10. Anjab Kasubbag Umum dan Pengelolaan Aset

(1)

A. IDENTITAS JABATAN

B. KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI

FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN JABATAN

BAGIAN I

1. Kode Jabatan & Unit Kerja: (Tidak Perlu diisi)

2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda: Kepala Sub Bagian Umum dan Pengelolaan Aset

3. Nama Unit Kerja Dimana Jabatan ini berada: Fakultas Hukum 4. Satuan Kerja / instansi (Departemen/ Meneg/

Menko/ LPND/ Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja tersebut :

Universitas Diponegoro

Kementerian Pendidikan Nasional

5. Nama Jabatan Atasan Langsung Anda: Kepala Bagian Tata Usaha 6. Lokasi Kerja (lokasi geografis tempat kerja

anda):

Kota : Semarang Propinsi : Jawa Tengah

Kepala Bagian Tata Usaha

Ka. Sub Bagian Keuangan dan

Kepegawaian

Ka. Sub Bagian Umum dan Pengelolaan

Aset

Ka. Sub Bagian Kemahasiswaan

dan Alumni Ka. Sub Bagian

Akademik

DEKAN

(2)

C. TUGAS POKOK DAN FUNGSI JABATAN

D. RINCIAN TUGAS

Memimpin, mengkoordinasikan dan mengelola kegiatan ketatausahaan, kerumahtanggaan dan pengelolaan aset agar tercipta kelancaran pelaksanaan tugas di Fakultas Hukum Universitas Diponegoro.

TUGAS POKOK

1. Memimpin dan mengkoordinasikan kegiatan di Sub Bagian Umum dan Pengelolaan

Aset Fakultas Hukum Universitas Diponegoro:

1.1. Melaksanakan kegiatan administrasi layanan umum;

1.2. Melaksanakan penyusunan laporan kegiatan di sub bagian umum dan pengelolaan aset.

Peranan/wewenang:

 Pembagi tugas

 Pengarah

 Koordinator kegiatan

 Menilai prestasi kerja

Indikator Prestasi:

Pelaksanaan kegiatan di sub bagian umum dan pengelolaan aset berjalan dengan baik dan sesuai dengan aturan yang berlaku.

2. Menyusun rencana dan program kerja sub bagian sebagai pedoman pelaksanaan tugas: 2.1. Mempelajari rencana kerja sub bagian tahun lalu sebagai dasar penyusunan program kerja

yang baru;

2.2. Menyusun kegiatan, rencana anggaran (RBA) dan target waktu pelaksanaan kegiatan sub bagian umum dan pengelolaan aset;

2.3. Menyusun laporan kegiatan yang dapat digunakan sebagai dasar penyusunan rencana kerja di tahun yang akan datang.

Peranan/wewenang:

 Penyusun konsep rencana

 Pemroses usulan

 Pengambil keputusan

Indikator Prestasi:

Tersusunnya rencana kerja sub bagian sesuai dengan rencana kerja fakultas dan terlaksananya kegiatan sesuai dengan jadwal yang telah disusun.

3. Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan, layanan umum, pengadaan barang/jasa dan pengelolaan aset:

(3)

3.2. Membuat rangkuman dari aturan-aturan tersebut;

3.3. Mensosialisasikannya kepada staf.

Peranan/wewenang:

 Memimpin staf sub bagian untuk mempelajari aturan-aturan tersebut;

 Mengkoordinir pembuatan rangkuman dari peraturan tersebut;

 Melaporkannya kepada pimpinan hasil mengkaji peraturan yang berkaitan dengan bidang ketatausahaan, layanan umum, pengadaan barang/jasa dan pengelolaan aset;

 Menugaskan kepada staf untuk mempelajari aturan-aturan tersebut.

Indikator Prestasi:

 Terselenggaranya administrasi di sub bagian umum dan pengelolaan aset dengan baik dan benar sesuai dengan aturan perundang-undangan yang berlaku;

 Staf di sub bagian umum dan pengelolaan aset memahami dengan baik peraturan yang menjadi acuan dan pedoman kerjanya.

