BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN
3.1 Gambaran Perusahaan
PT United Tractors Tbk. adalah distributor peralatan berat terbesar dan terkemuka di Indonesia yang menyediakan produk-produk dari merek ternama dunia seperti Komatsu, UD Trucks, Scania, Bomag, Tadano, dan Komatsu Forest.
PT United Tractors Tbk. adalah perusahaan dengan sejarah panjang. Didirikan pada 13 Oktober 1972, UT melaksanakan penawaran umum saham perdana di Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya pada 19 September 1989 menggunakan nama PT United Tractors Tbk (UNTR), dengan PT Astra International Tbk sebagai pemegang saham mayoritas. Penawaran umum saham perdana ini menandai komitmen United Tractors untuk menjadi perusahaan kelas dunia berbasis solusi di bidang alat berat, pertambangan dan energi guna memberi manfaat bagi para pemangku kepentingan.
Saat ini jaringan distribusinya mencakup 19 kantor cabang, 22 kantor pendukung, dan 11 kantor perwakilan di seluruh penjuru negeri. Tidak puas hanya menjadi distributor peralatan berat terbesar di Indonesia, Perusahaan juga memainkan peran aktif di bidang kontraktor penambangan dan baru-baru ini telah memulai usaha pertambangan batu bara. UT menjalankan berbagai bisnisnya melalui tiga unit usaha yaitu Mesin Konstruksi, Kontraktor Penambangan dan Pertambangan.
Tak hanya produk yang ditawarkan, namun juga jasa. Salah satunya adanya Technical Training Department yang melayani program pendidikan dan pelatihan. Sesuai dengan konsep Total Service, program pendidikan dan pelatihan bertujuan mengembangkan kemampuan sumber daya manusia dalam pengoperasian dan perawatan peralatan berat. Dengan pemahaman bahwa pengetahuan dan kemampuan praktikum sangat penting untuk mencapai efisiensi pengoperasian dan perawatan peralatan, United Tractors mendirikan
Technical Training yang modern dan berfasilitas lengkap yang mampu menampung 5.000 peserta tiap tahunnya. Fasilitas pelatihan mencakup peralatan demo, ruang kelas dengan perlengkapan audio visual terkini dan area pengujian bagi pelatihan operator.
3.1.1. Visi dan Misi Perusahaan
Visi
Menjadi perusahaan kelas dunia berbasis solusi di bidang alat berat, pertambangan dan energi, untuk menciptakan manfaat bagi para pemangku kepentingan.
Misi
1. Bertekad membantu pelanggan meraih keberhasilan melalui pemahaman usaha yang komprehensif dan interaksi berkelanjutan.
2. Menciptakan peluang bagi insan perusahaan untuk dapat meningkatkan status sosial dan aktualisasi diri melalui kinerjanya.
3. Menghasilkan nilai tambah yang berkelanjutan bagi para pemangku kepentingan melalui tiga aspek berimbang dalam hal ekonomi, sosial dan lingkungan.
4. Memberi sumbangan yang bermakna bagi kesejahteraan bangsa.
3.1.2. Struktur Organisasi Perusahaan
3.1.3. Posisi dan Tugas Pekerjaan Terkait
Terkait dengan monitoring utilisasi dan development instruktur, berikut tugas dan
tanggung jawabnya :
1. Technical Training Manager adalah seseorang yang bertugas melakukan supervisi dan bertanggung jawab atas staff yang dipimpin di seluruh Technical Training Department cabang atau site. Technical Training Manager melakukan monitoring pemerataan Job Assignment Instruktur di seluruh Training Centre Cabang dan Site,
menilai kinerja bawahanya, menganalisa pemerataan manpower, kebutuhan training, melakukan presentasi rutin kepada General Manager Service Division dan pengambilan keputusan mutasi manpower.
2. TC Head Area Branch atau Site adalah seseorang yang bertugas melakukan supervisi dan bertanggung jawab atas Instruktur dan staff yang dipimpin di Technical Training Department cabang atau site masing-masing. TC Head Area Branch atau Site
bertugas membantu Training Centre Manager. TC Head juga bertugas memonitor kebutuhan training atau bisnis berjalan, serta support kepada customer di cabang atau site masing-masing.
3. Training Execution Control (TEC) adalah karyawan yang bertugas mengatur jadwal
training serta siapa instruktur yang mengajar pada masing-masi ng Training Centre. Training Execution Control juga yang menyetujui bisa atau
tidaknya instruktur yang akan cuti karena berkaitan dengan jadwal mengajar. TEC
juga bertugas mengontrol kebutuhan training atau segala sesuatu yang berkaitan dengan training.
4. Instruktur adalah karyawan yang bertugas mengajar training, membuat materi training, mengikuti program development, serta pekerjaan lainya yang menunjang kegiatan pelaksanaan training. Kemudian instruktur akan mencatat kegiatan mereka dan menginput data pada form MIUDR serta mengirimkan form tersebut ke PIC MIUDR dan atasan masing-masing melalui email. Instruktur juga melakukan sertifikasi kompetensi tertentu untuk menaikan level di setiap modul kompetensi. 5. PIC MIUDR adalah karyawan yang bertugas menampung form MIUDR yang sudah
diisi oleh instruktur, memastikan data yang siisi oleh instruktur sudah benar dan lengkap, untuk kemudian diolah menjadi informasi atau grafik dan membackup data aktifitas instruktur untuk diserahkan kepada atasan.
