1
MUTU LAYANAN ADMINISTRASI DI SMA NEGERI 1 KOTA TANGERANG SELATAN
Skripsi
Di susun Oleh:
Yolatin Aliyah 11170182000065
MANAJEMEN PENDIDIKAN
FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA
2021
i
ABSTRAK
Yolatin Aliyah (NIM 11170182000065), Pengelolaan Kearsipan Dalam Meningkatkan Mutu Layanan Administrasi di SMA N 1 Kota Tangerang Selatan. Skripsi Program Strata Satu (S-1) Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, 2021
Arsip merupakan kumpulan catatan atau rekaman dari setiap kegiatan. Arsip mempunyai peranan yang sangat penting bagi kelancaran administrasi sekolah, untuk itu arsip sangat penting untuk dirawat karena akan berguna dalam jangka panjang. Tujuan dari penelitian ini yaitu untuk mengetahui pengelolaan kearsipan dan kendala pelaksanaan pengelolaan kearsipan dalam meningkatkan mutu layanan administrasi di SMA N 1 Kota Tangerang Selatan. Penelitian ini menggunakan penelitian kualitatif dengan metode deskriptif. Sumber data dalam penelitian ini adalah Kepala Sekolah, Staff Tata Usaha, Guru dan Siswa SMA N 1 Kota Tangerang Selatan. Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini menggunakan teknik wawancara dan dokumentasi. Analisis data dilakukan dengan cara reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan.
Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa pengelolaan arsip meliputi prosedur penciptaan arsip, prosedur penyimpanan arsip, prosedur penemuan kembali arsip, dan prosedur penyusutan arsip. Kendala yang ada diantaranya kurangnya sumber daya manusia dalam mengelola kearsipan, kurangnya sarana dan prasrana, dan kurangnya pelayanan yang didapat dari bidang administrasi. Kesimpulan penelitian ini yaitu penciptaan arsip menggunakan format yang sudah ada di sekolah, pengelolaan kearsipan menggunakan system abjad dan nomor urut, menggunakan daftar klasifikasi yang sudah ditentukan dari sekolah, dan menggunakan buku agenda untuk mengidentifikasi arsip. Kemudian pada prosedur penemuan kembali arsip menggunakan cara manual, yaitu mencari terlebih dahulu arsip tersebut di komputer, apabila arsip tersebut sudah dimusnahkan kemudian mencari arsip tersebut di lemari penyimpanan arsip dengan melihat kode arsip di buku agenda. Terakhir yaitu prosedur penyusutan arsip dilakukan apabila arsip sudah menumpuk, arsip yang dimusnahkan merupakan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna lagi, penyusutan arsip ini dilakukan dengan cara pembakaran. Adapun saran-saran yang dapat penulis sampaikan dalam penelitian ini yaitu dalam prosedur penyusutan arsip, sebaiknya ditetapkan jangka waktu yang konsisten, terstuktur dan berkala. Hal tersebut bertujuan untuk menghindari terjadinya penumpukan pada arsip, dan kegiatan penyimpanan arsip dapat berjalan dengan baik.
Kata Kunci: Kearsipan, Pengelolaan, Administrasi
ii
ABSTRACT
Yolatin Aliyah (NIM 11170182000065), Management of Archives in Improving the Quality of Administrative Services at SMA N 1 South Tangerang City.
Thesis for Undergraduate Program (S-1) Faculty of Tarbiyah and Teacher Training, Syarif Hidayatullah State Islamic University Jakarta, 2021
Archive is a collection of notes or recordings of each activity. Archives have a very important role for the smooth administration of schools, for that archives are very important to be cared for because they will be useful in the long term.
The purpose of this study is to determine the management of archives and the obstacles to the implementation of archive management in improving the quality of administrative services at SMA N 1 Tangerang Selatan City. This research uses qualitative research with descriptive method. Sources of data in this study were the Principal, Administrative Staff, Teachers and Students of SMA N 1 South Tangerang City. Data collection techniques in this study used interviews and documentation techniques. Data analysis was carried out by means of data reduction, data presentation, and drawing conclusions.
