PRAKTIK BAIK SISTEM PENJAMINAN
MUTU INTERNAL DI PERGURUAN TINGGI
Strategi Penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal di Perguruan Tinggi
MANAJEMEN HUMANIS: STRATEGI FAKULTAS
KEDOKTERAN MERAIH AKREDITASI A SETELAH 34 TAHUN
BERDIRI
Nur Wahyuniati *
*Fakultas Kedokteran Universitas Syiah Kuala, Satuan Jaminan Mutu Fakultas
Abstract
PENDAHULUAN
Pada bulan Maret tahun 2016 Fakultas Kedokteran Universitas Syiah Kuala (FK UNSYIAH) yang berdiri sejak 1 April 1982 pada akhirnya berhasil memperoleh peringkat akreditasi A untuk 2 program studi yaitu sarjana kedokteran (SK LAM-PTKes No.0412/LAM-PTKes/Akr/Sar/III/2016) dan profesi dokter (SK LAM-PTKes No.0413/LAM-PTKes/Akr/Pro/III/2016) setelah 34 tahun berdiri. Dekan FK UNSYIAH, Dr.dr.Mulyadi, SpP (K) (Dekan periode 2012-2016) sebagai penanggung jawab utama akreditasi FK UNSYIAH telah memperlihatkan komitmen dan dedikasi yang sangat tinggi untuk mencapai keberhasilan ini. Penunjukan Wakil Dekan I (bidang akademik) FK UNSYIAH saat itu, Dr.dr.Endang Mutiawati R, SpS (K), sebagai ketua tim akreditasi telah terbukti berhasil
mengelola tim yang solid di semua lini dalam rangka persiapan akreditasi yang telah dimulai sejak 2 tahun sebelum berakhirnya masa berlaku SK akreditasi. Manajemen humanis yang diterapkan oleh Pimpinan Fakultas dinilai sebagai strategi utama berhasilnya perolehan akreditasi A pada kedua program studi di FK UNSYIAH.
ISI
Fakultas Kedokteran UNSYIAH telah memulai proses panjang continuous quality improvement sejak kepemimpinan Dekan periode-periode sebelumnya. Pada masa kepemimpinan Dekan sebelumnya, Dr.dr.Syahrul,SpS (K) (Periode 2004-2012), telah dilakukan sejumlah terobosan peningkatan mutu institusi dalam berbagai aspek, seperti pengiriman dosen dalam jumlah banyak untuk melanjutkan pendidikan S3, pembangunan sejumlah gedung untuk melengkapi kebutuhan sarana prasarana pembelajaran mahasiswa, perolehan dana hibah untuk pengembangan institusi serta pengembangan kerjasama di tingkat nasional dan internasional. Peningkatan mutu di berbagai aspek ini telah
menjadi pondasi yang kuat bagi Dekan selanjutnya, dalam hal ini Dr.dr.Mulyadi, SpP (K), untuk pemantapan dan pengembangan institusi secara lebih luas.
oleh ketua tim akreditasi diantaranya yaitu:
Tim inti akreditasi terdiri dari 2 komponen utama, yaitu:
1.Tim borang dan data pendukung (diketuai oleh dr.Nur Wahyuniati, M.Imun). Tim ini terdiri dari penanggung jawab masing-masing standar di borang, yang bertugas untuk menginput seluruh data yang dibutuhkan ke dalam borang serta menyediakan seluruh dokumen pendukung yang
dibutuhkan. Untuk menjaga keselarasan isian borang, maka ketua tim bertindak sebagai gate keeper yang mengkompilasikan seluruh data yang tersedia dan menyusun narasi yang mengintegrasikan seluruh isian di standar borang. Tim ini bertanggung jawab atas seluruh data yang disajikan dan telah berhasil meningkatkan persentase penyajian data yang lebih lengkap sebanyak 246% dari data yang disajikan saat akreditasi pada tahun 2010. Tim ini bertugas merancang seluruh strategi
sosialisasi isi borang kepada seluruh civitas akademika yang telah berhasil dilakukan secara komprehensif dan berkelanjutan. Tim ini juga bertanggung jawab menyusun petunjuk teknis bagi tim visitasi agar seluruh persiapan visitasi selaras dengan borang dan dokumen yang disajikan, termasuk mempersiapkan buku saku wawancara bagi pimpinan, dosen, tenaga kependidikan, mahasiswa, alumni yang berisi intisari borang yang relevan dengan komponen civitas tersebut. Seluruh dokumen pendukung borang dipersiapkan seakurat dan sebaik mungkin dan disajikan rapi dengan pencetakan seluruh dokumen menjadi buku yang lux. Setiap buku dokumen tersebut diinventarisir melalui sistem katalog yang rapi, setiap buku memiliki nomor panggil serta nomor katalog yang sesuai dengan penomoran indikator penilaian di borang. Katalog disusun secara rapi dan dicetak. Setiap penanggung jawab standar wajib mengetahui dengan cermat seluruh dokumen yang dimilikinya, serta mampu menentukan dengan cepat dan tepat lokasi dokumen tersebut saat disajikan di ruang visitasi asesor. Ketua tim borang telah berhasil menerapakan strategi pengayaan pemahaman dokumen di setiap standar melalui upaya try out dan simulasi penyajian dokumen saat visitasi yang dilakukan secara berkala. Strategi ini telah berhasil dibuktikan saat visitasi dengan asesor dimana tim borang dapat menyajikan seluruh dokumen yang diminta oleh asesor dalam tempo kurang dari 3 menit.
