staples remover.

Jangan memasukkan isi staples melebihi batasannya, supaya daya lentur per tetap kuat. Jika terjadi kemacetann di bagian mulut, usahakan tidak memukul-mukul stapler. Stapler sangat populer sehingga memiliki banyak nama tidak resmi yang berasl dari suara yang dikeluarkan saat ini, seperti jekreken, jepretan, dan cekrekan.

Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi:

a) Stapler kecil, yaitu stapler yang berbentuk kecil dan mampu membendel maksimal 10 lembar kertas.

b) Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas.

(17)

MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 17 c) Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari

20 lembar kertas

9. Perforator

Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu. Perforator dibedakan antara lain sebagai berikut.

a) Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama, plastik, tickrt kereta dan lain-lain.

b) Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi ketas yang akan disimpan pada map snelhecter atau ordner.

c) Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan di dalam ordner

Perforator digerakkan dengan tenaga manusia. Cara kerja dan komponennya mekanis. Perforator membuat lubang dengan diameter 5 mm. Perforator terbuat dari logam. Cara kerja menggunakan perforator adalah sebagai berikut.

a) Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimal 10 lembar. Lembar paling atas dilipat sama sisi untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan.

b) Kertas diletakkan di papan kertas pada tengah sampai tepi kertas menyentuh batas tepi perforator.

c) Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang

10.Numerator

Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut ukuran dan bentunya, numerator dibedakan menjadi sebagai berikut.

a) Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4 hingga 6 digit.

b) Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri lebih dari 6 digit.

Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponennya mekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis dengan cara

(18)

MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 18 menekannya. Jika tidak digunakan, numerator harus disimpan dengan baik lebih tepatnya tertutup agar tidak kering.

Adapun cara kerja numerator adalah sebagai berikut: a) teteskan tinta pada bantalan huruf, b) Atur digit awal, c) Cetak nomor dengan cara menekan pada tangkai numerator

11.Box/ Kotak

Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder dan selanjutnya kotak ini akan diletakan pada rak arsip (lateral berderet ke samping)

12.Alat Sortir

Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan warkat atau surat masuk dan surat keluar yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing. Alat sortir memiliki beragam bentuk dan bahan, ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya. Alat sortir ini dapat dibuat dari berbagai bahan yang kuat, misalnya logam, kayu, plastik, atau karton (kertas tebal).

13.Label

Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. Label terbuat dari bahan kertas sengan berbagai ukuran yang mempunyai perekat pada bagian

belakang, sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan lebel pada tempat yang diinginkan.

14.Tickler file

Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjams arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Namun demikian, ticler file bisa saja diguanakan untuk menyimpan kartu nama atau kartu perpustakaan. Di bagian dalam tickler file dilengkapi dengan guide atau

(19)

MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 19 pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip.

Ticler file cardex

15.Cardex (Card Index)

Cabinet Cardex (card index) cabinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu index yang menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik yang digunakan tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi bajaRak/laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak, untuk menyimpan kartukartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal. Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

16.Microfile

Suatu alat untuk memproses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil, untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan. Microfilm terdiri dari: 1) Alat pemotret, yang menghasilkan foto dalam bentuk klise (negative film) yang kecil. 2) Rol film, adalah klise (negative film), untuk menampung hasil pemotretan. 3) Alat pemroses, adalah alat untuk memproses film, agar dapat ditampilkan pada layar. 4) Alat pembaca dan pencetak, yaitu alat untuk membaca atau menampilkan gambar/tulisan melalui layar, serta mencetaknya bila diperlukan.

17.Komputer

Komputer adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis, berdasarkan instruksi/program yang diberikan, serta dapat menyimpan da nmenampilkan keterangan bilamana diperlukan.

Sistem computer merupakan gabungan (konfigurasi) dari beberapa bagian, yaitu:

a. Keyboard (papanketik), terdiridarikunci-kunciataututs-tuts, sebagaialat input yang berfungsiuntukmemasukkandanmentransmisikan data maupun program kedalam Central Processing Unit (CPU).

