6
BAB 2
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Manajemen Proyek
Manajemen merupakan proses terpadu dimana individu-individu sebagai bagian dari organisasi dilibatkan untuk memelihara, mengembangkan, mengendalikan, dan menjalankan program-program, yang kesemuanya diarahkan pada sasaran yang telah ditetapkan dan berlangsung menerus seiring dengan berjalannya waktu (Dipohusodo, 1996).
Menurut Husen (2009), manajemen adalah suatu ilmu pengetahuan tentang seni memimpin organisasi yang terdiri atas kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengendalian terhadap sumber-sumber daya terbatas dalam usaha mencapai tujuan dan sasaran yang efektif dan efisien.
Sedangkan proyek diartikan sebagai upaya yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan, sasaran dan harapan-harapan penting dengan menggunakan anggaran dana serta sumber daya yang tersedia, yang harus diselesaikan dalam jangka waktu tertentu (Dipohusodo, 1996).
Sebuah proyek adalah usaha yang kompleks , tidak rutin, yang dibatasi oleh waktu, anggaran, sumber daya, dan spesifikasi kinerja yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan pelanggan (Clifford F. Gray dan Erik W. Larson, 2007).
7 Proyek konstruksi merupakan suatu rangkaian kegiatan yang hanya satu kali dilaksanakan dan umumnya berjangka waktu pendek (Ervianto, 2005).
Dari pernyataan diatas dapat disimpulkan beberapa pengertian dari manajemen proyek. Manajemen proyek adalah semua perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan koordinasi suatu proyek dari awal (gagasan) hingga berakhirnya proyek untuk menjamin pelaksanaan proyek secara tepat waktu, tepat biaya dan tepat mutu (Ervianto, 2005).
Manajemen proyek adalah gaya manajemen yang berorientasi pada hasil yang menempatkan nilai tinggi pada pembangunan hubungan kolaboratif diantara berbagai karakter yang berbeda (Clifford F. Gray dan Erik W. Larson, 2007).
Manajemen proyek adalah penerapan ilmu pengetahuan, keahlian dan keterampilan, cara teknis yang terbaik dan dengan sumber daya yang terbatas, untuk mencapai sasaran dan tujuan yang telah ditentukan agar mendapatkan hasil yang optimal dalam hal kinerja biaya, mutu dan waktu serta keselamatan kerja (Husen 2009).
2.2. Proyek Konstruksi
8 BERSIFAT UNIK
PROYEK KONSTRUKSI
MEMBUTUHKAN ORGANISASI Tiga karakteristik proyek konstruksi adalah :
Proyek Bersifat Unik, keunikan dari proyek konstruksi adalah tidak pernah terjadi rangkaian kegiatan yang sama persis (tidak ada proyek identik, yang ada adalah proyek sejenis), proyek bersifat sementara dan selalu melibatkan grup pekerja yang berbeda-beda.
Membutuhkan Sumber Daya (Resources), setiap proyek konstruksi
membutuhkan sumber daya dalam penyelesainnya, yaitu pekerjaan dan “sesuatu”
(uang, mesin, metoda, material). Pengorganisasian semua sumber daya tersebut dilakukan oleh manajer proyek. Dalam kenyataannya, mengorganisasikan pekerja lebih sulit dibandingkan sumber daya lainnya. Apalagi, pengetahuan yang dipelajari seorang manajer proyek bersifat teknis, seperti mekanika rekayasa, fisika bangunan, computer science, construction management. Jadi, Seorang manajer proyek secara tidak langsung membutuhkan pengetahuan tentang teori kepemimpinan yang harus ia pelajari sendiri.
Membutuhkan Organisasi, setiap oragnisasi mempunyai keragaman tujuan dimana di dalamnya terlibat sejumlah individu dengan ragam keahlian, ketertarikan, kepribadian dan juga ketidakpastian. Langkah awal yang harus dilakukan oleh manajer proyek adalah menyatukan visi menjadi satu tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi.
Gambar 2.1 Tiga karakteristik proyek konstruksi (Three dimentional objective) MEMBUTUHKAN
9 Gambar 2.2 Tiga kendala (Triple constrain)
Suatu rangkaian kegiatan dalam proyek konstruksi dapat dibedakan atas 2 (dua) jenis, yaitu kegiatan rutin dan kegiatan proyek. Kegiatan rutin adalah suatu rangkaian kegiatan terus-menerus yang berulang dan berlangsung lama, sementara kegiatan proyek adalah suatu rangkaian kegiatan yang hanya satu kali dilaksanakan dan umumnya berlangsung dalam jangka waktu yang pendek. Oleh karena itu, suatu kegiatan proyek mempunyai awal dan akhir kegiatan yang jelas serta hasil kegiatan yang bersifat unik.
Gambar 2.3 Proyek sebagai suatu sistem
Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa kegiatan proyek merupakan suatu rangkaian kegiatan yang mempunyai ciri :
PROYEK KONSTRUKSI
MUTU
BIAYA WAKTU
SUMBERDAYA PROYEK
• INPUT
KEGIATAN PROYEK
• PROSES
HASIL KEGIATAN
10
Dimulai dari awal proyek (awal proyek kegiatan) dan diakhiri dengan akhir
proyek (akhir rangkaian kegiatan), serta mempunyai jangka waktu yang umumnya terbatas.
Rangkaian kegiatan proyek hanya terjadi satu kali sehingga menghasilkan produk
yang bersifat unik. Jadi, tidak ada dua atau lebih proyek yang identik, yang ada adalah proyek yang sejenis.
Dalam tulisan ini yang dimaksud dengan konstruksi adalah rangkaian kegiatan membangun (construction). Hal ini perlu ditegaskan karena dalam beberapa literatur, yang dimaksud konstruksi adalah hasil dari suatu rangkaian kegiatan berupa bangunan, misalnya jalan raya, jembatan, rumah, saluran air, gelagar beton, dan lain sebagainya.
