Make Public Procurement Easy

(1)

(2)

K

ebu

tu

ha

n

Bar

an

g

/Jasa

Swakelola

Dikerjakan Sendiri

Instansi Pemerintah

Kel. Masyarakat

Penyedia

Pelelangan

Konvensional

e-Tendering

Non Lelang

e-Purchasing/

e-Katalog

Penunjukan Langsung

Pengadaan Langsung

E_Proc

ureme

n

t

(SP

SE)

(3)

Proses Pengadaan

Pengaturan Penyelenggaraan Sistem Katalog Elektronik

Alokasi Anggaran

Metode

Pengadaan

Tidak hanya cepat,

tetapi juga menjamin tercapai

nya efisiensi, efektifitas, dan

akuntabilitas.

Data 2012 – 2014 :

Rata – rata 65 % dari total

pembelanjaan K/L untuk

Belanja Barang & Belanja Modal

E-purchasing

yang berbasis pada

e-katalog

: daftar, jenis,

spesifikasi teknis, dan harga

barang tertentu

Peraturan Pelaksana

Dasar Hukum

Perpes 4/2015 :

Pasal 110

Peraturan Kepala LKPP Nomor 6/2016 Tentang Katalog Elektronik dan

e-Purchasing

Pengaturan Penyelenggaraan Sistem

e-Purchasing

Penyampaian

Usulan

Pemilihan

Penyedia

Kontrak Katalog

Penayangan

e-Katalog

Perubahan

Kontrak Katalog

Prosedur, Syarat & Ketentuan

Penggunaan, User Guide

IMPLEMENTASI E-KATALOG/E-PURCHASING

Landasan Regulasi

Sanksi

Monev

Pengecualian Dalam

e-Purchasing

Jenis Katalog

Elektronik

Para Pihak

Kriteria

Barang/Jasa

Evaluasi

Usulan

Para Pihak

Ketentuan Lain-Lain dan

Ketentuan Peralihan

(4)

Kontrak dengan Produsen/

Sole Agent

Penggunaan Metode yang

Lebih Kompetitif

Harga Berdasarkan:

•Merk, tipe, spesifikasidan

layanan yang diberikan

Penyedia

Sistem berbasis

Web:

- Layanan Transaksi secara

Online

-

World-wide access

- Transaksi (

e-Purchasing

)

Tercatat dalam Data Base

- Aplikasi yang

User Friendly

Keunggulan

E-Purchasing

Kecuali

Online Shop

Efisien

Menghemat sumber daya

(manusia, waktu, dan

biaya)

Need Basis

Sesuai Kebutuhan

Dapat memilih produk sesuai

kebutuhan (sesuai kualitas, merk,

fungsi dan layanan yang diberikan)

Tujuan

E-Purchasing

E-purchasing

diselenggarakan dengan tujuan:

a.

terciptanya proses Pemilihan Barang/Jasa secara langsung melalui sistem katalog elektronik (E-Catalogue)

sehingga memungkinkan semua ULP/Pejabat Pengadaan dapat memilih Barang/Jasa pada pilihan terbaik; dan

b.

efisiensi biaya dan waktu proses Pemilihan Barang/Jasa dari sisi Penyedia Barang/Jasa dan Pengguna

barang/Jasa.

Transparan

Harga barang/jasa dan spesifikasi

teknis transparan (bisa diakses

(5)

Katalog Elektronik

Nasional

Katalog Elektronik

Daerah

Katalog Elektronik

Sektoral

A. Barang;

B. Pekerjaan Konstruksi;

C. Jasa Lainnya;

D. Jasa Konsultasi;

dan/atau

E. Barang/Jasa yang

dimuat dalam

Online

Shop.

A. Barang;

B. Pekerjaan Konstruksi:

A. Umum; dan

B. Tertentu (melalui

Competitive

Catalogue)

C. Jasa Lainnya; dan/atau

D. Jasa Konsultasi.

A. Barang;

B. Pekerjaan Konstruksi;

C. Jasa Lainnya; dan/atau

D. Jasa Konsultasi.

(6)

KRITERIA BARANG/JASA KATALOG ELEKTRONIK

Nasi

onal

• Barang/jasa

dibutuhkan oleh

beberapa K/L/D/I

• Barang/jasa

standar atau dapat

distandarkan

• Kebutuhan

barang/jasa

bersifat berulang

Sek

tor

al

• Barang/jasa

dibutuhkan oleh

Kementerian

• Barang/jasa

standar atau

dapat

distandarkan

• Kebutuhan

barang/jasa

bersifat berulang

Daer

ah

_{• Barang/jasa}

dibutuhkan oleh

SKPD

• Barang/jasa

standar atau

dapat

distandarkan

• Kebutuhan

barang/jasa

bersifat berulang

(7)

