ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PEMBELIAN PENGADAAN MATERIAL
(Studi kasus pada PT. MELATI TECHNOFO INDONESIA)
Sarah Listiarakhma Tjaja / 26210372
Pembimbing:
Dr. Syntha Noviyana, SE., MMSI
Dra. Retno Suwiyanti, MM
Latar Belakang Masalah
Sistem informasi akuntansi diharapkan dapat membantu manajemen untuk mengendalikan operasi kegiatan perusahaan dan meminimalkan terjadinya kesalahan yang dapat merugikan perusahaan. Selain itu dengan flowchart dan DFD setiap divisi dapat dengan mudah mengontrol bawahannya masing-masing dan dapat saling bekerjasama agar pekerjaan menjadi lebih baik sehingga rencana perusahaan dapat berjalan secara efektif, efisien dan terarah.
Setelah penulis meneliti kegiatan pembelian yang sedang berjalan pada PT. Melati Technofof Indonesia ternyata masih terdapat kekurangan dalam sistem, yaitu sistem belum bisa menghasilkan laporan-laporan pembelian yang dibutuhkan pihak manajemen. Selain itu jika dilihat dari prosedur pembelian pengadaan barang yang terdapat di perusahaan terdapat bagian yang menjalankan lebih dari satu fungsi sehingga pelaksanaan atau proses kegiatan pembelian belum berjalan secara efektif dan efisien.
Berdasarkan fakta-fakta yang telah penulis uraikan, perlu adanya pengembangan sistem yang efektif dan efisien dalam menjalankan kegiatannya. Dengan menganalisis sistem pembelian dengan menggunakan flowchart, kemudian merancang DFD, membuat ERD, dan menampilkan tampilan input dan output.
Rumusan Masalah, Batasan Masalah dan
Tujuan Penelitian
Rumusan Masalah :
1. Bagaimana pelaksanaan sistem informasi akuntansi pembelian yang sedang berjalan di PT. Melati Technofo Indonesia?
2. Bagaimana merancang sistem informasi akuntansi pembelian yang baik untuk diterapkan di PT. Melati Technofo Indonesia?
Batasan Masalah :
Berdasarkan latar belakang, maka penulis menyesuaikan topik yang relevan, yaitu
penulis membatasi penulisan dari pembuatan sistem akuntansi / flowchart sampai
dengan merancang sistem menggunakan DFD dan Diagaram Hubungan Entitas (ERD) berdasarkan siklus pembelian pada PT. Melati Technofo Indonesia
Tujuan Penelitian :
1. Mengetahui dan menganalisis pelaksanaan sistem akuntansi pembelian yang sedang berjalan di PT. Melati Technofo Indonesia
2. Membuat rancangan sistem informasi akuntansi pembelian yang baik untuk di terapkan di PT. Melati Technofo Indonesia
•
SISTEM PEMBELIAN
START
Melihat data barang di warehouse pada sistem
Membuat SPB sebanyak 2 lembar 2 SPB 1 N 1 7 N SELESAI Melakukan klarifikasi dan memberikan barang
oleh yang meminta
Copy LPB Copy LPB
Memasukan data barang yang diterima di sistem agar data stok barang
berpindah dari warehouse menjadi data
stok regional/lokasi
Barang
KETERANGAN:
SPB: Surat Permintaan Barang LPB: Laporan Penerimaan Barang
SISTEM PEMBELIAN
1
SPB 1
Melihat data barang di warehouse
Apakah barang masih tersedia atau
tidak tersedia Membuat SPP sebanyak 2 lembar YA TIDAK Langsung dilakukan prosedur pengiriman SPB 1 SPP 2 SPP 1 2 N 6 Copy LPB Menghubungi forwarder untuk melakukan pengiriman barang Copy LPB Barang Barang 7 KETERANGAN:
SPB: Surat Permintaan Barang SPP: Surat Permintaan Pembelian LPB: Laporan Penerimaan Barang
SISTEM PEMBELIAN
2
SPP 1 Menginput data
banrang yang dibeli pada sistem
Melakukan klarifikasi terhadap barang yang datang dan membuat
LPB Menerima barang beserta invoice dan DO
dari pemasok Melakukan transaksi pembelian dengan menyerahkan SOP 1 pada pemasok Membuat SOP sebanyak 2 lembar Menerima SPH dari pemasok Membuat SPPH kepada pemasok LPB DO SPP 1 SPH LP 3 3 Membuat laporan pembelian berdasarkan SOP, LPB, Invoice N 4 Dikirim ke Pemasok Barang SOP 1 INV SOP 2 N KETERANGAN:
SPP: Surat Permintaan Barang
SPPH: Surat Permintaan Penawaran Harga SPH: Surat Penawaran Harga
SOP: Surat Order Pembelian INV: Invoice
DO: Delivery Order
LPB: Laporan Penerimaan Barang LP: Laporan Pembelian
SISTEM PEMBELIAN
4 LPB Barang Mengecek penambahan pada sistem Mencopy LPB sebanyak 1 lembar 6 Copy LPB LPB N KETERANGAN:LPB: Laporan Penerimaan Barang
Penilaian Sistem Pengendalian Internal
Menurut Mulyadi
• Struktur Organisasi
Pada kegiatan pembelian di PT. Melati Technofo Indonesia terdapat saatu bagian yang menjalankan dua fungsi sekaligus. Kerangkapan pekerjaan tersebut terlihat
dari bagian purchasing yang memiliki
tugas melakukan pembelian, menerima barang, dan membuat laporan pembelian.
