9. Anjab Kasubbag Keuangan dan Kepegawaian

FORMULIR KUESIONER

PENYUSUNAN URAIAN JABATAN

BAGIAN I

A. IDENTITAS JABATAN 1. Kode Jabatan & Unit Kerja:

(Tidak Perlu diisi)

2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda: Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Keuangan (eselon IV)

3. Nama Unit Kerja Di mana

Jabatan ini berada Fakultas Hukum Universitas Diponegoro 4. Satuan Kerja

/Instansi(Departemen/ Meneg/ Menko/ LPND/ Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja tersebut :

Universitas Diponegoro/

Kementerian Pendidikan Nasional

5. Nama Jabatan Atasan Langsung

Anda: Kepala Bagian Tata Usaha

6. Lokasi Kerja(lokasi geografis

tempat kerja anda): Kota : SemarangProvinsi : Jawa Tengah

B. KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI

Ka. Bagian Tata Usaha

Ka. Sub. Bagian Kepegawaian dan Keuangan

Ka. Sub. Bagian Umum dan Pemeliharaan

Aset

Ka. Sub. Bagian Kemahasiswaan

dan Alumni Ka. Sub. Bagian

Akademik

DEKAN

C. TUGAS POKOK DAN FUNGSI JABATAN

Memimpin, mengkoordinir, mengelola pelaksanaan kegiatan layanan kepegawaian dan keuangan serta menyusun konsep rencana anggaran Fakultas, mutasi dan menata naskah kepegawaian Fakultas berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas.

D. RINCIAN TUGAS TUGAS POKOK

1. Menyusun rencana dan program kerja sub bagian :

1.1. melaksanakan perintah pimpinan untuk menyusun rencana dan program kerja sub bagian sebagai pedoman kerja pelaksanaan tugas;

1.2. mempelajari rencana kerja Subbagian tahun lalu sebagai dasar untuk melanjutkan penyusunan rencana kerja yang baru;

1.3. menyusun program kerja tahunan sub bagian dan mempersiapkan penyusunan kerja tahunan sub bagian;

1.4. mengumpulkan, mengolah dan menganalisa data di bidang kepegawaian dan keuangan;

1.5. mengumpulkan dan mengolah data untuk menyusun rencana anggaran (RBA) dan kegiatan di lingkungan Fakultas Hukum; Peranan / Wewenang

- mengkoordinir pelaksanaan penyusunan rencana kerja sub bagian yang sesuai dengan renstra kegiatan Fakultas Hukum;

- mengkoordinir untuk mengevaluasi rencana tahun lalu sebagai dasar untuk perencanaan tahun yang akan datang;

- mengkoordinir penyusunan rencana anggaran di lingkungan Fakultas Hukum;

- mengkoordinir penyusunan laporan kegiatan sub bagian kepegawaian dan keuangan;

Indikator Prestasi

2. Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang kepegawaian dan keuangan :

2.1. melaksanakan tugas dari pimpinan untuk mempelajari Undang-Undang Kepegawaian dan Keuangan, Peraturan-pemerintah tentang Kepegawaian dan Keuangan, Keputusan Presiden yang berkaitan dengan kepegawaian dan keuangan, Keputusan Menteri yang berkaitan dengan Kepegawaian dan Keuangan, Surat Edaran dari BAKN, Surat Edaran dari Mendiknas, peraturan Universitas, keputusan Rektor;

2.2. mengonsep hasil resum tentang peraturan kepegawaian; Peranan / wewenang

- memimpin staf sub bagian untuk mempelajari Undang-undang, dan peraturan-peraturan tentang kepegawaian dan keuangan;

- mengkoordinir, menghimpun, dan meresum masukan-masukan dari bawahan tentang peraturan kepegawaian dan keuangan;

- mengoreksi hasil mengkaji Undang-undang dan peraturan tentang kepegawaian dan keuangan;

- melaporkan kepada pimpinan hasil mengkaji Undang-undang dan peraturan tentang kepegawaian dan keuangan;

- meminta kepada bawahan untuk mendistribusikan dan menyebarluaskan peraturan kepegawain terbaru ke bagian-bagian;

Indikator/prestasi

- Terselenggaranya administrasi kepegawaian dan keuangan dengan baik dan benar sesuai dengan peraturan kepegawaian dan keuangan

- Penyampaian peraturan kepegawaian ke bagian-bagian dengan baik, cepat dan lancar.