2.2.1. Jenis-Jenis Proyek Konstruksi
Menurut Ervianto (2005), proyek konstruksi dapat dibedakan menjadi dua jenis kelompok bangunan, yaitu:
Bangunan Gedung : rumah, kantor dan lain-lain. Ciri-ciri dan kelompok bangunan ini adalah :
1. Proyek konstruksi menghasilkan tempat orang bekerja atau tinggal.
2. Pekerjaan dilaksanakan pada lokasi yang relatif sempit dan kondisi pondasi umumnya sudah diketahui.
3. Manajemen dibutuhkan, terutama untuk progressing pekerjaan.
11 1. Proyek konstruksi dilaksanakan untuk mengendalikan alam agar berguna bagi
kepentingan manusia.
2. Pekerjaan dilaksanakan pada lokasi yang luas atau panjang kondisi pondasi sangat berbeda satu sama lain dalam suatu proyek.
3. Manajemen dibutuhkan untuk memecahkan permasalahan.
Kedua kelompok bangunan tersebut sebenarnya saling tumpang tindih, tetapi pada umumnya direncanakan dan dilaksanakan oleh disiplin ilmu perencana dan pelaksana yang berbeda.
2.2.2. Tahap Kegiatan Dalam Proyek Konstruksi
12 Beberapa aspek yang harus dikaji dalam setiap tahapan merupakan kerangka dasar dari proses konstruksi. Aspek ini terbagi menjadi empat kelompok utama, yaitu:
Aspek fungsional: konsep umum, pola operasional, program tata ruang,
dan lain sebagainya.
Aspek lokasi dan lapangan: iklim, topografi, jalan masuk, prasarana, formalitas hukum, dan lain sebagainya.
Aspek konstruksi: prinsip rancangan, standar teknis, ketersediaan bahan bangunan, metoda membangun dan keselamatan operasi.
Aspek operasional: adminstrasi proyek, arus kas, kebutuhan perawatan, kesehatan dan keselamatan kerja.
2.2.2.1. Tahap Studi Kelayakan
Tahap ini bertujuan meyakinkan pemilik proyek bahwa proyek konstruksi yang diusulkannya layak untuk dilaksanakan, baik dari aspek perencanaan dan perancangan, aspek ekonomi (biaya dan sumber pendanaan), maupun aspek lingkungannya.
Menurut Ervianto (2005), kegiatan yang dilaksanakan pada tahap studi kelayakan ini adalah:
Menyusun rancangan proyek secara kasar dan membuat estimasi biaya
yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek tersebut.
Meramalkan manfaat yang akandiperoleh jika proyek tersebut
13
Menyusun analisa kelayakan proyek, baik secara ekonomis maupun
finansial.
Menganalisis dampak lingkungan yang mungkin terjadi apabila proyek
tersebut dilaksanakan.
2.2.2.2. Tahap Penjelasan
Tujuan tahap penjelasan (briefing) ini adalah mendapatkan penjelasan dari pemilik proyek mengenai fungsi proyek dan biaya yang diizinkan sehingga konsultan perencana dapat secara tepat menafsirkan keinginan pemilik proyek dan membuat taksiran biaya yang diperlukan.
Menurut Ervianto (2005), kegiatan yang dilakukan pada tahan ini adalah:
Menyusun rencana kerja dan menunjuk para perencana dan tenaga ahli.
Mempertimbangkan kebutuhan pemakai, keadaan lokasi dan lapangan,
merencanakan rancangan, taksiran biaya, persyaratan mutu.
Mempersiapkan ruang lingkup kerja, jadwal waktu, taksiran biaya dan
implikasinya, serta rencana pelaksanaan.
Mempersiapkan sketsa dengan skala tertentu sehingga dapat memberikan
gambaran berupa denah dan batas-batas proyek.
2.2.2.3. Tahap Perancangan
14 terlibat.Tahap ini juga mempersiapkan informasi pelaksanaan yang diperlukan, termasuk gambar rencana dan spesifikasi, serta melengkapi semua dokumen tender. Menurut Ervianto (2005), kegiatan yang dilaksanakan pada tahap ini adalah:
Mengembangkan ikhtisar proyek menjadi penyelesaian akhir.
Memeriksa masalah teknis.
Meminta persetujuan akhir ikhtisar dari pemilik proyek.
Mempersiapkan:
1. Rancangan skema (perancangan) termasuk taksiran biaya. 2. Rancangan terinci.
3. Gambar kerja, spesifikasi dan jadwal. 4. Daftar kuantitas.
5. Taksiran biaya akhir.
6. Program pelaksanaan pendahuluan, termasuk jadwal waktu.
2.2.2.4.Tahap Pengadaan/ Pelelangan
Tahap pengadaan/pelelangan (procurement/tender) ini bertujuan menunjuk kontraktor sebagai pelaksana atau sejumlah kontraktor sebagai subkontraktor yang akan melaksanakan konstruksi di lapangan.
Kegiatan yang dilakukan pada tahap ini adalah:
Prakualifikasi
15 2.2.2.5.Tahap Pelaksanaan
Tahap pelaksanaan (construction) ini bertujuan mewujudkan bangunan yang dibutuhkan oleh pemilik proyek dan sudah dirancang oleh konsultan perencana dalam batasan biaya dan waktu yang telah disepakati, serta dengan mutu yang telah disyaratkan.
Menurut Ervianto (2005), kegiatanyang dilakukan adalah merencanakan, mengoordinasi, mengendalikan semua operasional dilapangan.
Kegiatan perencanaan dan pengendalian adalah:
Perencanaan dan pengendalian jadwal waktu pelaksanaan.
Perencanaan dan pengendalian organisasi lapangan.
Perencanaan dan pengendalian tenaga kerja.
Perencanaan dan pengendalian peralatan dan material.