(20)

MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 20 b. Monitor (screen), adalahalaat yang berfungsi menayangkan secara fisual

operasi dari keyboard danhasil pengolahankomputer.

c. Central Processing Unit (CPU), adalah unit yang mengendalikan seluruh opera sisistem komputer.

d. Punched Card, adalah media input atau output, yang berupa kertas tebal/karton dengan ukuran tertentu.

e. Printer (mesincetak), adalahperalatan output yang berfungsi untuk mencetak hasil pengolahan data dari CPU.

f. Kertas Printer, adalahkertas yang dibutuhkan untukmelihathasilcetakan. g. Disk Drive, adalahtempatuntukmenyimpan disk yang digunakan.

h. Disk, adalah media untukmenyimpan bermacam-macam data. Jadi keterangan yang akan disimpan di disk, harus diketikdulu.

Ada bermacam-macambentukpenyimpana disk, antara lain :

a. Disk Box storage, yaitusemacamkotak plastic, dandilengkapidengankunci. b. Disk pocket storage, yaitusemacamdompet yang terbuatdari plastic ataukulit. c. Disk folder storage, yaitusejenis map yang dapat di gantungpadafiling cabinet

atau semacamnya.

d. Disk lever arch folder strorage, yaitusemacamordneruntukmenampung disk yang telah ditempatkan pada kantong plastic bening.

18.Alat Penyimpanan Khusus

Alat penyimpanan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk-bentuk yang khusus seperti flash disk, CD (compact disk), kaset dan sebagainya. Alat ini mempunyai beragam bentuk dan desain, karena sangat tergantung dari perkembangan kemajuan teknologi. Sebelum ada flash disk, untuk menyimpan data elektronik digunakan disket. Alat ini dapat terbuat dari logam dan plastik.

(21)

A. RANGKUMAN



Peralatan arsip merupakan sarana yang digunakan pada bidang kearsipan, kualitas peralatan arsip yang baik secara tidak langsung akan memperlama umur suatu arsip. Peralatan ini pada umumnya dibuat menggunakan bahan-bahan yang tahan lama seperti, logam, kayu, alumunium, besi, plastik, maupun bahan kuat lainnya.

 Macam-Macam Alat Kearsipan: Filing Cabinet, Rotary (alat penyimpanan berputar), Rak Arsip, Map Arsip, Guide, Ordner, Stapler, Perforator, Numerator, Kotak (Box), Alat Sortir, Label, Tickler file, Cardex (card index) cabinet, Alat Penyimpan Khusus

(22)

A. Kriteria pemilihan arsip

Sebelum memutuskan pilihan terhadap peralatan yang akan dibeli, beberapa criteria pada dipertimbangkan, antara lain sebagai berikut:

1. Peralatan harus diselesaikan dengan bentuk dan ukuran fisik arsip seperti peta, surat, atau foto.

2. Peralatan yang digunakan juga harus memperhatikan sifat arsip yang disimpan sehingga keamanan informasinya terjamin, seperti untuk menyimpan arsip yang bernilai guna tinggi, arsip rahasia, atau arsip sangat rahasia.

3. Peralatan yang digunakan harus memperhatikan pertumbuhan atau perkembangan arsip, seperti kemungkinan jumlah arsip yang terus bertambah setiap tahun atau perkiraan jumlah rata-rata pertambahannya.

4. Peralatan yang akan digunakan harus memberikan kemudahan, arsip harus dapat dengan mudah diambil dan ditempatkan kembali pada tempatnya.

5. Peralatan yang akan digunakan harus mempertimbangkan besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan untuk perluasannya.

6. Besar atau kecilnya bentuk organisasi.

7. Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan. 8. Biaya yang tersedia.

Peralatan yang digunakan dalam kegiatan kearsipan memiliki pengaruh besar dalam keberhasilan kegiatan manajemen kearsipan. Dengan adanya peralatan tersebut, tujuan kearsipan, yaitu melindungi arsip dari kemusnahan serta dapat menyimpan dan menemukan arsip dalam waktu yang cepat dan tepat akan lebih mudah tercapai. Oleh sebab itu, peralatan kearsipan harus benar-benar mendapat perhatian dalam kegiatan kearsipan. Sebelum membeli atau menentukan peralatan apa yang akan digunakan, sebaiknya didata terlebih dahulu tentang kebutuhan peralatan/perlengkapan yang dibutuhkan.