3. Mengumpulkan, mengolah dan menganalisa data di bidang kepegawaian dan keuangan.

Peranan / Wewenang

3.2. Mengkoordinasikan pengumpulan data-data karyawan/dosen yang memasuki masa pensiun

3.3. Mengkoordinasikan persiapan data usulan kenaikan pangkat

3.4. Mengkoordinasikan urusan penyelesaian kepegawaian dan keuangan dengan atasan langsung dan Pembantu Dekan II

3.5. Menginventarisir permasalahan pegawai.

3.6. Menyampaikan permasalahan pegawai kepada atasan langsung untuk ditindak lanjuti dengan Pimpinan.

3.7. Memproses penyelesaian masalah pegawai agar terdapat suasana kerja yang terkoordinir antar pegawai dan meningkatkan disiplin pegawai.

3.8. Mempersiapkan usul pemberian penghargaan pegawai. 3.9. Mendata pegawai yang berhak mendapatkan penghargaan. Indikator / prestasi

Terselenggaranya administrasi kepegawaian dan keuangan dengan baik dan benar sesuai dengan peraturan kepegawaian dan keuangan

4. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pengeluaran, pembukuan dan pertanggungjawaban keuangan :

4.1. mengkoordinasikan urusan penerimaan, penyimpanan, pengeluaran, pembukuan, pertanggungjawaban, dan verifikasi anggaran;

4.2. memantau penerimaan, penyimpanan, pengeluaran, pembukuan, pertanggungjawaban, dan verifikasi anggaran;

4.3. memantau pencapaian target PNBP fakultas;

4.4. menyampaikan dan mengkonsultasikan laporan penerimaan, penyimpanan, pengeluaran, pembukuan, pertanggungjawaban, dan verifikasi anggaran kepada pimpinan untuk mendapat persetujuan;

Peranan / wewenang

- mengkoordinir, mengarahkan dan membina pengelolaan administrasi keuangan;

- menandatangani dokumen pengelolaan keuangan sesuai kewenangannya; - mengkoordinir dan mengarahkan penyusun laporan keuangan Indikator / prestasi

- Tercapainya target PNBP.

5. Melakukan pembayaran gaji, tunjangan ikatan dinas, lembur, vakasi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian

Peranan / Wewenang

- mengkoordinir urusan pembayaran gaji, tunjangan ikatan dinas, lembur, vakasi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian kepada pimpinan;

- memantau tugas bawahan dalam mengelola

pembayaran gaji, tunjangan ikatan dinas, lembur, vakasi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian;

- mengkoordinasikan dengan bagian terkait dalam pelaksanaan pekerjaan borongan dan pembelian;

Indikator prestasi

Pelaksanaan pembayaran gaji, tunjangan ikatan dinas, lembur, vakasi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian dapat berjalan dengan lancar dan tepat waktu.

