$rosedur $emintaan $ro$osal, $enutu$an la$oran keuangan, a$likasi $olis asuransi, atau $emintaan "asa hukum dari klien%
=raian rinci lima langkah 7 adalah sebagai berikut: 1% ingkas (!eiri)
Langkah $ertama $emeliharaan tem$at ker"a adalah ringkas, berkaitan dengan kegiatan melakukan klasifikasi barang yang terda$at di tem$at ker"a / di$erlukan atau tidak di$erlukan / dan menyingkirkan yang tak di$erlukan dari tem$at ker"a%
*% a$i (!eiton)
etelah ringkas ditera$kan, semua barang yang tak di$erlukan telah disingkirkan dari tem$at ker"a% >ang tersisa tinggallah se"umlah minimum barang yang di$erlukan% ?amun barang barang yang di$erlukan ini, se$erti alat ker"a dan sebagainya, tak da$at digunakan
sebagaimana mestinya "ika terletak "auh dari tem$at ker"a atau bahkan di tem$at yang sulit dicari% <al ini memba#a kita ke$ada langkah berikut dari 7, yaitu ra$i% a$i berarti mengelom$okkan barang berdasarkan $enggunaannya dan menatanya secara memadai agar u$aya dan #aktu untuk mencari atau menemukan men"adi minimum% =ntuk menera$kan hal ini, semua barang harus memiliki alamat tertentu, nama tertentu, dan 0olume tertentu $ula% ak hanya lokasinya sa"a, "umlah maksimum barang yang di$erbolehkan berada di tem$at ker"a harus $ula diteta$kan%
3% esik (!eiso)
esik berarti membersihkan tem$at ker"a, termasuk didalamnya mesin dan alat ker"a, lantai tem$at ker"a, dan berbagai daerah di dalam tem$at ker"a% 4da sebuah aksioma yang $atut dianut: membersihkan berarti memeriksa% @$erator yang membersihkan mesin da$at menemukan berbagai fungsi yang gagal%
!% a#at (!eiketsu)
a#at berarti tertib $ribadi, se$erti mengenakan $akaian yang $antas dan bersih, kacamata $engaman, sarung tangan dan se$atu, dan selalu men"aga keadaan lingkungan ker"a yang bersih dan sehat% 2engertian lain dari ra#at adalah mem$ertahankan keadaan yang sudah
ringkas, ra$i, dan resik setia$ hari secara terusmenerus% 7% a"in (!hitsuke)
a"in berarti disi$lin $ribadi% @rang yang mem$raktekkan ringkas, ra$i, resik, dan ra#at secara terusmenerus dan men"adikan kegiatan ini sebagai kebiasaan dalam kehidu$an sehari harinya da$at menyebut dirinya memiliki disi$lin $ribadi% 7 da$at disebut sebagai falsafah "alan kehidu$an dalam kehidu$an ker"a kita% Intisari dari 7 adalah mematuhi a$a yang telah dise$akati bersama% &imulai dengan menyingkirkan a$a yang tak dibutuhkan dari tem$at
ker"a (ringkas) dan menata kembali semua barang yang dibutuhkan di tem$at ker"a dengan tertib (ra$i)% emudian, lingkungan yang bersih dici$takan (resik) dan di$elihara sehingga ketidak#a"aran da$at mudah ditemukenali (ra#at)% arya#an harus mengikuti aturan yang dise$akati dan diteta$kan $ada tia$ langkah tersebut dan $ada saat mereka menca$ai langkah ra"in, mereka telah cuku$ terbekali dengan disi$lin $ribadi untuk mengikuti dan mematuhi berbagai aturan lain dalam $eker"aan mereka% 2ada langkah terakhir ini, mana"emen telah meneta$kan berbagai standar yang berlaku $ada langkahlangkah 7 sebelumnya serta memastikan bah#a karya#an mematuhi dan mengikuti standar tersebut%
1.%.2. Pen(ap"san Pem+oosan