ALUR PROSES PENGUSULAN B/J KATALOG NASIONAL

Kepala LKPP Cq. Deputi Bidang

Monitoring-Evaluasi dan Pengembangan

Sistem Informasi

Melakukan

Evaluasi

Kelayakan

Usulan

Barang/Jasa

• Menetapkan Barang/Jasa ,

• Menetapkan Kelompok Kerja

• Menyampaikan

Surat

Pemberitahuan Usulan B/J

layak masuk Katalog

Notes:

•Kelompok Kerja untuk Katalog Elektronik Nasional terdiri dari anggota ULP, Pegawai ASN LKPP, dan/atau gabungan pegawai ASN LKPP derngan ASN K/L/D/I

•Pokja Berjumlah Gasal (minimal 3 Orang)

Tidak Layak

Layak

Rencana Kebutuhan berisikan

:

1. Jenis,

2. Volume,

3. Spesifikasi teknis,

4. Waktu penggunaan,

5. Rencana anggaran,

6. Referensi harga/HPS,

7. Informasi produk,

8. Syarat penyedia

Sekretaris Jenderal/

Sekretaris Kementerian/

Sekretaris Utama/

Sekretaris Daerah/

Pimpinan Institusi

Menyusun dan

menyampaikan

Surat Usulan

dan Rencana

Kebutuhan

Menerima Surat

Pemberitahuan

Usulan B/J

layak/tidak layak

masuk Katalog

Laporan

Hasil

Pengkajian

Menyampaikan Surat

Pemberitahuan

Usulan B/J

tidak layak

masuk Katalog

(8)

ALUR PROSES PENGUSULAN B/J KATALOG SEKTORAL

Pimpinan

Satker

Menteri Cq.

Sekretaris Jenderal/

Sekretaris Kementerian

ULP

Kepala LKPP Cq. Deputi Bidang

Monitoring-Evaluasi dan Pengembangan

Sistem Informasi

Surat Pemberitahuan Usulan B/J tidak layak

masuk Katalog Surat Pemberitahuan Usulan B/J layak masuk

Katalog

Penetapan Kelompok Kerja

Notes:

• Kelompok Kerja untuk Katalog Elektronik sektoral terdiri dari anggota ULP,

dan dapat ditambah dengan ASN Kementerian

• Pokja Berjumlah Gasal (minimal 3 Orang)

Rencana Kebutuhan

berisikan

:

1. Jenis,

2. Volume,

3. Spesifikasi teknis,

4. Waktu penggunaan,

5. Rencana anggaran,

6. Referensi harga/HPS,

7. Informasi produk,

8. Syarat penyedia

Menyusun dan

menyampaikan

Surat Usulan dan

Rencana

Kebutuhan

Satker

Menugaskan Kepala ULP/Kepala Unit yang menangani pengadaan untuk melakukan kajian

terhadap kelayakan usulan

_Melakukan

Evaluasi

Kelayakan

Usulan

Barang/Jasa

• Menetapkan

Barang/Jasa ,

• Menyampaikan

Surat

Pemberitahuan Usulan

B/J layak masuk Katalog

Tidak Layak

Layak

Laporan

Hasil

Pengkajian

Menyampaikan Surat

Pemberitahuan

Usulan B/J

tidak layak

masuk Katalog

Melakukan Kajian dan

Menyampaikan Hasil Kajian Terhadap Kelayakan Usulan Barang/Jasa Menyampaikan surat usulan, rencana kebutuhan dan hasil

kajian Menerima Hasil Kajian

Terhadap Kelayakan Usulan

(9)

ALUR PROSES PENGUSULAN B/J KATALOG DAERAH

Pimpinan

SKPD

Kepala Daerah Cq.