3.4 Analisis Sistem Berjalan
Saat ini, pada Technical Training Department yang digunakan untuk menginformasikan jadwal training, pencatatan aktifitas instruktur, kontrol sumber bukti (bukti historis) dan monitoring pemerataan aktifitas instruktur adalah menggunakan form microsoft excel. Adapun mekanismenya adalah sebagai berikut :
a. Seluruh cabang Technical Training Department membuat plan jadwal training per tahun yang disebut Annual Training Schedule (ATS), kemudian dokumen tersebut menjadi acuan jadwal training setiap bulanya. Tidak semua jadwal sesuai dengan plan, jadwal tiap bulan menyesuaikan dengan kondisi dan ketersediaan man power saat itu. Namun karena tidak adanya sistem, plan yang telah dibuat tidak dapat termonitor secara langsung dan bahkan terlewatkan untuk dimonitor. b. Training Execution Control masing-masing cabang membuat jadwal training
bulanan, melaunching jadwal training tiap bulan melalui email dan membuat reminder setiap seminggu sekali.
c. Instruktur menerima jadwal training melalui email dan mempersiapkan training, termasuk mempersiapkan untuk perjalanan ke customer, kemudian melaksanakan training dan setelah selesai instruktur membuat laporan training. d. Instruktur mencatat seluruh aktifitas atau Job Assignment yang telah dilaksanakan
tiap bulan pada form excel kemudian mengirimkanya pada PIC MIUDR di masing-masing cabang dan kemudian form MIUDR yang sudah di collect masing-masing cabang dikirimkan ke PIC MIUDR HO, Instruktur yang mendapat job diluar mengajar, seperti membuat modul training tetap menuliskan aktifitasnya pada form MIUDR.
e. PIC MIUDR membackup data, mengolah data dari form yang sudah dikirimkan dari cabang dan diolah menjadi grafik achievement. Lalu memberi feedback terhadap masing-masing cabang atas instruktur yang masih kurang utilisasinya. Kemudian mengirimkan data dan hasil analisa kepada manager.
f. Instruktur membackup data JI dan Development yang telah digabungkan datanya oleh PIC MIUDR HO per tahun untuk nantinya digunakan sebagai salah satu bukti historis uji kompetensi. Data JI dan Development masih di backup dalam bentuk excel. Sehingga mudah sekali di manipulasi karena ketika membuat
sumber bukti untuk persyaratan sertifikasi instruktur menyiapkan datanya sendiri dan harus menyiapkan dokumen report training. Kemudian admin sertifikasi akan memeriksa dokumen tersebut.
g. Manager menerima hasil analisa MIUDR dari seluruh cabang Indonesia, kemudian melihat hasil achievement tiap cabang year to date, yang menunjukan banyaknya training di area tersebut dan juga melihat grafik instruktur untuk melihat ketercapaian jam mengajar masing-masing instruktur di setiap cabang dan memonitoring pemerataan Job Assignment yang diberikan.
3.4.1. Analisis Permasalahan dengan Diagram
Fishbone
Gambar 3.2
Diagram Fishbone MIUDRBerdasarkan diagram fishbone pada gambar 3.2, dapat dilihat beberapa masalah yang menjadikan mekanisme jadwal training, pencatatan aktifitas instruktur dan monitoringnya saat ini menjadi kurang efektif dan efesien, yaitu sebagai berikut:
1. People
Dari faktor people, dari hasil wawancara dengan PIC MIUDR, setiap bulanya terdapat instruktur yang terlambat mengirim form MIUDR sehingga pengolahan data terjadi keterlambatan juga.
Kemudian ketika instruktur input aktifitasnya pada form MIUDR beberapa instruktur mengaku lupa akan aktifitasnya selama sebulan ke belakang, selain lupa instruktur juga tidak mencatat aktifiasnya sehingga beberapa instruktur harus menanyakan ke TEC untuk mengetahui aktifitasnya.
2. Waktu
Dari faktor waktu, ketika instruktur menginput data pada form MIUDR instruktur membutuhkan waktu selama 1 jam-2 jam, bahkan lebih jika instruktur lupa akan aktifitasnya. Kemudian PIC MIUDR membutuhkan waktu setidaknya 3 hari untuk collect dan mengolah data aktifitas instruktur seluruh indonesia.
3. Monitoring
Pada proses bisnis berjalan, atasan tidak bisa memonitoring sewaktu-waktu grafik per bulan suatu cabang atau by year to date karena data harus menunggu dari PIC MIUDR yang mengolah. Serta tidak bisa memonitoring langsung aktifitas masing-masing instruktur kemudian TEC juga tidak bisa langsung melihat pemerataan job masing-masing instruktur di cabangnya masing-masing. Terutama ketika pembagian utilisasi mengajar ke customer yang tentative jadwalnya karena mengikuti request customer, instruktur perlu melihat instruktur mana yang JI nya masih rendah untuk diberikan jam mengajar. Dan juga absent perlu juga untuk pemberian ijin, karena untuk instruktur golongan IV ada cuti pengganti dinas sehingga perlu diperhatikan untuk pemerataan job nya.
4. Proses
Pada proses bisnis berjalan terjadi double job yang seharusnya bisa diringkas menjadi 1 job yaitu TEC melaunching utilisasi kemudian Instruktur mencatat aktifitas dengan content yang sama. Kemudian instruktur mencatat aktifitasnya sendiri sehingga bisa saja terjadi manipulasi data ketika TEC di masing-masing cabang tidak terlalu memperhatikan form MIUDR yang dikirim dalam kurun waktu tiap bulan. Instruktur juga menyiapkan bukti historis sendiri yang berupa form MIUDR Excel. Sehingga memungkinkan manipulasi data apabila atasan tidak mengcrosscheck kembali pada saat akan uji sertifikasi.