The results of this study indicate that archive management includes archive creation procedures, archive storage procedures, archive recovery procedures, and archive shrinkage procedures. The existing obstacles include the lack of human resources in managing archives, the lack of facilities and infrastructure, and the lack of services obtained from the administrative field. The conclusions of this study are the creation of archives using a format that already exists in schools, managing archives using an alphabetical and serial number system, using a list of classifications that have been determined from the school, and using an agenda book to identify archives. Then in the archive recovery procedure using the manual method, which is to find the archive on the computer first, if the archive has been destroyed then look for the archive in the archive storage cabinet by looking at the archive code in the agenda book. Finally, the archive shrinkage procedure is carried out when the archive has piled up, the archives that are destroyed are archives that have no use value anymore, the shrinkage of this archive is done by burning. The suggestions that the author can convey in this study are in the archive shrinkage procedure, it is better to set a consistent, structured and periodic period. It aims to avoid the accumulation of archives, and archive storage activities can run well.
Keywords: Archives, Management, Administration
iii
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrohim,
Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan segala rahmat, hidayah dan karunia-Nya sehingga penulis diberi kesempatan dan kemudahan untuk dapat menyelesaikan skripsi ini. Shalawat serta salam tak lupa tercurahkan kepada Nabi Muhammad SAW beserta keluarga dan sahabatnya yang telah mengantarkan umatnya dari jaman kegelapan hingga jaman terang benderang seperti sekarang ini.
Alhamdulillahirobbil’alamin, atas izin Allah SWT penulis dapat menyelesaikan skripsi dengan judul “Pengelolaan Kearsipan Dalam Meningkatkan Mutu Layanan Administrasi di SMA N 1 Kota Tangerang Selatan”
yang diajukan sebagai salah satu syarat memperoleh gelar Sarjana Pendidikan (S.Pd) pada Jurusan Manajemen Pendidikan Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
Dalam penulisan skripsi ini, penulis menyadari bahwa tidak sedikit kesulitan dan hambatannya yang dialami dan dihadapi penulis, baik yang menyangkut alokasi waktu dan proses pengumpulan data dan sebagainya. Namun berkat kesungguhan hati, kerja keras, do’a, bimbingan dan motivasi dari berbagai pihak, skripsi ini dapat terealisasikan dengan baik. Oleh karena itu, dengan segala kerendahan hati, penulis mengucapkan banyak terimakasih kepada:
1. Prof. Dr. Amany Lubis, Lc,M.A. Rektor UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. Dr. Sururin, M.Ag, Dekan Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. Drs. Mu’arif SAM, M.Pd. Ketua Jurusan Manajemen Pendidikan Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
4. Dr. H. Marzuki, M.Ag. Dosen Penasehat Akademik yang telah memberikan arahan, nasehat, motivasi serta waktunya kepada penulis.
5. Dra. Nurdelima Waruwu, M.Pd. Dosen Pembimbing Skripsi I yang telah meluangkan waktu, tenaga dan pikirannya dengan penuh kesabaran dan
ketulusan hati dalam membimbing penulis sehingga skripsi ini dapat terealisasikan dengan baik.
6. Alfida, S.Ag., S.IP., MLIS. Dosen Pembimbing Skripsi II yang telah meluangkan waktu, tenaga dan pikirannya dengan penuh kesabaran dan ketulusan hati dalam membimbing penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik.
7. Seluruh dosen dan staff Program Studi Manajemen Pendidikan yang telah mendidik, membimbing dan memotivasi serta memberikan pelayanan yang baik kepada penulis selama menjalani perkuliahan.
8. Kepala SMA N 1 Kota Tangerang Selatan bapak Ade Gunawan, S.Pd, MM, dan Ibu Endang selaku staff tata usaha, guru dan siswa SMA N 1 Kota Tangerang Selatan yang sudah banyak membantu, meluangkan waktu dan tempat, serta telah bersedia menjadi informan selama proses penelitian penulis berlangsung.
9. Kedua orangtua tercinta, ayahanda Syamsu Rizal dan Ibunda Martinis yang senantiasa mendo’akan dan memberikan motivasi demi kelancaran penulisan skripsi ini, dan memberikan dukungan lainnya baik dari segi moril dan materil sehingga penulis menyelesaikan skripsi ini dengan baik.
