BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

(1)

BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Metode rekayasa perangkat lunak yang dipergunakan dalam pembuatan aplikasi tata persuratan adalah metode prototipe. Langkah – langkah yang dilakukan yaitu :

a. Mendefinisikan objektif secara keseluruhan

b. Mengidentifikasi kebutuhan sistem, proses mengumpulkan data-data yang diperlukan dalam membangun aplikasi.

c. Melakukan perancangan aplikasi secara cepat sebagai dasar untuk membuat prototipe sesuai dengan hasil analisis yang telah dilakukan sebelumnya. d. Membuat aplikasi sesuai dengan hasil rancangan sebelumnya.

e. Menguji coba dan mengevaluasi prototipe dan kemudian melakukan penambahan dan perbaikan-perbaikan terhadap prototipe yang sudah dibuat. 3.1 ANALISIS SISTEM

Analisis pertama yang dilakukan dalam membangun sistem Aplikasi Tata Persuratan adalah melakukan observasi pada Direktorat Jenderal Badan Peradilan Umum khususnya pada bagian tata kelola yang selama ini melaksanakan kegiatan pengelolaan surat yang masuk maupun keluar secara manual. Dengan kegiatan tersebut dapat teridentifikasi kendala atau permasalahan yang dihadapi dalam pengelolaan surat tersebut.

Seperti yang telah kita ketahui bahwa surat merupakan sarana penting dalam setiap instansi pemerintahan maupun suatu kantor, termasuk pada Direktur Jenderal Badan Peradilan Umum. Informasi penting ataupun rahasia yang terkait didalam surat tersebut harus diperoleh oleh masing-masing bagian yang dituju dengan cepat dan tepat sasaran. Oleh karena itu pada setiap aktifitas yang berkaitan dengan surat menyurat, harus dilakukan penyimpanan asrip surat dan didokumentasikan dengan sangat baik.

(2)

Ketepatan waktu dalam penerimaan surat baik surat masuk maupun surat keluar harus dilaksanakan dengan tepat dan cepat.

Pada saat ini prosedur yang diterapkan pada manajemen surat menyurat di Direktur Jenderal Badan Peradilan Umum masih menggunakan metode manual atau yang bisa disebut paper-work system. Mulai dari

penerimaan, pembuatan, penyimpanan, pendokumentasian hingga verifikasi surat dilakukan secara manual Pada tahap verifikasi, surat harus didisposisikan dari satu bagian ke bagian lain sesuai dengan alur yang telah ditetapkan sehingga memerlukan waktu yang tidak sedikit, seringkali surat yang diterima maupun yang akan dikeluarkan bersifat segera. Sedangkan pada tahap pengarsipan surat hanya berupa penyimpan hardcopy, dan

seringkali terjadi kesulitan dalam pelacakan surat masuk. Penerapan metode tersebut, menjadikan manajemen persuratan manajemen persuratan di Direktorat Jenderal Badan Peradilan Umum menjadi kurang efektif dan efisien. Hal tersebut menyebabkan :

a. Tidak menerima informasi surat secara tepat waktu.

b. Adanya kesalahan disposisi surat, menyebabakan informasi tidak diterima.

c. Adanya ketidakpastian jangka waktu untuk penomoran pada surat keluar, tidak jarang surat tersebut dibutuhkan dalam waktu singkat. d. Hilangnya arsip atau fisik surat dikarenakan tercecer.

3.2 ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM 3.2.1 Kebutuhan Non-Fungsional

3.2.1.1 Kebutuhan Perangkat Keras

Tabel 3.1. Kebutuhan perangkat keras (pembuatan)

No Jenis Spesifikasi

1 Processor AMD E-300 APU

2 Memory DDR 2 Gb

3 Hardisk 320 Gb

4 Grapic Card HD 1.3 GHz

5 Mouse Optical

(3)

Analisis perangkat keras bertujuan mengetahui spesifikasi perangkat keras yang akan dipergunakan dalam sistem.