5. Data
Dari segi data, data yang diinput masih sering terjadi kesalahan seperti format hours yang seharusnya format number berubah jadi text, ada data yang terlewat diisi, dan file bisa terjadi corrupt sehingga menyebabkan data hilang.
6. Perangkat
Perangkat yang digunakan saat ini untuk menginput aktifitas instruktur adalah laptop. Dari hasil penelitian laptop yang seharusnya digunakan di office menjadi salah satu faktor instruktur tidak mengirimkan form MIUDR tepat waktu karena ada jadwal OJI dimana instruktur tersebut harus observasi di lapangan yang jarang sekali membawa laptop ke lapangan.
Gambar 3.3
Flowchart
Sistem Berjalan
Training Execution Control melaunching jadwal training tiap bulan melalui email dan membuat reminder setiap seminggu sekali. Setelah instruktur melakukan pekerjaan (utilisasi) mengajar maupun yang lain maka instruktur membuat laporan pelatihan dan mencatat aktifitasnya dalam form MIUDR (Monthly Instructor Utility and Development Record) kemudian setiap awal bulan instruktur mengirimkan form MIUDR tersebut kepada PIC MIUDR di masing-masing cabang untuk diolah, digabungkan dengan data instruktur yang lain. Setelah divalidasi dan dianalisa oleh masing-masing TC Head, TC Head akan mengirimkan record tersebut ke PIC MIUDR di Head Office dan di CC kan ke Manager dan Section Head di Technical Training Department Head Office. Namun, terkadang TC Head tidak mengecek secara detail karena yang mengetahui tugas instruktur adalah TEC. Setelah itu PIC MIUDR HO mengolah data tersebut pada form excel, lalu digabungkan datanya dengan aktifitas bulan sebelumnya sehingga didapatkan
achievement year to date. TEC kemudian mengirimkan feedback, memberi tahu achievement ke masing-masing cabang serta mengirimkan keseluruhan hasil olah data kepada manager. Kemudian Instruktur yang akan mengikuti uji sertifikasi menyiapkan data Development dan Job Assignment Instructional yang terdapat pada form MIUDR, serta menyiapkan dokumen laporan training. Tim sertifikasi akan mengoreksi laporan training dan form MIUDR kemudian mencocokan dengan persyaratan uji sertifikasi.
3.5 Analisis Sistem Usulan
Berdasarkan analisis proses dan kebutuhan yang ada pada sistem berjalan, maka rancangan sistem yang diusulkan harus bisa menghasilkan output yang sama atau lebih baik dari sistem berjalan. Agar dapat meghasilkan output yang sesuai atau lebih baik dari sistem berjalan, berikut usulannya:
1. Sistem yang dibuat sudah terdapat data master agar mempermudah dan mengurangi kesalahan dalam penginputan data, serta automatisasi record aktifitas instruktur atau pembuatan laporan dengan mengambil data dari jadwal training. 2. TEC yang mengisi jadwal training atau development pada web, setelah di
approve oleh TC Head kemudian instruktur akan menerima notifikasi jadwal training pada androidnya. Kemudian setelah pekerjaan selesai, instruktur akan melaporkan bahwa pekerjaan telah selesai dan otomatis ter-record category JI (Job Assignment Instructional) atau Development.
3. TEC yang mengisi jadwal training (JI maupun Development) dan absent agar tidak terjadi manipulasi data, dan data absent bisa dimonitoring untuk persetujuan cuti berikutnya.
4. Terdapat menu View Utilization yang mana TEC maupun atasan dapat melihat jadwal instruktur setempat maupun di seluruh cabang dengan tampilan gant chart yang berwarna sesuai job nya.
5. Pada menu Monitoring user bisa memilih atau memfilter data apa yang akan ditampilkan pada grafik seperti nama instruktur, cabang, unit dan jenis kegiatan. 6. Terdapat menu View Training Approved and Reject untuk melihat training yang
sudah diplan namun TC Head melihat proses bisnis berjalan atau kondisi tertentu, melihat ketersediaan instruktur dan training kedepan training yang sudah di launching oleh TEC ada yang disetujui dan tidak.
7. Terdapat menu View Actual Training untuk melihat training yang sudah dilaunching kemudian terlaksana atau tidak terlaksana tiba-tiba customer atau peserta training mencancel training tersebut maka instruktur akan klik cancel job dan akan tercreate actual training 0 dan yang apabila training terlaksana pada actual training terinput 1. Hal ini bisa digunakan untuk evaluasi training dan ada catatan kenapa instruktur tersebut JI (Job Assignment Instructional) nya tidak terlaksana.
8. Perlu adanya aplikasi berbasis android yang sesuai dengan mobilisasi instruktur, terutama ketika instruktur sedang OJI (On Job Instruction) di lapangan karena perangkat handphone mudah dibawa.
