BAB III
SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL KAS PADA BADAN
PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH (BAPPEDA) PROVINSI
SUMATERA UTARA
A. Pengertian Sistem Pengendalian Internal Kas
Pengertian Kas
Dalam bahasa sehari-hari kas selalu diartikan sebagai uang tunai. Namun dalam bahasa akuntansi istilah kas itu mengandung pengertian yang lebih luas yang menunjukkan uang dan alat pembayaran lainnya yang dapat dicairkan setiap saat, seperti cek atau money order yang secara normal dapat diterima menjadi alat pembayaran dan dapat disimpan di bank
Menurut Slamet (2013:4) kas adalah alat pertukaran (pembayaran). Aset harus memenuhi dua kriteria agar ia dapat disebut kas. Pertama, ia harus siap digunakan setiap saat untuk membayar semua kewajiban yang ada sekarang. Kedua, ia harus bebas dari ikatan-ikatan apapun yang membatasi penggunaannya untuk melunasi kewajiban.
Menurut Standart Akuntansi Keuangan Tahun 2002 yang dimaksud dengan kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan.
Menurut Dwi, dkk (2012:180) kas adalah aset keuangan yang digunakan untuk kegiatan operasional perusahaan. Kas merupakan aset yang paling likuid karena dapat digunakan untuk membayar kewajiban perusahaan. Tidak ada standard akuntansi khusus terkait dengan kas namun secara umum dibahas dalam standard tentang instrument keuangan.
Keberadaan kas dalam entitas sangat penting karena tanpa kas, aktivitas operasi perusahaan tidak dapat berjalan. Entitas tidak dapat membayar gaji, memenuhi utang yang jatuh tempo dan kewajiban lainnya. Entitas harus menjaga jumlah kas agar sesuai dengan kebutuhannya. Jika jumlah kas kurang, maka kegiatan operasional akan terganggu. Terlalu banyak kas, menyebabkan entitas tidak dapat memanfaatkan kas tersebut untuk mendapatkan imbal hasil yang tinggi.
Kas yang dicadangkan dengan penggunaan khusus tidak boleh dikategorikan sebagai kas, tetapi diklasifikasikan sebagai dana cadangan. Jika digunakan untuk memenuhi kewajiban yang akan jatuh tempo kurang dari satu tahun dana cadangan ini akan diklasifikasikan sebagai aset lancar. Kas yang dicadangkan untuk kegiatan khusus yang akan digunakan lebih dari satu tahun diklasifikasikan dalam aset tidak lancar.
Perbedaan yang paling mendasar mengenai aktivitas kas adalah sifatnya yang tidak produktif, karena kas merupakan ukuran nilai, kas tidak dapat meluas dan tumbuh kecuali jika dikonversikan ke dalam bentuk kepemilikan lainnya. Jumlah kas yang berlebihan dalam kas seringkali disebut kas menganggur. Manajemen kas yang baik mensyaratkan persediaan kas yang terus bekerja secara kontinu dalam salah satu dari berbagai cara misalnya sebagian bagian dari siklus operasi atau sebagai suatu investasi jangka pendek atau jangka panjang.
Kas tersusun dari simpanan komersial dan rekening di bank atau di tempat lain serta pos-pos yang ada dalam perusahaan dipergunakan sebagai media tukar, atau yang dapat diterima sebagai setoran oleh bank dengan nilai yang tercantum didalamnya. Kas merupakan bagian yang tak terpisahkan dari kegiatan operasional perusahaan karena itu diperlukan suatu penggolongan yang lebih cermat dan lebih teliti.
pertama, setelah itubarulah diikuti dengan akun piutang usaha dan seterusnyaa sesuai dengan urutan tingkat likuiditasnya.