Kegiatan koordinasi adalah:
Mengoordinasikan seluruh kegiatan pembangunan, baik untuk bangunan
sementara maupun bangunan permanen, serta semua fasilitas dan perlengkapan yang terpasang.
Mengoordinasikan para subkontraktor.
Penyeliaan umum.
2.2.2.6.Tahap Pemeliharaan dan Persiapan Penggunaan
16 konstruksi berikut petunjuk operasinya dan melatih staf dalam menggunakan fasilitas yang tersedia.
Menurut Ervianto (2005), kegiatan yang dilakukan adalah:
Mempersiapkan catatan pelaksanaan, baik berupa data-data selama
pelaksanaan maupun gambar pelaksanaan (as built drawing).
Meneliti bangunan secara cermat dan memperbaiki kerusakan-kerusakan
yang terjadi.
Mempersiapkan petunjuk operasional/ pelaksanaan serta pedoman
pemeliharaannya.
Melatih staf untuk melaksanakan pemeliharaan.
2.2.2.7. Pihak-Pihak Yang Terlibat Dalam Proyek Konstruksi
Dalam kegiatan proyek konstruksi, terdapat suatu proses yang mengolah sumber daya proyek menjadi suatu hasil kegiatan berupa bangunan. Proses yang terjadi dalam rangkaian kegiatan tersebut tentunya melibatkan pihak-pihak yang terkait, baik secara langsung maupun tidak langsung. Secara skematik, pihak-pihak yang terlibat dalam suatu proyek konstruksi dapat dilukiskan seperti gambar 2.4.
17 Gambar 2.4 Pihak yang terlibat dalam proyek konstruksi
Di samping memperhatikan sasaran yang ingin dicapai masing-masing pihak yan terlibat dalam proyek konstruksi, manajemen proyek juga perlu memperhatikan saat-saat keterlibatan dari masing-masing pihak.
2.3. Unsur-Unsur Pembangunan
Usaha-usaha untuk mewujudkan sebuah bangunan diawali dari tahap ide hingga tahap pelaksanaan. Pihak-pihak yang terlibat dalam proyek konstruksi dari tahap perencanaan sampai pelaksanaan dapat dikelompokkan menjadi tiga pihak
18 yaitu pihak pemilik (Owner), pihak perencana (Designer), dan pihak kontraktor (Aannemer).
PENGGUNA JASA PENYEDIA JASA
Gambar 2.5 Pihak-pihak yang terlibat dalam proyek konstruksi dari tahap perencanaan sampai pelaksanaan
2.3.1. Pemilik Proyek
Pemilik proyek atau pemberi tugas atau pengguna jasa adalah orang badan yang memiliki proyek dan memberikan pekerjaan atau menyuruh membeikan pekerjaan kepada pihak penerima jasadan membayar biaya pekerja tersebut. Pengguna jasa dapat berupa perseorangan badan/ lembaga/ instansi pemerintah maupun swasta.
2.3.2. Konsultan
Pihak atau badan yang disebut konsultan dapat dibedakan menjadi dua, yaitu konsultan perencana dan konsultan pengawas. Konsultan perencana dapat dipisah menjadi beberapa jenis berdasarkan spesialisnya, yaitu konsultan yang menangani bidang arsitektur, bidang sipil, bidang mekanikal dan elektrikal dan lain sebagainya. Berbagai jenis bidang tersebut umumnya menjadi satu kesatuan yang disebut sebagai konsultan perencana.
PEMILIK PROYEK
19 Konsultan perencana adalah orang atau badan yang membuat perencanaan bangunan secara lengkap baik bidang arsitektur, sipil dan bidang lain yang merekat erat mebuat system bangunan. Konsultan peencana dapat berupa perseorangan/ perseorangan berbadan hokum/ badanbergerak dalam hukum yang dalam bidang perencanaan pekerjaan bangunan.
Konsultan pengawas adalah orang atau badan yang ditunjuk pengguna jasa untuk membantu dalam pengelolaan pelaksanaan pekerjaan pembangunan mulai awal hingga berakhirnya pekerjaan tersebut.
2.3.3. Kontraktor
Kontraktor adalah orang atau badan yang menerima pekerjaan dan menyelenggarakan pelaksanaan pekerjaan seseuai biaya yang telah ditetapkan berdasarkan gambar rencana dan peraturan serta syarat-syarat yang telah ditetapkan. Kontraktor dapat berupa perusahaan perseorangan yang berbadan hukum atau sebuah badan hukum yang bergerak dalam bidang pelaksanaan pekerjaan.
2.4. Rencana Anggaran biaya
20 Kegiatan estimasi pada umunya dilakukan dengan terlebih dahulu mempelajari gambar rencana dan spesifikasi. Berdasarkan gambar rencana, dapat diketahui kebutuhan material yang nantinya akan digunakan, sedangkan berdasarkan spesifikasi dapat diketahui kualitas bangunannya. Penghitungan kebutuhan material dilakukan secara teliti dan konsisten kemudian ditentukan harganya. Dalam melakukan kegiatan estimasi, seorang estimator harus memahami proses konstruksi secara menyeluruh, termasuk jenis dan kebutuhan alat, karena faktor tersebut dapat mempengaruhi biaya konstruksi. Selain faktor-faktor tersebut diatas terdapat faktor lain yang sedikit banyak ikut memberikan kontribusi dalam pembuatan perkiraan biaya, yaitu:
Produktivitas tenaga kerja
Ketersediaan material
Ketersediaan peralatan
Cuaca
Jenis kontrak
Masalah kualitas
Etika
System pengendalian
Kemampuan manajemen
2.4.1. Estimator
21 spesifikasi tidak dapat mencerminkan metoda konstruksi dan seluruh proses yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek, melainkan hanya menyatakan hasil akhir yang diharapkan dari proses konstruksi. Sebelum menentukan keputusannya, seorang estimator harus menganalisis semua faktor yang berhubungan dengan proyek.