Sekretaris Daerah

ULP

Kepala LKPP Cq. Deputi Bidang

Monitoring-Evaluasi dan Pengembangan

Sistem Informasi

Surat Pemberitahuan Usulan B/J tidak layak

masuk Katalog Surat Pemberitahuan Usulan B/J layak masuk

Katalog

Penetapan Kelompok Kerja

Notes:

• Kelompok Kerja untuk Katalog Elektronik sektoral terdiri dari anggota ULP,

dan dapat ditambah dengan ASN Kementerian

• Pokja Berjumlah Gasal (minimal 3 Orang)

Rencana Kebutuhan

berisikan

:

1. Jenis,

2. Volume,

3. Spesifikasi teknis,

4. Waktu penggunaan,

5. Rencana anggaran,

6. Referensi harga/HPS,

7. Informasi produk,

8. Syarat penyedia

Menyusun dan

menyampaikan

Surat Usulan dan

Rencana

Kebutuhan

Menugaskan Kepala ULP/Kepala Unit yang menangani pengadaan untuk melakukan kajian

terhadap kelayakan usulan

_Melakukan

Evaluasi

Kelayakan

Usulan

Barang/Jasa

• Menetapkan

Barang/Jasa ,

• Menyampaikan

Surat

Pemberitahuan Usulan

B/J layak masuk Katalog

Tidak Layak

Layak

Laporan

Hasil

Pengkajian

Menyampaikan Surat

Pemberitahuan

Usulan B/J

tidak layak

masuk Katalog

Melakukan Kajian dan

Menyampaikan Hasil Kajian Terhadap Kelayakan Usulan Barang/Jasa Menyampaikan surat usulan, rencana kebutuhan dan hasil

kajian Menerima Hasil Kajian

Terhadap Kelayakan Usulan

(10)

METODE PEMILIHAN PENYEDIA

KATALOG ELEKTRONIK

Pemilihan

Penyedia

Lelang/Seleksi

Non-lelang/

_Non-seleksi

Negosiasi

Non-Negosiasi

Negosiasi

Non-Negosiasi

Digunakan untuk

mendapatkan lebih dari

1 (satu) pemenang

untuk menjamin

Pemenuhan kebutuhan

B/J yang memiliki

karakteristik khusus

dan/atau memerlukan

perlakuan khusus

a. Kebutuhan B/J

mampu dipenuhi 1

(satu Penyedia);

b. Spesifikasi teknis dan

kualitas B/J standar;

c. Penyedia banyak

a. Kebutuhan B/J

melebihi

kemampuan dari 1

(satu Penyedia);

b. Spesifikasi teknis dan

kualitas B/J

beragam;

c. B/J yang harganya

sudah dipublikasikan

melalui media cetak

dan elektronik;

d. Penyedia tunggal;

dan/atau

e. Pokja menilai proses

pemilihan akan lebih

efektif dan efisien

Digunakan

dalam

kondisi jika harga B/J

telah ditetapkan oleh

pemerintah

*Metode Pemilihan Penyedia ditentukan oleh Kelompok Kerja

Competitive

Catalogue

Digunakan

dalam

lingkup

pekerjaan

konstruksi

(11)

KONTRAK KATALOG ELEKTRONIK NASIONAL

Deputi Bidang Monev-PSI

Mereviu Hasil Pemilihan

terhadap Prosedur Pemilihan

Kepala LKPP

Menandatangani

Kontrak Katalog

1. Deputi Bidang Monev-PSI menyampaikan dan

mengusulkan kepada Kepala LKPP bahwa hasil

pemilihan tidak layak untuk ditindaklanjuti dengan

penandatanganan Kontrak Katalog

2. Deputi Bidang Monev-PSI memerintahkan kepada

Pokja untuk melakukan pemilihan ulang, evaluasi

ulang,

pemasukan

penawaran

ulang,

atau

pembatalan pemilihan.

Tidak memenuhi prosedur pemilihan

Memenuhi prosedur pemilihan dan layak ditindaklanjuti

(12)

KONTRAK KATALOG ELEKTRONIK SEKTORAL

Sekretaris Jenderal/

Sekretaris Kementerian

Mereviu Hasil Pemilihan

Terhadap Prosedur Pemilihan

Menteri

Menandatangani

Kontrak Katalog

1. Sekretaris

Jenderal/

Sekretaris

Kementerian

menyampaikan dan mengusulkan kepada menteri

bahwa

hasil

pemilihan

tidak

layak

untuk

ditindaklanjuti dengan penandatanganan Kontrak

Katalog

2. Sekretaris

Jenderal/

Sekretaris

Kementerian

memerintahkan kepada Pokja untuk melakukan

pemilihan ulang, evaluasi ulang, pemasukan

penawaran ulang, atau pembatalan pemilihan.