Dalam siklus normal bisnis (operasi) perusahaan, kas merupakan sesuatu yang krusial. Dengan kas yang dimiliki, perusahaan dapat membeli dagangan tersebut ke pelanggan, yang sebagian besar dilakukan secara kredit timbullah piutang usaha; piutang usaha ini lalu ditagih (dikonversi) menghasilkan kas; dan seterusnya dimana siklus akan berulang kembali. Banyak sekali transaksi yang baik secara langsung ataupun tidak langsung memengaruhi penerimaan dan pembayaran kas. Untuk mengamankan kas dan menjamin keakuratan (ketepatan penyajian) atas catatan akuntansi kas, pengendalian iternal yang efektif atas kas mutlak diperlukan.
Pengertian Pengendalian Internal
Menurut COSO (2013), pengendalian internal merupakan suatu proses yang melibatkan dewan komisaris, manajemen dan personil lain, yang dirancang untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga tujuan berikut ini:
1. efektifitas dan efisiensi operasi
2. keandalan pelaporan keuangan
3. kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.
Terdapat lima komponen pengendalian internal menurut COSO, yaitu:
2. Penilaian Resiko (Risk Assessment)
3. Kegiatan Pengendalian (Control Activities)
4. Informasi dan Komunikasi (Information and Communication)
5. Kegiatan Pemantauan (Monitoring Activities)
Menurut Arra (2005:234), pengendalian internal (internal control) adalah kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva perusahaan dari kesalahan penggunaan, memastikan bahwa informasi usaha yang disajikan akurat dan meyakinkan bahwa hukum serta peraturan telah diikuti.
Menurut Mulyadi (2001:163) sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Defenisi sistem pengendalian internal tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut. Dengan demikian, pengertian pengendalian internal tersebut di atas berlaku baik dalam perusahaan yang mengolah informasinya secara manual, dengan mesin pembukuan maupun dengan komputer.
1. Mengamankan aktiva. Suatu perusahaan haruslah mengamankan aktivanya; apabila tidak, perusahaan akan membuang-buang sumber daya mereka.
2. Mendorong para karyawan untuk mengikuti kebijakan perusahaan. Setiap orang di dalam organisasi haruslah bekerja untuk tujuan yang sama.
3. Meningkatkan efisiensi operasional
4. Memastikan pencatatan akuntansi yang akurat dan dapat diandalkan. Pencatatan yang baik sangatlah penting. Tanpa pencatatan yang dapat diandalkan, manajer tidak dapat menentukan investasi apa yang harus dilakukan atau menentukan berapa harga produk. Bank-bank tidak akan dapat menentukan apakah akan memberikan pinjaman atau tidak
Pengendalian Internal Kas
Kas merupakan aset likuid yang mudah digunakan, banyak yang menginginkan sehingga mudah dicuri oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. Untuk itu entitas perlu merancang pengendalian internal yang baik agar kas perusahaan aman dan terlindungi. Perlindungan terhadap kas dapat berupa fisik maupun perlindungan untuk menjaga agar kas tidak digunakan untuk kepentingan yang tidak seharusnya.
Beberapa bentuk pengendalian terhadap kas misalnya sebagai berikut:
dengan kebutuhan entitas. Pada entitas yang besar pemisahan tugas dilakukan dalam unit terpisah, namaun dalam entitas kecil pemisahan tugas tidak dapat dilakukan secara ideal. Utamanya, harus ada kroscek dan control dari pihak lain, sehingga penyalahgunaan wewenang dapat dihindari.
2. Penggunaan lemari besi (brankas) untuk menyimpan kas atau di ruang tertutup dengan akses terbatas.
3. Penerimaan dan pengeluaran kas menggunakan rekening yang berbeda 4. Pengeluaran uang dilakukan melalui bank dan menggunakan cek sehingga
terdapat pengendalian pencatatan oleh pihak lain.
