APLIKASI PENGAWASAN KEHADIRAN

(1)

(Early Warning System)

BALAI BESAR

PENGEMBANGAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN VOKASI

APLIKASI PENGAWASAN KEHADIRAN

ews

Hi Pandi, Anda terlambat kategori 1, silahkan untuk mengganti keterlambatan selama 30 menit - Unit Kerja Talpeg Tanggal : 9/07/2020

pandi 07:31 AM telkomsel

ews

(2)

Puji syukur kita panjatkan ke hadirat Allah SWT atas rahmat, karunia, dan hidayah- Nya, Buku Panduan Penggunaan Aplikasi EWS dapat disusun setelah dipastikan aplikasi ini dapat digunakan lembaga dengan baik. Penyusunan panduan ini dilaksanakan dalam rangka mempermudah pemahaman proses pengoperasian aplikasi EWS untuk mewujudkan penegakan disiplin pegawai dalam mentaati ketentuan jam kerja secara optimal sesuai dengan aturan yang berlaku.

Buku ini bersifat terbuka artinya dapat diperbaiki dari waktu ke waktu dengan tetap mengacu pada peraturan perundangan terkait.

Kritik maupun saran terhadap Buku ini sangat kami harapkan dan akan kami terima dengan besar hati dan lapang dada untuk digunakan dalam melakukan perbaikan secara berkelanjutan.

Cimahi,

Januari 2020

Kepala,

Supriyono, M.Si.

NIP. 196308051985031005

(3)

1 1 3 3 3 4 4 4 4 4 5 5 6 1. PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

1.2. Tujuan Pembuatan Aplikasi 1.3. Deskripsi Umum Aplikasi 1.4. Dasar Hukum

2. PERANGKAT YANG DIBUTUHKAN 2.1. Perangkat Lunak

2.2. Perangkat Keras 2.3. Pengguna Aplikasi

2.4. Pengenalan dan Pelatihan 3. MENU DAN CARA PENGGUNAAN 3.1. Menu Utama

3.2. Penjelasan Menu KATA PENGANTAR DAFTAR ISI

LAMPIRAN

13

(4)

1. PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Masih ada pegawai yang datang terlambat dan pulang sebelum waktunya dari jadwal yang telah ditentukan oleh aturan, dan ini bukan hanya terjadi di BBPPMPV BMTI tetapi juga terjadi di instansi lain.

Berikut kami kutipkan dari beberapa sumber berita.

1.2. Tujuan Pembuatan Aplikasi 1.3. Deskripsi Umum Aplikasi 1.4. Dasar Hukum

Gubernur DKI Jakarta Anies Baswedan mengubah jadwal bus jemputan PNS di lingkungan pemprov menjadi pukul 19.00 WIB.

Hal itu lantaran banyaknya PNS yang pulang cepat sebelum waktu yang ditentukan.

(suara.com)

"Kita bekerja itu kan dibatasi oleh waktu.

Sedangkan waktu kita itu, sudah dihargai oleh remunerasi. Kalau mau dihitung (kerugiannya), ya dihitung rupiah. Sehari berapa, itu masuk korupsi per individu. Tapi ini pendapat saya. Masih perdebatan ya,”

Kajari Ambarawa, Sila H.

Pulungan (kompas.com)

(5)

Sebanyak 250 aparatur sipil negara (ASN) di lingkungan Pemkot Blitar mendapatkan hukuman disiplin. Ini setelah mereka terlambat datang ke kantor dan pulang dari kantor lebih cepat.

Sejumlah ASN tersebut terancam sanksi berupa penundaan kenaikkan gaji dan penundaan kenaikkan pangkat.

(suryamalang.com)

“Salah satu faktor yang merupakan kunci awal dari tindakan korupsi adalah

ketidakdisiplinan.

