2
DAFTAR ISI
Halaman
DAFTAR ISI ... 2
KATA PENGANTAR ... 3
I. TUJUAN PROSEDUR STUDI LANJUT DOSEN ... 4
II. LUAS LINGKUP PROSEDUR STUDI LANJUT DOSEN DAN PENGGUNAANNYA ... 4
III. STANDAR PROSEDUR STUDI LANJUT DOSEN ... 4
IV. DEFINISI ISTILAH ... 4
V. PROSEDUR PROSEDUR STUDI LANJUT DOSEN ... 5
VI. PIHAK YANG MENJALANKAN PROSEDUR STUDI LANJUT DOSEN ... 6
VII BAGAN ALIR PROSEDUR STUDI LANJUT DOSEN ... 6
VIII CATATAN ... 6
IX REFERENSI ... 7
DIAGRAM ALIRPROSEDUR STUDI LANJUT DOSEN IAI AL-AZIS .... 8
4
I. TUJUAN PROSEDUR STUDI LANJUT DOSEN
Tujuan penyusunan prosedur studi lanjut dosen IAI AL-AZIS adalah agar proses studi lanjut dosen IAI AL-AZIS berjalan dengan teratur dan sistematik serta mengarah pada perwujudan tujuan yang ditetapkan dalam taraf yang bermutu tinggi.
II. LUAS LINGKUP PROSEDUR STUDI LANJUT DOSENDAN PENGGUNA- ANNYA
Prosedur ini berlaku untuk semua Dosen Tetap IAI AL-AZIS di semua fakultas dalam lingkungan IAI AL-AZIS. Prosedur ini penting pula artinya bagi para pengelola bidang akademik dan non akademik, dalam hal ini Bagian Sumber Daya Manusia.Prosedur ini juga sangat diperlukan oleh para pengelola penjaminan mutu internal IAI AL-AZIS dalam rangka evaluasi, pengendalian, dan peningkatan standar yang telah ditetapkan dan dilaksanakan.
III. STANDAR PROSEDUR STUDI LANJUT DOSEN
Berdasarkan visi, misi, dan tujuan IAI AL-AZIS, serta hasil kajian internal maka pada tahap sekarang standar prosedur studi lanjut dosen adalah sebagai berikut:
1. Semua dosen tetap pada semua prodi harus memiliki kualifikasi akademik, yang di- buktikan dengan ijasah, minimum Master dalam bidang ilmu sesuai dengan prodi di tempat mana dosen tersebut ditempatkan.
2. Paling lambat pada tahun 2020, IAI AL-AZIS harus mampu meningkatkan kualifi- kasi akademik minimal 50% dari jumlah total dosen tetap untuk setiap prodi, menjadi berijasah Doktor.
3. Selain syarat kualifikasi akademik minimum, setiap dosen tetap ataupun tidak tetap harus memiliki kompetensi untuk: (a) merancang/menyajikan program pembelajaran yang koheren kepada mahasiswa; (b) memilih, menguasai, dan menerapkan metode pembelajaran yang tepat sesuai dengan kompetensi matakuliah yang diasuhnya;
(c) merancang, menggunakan, dan mengembangkan berbagai media pembelajaran ter-masuk pemanfaatan teknologi; (d) merancang, memilih, dan menggunakan metode penilaian hasil belajar mahasiswa secara tepat; (e) memantau dan mengevaluasi kinerja diri sendiri dalam hal proses pembelajaran di kelas; (f) mengidentifikasi kebutuhan dan merencanakan pengembangan mutu diri sendiri secara terus menerus dan berkelanjutan7.
IV. DEFINISI ISTILAH
Dalam prosedur ini yang dimaksud dengan:
1. Studi Lanjut adalah program belajar lanjutan setelah tingkat sarjana, yaitu tingkat ma- gister dan doktor,baik pada perguruan tinggi di dalam negeri ataupun di luar negeri.