6. Mempersiapkan usulan formasi pegawai

Mengkoordinasi dan memonitor penyusunan Rencana Kebutuhan Pegawai / Formasi, untuk memastikan rencana kebutuhan pegawai benar-benar sesuai;

6.1.1. Mengkordinasikan pelaksanaan pembuatan data pegawai 6.1.2. Mengoreksi konsep surat permohonan ke bagian-bagian untuk

mengusulkan kebutuhan pegawai masing-masing unit

6.1.3. Mengkoordinasikan pelaksanaan pengiriman surat permohonan formasi

6.1.4. Mengkoordinasikan pelaksanaan pengolahan data usulan kebutuhan pegawai

6.1.5. Mengkoordinasikan pelaksanaan pembuatan daftar kebutuhan pegawai

6.1.6. Mengkoordinasikan pelaksanaan pembuatan undangan rapat koordinasi pembahasan kebutuhan pegawai untuk menentukan skala prioritas fakultas

6.1.7. Mengkoordinasikan pelaksanaan pembuatan usul kebutuhan pegawai

6.1.8. Mengkoordinasikan pelaksanaan pengiriman usul kebutuhan pegawai

2). Merumuskan arahan dari pimpinan 3). Menyusun rencana kebutuhan pegawai

4). Mengarahkan staf dalam penyusunan rencana kebutuhan pegawai

5). Mengoreksi, mereviu rencana kerja kebutuhan formasi 6). menyampaikan rencana kebutuhan pegawai kepada

pimpinan

Peranan / Kewenangan:

- Mengkoordinasikan pelaksanaan persiapan usulan formasi pegawai.

- Merumuskan cara terbaik dalam pembuatan rencana kebutuhan pegawai

Indikator Prestasi:

- Tersusunnya rencana kebutuhan pegawai tepat pada waktunya.

- Terkirimnya Rencana kebutuhan pegawai tersusun tepat waktu

b. Formasi Pegawai Kontrak

1). Menerima arahan dari pimpinan 2). Merumuskan arahan dari pimpinan

3). Menugaskan kepala sub bagian menyusun rencana kebutuhan pegawai kontrak

4). Mengarahkan kepala sub bagian dan staf dalam penyusunan rencana kebutuhan pegawai kontrak

5). Mengoreksi, mereviu rencana kerja kebutuhan formasi pegawai kontrak

6). menyampaikan rencana kebutuhan pegawai kontrak kepada kepala biro

Peranan / Kewenangan :

- Mengkoordinasikan pelaksanaan persiapan usulan formasi pegawai.

- Merumuskan cara terbaik dalam pembuatan rencana kebutuhan pegawai kontrak

Indikator/ Prestasi :

- Terkirimnya Rencana kebutuhan pegawai tersusun tepat waktu

7. Mempersiapkan usul pengangkatan dosen luar biasa

7.1. melaksanakan perintah pimpinan untuk menyusun rencana dan program kerja dalam pengusulan pengangkatan dosen luar biasa;

7.2. mengkoordinasikan dengan bawahan untuk

membuat/menyiapkan surat keputusan pengangkatan dosen luar biasa;

7.3. menerbitkan surat keputusan yang telah disetujui oleh pimpinan dan disampaikan kepada bagian-bagian;

Peranan /Kewenangan

Mengkoordinir pemrosesan surat keputusan pengangkatan dosen luar biasa

Indikator/Prestasi

Terselenggaranya pelayanan tersebut dengan baik 8. Melakukan urusan pemberian cuti pegawai

8.1. Menerima pengajuan surat cuti dari yang bersangkutan untuk dapat disetujui dan ditindak lanjuti dengan segera

8.2. Memproses untuk disetujui atau tidak disetujui pemberian cuti tersebut

8.3. Membuat surat ijin cuti

8.4. Memberikan kepada pihak yang bersangkutan dan mengarsipkannya

Peranan/wewenang :

Pemroses surat ijin cuti pegawai Indikator Prestasi :

Tertib pelayanan

Tunjangan Keluarga (KP4) dan Lembar Pembayaran Pajak Pembangunan (LP2P)

9.1. Menerima arahan pimpinan;

9.2. Menugaskan bawahan untuk melaksanakan pemrosesan DP-3, DUK, Karpeg, Karin, Karis, Karsu, Askes, Taspen, KP4 LP2P; 9.3. Memberikan arahan dalam pelaksanaannya;