2.4.2. Jenis-Jenis Estimasi
Estimasi dapat dibedakan menjadi beberapa jenis, yaitu:
Estimasi Kelayakan, untuk menentukan apakah proyek tersebut layak
dibangun. Biaya yang diperlukan diperhitungkan dalam estimasi ini mencakup biaya untuk akuisisi tanah, perancangan, depresiasi, pajak, bunga modal, pemeliharaan dan perbaikan tahunan, dan lain-lain.
Estimasi Konseptual, Estimasi yang dilakukan selama prose perancangan berlangsung. Untuk setiap revisi estimasi, tingkat ketelitian biaya akan meningkat sesuai tahap perancangan. Jenis-jenis estimasi konseptual adalah: 1. Estimasi harga satuan fungsional, yang menggunakan fungsi dari
fasilitas sebagai dasar penetapan biaya.
2. Estimasi biaya stuan per meter persegi, metoda ini mengandalkan data dari proyek sejenis yang pernah dibangun. Metoda ini mempunyai ketelitian yang rendah.
22 4. Estimasi factorial, digunakan pada proyek yang mempunyai komponen utama sama. Biaya komponen utama ini akan berfungsi sebagai faktor dasar 1,00 dan harga semua komponen merupakan fungsi dari komponen utama.
5. Estimasi sistematis, proyek dibagi atas system fungsionalnya kemudian harga satuan ditentukan oleh penjumlahan tiap harga satuan elemen dalam setiap system atau mengalikan dengan data faktor pengali yang ada.
Estimasi Detail, umumnya dilakukan oleh kontraktor umum, langkah awal
yang dilakukan adalah membuat quantity takeoff berdasarkan gambar kerja dan spesifikasi kemudian menyatukan biaya material, tenaga kerja, peralatan, sub-kontraktor dan biaya lainnya seperti overhead dan keuntungan.
Sistem Estimasi Sub-kontraktor, dipakai pada bagian konstruksi yang disubkontrakkan.
Estimasi Pekerjaan Tambah Kurang, dimana pekerjaan tambah kurang dapat terjadi karena kebutuhan pemilik, kesalahan dalam dokumen kontrak, atau perubahan kondisi lokasi proyek
23
STUDI KELAYAKAN
ESTIMASI KONSEPTUAL : Estimasi harga stuan fungsional Estimasi harga satuan per luas Estimasi harga satuan per kubik Estimasi factorial
Estimasi sistematis
ESTIMASI DETIL KONTRAKTOR :
Sistem estimasi Analisis subkontrak
ESTIMASI PEKERJAAN TAMBAH KURANG
ESTIMASI KEMAJUAN PEKERJAAN UNTUK
PEMBAYARAN
Gambar 2.6 Jenis-jenis estimasi (Sumber : Wulfram I. Ervianto, 2002)
2.4.3. Risiko Dalam Estimasi
PENYELESAIAN PROYEK PENYERAHAN PROYEK KEPADA KONTRAKTOR PENAWARAN PROYEK KEPADA KONTRAKTOR
PENYIAPAN DIKUMEN KONTRAK PERANCANG
24 Seorang estimator harus berusaha mengidentifikasi sebanyak mungkin bagian-bagian yang mengandung risiko atau ketidakpastian dalam estimasinya. Beberapa cara untuk mengidentifikasi dalam proyek adalah:
Mempelajari semua dokumen yang berhubungan dengan proyek termasuk
dokumen yang direferensikan dalam dokumen kontrak.
Melakukan tinjauan kelokasi proyek sebelum penawaran.
Membuat jadwal konstruksi dalam penawaran.
Menyediakan kemampuan keuangan dan etika bisnis pemilik proyek.
Memilih subkontraktor dan supplier yang tepat.
Mengikuti rapat penjelasan pekerjaan.
Mengidentifikasi reaksi masyarakat terhadap proyek.
Mendapatkan kepastian bahwa sumber daya memang tersedia untuk
pembangunan proyek.
Membuat daftar hal-hal yang sesungguhnya tentang proyek.
Membuat strategi untuk mendapatkan proyek tersebut.
Mengidentifikasi dan memahami klausul-klausul dalam spesifikasi yang
memaparkan risiko untuk kontraktor
Mengidentifikasi dan memahami klausul-klausul dalam suplemen atau
kondisi khusus dalam spesifikasi yang memaparkan risiko tambahan untuk kontraktor.
Mengidentifikasi persyaratan-persyaratan pemerintah.
Mengidentifikasi gangguan lingkungan yang berhubungn dengan proyek.
Mengkaji ulang pola musim daerah lokasi proyek.
25
Mengkaji ulang laporan penyelidikan tanah di lokasi proyek.
Mengkaji ulang proyek dan metoda konstruksi.
Melakukan analisis pekerjaan-pekerjaan yang disubkontrakkan untuk
memastikan bahwa seluruh pekerjaan telah tercakup.
2.4.4. Penyusunan Anggaran Biaya Proyek
Kegiatan estimasi dalam proyek konstruksi dilakukan dengan tujuan tertentu tergantung dari siapa/pihak yang membuatnya. Pihak owner membuat estimasi dengan tujuan untuk mendapatkan informasi sejelas-jelasnya tentang biaya yang harus disediakan untuk merealisasikan proyeknya, hasil estimasi ini disebut OE (Owner Estimate) atau EE (Engineer Estimate). Pihak kontraktor membuat estimasi dengan tujuan untuk kegiatan penawaran terhadap proyek konstruksi.
Kontraktor akan memenangkan lelang jika penawaran yang diajukan mendekati Owner Estimate (OE) atau Engineer Estimate (EE). Dalam menentukan harga penawaran kontraktor harus memasukkan aspek-aspek lain yang sekiranya berpengaruh terhadap biaya proyek nantinya.
