commit to user 5
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Prosedur
Dalam penulisan ini, berangkat dari prosedur yang merupakan perincian langkah - langkah dari sistem dan rangkaian kegiatan yang saling berhubungan erat satu sama lainya untuk melakukan kegiatan pengadaan alat kesehatan di Rumah Sakit Umum (RSU) Kabupaten Sukoharjo. Prosedur diartikan sebagai tata cara kerja atau cara menjalankan suatu pekerjaan.Suatu prosedur harus memiliki stabilitas dalam arti bahwa prosedur harus memberikan kemantapan arah yang ditetapkan dimana hanya dibuat perubahan - perubahan fundamental pada sasaran.Di samping stabilitas diperlukan juga adanya fleksibilitas pada prosedur -prosedur agar dapat dihindari sesuatu keadaan darurat.
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia ( Tim Penyusun Kamus Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa 2005;627), “ Pengertian prosedur adalah cara memecahkan suatu masalah yang dilakukan langkah demi langkah.” Sedangkan menurut Menurut Richard F. Neuschel dalam Tata Sutabri (2005:9) pengertian prosedur didefinisikan sebagai berikut:
”Prosedur sebagai urut-urutan operasi klerikal (tulis menulis), biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen yang diterpakan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi.”
Pengertian prosedur menurut Tata Sutabri (2005:97), yaitu:
“Prosedur merupakan komponen fisik karena prosedur disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi.” Ada tiga jenis prosedur yang dibutuhkan, yaitu:
1. Instruksi untuk pemakai
2. Instruksi untuk penyiapan masukan
commit to user
Definisi prosedur dalam Kamus Administrasi dalam Ig. Wursanto (1992:20) sebagai berikut:
“Prosedur (procedure) adalah suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupkan suatu kebulatan.”
Definisi prosedur menurut Moekijat (1997:53 ) dalam Ida Nuraida (2008:35), yaitu:
“Prosedur atau sistem perkantoran adalah urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), di mana pekerjaan tersebut dilakukan, berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, di mana melakukannya, dan siapa yang melakukannya.”
Definisi prosedur dalam Maryati (2008:43) adalah:
“Prosedur adalah serangkaian dari tahapan-tahapan atau urut-urutan dari langkah-langkah yang saling terkait dalam melakukan suatu pekerjaan.” Dalam tulisan ini mengacu pada pendapat Moekijat (1997:53) yang tercantum dalam buku Manajemen Adminstrasi Perkantoran (2008:35)
Perbaikan atau penyederhanaan dalam pelaksanaan pekerjaan perkantoran harus selalu dilakukan untuk menemukan prosedur yang terbaik. Baik metode atau prosedur harus selalu dilakukan perbaikan setelah melakukan evaluasi terlebih dahulu.
Bagan Gambar 1.1 Evaluasi Prosedur Sumber Buku Manajemen Perkantoran
Aktif PROSEDUR
EVALUAS
Waktu tenaga, uang
EFISIEN atau INEFISIEN?
commit to user
Dasar yang digunakan sebagai pertimbangan dalam evaluasi adalah efisiensi dalam hal waktu, usaha dan biaya. Jika berdasarkan hasil evaluasi dinyatakan tidak efisien maka selanjutnya perlu tindakan. Namun bias juga perubahan prosedur dilakukan karena adanya keluhan dari pelanggan. Dari hasil evaluasi prosedur menghasilkan simpulan 3 hal yaitu :
1. Prosedur dipertahankan 2. Prosedur disederhanakan 3. Prosedur diperbaiki.
1. Perbaikan Prosedur
Prosedur yang telah ada seringkali perlu dilakukan perbaikan secara terus menerus. Karena manajer kantor harus selalu mencari metode atau prosedur kerja terbaik, agar efisiensi tercapai.
Langkah-langkah perbaikan prosedur;
1. Tentukan permasalahnnya, misalnya boros atau banyak keluhan.
2. Kumpulkan data-data pendukung, yang menguatkan alasa bahwa prosedur harus diperbaiki.
3. Temukan prosedur yang lebih baik, dengan melihat mana yang harus dihilangkan, ditambah, dikombinasikan atau diubah.
4. Lakukan uji coba untuk prosedur baru tersebut.
5. Evaluasilah apakah prosedur baru tersebut benar-benar lebih baik 6. Jika sudah baik lalu bakukan (standardisasi)
2. Prosedur yang Tertulis
Menurut Ida Nuraida (2008:35) prosedur kerja dalam setiap kantor yaitu hendaknya :
1. Bersifat formal, artinya prosedur tersebut diakui oleh semua orang dalam organisasi,
2. Tertulis, dan
3. Prosedur hendaknya selalu terbaharui, artinya selalu up to date dengan perkembangan organisasi yang aktif dan dinamis.
commit to user
Menurut Moekijat (1995:108) yang ditulis dalam buku Manajemen Administrasi Perkantoran, yaitu:
“Prosedur perkantoran tertulis ditulis dalam buku pedoman kantor, daftar tugas, atau dalam formulir lepas.”