10. Kakak-kakak saya tercinta, Uda Hendra Hermawan, Uda Alfendri, Uda Fitra Neko yang senantiasa mendo’akan, memberikan motivasi, dan arahan baik dari segi moril dan materil sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik. Tak ada kata lain selain ucapan banyak terimakasih dan maaf atas semua yang telah diberikan kepada penulis dan perjuangannya sampai penulis dapat berada di titik ini.
11. Sahabat SMA yang tetap setia menemani sampai saat ini, Yelvi Putri, Sindi Marvianti, dan Tusi Febrinita, yang selalu berbagi pengalaman tentang kehidupan di kampus yang berbeda, selalu mendengarkan dan memberikan motivasi untuk terus tumbuh dan maju. Terimakasih sudah menemani penulis sampai saat ini.
12. Sahabat “kosan” Ilma Rahmatul Laila, Naurah Nazhifah, Yulia Khoirunnisa, Khansa Isnainar yang sudah memberikan semangat dalam menulis skripsi,
banyak ilmu dan pengetahuan yang mereka berikan kepada penulis, mereka selalu sabar mendengarkan keluh kesah dan selalu memberi solusi kepada penulis.
13. Teman-teman seperjuangan Manajemen Pendidikan angkatan 2017, terkhusus
“MP B” yang selalu memberikan bantuan, motivasi dan semangat dalam melakukan pencapaian di dunia perkuliahan.
14. Seluruh pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan penulisan skripsi ini, namun tak dapat disebutkan satu persatu tetapi tidak mengurangi rasa hormat dan terimakasih dari penulis.
Penulis menyadari bahwa skripsi sederhana ini sangat jauh dari kata sempurna, oleh karena itu penulis menerima setiap kritikan dan saran yang bersifat membangun. Semoga skripsi ini dapat memberi manfaat bagi semua pihak yang terlibat. Aamin Ya Rabbal’alaamiin.
Jakarta, November 2021 Penulis
Yolatin Aliyah
vi
DAFTAR ISI
ABSTRAK ... i
ABSTRACT ... ii
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI ... vi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang ... 1
B. Identifikasi Masalah ... 5
C. Batasan Masalah ... 6
D. Rumusan Masalah ... 6
E. Tujuan Penelitian ... 6
F. Manfaat penelitian ... 6
BAB II KAJIAN TEORI ... 8
A. Mutu Layanan Administrasi ... 8
1. Pengertian Mutu Layanan Administrasi ... 8
2. Ruang Lingkup Administrasi ... 10
3. Fungsi administrasi pendidikan ... 10
4. Indikator Mutu Layanan Administrasi ... 15
5. Dimensi Pengukuran Mutu Layanan Administrasi ... 15
B. Pengelolaan Kearsipan ... 16
1. Pengertian Pengelolaan Kearsipan ... 16
2. Urgensi Pengelolaan Asip ... 19
3. Jenis-jenis Arsip ... 21
4. Tujuan Arsip ... 22
5. Prosedur Pengelolaan Kearsipan ... 22
C. Penelitian yang Relevan ... 34
BAB III METODOLOGI PENELITIAN ... 38
A. Waktu dan Tempat Penelitian ... 38
B. Pendekatan dan Metode Penelitian ... 38
C. Teknik Pengumpulan Data ... 39
D. Pengecekan Keabsahan Data ... 40
E. Teknik Analisis Data... 40
F. Kisi-kisi Instrument Penelitian ... 43
BAB IV HASIL PENELITIAN ... 46
A. Deskripsi Lokasi Penelitian ... 46
B. Deskripsi Hasil Penelitian ... 48
1. Pengelolaan Kearsipan ... 48
2. Kendala pelaksanaan pengelolaan kearsipan dalam meningkatkan mutu layanan administrasi ... 51
3. Pembahasan hasil penelitian ... 52
BAB V PENUTUP ... 59
A. Kesimpulan ... 59
B. Saran ... 60
DAFTAR PUSTAKA ... 62
LAMPIRAN-LAMPIRAN ... 65
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Setiap usaha seseorang dan bagaimanapun sederhananya tentu memerlukan administrasi. Hal ini bila kita perhatikan orang di sekitar kita setiap waktu dan setiap harinya memiliki kegiatan yang bermacam-macam.