egala macam kegiatan yang tidak memberikan nilai tambah adalah $emborosan% @rang orang di tem$at ker"a hanya memiliki dua kemungkinan: a$akah ia memberikan nilai tambah atau tidak menghasilkan nilai tambah, yang berarti $emborosan% <al ini "uga berlaku bagi sumber daya $erusahaan lainnya, se$erti mesin dan material%
aiichi @hno, se$erti ditulis Imai (1999: +1), mengelom$okkan $emborosan dalam tu"uh "enis, yaitu: (1) 2emborosan $roduksi berlebih, (*) 2emborosan $ersediaan, (3) 2emborosan $enger"aan ulang karena gagal5cacat, (!) 2emborosan gerak ker"a, (7) 2emborosan $emrosesan, () 2emborosan #aktu tunggu5$enundaan, (+) 2emborosan trans$ortasi% enis lain dari $emborosan yang da$at dilihat setia$ hari adalah $emborosan #aktu% 6eski$un kategori ini tidak dicantumkan dalam tu"uh "enis $emborosan dari @hno, $emanfaatan #aktu yang buruk memba#a kita $ada stagnasi%
=raian rinci dari "enis"enis $emborosan adalah sebagai berikut: 1% 2emborosan $ada $roduksi berlebih
2roduksi berlebih meru$akan dam$ak dari mentalitas su$er0isor yang selalu kha#atir terhada$ berbagai masalah yang dihada$i se$erti gangguan mesin (gagal fungsi), cacat $roduksi, atau ketidakhadiran karya#an sehingga mereka memaksakan diri untuk ber$roduksi lebih banyak agar selalu berada di sisi yang aman% 2emborosan "enis ini
meru$akan akibat dari u$aya mendahului "ad#al $roduksi% Ber$roduksi lebih dari$ada yang dibutuhkan berdam$ak $ada $emborosan yang sangat besar, se$erti: konsumsi material sebelum dibutuhkan, input yang dihamburkan beru$a tenaga ker"a dan energi utilitas (air, angin, listrik dsb), $enambahan mesin tan$a dasar yang "elas, $eningkatan beban bunga modal, $enambahan ruang guna $enyim$anan $ersediaan, dan tambahan kegiatan trans$ortasi mau$un biaya administrasi%
*% 2emborosan $ada $ersediaan
2roduk "adi, barang setengah "adi, atau kom$onen dan $asokan barang terkonsumsi yang berstatus $ersediaan tidak memberikan nilai tambah% ebaliknya, semua itu menambah $os biaya o$erasi dengan bertambahnya kebutuhan tem$at, $eralatan, dan fasilitas% ingkat mutunya "ustru menurun dengan bertambahnya #aktu% egiatan kaizen men"adi keharusan yang #a"ib dilakukan "ika tingkat $ersediaan menurun sam$ai titik terendah, yaitu -aliran $roduksi satu unit.% ingkat $ersediaan yang rendah memberikan $etun"uk $enting dan
terfokus bagi kita dalam merumuskan masalah yang harus ditangani% 3% 2emborosan $ada $enger"aan ulang karena gagal5cacat
<asil $roduksi yang cacat mengganggu $roduksi dan membutuhkan $enger"aan ulang yang mahal% eringkali $roduk tolakan harus dimusnahkan, suatu $emborosan sumber daya mau$un u$aya yang telah ditanamkan% 2ada lingkungan $roduksi massal modern, suatu gangguan $ada mesin otomatis berkece$atan tinggi da$at berakibat $ada $roduk gagal dan cacat dalam "umlah sangat besar sebelum masalahnya da$at diisolasi% 6esin se$erti itu seharusnya dilengka$i dengan mekanisme yang da$at menghentikan diri sendiri "ika ter"adi cacat $roduksi% &i sisi lain masalah banyaknya $erubahan rancangan $roduk secara lebih "elas mengakibatkan banyaknya $enger"aan ulang% ika $erancang $roduk menger"akan rancangannya secara benar dari a#alnya, maka mereka da$at mengha$uskan $emborosan dalam hal $embuatan rancangan $roduk%