3. Manfaat Prosedur Tertulis
Prosedur tertulis sangat bermanfaat bagi tingkat manajerial maupun non manajerial dalam melaksanakan fungsi manajemen pada setiap bagian/divisi. Manfaat prosedur tertulis dalam Ida Nuraida (2008:36) adalah :
1. Planning-controling
a. Mempermudah dalam pencapaian tujuan.
b. Merencanakan secara seksama mengenai besarnya beban kerja yang optimal bagi masing-masing pegawai.
c. Menghindari pemborosan atau memudahkan penghematan biaya. d. Mempermudah pengawasan yang berkaitan dengan hal-hal yang
seharusnya dilakukan dan yang sudah dilakukan, menilai apakah pelaksanaan pekerjaan sudah sesuai dengan prosedur atau tidak. Apabila pelaksanaan pekerjaan tidak sesuai dengan prosedur maka perlu diketahui penyebabnya. Hal ini dilakukan sebagai bahan masukan dalam tindakan koreksi terhadap pelaksanaan atau revisi terhadap prosedur. Dengan adanya prosedur yang telah dilakukan maka dapat disampaikan proses umpan balik yang konstruktif.
2. Organizing
a. Mendapatkan instruksi kerja yang dapat dimengerti oleh bawahan mengenai :
1) Bagaimana tanggung jawab setiap prosedur pada masing-masing bagian/divisi, terutama pada saat pelaksanaan kegiatan yang berkaitan dengan bagian-bagian lain. Misalnya, bagian/divisi yang terlibat dalam inventarisasi barang-barang kantor suatu perusahaan adalah bagian sarana dan prasarana serta bagian keuangan.
commit to user
b. Dihubungkan dengan alat-alat yang mendukung pekerjaan kantor serta dokumen kantor yang diperlukan.
c. Mengakibatkan arus pekerjaan kantor menjadi lebih baik dan lebih lancar serta menciptakan konsistensi kerja.
3. Staffing-leading
a. Membantu atasan dalam memberikan training atau dasar-dasar instruksi kerja bagi pegawai baru dan pegawai lama. Prosedur mempermudah orientasi bagi pegawai baru. Sedangkan bagi pegawai lama, training juga diperlukan apabila pegawai lama harus menyesuaikan diri dengan metode dan teknologi yang baru, atau dengan prosedur-prosedur yang baku dalam suatu pekerjaan rutin di kantor yang berisi tentang cara kerja dan kaitannya dengan tugas lain. b. Atasan perlu mengadakan conselling bagi bawahan yang bekerja tidak
sesuai dengan prosedur. Penyebab ketidaksesuaian harus diketahui dan atasan dapat memberikan kontribusi yang maksimal bagi kantor. c. Mempermudah pemberian penilaian terhadap bawahan.
4. Coordination
a. Menciptakan koordinasi yang harmonis bagi tiap departemen dan antardepartemen.
b. Menetapkan dan membedakan antara prosedur-prosedur rutin dan prosedur-prosedur independen.
4. Informasi dalam Membuat Prosedur
Sebelum membuat prosedur kerja baru, kantor perlu merevisi atau memperbaharui prosedur kerja yang ada sebelumnya. Dalam Ida Nuraida (2008:37) membuat prosedur kantor perlu mengetahui informasi-informasi penting, yaitu :
1. Tujuan
Sebelum membuat prosedur yanng baru, maka perlu diketahui tujuan utama penulisan prosedur yang akan dibuat. Misalnya, tujuan pengendalian atau tujuan tertentu.
commit to user
2. Dokumen ( surat/formulir/laporan ) yang diperlukan a. Nama dan jumlah
b. Sumber/asal c. Tembusan/rangkap d. Penanggung jawab
e. Waktu untuk memperoleh data dan melengkapi dokumen 3. Alat/mesin/fasilitas yang diperlukan
a. Apa dan berapa?
b. Di mana tempat memperoleh alat/mesin/fasilitas tersebut?
c. Siapa penanggung jawab terhadap penggunaan alat/mesin/fasilitas tersebut?