2. Ikatan Dinas adalah kesanggupan atau janji dari pihak dosen yang telah menyelesai- kan studi lanjut, untuk tetap terikat dalam hubungan kerja dengan pihak Yayasan dan/atau IAI AL-AZIS selama kurun waktu minimum 2 (dua) kali masa studi lanjut yang telah dilaluinya.
3. Beasiswa adalah program bantuan finansial bagi dosen untuk keperluan studi lanjutnya, yang dapatmencakup: biaya studi, biaya hidup, biaya transportasi, dan asuransi kesehatan.
V.PROSEDUR …
5 V. PROSEDUR STUDI LANJUT DOSEN
Prosedur studi lanjut bagi Dosen Tetap IAI AL-AZIS adalah mencakup beberapa tahap sebagaimana diuraikan berikut ini8:
1. Perencanaan Studi Lanjut
a. Rektor IAI AL-AZIS merancang rencana pembinaan dosen jangka panjang, yakni 5 tahun, dan menyusun program pembinaan tahunan, yang berisi antara lain program studi lanjut bagi dosen.
b. Senat IAI AL-AZIS memberikan pertimbangan normatif terhadap rencana dan program tersebut di atas, dan memberikan persetujuan.
c. Rektor IAI AL-AZIS mengumumkan kepada semua dosen tentang rencana dan program pembinaan tersebut.
d. Dosen secara mandiri dengan memperhatikan saran dari Pimpinan Fakultas mela- kukan berbagai langkah persiapan untuk melakukan studi lanjut, misal: mencari informasi tentang beasiswa internal ataupun eksternal, mendaftarkan dan mengirimkan proposal lamaran ke perguruan tinggi yang dituju dan/atau ke pihak pemberi beasiswa, mengikuti test seleksi penerimaan beasiswa dan/atau test saringan masuk perguruan tinggi, dsbnya.
e. Pimpinan Fakultas mendukung setiap inisiatif dosen dalam upayanya untuk melan- jutkan studi. Dukungan diberikan sepanjang dosen menempuh prosedur baku dan tidak melanggar ketentuan atau standar yang berlaku.
2. Permohonan Rekomendasi Pimpinan Fakultas
a. Dosen melaporkan secara rutin perkembangan dari persiapan studi lanjut yang di- lakukannya kepada Pimpinan Fakultas.
b. Pimpinan Fakultas mempertimbangkan pemberian rekomendasi bagi dosen yang hendak melakukan studi lanjut, dengan memperhatikan antara lain: faktor usia dosen, lama kerja dosen, prestasi dan kinerja dosen, keahlian dosen, rasio dosen- mahasiswa, ketersediaan dan esiapan dosen pengganti, reputasi dan status perguruan tinggi yang dituju oleh dosen atau yang menerima lamaran dosen.
3. Persetujuan atau Penolakan Pimpinan IAI AL-AZIS
a. Pimpinan Fakultas mengusulkan rencana studi lanjut dosen kepada Pimpinan IAI AL-AZIS untuk mendapat persetujuan, dilengkapi dengan surat permohonan dari dosen, dan semua berkas yang dibutuhkan termasuk misalnya surat bukti penerimaan sebagai mahasiswa dari perguruan tinggi yang dituju dosen, surat rekomendasi, dan sebagainya.
b. Rektor IAI AL-AZIS mengevaluasi rencana studi lanjut dosen dan mempertim- bangkan rekomendasi dari Pimpinan Fakultas sebelum memutuskan apakah me- nyetujui atau menolak rencana tersebut. Keputusan Pimpinan IAI AL-AZIS harus ditetapkan secara cukup cepat dengan mempertimbangkan jarak waktu yang pan- tas dan cukup bagi dosen untuk menyiapkan rencana studi lanjutnya dan/atau menyiapkan rencana keberangkatannya apabila perguruan tinggi tujuan berada di luar negeri.
c. Apabila Rektor IAI AL-AZIS menolak rencana studi lanjut dosen, maka harus di- sertai dengan alasan yang jelas.