3.2.1.2 Kebutuhan Perangkat Lunak

Analisis perangkat lunak bertujuan mengetahui perangkat lunak apa saja yang dipergunakan dalam pembuatan sistem, yaitu sebagai berikut :

a. Sistem Operasi : Windows 7 Ultimate b. Bahasa Pemograman : PHP

c. DBMS : MySql

d. Aplikasi : - Xampp (Apache Services) - Netbeans IDE 8.0.2 - SQLyog Ultimate 3.2.2 Kebutuhan Fungsional (Informasi)

Ketika bagian pengelola surat yaitu bagian tata usaha mengelola surat masuk dan surat keluar, memerlukan informasi – informasi untuk mengelola surat tersebut, diantaranya :

a. Informasi pada surat masuk, seperti : - Pengirim surat.

- Siapa tujuan surat. - Sifat surat.

- Tanggal diterima surat. - Perihal surat

(4)

b. Informasi pada surat keluar, seperti : - Kepada siapa surat ditujukan. - Dari direktorat mana surat dibuat. - Sifat surat

- Perihal surat - Lampiran surat.

- Nomor yang akan diberikan pada surat. 3.3 PERANCANGAN FLOWCHART

3.3.1 Menu Utama Aplikasi

Masuk Login Verifikasi Menu Utama Berhasil Gagal Surat Masuk Surat Keluar Laporan Referensi A B C D

(5)

Aplikasi Tata Persuratan ini dimulai dengan melakukan login pada aplikasi untuk melakukan verifikasi pengguna pada aplikasi, jika login berhasil maka aplikasi akan masuk pada menu utama. Setelah menu utama terbuka maka para pengguna dapat memilh menu-menu yang tersedia pada aplikasi, yaitu : Surat Masuk, Surat Keluar, Laporan dan Referensi yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yang dapat dijalankan pada aplikasi (seperti terlihat dalam Gambar 3.1).

3.3.2 Menu Surat Masuk

Registrasi Surat Masuk Pencarian Surat Masuk Tidak Surat Masuk Cari Tambah Disposisi Benar Salah Selesai Ya B Benar Salah Tidak

Gambar 3.2.Flowchart Surat Masuk

Ketika user telah memilih menu Surat Masuk maka terdapat 2 (dua) submenu yang dapat dipilih yaitu : Registrasi Surat Masuk dan

(6)

Pencarian Surat Masuk. Pada submenu pertama yaitu Registrasi Surat Masuk, pengguna dapat memasukan data-data pada surat yang diterima oleh Direktorat Jenderal Badan Peradilan Umum, untuk memudahkan pencatatan informasi, setelah data berhasil dimasukan secara benar maka akan masuk kedalam menu disposisi untuk memudahkan bagian tertentu mendapat informasi surat masuk secara cepat dan tepat. Sedangkan pada submenu kedua yaitu Pencarian Surat masuk pengguna dapat mencari informasi mengenai surat yang diterima oleh Direktorat Jenderal Badan Peradilan Umum (seperti terlihat dalam Gambar 3.2).

3.3.3 Menu Surat Keluar

Registrasi Surat Keluar Pencarian Surat Keluar Tidak Surat Keluar Cari Tambah Disetujui Benar Salah Selesai Revisi Benar B Ya Tidak

(7)

Ketika pengguna memilih menu Surat Keluar, seperti halnya pada menu Surat Masuk, pengguna akan menemukan 2 (dua) submenu yaitu Registrasi Surat Keluar dan Pencarian Surat Keluar. Pada submenu pertama yaitu Registrasi Surat Keluar pengguna akan memasukan data-data dalam surat keluar dan mendapatkan nomor surat tersebut setelah surat keluar tersebut disetujui oleh para pimpinan pada Direktorat Jenderal Badan Peradilan Umum. Sedangkan pada submenu Pencarian Surat Keluar, pengguna dapat mencari informasi mengenai surat-surat yang dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Badan Peradilan Umum (seperti terlihat dalam Gambar 3.3).