4. Orang/bagian/departemen yang diperlukan
a. Siapa dan berapa orang/bagian/departemen yang melaksanakan suatu prosedur?
b. Siapa dan berapa orang/bagian/departemen yang mengawasi pelaksanaan dan pengendalian prosedur?
c. Siapa dan berapa orang/bagian/departemen yang terlibat dalam aliran barang atau aliran dokumen?
d. Perlukah pemberian pelatihan atau pengarahan tentang prosedur yang baru?
5. Tata ruang kantor yang diperlukan
a. Bagaimana dengan tata ruang kantor? Apakah sudah cukup mendukung pelaksanaan prosedur?
b. Perlukah dilakukan pembenahan terhadap tata ruang kantor? 6. Metode penulisan prosedur yang akan digunakan
a. Metode apa yang memudahkan pemahaman para pelaksana?
b. Metode apa yang memudahkan pengawasan dan pengendalian prosedur?
7. Langkah-langkah alternatif yang diperlukan
commit to user
b. Alasan-alasan yang perlu dikemukakan dalam langkah-langkah alternatif.
c. Tindakan antisipasi apa yang harus dikerjakan pada waktu terjadi pengendalian.
Sebagai catatan, prosedur yang dibuat sebaiknya mencakup tindakan manajemen yang proaktif sehingga tidak hanya dipersiapkan untuk kondisi standar, akan tetapi juga dipikirkan kondisi alternatif yang mungkin terjadi, termasuk bagaimana cara mengatasi kondisi tersebut. Jika sewaktu-waktu kondisi alternatif itu terjadi, pegawai tidak mengalami kesulitan dalam mengambil keputusan dan dengan segera dapat mengambil tindakan/solusi terhadap masalah tersebut.
5. Metode Penulisan Prosedur
Penulisan prosedur perlu diketahui guna mencari cara yang efektif dan efisien bagi setiap kantor dalam membuat pedoman kerja. Banyak cara atau metode yang dapat digunakan untuk menulis prosedur. Menurut Ida Nuraida (2008:38) cara/prosedur yang dimaksud adalah :
1. Deskriptif
Deskriptif adalah cara yang paling sederhana sehingga prosedur yang dituliskan juga merupakan prosedur yang sederhana dan tidak memerlukan simbol-simbol khusus. Kontrak kerja sama dengan supplier umumnya menggunakan prosedur deskriptif.
2. Chart
Jika perusahaan semakin berkembang, maka struktur organisasi perusahaan dan prosedur kerja akan semakin rumit dan kompleks. Dengan demikian, struktur organisai perusahaan dan prosedur kerja akan lebih sulit dimengerti oleh para pelaksana jika semua prosedurnya dibuat dalam bentuk tertulis. Prosedur kerja dalam bentuk gambar atau simbol dibuat dengan tujuan agar terlihat lebih sederhana bagi pelaksana prosedur kerja sehingga lebih mudah untuk dipahami dan diterapkan ke dalam pekerjaan.
commit to user
Informasi yang ada hendaknya disajikan secara visual agar mempermudah analisis terhadap prosedur atau metode kerja serta mempermudah komunikasi. Untuk keperluan tersebut, maka disusun berbagai simbol (kode) bagi setiap kegiatan yang bersifat penting. Simbol dapat membuat gambar-gambar visual yang melukiskan instruksi-instruksi, macam kegiatan, perpindahan satu kegiatan ke kegiatan yang lain, dan sebagainya, menjadi tampak jelas sehubungan dengan kaitan atau ketergantungan dari satu kegiatan terhadap kegiatan yang lain. Penulisan prosedur dengan chart adalah sebagai berikut:
1) Gambar/skema, biasanya digunakan diperusahaan assembling. 2) Arus penggerakan dokumen (dokument flow chart)
Di dalam document flow chart dapat diketahui bagian-bagian/departemen/devisi yang terlibat dalam prosedur untuk mencapai suatu tujuan tertentu, tanggung jawab setiap bagian terhadap arus penggerakan dokumen dar start sampai finish.
3) Proses kegiatan (process chart)
Proses kegiatan perusahaan melalui satu atau beberapa bagian/departemen/devisi. Dengan demikian dapat terjadi beberapa proses dalam bagian yang sama. Jadi yang menjadi perhatian bukan dokumen dan bagian departemen, melainkan proses pelaksanaan suatu prosedur kerja. Definisi process chart menurut Winardi (1990:233) yang tercantum dalam buku Manajemen Administrasi Perkantoran, adalah:
“Process chart adalah salah satu alat yang berguna untuk penyederhanaan kerja.”
commit to user B. Pengadaan Barang
Dalam suatu proses pencapaian tujuan yang ditetapkan oleh suatu organisasi penting sekali adanya alat dukung. Sehingga terpenuhinya alat dukung tersebut dapat dipastikan pekerjaan akan terselesaikan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan. Pengadaan pada prinsipnya merupakan kegiatan jual – beli pihak pengguna barang (pembeli) dengan pihak penyedia barang (penjual). Pihak penyedia barang adalah adalah pihak yang melaksanakan pemasokan atau yang melaksanakan pekerjaan berdasarkan permintaan dari pihak pengguna. Sedangkan pihak pengguna adalah pihak yang memberi tugas kepada penyedia barang untuk menyediakan barang atau melaksanakan pekerjaan.