4. Menangani urusan pengadaan barang/jasa:

4.1. Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan terbaru yang mengatur masalah pengadaan barang/jasa;

4.2. Menetapkan prioritas pelaksanaan pengadaan;

4.3. Menyiapkan dokumen dan administrasi pengadaan barang/jasa;

4.4. Menyiapkan susunan Panitia Pengadaan dan Panitia Penerima Hasil Pekerjaan;

4.5. Mengkoordinasikan ketersediaan dana untuk pelaksanaan pengadaan barang/jasa dengan sub bagian Keuangan.

4.6. Menyusun laporan pelaksanaan pengadaan barang/jasa.

Peranan/wewenang:

Koordinator pelaksanaan pengadaan barang/jasa.

Indikator Prestasi:

Terlaksananya pengadaan barang/jasa dengan lancar sesuai dengan rencana kegiatan dan anggaran serta peraturan yang berlaku.

5. Melakukan pencatatan, pemberian kode, pendistribusian dan pengelolaan barang yang merupakan hasil dari pengadaan:

5.1. Melaksanakan pencatatan barang pada buku barang dan program aplikasi yang telah tersedia (SIMAK BMN dan Persediaan);

5.2. Melakukan pemberian kode pada barang-barang inventaris

5.3. Mendistribusikan barang ke unit kerja di lingkungan Fakultas Hukum dengan disertai tanda penerimaan barang dan melakukan pencatatan mutasi barang;

5.4. Penyimpanan barang di gudang persediaan.

Peranan/wewenang:

 Koordinator pelaksanaan pencatatan, pengkodean barang, pendistribusian dan pengelolaan barang;

 Melakukan pengecekan terhadap pembukuan barang.

Indikator prestasi:

 Pelaksanaan pencatatan, pengkodean barang inventaris, pendistribusian dan pengelolaan barang berjalan dengan baik;

(4)

6. Melakukan penghapusan barang inventaris:

6.1. Mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data barang inventaris;

6.2. Mempersiapkan usulan penghapusan barang berdasarkan hasil analisis data barang dan peraturan yang mengatur tentang penghapusan barang;

6.3. Mengusulkan penghapusan barang inventaris Fakultas Hukum ke universitas untuk dapat diproses lebih lanjut;

6.4. Melakukan pencatatan dan penyimpanan dokumen yang terkait dengan penghapusan barang inventaris.

Peranan/wewenang:

Koordinator pelaksanaan penghapusan barang inventaris.

Indikator Prestasi:

Terlaksananya pelaksanaan penghapusan barang secara benar dan tertib sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

7. Pemanfaatan dan pemeliharaan bangunan dan sarana prasarana:

7.1. Melayani peminjaman sarana prasarana Fakultas Hukum kepada civitas akademika sesuai dengan ketentuan yang ada;

7.2. Membaca laporan tentang pemeliharaan bangunan dan sarana prasarana tahun sebelumnya, sebagai dasar untuk melakukan pemeliharaan tahun ini;

7.3. Menindaklanjuti laporan kerusakan bangunan dan sarana prasarana, melakukan pengecekan dan membuat RAB;

7.4. Melakukan koordinasi dengan sub bagian keuangan mengenai ketersediaan dana untuk memperbaiki kerusakan tersebut;

7.5. Melakukan kegiatan perbaikan/pemeliharaan melalui penyedia jasa.

7.6. Membuat laporan pelaksanaan pemeliharaan kepada pimpinan

Peranan/wewenang:

 Membuat keputusan untuk menyetujui atau menolak permintaan peminjaman sarana prasarana;

 Menugaskan staf untuk melakukan pengecekan kerusakan dan pembuatan RAB;

 Melakukan koreksi terhadap RAB yang disusun oleh staf;

 Melakukan koordinasi dengan sub bagian keuangan atas alokasi dana pemeliharaan;

 Mengkoordinir pelaksanaan pemeliharaan bangunan dan sarana prasarana.

Indikator Prestasi:

 Proses peminjaman sarana prasarana berjalan dengan baik dan tertib;

 Proses pemeliharaan bangunan dan sarana prasarana terlaksana dengan cepat, sehingga tidak mengganggu jalannya kegiatan lain.