Menurut pengendalian yang baik,
seharusnya pihak manajemen menambah dua bagian lagi yang bertugas untuk menerima barang yaitu bagian penerimaan dan juga bagian akuntansi yang bertugas untuk membuat laporan pembelian.
.
• Sistem Otorisasi dan Prosedur
Pencatatan
Dalam hal ini, pihak manajemen PT.
Melati Technofo Indonesia masih
melaksanakan sistem otorisasi yang
memungkinkan terjadinya penggelapan asset, yaitu dengan mengotorisasi kegiatan pembelian dengan penerimaan barang dan pembuatan laporan pembelian melalui satu
bagian yang sama. Pada sistem
pencatatannya seharusnya surat permintaan pembelian di keluarkan oleh bagian gudang.
Penilaian Sistem Pengendalian Internal
Menurut Mulyadi
• Praktik Yang Sehat
Sistem pembelian pada PT. Melati
Technofo Indonesia belum melakukan praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi pada setiap unit organisasinya. Pada kegiatan permintaan yang seharusnya melalui sistem yang
sudah ada, akan tetapi pada
prakteknya/pelaksanaannya terkadang
dilakukan permintaan manual dikarenakan
kebutuhan yang mendesak.
• Mutu Karyawan yang sesuai dengan
tanggung jawab
Dari ke-empat unsur pengendalian intern, mutu karyawan merupakan unsur yang paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang
kompeten dan jujur, perusahaan
mampu menghasilkan pertanggung
jawaban keuangan yang dapat
SISTEM PEMBELIAN YANG
DIUSULKAN
START
Melihat data barang di warehouse pada sistem
Membuat SPB sebanyak 2 lembar 2 SPB 1 N 1 9 Barang Copy LPB 2 Memasukan data barang yang diterima
di sistem agar data stok berpindah dari
warehouse menjadi data stok regional Melakukan kalrifikasi
dan memberikan barang pada yang
meminta
Copy LPB 2
N
KETERANGAN:
SPB: Surat Permintaan Barang LPB: Laporan Penerimaan Barang PERMINTAAN
SISTEM PEMBELIAN YANG
DIUSULKAN
2 SPB 1 Membuat SPP sebanyak 2 lembar SPB 1 2 SPP 1 N 6 LPB 2 Mengecek LPB 2 dengan barang Mengcopy LPB 2 Copy LPB LPB 2 Barang N 8 Barang Mengecek Ketersediaan barang digudang sesuaidengan SPB YA TIDAK Langsung dilakukan prosedur pengiriman 3 N KETERANGAN:
SPB: Surat Permintaan Barang SPP: Surat Permintaan Pembelian LPB: Laporan Penerimaan Barang
SISTEM PEMBELIAN YANG
DIUSULKAN
SPP 1 3 SPP 1 Membuat SPPH SPPH Menerima SPH dari pemasok Membuat Perbandingan Harga (PH) Membuat SOP sebanyak 4 lembar Dikirim ke Pemasok SPP 1 SP 4 3 2 SOP 1 Pemasok 4 5 N 5 INV LPB 1 Memeriksa sekaligus menginput LPB daninvoice pada sistem
INV
7
LPB
N
KETERANGAN:
SPP: Surat Permintaan Pembelian SOP: Surat Order Pembelian
SPPH: Surat Permintaan Penawaran Harga SPH: Surat Penawaran Harga
PH: Perbandingan Harga INV: Invoice
LPB: Laporan Penerimaan Barang
SISTEM PEMBELIAN YANG
DIUSULKAN
4 SOP 2 PEMASOK DO INV Barang Melakukan klarifikasi barang berdasarkan SOP 2 Membuat LPB sebanyak 2 lembar 2 LPB 1 INV DO SOP 2 N 5 6 Barang KETERANGAN:SOP: Surat Order Pembelian DO: Delivery Order
INV: Invoice
LPB: Laporan Penerimaan Barang PENERIMAAN
SISTEM PEMBELIAN YANG
DIUSULKAN
7 5 INV LPB 1 SOP 2 Mencocokan SOP, LPB, dan invoice Mencatat Jurnal PembelianMembuat bukti kas keluar Jurnal Pembelian INV LPB 1 SOP 2 BKK Register Bukti Kas N KETERANGAN:
SOP: Surat Order Pembelian INV: Invoice
LPB: Laporan Penerimaan Barang BKK: Bukti Kas Keluar
SELESAI AKUNTANSI
DATA FLOW DIAGRAM