Disiplin mengenai waktu atau uang misalnya. Banyak hal- hal kecil yang

ternyata merupakan bibit-bibit korupsi, dan itu harus diwaspadai sejak dini,”

unpad.ac.id

(6)

1.2. Tujuan Pembuatan Aplikasi

Agar penanganan presensi pegawai ini berjalan dengan baik maka dibutuhkan suatu sistem penunjang . Salah satu sistem

penunjang/aplikasi yang dikembangkan oleh data dan info untuk membantu kepegawaian adalah EWS (Early warning Sistem) 1.3. Deskripsi Umum Aplikasi

EWS adalah salah satu aplikasi yang dikembangkan oleh BBPPMPV BMTI yang terintegrasi dengan aplikasi kepegawaian lainnya yaitu SIMPEG, dan DUK. EWS difungsikan untuk mengawasi pegawai yang terlambat masuk kerja dan atau pulang sebelum waktunya.

1.4. Dasar Hukum

Ÿ PP 53 Th. 2010 tentang disiplin PNS, bahwa kewajiban PNS masuk kerja dan menaati ketentuan jam kerja;

Ÿ Kepres No. 68 Tahun 1995 tentang hari kerja di lingkungan lembaga pemerintah bahwa Jam kerja Formal PNS adalah 37,5 Jam per minggu;

Ÿ KepMenPAN KEP/75/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman

Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja dalam rangka Penyusunan Formasi PNS bahwa jam kerja yang hilang karena tidak bekerja (allowance) adalah 30% dari jam kerja formal;

dan

Ÿ Permendikbud No. 14 th. 2016 Tentang Tunjangan Kinerja Bagi Pegawai di Lingkungan Kemendikbud, bahwa hari kerja

Kemendikbud adalah 5 (lima) hari kerja mulai hari Senin sampai dengan hari Jumat dengan jumlah jam kerja sebanyak 37,5 (tiga puluh tujuh koma lima) jam.

(7)

2.1 Perangkat Lunak

Perangkat lunak yang digunakan adalah Windows sebagai Operating System.

2.2 Perangkat Keras

Perangkat keras yang dilibatkan dalam pengujian aplikasi ini adalah:

1. Server dengan spesiﬁkasi Intel Xeon Processor MP up to 3.66 GHz (single-core) atau 3.50 GHz (dual-core) /667 MHz front- side bus; RAM 8Gb

2. Komputer dengan spesiﬁkasi prosesor Intel(R) CoreTM i56500 CPU @ 3.20GHz 2.19 GHz RAM : 4GB

3. Mouse sebagai peralatan antarmuka 4. Monitor sebagai peralatan antarmuka 5. Keyboard sebagai peralatan antarmuka 6. Modem untuk mengirimkan sms.

2.3 Pengguna Aplikasi

Pengguna aplikasi yang akan menggunaan aplikasi ini terutama dari sisi Pegawai adalah sebagai berikut:

1. Memiliki pemahaman tentang antar muka komputer 2. Memiliki pemahaman proses bisnis data log in/out dari

presensi pegawai

3. Memahami peraturan kepegawaian 2.4 Pengenalan Dan Pelatihan

Sumber daya manusia yang terlibat dalam operasional penggunaan aplikasi ini sehari-hari terlebih dahulu diberikan pengenalan dan pelatihan yang cukup untuk menggunakan aplikasi EWS ini.

2. PERANGKAT YANG DIBUTUHKAN

(8)

3. Menu dan Cara Penggunaan 2.1 Menu Utama

Aplikasi ini hanya digunakan oleh staf kepegawaian yang

mempunyai otoritas dalam menjalankan aplikasi ini. Menu

TAS masih dalam pengembangan dan tidak akan dibahas

dalam buku panduan ini.

(9)

2.2.1 Menu EWS

Klik menu EWS untuk menu lainnya, yaitu: proses SP1/SP2/SP3, Histori Pengiriman, dan Early Warning System.

Klik menu SP untuk melihat dan

mengisi kolom tahun dan bulan yang

akan kita tampilkan.

(10)

Klik menu Histori Pengiriman untuk melihat dan mengisi kolom tahun dan bulan yang akan kita tampilkan.

Klik menu Early Warning System untuk melihat dan

menampilkan menu berikutnya yaitu TL (terlambat), PSW

(pulang sebelum waktunya), TK (tanpa keterangan), TAM

(akumulatif jam kerja), dan TAP (tidak rekam sidik jari).

(11)

sudah diklik dengan menekan tombol connect.