Tahap-tahap yang sebaiknya dilakukan untuk menyusun anggaran biaya adalah berikut:
Melakukan pengumpulan data tentang jenis, harga serta kemampuan pasar
menyediakan bahan/material konstruksi secara kontinu.
Melakukan pengumpulan data tentang upah pekerja yang berlaku didaerah
26
Melakukan perhitungan analisa bahan dan upah dengan menggunakan analisa
yang diyakini baik oleh sipembuat anggaran.
Melakukan perhitungan harga satuan pekerjaan dengan memanfaatkan hasil
analisa satuan pekerjaan dan daftar kuantitas pekerjaan.
Membuat rekapitulasi
Gambar 2.7 Tahap penyusunan rencana anggaran biaya (RAB)
2.5. Penjadwalan Proyek
Penjadwalan proyek merupakan salah satu elemen hasil perencanaan, yang dapat memberikan informasi tentang jadwal rencana dan kemajuan proyek dalam hal kinerja sumber daya berupa biaya, tenaga kerja, peralatan, dan material serta rencana durasi proyek dan progres waktu untuk penyelesaian proyek. Dalam proses penjadwalan, penyusunan kegiatan dan hubungan antarkegiatan dibuat lebih
Daftar Harga Satuan Bahan
Daftar Harga Satuan Upah
Rekapitulasi Daftar Volume dan Harga
Satuan Pekerjaan Daftar Harga Satuan
27 terperinci dan sangat detail. Hal ini dimaksudkan untuk membantu pelaksanaan evaluasi proyek. Penjadwalan atau scheduling adalah pengalokasian waktu yang tersedia untuk melaksanakan masing-masing pekerjaan dalam rangka menyelesaikan suatu proyek hingga tercapai hasil optimal dengan mempertimbangkan keterbatasan-keterbatasan yang ada.
Selama proses pengendalian proyek, penjadwalan mengikuti perkembangan proyek dengan berbagai permasalahannya. Proses monitoring serta updating selalu dilakukan untuk mendapatkan penjadwalan yang paling realistis agar alokasi sumber daya dan penetapan durasinya sesuai dengan sasaran dan tujuan proyek.
Secara umum penjadwalan mempunyai manfaat-manfaat seperti berikut:
Memberikan pedoman terhadap unit pekerjaan/kegiatan mengenai
batas-batas waktu untuk mulai dan akhir dari masing-masing tugas.
Memberikan sarana bagi manajemen untuk koordinasi secara sistematis
dan realistis dalam penentuan alokasi prioritas terhadap sumber daya dan waktu.
Memberikan sarana untuk menilai kemajuan pekerjaan.
Menghindari pemakaian sumber daya yang berlebihan, dengan harapan
proyek dapat selesai sebelum waktu yang ditetapkan.
Memberikan kepastian waktu pelaksanaan pekerjaan.
Merupakan sarana penting dalam pengendaliaan proyek.
kompleksitas penjadwalan proyek sangat dipengaruhi oleh faktor-faktor berikut:
Sasaran dan tujuan proyek.
Keterkaitan dengan proyek lain agar terintegrasi dengan master schedule.
28
Waktu yang di perlukan, waktu yang tersedia, serta perkiraan waktu yang
hilang dan hari-hari libur.
Susunan dan jumlah kegiatan proyek serta keterkaitan di antaranya.
Kerja lembur dan pembagian shift kerja untuk mempercepat proyek.
Sumber daya yang di perlukan dan sumber daya yang tersedia.
Keahlian tenaga kerja dan kecepatan mengerjakan tugas.
Makin besar skala proyek, semakin kompleks pengelolaan penjadwalan karena dana yang dikelola sangat besar, kebutuhan dan penyediaan sumber daya juga besar, kegiatan yang di lakukan sangat beragam serta durasi proyek menjadi sangat panjang. Oleh karena itu, agar penjadwalan dapat diimplementasikan, digunakan cara-cara atau metode teknis yang sudah digunakan seperti metode penjadwalan proyek. Kemampuan scheduler yang memadai dan bantuan software komputer untuk penjadwalan dapat membantu memberikan hasil yang optimum.
2.5.1. Metode Penjadwalan Proyek
29 semula, maka dilakukan evaluasi dan tindakan koreksi agar proyek tetap pada jalur yang di inginkan.
2.5.1.1. Bagan Balok atau Barchart
Barchart ditemukan oleh Gantt dan Fredick W. Taylor dalam bentuk bagan balok, dengan panjang balok sebagai represntasi dari durasi setiap kegiatan . Format bagan balok informative, mudah dibaca dan efektif untuk komunikasi serta dapat dibuat dengan mudah dan sederhana.
Bagan balok terdiri atas sumbu y yang menyatakan kegiatan atau paket kerja dari lingkup proyek, sedangkan sumbu x menyatakan satuan waktu dalam hari, minggu, atau bulan sebagai durasinya.
Pada bagian ini juga dapat ditentukan milestone sebagai bagian target yang harus diperhatikan guna kelancaran produktivitas proyek secara keseluruhan. Untuk proses updating, bagan balok dapat diperpendek atau diperpanjang, yang menunjukkan bahwa durasi kegiatan akan bertambah atau berkurang sesuai kebutuhan dalam proses perbaikan jadwal.
Penyajian informasi bagan balok agak terbatas, missal hubungan antarkegiatan tidak jelas dan lintasan kritis kegiatan proyek tidak dapat diketahui. Karena urutan kegiatan kurang terinci, maka bila terjadi keterlambatan proyek, prioritas kegiatan yang akan dikoreksi menjadi sukar untuk dilakukan.