Menurut pendapat Karto Sapoetra (1985:81) yang di maksud dengan pengadaan barang adalah : “ Merupakan usaha – usaha atau proses atau proses untuk memperoleh barang- barang atau bahan – bahan untuk keperluan produksi dan jumlah kualitas yang serba cepat dan ditempat yang tepat dengan harga yang menguntungkan atau minimal yang layak dengan demikian maka diperoleh daya guna dan hasil guna yang sebesar – besarnya. Sedangkan Harjono Sumudirjo (1983:167) mengartikan bahwa “ Pengadaan adalah salah satu kegiatan atau usaha untuk memenuhi kebutuhan barang/jasa berdasarkan peraturan yang berlaku.
Adapun definisi menurut Daryanto, S.sos selaku Ka.Sub.Bag Rumah Tangga di RSUD Sukoharjo arti dari “ Alat Kesehatan adalah usaha kegiatan pemenuhan kebutuhan yang dilakukan RSUD Sukoharjo di dalam alat medis kedokteran yang membantu kegiatan medis. Sehingga tercapainya kegiatan”
Berdasarkan pengertian tersebut bahwa pengadaan alat kesehatan yaitu kegiatan untuk memenuhi kebutuhan pelayanan pasien dengan berdasarkan peraturan yang berlaku dan kualitas harga yang menguntungkan termasuk didalamnya usaha untuk tetap mempertahankan sesuatu yang telah ada. Dan dalam pengertian lain pengadaan secara material instansi pemerintah adalah kegiatan yang mengikuti pembelian, penyewaan,pembikinan,peminjaman dan tukar tambah yang mengakibatkan pembebanan pada APBD/APBN . Adapun fungsi dari pengadaan adalah mengatur dan menyelenggarakan terpenuhinya
commit to user
perlengkapan yang dibutuhkan baik menyangkut jenis, jumlah kualitas tempat maupun waktu yang dikehendakinya dengan efektif dan efisien.
1. Metode Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah Secara umum dapat dilakukan melalui 2 cara yaitu : 1. Swakelola
2. Pemilihan Penyedia Barang dan Jasa
Sehingga ketika suatu instansi pemerintah atau instansi K/L/D/I (kementrian/lembaga/daerah/instansi) pemerintah memperoleh suatu kegiatan pengadaan barang jasa maka ada 2 (dua) pilihan secara umum yang dapat digunakan, apakah melalui swakelola yang direncanakan, dikerjakan, dan diawasi sendiri atau melalui pemilihan penyedia barang jasa yang menjadi pihak ketiga. Swakelola dapat digunakan untuk pekerjaan-pekerjaan seperti; untuk meningkatkan kemampuan Sumber Daya Manusia, Seminar, diklat dan kursus, pilot proyek, pekerjaan rahasia, pekerjaan yang kurang diminati penyedia, pekerjaan yang membutuhkan langsung masyarakat, seperti tercantum dalam Perpres No. 54 tahun 2010 dengan perubahan kedua yaitu Perpres No. 70 Tahun 2012 tentang pengadaan barang jasa pemerintah.
Sedangkan menyesuaikan dengan jenis barang/jasa diadakan, pengadaan barang jasa melalui pemilihan penyedia dapat dilakukan dengan beberapa cara menyesuaikan dengan jenis barang/jasa yang diadakan melalui :
1. Pelelangan Umum Pascakualifikasi merupakan proses penilaian atas kompetensi dan kemampuan usaha serta pemenuhan persyaratan tertentu lainnya dari penyedia barang dan jasa setelah memasukan penawaran. Instansi pemerintah yang melakukan pemilihan penyedia barang dan jasa dengan melalui metode pelelangan umum wajib untuk mengumumkan sekurang – kurangnya melalui website instansinya tersebut dan papan pengumuman resmi untuk masyarakat serta pada portal pengadaan nasional LPSE.
