URAIAN JABATAN
1. NO KODE JABATAN :
2. NAMA JABATAN : KEPALA SUB BAGIAN TATA USAHA
3. UNIT KERJA : UPT . PUSKOM
4. NAMA JABATAN BAWAHAN LANGSUNG PENGADMINISTRASIAN UMUM
5. RUMUSAN TUGAS :
Menyusun dan membuat Rencana dan Program Kerja Sub Bagian Tata Usaha serta melakukan urusan tata usaha dan rumahtangga UPT Puskom.
6. RINCIAN TUGAS :
1. Menyiapkan penyusunan rencana dan program kerja Subbagian dan mempersiapkan penyusunan rencana dan program kerja UPT Puskom.
Tahapan :
- Mempelajari Organisasi Tata Kerjadan Rincian Tugas Bagian dan Sub Bagian Program kerja tahun lalu,
- Menyiapkan bahan penyusunan rencana program kerja UPT Puskom.
- Menugaskan bawahan untuk menyiapkan bahan rencana kerja subbagian
- Menyusun draf rencana program kerja subbagian,
- Mengkonsultasi draf rencana program subbagian dengan atasan langsung,
- Melakukan perbaikan rencana program subbagian.
2. Menyiapkan himpunan dan penelaah peraturan perundang-undangan di bidang Tata Usaha UPT Puskom.
Tahapan :
- Menghimpun dan menganalisis peraturan perundang-undangan di bidang Tata Usaha UPT Puskom.
- Melakukan penelaah peraturan perundang-undangan UPT Puskom.
3. Menyiapkanbahandananalisis data Ketatausahaan UPT Puskom Tahapan :
- Menganalisis data Ketatausahaan.
- Mengendalikan proses Ketatausahaan UPT Puskom.
4. Menyiapkan urusan persuratan dan kearsipan UPT Puskom. Tahapan :
- Menyusun konsep surat keluar UPT Puskom.
- Melakukan penataan surat masuk dan keluar
- Mengoordinir sistim kearsipan UPT Puskom
▸ Baca selengkapnya: sk tata usaha doc
(2)5. Menyiapkan urusan kebersihan, keindahan, dan keamanan di lingkungan UPT Puskom. Tahapan :
- Menugaskan cleaning service untuk melakukan pembersihan kantor
- Mengontrol kebersihan UPT Puskom lingkungan sekitarnya.
6. Menyiapkan urusan penerima tamu pimpinan. Tahapan :
- Menugaskan pegawai mempersiapkan buku tamu
- Mengarahkan tamu pimpinan
- Mempersiapkan berbagai kebutuhan lainnya.
7. Menyiapkan urusan pengelolaan barang perlengkapan. Tahapan :
- Mengoordinasikan pengelolaan barang perlengkapan
- Melakukan pengawasan dan pengendalian barang perlengkapan.
8. Menyiapkan urusan kepegawaian di lingkungan UPT Puskom. Tahapan :
- Melakukan pendataan keadaan pegawai UPT Puskom
- Mempersiapkan proses usulan mutasi kenaikan pangkat pegawai
9. Menyiapkan urusan pengelolaan keuangan UPT Puskom. Tahapan :
- Mengoordinir pengelolaan keuangan UPT Puskom
- Mengoordinir penataan system administrasi keuangan UPT Puskom.
10. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan UPT Puskom. Tahapan :
- Menugaskan bawahan untuk mengumpulkanberbagaidokumen UPT Puskom
- Menugaskan bawahan untuk mengumpulkan semua surat masuk dan keluar
- Menyimpan dokumen pada tempat yang aman
- Memberikanarahankepadabawahanuntukmengarsipkansuratmasukdankeluar.