4. Pengajuan Rencana/Permohonan Studi Lanjut Kepada Yayasan
a. Kepegawaian …
6
a. Kepegawaian menyiapkan usulan persetujuan studi lanjut dosen kepada Yayasan untuk disahkan, disertai rincian prakiraan biaya yang diperlukan apabila studi lanjut dosen itu diperoleh dari program beasiswa internal.
b. Yayasan menyetujui rencana studi lanjut dosendan alokasi biaya yang dibutuhkan.
5. Persiapan Studi Lanjut
a. Bagian Sumber Daya Manusia (SDM) IAI AL-AZIS dan Fakultas mempersiapkan semua aspek administratif yang diperlukan dosen untuk memulai masa studi lan-
jutnya, antara lain, penyiapan Perjanjian Studi Lanjut antara YPI dengan Dosen.
b. Dosen menuntaskan semua pekerjaannya yang berkaitan dengan proses pembela- jaran dan melaporkannya kepada Pimpinan Fakultas.
c. Pimpinan Fakultas menyiapkan Surat Tugas Studi Lanjut.
6. Pelaporan Perkembangan Studi Lanjut Dosen
a. Dosen melaporkan perkembangan studi lanjutnya secara periodik setiap akhir se- mester, kepada Pimpinan Fakultas.
b. Pimpinan Fakultas melaporkan perkembangan studi lanjut dosen secara periodik setiap awal semester berjalan kepada Pimpinan IAI AL-AZIS.
7. Pelaporan Penyelesaian Studi Lanjut Dosen
a. Dosen melaporkan hasil studi lanjutnya kepada Pimpinan Fakultas dan IAI AL- AZIS.
b. Dosen menyerahkan copy ijasah hasil studi lanjutnya ke Fakultas.
c. Biro Kepegawaian menyerahkan Perjanjian Pemenuhan Ikatan Dinas kepada dosen untuk ditandatangani.
d. Penandatanganan Perjanjian Pemenuhan Ikatan Dinas oleh Dosen.
VI. PIHAK YANG MENJALANKAN PROSEDUR STUDI LANJUT DOSEN
1. Rektor IAI AL-AZIS menyetujui atau menolak rencana/permohonan studi lanjut dosen.
2. Kepala Biro Sumber Daya Manusia , Infrastruktur, Sarana & Prasarana IAI AL-AZIS bertugas dan bertanggungjawab untuk aspek administratif prosedural dari rencana/permohonan studi lanjut dosen.
3. Pimpinan Fakultas berwenang untuk memberi atau menolak rekomendasi rencana/
permohonan studi lanjut dosen untuk diteruskan kepada Rektor IAI AL-AZIS.
4. Dosen bertanggungjawab untuk mematuhi prosedur ini apabila hendak merencanakan studi lanjut.
VII. BAGAN ALIR PROSEDUR STUDI LANJUT DOSEN
Untuk memperjelas tahapan atau urutan langkah yang mesti diikuti dalam rangka studi lanjut dosen dalam lingkungan IAI AL-AZIS maka disusun Bagan Alir Prosedur Studi Lanjut Dosen IAI AL-AZIS sebagaimana tampak dalam Gambar 1.
Bagan ini bersifat dinamis, dalam arti akan diubah atau direvisi sesuai dengan kebijakan Rektor IAI AL-AZIS dan kebijakan pemerintah serta perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
VIII. CATATAN
Prosedur Studi Lanjut Dosen Institut Agama Islam Az-Zaytun Indonesia (IAI AL-AZIS) ini akan diubah/disesuaikan sebagaimana mestinya jika di kemudian hari ada
perubahan …
7
perubahan kebijakan Rektor kaitan dengan studi lanjut dosen di dalam lingkungan IAI AL-AZIS.
Prosedur ini dilengkapi dengan:
1. Perjanjian studi lanjut antara Yayasan Pesantren Indonesia (YPI) dengan dosen 2. Perjanjian pemenuhan Ikatan Dinas antara YPI dengan dosen.