2. Pelelangan Sederhana memiliki prinsip yang sama dengan pelelangan umum yang mana pelelangan sederhana dilakukan melalui
commit to user
pascakualifikasi untuk dapat diketahui oleh masyarakat luas dan menarik minat dunia usaha instansi pemerintah yang akan melakukan pelelangan sederhana juga wajib sekurang – kurangnya mengumumkan diwebsite instansinya.
3. Pelelangan Terbatas metode pemilihan Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi dengan jumlah Penyedia yang mampu melaksanakan diyakini terbatas dan untuk pekerjaan yang kompleks.
4. Pengadaan Langsung dilakukan oleh suatu pejabat pengadaan. Nilai tertinggi dari pengadaan barang/pekerjaan kontruksi/jasa lainnya yaitu Rp.100.000.000 ( Seratus juta rupiah). Metode pengadaan langsung tidak dapat menjadi alasan pengguna anggaran/kuasa pengguna anggaran untuk memecah paket pengadaan menjadi beberapa paket dengan maksut untuk menghindari pelelangan.
5. Penunjukan Langsung kepada satu penyedia barang dan jasa dilakukan jika penyedia barang dan jasa tersebut dinilai mampu melaksanakan pekerjaan dan memenuhi kualifikasinya.
6. Kontes digunakan dalam pengadaan barang oleh pemerintah ketika barang dan jasa tersebut tidak memiliki harga pasar dan barang/jasa tersebut tidak dapat ditetapkan berdasarkan satuan.
Dengan menerapkan prinsip-prinsip efisien, efektif, transparan, keterbukaan, bersaing, adil/tidak diskriminatif dan akuntabel akan meningkatkan kepercayaan masyarakat terhadap proses Pengadaan Barang/Jasa, karena hasilnya dapat dipertanggungjawabkan kepada masyarakat dari segi administrasi, teknis dan keuangan.
a. Efisien, berarti Pengadaan Barang/Jasa harus diusahakan dengan menggunakan dana dan daya yang minimum untuk mencapai kualitas dan sasaran dalam waktu yang ditetapkan atau menggunakan dana yang telah ditetapkan untuk mencapai hasil dan sasaran dengan kualitas yang maksimum.
commit to user
b. Efektif, berarti Pengadaan Barang/Jasa harus sesuai dengan kebutuhan dan sasaran yang telah ditetapkan serta memberikan manfaat yang sebesar-besarnya.
c. Transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai Pengadaan Barang/Jasa bersifat jelas dan dapat diketahui secara luas oleh Penyedia Barang/Jasa yang berminat serta oleh masyarakat pada umumnya.
d. Terbuka, berarti Pengadaan Barang/Jasa dapat diikuti oleh semua Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi persyaratan/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas.
e. Bersaing, berarti Pengadaan Barang/Jasa harus dilakukan melalui persaingan yang sehat diantara sebanyak mungkin Penyedia Barang/Jasa yang setara dan memenuhi persyaratan, sehingga dapat diperoleh Barang/Jasa yang ditawarkan secara kompetitif dan tidak ada intervensi yang mengganggu terciptanya mekanisme pasar dalam Pengadaan Barang/Jasa.
f. Adil/tidak diskriminatif, berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon Penyedia Barang/Jasa dan tidak mengarah untuk memberi keuntungan kepada pihak tertentu, dengan tetap memperhatikan kepentingan nasional.
g. Akuntabel, berarti harus sesuai dengan aturan dan ketentuan yang terkait dengan Pengadaan Barang/Jasa sehingga dapat dipertanggungjawabkan. Sedangkan pihak-pihak yang terlibat dalam proses pengadaan barang dan jasa sendiri harus memenuhi tata nilai dan etika dalam melakukan proses pengadaan barang dan jasa, antara lain:
1. Melaksanakan tugas secara tertib, disertai rasa tanggung jawab untuk mencapai sasaran, kelancaran dan ketepatan tercapainya tujuan Pengadaan Barang dan Jasa;
2. Bekerja secara profesional dan mandiri, serta menjaga kerahasiaan Dokumen Pengadaan Barang dan jasa yang menurut sifatnya harus dirahasiakan untuk mencegah terjadinya penyimpangan dalam Pen-gadaan Barang dan Jasa;
commit to user
3. Tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung yang berakibat terjadinya persaingan tidak sehat;
4. Menerima dan bertanggung jawab atas segala keputusan yang ditetapkan sesuai dengan kesepakatan tertulis para pihak yang ter-kait;
5. Menghindari dan mencegah terjadinya pertentangan kepentingan para pihak yang terkait, baik secara langsung maupun tidak langsung dalam proses Pengadaan Barang dan Jasa;
6. Menghindari dan mencegah terjadinya pemborosan dan kebocoran keuangan negara dalam Pengadaan Barang dan Jasa;
7. Menghindari dan mencegah penyalahgunaan wewenang dan/atau kolusi dengan tujuan untuk keuntungan pribadi, golongan atau pi-hak lain yang secara langsung atau tidak langsung merugikan negara; serta
8. Tidak menerima, tidak menawarkan atau tidak menjanjikan untuk memberi atau menerima hadiah, imbalan, komisi, rabat dan berupa apa saja dari atau kepada siapapun yang diketahui atau patut di-duga berkaitan dengan pengadaan Barang dan Jasa.