9.4. Melaporkan pada pimpinan. Peran dan Wewenang

- Merumuskan cara yang terbaik dalam pemberian pelayanan penyusunan Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3), Daftar Urut Kepangkatan (DUK), Kartu Pegawai (Karpeg), Kartu Induk (Karin), Kartu Isteri (Karis), Kartu Suami (karsu), Asuransi Kesehatan (Askes), Tabungan Asuransi Pegawai Negeri (Taspen), Surat Keterangan Untuk Mendapatkan Pembayaran Tunjangan Keluarga (KP4) dan Lembar Pembayaran Pajak Pembangunan (LP2P);

- Mengoreksi/meneliti dan mengkoordinir tugas-tugas bawahan.

Indikator Prestasi

Terselenggaranya pelayanan tersebut dengan baik.

10. Mengkoordinasikan dan memonitor penyusunan rencana kegiatan bagian keuangan, berdasarkan data dan program yang telah ditetapkan oleh pimpinan serta ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku sebagai pedoman kerja.

10.1. menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang keuangan;

10.2. mengumpulkan, mengolah dan menganalisa data di bidang keuangan;

10.3. melakukan penerimaan, penyimpanan, pengeluaran, pembukuan dan pertanggungjawaban keuangan;

10.4. melakukan pembayaran gaji, tunjangan ikatan dinas, lembur, vakasi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian. Peranan/Wewenang:

pensiun bagi tenaga administrasi dan tenaga pengajar di lingkungan Fakultas Hukum Universitas Diponegoro;

- Korektor surat keputusan kenaikan jabatan dan pangkat bagi tenaga pengajar;

- Koordinator dan penanggung jawab tugas-tugas yang dibebankan pada Sub. Bagian Keuangan dan Kepegawaian;

- Koordinator dan penanggung jawab pelaksanaan kegiatan bidang keuangan dan kepegawaian;

Indikator Prestasi:

- terlaksananya kegiatan Sub. Bagian Kepegawaian dan keuangan yang tepat waktu;

- akuratnya penyusunan data informasi di Sub. Bagian Kepegawaian dan keuangan;

- terlaksananya penyusunan laporan secara periodik di Sub. Bagian Kepegawaian dan keuangan yang tepat waktu;

- terlaksananya penyusunan laporan kegiatan di Sub. Bagian Kepegawaian dan keuangan yang tepat waktu.

TUGAS TAMBAHAN

1. Melaksanakan tugas sebagai Tim Penilai Angka Kredit Jabatan Dosen

1.1. 1.2. 1.3.

Mengumpulkan berkas-berkas angka kredit dosen untuk di data;

Mempersiapkan data angka kredit dosen sesuai dengan usul untuk dinilai oleh Tim Penilai Angka Kredit Dosen; Melaksanakan rapat pleno dengan Tim Penilai Angka Kredit Dosen untuk memutuskan ada kekurangan atau disetujui;

1.4. Menginformasikan kepada Tim Pemberkas Fakultas apabila masih ada syarat yang masih kurang untuk disampaikan kepada dosen.

menyusun rencana anggaran Tim Penilai Angka Kredit Jabatan Dosen;

1.5. 1.6. 1.7.

mengkoordinir pelaksanaan administrasi keuangan dan sekretariat Tim Penilai Angka Kredit Jabatan Dosen;

melakukan urusan administrasi angka kredit;

Lektor;

Peranan/Wewenang:

 sebagai wakil koordinator sekretariat TIM Penilai Angka Kredit Dosen;

 melakukan administrasi angka kredit dosen;

 memberi masukan terhadap usul kenaikan jabatan dosen; Indikator Prestasi:

 lancarnya pelaksanaan kegiatan Tim Penilai Angka Kredit Jabatan Dosen;

 tercapainya kegiatan penilaian Angka Kredit Dosen sesuai dengan rencana atau target;

 adanya ketetapan angka kredit dosen rata-rata 20 orang per bulan;