3.5.1. Spesifikasi Sistem Usulan
Dalam sistem usulan terdapat spesifikasi sebagai berikut:
1. Input
Input (masukan) yang dibutuhkan sistem untuk dapat menjalankan aplikasi adalah sebagai berikut:
a) Data master yang terdiri dari:
Data modul Training
Data modul SOMP
Data Activity Data Category Data Description Data Unit Data Venue Plan Training Plan Development b) Data User c) Data Transaksi : Absent Instructor Activity Instructor 2. Output
Output (keluaran) hasil atau tujuan sistem yang diusulkan. Output yang ingin dihasilkan adalah sebagai berikut:
a) Overview data master.
b) Overview plan jadwal training untuk selanjutnya masuk ke approval TC Head c) Overview jadwal training approved and reject, terlaksana dan tidak terlaksana. d) Overview data aktifitas instruktur (JI, JNI, DEV, dan absent) atau bukti
historis
e) Grafik monitoring JI, JNI, development dan absent by Instructor, Area per bulan maupun per tahun.
f) Data histori aktifitas sistem
3. Process
Process (proses) yang dibutuhkan sistem untuk menindaklanjuti input sehingga menghasilkan output yang diinginkan:
a) Memanggil database data master sesuai pilihan menu view yang dipilih
b) Melaunching data plan training maupun development agar masuk ke data need approval TC Head dengan mengubah flag 0 ke 1
c) Memanggil database jadwal training yang pada field status approval bernilai 1 untuk menampilkan training yang sudah di approved dan 0 untuk menampilkan training yang di reject. Jadwal training yang sudah approved akan di parsing ke aplikasi android. Kemudian training yang sudah di approved, tapi tiba-tiba customer atau peserta training mencancel training tersebut maka instruktur akan klik cancel job dan akan tercreate actual training 0 dan yang apabila training terlaksana pada actual training terinput 1.
d) Memanggil database yang terkait aktifitas instruktur
e) Menghubungkan input yang dimasukkan terkait aktifitas instruktur, agar bisa diolah menjadi grafik monitoring.
f) Memanggil data aktifitas sistem
3.5.2. Use Case Diagram Sistem Usulan
Analisis sistem usulan yang berupa aplikasi monitoring aktifitas instruktur alat berat, dapat dilihat melalui diagram use case berikut:
Gambar 3.5 Use Case Diagram Usulan (Android)
3.5.3. Deskripsi Use Case Diagram Sistem Usulan
Pada aplikasi yang diusulkan terdapat empat aktor. Keempat aktor tersebut adalah
TEChnical Training Manager, TC Head Area HO Branch atau Site, Training Execution Control dan Instruktur. Adapun penjelasan ketiga aktor terkait dengan aplikasi usulan sebagai berikut:
1. Admin System adalah orang yang berperan menginput plan target jam JI, JNI, dan Development di cabang dan di site, menambah master data atau database untuk combo box, serta memonitoring aktifitas sistem.
2. Technical Training Manager adalah seseorang yang bertugas melakukan supervisi dan bertanggung jawab atas staff yang dipimpin di seluruh Technical Training Department cabang atau site. Technical Training Manager pada aplikasi usulan ini diberikan akses untuk menu jadwal training, termasuk approval training, monitoring pemerataan Job Assignment Instruktur di seluruh Training Centre Cabang dan Site. Untuk menganalisa pemerataan manpower, kebutuhan training, dan pengambilan keputusan mutasi manpower.
3. TC Head Area Branch atau Site adalah seseorang yang bertugas melakukan supervisi dan bertanggung jawab atas Instruktur dan staff yang dipimpin di cabang atau site masing-masing. Dalam sistem TC Head bertugas melakukan
approval jadwal training yang sudah dibuat oleh TEC di area cabang atau site
nya masing-masing. Serta melakukan monitoring instruktur dan kebutuhan training atau bisnis berjalan
4. Training Execution Control (TEC) adalah karyawan yang bertugas mengatur jadwal training serta siapa instruktur yang mengajar di masing-masing Branch
atau Site. Training Execution Control pada aplikasi usulan bertugas mengelola data jadwal training, user instruktur pada aplikasi usulan. Serta melakukan monitoring absent instruktur, untuk pengambilan keputusan apabila ada instruktur yang mengajukan absent, karena berkaitan dengan jadwal training. Kemudian apabila absent tersebut di acc maka akan diinput ke sistem.
5. Instruktur adalah karyawan yang bertugas mengajar training, membuat materi training, mengikuti program development, serta pekerjaan lainya yang menunjang kegiatan pelaksanaan training. Instruktur akan melihat jadwal training dan melaporkan kegiatan setiap ada Job Assignment yang telah dilakukan.
Berikut merupakan deskripsi use case diagram usulan: Tabel 3.1 Use Case Login
Use Case Name Login
Actor Admin, Instruktur, TEC, TC Head Area Branch atau Site,
Manager
Description Merupakan proses otentikasi ketika aktor ingin menggunakan
aplikasi.
Pre-Condition -
Scenario 1.Aktor mengakses aplikasi usulan.
2.Aktor memasukkan username dan password login.
Alternatif Scenario Jika aktor salah memasukkan username atau password, maka aplikasi akan menampilkan pesan kesalahan username atau
Post-Condition Setelah proses login berhasil dilakukan, maka halaman aplikasi utama akan ditampilkan.
Tabel 3.2 Use Case Add Plan Target JA Hours
Use Case Name
Add Plan Target JA Hours
Actor Admin
Description Admin menambah data target jumlah jam per bulan selama
1tahun untuk Area dan Site dan otomatis didapatkan jumlah jam masing-masing Job Assignment
Pre-Condition Target jumlah jam per tahun target jumlah jam per tahun belum
ada dalam database
Scenario 1. Admin klik Target JA Hours
2. Admin klik Add Plan Target JA Hours 3. Admin memilih sub menu TTA atau TTS
4. Admin mengisi jumlah target jam perbulan, lalu sistem otomatis membagi JI, JNI dan Development
5. Admin klik save Alternatif Scenario
Post-Condition Jika data sudah benar dan proses use case dijalankan, maka data akan tersimpan dan pada grafik mnitoring sudah dapat dilihat grafik untuk plan JI, JNI, dan Development.