Prinsip-prinsip pengadaan barang dan jasa serta tata nilai dan etika tersebut harus dipenuhi oleh pihak-pihak yang terlibat dalam pengadaan barang dan jasa sehingga tujuan dari pengadaan tersebut dapat dicapai secara optimal.
Pihak – Pihak yang terkait dalam pengadaan adalah : 1. Pengguna Anggaran/ Kuasa Pengguna Anggaran
Pengguna Anggaran adalah pejabat pemegang kewenangan penggunaan anggaran Instansi terkait. Sedangkan Kuasa Pengguna Ang-garan adalah pejabat yang ditetapkan oleh pengguna anggaran untuk menggunakan APBN atau ditetapkan oleh Kepala Daerah untuk menggunakan APBD. Pada awalnya Pengguna Anggaran/Kuasa akan membuat rencana umum pengadaan. Pengguna Anggaran juga harus melakukan pemaketan barang dan jasa dalam Rencana Umum Pengadaan Barang dan Jasa. Pemaketan ini dilakukan sesuai dengan karakteristik pekerjaan setiap barang dan jasa. Kemudian rancana tersebut diumumkan secara luas melalui website instansi terkait. Pengguna anggaran juga
commit to user
harus menunjuk Pejabat Pembuat Komitmen, Pejabat Pengadaan, dan Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan untuk melaksanakan teknis pengadaan. Dalam proses selanjutnya Pengguna Anggaran akan lebih berperan sebagai pengawas pengadaan barang dan jasa yang mereka rencanakan.
2. Pejabat Pembuat Komitmen
Pejabat Pembuat Komitmen adalah Pejabat yang bertanggung jawab atas pelaksanaan Pengadaan Barang dan jasa. Pejabat Pembuat Komitmen akan menetapkan rencana pelaksanaan Pengadaan Barang dan jasa yang meliputi spesifikasi teknis barang dan jasa, Harga Perkiraan Sendiri (HPS), dan rancangan kontrak. Kemudian bersama-sama dengan Unit Layanan Pengadaan akan melakukan proses seleksi penyedia barang dan jasa. Pada tahap akhir tender, Pejabat Pembuat Komitmen akan menerbitkan Surat Penunjukkan Penyedia Barang dan jasa. Pejabat Pembuat Komitmen inilah yang akan menandatangani kontrak dan melaksanakannya dengan penyedia barang dan jasa.
3. Unit Layanan Pengadaan/Pejabat Pengadaan
Unit Layanan Pengadaan adalah unit organisasi pemerintah yang berfungsi melaksanakan Pengadaan Barang dan jasa di instansi terkait yang bersifat permanen, dapat berdiri sendiri atau melekat pada unit yang sudah ada. Unit Layanan Pengadaan/Pejabat Pengadaan merupakan pihak yang membantu Pejabat Pembuat Komit-men dalam pelaksanaan proses kualifikasi penyedia barang dan jasa. Unit Layanan Pengadaan/Pejabat Pengadaan memiliki tugas dalam penyusunan rencana pemilihan penyedia barang dan jasa dan mengumumkan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa tersebut di situs instansi masing-masing dan papan pengumuman resmi untuk masyarakat serta menyampaikan ke LPSE untuk diumumkan dalam Portal Pengadaan Nasional. Unit Layanan Pengadaan/Pejabat Pengadaan juga memiliki tugas untuk menilai kualifikasi Penyedia Barang dan jasa melalui prakualifikasi atau pascakualifikasi. Pada akhir proses kualifikasi ULP kemudian melakukan evaluasi administrasi,teknis dan harga terhadap penawaran yang masuk.
commit to user
Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan adalah pejabat yang ditetapkan oleh Pengguna Anggaran yang bertugas memeriksa dan menerima hasil pekerjaan. Pada akhir masa kontrak Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan akan melakukan melakukan pemeriksaan hasil pekerjaan Pengadaan Barang dan jasa sesuai dengan ketentuan yang tercan-tum dalam Kontrak. Kemudian Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan inilah yang akan membuat dan menandatangani Berita Acara Serah Terima Hasil Pekerjaan.