!% 2emborosan $ada gerak ker"a
Aerak ker"a dari seseorang yang tidak berkaitan langsung dengan nilai tambah adalah tidak $roduktif% ecara s$esifik, semua gerak ker"a yang membutuhkan usaha fisik berlebih dari $ihak o$erator harus dihindari karena $emborosan gerak ker"a% &alam mengenali $emborosan gerak ker"a, kita harus mengamati $ada cara o$erator menggunakan tangan dan kakinya% &ari $engamatan itu, kemudian da$at di$ikirkan $enataan dari kom$onen serta dikembangkan $eralatan dan "ig yang te$at guna%
7% 2emborosan $ada $emrosesan
2emborosan $ada $emrosesan ter"adi karena $enggunaan teknologi yang kurang te$at atau rancangan $roduk yang kurang baik% 2ada umumnya, $emborosan $ada $emrosesan diakibatkan karena kegagalan melakukan sinkronisasi $roses% @$erator seringkali melakukan $eker"aannya $ada bidang tertentu lebih teliti dari yang diisyaratkan% @leh karena itu, $engha$usan $emborosan $ada $emrosesan sering da$at dica $ai dengan $emikiran akal sehat
% 2emborosan #aktu tunggu5$enundaan
2emborosan #aktu tunggu ter"adi bila tangan o$erator keda$atan menganggur atau saat o$erator menunda ker"a sebagai teknik mengatasi berbagai keadaan, se$erti "alur ker"a yang tidak seimbang, kom$onen yang belum tersedia, atau gangguan mesin% enis $emborosan ini mudah dikenali% ita da$at $ula mengamati o$erator "aga yang hanya berfungsi mengamati mesin yang sedang beker"a menghasilkan nilai tambah, ini "uga termasuk dalam $emborosan #aktu tunggu% <al ini lebih sulit dikenali sebagai $emborosan #aktu tunggu, karena seolah #a"ar sa"a ter"adi di saat mesin mem$roses benda ker"a% @$erator yang menunggu benda ker"a berikut tiba atau menunggu mesin menyelesaikan langkah ker"anya, $ada saat ini o$erator
hanya menga#asi mesin sa"a tan$a memberikan nilai tambah% +% 2emborosan $ada trans$ortasi
&i tem$at ker"a, orang da$at menemukan berbagai sarana trans$ortasi se$erti truk, kereta, forklift, dan kon0eyor% rans$or adalah kegiatan $enting dalam o$erasi di tem$at ker"a, teta$i sesungguhnya memindahkan material mau$un benda ker"a sama sekali tidak menci$takan nilai tambah $ada barang tersebut% Lebih buruk lagi, kerusakan bahkan da$at ter"adi dalam trans$or% &ua $roses yang saling ter$isah membutuhkan trans$ortasi% Auna mengha$uskan $emborosan ini, $roses$roses yang saling ter$isah harus di$adukan ke dalam "alur rakit
utama selama hal itu dimungkinkan% % 2emborosan #aktu
2emanfaatan #aktu yang buruk memba#a kita $ada stagnasi% &i $abrik, $emborosan ini tam$ak $ada $ersediaan% edangkan di kantor, $emborosan ini tam$ak "elas bila dokumen tinggal diam di me"a atau di dalam media kom$uter menunggu ke$utusan atau tanda tangan% ika ter"adi stagnasi, maka $emborosan lainnya akan mengikuti% &engan $ola yang sama, tu"uh $emborosan sebelumnya itu "uga akan berdam$ak $ada $emborosan #aktu% 2engha$usan $emborosan da$at men"adi cara yang $aling hematefektif (cost#effective) dalam meningkatkan $rodukti0itas dan menurunkan biaya o$erasi% aien lebih menekankan $engha$usan $emborosan dari$ada menambah in0estasi yang dihara$kan akan memberi nilai
tambah%
1.%.%. Standadisasi