11. Menyiapkan penyusunan laporan subbagian dan mempersiapkan laporan UPT Puskom. Tahapan :
- Menerima arahan dari kepala UPT Puskom
- Menugaskan pengumpulan data untuk penyusunan laporan / LAKIP UPT Puskom
- Menyusun konsep laporan LAKIP UPT Puskom
7. HASIL KERJA :
No. HasilKerja SatuanHasil
1. Bahan penyusun rencana dan program kerja Kegiatan, Dokumen 2. Bahan referensi peraturan perundang-undangan bidang
ketatausahaan
Kegiatan, Dokumen
3. Bahananalisis data UPT Puskom Kegiatan, Dokumen
4. DokumenPersuratdanKearsipan Kegiatan, Dokumen
5. Data urusankerumahtanggaan UPT Puskom Kegiatan, Dokumen
7. DokumenPengelolaanPerlengkapan Kegiatan, Dokumen
8. DokumenKepegawaian Kegiatan, Dokumen
9. PengelolaanKeuangan Kegiatan, Dokumen
10. Data administrasi UPT Puskom Kegiatan, Dokumen
11. PelaporanPertanggungjawabanSubbagian Kegiatan, Dokumen
8. BAHAN KERJA : No
.
BahanKerja PenggunaanDalamTugas
1. Rencanakegiatantahunlalu / Renstra / OTK / RincianTugasBagian& Sub Bagian
PenyusunanRencanaKegiatan
2. Bebankerja PembagianTugasBawahan
3. Tugasbawahan Pembimbinganbawahan
4. Laporantugasbawahan Pemeriksaanhasiltugas
5. Inventarisasisaranaprasarana yang tersedia Penyiapanbahanrencanapemanfaatandanpeningkat ansaranaprasarana
6. Kegiatanpemenuhanpeningkatansaranaprasaran a
Penggunaansaranaprasarana
7. Laporanhasilpemantauan Pengevaluasiankegiatanbawahan
8. Laporanhasilevaluasi Penganalisaanlaporanbawahan
9. Laporanhasilevaluasitugasbawahan Penyusunanlaporansubbagian 10. Instruksipimpinan/Suratperintah Pelaksanaantugaskedinasanlainnya
9. PERALATAN KERJA :
No. BahanKerja PenggunaanDalamTugas
1. Komputer / Laptop - Mengolahdanmengakses datasertaMembuatlaporan
2. Printer Mencetakhasilkerja
3. AlatTulis Kantor (ATK) Mengentri data, membuatlaporan
4. Internet / Website Mengakses data, informasisesuaikebutuhan 5. Meja / kursi Alat bantu kerjadalam proses kelancaranpekerjaan
6. Lemari Digunakanuntukmenyimpandokumen
10. PEDOMAN KERJA : 1. PetunjukAtasan
11. TANGGUNG JAWAB :
- Menjamin pelaksanaan pelayanan di lingkungan Pusat Komputer.
- Ketepatan bahan rencana dan program kerja.
- Kelengkapan bahan usulan rencana dan program kerja.
12. WEWENANG :
- Menghimpun data.
- Memeriksa data.
- Menganalisa data.
- Membuatlaporan.
13. HUBUNGAN KERJA :
No. Jabatan Unit Kerja /Instansi
Dalamhal
1 Kepala UPT Puskom UPT Puskom Konsultasidanmenerimaaraha
n
3 Semua Kabag dan Kasubbag dalam lingkungan Konsultasi
4. Pembantu Rektor Bid. Akademik Rektorat Laporan
14. KEADAAN TEMPAT KERJA:
No. Aspek Faktor
1. Tempatkerja Di dalamruangan
2. Suhu Dingindenganperubahan
3. Udara Sejuk
4. Keadaanruangan Nyaman
5. Letak Datar
6. Penerangan Terang
7. Suara Tenang
8. Keadaantempatkerja Bersih
9. Getaran Tidakada
15. UPAYA FISIK :
Berjalan, Berdiri, Duduk, Melihat, dan Bekerja dengan jari.
16. RESIKO BAHAYA :
No. Fisik / Mental Penyebab
1. Mata Radiasi Komputer dan Laptop
2. Punggung Banyak duduk, kurang bergerak
3. Tangan Banyak bergerak
4. Kaki Banyak bergerak
17. SYARAT JABATAN :
a. Pangkat/Gol.Ruang : Penata / IIIc b. Pendidikan : S1 ( Administrasi ) c. Kursus / Diklat :
2) Teknis :
-d. PengalamanKerja : Eselon IV minimal 2 tahun e. PengetahuanKerja :PengelolaAdministrasiUmum f. KeterampilanKerja : PengoperasianKomputer