Di bawah ini merupakan kriteria pemelihan peralatan kerarsipan: 1. Bentuk alami arsip yang akan disimpan

2. Ukuran arsip

(23)

MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 23 3. Jumlah arsip

4. Berat arsip 5. Nilai arsip

6. Frekuensi penggunaan 7. Lama penyimpanan arsip 8. Besar ruangan

9. Kemungkinan perluasan 10.Tipe penyimpanan

11.Letak tempat penyimpanan 12.Letak tempat penyimpanan

B. Perlengkapan Kearsipan

Perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama (penggunaan relatif singkat) artinya bahan-bahan ini.

Macam-macam Perlengkapan kearsipan 1. Kartu Index

2. Kartu Tunjuk Silang

3. Lembar Pinjam Arsip

4. Map Pengganti

(24)

RANGKUMAN

 Bahan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama (penggunaannya relative singkat).

 Bahan kearsipan antara lain: Kartu Indeks, Kartu Tunjuk Silang, Lembar Pinjam Arsip (out slip), Map Pengganti (out folder.

 Bahan kearsipan mempunyai beberapa fungsi, diantaranya: a. Sebagai alat bantu pengelolaan arsip.

b. Alat untuk memudahkan penyimpanan arsip, bisa juga sebagai wadah penyimpanan arsip.

c. Bahan kearsipan yang baik tentunya akan mendukung penyimpanan dan pengelolaan arsip.

(25)

MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 25 A. Pilihan ganda

Pilihlah salah satu jawaban yang benar!

1. Fungsi peralatan arsip adalah sebagai berikut… (A) Sebagai sarana penyimpan arsip.

(B) Alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan dibidang kearsipan.

(C) Alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan, sehingga arsip bertahan lama. (D) Peralatan arsip yang baik tentunya akan mendukung penyimpanan arsip secara

maksimal.

(E) Alat untuk mendukung reputasi perusahaan.

2. Apa yang dimaksud dengan Guide adalah...

(A) Lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping).

(B) Merupakan lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.

(C) Semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip delakukan secara berputar. (D) Map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat

besi penjepit.

(E) Alat yang digunakan untuk melubangi kertas arsip 3. Tempat penyimpanan arsip aktif adalah...

(A) filling cabinet, ordner, komputer (B) filling cabinet, ordner, lemari arsip (C) filling cabinet, ordner, folder (D) ordner, box arsip, rak arsip (E) ordner, folder, box arsip

4. Guide terdiri dari 2 bagian, yaitu… (A) Tab guide dan badan guide (B) Guide pertama dan guide kedua (C) Guide kecil dan guide sedang (D) B dan C benar

(26)

MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 26 (E) Semua benar

5. Alat yang digunakan untuk memberi batasan dan petunjuk dalam penyimpanan arsip adalah...

(A) Tab

(B) Guide

(C) Folder

(D) Folder tak bergantung (E) Kartu nama

6. Ada tiga istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, ketiga istilah tersebut adalah pengarsipan horizontal, pengarsipan vertikal, pengarsipan lateral.Yang dimaksud dengan pengarsipan lateral adalah…

(A) Penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar (horizontal), dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam.

(B) Penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus (vertikal) dimana arsip disusun berderet kebelakang.

(C) Sarana yang digunakan pada bidang kearsipan, kualitas peralatan arsip yang baik secara tidak langsung akan memperlama umur suatu arsip.

(D) Penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri (lateral) dimana arsip disusun berderet menyamping.

(E) Penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berhadapan.