Pilih hari

pengecekan dengan klik menu tanggal

klik TL untuk

pengecekan

pegawai yang

terlambat masuk

sampai selesai

proses di TL5

kemudian tekan

tombol kirim pesan

dimana SMS bisa di

terima pegawai

yang terlambat.

(12)

klik PSW untuk pengecekan pegawai yang pulang sebelum waktunya masuk sampai selesai proses di PSW5 kemudian tekan tombol kirim pesan dimana SMS bisa di terima

pegawai yang pulang sebelum waktunya.

untuk tombol TK, TAM, dan PK proses sama dengan penggunaan di tombol TL dan PSW

untuk tombol CETAK diklik dan akan muncul pilihan pengisian tanggal dan bulan. Menu ini untuk

menampilkan data kehadiran pegawai pada tanggal yang

dimaksud.

(13)

untuk tombol SETTING diklik dan akan muncul pilihan pengisian PENGGUNA dan PENGATURAN.

untuk tombol CETAK diklik dan tunggu sampai proses

selesai dan siap cetak.

(14)

Tekan tombol PENGGUNA hingga muncul menu dibawah ini

Tekan tombol Tambah

hingga muncul menu

pengisian pengguna baru,

isi lalu simpan. Jika

sudah muncul nama baru

maka itu sudah tersimpan

di sistem aplikasi

(15)

untuk memasukan data baru atau menyesuaikan dengan sistem yang digunakan

Tekan tombol KELUAR

apabila anda telah selesai

menggunakan aplikasi

EWS ini.

(16)

LAMPIRAN

Keterlambatan

(TL) Pesan SMS Gateway Keterangan

Permendikbud No. 14 Th. 2016

07.31 – 08.00 (TL 1)

(DD/MM/YYYY, hh;mm;ss) Anda terlambat kategori 1, silahkan untuk mengganti keterlambatan anda selama 30 menit, jika tidak maka tukin anda di potong sebesar 0.5% per hari.

Pegawai terlambat masuk kerja dan tidak melakukan kewajiban penggantian jam kerja pada waktu kepulangan kerja selama 30 (tiga puluh) menit sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 huruf b dikenai pengurangan Tunjangan Kinerja Pegawai sebesar 0,5 (nol koma lima persen)

08.01 – 08.30 (TL 2)

(DD/MM/YYYY, hh;mm;ss) Anda terlambat kategori 2, tukin anda di potong sebesar 1

% per hari.

terlambat masuk kerja dalam rentang waktu 31 (tiga puluh satu) sampai dengan 60 (enam puluh) menit dikenai pengurangan Tunjangan Kinerja Pegawai sebesar 1% (satu persen) perhari.

08.31 – 09.00 (TL 3)

(DD/MM/YYYY, hh;mm;ss) Anda terlambat kategori 3, tukin anda di potong sebesar 1,5

% per hari.

terlambat masuk kerja dalam rentang waktu 61 (enam puluh satu) sampai dengan 90 (sembilan puluh) menit dikenai pengurangan Tunjangan Kinerja Pegawai sebesar 1,5% (satu koma lima persen) perhari

09.01 – 09.30 (TL 4)

% per hari.

terlambat masuk kerja dalam rentang waktu 91 (sembilan puluh satu) sampai dengan maksimal 120 (seratus dua puluh) menit, dikenai pengurangan Tunjangan Kinerja Pegawai sebesar 2% (dua persen) perhari sepanjang tetap masuk kerja dalam hari yang bersangkutan

(TL 5) > 09.31

% per hari.

terlambat masuk kerja di atas 121 (seratus dua puluh satu) menit, dikenai pengurangan Tunjangan Kinerja Pegawai sebesar 3% (tiga persen) perhari

Pulang Sebelum Waktunya

(PSW) Pesan SMS Gateway Keterangan

15.30 - 15.59 (Senin s.d. Kamis)

16.00 - 16.29 (Jum’at)

PSW 1

(DD/MM/YYYY, hh;mm;ss) Anda pulang lebih cepat kategori 1, tukin anda di potong sebesar 0.5% per hari.

sebesar 0,5% (nol koma lima persen) perhari apabila pulang lebih cepat dalam rentang waktu 1 (satu) sampai dengan 30 (tiga puluh) menit

15.00 - 15.29 (Senin s.d. Kamis)