2.5.1.2. Kurva S atau Hanumm Curve
30 Kurva S dapat menunjukkan kemajuan proyek berdasarkan kegiatan, waktu dan bobot pekerjaan yang dipresentasikan sebagai persentase kumulatif dari seluruh kegiatan proyek. Visualisasi kurva S dapat memberikan informasi mengenai kemajuan proyek dengan membandingkannya terhadap jadwal rencana. Dari sinilah diketahui apakah ada keterlambatan atau percepatan proyek.
Indikasi tersebut dapat menjadi informasi awal guna melakukan tindakan koreksi dalam pengendalian proses pengendalian jadwal. Tetapi informasi tersebut tidak detail dan hanya terbatas untuk menilai kemajuan proyek. Perbaikan lebih lanjut dapat menggunakan metode lain yang dikombinasikan, misalnya metode bagan balok atau network planning dengan memperbarui sumber daya maupun waktu pada masing-masing kegiatan.
Untuk membuat kurva S, jumlah persentase kumulatif bobot masing-masing kegiatan pada suatu periode di antara durasi proyek diplotkan terhadap sumbu vertikal sehingga bila hasilnya dihubungkan dengan garis, akan membentuk kurva S.
Bentuk demikian terjadi karena volume kegiatan pada bagian awal biasanya masih sedikit, kemudian pada pertengahan menigkat dalam jumlah cukup besar, lalu pada akhir proyek volume kegiatan kembali mengecil.
31 2.5.1.3. Metode Penjadwalan Linier (Diagram Vektor)
Metode ini biasanya sangat efektif dipakai untuk proyek dengan jumlah kegitan relative sedikit dan banyak digunakan untuk penjadwalan dengan kegiatan yang berulang seperti pada proyek konstruksi jalan raya, runway bandar udara, terowongan/tunnel atau proyek industry manufaktur. Metode ini sangat memuaskan untuk diterapkan pada proyek-proyek tersebut karena menggunakan sumber daya manusia yang relatif lebih kecil dan variasi keterampilan pada suatu pekerjaan/kegiatan tidak sebanyak pada proyek konstruksi yang lain.
Metode ini juga cukup efektif untuk digunakan pada proyek bangunan gedung bertingkat dengan keragaman masing-masing tingkat bangunan relatif sama. Pada proyek yang cukup besar, metode ini membantu memonitor kemajuan beberapa kegiatan tertentu yang berada dalam suatu penjadwalan keseluruhan proyek. Hal ini dapat dilakukan bila metode ini dikombinasikan dengan metode network, karena metode penjadwalan linier dapat memberikan informasi tentang kemajuan proyek yang tidak dapat ditampilakn oleh metode network.
2.5.1.4. Metode Network Planning
32 dengan memperbarui jadwal. Akan tetapi metode ini perlu dikombinasikan dengan metode lainnya.
Untuk membentuk gambar dari rencana network tersebut digunakan bahasa-simbol-simbol, antara lain :
a) Arrow, bentuknya merupakan anak panah yang artinya aktivitas/kegiatan dimana penyelesaiannya membutuhkan duration (jangka waktu tertentu) dan resources (tenaga, alat, material dan biaya) tertentu.
b) Node/event, bentuknya merupakan lingkaran bulat yang artinya
saat, peristiwa atau kejadian yaitu permulaan atau akhir dari satu
atau lebih kegiatan-kegiatan .
c) Double arrow, bentuknya merupakan panah sejajar yang merupakan kegiatan papa lintasan kritis.
d) Dummy, bentuknya merupakan anak panah terputus-putus yang artinya kegiatan semu atau aktivitas semu yang tidak membutuhkan duration dan resources.
Tahapan Penyusunan Network Scheduling :
1. Menginventarisasi kegiatan-kegiatan dari paket terakhir WBS (Work Breakdown Structure) berdasarkan item pekerjaan, lalu diberi kode kegiatan untuk memudahkan identifikasi. (WBS adalah bentuk paket pekerjaan yang tersusun berdasarkan perencanaan proyek yang lebih terperinci).
33 3. Penentuan logika ketergantungan antarkegiatan dilakukan dengan tiga kemungkinan hubungan, yaitu kegiatan yang mendahului (predecessor), kegiatan yang didahului (successor), serta bebas.
4. Perhitungan analisis waktu serta alokasi sumber daya; dilakukan setelah langkah-langkah di atas dilakukan dengan akurat dan teliti.
Manfaat Penerapan Network Scheduling :
1. Penggambaran logika hubungan antarkegiatan, membuat perencanaan proyek menjadi lebih rinci dan detail.
2. Dengan memperhitungkan dan mengetahui waktu terjadinya setiao kejadian yang ditimbulkan oleh satu atau beberapa kegiatan, kesukaran-kesukaran yang bakal timbul dapat diketahui jauh sebelum terjadi sehingga tindakan pencegahan yang diperlukan dapat dilakukan.
3. Dalam network dapat terlihat jelas waktu penyelesaian yang dapat ditunda atau ditepati.
4. Membantu mengomunikasikan hasil network yang ditampilkan.
5. Memungkinkan dicapainya hasil proyek yang lebih ekonomis dari segi biaya langsung (direct cost) serta penggunaan sumber daya.
6. Berguna untuk menyelesaikan legal claim yang diakibatkan oleh keterlambatan dalam menentukan pembayaran kemajuan pekerjaan, menganalisis cashflow, dan pengendalian biaya.
7. Menyediakan kemampuan analisis untuk mencoba mengubah sebagian dari proses, lalu mengamati efek terhadap proyek secara keseluruhan.
34 2.5.1.4.1. Metode CPM (Critical Path Method)
Pada metode CPM dikenal adanya jalur kritis, yaitu jalur yang memiliki rangkaian komponen-komponen kegiatan dengan total jumlah waktu terlama dan menunjukkan kurun waktu penyelesaian proyek yang tercepat. Jadi, jalur kritis terdiri dari kegiatan pertama sampai pada kegiatan terakhir proyek. Makna jalur kritis penting bagi pelaksana proyek, karena pada jalur ini terletak kegiatan-kegiatan yang bila pelaksanaannya terlambat akan menyebabkan keterlambatan proyek secara keseluruhan. Kadang-kadang dijumpai lebih dari satu jalur kritis dalam jaringan kerja.