Tabel 3.3 Use Case Add Instructor
Use Case Name
Add Instructor
Actor TEC atau Admin
Description TEC atau Admin menambah data user baru atau instruktur yang
Pre-Condition Data instruktur atau user belum ada dalam database
Scenario TEC menambah data instruktur serta membuat user dan
password, untuk login ke web maupun android app serta mengisi data lengkap instruktur tersebut. TEC hanya bisa add level user. Sedangkan admin bisa menambah akun sampai level manager.
Alternatif Scenario Jika aktor tidak mengisi semua data pada proses tambah instruktur, update, maka aplikasi akan menampilkan pesan agar melengkapi data terlebih dahulu
Post-Condition Jika data sudah benar dan proses use case dijalankan, maka sistem akan melakukan validasi dan perubahan data server akan disimpan oleh aplikasi.
Tabel 3.4 Use Case Update Database
Use Case Name
Update Database
Actor Admin
Description Admin menambah atau mengedit atau menghapus database
master
Pre-Condition Database belum update
Scenario 1. Admin klik menu update database
2. Admin klik insert dan memilih sub menu untuk table mana yang akan ditambahkan
3. Admin menginput data baru
4. Klik save
Alternatif Scenario Klik View Database, sub menu table mana yang akan dilihat lalu muncul daftar database dan edit mana yang akan dirubah
Post-Condition Jika data sudah benar dan proses use case dijalankan, maka data akan tersimpan dan pada grafik mnitoring sudah dapat dilihat grafik untuk plan JI, JNI, dan Development.
Use Case Name
View Aktifitas Sistem
Actor Admin
Description Admin melihat aktifitas sistem
Pre-Condition -
Scenario 1. Admin klik menu Access Admin
2. Admin klik ViewSystem Activity
Alternatif Scenario Untuk dapat bisa melakukan proses ini, sebelumnya aktor harus melalui proses login.
Post-Condition Data aktifitas sistem seluruh user dapat dilihat
Tabel 3.6 Use Case Add Training Schedule
Use Case Name
Add Training Schedule
Actor TEC
Description TEC menginput plan training selama 1 tahun dan menambah
training diluar schedule dan melaunching training 2 minggu sebelum traiing dijalankan
Pre-Condition Untuk dapat bisa melakukan proses ini, sebelumnya aktor harus
melalui proses login.
Scenario 1.TEC menginput plan training dan development selama 1 tahun
2.TEC mengedit training apabila jadwal training dan
development ada yang berubah
3.TEC menyimpan jadwal training. lalu launching training 2 minggu sebelum training berjalan untuk selanjutnya proses
approval TC Head.
Alternatif Scenario TEC menambah jadwal training baru apabila terdapat training yang di luar plan
Post-Condition Jadwal training sudah terinput, dan selanjutnya akan dilaunching untuk proses approval TC Head untuk dieksekusi tiap bulanya
Tabel 3.7 Use Case Add Absent Instructor
Use Case Name
Add Absent Instructor
Actor TEC
Description TEC masing-masing Branch atau Site menginput absent instuktur
Pre-Condition Untuk dapat bisa melakukan proses ini, sebelumnya aktor harus
melalui proses login.
Scenario 1. TEC klik menu absent instruktur
2. TEC pilih sub menu add absent instruktur 3. TEC mengisi data absent
4. klik save Alternatif Scenario
Post-Condition
Tabel 3.8 Use Case Approval Training Schedule
Use Case Name
Approval Training Schedule
Actor TC Head Area HO atau Branch atau Site
Description TC Head Area HO atau Branch atau Site melihat jadwal dalam
Plan Training Schedule dan melakukan aprrove atau reject plan training tersebut.
Pre-Condition Jadwal training tiap bulan belum masuk dalam android app atau
belum launching
Scenario TC Head 2 minggu sebelum bulan berjalan nya training melihat
dengan jadwal event masing-masing cabang. Menyesuaikan dengan kebutuhan training kedepan, dikaitkan dengan
kompetensi instruktur yang mengajar dan ketersediaan instruktur. Kemudian akan dipilih approve atau reject.
Alternatif Scenario -
Post-Condition Jadwal training untuk 2 minggu ke depan sudah masuk ke
masing-masing instruktur
Tabel 3.9 Use Case monitoring JI,JNI,DEV dan Absent
Use Case Name
Monitoring JI,JNI,DEV dan Absent
Actor Manager atau TEC atau TC Head Area HO atau Branch atau
Site
Description Manager atau TEC atau TC Head Area HO atau Branch atau
Site melihat grafik JI, JNI dan Development dan absent
Pre-Condition -
Scenario Manager atau TEC atau TC Head Area HO atau Branch atau
Site klik menu monitoring graphic, lalu pilih monitoring by Instructor, by Area atau comparison absent. Pilih combo box atau
filter sesuai data yang ingin di monitor lalu muncul grafiknya.
Alternatif Scenario -
Post-Condition Grafik data yang diinginkan akan terlihat
Tabel 3.10 Use Case View Report
Use Case Name
View Report
Actor Manager atau TEC atau TC Head Area HO atau Branch atau
Description Manager atau TEC atau TC Head Area HO atau Branch atau
Site atau Instructor melihat report hystory Job Assignment
Pre-Condition -
Scenario Manager atau TEC atau TC Head Area HO atau Branch atau
Sitem Instruktur klik menu View Report, Pilih menu Viiew All Report, JI, JNI, DEV, atau absent. Pilih combo box atau filter
data yang ingin dilihat..Setelah view data, data dapat di export ke
file excel.