7. Older yang harus disiapkan bila perusahaan ingin menerapkan sistem nomor terminal digit adalah sebanyak...

(A)10 buah (B)26 buah (C)100 buah (D)365 buah (E)1.000 buah

8. Bila kita menggunakan sistem tanggal dengan menggunakan filling cabinet, judul lacinya adalah...

(27)

MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 27 (B)Hari ke

(C)Bulan (D)Tahun

(E)Bulan – tahun

9. Dimanakah arsip kertas dengan lubang di bagian kirinya disimpan? (A)Brief ordner

(B)Stopmap folio (C)Snellhecter (D)Porepel (E)Rak arsip

10. Lembar kartu kendali terdiri dari tiga warna, lembar pertama berwarna kuning lembar kedua berwarna hijau dan lembar ketiga berwarna...

(A) Putih (B) Hijau muda (C) Merah (D) Biru

(E) Merah muda

B. Essay

Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan benar dan tepat!

1. Apa yang anda ketahui mengenai pengarsipan Horizontal, Vertical, dan Lateral? 2. Apa yang anda ketahui mengenai map arsip? Dan ada berapa macam map arsip?

Sebutkan!

3. Apa perbedaan antara rak sortir dengan tickler file?

4. apa yang dimaksud perlengkapan kearsipan? Sebutkan contohnya!

(28)

MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 28 A. Pilihan Ganda 1. D 2. B 3. B 4. A 5. B 6. C 7. A 8. D 9. C 10.C B. Essay

1. Pengarsipan horizontal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar (horizontal), dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam.

Pengarsipan vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus (vertikal) di mana arsip disusun berderet kebelakang. Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri (lateral) di mana arsip disusun berderet menyamping.

2. Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Sebaiknya arsip jangan sampai disimpan terlalu banyak sehingga map sulit ditutup. Map arsip ada beberapa macam, antara lasin sebagai berikut.

a. Stopmap folio, adalah map yang terdapat penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Biasanya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang sudah inaktif, di mana map yang berisi kumpulan arsip ini akan dibendel dengan menggunakan tab.

(29)

b. Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit pada tengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip yang ada di dlamnya digunakan penjepit. Arsip yang di simpan pada umunya yang bersifat inaktif, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator.

c. Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal.Map ini mempunyai tab untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut.

d. Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya

3. Rak sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan warkat atau surat masuk dan surat keluar yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing. Alat sortir memiliki beragam bentuk dan bahan, ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya

Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjams arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo.

4. Perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama (penggunaan relatif singkat) artinya bahan-bahan ini.

Macam-macam Perlengkapan kearsipan

a. kartu index

b. kartu tunjuk silang

c. lembar pinjam arsip

d. map pengganti

e. buku arsip

5. Sebelum memutuskan pilihan terhadap sesuatu peralatan yang dbeli , beberapa kriteria perlu dipertimbangkan, antara lain sebagai berikut :

(30)

MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 30 a. Peralatan harus disesuaikan dengan bentuk dan ukuran fisik arsip, seperti peta,

surat, foto dan sebagainya.

b. Peralatan yang digunakan juga harus memperhatikan sifat arsip yang disimpan, sehingga informasinya terjamin, seperti untuk menyimpan arsip yang bernilai guna tinggi, arsip rahasia, arsip sangat rahasia, dan sebagainya.

c. Peralatan yang digunakan juga memperhatikan perkembangan atau pertumbuhan arsip, apakah jumlah arsip terus bertamnah dan berapa banyak rata-rata

pertambahannya.

d. Peralatan yang digunakan harus bisa memberikan kemudahan, arsip harus dapat dengan mudah diambil dan ditempatkan kembali pada lokasinya.

e. Peralatan yang digunakan harus mempertimbangkan besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan perluasaanya.

f. Bentuk organisasi, apakah bentuknya besar atau kecil. g. Tingkat perlindungan terhadapa arsip yang disimpan. h. Biaya yang tersedia.