3.3.4 Menu Laporan

Surat Masuk Surat Keluar

Kembali Surat Keluar Proses Proses Kembali Surat Masuk C Selesai OK OK Batal Batal

(8)

Pada Submenu Laporan pengguna akan melihat 2 (dua) submenu yang dapat dipilih yaitu Surat Masuk dan Surat Keluar. Pada masung-masing submenu para pengguna dapat melihat laporan banyaknya Surat Masuk yang diterima oleh Direktorat Jenderal Badan Peradilan Umum perbulan, sehingga dapat terlihat statistik jumlah surat yang diterima selama tahun yang diinginkan. Begitu pula dengan laporan pada Surat Keluar, pengguna juga dapat melihat banyaknya surat-surat yang dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Badan Peradilan Umum setiap bulannya dalam tahun yang diinginkan sesuai kebutuhan (seperti terlihat dalam Gambar 3.4). 3.3.5 Menu Referensi

D

PENGGUNA JABATAN PENGIRIMAN KLASIFIKASI

SURAT KLASIFIKASI DIREKTORAT Pilih Referensi Pengguna Referensi Jabatan Referensi Pengiriman Referensi Klasifikasi Surat Referensi Klasifikasi Direktorat Tambah / Edit Tambah / Edit Tambah / Edit Tambah / Edit Tambah / Edit

Selesai Tampil

Batal Batal Batal Batal Batal

Gambar 3.5.Flowchart Referensi

Pada submenu Referensi hanya dapat diakses oleh administrator aplikasi tata persuratan yang didalamnya terdapat 5 (lima) submenu untuk menambah maupun merubah data yang dipergunakan dalam aplikasi, seperti : Referensi Pengguna,

(9)

Referensi Jabatan, Referensi Pengiriman, Referensi Klasifikasi Surat dan Referensi Klasifikasi Direktorat. Submenu pertama yaitu submenu Referensi Pengguna dipergunakan oleh administrator untuk menambah maupun mengubah data para pengguna aplikasi dalam hal data yang akan dipakai untuk masuk menggunakan aplikasi seperti username dan password selain menambahkan pula data dukung lain seperti alamat email dan jabatan dari pengguna.

Submenu kedua yaitu submenu Referensi Jabatan dipergunakan oleh administrator untuk menambah jabatan-jabatan yang ada pada Direktorat Jenderal Badan Peradilan Umum.

Submenu ketiga yaitu submenu Referensi Pengiriman dipergunakan oleh administrator untuk menambahkan dan mengubah jenis metode pengiriman yang dipakai dalam mengirim surat-surat keluar yang dibuat oleh Direktorat Jenderal Badan Peradilan Umum.

Submenu keempat yaitu submenu Referensi Klasifikasi Surat berfungsi untuk menambahkan dan mengubah jenis-jenis surat beserta kode penomoran yang akan dipergunakan sebagai kelengkapan penomoran dari surat yang dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Badan Peradilan Umum.

Sedangkan submenu yang terakhir adalah submenu Referensi Klasifikasi Direktorat berfungsi untuk menambah ataupun mengubah data direktorat yang terdapat pada Direktorat Jenderal Badan Peradilan Umum karena seperti halnya pada semua submenu referensi dimungkinkan akan adanya perubahan structural dalam Direktorat Jenderal Badan Peradilan Umum (seperti terlihat dalam Gambar 3.5).

(10)

3.4 PERANCANGAN DATA FLOW DIAGRAM (DFD) 3.4.1 DFD Level 0

Aplikasi Tata Persuratan Ditjen BADILUM

Super Admin Admin

User Memasukkan - Username - Password Memasukkan - Username - Password

- Data Surat Masuk - Data Surat Keluar

- Laporan - Referensi - Data Surat Masuk

- Data Surat Keluar - Laporan - Referensi - Konfigurasi Memasukkan - Username - Password - Data Surat Masuk