Alternatif Scenario -
Post-Condition -
Tabel 3.11 Use Case View Training Schedule
Use Case Name
View Training Schedule
Actor Instruktur
Description Instruktur melihat jadwal training
Pre-Condition -
Scenario Instruktur klik jadwal training pada android app kemudian akan
muncul jadwal mengajar dan development yang akan datang
Alternatif Scenario -
Post-Condition Instruktur melakukan persiapan kegiatan training
Tabel 3.12 Use Case Create Report Job Assignment
Use Case Name
Create Report Job Assignment
Actor Instruktur
Description Instruktur melaporkan training atau job assigment, atau aktifitas lain yang sudah terlaksana
Pre-Condition -
Scenario 1. Instruktur klik menu create report
2. Instruktur memilih jenis Job Assignment(JI atau JNI atau
Dev)
3. Instruktur mengisi form 4. Instruktur klik save
Alternatif Scenario Untuk kategori JI dan Dev, klik job done maka data akan otomatis terisi dalam form berikutnya. Dan input data pada field yang masih kosong.
Post-Condition Report Job Assigment Instruktur sudah terecord
Tabel 3.13 Use Case View History Job Assignment
Use Case Name
View History Job Assignment
Actor Instruktur
Description Instruktur melihat history Job Assignment sesuai bulan dan tahun yang di filter
Pre-Condition -
Scenario Instruktur klik menu history Job Assignment lalu muncul Job
Assignment yang telah di lakukan oleh instruktur
Alternatif Scenario -
3.6 Activity Diagram
Activity diagram digunakan untuk memodelkan perilaku objek dalam proses bisnis. Dalam banyak hal, diagram aktivitas dapat dipandang sebagai diagram aliran data yang dihubungkan dengan analisis termasuk notasi yang membahas pemodelan paralel, bersamaan dan proses keputusan yang kompleks (Alan Denis, 2012). Berikut ini adalah
3.6.1 Activity Diagram Login
Activity Diagram Login menjelaskan proses Merupakan proses otentikasi ketika aktor ingin menggunakan aplikasi.
Gambar 3.6 Activity Diagram Login
3.6.2 Activity Diagram Add Plan Target JA Hours
Activity Diagram Add Plan Target JA Hours menjelaskan proses admin menambah data target jumlah jam per bulan selama 1tahun untuk Area dan Site dan otomatis didapatkan jumlah jam masing-masing Job Assignment
3.6.3 Activity Diagram Add Instructor
Gambar 3.8 Activity Diagram Add Instructor
3.6.4 Activity Diagram Update Database
Activity Diagram Diagram Update Database menjelaskan proses admin menambah atau mengedit atau menghapus database master.
Gambar 3.9 Activity Diagram Update Database
3.6.5 Activity Diagram View Aktifitas Sistem
Activity Diagram View Aktifitas Sistem menjelaskan proses Admin melihat aktifitas sistem.
3.6.6 Activity Diagram Add Training Schedule
Activity Diagram Add Training Schedule menjelaskan proses TEC menginput plan training selama 1 tahun dan menambah training diluar schedule.
3.6.7 Activity Diagram Add Absent Instructor
Activity Diagram Add Absent Instructor menjelaskan proses TEC input data ketika instruktur tidak masuk kantor atau absent dan mengisi alasan mengapa instruktur tersebut absent beserta tanggal absent nya.
3.6.8 Activity Diagram Approval Training Schedule
Activity Diagram Approval Training Schedule menjelaskan proses TC Head Area HO atau Branch atau Site melihat jadwal yang sudah di launching oleh TEC dalam menu
need approval dan melakukan aprrove atau reject jadwal training tersebut.
Gambar 3.13 Activity Diagram Approval Training Schedule
3.6.9 Activity Diagram Monitoring JI,JNI,DEV dan Absent
Activity Diagram Monitoring JI,JNI,DEV dan Absentmenjelaskan proses
TC Head Area HO atau Branch atau Site melihat grafik JI, JNI dan Development dan absent.
Gambar 3.14 Activity Diagram Monitoring JI,JNI,DEV dan Absent
3.6.10 Activity Diagram View Report
Activity Diagram View Report menjelaskan proses Manager atau TEC atau TC Head
3.6.11 Activity Diagram View Training Schedule
Activity Diagram View Training Schedule menjelaskan proses Instruktur melihat jadwal training pada aplikasi android.
3.6.12 Activity Diagram Create Report Job Assignment
Activity Diagram Create Report Job Assignment menjelaskan proses Instruktur melaporkan training atau job assigment, atau aktifitas lain yang sudah terlaksana.
Gambar 3.17 Activity Diagram Create Report Job Assignment
3.6.13 Activity Diagram View History Job Assignment
Activity Diagram View History Job Assignment menjelaskan proses Instruktur melihat
Gambar 3.18 Activity DiagramView History Job Assignment
3.7 Sequence Diagram
Menurut Alan Dennis, Sequence diagram merupakan model dinamis yang mendukung
dynamic view untuk pengembangan sistem. Sequence diagram menunjukan urutan yang eksplisit yang dilewati antar objek dalam suatu interaksi yang didefinisikan. Sequence diagram menggambarkan objek-objek yang berperan serta dalam use case dan pesan-pesan yang dilewati oleh objek dari waktu ke waktu untuk sebuah use case.