IX. REFERENSI
1Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Islam, Nomor 2673 Tahun 2012, Tentang Persetujuan Pendirian Institut Agama Islam Az-Zaytun Indonesia (IAI AL- AZIS) Tahun 2012
2 Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi
3,7,8
Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi, Direktorat Jenderal Pembelajaran dan Kemahasiswaan, Direktorat Penjaminan Mutu 2016, Bahan Pelatihan Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi (Penyusunan Dokumen SPMI Perguruan Tinggi)
4Pedoman Sistem Penjaminan Mutu Internal Pendidikan Akademik-Pendidikan Vokasi - Pendidikan Profesi - Pendidikan Jarak Jauh yang diterbitkan oleh Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi, Direktorat Jenderal Pembelajaran dan Kemahasiswaan, Direktorat Penjaminan Mutu, 2018
5 Surat Keputusan Rektor Institut Agama Islam Az-Zaytun Indonesia (IAI AL AZIS) Nomor: 070/IAI ALAZIS/I-2017 Tentang Penyempurnaan Atas Keputusan Rektor Institut Agama Islam Az-Zaytun Indonesia (IAI AL-AZIS) Nomor: 046/IAI AL-AZIS/2016 Tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Institut Agama Islam Az-Zaytun Indonesia (IAI AL-AZIS)
6 Surat Keputusan Rektor Institut Agama Islam Az-Zaytun Indonesia (IAI AL- AZIS) Nomor: 071/IAI ALAZIS/III-2017 Tentang Penetapan Nama-Nama Personalia Pejabat/Staf Struktural Bidang Akademik dan Non Akademik Pada Institut Agama Islam Az-Zaytun Indonesia (IAI AL-AZIS)
.
Gambar 1 …
8
MULAI
Ada Rancangan
RPDJP dan PSLD Tidak Ya
Pimpinan Fakultas merancang rencana pembinaan dosen jangka panjang (RPDJP), yakni 5 tahun, dan menyusun program pembinaan tahunan, yang berisi antara lain program studi lanjut bagi dosen (PSLD) IAI AL-AZIS.
Ran- cangan RPDJP dan PSLD
disetujui Senat Fakultas
Tidak Ya Pimpinan Fakultas Perencanaan Studi Lanjut PermohonanRekomendasi Tahap Tahap Pimpinan Fakultas merevisi/menyem-
purnakan RPDJP dan PSLD IAI AL-AZIS.
Pimpinan Fakultas mengumumkan ke- pada semua dosen tentang RPDJP dan PSLD IAI AL-AZIS.
Dukungan pimpinan fakultas atas usaha positif dosen dalam rangka studi lanjut
Dosen secara mandiri
mencari informasi tentang beasiswa internal/eksternal,
mendaftarkan dan mengirimkan pro- posal lamaran ke perguruan tinggi yang dituju dan/atau ke pihak pemberi beasiswa,
mengikuti test seleksi penerimaan beasiswa dan/atau test saringan masuk perguruan tinggi, dan sebagainya
Dosen melaporkan kepada pimpinan fakultas tentang perkembangan dari persiapan studi lanjut dirinya secara rutin
Pimpinan …
9 Rektor … Pimpinan Fakultas mempertimbang-kan
pemberian rekomendasi bagi dosen yang hendak melakukan studi lanjut, dengan memperhatikan antara lain:
faktor usia dosen,
lama kerja dosen,
prestasi dan kinerja dosen,
keahlian dosen,
rasio dosen-mahasiswa,
ketersediaan dan kesiapan dosen pengganti,
reputasi dan status perguruan tinggi yang dituju oleh dosen atau yang menerima lamaran dosen, dsb.
TahapPermohonanRekomendasi Pimpinan Fakultas
Pimpinan Fakultas mengusulkan rencana studi lanjut dosen kepada Rektor IAI AL- AZIS untuk mendapat persetujuan, di- lengkapi dengan surat permohonan dari dosen, dan semua berkas yang dibu- tuhkan termasuk misalnya surat bukti pe- nerimaan sebagai mahasiswa dari per- guruan tinggi yang dituju dosen, surat rekomendasi, dan lainnya
TahapPersetujuan atau Penolakan PimpinanFakultas
Pimpinan Fakultas setuju?