Berikut akan dijelaskan cara penggunaan metode CPM (critical path method) pada metode AOA (Activity On Arrow) :
Activity On Arrow Diagram (AOA)
Gambar 2.8 Diagram AOA Metode ini mempunyai karakteristik sebagai berikut:
1. Diagram network dibuat dengan menggunakan anak panah untuk menggambarkan kegiatan dan node-nya menggambarkan peristiwanya/event. Node pada permulaan anak panah ditentukan sebagai I-node, sedangkan pada akhir anak panah ditentukan sebagai J-node.
2. Menggunakan perhitungan maju (forward pass) untuk memperoleh waktu mulai paling awal (EETi) pada I-Node dan waktu mulai paling awal (EETj)
EETi LETi I
EETj LETj J
35 pada J-Node dari seluruh kegiatan, dengan mengambil nilai maksimumnya, seperti dibawah ini:
ES (Earliest Start): Saat paling cepat untuk mulai kegiatan.
EF (Earliest Finish): Saat paling cepat untuk akhir kegiatan.
3. Menggunakan perhitungan mundur (Backward Pass) untuk memperoleh waktu selesai paling lambat (LETi) pada I-Node dan waktu selesai paling lambat (LETj) pada J-Node dari seluruh kegiatan, dengan mengambil nilai minimumnya.
LF (Latest Finish): Saat paling lambat untuk akhir kegiatan.
LS (Latest Start): Saat paling lambat untuk mulai kegiatan.
4. Di antara 2 peristiwa tidak boleh ada dalam 2 kegiatan, sehingga untuk menghindarinya digunakan kegitan semu atau dummy yang tidak mempunyai durasi.
5. Menggunakan CPM (Critical Path Method) atau metode lintasan kritis, di mana pendekatan yang dilakukan deterministik hanya menggunakan satu jenis durasi pada kegiatannya. Lintasan kritis adalah lintasan dengan kumpulan kegiatan yang mempunyai durasi terpanjang yang dapat diketahui bila kegiatannya mempunyai Total Float, TF = 0.
6. Float: batas toleransi keterlambatan suatu kegiatan yang dapat dimanfaatkan untuk optimasi waktu dan alokasi sumber daya. Jenis-jenis float adalah :
TF (Total Float)
Waktu tenggang maksimum di mana suatu kegiatan boleh terlambat
tanpa menunda waktu penyelesaian proyek.
36
TFij = LETj – EETi – Durasi (Event Oriented)
= LF – EF = LS – ES (Activity Oriented)
FF (Free Float)
Waktu tenggang maksimum di mana suatu kegiatan boleh terlambat
tanpa menunda penyelesaian suatu kegiatan.
Berguna untuk alokasi sumber daya dan waktu dengan
memindahkannya ke kegiatan lain.
FFij = EETj – EETi – Durasiij
IF (Independent Float): EETj – LETi - Durasiij
Gambar 2.9 Variasi Float dari suatu kegiatan X 7
10 1
19 22 2
Kegiatan X
( 6 hari )
IF
FF
TF
EETi LETi EETj LETj
Kegiatan X
37 Gambar 2.10 Diagram AOA dengan metode CPM
Gambar 2.10 menjelaskan contoh Activity On Arrow diagram dengan metode CPM, di mana kegiatannya ada pada anak panah disertai dengan jumlah durasi masing-masing kegiatan. Hasil perhitungan arah maju (forward pass) untuk mendapatkan nilai ES dan EF serta arah mundur (back pass) untuk mendapatkan nilai LF dan LS diperlihatkan pada tabel 2.1. Pada node yang menunjukkan nomor event I, EETi menunjukkan nilai ES, sedangkan pada nomor event J, LETj menunjukkan nilai LF. Nilai EF = ES + durasi kegiatan dan nilai LS = LF – durasi kegiatan.
Tabel 2.1 Hasil Perhitungan Diagram AOA
38
F 2 11 13 15 13 2 2
G 6 5 11 11 5 0 0
H 4 8 12 15 11 3 3
I 4 11 15 15 11 0 0
Dari tabel di atas dapat disimpulkan bahwa:
Lintasan kritisnya B – G – I
Durasi terpanjang ada pada lintasan B – G – I, yakni 15 hari
2.5.1.4.2. Metode PERT (Project Evaluation and Review Technique)
Sebelumnya disebutkan bahwa dalam upaya meningkatkan kualitas perencanaan dan pengendalian proyek telah ditemukan metode selain CPM, suatu metode yang dikenal sebagai PERT. Bila CPM memperkirakan waktu komponen kegiatan proyek dengan pendekatan deterministik satu angka yang mencerminkan adanya kepastian, maka PERT direkayasa untuk menghadapi situasi dengan kadar ketidakpastian (uncertainty) yang tinggi pada aspek kurun waktu kegiatan. Situasi ini misalnya dijumpai pada proyek penelitian dan pengembangan sampai menjadi produk yang sama sekali baru.