5. Aparat Pengawas Intern Pemerintah
Aparat Pengawas Intern Pemerintah (APIP) adalah aparat yang melakukan pengawasan melalui audit, reviu, evaluasi, pemantauan dan kegiatan pengawasan lain terhadap penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi. APIP inilah yang bertugas melakukan audit terha-dap pelaksanaan pengadaan barang dan jasa pada instansi pemerintah.Terdapat sedikit perbedaan dalam proses pengadaan barang dan jasa melalui penyedia dengan swakelola. Dalam swakelola instansi terkait tidak membutuhkan Unit Layanan Pengadaan dikarenakan tidak terjadi proses pemilihan penyedia. Pengguna Anggaran akan melakukan pen-gadaan sendiri oleh instansinya dengan cukup membentuk penanggung jawab pengadaan (Pejabat Pembuat Komitmen) dan evaluator (Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan).
2. Metode Penyampaian Dokumen
Sebagai penyedia barang dan jasa saat tertarik dengan penawaran pengadaan barang oleh suatu instansi pemerintah tidak cukup langsung mengirimkan profil perusahaan beserta daftar harga, kemudian datang ke instansi tersebut lalu bernegosiasi teknis maupun harga. Ada metode yang harus diikuti oleh penyedia barang dan jasa seperti yang diatur dalam PP No.54 Tahun 2010 dengan perubahan kedua PP No. 70 Tahun 2012, yang mana terdapat tiga metode penyampaian dokumen yaitu :
1. Metode Satu Sampul
Metode ini digunakan untuk pengadaan barang dan jasa yang sederhana dengan karakteristik untuk setiap tipe pengadaan:
commit to user
a. Untuk pengadaan barang dan jasa yang standar harganya telah ditetapkan oleh pemerintah
b. Pada pengadaan jasa konsultasi dengan Kerangka Acuan Kerja yang sederhana. Pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya yang memiliki spesifikasi teknis atau volumenya dapat dinyatakan secara jelas dalam Dokumen Pengadaan.
c. Selain pada ketiga karakteristik di atas, metode satu sampul digunakan dalam prosedur Penunjukan Langsung, Pengadaan Langsung, Kontes dan Sayembara.
d. Metode satu sampul ini menyaratkan dokumen-dokumen administrasi, teknis dan penawaran harga dimasukkan dalam satu sampul tertutup kepada Unit Layanan Pengadaan atau Pejabat Pengadaan. Metode ini tidak memperbolehkan untuk menyusulkan dokumen jika sebelumnya telah mengumpulkan karena bisa dinyatakan melakukan post bidding. Untuk itu yang perlu diperhatikan dalam metode satu sampul ini adalah kelengkapan dokumen sesuai dengan Dokumen Pengadaan yang telah ditentukan sebelumnya sehingga tidak terjadi pengiriman kembali dokumen yang kurang karena dapat dinyatakan gugur.
2. Metode Dua Sampul
Pada pengadaan barang dan jasa lainnya, metode dua sampul digunakan pada pengadaan barang dan jasa lainnya yang menggunakan evaluasi sistem nilai atau sistem biaya selama umur ekonomis. Akan tetapi, pada pengadaan jasa konsultasi digunakan jika memenuhi karakteritik antara lain:
a. Dibutuhkan penilaian yang terpisah antara persyaratan teknis dengan penawaran, agar penilaian harga tidak mempengaruhi penilaian teknis; atau
b. Pekerjaan yang bersifat kompleks sehingga diperlukan evaluasi teknis yang lebih mendalam.
Pada metode dua sampul ini, pengiriman dokumen dipisah-kan antara dokumen administrasi dan teknis dengan dokumen penawaran harga, yang mana dokumen administrasi dan teknis dis-usun dalam satu sampul yang berlabelkan
commit to user
“Dokumen Administrasi dan Teknis” sebagai sampul I. Kemudian dokumen penawaran harga dimasukkan dalam sampul berlabelkan “Dokumen Harga” sebagai sampul II. Meskipun dimasukkan dalam sampul yang berbeda, ked-ua sampul tersebut pada akhirnya dijadikan satu dimasukkan dalam satu sampul penutup yang kemudian diserahkan pada Unit Layanan Pengadaan atau Pejabat Pengadaan saat penyerahan dokumen.