5. Penerimaan kas melalui bank, untuk keamanan dan pengendalian pencatatan
6. Penggunaan sistem imprest kas kecil untuk memenuhi kebutuhan kas dalam jumlah kecil
7. Rekonsiliasi antara pencatatan perusahaan dengan rekening koran bank.
B. Tujuan dan Fungsi Pengendalian Internal Kas
1. Tujuan Pengendalian Internal Kas
Tujuan pengendalian internal kas menurut Mulyadi (2001:163) adalah: a) Menjaga kekayaan organisasi
b) Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi c) Mendorong efisiensi
d) Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen 2. Fungsi Pengendalian Internal Kas
Baridwan (2005:13) mengatakan bahwa fungsi pengendalian internal (internal control) yaitu sebagai berikut:
a) Menjaga keamanan harta milik suatu organisasi b) Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi c) Memajukan efisiensi dan operasi
d) Membantu menjaga agar tidak ada yang menyimpang dari kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan lebih dulu.
Sebagaimana telah diketahui bahwa fungsi pengendalian internal (internal control) sangat luas, baik administratif maupun akuntansi, tetapi bukan berarti
C. Unsur-Unsur Pengendalian Internal Kas
Menurut Mulyadi (2001:164), unsur pokok sistem pengendalian internal adalah:
1. Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab Fungsional
Secara Tegas.
Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini:
a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi.
b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
2. Sistem Wewenang dan Prosedur Pencatatan yang Memberikan
Perlindungan yang Cukup Terhadap Kekayaan, Utang, Pendapatan
dan Biaya.
Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.
pihak, formulir merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk pencatatan transaksi dalam catatan akuntansi.
Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalannya yang tinggi. Dengan demikian, sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya, sehingga akan menjadi masukan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi. Selanjutnya, prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan dan biaya suatu organisasi.
3. Praktik yang Sehat dalam Melaksanakan Tugas dan Fungsi Setiap
Unit Organisasi.
Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jka tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktek yang sehat dalam pelaksanaannya. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah:
b. Pemeriksaan mendadak (surprised audit). Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur.
Jika dalam suatu organisasi dilaksanakan pemeriksaan mendadak terhadap kegiatan-kegiatan pokoknya, hal ini akan mendorong karyawan melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.
c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain.
d. Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan diantara mereka dapat dihindari.
e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. Karyawan kunci perusahaan diwajibkan mengambil cuti yang menjadi haknya. Selama cuti, jabatan karyawan yang bersangkutan digantikan sementara oleh pejabat lain, sehingga seandainya terjadi kecurangan dalam departemen yang bersangkutan, diharapkan dapat diungkapkan oleh pejabat yang menggantikan untuk sementara tersebut.
ketelitian dan keandalan catatan akuntansinya, secara periodic harus diadakan pencocokan atau rekonsiliasi antara kekayaan fisik dengan catatan akuntansi yang bersangkutan dengan kekayaan tersebut.
D. Jenis-jenis Penerimaan dan Pengeluaran Kas
Jenis-jenis Penerimaan Kas
Pendapatan adalah semua penerimaan dalam bentuk peningkatan aktiva atau penurunan hutang dari berbagai sumber dalam periode tahun anggaran yang bersangkutan. Ada beberapa sumber penerimaan kas pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi Sumatera Utara, yaitu:
1. APBN 2. APBD
Jenis-jenis Pengeluaran Kas
Pengeluaran kas erat hubungannya dengan pencapaian program dinas melalui anggaran masing-masing bagian. Setiap bagian diberikan otorisasi oleh pihak manajemen untuk mengelola anggaran dan dalam menggunakan kas.
E. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas
Prosedur Penerimaan Kas
Menurut Mulyadi (2010:427) ada beberapa prosedur penerimaan kas: a. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan
menggunakan formulir faktur penjualan tunai.
b. Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi penerimaan kas dengan cara membubuhkan cap “Lunas” pada faktur tunai dan penempelan pita register kas pada faktur tersebut.
c. Penjualan dengan kartu kredit bank didahulu dengan permintaan otorisasi dari bank penerbit kartu kredit.
d. Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara membubuhkan cap “Sudah diserahkan” pada faktur penjualan tunai.
e. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumrn dumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap.
f. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan yang diberi wewenang untuk itu.
a. Pemegang kas langsung mencatat SPM ke buku kas umum dan mengirimkan SPM ke pencatat pembukuan untuk dicatat di buku pembantu.