8. Melakukan tata persuratan, pengiriman surat, pengekspedisian surat dan kearsipan: 8.1. Memberikan nomor, kode surat dan stempel pada surat yang akan dikirim oleh Fakultas

Hukum dan mencatatnya di buku agenda;

8.2. Mengirimkan surat dan mencatatnya di buku ekspedisi;

8.3. Menerima semua surat/kiriman yang ditujukan kepada civitas akademika Fakultas Hukum;

8.4. Mencatat semua surat/kiriman pada buku ekspedisi;

8.5. Memberikan lembar disposisi pada surat atau tanda terima barang dan mengirimkannya kepada yang bersangkutan;

8.6. Mencatat kembali disposisi pimpinan dan menyerahkan surat tersebut kepada yang bersangkutan;

(5)

Peranan/wewenang:

 Melakukan pengecekan terhadap pemberian nomor dan kode surat;

 Melakukan prioritas dalam pengiriman surat berdasarkan urgenitas surat;

 Memberikan persetujuan dalam pengiriman surat atau barang melalui pos;

 Memeriksa pengarsipan surat.

Indikator Prestasi:

Terlaksananya kegiatan tata persuratan, pengiriman surat, pengekspedisian surat dan kearsipan secara baik, tertib, lancar dan cepat.

9. Pelaksanaan kegiatan keprotokolan:

9.1. Membentuk kepanitiaan yang bertugas untuk menerima tamu pimpinan;

9.2. Menyusun susunan acara;

9.3. Menyiapkan penjemputan maupun tempat menginap bagi tamu pimpinan;

9.4. Melakukan koordinasi dengan keprotokolan dari pihak tamu;

Peranan/wewenang:

Koordinator pelaksanaan keprotokolan.

Indikator Prestasi:

Terlaksananya acara pimpinan/fakultas dengan baik dan lancar.

10. Pemeliharaan kebersihan dan keindahan lingkungan:

10.1. Menyusun personil petugas kebersihan, jenis pekerjaan, jadwal dan lokasi kerja;

10.2. Menugaskan kepada staf untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan jadwal yang telah disusun;

10.3. Menyediakan alat dan bahan-bahan kebersihan;

Peranan/wewenang:

 Mengkoordinasi kegiatan pemeliharaan kebersihan lingkungan;

 Memeriksa hasil pekerjaan staf.

Indikator Prestasi:

Tercipta lingkungan kerja yang bersih, indah dan sehat.

11. Menjaga keamanan dan ketertiban lingkungan:

11.1. Menyusun personil petugas keamanan, jadwal dan lokasi kerja;

11.2. Menugaskan kepada staf untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan jadwal yang telah disusun;

11.3. Menyediakan alat pendukung kerja.

Peranan/wewenang:

 Mengkoordinasi kegiatan penjagaan keamanan dan ketertiban lingkungan;

 Memeriksa hasil pekerjaan staf.

Indikator Prestasi:

(6)

TUGAS TAMBAHAN

1. Panitia Pengadaan Barang/Jasa pada Universitas Diponegoro Tahun 2011: 1.1. Melakukan pemaketan pekerjaan;

1.2. Melakukan rapat persiapan pengadaan barang/jasa;

1.3. Menyiapkan dokumen pengadaan;

1.4. Melaksanakan proses pengadaan barang/jasa melalui metode pelelangan umum.

Peranan/wewenang :

Menjadi anggota panitia pengadaan barang/jasa tingkat universitas.

Indikator Prestasi :

Terlaksananya proses pengadaan barang/jasa dengan baik dan benar sesuai dengan peraturan yang berlaku.

2. Panitia Penerima Hasil Pekerjaan Barang/Jasa pada Fakultas Hukum UNDIP tahun 2011: 2.1. Menerima daftar pesanan barang/jasa dari Panitia Pengadaan Barang/Jasa Fakultas Hukum

UNDIP;

2.2. Menerima barang/jasa dari penyedia sesuai dengan spesifikasi pekerjaan yang tertera pada kontrak kerja dan waktu yang telah ditentukan;

2.3. Menandatangani berita acara sera terima pekerjaan, apabila barang/jasa yang diterima telah sesuai dengan kontrak kerja.

Peranan/wewenang:

Menjadi Sekretaris Panitia Penerima Hasil Pekerjaan Barang/Jasa Fakultas Hukum.