TUGAS LAIN-LAIN

1. Mewakili Pimpinan pada acara-acara di luar kegiatan Fakultas Hukum UNDIP :

1.1. Mengikuti rapat koordinasi di tingkat Universitas;

1.2. Menghadiri undangan baik dilingkungan Universitas Diponegoro maupun perguruan tinggi lain;

Peranan/Wewenang:

 sebagai wakil Pimpinan atas nama instansi Indikator Prestasi:

 memperoleh informasi mutakhir di tingkat Universitas baik di dalam maupun diluar Universitas Diponegoro;

 memperoleh pengalaman dalam pelaksanaan tugas di luar kegiatan rutin di tingkat Fakultas;

TUGAS-TUGAS BERKALA

1. Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan Dies Natalis Universitas

1.1 . Menyusun borang laporan data dies natalis;

1.2 . Menyampaikan borang laporan dies natalis ke sub unit;

1.4 . Menyusun laporan dies natalis ;

1.5 . Memfasilitasi penetapan laporan dies natalis Universitas;

2 .

Melaksanakan tugas sebagai Tim Penyusunan LAKIP Fakultas Hukum UNDIP

2.1. Ikut menyajikan data penyusunan LAKIP Fakultas Hukum UNDIP;

2.2. Mengikuti koordinasi penyusunan LAKIP Fakultas Hukum UNDIP;

Peranan/Wewenang :  sebagai anggota tim;

 Penyaji data Subag sebagai bahan penyusunan LAKIP Fakultas Hukum UNDIP;

 Memberikan masukan dan usulan terhadap LAKIP Fakultas Hukum UNDIP.

Indikator Prestasi :

 Penyajian data Subag yang lengkap dan jelas;

 Tersusunnya laporan LAKIP Fakultas Hukum UNDIP yang tepat pada waktunya;

 Tersedianya data laporan rutin setiap tahun.

3. Melaksanakan tugas sebagai anggota Tim Penyusun RKF 3.1. Penyaji data subag sebagai bahan penyusunan RKF; 3.2. Mengikuti koordinasi penyusunan RKF;

3.3. Menyusun data RKT kedalam format RKF. Peranan/Wewenang:

 sebagai anggota tim

 Penyaji data Rencana Kegiatan Subag  Penyusun data rencana Kegiatan RKF Indikator Prestasi:

 Tersusunnya RKF tepat waktu

 Tersusunnya RKF sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan Fakultas

4. Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada pimpinan 4.1. Menghimpun berkas-berkas kegiatan

4.2. Mendelegasikan kepada bawahan

Peranan/Wewenang:

- Mendelegasikan kepada bawahan

- Memeriksa laporan yang disusun oleh bawahan Indikator Prestasi:

Lapran sesuai dengan kegiatan 5. Panitia Ujian pada Fakultas Hukum

Menyiapkan anggaran untuk pembayaran honor-honor dan pembelian ATK penunjang pelaksanaan Ujian