b. Pemegang kas jga menyerahkan bukti SPM kepada atasan langsung sehingga kecocokan jumlah uang yang tercantum dapat diperiksa.
c. Formulir-formulir dan catatan-catatan sehubungan dengan penerimaan kas yang digunakan oleh dinas sudah memenuhi persyaratan yang ditetepkan, juga didalamnya sudah termasuk aspek pengawasan.
d. Pencatatan bukti dengan segera dimana sepanjang penerimaan kas tersebut telah dibuktikan dengan bukti yang otentik, maka pencatatannya dalam pembukuan dilakukan segera oleh pemegang kas.
e. Adanya batasan jumlah as yang dipegang oleh pemegang kas dapat mencegah penyalahgunaan kas selama belum disetor ke tiap-tiap bagian. f. Laporan pertanggung jawaban tiap-tiap bagian diterima oleh pemegang
kas dan ditandatangani oleh atasan langsung pemegang kas.
g. Diadakan pengawasan yang ketat pada fungsi penerimaan dan pecatatan kas.
Berikut ini adalah prosedur-prosedur penerimaan kas pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Provinsi Sumatera Utara, yaitu:
a. Pemegang Kas
4. Keluar SP2D sebagai tanda dana dicairkan bisa diambil pencairan dana b. Pencatatan Pembukuan
1. Menerima Surat Perintah Membayar (SPM) rangkap 2 yang dikirim oleh pemegang kas dan mencatatnya di buku pembantu.
2. Membuat laporan pertanggungjawaban buku pembantu.
Prosedur Pengeluaran Kas
Pengeluaran kas Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi Sumatera Utara dibagi atas dua bagian:
1. Pengeluaran kas dibawah Rp 5.000.000,00
pembantu. Setelah itu, pemegang kas membukukan transaksi ke rekening buku besar sesuai dengan nomor rekeningnya.
2. Pengeluaran kas diatas Rp 5.000.000,00
Pengeluaran kas dimulai dengan tiap-tiap bagian melakukan pengeluaran kas kepada pemegang kas yang dilampiri bukti pendukung pengeluaran kas (kwitansi dan faktur). Pemegang kas wajib memeriksa kebenaran, sah atau tidaknya permitaan pembayaran dan kelengkapan lempiran. Setelah kwitansi dan faktur diterima dari penerima kas, pemegang kas mengarsipkannya ke dalam buku pengeluaran. Pemegang kas juga wajib mengirim kwitansi dan faktur (rangkap 2) kepada pembukuan untuk dicatat di buku pembantu dan dipertanggungjawabkan. Agar lebih efektif dan efisien harus mengikuti prosedur yang ditetapkan oleh dinas, setiap pengeluaran harus dibawah anggaran yang telah dibuat dan juga harus diotorisasi oleh atasan langsung yang berwenang (kepala dinas).
F. Sistem Pengendalian Internal Kas
Pengendalian internal kas merupakan alat yang sangat membantu seorang pemimpin perusahaan dalam melaksanakan tugas sehingga mempunyai peran yang sangat penting bagi perusahaan.
mengecek ketelitian dan keandalan akuntansi, mendorong tercapainya hal-hal tersebut diperlukan syarat-syarat tertentu yang merupakan unsur dari pengendalian itu sendiri, apabila syarat ini dipenuhi maka tujuan perusahaan dapat dicapai secara maksimal dengan menggunakan fasilitas yang ada secara efektif dan efisien.”
Pengendalian internal meliputi organisasi serta semua metode ketentuan yang terkoordinir yang dianut dalam suatu perusahaan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Unsur sistem pengendalian internal:
a. Organisasi yang memisahkan tanggung jawab dan wewenang secara tegas b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
c. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya
Ada empat ciri sistem pengendalian internal yang memadai yang merupakan unsur-unsur pengendalian internal, yaitu:
1. Suatu bagan organisasi yang memungkinkan pemisahan fungsi secara tepat
Pemisahan tidak hanya menghindari adanya manipulasi, akan tetapi sekaligus merupakan alat yang saling mengecek pekerjaan antara petugas.