Indikator Prestasi:

Barang/jasa yang diterima sesuai dengan spesifikasi pekerjaan, jumlah dan kebutuhan dari pengguna barang/jasa.

TUGAS LAIN-LAIN

Tidak ada

TUGAS-TUGAS BERKALA (PERIODIK)

1. Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada pimpinan:

1.1. Menghimpun berkas-berkas kegiatan; 1.2. Mendelegasikan kepada bawahan;

1.3. Memeriksa laporan yang disusun oleh bawahan; 1.4. Menyerahkan laporan kepada pimpinan.

Peranan/wewenang:

 Mendelegasikan tugas kepada bawahan;

 Memeriksa laporan yang disusun oleh bawahan.

(7)

Laporan yang dibuat sesuai dengan kegiatannya.

2. Panitia pelaksanaan ujian pada Fakultas Hukum:

2.1. Menyiapkan ATK untuk pelaksanaan ujian;

2.2. Menyiapkan fasilitas dan sarana prasarana guna mendukung jalannya ujian; 2.3. Melakukan koordinasi dengan sub bagian akademik.

Peranan/wewenang :

Menjadi koordinator seksi perlengkapan.

Pelaksanaan ujian di Fakultas Hukum berjalan dengan baik dan lancar.

3. Panitia pelaksanaan semester pendek pada Fakultas Hukum:

3.1. Menyiapkan ATK untuk pelaksanaan semester pendek;

3.2. Menyiapkan fasilitas dan sarana prasarana guna mendukung jalannya semester pendek; 3.3. Melakukan koordinasi dengan sub bagian akademik.

Peranan/wewenang :

Pelaksanaan semester pendek di Fakultas Hukum berjalan dengan baik dan lancar.

4. Panitia Upacara Wisuda Fakultas Hukum:

4.1. Menyiapkan stopmap ijasah sesuai dengan jumlah wisudawan;

4.2. Menyiapkan dan mengirimkan undangan untuk anggota Senat Fakultas Hukum; 4.3. Menyiapkan sarana prasarana guna mendukung pelaksanaan wisuda.

Peranan/wewenang:

Pelaksanaan upacara wisuda di Fakultas Hukum berjalan dengan baik dan lancar.

5. Panitia Upacara Penerimaan Mahasiswa Baru:

5.1. Melakukan pendataan jumlah mahasiswa baru yang diterima;

5.2. Menyiapkan fasilitas dan sarana prasarana berdasarkan jumlah penerimaan mahasiswa baru;

5.3. Menyiapkan dan mengirimkan undangan bagi seluruh dosen dan pejabat struktural di lingkungan Fakultas Hukum;

5.4. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja yang lain.

Peranan/wewenang:

(8)

JABATAN YANG DIHUBUNGI

NAMA UNIT KERJANYA

MAKSUD/TUJUAN HUBUNGAN

JABATAN YANG LEBIH TINGGI Intern Instansi

1. Pembantu Rektor II

2. Kepala Biro Administrasi Umum dan Keuangan

3. Kepala Bagian Pengelolaan Aset

4. Kepala Bagian Tarkum

5. Kepala Bagian Keuangan

6. Dekan

7. Pembantu Dekan I, II, III

8. Kepala Bagian Tata Usaha

1. BAUK UNDIP

2. BAUK UNDIP

3. BAUK UNDIP

4. BAUK UNDIP

5. BAUK UNDIP

6. FH UNDIP

7. FH UNDIP

8. FH UNDIP

1. Konsultasi/Laporan Tugas

3. Koordinasi tugas

4. Koordinasi tugas

5. Koordinasi tugas

Ekstern Instansi

Kasubdit Sanggahan LKPP Konsultasi

(9)