6enurut kaizen, kema"uan yang diraih bukanlah hasil satu lom$atan besar ke de$an, teta$i diraih karena $erubahan kecil tan$a henti dalam beratusratus dan bahkan beriburibu detail yang berhubungan dengan menghasilkan $roduk atau $elayanan% 4sumsi yang
mendasari $erubahan dalam kaizen adalah bah#a kesem$urnaan itu sebenarnya tidak ada% 4rtinya tidak ada kema"uan, $roduk, hubungan, sistem, atau struktur yang bisa memenuhi ideal% &engan demikian, selalu sa"a ada ruang untuk $eningkatan dengan cara mem$ertahankan aktifitas yang memberi nilai tambah dan mengeliminasi akti0itas yang tidak memberi nilai tambah%
ecara lebih sederhana, da$at dikatakan bah#a tidak ada $roduk yang sem$urna, yang sem$urna tidak $ernah bisa di#u"udkan% Kaizen selalu berusaha meningkatkan a$a yang $ernah dica$ainya, dan $asti selalu ada hari lain atau orang lain yang menemukan ruang untuk mengadakan $eningkatan% <asil dari kaizen disebut dengan -kuota. atau -standar. dan bukan sebagai -target.% arget mutu atau ke$uasan $elanggan meru$akan hal yang ditabukan dalam kaizen% 2restasi standar adalah istilah yang lebih disukai, teta$i suatu standar secara keseluruhan harus bersifat sementara% tandar hanya boleh di$ertahankan sam$ai ada karya#an atau tim lain yang da$at menger"akannya dengan lebih baik% idak ada standar yang berlaku selamanya, dan setia$ standar da$at di$erbaiki%
&engan berfokus $ada $andangan bah#a setia$ as$ek dari siklus $roduksi selalu terbuka untuk di$eriksa dan ditingkatkan, dan dengan selalu melihat mutu sebagai tu"uan utama, maka keahlian dan kemam$uan sektor manufaktur $erusahaan akan mengalami $ertumbuhan yang menak"ubkan dan akan memba#a $erusahaan menduduki garis terde$an dalam $erdagangan global%
egiatan bisnis seharihari berfungsi mengikuti formula yang telah dise$akati bersama% 'ormulaformula ini, bila ditulis secara eks$lisit, men"adi standar% tandar da$at dirumuskan sebagai cara terbaik dalam melaksanakan suatu tugas% 6ana"emen yang sukses dalam kegiatan seharihari menganut $andangan terhada$ tugasnya sebagai: men"aga dan meningkatkan standar% <al ini tidak hanya berarti sekedar mematuhi teknologi, mana"erial, mau$un standar o$erasional yang berlaku, teta$i "uga mem$erbaiki $roses yang ada dalam rangka memba#a standar yang ada menu"u ke tingkat standar yang lebih tinggi%
tandar memiliki ciriciri $okok sebagai berikut:
1% 6eru$akan cara yang terbaik, termudah, dan $aling aman dalam melaksanakan suatu tugas% tandar meru$akan kebi"aksanaan dan $engetahuan yang terkum$ul selama bertahuntahun dari $enguasaan karya#an dalam menger"akan tugasnya% tandar itu akan men"adi cara yang terbaik, $aling efisien, efektif, dan aman dalam melaksanakan tugas%
*% 6emberikan cara terbaik dalam melestarikan $engetahuan dan $enguasaan kemam$uan% 6elalui standar dan melembagakan $engetahuan yang dimiliki seorang karya#an yang
mengetahui cara terbaik melaksanakan tugas, maka $engetahuan tersebut da$at dilestarikan, tan$a harus tergantung $ada masuk dan keluarnya karya#an%
3% ebagai cara untuk mengukur kiner"a% &engan standar yang resmi, mana"er da$at mengukur kiner"a $enugasan% an$a standar, tidak ada cara yang cuku$ adil ( fair ) dalam mengukur kiner"a%