Kegiatan-kegiatan itu mempunyai tujuan-tujuan tertentu. Agar tujuan itu dapat tercapai lebih efektif dan efisien, maka mereka melakukan perencanaan-perencanaan atau perhitungan-perhitungan yang matang. Hal semacam demikian mereka dapat dikatakan telah melakukan kegiatan administrasi. Dengan kata lain mereka telah melakukan keseluruhan proses atau langkah-langkah dalam perhitungan untuk mencapai tujuan yang diharapkan secara tepat atau efektif dan efisien.1
Administrasi adalah suatu kegiatan atau rangkaian kegiatan yang berupa proses pengelolaan usaha kerja sama sekelompok manusia yang bergabung dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditetapkan sebelumnya agar efektif dan efisien.2 Kegiatan administrasi akan lebih efektif apabila didukung dengan manajemen yang baik. Untuk mewujudkan manajemen yang baik salah satunya adalah dengan tersedianya informasi yang akurat, tepat, dan cepat. Peranan tenaga administrasi sangatlah penting untuk mendukung kelancaran dan kesuksesan tata administrasi sekolah.
Dibutuhkan kompetensi dan keterampilan yang menunjang dibidang administrasi. keberadaan tenaga administrasi di jenjang pendidikan dalam proses pembelajaran sangat diperlukan demi terciptanya sekolah yang bermutu. Sebagai salah satu dalam proses pembelajaran, tugas dan fungsi tenaga administrasi di jenjang pendidikan tidak dapat dilakukan oleh pendidik. Administrasi juga merupakan pekerjaan pelayanan untuk
1 Edeng Suryana, Administrasi Pendidikan dalam Pembelajaran, (Yogyakarta: CV. Budi Utama, 2015), hal. 1
2 Ahmad Qurtubi, Administrasi Pendidikan (Tinjauan Teori & Implementasi), (Surabaya: CV.
Jakad Media Publishing, 2019), hal. 4
kelancaran proses pembelajaran, memerlukan kompetensi yang berbeda dengan kompetensi yang disyaratkan untuk pendidik. Layanan administrasi sekolah yang selama ini dikenal dengan istilah tata usaha, sering dipersepsi keliru dan dianggap tidak penting oleh sebagian masyarakat.
Peran tenaga administrasi pada suatu sekolah tidak dapat diabaikan begitu saja karena tanpa dukungan layanan administrasi yang baik, kecil kemungkinan sekolah berhasil mencapai visi dan misi yang sudah ditetapkan serta yang nantinya akan menentukan sekolah tersebut bermutu atau tidaknya dilihat dari layanan administrasi. Apabila tenaga administrasi tidak mampu untuk meningkatkan kualitas layanan, dalam hal ini disebabkan karena mutu yang kurang disenangi oleh pelanggan, tidak memberikan nilai tambah bagi peningkatan pribadi individu, pelayanan yang kurang baik, maka produk yang ditawarkan tidak akan laku.3 Dukungan administrasi bukan saja dalam rangka memperlancar pelaksanaan kegiatan pokok yang bersifat rutin tetapi juga dalam rangka pengembangan sekolah untuk kedepannya. Maka dari itu hal yang dibutuhkan dalam mewujudkan layanan administrasi yang baik adalah hadirnya data dan informasi yang dibutuhkan oleh setiap stake-holders kebijakan dalam rangka melaksanakan kegiatan administrasi. Data dan informasi ini dapat disediakan melalui arsip-arsip yang telah dihimpun oleh masing-masing instansi pemerintahan. Kearsipan memiliki peranan penting bagi kelancaran jalannya kegiatan organisasi yaitu sebagai sumber informasi bagi suatu organisasi. Salah satu kegiatan utama kearsipan adalah penyimpanan secara sistematis agar dapat ditemukan kembali dengan cepat saat arsip dibutuhkan. 4
Arsip merupakan rekaman informasi baik yang tercatat secara tekstual, gambar maupun audio visual yang dibuat oleh organisasi baik organisasi publik maupun privat dan disimpan dengan menggunakan berbagai media.5
3 Amirudin, Kinerja Pegawai Tata Usaha dengan Mutu Layanan Administrasi di Madrasah, Jurnal Kependidikan Islam VII (I), 2017
4 Lastria Nurtanzila, dkk, Penggunaan Arsip untuk Kegiatan Administrasi, Jurnal Kearsipan Volume 13 Nomor 2, Desember 2018, hal. 108