- Data Surat Keluar - Laporan

Gambar 3.6.DFD Level 0

Pada DFD level 0 Aplikasi Tata Persuratan yang dibuat memiliki 3 (tiga) entitas utama yaitu super admin, admin dan user. Semua user pada dasarnya memiliki akses menu utama, menu surat masuk, menu surat keluar dan menu laporan. Pada entitas admin, terdapat menu referensi, agar admin dapat mengelola data-data yang diperlukan dalam pengelolaan surat masuk maupun surat keluar. Sedangkan pada entitas super admin ada satu menu tambahan lagi selain menu referensi yang dapat diakses oleh admin, yaitu menu konfigurasi dimana super admin dapat mengetahui log kesalahan dalam aplikasi ini (seperti terlihat dalam Gambar 3.6).

(11)

3.4.2 DFD Level 1 Super Admin

Super Admin Login

1. Surat Masuk 2. Surat Keluar 3. Laporan Surat Masuk 5. Referensi Konfigurasi Verifikasi Data

Data Super Admin

Data Surat Masuk Data Surat Masuk

Data Surat Keluar Data Surat Keluar

Laporan Surat Masuk Laporan Surat Masuk

Data Referensi Data Referensi Data Konfigurasi Data Konfigurasi Data Pengguna Data Pengguna Referensi Pengguna Data Surat Data Surat Data Surat Referensi Surat Data Surat

Permintaan Data Surat Masuk

Laporan Surat Masuk

Data Konfigurasi Data Konfigurasi Referensi Konfigurasi Data Referensi Data Referensi Referensi Jabatan, Jenis Surat 4. Laporan Surat Keluar

Permintaan Surat Keluar

Laporan Surat Keluar Laporan Surat Keluar

Laporan Surat Masuk

Laporan Surat Keluar

Gambar 3.7.DFD Level 1 Super Admin

Dalam DFD level 1 Super Admin, pengguna dapat mengakses keseluruhan menu yang terdapat dalam aplikasi tata persuratan, yaitu menu surat masuk, menu surat keluar, menu laporan, menu referensi dan menu konfigurasi. Secara umum entitas super admin hanya akan dipegang oleh satu orang penanggung jawab aplikasi dan akan dipergunakan dalam memonitor jalannya aplikasi tata persuratan (seperti terlihat dalam Gambar 3.7).

(12)

3.4.3 DFD Level 1 Admin Admin Login 1. Surat Masuk 2. Surat Keluar 5. Referensi Verifikasi Data Data Admin

Data Surat Masuk

Data Surat Keluar Data Surat Keluar

Data Referensi Data Referensi Data Pengguna Data Pengguna Referensi Pengguna Data Surat Data Surat Data Surat Referensi Surat Data Surat Data Referensi Data Referensi Referensi Jabatan, Jenis Surat 3. Laporan Surat Masuk Laporan Surat Masuk

Laporan Surat Masuk

4. Laporan

Surat Keluar

Gambar 3.8. DFD Level 1 Admin

Dalam DFD level 1 Admin, pengguna dapat mengakses hampir seluruh menu yang terdapat dalam aplikasi tata persuratan, terkecuali menu konfigurasi dan menu yang dapat diakses adalah menu surat masuk, menu surat keluar, menu laporan, dan menu referensi. Pada pengunaannya akun admin akan dipegang oleh orang yang bertanggung jawab dan betugas mengelola surat-surat disetiap direktorat agar sistem dapat berjalan dengan baik dan semestinya (seperti terlihat dalam Gambar 3.8).