3.7.1 Sequence Diagram Login
Gambar 3.19 Sequence DiagramLogin sd Login
User
Halaman Login otentikasi :
user_instruktur user_instrukturuser :
input user name & password() klik Login()
periksa Login() user or passwors wrong()
periksa otentikasi() query Login() get data Login()
Login() data Login sesuai()
3.7.2 Sequence Diagram Add Plan Target JA Hours
Gambar 3.20 Sequence Diagram Add Plan Target JA Hours
3.7.3 Sequence Diagram Add Instructor
Gambar 3.21 Sequence Diagram Add Instructor
sd Add Target JA Hours
Admin Target JA Hours Menu Add JA Hours Page Plan Hours : Chart
New Plan Hours : Chart
Pilih menu add JA Hours()
Input JA Hours Data()
press button save()
query check data() Tambah plan JA Hours()
Data tersimpan() Gagal Input JA Hours()
data plan sudah ada() Pesan data plan JA
Hours sudah ada()
sd Add Instructor
TEC/Admin
Menu
Instructor Instructoradd Page
instructor
: user new instructor :user
pilih menu add instructor()
Input Instructor Data()
klik save()
query check data instructor()
save data instruktur()
data tersimpan() gagal Input()
data instructor sudah ada() pesan data instructor sudah ada()
3.7.4 Sequence Diagram Update Database
Gambar 3.22 Sequence Diagram Update Database
3.7.5 Sequence Diagram View Aktifitas Sistem
Gambar 3.23Sequence DiagramView Aktifitas Sistem sd Update database
Admin
Update
Database Page : masterdata
Menu
pilih insert database()
pilih detail database() input database baru() klik save()
add new database()
data tersimpan() newdatabase()
menampilkan overview data()
sd View Aktifitas Sistem
Admin
Access Admin user :
Aktifitas_sistem : aktifitas_sistem
pilih view aktifitas web()
getDataUser() getDatetime() getActivitySystem() ActivitySystem() ActivitySystem() showActivitySystem()
3.7.6 Sequence Diagram Add Training Schedule
Gambar 3.24 Sequence Diagram Add Training Schedule
3.7.7 Sequence Diagram Add Absent Instructor
Gambar 3.25 Sequence Diagram Add Absent Instructor
sd Add Training TEC Training Schedule Menu Training
Page Control :Training Schedule
New Training Schedule : Training
Schedule
pilih menu add training schedule()
Input Training Data() klik save()
Cek PIC & jadwal()
Simpan jadwal() Jadwal Training tersimpan()
jadwal sudah ada() pesan jadwal sudah ada()
sd Add Absent
TEC
Menu Absent
Instructor Page
: user_instruktur Absent : absensi
Pilih add absent instructor()
input NRP instructor()
get name instructor() input data absent()
klik save()
save data absent()
data absent tersimpan() data absent()
3.7.8 Sequence Diagram Approval Training Schedule
Gambar 3.26 Sequence Diagram Approval Training Schedule
3.7.9 Sequence Diagram Monitoring JI,JNI,DEV dan Absent
Gambar 3.27 Sequence Diagram Monitoring JI,JNI,DEV dan Absent
sd Approv al Training TC Head Training Schedule Menu Approval
Page Approval :Training Schedule Status approved : Training Schedule pilih need approval() Checklist Jadwal Training() klik approve() create flag 1()
Set Approved Status()
Data training approved() Data training approved()
menampilkan training approved() klik reject()
create flag 0()
Set reject status() Data training reject() Data training reject()
menampilkan training reject()
sd Monitoring TEC/TC Head/Manager Menu Monitoring graphic a Chart : Chart Monitoring Page Figure :
Chart
Pilih menu Monitring / Comparison Absent() selectCombobox() highlights(graphics) setColor() drawRect() drawString()
3.7.10 Sequence Diagram View Report
Gambar 3.28 Diagram View Report 3.7.11 Sequence Diagram View Training Schedule
Gambar 3.29 Sequence Diagram View Training Schedule sd View Report
User
Menu History JA
Page :training_schedulejob_assignment
pilih View Report()
selectCombobox()
getDataJobAssignment() menampilkanDataJobAssignment() DataJobAssignment()
sd View Training Schedule
Instruktur
Menu Training Schedule
Page
:Training_Schedule
pilih View Training Schedule()
select tab()
getDataTraining_Schedule()
3.7.12 Sequence Diagram Create Report Job Assignment
Gambar 3.30 Sequence Diagram Create Report Job Assignment
3.7.13 Sequence Diagram View History Job Assignment
Gambar 3.31 Sequence Diagram View History Job Assignment
sd Add Report Instruktur Report Page :training_schedule Menu job_assignment : training_schedule actualtraining :training_schedule
pilih menu create report() Create Report JI/Dev() showTrainingSchedule() klikJobDone() getDataTrainingSchedule() CreateFlag 1() SaveDataJobAssignment() Data tersimpan()
Create Report JNI()
Input Data JNI()
klik save()
save data()
Tambah Report()
Data tersimpan() Gagal Input Report()
pesan gagal input()
sd View History Job
User
Menu History JA
Page :training_schedulejob_assignment
pilih View Report()
selectCombobox()
getDataJobAssignment() menampilkanDataJobAssignment() DataJobAssignment()
3.8 Class Diagram Usulan
Class Diagram menggambarkan keadaan (atribut atau properti) suatu sistem, sekaligus menawarkan layanan untuk manipulasi keadaan tersebut (metode atau fungsi). Berikut usulan rancangan class diagram:
Gambar 3.32 Class Diagram Usulan 3.9 Rancangan Struktur Basis Data