5 Sovia Rosalin, Manajemen Arsip Dinamis, (Malang: UB Press, 2017), hal. 3
Menyadari pentingnya arsip sebagai pusat ingatan dan sumber informasi, pemerintah Indonesia memberlakukan undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan tentang kearsipan Bab 1 Pasal 1 poin ke 2. Disebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.6
Dari uraian di atas, maka dapat diketahui arti pentingnya arsip yang mempunyai jangkauan yang amat luas. Dimana kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan dan sumber informasi yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka melaksanakan segala kegiatannya baik pada kantor-kantor lembaga Negara dan swasta. Arsip sangat penting karena merupakan suatu bukti dari suatu peristiwa atau kegiatan yang direkam dalam bentuk yang nyata sehingga memungkinkan untuk ditemukan kembali. Arsip harus merupakan bukti dari suatu peristiwa yang berisi data. Data ini dijadikan sebagai basis untuk pengambilan keputusan, dan sumber informasi.
Dua bentuk media arsip secara umum: yang pertama arsip dengan media elektronik seperti computer. Keuntungannya apabila menyimpan arsip di dalam computer memudahkan untuk menemukan kembali arsip yang telah di simpan dalam jangka waktu yang lama dan dapat menyimpan arsip dalam jumlah yang besar. Kedua, Arsip berbentuk kertas berisi data, teks, statistic, dan gambar. Arsip dalam bentuk ini dapat menyediakan informasi untuk referensi jangka pendek. Arsip dalam bentuk apapun harus ditemukan kembali baik secara fisik maupun informasinya. Dalam proses penyajian informasi agar pimpinan dapat membuat keputusan dan merencanakan kebijakan, maka harus ada system dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Suatu lembaga baik itu lembaga Negara atau swasta tidak akan
6 Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang- Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Bab I Pasal I poin ke 2
sanggup memberikan data informasi yang baik, lengkap dan akurat, jika lembaga tersebut tidak memiliki pengelolaan kearsipan yang baik dan teratur.
Pengelolaan arsip yang baik dapat menunjang kegiatan administrasi agar lebih lancar. Dalam pengelolaan arsip membutuhkan waktu yang tidak banyak tetapi harus konsisten dilakukan. Permasalahan-permasalahan umum pada pengelolaan kearsipan yaitu kurang mengertinya akan pentingnya sebuah arsip, akibat dari kualifikasi persyaratan pegawai yang tidak tepat, mengakibatkan adanya penempatan pegawai yang diserahi tugas tanggung dan jawab untuk mengelola arsip tidak berdasarkan pada persyaratan yang diperlukan, bahkan banyak yang mempunyai anggapan pegawai berpendidikan rendah sudah cukup, bertambahnya volume arsip terus- menerus sementara ruang tempat penyimpanan arsip yang tidak bertambah, mengakibatkan tidak tertampungnya arsip-arsip tersebut, tidak mempunyai pedoman peraturan kerja kearsipan yang ditetapkan secara baku di suatu instansi atau organisasi, sehingga para petugas kearsipan melaksanakan pekerjaannya tidak seragam dan tidak adanya tujuan yang jelas, sangat sulit ditemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat bila dibutuhkan oleh unit atau pihak lainnya. Hal tersebut mungkin disebabkan karena memang belum sempurnanya sistem atau pihak pengelolanya yang kurang terampil.7 Kegiatan pengelolaan kearsipan terdiri atas: kegiatan penciptaan, penyimpanan, penemuan kembali, penyusutan, pemindahan dan pemusnahan.
Arsip sangat penting bagi terlaksananya sebuah organisasi. Oleh karena itu, setiap arsip harus dirawat dan disimpan dengan baik. Apabila suatu saat arsip tersebut dibutuhkan kembali bisa ditemukan dengan cepat dan tepat, sehingga dapat tercapainya mutu layanan administrasi yang baik.