(13)

KONTRAK KATALOG ELEKTRONIK DAERAH

Sekretaris Daerah

Mereviu Hasil Pemilihan

Terhadap Prosedur Pemilihan

Kepala Daerah

Menandatangani

Kontrak Katalog

1. Sekretaris

Daerah

menyampaikan

dan

mengusulkan kepada Kepala Daerah bahwa hasil

pemilihan tidak layak untuk ditindaklanjuti dengan

penandatanganan Kontrak Katalog

2. Sekretaris Derah memerintahkan kepada Pokja

untuk melakukan pemilihan ulang, evaluasi ulang,

pemasukan penawaran ulang, atau pembatalan

pemilihan.

(14)

(15)

Komoditas

Kategori

Produk

Struktur

e-Katalog

(16)

Prosedur Pelaksanaan E-Purchasing

Pembuatan

Paket

Pengiriman

Permintaan

Pembelian

Barang Jasa

Persetujuan

Pembelian

Barang/Jasa

Perjanjian

Pembelian

Barang/Jasa

Tanda Bukti:

1) Surat Pesanan;

2) Bukti Pembelian

3) Kuitansi;

4) Surat Perintah

Kerja (SPK); atau

5) Surat Perjanjian.

Pejabat Pemesan membuat paket pembelian

dan mengirimkan permintaan pembelian

Barang/Jasa berdasarkan informasi yang

diberikan oleh PPK/Pejabat yang ditetapkan

oleh Pimpinan Institusi

Penyedia Barang/Jasa

memberikan

persetujuan atas

permintaan

pembelian

Barang/Jasa

Syarat dan ketentuan dan user guide aplikasi E-Purchasing dapat berbeda sesuai dengan

jenis Barang/Jasa yang tercantum pada E-Catalogue.

(17)

Alur ePurchasing dengan negosiasi (PP selaku Pemesan dan PPK selaku Pembeli)

PPK

PP

Penyedia

Distributor

Lihat eCatalogue & Buat Rencana Pengadaan

Offilne

Login Pada LPSE dan akses ePurchasing v.4

Buat Paket, Input & Kirim Permintaan Pembelian

Lihat Notifikasi email dan Login eCatalogue v.4 Lihat Permintaan Pembelian

Negosiasi

Pilih Distributor/Pelaksana Pekerjaan, Persetujuan Permintaan Pembelian Persetujuan Permintaan Pembelian Login Pada LPSE dan

akses ePurchasing v.4 Persetujuan Permintaan Pembelian Download Surat Perjanjian Download/Cetak Surat Pesanan

Lihat Notifikasi email dan Login eCatalogue v.4

Lihat Permintaan Pembelian

Input & Kirim Status Pengiriman

Input Status Penerimaan dan Riwayat Pembayaran

tidak

(18)

ePurchasing dengan negosiasi (PPK selaku Pemesan dan Pembeli)

PPK

Penyedia

Distributor

Offilne

Lihat Notifikasi email dan Login eCatalogue v.4 Lihat Permintaan Pembelian

Negosiasi

Pilih Distributor/Pelaksana Pekerjaan, Persetujuan Permintaan Pembelian Persetujuan Permintaan Pembelian Login Pada LPSE dan

tidak

(19)

ePurchasing tanpa negosiasi (PP selaku Pemesan dan PPK selaku Pembeli)

PPK

PP

Penyedia

Distributor

Offilne

Lihat Notifikasi email dan Login eCatalogue v.4 Lihat Permintaan Pembelian Pilih Distributor/Pelaksana Pekerjaan, Persetujuan Permintaan Pembelian Persetujuan Permintaan Pembelian Login Pada LPSE dan

(20)

ePurchasing tanpa negosiasi (PPK selaku Pemesan dan Pembeli)

PPK

Penyedia

Distributor

Offilne

Lihat Notifikasi email dan Login eCatalogue v.4 Lihat Permintaan Pembelian Pilih Distributor/Pelaksana Pekerjaan, Persetujuan Permintaan Pembelian Persetujuan Permintaan Pembelian Login Pada LPSE dan

(21)

Layanan Purna

Jual dan Jaminan

Garansi

Tata Cara

Pembelian

Barang

Hak &

Kewajiban

Juknis Onlineshop

“Keputusan Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan

Pengembangan Sistem Informasi No. 7 Tahun 2015”

(22)