(13)

3.4.4 DFD Level 1 User User Login 1. Surat Masuk 2. Surat Keluar Verifikasi Data Data User

Data Surat Masuk

Data Surat Keluar

Data Pengguna Data Pengguna Referensi Pengguna Data Surat Data Surat Data Surat Referensi Surat Data Surat 3. Laporan Surat Masuk Laporan Surat Masuk

Laporan Surat Masuk

4. Laporan

Surat Keluar

Gambar 3.9.DFD Level 1 User

Dalam DFD level 1 User, pengguna pada otoritas sebagai user, hanya dapat mengakses menu utama dalam aplikasi yaitu menu surat masuk, menu surat keluar dan menu laporan. Sebagai pengguna utama para pengguna di level user dapat memantau surat masuk maupun surat keluar pada Direktorat Jenderal Badan Peradilan Umum. User dapat dipegang oleh para eselon 1, eselon 2, eselon 3, eselon 4 dan juga para staf di lingkungan Direktorat Jenderal Badan Peradilan Umum (seperti terlihat dalam Gambar 3.9).

(14)

3.4.5 DFD Level 2 Surat Masuk Admin dan User

1.1 Registrasi Surat Masuk Data awal surat

1.2 Tambah Detil

Surat Masuk Data Detail Surat Masuk

Referensi Surat Masuk Data Lengkap Surat Masuk Data Lengkap Surat Masuk Data Lengkap Surat Masuk

Data awal surat

Data awal surat Data awal surat

Gambar 3.10. DFD Level 2 Surat Masuk

Dalam DFD level 2 surat masuk ini pengguna sebagai user dan admin dapat melakukan 2 (dua) tahapan proses. Pertama para pengguna akan memasukan data awal informasi surat masuk yaitu, tanggal registrasi surat, nomor surat masuk yang diterima dan tanggal surat masuk dibuat. Setelah data awal tersimpan maka pengguna akan memasukan data detil informasi yang terdapat pada surat masuk yang diterima (seperti terlihat dalam Gambar 3.10).

(15)

3.4.6 DFD Level 2 Surat Keluar Admin dan User

2.1 Registrasi Surat Keluar

Data Awal Surat Keluar

2.2 Penomoran Surat dan Detil

Surat Keluar Referensi Surat Keluar Data Lengkap Surat Keluar Data Lengkap Surat Keluar Data Lengkap Surat Keluar

Data Awal Surat Keluar

Data Awal Surat Keluar Data Awal Surat Keluar

Data Lengkap Surat Keluar

Gambar 3.11. DFD Level 2 Surat Keluar

Dalam DFD level 2 surat keluar ini pengguna sebagai user dan admin dapat melakukan 2 (dua) tahapan proses. Pertama para pengguna akan memasukan data surat keluar yaitu, tanggal pembuatan surat, asal direktorat yang mengeluarkan surat serta jenis surat keluar yang dibuat. Setelah data awal tersimpan maka pengguna akan memasukan data detil informasi yang terdapat pada surat keluar yang selanjutkan akan dikirimkan kepada penerima surat (seperti terlihat dalam Gambar 3.11).

(16)

3.4.7 DFD Level 2 Laporan Surat Masuk

Admin dan User

3.1 Laporan Surat Masuk

per-total Register Pilih Jenis laporan Surat Masuk

3.2 Laporan Surat Masuk

per-periode Pilih Jenis Laporan Surat Masuk

Laporan Surat Masuk

Total Register Laporan Surat Masuk

Referensi Surat Masuk

Periode Surat

Laporan Surat Masuk Laporan Surat Masuk

Gambar 3.12. DFD Level 2 Laporan Surat Masuk

Dalam DFD level 2 laporan surat masuk pengguna sebagai user dan admin dapat memilih laporan surat masuk berdasarkan total register dan periode laporan. Laporan surat masuk berdasarkan total register akan menunjukan banyaknya surat masuk yang telah tercatat pada aplikasi sedangkan laporan berdasarkan periode, pengguna dapat melihat laporan surat masuk sesuai dengan periode tanggal yang dibutuhkan. (seperti terlihat dalam Gambar 3.12).