(31)

MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 31 A. PENILAIAN KOGNITIF

1. Petunjuk penilaian soal pilihan ganda

Nilai = jumlah jawaban benar X 2

2. Petunjuk penilaian soal essay Kriteria skor soal

No Soal

Indikator Skor Skor

Maksimal 1 Menyebutkan pengertian dari pengarsipan

Horizontal, Vertical, dan Lateral dengan benar dan lengkap

10 10

Menyebutkan pengertian dari pengarsipan

Horizontal, Vertical, dan Lateral dengan benar tetapi kurang lengkap

5

Jawaban salah 1

2 Menyebutkan pengertian dari map arsip dan

menjekaskan macam macam dari map dengan benar

20 20

Menyebutkan pengertian dari map arsip dan menyebutkan macam macam dari map arsip tetapi tidak dijelaskan

15

Menyebutkan pengertian saja atau menyebutkan macam macamnya saja

10

Jawaban salah 1

3 Dapat menjelaskan perbedaan antara rak sortir dengan tickler file dengan benar dan lengkap

10 10

Dapat menjelaskan perbedaan antara ra sortir dengan tickler file dengan benar tetapi kurang lengkap

5

(32)

Jawaban salah 1

4 Menjelaskan pengertian perlengkapan kearsipan dan macam macamnya dengan benar dan lengkap

20 20

Menjelaskan pengertian perlengkapan kearsipan dan macam macamnya dengan benar tetapi kurang lengkap

10

Jawaban salah 1

5 Dapat menyebutkan analisa dengan tepat dan benar 20 20 Tidak dapat menyebutkan analisa dengan benar 10

Jawaban salah 1

Rumusan Nilai Akhir

B. PENILAIAN AFEKTIF

Format penilaian sikap:

NO ASPEK PERILAKU YANG DINILAI NILAI

1 2 3 4 1 Disiplin 2 Jujur 3 Tanggungjawab 4 Santun 5 Responsif

Nilai Akhir = nilai pilihan ganda + skor essay

(33)

Indikator Penilaian Sikap Disiplin

1. Tertib mengikuti instruksi 2. Mengerjakan tugas tepat waktu

3. Melakukan kegiatan yang tidak diminta 4. Membuat kondisi kelas menjadi kondusif

Jujur

1. Menyampaikan sesuatu berdasarkan keadaan yang sebenarnya 2. Tidak menutupi kesalahan yang terjadi

3. Tidak mencontek atau melihat data/pekerjaan orang lain 4. Mencantumkan sumber belajar dari yang dikutip/dipelajari

Santun

1. Berinteraksi dengan teman secara ramah

2. Berkomunikasi dengan bahasa yang tidak menyinggung perasaan 3. Menggunakan bahasa tubuh yang bersahabat

4. Berperilaku sopan

Tanggung Jawab

1. Melaksanakan tugas sebagai anggota kelas

2. Meminta maaf atas kesalahan yang telah dilakukan 3. Mengembalikan barang yang telah dipinjam 4. Memungut samoah yang berserakan

Responsif

1. Tanggap terhadap kerepotan dari pihak lain 2. Berperan aktif terhadap berbagai kegiatan sekolah 3. Bergerak cepat dalam melaksanakan tugas atau kegiatan 4. Berfikir lebih maju terhadap segala hal

(34)

No Nama Siswa Disiplin Jujur Tanggungjawab Santun Responsif Nilai Akhir

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

Bubuhkan tanda √ pada kolom-kolom sesuai hasil pengamatan

(35)

MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 35 C. Aspek penilaian

Format penilaian

NO ASPEK PERILAKU YANG DINILAI NILAI

1 2 3 4 1 Kerjasama 2 Mengkomunikasikan pendapat 3 Toleransi 4 Keaktifan 5 Menghargai Pendapat Keterangan

Masing masing kolom disi dengan kriteria

Nilai akhir = Skor akhir siswa X 100 Skor maksimal Keterangan ; 4 : sangat sesuai 3 ; sesuai 2 ; cukup 1 ; kurang

(36)

No Nama siswa Aspek pengamatan Jumlah

skor nilai ket Kerja sama Mengkomunikasikan pendapat

toleransi keaktifan Menghargai pendapat 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

(37)

MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 37 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

(38)

MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 38 Acces Room : jarak antara file satu dengan file yang lainnya untuk mempermudah

penyimpanan dan pengambilan file

Buku Arsip : buku yang di pergunakan untuk mencatat surat yang akan di simpan

Cabinet :

Dead space : bagian yang tidak dapat digunakan untuk menyimpan media informasi

Expansion Space : bagian yang digunakan untuk menampung arsip dan tambahannya dari waktu ke waktu

File Thichness : tebal keseluruhan dari media, informasi dan dengan holder secara menyeluruh

Guide : sekat

Hanging Folder : folder yang mempunyai besi penggantung.