Hak dan Kewajiban

Pembeli

Penyedia

Hak

1. Mendapat

Jaminan

kebenaran

informasi

spesifikasi dan harga Barang

2. Menerima

tanggapan

pemesanan dari penyedia

selambat-lambatnya

3 hari kerja

3. Menerima

status pengiriman

dari penyedia

4. Menerima barang

selambat-lambatnya

5 hari

kerja

sejak tanggal transaksi (

Jabodetabek

) dan

7 hari kerja

(

luar Jabodetabek

), kecuali diatur

dalam SPK

5. Mendapat jaminan

keamanan, kualitas dan

kuantitas

sampai barang diterima

6. Mendapat

penggantian barang

, dalam hal:

• Barang rusak akibat cacat produksi

• Barang rusak saat pengiriman

• Barang yang diterima tidak sesuai dengan

yang dipesan

7. Mendapat

penggantian

barang

selambat-lambatnya

14 hari

kerja

sejak

BAST

ditandatangani PPHP, dalam hal barang tidak

berfungsi atau tidak sesuai

8. Mendapatkan

layanan purnajual

sesuai garansi

(23)

Hak dan Kewajiban

Pembeli

Penyedia

Kewajiban

1. Melakukan

pembayaran

atas

pemesanan

2. Memberitahukan

pembatalan

pembelian sebelum PPK menyetujui

paket

3. Mencantumkan kebutuhan, volume

dan waktu penerimaan

barang saat

pembuatan paket

4. Membuat

BAST

selambat-lambatnya

5 hari kerja

setelah barang diterima,

kecuali diatur dalam SPK

1. Menjamin

kebenaran informasi

produk

2. Menanggapi pesanan

selambat-lambatnya

3 hari kerja

3. Memberitahukan

status pengiriman

barang

4. Mengirimkan barang selambat-lambatnya

5 hari

kerja

sejak

tanggal

transaksi

(

Jabodetabek

) dan

7 hari kerja

(

luar

Jabodetabek

), kecuali diatur dalam SPK

5. Bertanggungjawab atas

keamanan, kualitas

dan kuantitas barang

6. Mengambil dan mengganti barang, dalam

hal:

• Barang rusak akibat cacat produksi

• Barang rusak saat pengiriman

• Barang yang dikirim tidak sesuai

dengan yang dipesan

7. Mengambil dan mengirimkan

penggantian

barang

selambat-lambatnya

14 hari kerja

sejak BAST ditandatangani PPHP, dalam hal

barang tidak berfungsi atau tidak sesuai

8. Memberikan layanan purnajual

(24)

PENERAPAN SANKSI PENYEDIA

SANK

SI

• Digugurkan dalam proses pemilihan penyedia

• Pemutusan Kontrak Katalog

• Penurunan pencantuman dari katalog elektronik selama

1 (satu) tahun

• Penghentian sementara dalam sistem transaksi

(25)

8 KRITERIA PENGECUALIAN E-PURCHASING

1

• Barang/Jasa belum tercantum dalam e-Catalogue

2

• Spesifikasi dalam e-Catalogue tidak sesuai dengan kebutuhan K/L/D/I

3

• Penyedia tidak menanggapi pesanan sedangkan kebutuhan mendesak dan tidak dapat

ditunda lagi

4

• Penyedia tidak mampu menyediakan barang baik seluruh maupun sebagian karena

kelangkaan ketersediaan

5

• Penyedia barang tidak mampu melayani pemesanan barang karena keterbatasan

jangkauan layanan penyedia

6

• Penyedia tidak dapat menyediakan barang dengan jangka waktu yang ditetapkan setelah

PPK menyetujui paket pesanan

7

• Penyedia dikenakan sanksi administrasi berupa penghentian sementara dalam transaksi

e-Purchasing

8

• Harga e-Catalogue dan harga hasil negosiasi online shop lebih mahal pada periode

penjualan, jumlah, merek, tempat, spek teknis dan syarat yang sama

(26)

• LKPP dan K/L/D/I melakukan monitoring dan evaluasi terhadap penyelenggaraan

sistem katalog elektronik dan penyelenggaraan sistem E-Purchasing.

• Monitoring dan evaluasi yang dilakukan antara lain melakukan pengawasan,

pengendalian, dan evaluasi terhadap:

a. Kinerja Penyedia

b. Pelaksanaan proses pemilihan penyedia

c. Pelaksanaan Kontrak Katalog

d. Kewajaran harga, yang tercantum dalam e_Katalog

• K/L/D/I melaporkan kemajuan realisasi transaksi e-Purchasing setiap 6 (enam)

bulan.

(27)