JABATAN YANG

JABATAN YANG SETARA

Intern Instansi

1. Kepala Sub Bagian Rumah Tangga

2. Kepala Sub Bagian PNBP

3. Kepala Sub Bagian Inven-tarisasi, Pemeliharaan dan Penghapusan Aset

4. Kepala Sub Bagian Akademik

5. Kepala Sub Bagian Keuang an dan Kepegawaian

6. Kepala Sub Bagian Kemahasiswaan & Alumni

1. BAUK UNDIP

2. BAUK UNDIP

3. BAUK UNDIP

4. FH UNDIP

5. FH UNDIP

6. FH UNDIP

1. Koordinasi tugas

2. Koordinasi tugas

3. Koordinasi tugas

4. Koordinasi tugas

5. Koordinasi tugas

6. Koordinasi tugas

JABATAN YANG LEBIH RENDAH

Tidak ada Tidak ada Tidak ada

F. TANGGUNG JAWAB JABATAN

Tugas yang diawasi Pengawasan Oleh Frekuensi Pengawasan

1. Penyusunan RBA

2. Rencana pengadaan barang/jasa 3. Serapan anggaran

4. Pencatatan dan laporan aset 5. Pemeliharaan aset

6. Pelayanan umum

7. Pemeliharaan kebersihan, keamanan dan ketertiban lingkungan

1. Dekan 2. Pembantu

Dekan II 3. Kepala Bagian

Tata Usaha

(10)

PEMBERIAN PENGAWASAN

Jabatan yang diawasi Jumlah Pejabat Pekerjaan yang

diawasi

Frekuensi Pengawasan

Tenaga administrasi sub bagian Umum dan Pengelolaan Aset

27 orang Pengadministrasian pada sub bagian Umum dan Pengelolaan Aset

Setiap saat

ADMINISTRASI

Nama Formulir/ Surat/Keputusan/ dll Waktu untuk

Menemukan Kesalahan

Waktu untuk Memperbaiki

1. Konsep surat

2. Penyusunan laporan SIMAK BMN 3. Penyusunan laporan SIMAK

Persediaan

4. Penyusunan laporan pengadaan barang/jasa

Jumlah Uang Untuk Keperluan

Tidak ada Tidak ada

PERALATAN/MESIN/BAHAN

Nama Alat/Mesin/Bahan Akibat Kesalahan

1. Komputer/laptop 2. Printer

3. Kalkulator 4. ATK 5. Telepon

1. Data hilang/rusak 2. Perhitungan salah 3. Pekerjaan terhambat 4. Komunikasi tidak lancar

RAHASIA

Jenis Kerahasiaan Akibat jika terjadi kebocoran

(bagi instansi)

Proses lelang umum pada pengadaan barang/

(11)

G. LINGKUNGAN KERJA

1. Akibat jika terjadi kecelakaan : Dapat menimbulkan kepanikan

2. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi

: Gangguan mata (akibat terlalu lama di depan komputer)

3. Kegiatan pemegang jabatan ini. a. Duduk : 60% b. Berdiri : 0% c. Berjalan : 40%

4. Tempat kerja

a. Di dalam gedung : 80% b. Di luar gedung : 20%

5. Kondisi Lingkungan

Kondisi Kurang Cukup Baik

a. Suhu √

b. Penerangan √

c. Ventilasi √

d. Ketenangan √

e. Kebersihan √

f. Keleluasaan - luas ruang - luas meja

√ √

6. Alat Keselamatan Kerja (Bila tidak ada, kosongkan saja)

(12)

BAGIAN II

Apakah ada yang ingin ditambahkan atau diubah dari tiap butir informasi yang diberikan oleh bawahan anda? Bila Ya, tulislah dibawah ini (Bila tidak ada koreksi/tambahan tulis TIDAK ADA):

BAGIAN A.

BAGIAN B.

BAGIAN C.

BAGIAN D.

BAGIAN E.

BAGIAN F.

BAGIAN G.

(13)

B. PERSYARATAN JABATAN & KOMPETENSI

PENJELASAN TENTANG PERSYARATAN JABATAN/ KOMPETENSI

1. Pendidikan Formal Minimal : S1 yang relevan

2. Pendidikan/Pelatihan Khusus : Diklatpim IV

3. Pengalaman Kerja : Bidang Umum minimal 3 tahun

4. Persyaratan fisik : Sehat jasmani dan rohani

5. Persyaratan Umur minimal : 30 tahun

Tanda Tangan Atasan Yang Memverifikasi & Mengisi.

Tanda Tangan : ______________________

Nama Jelas : Drs. Mulyo Padmono