(17)

3.4.8 DFD Level 2 Laporan Surat Keluar

Admin dan User

4.1 Laporan Surat Keluar

per-total Register Pilih Jenis laporan Surat Keluar

4.2 Laporan Surat Keluar

per-periode Pilih Jenis Laporan Surat Keluar

Total Register Laporan Surat Keluar

Referensi Surat Keluar Periode Surat

4.3 Laporan Surat Keluar per-Direktorat 4.4 Laporan Surat Keluar Klasifikasi Surat Pilih Jenis Laporan Surat Keluar

Laporan Surat Keluar Pilih Jenis Laporan Surat Keluar

Laporan Surat Keluar Direktorat

Klasifikasi Surat

Gambar 3.13. DFD Level 2 Laporan Surat Keluar

Dalam DFD level 2 laporan surat keluar pengguna sebagai user dan admin dapat memilih laporan surat keluar berdasarkan total register, periode laporan, direktorat yang mengeluarkan surat dan klasifikasi jenis surat. Laporan surat keluar berdasarkan total register akan menunjukan banyaknya surat keluar yang telah tercatat pada aplikasi. Laporan berdasarkan periode, pengguna dapat melihat laporan surat keluar sesuai dengan periode tanggal yang dibutuhkan. Laporan berdasarkan direktorat, pengguna dapat melihat laporan surat keluar yang dibuat oleh direktorat tertentu yang terdapat pada Ditjen Badan Peradilan Umum. Sedangkan laporan berdasarkan jenis klasifikasi surat, pengguna dapat melihat laporan masing-masing jenis surat yang telah dibuat. (seperti terlihat dalam Gambar 3.13).

(18)

3.4.9 DFD Level 2 Referensi

Admin

5.1 Referensi Pengguna Data Referensi Pengguna

5.2 Referensi

Jabatan Data Referensi Jabatan

Data Referensi Pengguna

Data Referensi Jabatan

5.3 Referensi Pengiriman 5.4 Referensi Klasifikasi Surat Data Referensi Pengiriman

Data Referensi Pengiriman

Data Referensi Klasifikasi Surat Data Referensi Klasifikasi Surat

5.5 Referensi Klasifikasi Direktorat Data Referensi Klasifikasi Direktorat

Data Referensi Klasifikasi Direktorat

Referensi Pengguna Referensi Jabatan Referensi Pengiriman Referensi Klasifikasi Surat Referensi Klasifikasi Direktorat Data Referensi Pengguna

Data Referensi Pengguna

Data Referensi Jabatan

Data Referensi Pengiriman

Data Referensi Klasifikasi Surat Data Referensi Klasifikasi Surat Data Referensi Klasifikasi Direktorat Data Referensi Klasifikasi Direktorat

Gambar 3.14.DFD Level 2 Referensi

Dalam DFD level 2 referensi hanya dapat diakses oleh admin, pada menu ini admin dapat menambah dan merubah referensi pengguna, referensi jabatan, referensi pengiriman, refensi klasifikasi surat, dan klasifikasi direktorat. Referensi pengguna digunakan untuk menambah dan merubah data pengguna aplikasi. Refernsi jabatan digunakan untuk menambah dan merubah data jabatan pengguna. Referensi pengiriman digunakan untuk menambah dan

(19)

merubah data jasa pengiriman surat keluar. Referensi klasifikasi surat digunakan untuk menambah dan merubah data jenis surat yang dikeluarkan Ditjen Badan Peradilan Umum. Sedangkan referensi klasifikasi direktorat digunakan untuk menambah dan merubah data direktorat yang terdapat pada Ditjen Badan Peradilan Umum. (seperti terlihat dalam Gambar 3.13).

3.5 PERANCANGAN BASIS DATA

3.5.1 Perancangan ERD (Entity Relationship Diagram)

(20)

Pada aplikasi tata persuratan ini, tabel utama yang dipergunakan adalah Tabel Registe rsurat, hampir semua tabel memiliki koneksi dengan data pada tabel tersebut (seperti terlihat pada gambar 3.15)

3.5.2 Perancangan Database

Stuktur data dari Tabel-tabel aplikasi tata persuratan yang akan diimplementasikasi pada aplikasi tata persuratan sebagai berikut :