3. Metode Dua Tahap
Untuk metode dua tahap dapat digunakan dalam hal pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya jika sesuai dengan beberapa karakteristik sebagai berikut:
a. Pekerjaan yang bersifat kompleks;
b. Memenuhi kriteria kinerja tertentu dari keseluruhan sistem, termasuk pertimbagan kemudahan atau efisiensi pengoperasian dan pemeliharaan peralatannya; dan/atau
c. Mempunyai beberapa alternatif penggunaan sistem dan desain penerapan teknologi yang berbeda.
Untuk metode dua tahap ini prosedurnya hampir sama dengan metode dua sampul yang mana terdapat dua sampul yaitu “dokumen administrasi dan teknis” dan “dokumen harga”. Yang berbeda dengan metode dua sampul yaitu pada metode dua tahap kedua sampul itu tidak dijadikan satu sampul tertutup, melainkan dibedakan sendiri-sendiri yang mana pada penyerahannya kepada Unit Layanan Pengadaan atau Pejabat Pengadaan tidak dilakukan secara bersamaan melainkan berbeda waktunya.
3. Metode Evaluasi Penawaran
Untuk memilih penyedia barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya yang sesuai dengan kualifikasi dan ketentuan dapat menggunakan metode evaluasi penawaran yang terdiri atas:
1. Sistem gugur
Kebutuhan akan suatu barang dan jasa dapat dipenuhi dengan harga yang mutu minimal, sedangkan peningkatan mutu barang dan jasa tidak bisa
commit to user
diimbangi dengan peningkatan kinerja. Dengan kata lain, kebutuhan dapat dipenuhi dengan harga terendah. Sehingga logikanya,tidak masuk akal jika Pejabat Pengadaan mendapat penawaran barang dan jasa yang sama namun harganya berbeda akan memilih harga yang lebih mahal. Secara tidak langsung penyedia barang dan jasa yang tidak bisa memberikan harga terendah akan gugur.
2. Sistem nilai
Jika dalam perencanaan kebutuhan diketahui di pasar terdapat barang yang memiliki spesifikasi dan karakteristik mutu yang beragam, kemudian barang-barang tersebut memiliki harga yang tidak jauh beda satu sama lain, sedangkan barang dengan mutu yang baik dapat dipastikan harganya lebih mahal, untuk itu yang perlu dilakukan adalah memilih barang dengan harganya sesuai dengan mutunya. Namun dalam praktiknya penggunaan sistem nilai tidak menghasilkan harga terendah.
3. Sistem penilaian biaya selama umur ekonomis
Sistem ini memiliki prinsip yang sama dengan sistem gugur, yang membedakan adalah sistem ini digunakan untuk pengadaan ba-rang dan jasa yang kompleks. Sistem ini mengevaluasi penilaian penawaran dengan cara memberikan nilai pada unsur-unsur teknis dan harga yang dinilai menurut biaya operasional dalam jangka waktu tertentu yang berdasarkan kriteria dan nilai unsur-unsur tersebut dikonversikan ke dalam satuan mata uang tertentu, kemudian dibandingkan kembali dengan jumlah nilai penawaran dari peserta penawaran lain. Sehingga bisa jadi yang didapatkan bukan nilai terendah saat sebelum dikonversikan.
4. Pengadaan Barang/Jasa Pada Instansi Yang Berstatus BLUD ( Badan Layanan Umum Daerah)
BLUD (Badan Layanan Umum Daerah) adalah Satuan Kerja Perangkat Daerah atau Unit Kerja pada Satuan Kerja Perangkat Daerah di lingkungan pemerintah daerah yang dibentuk untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat berupa penyediaan barang dan/atau jasa yang dijual tanpa mengutamakan mencari keuntungan, dan dalam melakukan kegiatannya
commit to user
didasarkan pada prinsip efisiensi dan produktivitas hal ini diatur dalam Peraturan Menteri No.61 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis Pengelolaan keuangan Badan layanan Umum Daerah.Seperti RSUD Sukoharjo merupakan instansi pemerintah yang berstatus BLUD sehingga didalam pengadaan barang/jasa bertujuan memberikan layanan umum secara lebih efektif dan efisien sejalan dengan praktek bisnis yang sehat, yang pengelolaannya dilakukan berdasarkan kewenangan yang didelegasikan oleh kepala daerah. Dan dari dasar hukum yang telah memperoleh status sebagai BLU secara penuh dapat melakukan pengadaan barang/jasa secara fleksibel, serta sebagai petunjuk teknis pelaksanaan pengadaan barang/jasa, direktur RSUD Sukoharjo sebagai pemimpin BLU harus mengeluarkan aturan pengadaaan barang/jasa bagi sumber dana yang disebutkan Peraturan Menteri No. 61 Tahun 2007.