15.30 - 14.59 (Jum’at)

PSW 2

(DD/MM/YYYY, hh;mm;ss) Anda pulang lebih cepat kategori 2, tukin anda di potong sebesar 1 % per hari.

sebesar 1% (satu persen) perhari apabila pulang lebih cepat dalam rentang waktu 31 ( tiga puluh satu) sampai dengan 60 (enam puluh) menit

14.30 - 14.59 (Senin s.d. Kamis)

15.00 - 15.29 (Jum’at)

PSW 3

(DD/MM/YYYY, hh;mm;ss) Anda pulang lebih cepat kategori 3, tukin anda di potong sebesar 1,5 % per hari.

sebesar 1,5% (satu koma lima persen) perhari apabila pulang lebih cepat dalam rentang waktu 61 (enam puluh satu) sampai dengan 90 (sembilan puluh) menit

14.00 - 14.29 (Senin s.d. Kamis)

14.30 - 14.59 (Jum’at)

PSW 4

sebesar 2% (dua persen) perhari apabila pulang lebih cepat dalam rentang waktu 91 (sembilan puluh satu) sampai dengan 120 (seratus dua puluh) menit

PSW 5 < 14.00 (Senin s.d. Kamis)

PSW 5 < 14.30 (Jum’at)

sebesar 3% (tiga persen) perhari apabila pulang lebih cepat di atas 121 (seratus dua puluh satu) menit

Notiﬁkasi TL

Notiﬁkasi PSW

(17)

LAMPIRAN Notiﬁkasi TAM

Notiﬁkasi TAP

TANPA KETERANGAN

(TK)

Pesan SMS Gateway Keterangan

TK

(DD/MM/YYYY, hh;mm;ss) Anda tercatat tidak hadir, mohon konﬁrmasi atas ketidakhadiran ini. Jika tidak maka tukin dipotong sebesar 3% per hari.

Pegawai yang tidak masuk kerja tanpa alasan yang sah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 huruf a dikenai pengurangan Tunjangan Kinerja Pegawai sebesar 3% (tiga persen) per hari

AKUMULATIF JAM 7.5 Jam

(DD/MM/YYYY, hh;mm;ss) Akumulatif TL dan PSW telah mencapai 7.5 Jam bulan ini, tukin anda di potong 3% untuk setiap kelipatannya.

Pegawai yang tidak melaksanakan kewajiban penggantian jam kerja sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24 atau terlambat masuk kerja sebagaimana dimaksud dalam Pasal 25, serta waktu pulang kerja lebih cepat dari waktu yang ditentukan untuk kepulangan kerja sebagaimana dimaksud dalam Pasal 26, apabila jumlah jam tersebut dikumulatifkan mencapai 7,5 (tujuh koma lima) jam dalam 1 (satu) bulan dihitung sebagai 1 (satu) hari tidak masuk kerja dan dikenai tambahan pengurangan Tunjangan Kinerja Pegawai sebesar 3% (tiga persen) dan untuk setiap kelipatannya

TIDAK REKAM

SIDIK JARI Pesan SMS Gateway Keterangan

DATANG

(DD/MM/YYYY, hh;mm;ss) Anda tercatat tidak rekam sidik jari kedatangan, mohon konﬁrmasi atas ketidakhadiran ini. Jika tidak maka tukin dipotong sebesar 1.5% per hari.

Pegawai yang tidak melakukan rekam kehadiran sistem elektronik pada waktu kedatangan kerja tanpa alasan yang sah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 huruf f, dikenai pengurangan Tunjangan Kinerja Pegawai sebesar 1,5% (satu koma lima persen) untuk setiap kali kejadian

PULANG

(DD/MM/YYYY, hh;mm;ss) Anda tercatat tidak rekam sidik jari kepulangan, mohon konﬁrmasi atas ketidakhadiran ini. Jika tidak maka tukin dipotong sebesar 1.5% per hari.

Pegawai yang tidak melakukan rekam kehadiran sistem elektronik pada waktu kepulangan kerja tanpa alasan yang sah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 huruf f, dikenai pengurangan Tunjangan Kinerja Pegawai sebesar 1,5% (satu koma lima persen) untuk setiap kali kejadian