Tidak Ya
Dosen yang hendak melakukan studi lanjut melengkapi syarat-sya- rat yang diperlukan
Syarat-syarat kurang lengkap?
Ya
Tidak
Dosen yang hendak melakukan studi lanjut mengikuti keputusan tindak lanjut dari Pim- pinan Fakultas
10 Bagian … Rektor IAI AI-AZIS mengevaluasi rencana
studi lanjut dosen dan mempertimbangkan rekomendasi dari Pimpinan Fakultas sebelum memutuskan apakah menyetujui atau me- nolak rencana tersebut. Keputusan Rektor IAI AL-AZIS harus ditetapkan secara cukup cepat dengan mempertimbangkan jarak waktu yang pantas dan cukup bagi dosen untuk menyiapkan rencana studi lanjutnya dan/ atau menyiapkan rencana keberangkatannya apa- bila perguruan tinggi tujuan berada di luar negeri
Rektor setuju?
Ya Tidak
Dosen yang hendak me- lakukan studi lanjut me- lengkapi syarat-syarat yang ditentukan
Syarat-syarat kurang lengkap?
Ya
Tidak
Dosen yang hendak mela- kukan studi lanjut mengi- kuti keputusan tindak lan- jut dari Rektor
Bagian Sumber Daya Manusia me- nyiapkan usulan persetujuan studi lanjut dosen kepada Yayasan untuk disahkan, disertai rincian prakiraan biaya yang diperlukan apabila studi lanjut dosen itu diperoleh dari program beasiswa internal.
TAHAPPERSETUJUAN ATAU PENOLAKANPIMPINAN FAKULTAS TahapPengajuan Rencana/Permohonan Studi Lanjut Dosen KepadaYayasam
Pengajuan rencana/permohon- an studi lanjut dosen kepada Yayasan
Yayasan setuju?
Tidak Ya Syarat-syarat
kurang lengkap?
Ya
Tidak
Dosen yang hendak melakukan studi lanjut mengikuti keputusan tindak lanjut dari Rek- tor
Dosen yang hendak me- lakukan studi lanjut me- lengkapi syarat yang di- tentukan
11
TahapPersiapan Studi Lanjut
Bagian Sumber Daya Manusia IAI AL- AZIS menyiapkan semua aspek admi- nistratif yang diperlukan dosen untuk memulai masa studi lanjutnya, antara lain penyiapan perjanjian studi lanjut antara Yayasan dengan dosen
Dosen menuntaskan semua peker- jaannya yang berkaitan dengan pro-ses pembelajaran dan melaporkannya kepa- da Pimpinan Fakultas
Pimpinan Fakultas menyiapkan Surat Tugas Studi Lanjut
Dosen melaporkan perkembangan studi lanjutnya secara periodik setiap akhir semester kepada pimpinan fakultas
TahapPelaporan Perkembangan StudiLanjut Dosen
Pimpinan Fakultas melaporkan per- kembangan studi lanjut Dosen secara periodik setiap awal semester berjalan kepada Rektor IAI AL-AZIS
TahapPelaporan Penyelesaian StudiLanjut Dosen
Dosen melaporkan hasil studi lanjutnya kepada Pimpinan Fakultas
Dosen menyerahkan copy ijazah ha-sil studi lanjutnya kepada Fakultas
Bagian …
12
Gambar 1 Diagram Alir Prosedur Studi Lanjut Dosen IAI AL-AZIS.
Bagian Sumber Daya Manusia IAI AL- AZIS menyerahkan perjanjian pe- menuhan ikatan dinas kepada dosen untuk ditandatangi.
Penandatanganan Perjanjian Pemenuhan Ikatan Dinas oleh Dosen
TahapPelaporan PenyelesaianStudi Lanjut Dosen
SELESAI