KONTEKS Permintaan SISTEM PEMBELIAN Manajemen Pemasok SPB LP , JP S P P H , S O P S P H , D O , IN V KETERANGAN:SPB : Surat Permintaan Barang SPB : Surat Permintaan Barang SPB : Surat Permintaan Barang SPB : Surat Permintaan Barang
DATA FLOW DIAGRAM
ZERO 1.0 SPP PERMINTAAN 3.0 TERIMA BARANG 4.0 MENGECEK BARANG DENGAN SPP 5.0 PENCATATAN UTANG 6.0 MEMBUAT LAPORAN MANAJEMEN 2.0 MEMBUAT SOPDATA BARANG DATA VENDOR
SPB SPP SO P SOP BA RA NG IN VO IC E DAFTAR UTANG LP IN PU T JU M LA H BA RA NG BARANG, SPH, INVOICE, DO
JENIS BARANG PROFIL VENDOR
IN PU T JU M LA H BA RA NG
INPUT JENIS BARANG INPUT PROFIL VENDOR
KETERANGAN:
SPB: Surat Permintaan Barang SPP: Surat Permintaan Pembelian LP: Laporan Pembelian JE NI S BA RA NG
DATA FLOW DIAGRAM
PEMASOK 1.1 MASUKAN DATA 1.2 SPPH & SOP DATA BARANGDATA VENDOR DATA HARGA
BARANG SPP SPPH & SOP JENIS BARANG IN PU T JE NI S BA RA NG DA FT AR PE SA NA N JU M LA H BA RA NG LEVEL 1 PROSES 1 LEVEL 1 PROSES 5 5.1 PEMBAHARUAN DAFTAR UTANG DATA BARANG 5.2 MENYIAPKAN DAFTAR UTANG DATA VENDOR
INVOICE DAFTAR UTANG
DAFTAR UTANG PEMBELIAN INPUT PROFIL VENDOR INPUT JUMLAH BARANG LEVEL 1 PROSES 6 6.1 MEMBUAT JURNAL 6.2 MEMBUAT LAPORAN PEMBELIAN DATA JURNAL DAFTAR UTANG LP MANAJEMEN KETERANGAN:
SPP: Surat Permintaan Pembelian SPPH: Surat Permintaan Penawaran Harga SOP: Surat Order PEmbelian
JU
RN
ENTITY DIAGRAM RELATIONSHIP
BARANG PERMINTAAN BARANG ORDER PEMBELIAN PENERIMAAN BARANGHUTANG PENERIMAAN PEMASOK
PELUNASAN Harga_satuan Satuan Stok Nm_Barang Kd_barang Qty Satuan Nm_barang Kd_barang Nm_bagian Tgl_Permintaan Kd_permintaan Total_harga Harga_satuan Qty Satuan Nm_barang Kd_barang Kd_vendor No_PO Tgl_PO Kd_vendor Qty Kd_transaksi Nm_barang Tgl_penerimaan Kd_barang No_PO No_penerimaan No_fax Saldo_hutang No_telp Kota Alamat Kd_vendor Nm_vendor Rt/Rw Kd_pos No Jln Tgl_bayar Jml_nominal No_penerimaan Kd_supplier No_invoice Kd_transaksi No_bukti_pel Tgl_bayar Jth_tempo Saldo_hutang Dftr_transaksi No_invoice Kd_vendor Kd_transaksi M N M N M N
Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi pembelian pada PT. Melati Technofo Indonesia, maka penulis menyimpulkan bahwa:
• Terjadinya kerangkapan tugas pada beberapa bagian, sehingga rentan
menimbulkan kecurangan,
• Masih adanya praktik yang tidak sehat, dengan adanya kegiatan manual pada
bagian permintaan barang sehingga sistem tidak berjalan dengan efektif.
Penulis memberikan alternatif perancangan sistem informasi akuntansi pembelian pada PT. Melati Technofo Indonesia yang terdiri dari pembuatan
flowchart usulan, DFD, ERD, dan perancangan database dengan menggunakan
C++ yang membantu dalam memudahkan kegiatan pembelian, sehingga
Saran
Berdasarkan analisis hasil penelitian serta beberapa kesimpulan dan pembahasan penulis menyarankan perlu adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab pada bagian pembelian yaitu penerimaan barang dan akuntansi. Sehingga sistem informasi akuntansi pembelian dapat berjalan dengan efektif. Selain itu juga penulis menyarankan agar adanya pengawasan pada setiap bagian, agar sistem informasi akuntansi pembelian berjalan dengan semestinya. Penulis juga memberikan alternatif rancangan sistem informasi akuntansi pembelian dengan menggambarkan perancangan sistem yang menggunakan
Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagaram, perancangan database dan