PERT memakai pendekatan yang menganggap bahwa kurun waktu kegiatan tergantung pada banyak faktor dan variasi sehingga lebih baik perkiraan diberi rentang (range), yaitu dengan memakai tiga angka estimasi. PERT juga memperkenalkan parameter lain yang mencoba ”mengukur” ketidakpastian tersebut
secara kuantitatif seperti “deviasi standar” dan varians. Dengan demikian, metode ini
39 Orientasi ke Peristiwa
PERT mula-mula diperkenalkan dalam rangka merencanakan dan mengendalikan proyek besar dan kompleks, yaitu pembuatan peluru kendali Polaris yang dapat diluncurkan dari kapal selam dibawah permukaan air. Proyek tersebut melibatkan beberapa ribu kontraktor dan rekanan dimana pemilik proyek berkeinginan mengetahui apakah peristiwa-peristiwa yang memiliki arti penting dalam penyelenggaraan proyek, seperti milestone dapat dicapai oleh mereka, atau bila tidak, seberapa jauh menyimpangnya. Hal ini menunjukkan PERT lebih berorientasi ke terjadinya peristiwa (event oriented) sedangkan CPM condong ke orientasi kegiatan (activity oriented).
Pada gambar 2.11 dijelaskan tentang proses pekerjaan mengecor pondasi.
PERT :
Orientasi ke peristiwa
CPM :
Orientasi ke kegiatan
Gambar 2.11 Orientasi ke peristiwa versus kegiatan
Disini metode PERT yang berorientasi ke terjadinya peristiwa, ingin mendapatkan penjelasan kapan peristiwa mengecor pondasi dimulai E(i) dan kapan peristiwa mengecor pondasi selesai E(j). Sedangkan CPM menekankan keterangan perihal pelaksanaan kegiatan mengecor pondasi dan berapa lama waktu yang
E(i) E(i)
Peristiwa mengecor pondasi dimulai
Peristiwa mengecor pondasi selesai
ES(i-j) Kurun waktu kegiatan EF(i-j) Mengecor pondasi
40 diperlukan (D). Meskipun antara terjadinya suatu peristiwa tidak dapat dipisahkan dari kegiatan yang harus dilakukan untuk mencapai atau melahirkan peristiwa tersebut, namun penekanan yang dimiliki masing-masing metode perlu diketahui untuk memahami latar belakang dan maksud pemakaiannya.
Persamaan dan Perbedaan Penyajian
Dalam visualisasi penyajiannya, PERT sama halnya dengan CPM, yaitu menggunakan diagram anak panah (activity on arrow) untuk menggambarkan kegiatan proyek. Demikian pula pengertian dan perhitungan mengenai kegiatan kritis, jalur kritis dan float yang dalam PERT disebut SLACK. Salah satu perbedaan yang substansial adalah dalam dalam estimasi kurun waktu kegiatan, dimana PERT menggunakan tiga angka estimasi, a, b, dan m yang mempunyai arti sebagai berikut :
a = kurun waktu optimistic (optimistic duration time), waktu tersingkat untuk
menyelesaikan kegiatan bila segala sesuatunya berjalan mulus. Waktu demikian diungguli hanya sekali dalam seratus bila kegiatan tersebut dilakukan berulang-ulang dengan kondisi yang hampir sama.
m = kurun waktu paling mungkin (most likely time), kurun waktu yang paling
sering terjadi disbanding dengan yang lain bila kegiatan dilakukan berulang-ulang dengan kondisi yang hampir sama.
b = kurun waktu pesimistik (pessimistic duration time), waktu yang paling
41 2.5.1.4.3. Metode PDM (Precedence Diagram Method)
Pada jaringan kerja, selain bentuk AOA juga dikenal AON atau kegiatan berada di node (activity on node). Metode PDM adalah jaringan kerja yang termasuk klasifikasi AON. Disini kegiatan dituliskan dalam node yang umumnya berbentuk segiempat, sedangkan anak panah hanya sebagai petunjuk hubungan antara kegiatan-kegiatan yang bersangkutan. Dengan demikian, dummy yang dalam CPM dan PERT merupakan tanda yang penting untuk menunjukkan hubungan ketergantungan, didalam PDM tidak diperlukan.
Kegiatan dalam Precedence diagram method (PDM) digambarkan oleh sebuah lambang segiempat karena letak kegiatan ada dibagian node. Kelebihan Precedence diagram method dibandingkan dengan arrow diagram adalah :
Tidak memerlukan kegiatan fiktif/dummy sehingga pembuatan jaringan kerja
menjadi lebih sederhana.
Hubungan overlapping yang berbeda dapat dibuat tanpa menambah jumlah
kegiatan.
Kegiatan dalam Precedence diagram method diwakili oleh sebuah lambang yang mudah diidentifikasi, misalnya sebagai berikut :
Gambar 2.12 Node PDM
2.6. Crash Program
Crash program atau project crashing dilakukan agar pekerjaan selesai dengan pertukaran silang waktu dan biaya dan dengan menambah jumlah shift kerja, jumlah
JENIS KEGIATAN
NO.KEG. ES
LS LF
EF
42 jam kerja (over time), jumlah tenaga kerja, jumlah ketersediaan bahan, serta memakai peralatan yang lebih produktif dan metode intalasi yang lebih cepat. Crash program atau project crashing dilakukan pada lintasan kritis.
Konsekuensi crash program adalah meningkatnya biaya langsung (direct cost). Di sini sumber daya yang berada di lintasan tidak kritis dapat dioptimalkan dengan memindahkannya ke lintasan kritis. Pemindahan sumber daya dibatasi pada titik jenuh.
2.7. Hubungan Antara Biaya dan Waktu
Biaya total proyek adalah jumlah biaya langsung (direct cost) ditambah biaya tidak langsung (indirect cost). Biaya total proyek sangat tergantung kepada waktu penyelesaian proyek, semakin lama proyek selesai maka biaya yang dikeluarkan akan semakin besar. Hubungan antara biaya dengan waktu dapat dilihat pada gambar 2.11. Titik A mnunjukkan titik normal, sedangkan titik B adalah titik dipersingkat. Garis yang menghubungkan antara titik Adan titik B disebut kurva waktu-biaya.
Biaya
Biaya waktu
Gambar 2.13 Hubungan waktu-biaya pada keadaan normal dan dipersingkat untuk satu kegiatan (Sumber : Iman Soeharto ,1998)