Peranan / Wewenang Koordinator seksi keuangan Indikator/ Prestasi

Terselenggaranya kegiatan dengan lancar

E. HUBUNGAN KERJA (Hubungan-hubungan terkait dengan pelaksanaan tugas-tugas dalam pekerjaan ini).

JABATAN YANG

DIHUBUNGI NAMA UNITKERJANYA MAKSUD/TUJUANHUBUNGAN JABATAN YANG LEBIH TINGGI

INTERN INSTANSI 1.Ka. Bagian Tata

Usaha

2.Kepala Sub. Bagian Keuangan

3.Kepala Sub. Bagian Kepegawaian

4.Kepala Sub. Bagian UMPER dan PA 5.Kepala Sub. Bagian

Akademik

6.Kepala Sub. Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

1. BAUK UNDIP 2. BAUK UNDIP 3. BAUK UNDIP 4. Fakultas Hukum

UNDIP

5. Fakultas Hukum UNDIP

6. Fakultas Hukum UNDIP

2. Kasubag umum

dan data akademik 2. Koordinasi tugas

dan data

pengelolaan aset 3. Koordinasi tugas

dan data

kemahasiswaan

JABATAN YANG LEBIH RENDAH

F. TANGGUNG JAWAB JABATAN

Pekerjaan yang

diawasi PengawasanOleh PengawasanFrekuensi 1. Pelaksanaan tugas

rutin

2. Pelaksanaan Usul Formasi

3. Pelaksanaan Usul Kenaikan Pangkat 4. Pelaksanaan usul

pensiun 5. Dan lain-lain

1. Dekan

2. Pembantu Deka II 3. Kepala Bagian Tata

Usaha

1. Setiap hari

2. Setiap tahun usul formasi

3. Setiap periode usul kenaikan pangkat 4. Setiap bulan laporan

PEMBERIAN PENGAWASAN

Jabatan yang

diawasi PejabatJumlah Pekerjaan yangdiawasi PengawasanFrekuensi Tenaga 1. Konsep Surat

KEUANGAN

Jumlah Uang Untuk Keperluan

TIDAK ADA TIDAK ADA

PERALATAN/MESIN/BAHAN

Nama Alat/Mesin/Bahan Akibat Kesalahan 1. Komputer / Laptop

2. Kalkulator 1. Kesalahan hasil/data hilang 2. Hasil Penghitungan Salah

RAHASIA

Jenis Kerahasiaan Akibat jika terjadi kebocoran_{(bagi instansi)} 1. Data Kepegawaian

2. Kesalahan Usul 1. Terlambat terbit SK2. SK Salah sehingga perlu perbaikan

G. LINGKUNGAN KERJA

1. Akibat jika terjadi kecelakaan : TIDAK ADA

2. Gangguan kesehatan yang : Penyakit Lambung, Ambeien, Gangguan

mungkin terjadi Penglihatan. 3. Kegiatan pemegang jabatan ini.

a. Duduk : 85 %

b. Berdiri : 5 %

c. Berjalan : 10 %

4. Tempat kerja

a. Di dalam gedung : 100 % b. Di luar gedung : 0 % 5. Kondisi Lingkungan

Kondisi Kurang Cukup Baik

a. Suhu √

b. Penerangan √

c. Ventilasi √

d. Ketenangan √

e. Kebersihan √

f. Keleluasaan

- luas meja √ 6. Alat Keselamatan Kerja (Bila tidak ada, kosongkan saja):

 Alat pemadam kebakaran

BAGIAN II

A. VERIFIKASI OLEH ATASAN PEMEGANG JABATAN

Apakah ada yang ingin ditambahkan atau diubah dari tiap butir informasi yang diberikan oleh bawahan anda? Bila Ya, tulislah dibawah ini (Bila tidak ada koreksi/tambahan tulis TIDAK ADA):

BAGIAN A. TIDAK ADA

BAGIAN B. TIDAK ADA BAGIAN C. TIDAK ADA BAGIAN D. TIDAK ADA BAGIAN E. TIDAK ADA BAGIAN F. TIDAK ADA BAGIAN G. TIDAK ADA

B. PERSYARATAN JABATAN & KOMPETENSI

Sarjana (S1) yang relevan

2. Pendidikan/Pelatihan Spesialisasi/Khusus.

Nama Pendidikan/Pelatihan Khusus Brevet/Sertifik at

a. Diklat AKIP ya

b. c.

3. Pengalaman Kerja.

Apa/Dalam Jabatan apa? Berapa lama

minimum?

a. Bidang Keuangan 3 Tahun

b.Bidang Kepegawain 1 Tahun

c.

4. Persyaratan fisik : Sehat

5. Persyaratan Umur minimal dan maksimal: Minimal 29 tahun maksimal 56 tahun

Tanda Tangan Atasan Yang Memverifikasi & Mengisi.

Tanda Tangan :

Nama Jelas : Drs. Mulyo Padmono