Berikut perancangan struktur tabel database untuk sistem Monitoring Instructor Utilization and Development secara usulan:
1. Tabel aktifitas_sistem Nama tabel: aktifitas_sistem
1 1 1 1 1..* 0..* 1..* 1 0..* 0..* 0..* 1..* 1 1 1..* 1 1..* 1 1..* 0..* 0..* 1..* 0..* 1 1 1 1 1..* 0..* 1..* 1 0..* 0..* 0..* 1..* 1 1 1..* 1 1 1..* 1 1 1..* 0..* 0..* 1..* 0..* 1..* 1 1
Foreign Key: id_ user_instruktur
Detailnya dapat di lihat pada tabel berikut ini:
Tabel 3.14 Database Aktifitas web
No. Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan
1. id_ aktifitas_sistem Int 10 Primary Key, Auto Increments 2. id_ user_instruktur varchar 30 Foreign Key
3. Aktifitas varchar 30
4. Tanggal datetime
2. Tabel instruktur
Nama tabel: user_instruktur
Primary Key: id_ user_instruktur
Foreign Key: id_lokasi
Detailnya dapat di lihat pada tabel berikut ini:
Tabel 3.15 Database user_instruktur
No. Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan
1. id_ user_instruktur Int 6 Primary Key, Auto Increments
2. Nrp varchar 10 3. Password varchar 20 4. Level varchar 10 5. nama_instruktur varchar 50 6. Job varchar 25 7. Position varchar 25
8. id_lokasi Int 6 Foreign Key
9. Initial varchar 5
10. Email varchar 30
11. kompetensi varchar 150
3. Tabel lokasi Nama tabel: lokasi
Primary Key: id_lokasi
Tabel 3.16 Database lokasi
No. Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan
1. id_lokasi Int 6 Primary Key, Auto Increments
2. Ttatts varchar 3 TTA atau TTS
3. Area varchar 10
4. Cabang varchar 20
4. Tabel training_schedule Nama tabel: training_schedule
Primary Key: id_training_schedule
Foreign Key: id_activity, id_description, id_unit, id_somp Detailnya dapat di lihat pada tabel berikut ini:
Tabel 3.17 Database training_schedule
No. Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan
1. id_training_schedule Int 10 Primary Key
2. launchingapproval Int 1 0=plan 1=launching approval
3. id_activity Int 6 Foreign Key
4. id_description Int 6 Foreign Key
5. id_unit Int 6 Foreign Key
6. id_somp Int 6 Foreign Key
7. id_user_instruktur Int 6 Foreign Key
8. periode_start date 9. periode_end date
10. Day Int 3
11. Hours Int 3
12. venue varchar 30
13. id_vendor Int 10 Foreign Key
14. participant Int 5
15. statusapproved Int 1 0=reject 1=approved
16. actualtraining Int 1 0=tidak terlaksana 1=terlaksana 17. Remark varchar 150 Alasan tidak terlaksana
5. Tabel modul_somp Nama tabel: modul_somp
Primary Key: id_somp Foreign Key: id_unit
Detailnya dapat di lihat pada tabel berikut ini:
Tabel 3.18 Database modul_somp
No. Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan
1. id_somp Int 6 Primary Key
2. id_unit Int 6 Foreign Key
3. modul_somp varchar 60
6. Tabel absensi Nama tabel: absensi
Primary Key: id_absensi
Foreign Key: id_ user_instruktur, id_activity, id_description Detailnya dapat di lihat pada tabel berikut ini:
Tabel 3. 19 Database absensi
No. Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan
1. id_absensi Int 10 Primary Key
2. id_ user_instruktur Int 6 Foreign Key
3. id_description Int 6 Foreign Key
4. periode_start date 5. periode_end date 6. sum_of_day int 3 7. remark varchar 30 8. year date 7. Tabel chart Nama tabel: chart
Primary Key: id_chart
Foreign Key: id_training_schedule, id_lokasi Detailnya dapat di lihat pada tabel berikut ini:
Tabel 3.20 Database chart
No. Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan
1. id_chart Int 6 Primary Key
2. id_training_schedule Int 6 Foreign Key
3. plan_target Int 10
4. id_lokasi Int 6 Foreign Key
5. month date
6. year date
8. Tabel unit Nama tabel: unit
Primary Key: id_unit
Detailnya dapat di lihat pada tabel berikut ini: Tabel 3. 21 Databaseunit
No. Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan
1. id_unit Int 6 Primary Key
2. unit varchar 20
3 machine varchar 10
9. Tabel vendor Nama tabel: vendor
Primary Key: id_vendor
Detailnya dapat di lihat pada tabel berikut ini: Tabel 3.22 Databasevendor
No. Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan
1. id_vendor Int 10 Primary Key
2. Vendor varchar 60
10. Tabel activity
Nama tabel: activity Primary Key: id_activity
Tabel 3.23 Databaseactivity
No. Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan
1. id_activity int 6 Primary Key
2. Activity varchar 50
3. category_code varchar 3 JI, JNI, DEV
11. Tabel description Nama tabel: description
Primary Key: id_description
Foreign Key: id_activity
Detailnya dapat di lihat pada tabel berikut ini: Tabel 3.24 Databasedescription
No. Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan
1. id_description Int 6 Primary Key
2. Description varchar 60
3.10 Deployment Diagram
Gambar 3.33 Deployment Dia deployment Deployment Model
«Android application»
MIUD.apk
«device»
Brow ser Client
«device» Web Serv er «website» MIUD PHP, JAVASCRIPT, HTML «compiled classes» classes.dex «compiled resources» resources.arsc «uncompiled resourc... res «deployment spec» AndroidManifest.xml <<Device>> Home Computer <<Mobile device>> <<Protocol>> HTTP / Internet API «Artifact» Web Browser «DBMS» MySQL <<deploy>> «executionEnvironment» Android <<Protocol>> Internet