Kartu Index : kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang di simpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip

Kartu tajuk Silang : suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukan tempat dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukan

Kode : tanda pengenal urusan arsip dari klasifikasi sebagai penuntun ke tempat arsipnya

Lateral : penyusunan arsip secara menyamping

Map Penganti : berfungsi untuk menggantikan sementara map utama yang berisikan surat atau arsip-arsip lain yang dipinjam.

Pape Thichness : tebal media informasi

(39)

PENUTUP

Setelah menyelesaikan modul ini, maka anda berhak untik mengikuti uji kompetensi yang telah dipelajari. Dan apabila anda dinyatakan memenuhi syarat kelulusan dari hasil evaluasi dalam modul ini, maka

(40)

DAFTAR RUJUKAN

Amsyah, Zulkifli. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama Sattar. 2019. Manajemen Kearsipan. Yogyakarta: Deepublish

Suparjati,dkk. 2005. Tata Usaha dan Kearsipan. Yogyakarta : Kanisius

Tasyhar,dkk.2013.Kearsipan 1 bahan ajar kurikulum 2013. Depok : Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan

(41)

2 PLAGIARISM SCAN REPORT

4% Plagiarised 96% Unique Date 2019-11-23 Words 922 Characters 6570

Exculde URL None

3 Content Checked For Plagiarism

Peralatan kearsipan adalah alat yang digunakan dalam bidang kearsipan. Peralatan ini pada umumnya tahan lama (dapat digunakan bertahumtahun) karena dibuat dengan bahan-bahan yang kuat seperti logam, kayu, aluminium, besi, plastik, dan sebagainya. Fungsi peralatan kearsipan antara lain: alat penyimpanan arsip, sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan, serta sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama. Terdapat 3 istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, yaitu sebagai berikut. a. Pengarsipan horizontal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar (horizontal), dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam. b. Pengarsipan vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus (vertikal) di mana arsip disusun berderet kebelakang. c. Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri (lateral) di mana arsip disusun berderet menyamping. Pekerjaan mengarsip adalah bagian pekerjaan yang ada dalam bidang administrasi, sehingga peralatan yang digunakan di bidang kearasipan juga sebagian besar sama dengan yang digunakan dalam bidang ketatausahaan. Dalam hal ini adalah peralatan yang pada umumnya digunakan untuk kegiatan penyimpanan surat atau berkas-berkas (arsip). B. Macam macam peralatan kearsipan 1. Filling cabinet Filing cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci, tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun vertikal berdderet ke belakang. Filing cabinet digunakan untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih aktif. Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam

(42)

MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 42 folder gantung (hanging folder). Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak padat, di samping membuat pekerjaan pencarian menjadi sulit, juga dapat merusak arsip. sebaiknya arsip yang disimpan tidak lebih dari 4.000 surat, dengan folder sekitar 40-50 folder dan guide 20-40 lembar. Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder. Biasanya filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam, agar lebih kuat. Penggunaan filling cabinet dilengkapi dengan: a. Tab. Ialah bagian menonjol di sebelah atas guide atau map berukuran lebih kurang: lebar 1,15 cm, panjang 10 cm. Letak tab tersebut bermacam-macam dari ujung kiri petunjuk (guide) sampai ke kanan . kegunaan tab adalah untuk mencantumkan pokok masalah, kode dan tanda-tanda petunjuk lainnya. b. Sekat atau Guide Sekat atau guide merupakan petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang satu dengan kelompok masalah yang lain, sesuai dengan pengelompokan masalah pada klasifikas arsip. 1) Dibuat dari ikarton tebal (supaya dapat tegak) 2) Memilik ibagian yang menonjol yang dinamakan tab. Contoh pembuatan/penggunaansekat: 1) Sekat pertama dengan tab pada ujung paling kiri digunakan untuk menyekat kelompok primer (pokok masalah). 2) Sekat kedua dengan tab pada kedudukan lebih kekanan atau di tengah, digunakan untuk menyekat antara kelompok sekunder (sub masalah). 3) Sekat ketiga untuk menyekat antara kelompok tersier (sub-sub masalah) 2. Rotary Filling System (Alat Penyimpanan Berputar) Rotary adalah semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini digerakkan secara berputar, sehingga penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam dan besi. Arsip disimpan pada alat ini secara berputar / lateral. 3. Lemari Arsip Lemari arsip adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai bentuk dan jenis arsip. Lemari ini dapat terbuat dari kayu atau besi yang dilengkapi dengan daun pintu yang berengsel, pintu dorong, atau pun menggunakan kaca. Ada juga yang dibuat untuk menyimpan banyak arsip Gambar dengan menghemat ruangan, lemari sepertiini yang dinamakan dengan roll o pack. Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke dalam ordner atau dengan cara ditumpuk mendatar (horizontal) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke map, berfungs iuntuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip, misalnya: Rol film, Ordner, dan lain-lain 4. Rak Arsip Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara menyamping. Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukkan ke dalam kotak Arsip-arsip atau ordner. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip yang berguna untuk menempelkan label atau judul dari arsip yang ada di dalamnya. Rak arsip dapat dibuat dari kayu atau besi. 5. Map Arsip Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Sebaiknya arsip jangan sampai disimpan terlalu banyak sehingga map sulit ditutup. Map arsip ada beberapa macam, antara lasin sebagai berikut. a) Stopmap folio, adalah map yang terdapat penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Biasanya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang sudah inaktif, di mana map yang berisi kumpulan arsip ini akan dibendel dengan menggunakan tab. b) Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit pada tengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip yang ada di dlamnya digunakan penjepit. Arsip yang di simpan pada umunya yang bersifat inaktif, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator. c) Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal.Map ini mempunyai tab untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut. d) Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi

(43)

MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 43 penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.

4 PLAGIARISM SCAN REPORT

5 Content Checked For Plagiarism

Ordner adalah map besar yang berukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner akan terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator. Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga dapat cukup kuat jika diletakkan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat. Untuk memudahkan penghitungan kebutuhan peralatan arsip terutama bila kita menggunakan peralatan untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan menggunakan ordner atau sejenisnya, maka perlu diketahui beberapa istilah sebagai berikut: a) Dead space b) Expansion space c) Pape thickness d) File thickness e) .Access Room 8. Stapler Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan atau mejepit sejumlah kertas. Stapler digerakkan dengan menggunakan tenaga menusia. Cara kerja dan komponennya mekanik, serta baru befungsi apabila diisi dengan staples. Stapler dan staples terbuat dari bahan logam sehingga cukup kuatuntuk digunakan. Alat untuk melepas staples adalah staples remover. Jangan memasukkan isi staples melebihi batasannya, supaya daya lentur per tetap kuat. Jika terjadi kemacetann di bagian mulut, usahakan tidak memukul-mukul stapler. Stapler sangat populer sehingga memiliki banyak nama tidak resmi yang berasl dari suara yang dikeluarkan saat ini, seperti jekreken, jepretan, dan cekrekan. Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi: a) Stapler kecil, yaitu stapler yang berbentuk kecil dan mampu membendel maksimal 10 lembar kertas. b) Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas. c) Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas 9. Perforator Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu. Perforator dibedakan antara lain sebagai berikut. a) Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama, plastik, tickrt kereta dan lain-lain. b) Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi ketas yang akan disimpan pada map snelhecter atau ordner. c) Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan di dalam ordner Perforator digerakkan dengan tenaga manusia. Cara kerja dan komponennya mekanis. Perforator membuat lubang dengan diameter 5 mm. Perforator terbuat dari

(44)

MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN X | 44 logam. Cara kerja menggunakan perforator adalah sebagai berikut. a) Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimal 10 lembar. Lembar paling atas dilipat sama sisi untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan. b) Kertas diletakkan di papan kertas pada tengah sampai tepi kertas menyentuh batas tepi perforator. c) Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang 10. Numerator Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut ukuran dan bentunya, numerator dibedakan menjadi sebagai berikut. a) Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4 hingga 6 digit. b) Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri lebih dari 6 digit. Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponennya mekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numerator harus disimpan dengan baik lebih tepatnya tertutup agar tidak kering. Adapun cara kerja numerator adalah sebagai berikut: a) teteskan tinta pada bantalan huruf, b) Atur digit awal, c) Cetak nomor dengan cara menekan pada tangkai numerator 11. Box/ Kotak Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder dan selanjutnya kotak ini akan diletakan pada rak arsip (lateral berderet ke samping) 12. Alat Sortir Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan warkat atau surat masuk dan surat keluar yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing. Alat sortir memiliki beragam bentuk dan bahan, ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya. Alat sortir ini dapat dibuat dari berbagai bahan yang kuat, misalnya logam, kayu, plastik, atau karton (kertas tebal). 13. Label Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. Label terbuat dari bahan kertas sengan berbagai ukuran yang mempunyai perekat pada bagian belakang, sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan lebel pada tempat yang diinginkan. 14. Tickler file Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjams arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Namun demikian, ticler file bisa saja diguanakan untuk menyimpan kartu nama atau kartu perpustakaan. Di bagian dalam tickler file dilengkapi dengan guide atau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip. Ticler file cardex 15. Cardex (Card Index) Cabinet Cardex (card index) cabinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu index yang menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik yang digunakan tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi bajaRak/laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak, untuk menyimpan kartukartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal. Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat disesuaikan dengan kebutuhan. 16. Microfile Suatu alat untuk memproses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil, untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan. Microfilm terdiri dari: 1) Alat pemotret, yang menghasilkan foto dalam bentuk klise (negative film) yang kecil. 2) Rol film, adalah klise (negative film), untuk menampung hasil pemotretan. 3) Alat pemroses, adalah alat untuk memproses film, agar dapat ditampilkan pada layar. 4) Alat pembaca dan pencetak, yaitu alat untuk membaca atau menampilkan gambar/tulisan melalui layar, serta mencetaknya bila diperlukan.

(45)

6 PLAGIARISM SCAN REPORT

7 Content Checked For Plagiarism

Sebelum memutuskan pilihan terhadap peralatan yang akan dibeli, beberapa criteria pada dipertimbangkan, antara lain sebagai berikut: 1. Peralatan harus diselesaikan dengan bentuk dan ukuran fisik arsip seperti peta, surat, atau foto. 2. Peralatan yang digunakan juga harus memperhatikan sifat arsip yang disimpan sehingga keamanan informasinya terjamin, seperti untuk menyimpan arsip yang bernilai guna tinggi, arsip rahasia, atau arsip sangat rahasia. 3. Peralatan yang digunakan harus memperhatikan pertumbuhan atau perkembangan arsip, seperti kemungkinan jumlah arsip yang terus bertambah setiap tahun atau perkiraan jumlah rata-rata pertambahannya. 4. Peralatan yang akan digunakan harus memberikan kemudahan, arsip harus dapat dengan mudah diambil dan ditempatkan kembali pada tempatnya. 5. Peralatan yang akan digunakan harus mempertimbangkan besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan untuk perluasannya. 6. Besar atau kecilnya bentuk organisasi. 7. Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan. 8. Biaya yang tersedia. Peralatan yang digunakan dalam kegiatan kearsipan mempunyai pengaruh besar dalam keberhasilan kegiatan manajemen kearsipan. Dengan adanya peralatan tersebut, tujuan kearsipan, yaitu melindungi arsip dari kemusnahan serta dapat menyimpan dan menemukan arsip dalam waktu yang cepat dan tepat akan lebih mudah tercapai. Oleh karena itu, peralatan kearsipan harus benar-benar mendapat perhatian dalam kegiatan kearsipan. Sebelum membeli atau menentukan peralatan apa yang akan digunakan, sebaiknya didata terlebih dahulu tentang kebutuhan peralatan/perlengkapan yang dibutuhkan.