!% 6enun"ukkan kaitan antara sebab dan akibat% an$a standar atau$un tidak memenuhi standar da$at memba#a $roses ke$ada ketidak#a"aran, 0ariabilitas, dan $emborosan%
7% 6en"adi dasar untuk memelihara dan mem$erbaiki $roses% 6enurut definisi, mematuhi standar berarti melaksanakan fungsi memelihara, sedang mengubahnya men"adi lebih baik adalah fungsi $erbaikan% an$a standar, kita tidak memiliki cara untuk mengetahui a$akah kita telah melakukan $erbaikan atau belum%
% 6emberikan arah sasaran tugas dan $etun"uk sasaran latihan% tandar da$at disebut sebagai sekum$ulan simbol 0isual yang menun"ukkan cara menger"akan tugas% @leh karena itu, standar harus da$at menyalurkan komunikasi secara sederhana dan mudah di$ahami%
+% 6eru$akan dasar untuk $elatihan% etelah standar diteta$kan, langkah berikutnya adalah melatih o$erator sam$ai tingkat di mana o$erator da$at melakukan tugasnya sesuai standar secara alamiah%
% &asar untuk audit dan diagnosis% &i tem$at ker"a, standar ker"a umumnya di$eragakan, mem$erlihatkan langkahlangkah $enting, dan butir $eriksa ( check points) dari $eker"aan o$erator% tandar ini tentu sa"a berfungsi untuk mengingatkan o$erator% eta$i lebih $enting lagi, standar membantu mana"er dalam memantau a$akah $eker"aan tersebut ber"alan secara normal%
9% tandar sebagai sarana untuk mencegah $engulangan kesalahan dan mem$erkecil 0ariabilitas% ika kita telah melakukan standardisasi, manfaat dari kaizen da$at dirasakan dengan hilangnya kesalahan yang tak muncul kembali% 2engendalian mutu adalah $engendalian terhada$ 0ariabilitas% ugas mana"emen adalah mengenali, merumuskan, dan meneta$kan butir kendali (control point ) $ada setia$ $roses dan memastikan bah#a butir kendali tersebut di$atuhi setia$ saat%
1.'. Quality Cost Delivery /3CD
&alam konteks kaien, mutu, biaya, dan $enyerahan ( quality$ cost$ delivery;C&) meru$akan as$ek bisnis yang $aling $enting dan saling terkait erat untuk di$erbaiki% ia sialah "ika kita membeli barang atau "asa layanan yang tidak memiliki mutu, meski$un murah
sekali% ebaliknya, siasia $ula mena#arkan $roduk atau "asa layanan yang bermutu baik dan berharga mena#an, teta$i tak da$at diserahkan memenuhi $ermintaan konsumen $ada
saatnya dan dalam "umlah yang dibutuhkannya%
S"m+e 0efeensi 4
Barnes, ony% 199% Kaizen Strategies for Succesful Leadership% &iter"emahkan oleh 6artin id"okongko% Batam: Interaksara%
Imai, 6asaaki% 199% Kaizen5 The Key to Japan’s Competitive Success% &iter"emahkan oleh 6ariani Aandamihard"a% Cetakan keem$at% akarta: 2ustaka Binaman 2ressindo%
DDDDDD% 1999% Gema Kaizen ! a Commonsense" Lo#$Cost %pproach to &anagement % &iter"emahkan oleh ristianto ah"a% Cetakan kedua% akarta: 2ustaka Binaman 2ressindo%
6oritani, 6asanori% 19% Japanese Technology5 Getting The 'est for The Least % &iter"emahkan oleh <%% oesoemanto% >ogyakarta: Aad"ah 6ada =ni0ersity 2ress%
@sada, akashi% 199% The (S’s! )ive Keys to a Total Quality *nvironment % &iter"emahkan oleh 6ariani Aandamihard"a% Cetakan edua% akarta: 2ustaka Binaman 2ressindo%
ellington, 2atricia% 199% Kaizen Strategies for Customer Care% &iter"emahkan oleh 4leEander indoro% Batam: Interaksara%