Tabel 3.2.Tabel referensi jabatan

Field Type Key Auto Increment

jabatanId int (9) PK yes

jabatanKode varchar (10) jabatanNama varchar (50) Tabel 3.3.Tabel referensi jenis surat

jenisId int (9) PK yes

jenisKode varchar (10) jenisNama varchar (50)

Tabel 3.4.Tabel referensi kemanan surat

keamananId int (9) PK yes

keamananKode varchar (10) keamananNama varchar (50) Tabel 3.5.Tabel referensi pengguna

penggunaId int (9) PK yes

penggunaGroupId int (9)

penggunaNama varchar (100) penggunaUsername varchar (30) penggunaPassword varchar (100)

(21)

penggunaEmail varchar (60) penggunaLastLogin datetime

penggunaSession varchar (150) penggunaStatus int (1)

Tabel 3.6.Tabel referensi pengguna group

groupId int (9) PK yes

groupNama varchar (50) Tabel 3.7. Tabel referensi pengiriman

pengirimanId int (9) PK yes pengirimanKode varchar (10)

pengirimanNama varchar (50) Tabel 3.8.Tabel referensi pihak

pihakId int (99) PK yes

pihakJenisId int (9) pihakRegisterJenisId int (9) pihakNama varchar (50) pihakAlamat varchar (150) Tabel 3.9.Tabel referensi disposisi

disposisiId int (20) PK yes

disposisiSuratId int (20) disposisiTanggal date disposisiUrutan int (9) disposisiJabatanId int (9) disposisiPenggunaId int (20) disposisiKeterangan varchar (200)

(22)

Tabel 3.10.Tabel register pengguna jabatan

penggunaJabatanId int (9) PK yes jabatanId int (9)

penggunaId int (9) Tabel 3.11.Tabel register pihak

registerPihakId int (20) PK yes registerSuratId int (20)

referensiPihakId int (20) referensiPihakNama varchar (50) referensiPihakAlamat varchar (150) Tabel 3.12.Tabel register surat

Field Type Key Auto

Increment

registerId int (20) PK yes

registerJenisId int (9) registerKeamananId int (9) registerTanggal date registerNomorUrut int (9) registerNomor varchar (100) registerTanggalKirim date registerNomorPengiriman varchar (100) registerTanggalTerima date registerPerihal varchar (255) registerLampiran varchar (255) registerTanggalPenyelesaian date registerPengirimanId Int(9)

(23)

Tabel 3.13.Tabel register upload

Field Type Key Auto

Increment

uploadId int (99) PK yes

registerSuratId int (99)

uploadNama varchar (100) uploadMIME varchar (100) uploadUkuran int (99)

uploadData longblob

3.6 PERANCANGAN ANTAR MUKA

3.6.1 Sketsa Form Login

Gambar 3.11.Sketsa Form Login Keterangan :

1 : textbox untuk memasukan username 2 : textbox untuk memasukan password 3 : tombol untuk login

(24)

3.6.2 Sketsa Menu Utama

Gambar 3.12. Sketsa menu utama Keterangan :

1 : lambang instansi 2 : nama instansi 3 : tab menu utama 4 : tab menu surat masuk 5 : tab menu surat keluar 6 : tab menu laporan 7 : tab menu referensi 8 : tab menu keluar aplikasi

(25)

3.6.3 Sketsa Menu Surat Masuk

Gambar 3.13. Sketsa Menu Surat Masuk Keterangan :

1 : tab sub menu register surat masuk

2 : tab sub menu register disposisi surat masuk

3 : tombol tambah register surat masuk atau disposisi surat masuk 4 : tombol cari pada surat masuk atau disposisi surat masuk

5 : tampilan informasi surat masuk yang telah tercatat pada aplikasi

(26)

3.6.4 Sketsa Menu Surat Keluar

Gambar 3.14. Sketsa Menu Surat Keluar Keterangan :

1 : tab sub menu register surat keluar 2 : tombol tambah register surat keluar 3 : tombol cari pada keluar

4 : tampilan informasi surat masuk yang telah tercatat pada aplikasi