2. Tim visitasi (diketuai oleh dr.Ichsan, M.Sc). Tim ini bertanggung jawab untuk mempersiapkan dan memastikan terwujudnya kondisi yang optimal di bidang sarana prasarana serta bertanggung jawab penuh terhadap terlaksananya seluruh kegiatan visitasi asesor mulai dari kegiatan pra-visitasi yang dilakukan oleh asesor internal dari Universitas Syiah Kuala (dalam hal ini dilaksanakan oleh Badan Penjaminan Mutu Unsyiah), maupun kegiatan visitasi lapangan oleh asesor LAM-PTKes. Tim ini juga bertanggung jawab merealisasikan seluruh petunjuk teknis yang telah disusun oleh tim borang.
Ad.2 Sosialisasi massif dan berkelanjutan
Ad.3 Pemenuhan kebutuhan dana akreditasi
Kebijaksanaan pimpinan fakultas dalam mengakomodir seluruh kebutuhan dana akreditasi merupakan faktor penting terealisasinya perolehan akreditasi A di FK Unsyiah. Wakil Dekan II (bidang keuangan dan administrasi umum) saat itu, dr.Imai Indra, Sp.An, telah menunjukkan komitmen yang tinggi dan akses yang mudah bagi tim akreditasi dalam pemenuhan seluruh dana baik bagi kebutuhan tim borang maupun tim visitasi. Kehandalan ketua tim akreditasi dalam mengupayakan ketersediaan dana taktis setiap harinya sangat memudahkan dan menjamin kelancaran seluruh proses akreditasi yang sedang berlangsung.
Ad.4 Penerapan manajemen humanis
Menggerakkan banyak orang untuk bekerja keras dalam waktu yang lama merupakan hal yang sangat sulit dilakukan, hal ini juga terjadi di FK Unsyiah dalam proses panjang selama 2 tahun persiapan akreditasi. Tuntutan capaian kerja dan ritme kerja yang tinggi membutuhkan komitmen yang sangat kuat dari seluruh komponen. Menyadari rentannya kejenuhan dan kurangnya semangat yang sangat mungkin dapat terjadi kapan saja, maka ketua tim akreditasi telah menerapkan suatu strategi yang anti-mainstream melalui manajemen humanis yang memperlakukan seluruh komponen akreditasi sebagai manusia . Berbagai hal yang telah diterapkan oleh ketua tim akreditasi
diantaranya adalah: tidak pernah memarahi tim akreditasi, selalu berusaha mendampingi kerja tim (khususnya tim borang yang telah mulai bekerja sejak awal) meskipun ditengah kesibukan ketua tim sebagai Wakil Dekan I, Menyediakan dapur mini di kantor akreditasi sehingga seluruh tim tidak pernah merasakan kelaparan selama 2 tahun persiapan akreditasi (rice cooker, dispensesr, kompor, wajan, kulkas lengkap dengan isinya dan berbagai peralatan dapur lainnya selalu tersedia 24 jam), mengayomi seluruh tim layaknya seorang ibu yang mengayomi anak-anaknya, peduli dengan
kesejahteraan/kesehatan/keselamatan tim dan keluarganya (ikut merawat keluarga tim yang sedang sakit, tidak pernah memaksakan/mendesak anggota tim untuk bekerja jika orang yang bersangkutan atau keluarganya sakit), menampilkan pribadi yang mampu menjadi sosok teladan akan
kegigihan/semangat/dedikasi/kerja keras/kasih sayang bagi seluruh tim akreditasi. Berdasarkan penerapan manajemen yang humanis di atas, semangat dan komitmen seluruh tim akreditasi tetap terjaga dan mampu menyelesaikan seluruh persiapan seoptimal mungkin, sedangkan bagi seluruh civitas akademika FK Unsyiah sikap humanis yang ditampilkan oleh ketua tim akreditasi telah mampu menggerakkan seluruh komponen untuk memberikan kontribusi yang optimal saat visitasi lapangan oleh asesor.
PENUTUP
Keberhasilan Fakultas Kedokteran Unsyiah dalam perolehan akreditasi A pada 2 program studi merupakan wujud dari kerja keras dan komitmen seluruh komponen civitas akademika FK Unsyiah. Keberhasilan akreditasi ini terwujud dengan adanya dukungan penuh dari: 1) pimpinan fakultas; 2) Badan Penjaminan Mutu (BJM) Universitas Syiah Kuala yang telah melakukan pendampingan akreditasi mulai dari penyusunan borang, persiapan dokumen pendukung hingga persiapan visitasi asesor; 3) Rektor Universitas Syiah Kuala.
Pasca keberhasilan perolehan akreditasi A ini, Fakultas Kedokteran Unsyiah telah dipercaya untuk: 1) melakukan asistensi persiapan akreditasi pada sejumlah program studi di dalam dan di luar Unsyiah; 2) disertakan dalam video success story Proyek Riset Aksi HELM-USAID; 3) terpilihnya ketua tim akreditasi, Dr.dr.Endang Mutiawati, SpS (K), sebagai penerima penghargaan Quality Assurance award of 2016 kategori dosen oleh Lembaga Pengembangan Pendidikan dan Penjaminan Mutu (LP3M) Universitas Syiah Kuala, suatu penghargaan tinggi di bidang penjaminan mutu yang mampu menjadi inspirasi bagi seluruh civitas akademika di Universitas Syiah Kuala.