2. Sistem pemberian wewenang serta prosedur pencatatan yang layak
Salah satu unsur pengendalian internal adalah adanya sistem otorisasi. Maksud dari sistem otorisasi ini bahwa setiap penerimaan dan pengeluaran kas harus disahkan oleh petugas yang berwenang. Dalam pelaksanaannya, pendelegasian wewenang harus diawasi.
3. Perusahaan yang sehat dalam melaksanakan tugas dari setiap unit organisasi
Perusahaan yang mempunyai praktek-praktek yang sehat dapat membantu tercapainya pengendalian internal yang baik, ini dapat dilihat dengan diadakannya rotasi pegawai agar tidak timbul kerja sama untuk membuat kecurangan.
4. Pegawai-pegawai yang kualitasnya seimbang dengan tanggung jawabnya Pegawai yang berkompeten dan dapat dipercaya akan dapat melaksanakan tugasnya dengan baik, dengan demikian akan menunjang pengendalian internal. Langkah untuk mendapatkan pegawai yang berkompeten dan jujur sudah dimulai sejak penerimaan pegawai yang baru.
ditugaskan pada bidang yang sesuai dengan kemampuan yang dimiliki oleh pegawai yang bersangkutan. Pegawai yang ada ditempatkan dan ditugaskan pada bidang yang sesuai dengan keahlian dan kemampuan yang dimilikinya. Penempatan pegawai sesuai dengan keahlian dan kemampuannya sangatlah penting, karena akan menunjang peaksanaan pengendalian internal dan keberhasilan operasi perusahaan.
Pengendalian Penerimaan Kas
Dalam upaya mengusahakan adanya pengeluaran kas secara berhari-hari Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Provinsi Sumatera Utara melakukan pengendalian antara kas masuk dan kas keluar. Adapun pengendalian internal yang dilakukan Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Provinsi Sumatera Utara terhadap penerimaan kas yaitu dengan cara:
1. Semua penerimaan kas yang berhubungan dengan penerimaan APBN dan APBD harus diterima oleh pemegang kas.
2. Setiap saldo uang kas harus diperiksa oleh pejabat yang berwenang.
3. Pada waktu tertentu harus membuat rekonsiliasi bank untuk membandingkan saldo yang ada di bank.
4. Hanya menyimpan sejumlah uang kas sehubungan dengan yang digunakan untuk kebutuhan sehari-hari.
Pengendalian Pengeluaran Kas
Pengendalian internal terhadap pengeluaran kas yang dilakukan oleh Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Provinsi Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
1. Seluruh bukti pengeluaran kas bank ditandatangani oleh pemegang kas dan atasan langsung pemegang kas sebagai bukti bahwa pengeluaran kas diketahui dan disetujui.
2. Seluruh transaksi dibuatkan perincian secara menyeluruh
3. Melakukan cek silang oleh pemegang kas dan bidang keuangan untuk melihat apakah ada perbedaan dalam pencatatan.
4. Semua cek harus dibayar sesuai nomor, yang umumnya ditetapkan oleh bank.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan analisa terhadap sistem pengendalian internal kas pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Provinsi Sumatera Utara, maka penulis menarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Provinsi Sumatera Utara telah memiliki struktur oganisasi yang cukup efektif dan efisien. Hal ini dapat terlihat dengan adanya pembagian aktivitas kerja, pemecahan fungsi dan tanggung jawab serta pendelegasian wewenang yang jelas.
2. Pengendalian internal kas pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Provinsi Sumatera Utara telah dilakukan dengan baik. Setiap permintaan penerimaan dan pengeluaran kas
B. Saran
Untuk menambah manfaat penulisan tugas akhir ini, maka penulis memberikan saran sesuai dengan kemampuan yang dimiliki, antara lain:
ditingkatkan terus-menerus agar instansi tersebut dapat berjalan dengan baik.