Semua lembaga pendidikan melaksanakan pengelolaan kearsipan sebagai salah satu meningkatkan mutu layanan administrasi, salah satunya adalah SMA N 1 Kota Tangerang Selatan. Berdasarkan studi pendahuluan yang dilakukan oleh peneliti, SMA N 1 Kota Tangerang Selatan memiliki layanan
7 Pusat Data dan Dokumentasi Ilmiah Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia,
https://pddi.lipi.go.id/tujuan-tugas-pokok-dan-masalah-pengelolaan-arsip/ di akses pada 9 Januari 2022
administrasi yang cukup bagus dan pengelolaan kearsipan sudah berjalan dengan cukup baik, namun masih terdapat kekurangan. Hal ini dapat dilihat dari cara menemukan kembali arsip yang sudah lama disimpan. Arsip yang jangka penyimpanannya cukup lama, apabila hendak menemukan kembali arsip tersebut maka butuh waktu yang cukup lama untuk menemukannya.
Dalam penyimpanan arsip, setelah arsip diciptakan dan langsung dicetak menjadi dua, jadi penyimpanannya ada di dua bagian, yaitu disimpan di computer dan dicetak yang nantinya menjadi arsip yang akan disimpan dilemari penyimpanan arsip. Untuk penyimpanan di komputer itu sendiri disimpan maksimal selama 4 bulan, setelah itu arsip tersebut dihapus dan diganti dengan yang baru. Akan tetapi, apabila arsip ini dibutuhkan setelah lebih dari batas penyimpanannya, maka arsip tersebut akan sulit mencarinya karena data yang terdapat dikomputer sudah dihapus. Jadi data yang dibutuhkan tersebut harus dicari kedalam lemari tempat penyimpanan arsip atau arsip tersebut harus dibuat ulang kembali. Tempat pennyimpanan arsip tidak terdapat ruangan khusus, fasilitas penyimpanan arsip hanya terdapat lemari saja. Adapun pada pengorganisasiannya yaitu pengelolaan kearsipan dilakukan oleh satu orang saja, sehingga adanya satu tenaga arsiparis yang khusus menjalankan pekerjaan tentang kearsipan saja.
Berdasarkan latar belakang di atas, maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian “Pengelolaan Kearsipan dalam Meningkatkan Mutu Layanan Administrasi di SMA N 1 Kota Tangerang Selatan”.
B. Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dikemukakan tersebut dapat diidentifikasikan beberapa masalah sebagai berikut:
1. Tidak memberikan nilai tambah bagi peningkatan pribadi individu.
2. Fasilitas penyimpanan arsip masih kurang sehingga mutu pelayanannya rendah.
3. Masih rendahnya layanan administrasi
4. Pelaksanaan pengelolaan arsip belum maksimal.
5. Terdapat ketidaksempurnaan pekerjaan administrasi dalam hal pengarsipan.
C. Batasan Masalah
Dari permasalahan yang telah diidentifikasi di atas maka penulis membatasi masalah menjadi: “Pengelolaan Kearsipan dan Kendala Pengelolaan Kearsipan dalam Meningkatkan Mutu Layanan Administrasi di SMA N 1 Kota Tangerang Selatan”.
D. Rumusan Masalah
Adapun rumusan masalah dalam penelitian ini adalah:
1. Bagaimana pengelolaan kearsipan di SMA N 1 Kota Tangerang Selatan?
2. Apa saja kendala pengelolaan kearsipan dalam meningkatkan mutu layanan administrasi di SMA N 1 Kota Tangerang Selatan?
E. Tujuan Penelitian
Setiap kegiatan tidak lepas dari adanya tujuan yang akan dicapai agar langkah yang dilakukan menjadi jelas dan terarah, demikian pula dengan penelitian ini. Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah:
1. Untuk mengetahui bagaimana pengelolaan kearsipan di SMA N 1 Kota Tangerang Selatan.
2. Untuk mengetahui kendala pengelolaan kearsipan dalam meningkatkan mutu layanan administrasi di SMA N 1 Kota Tangerang Selatan
F. Manfaat penelitian a. Manfaat Teoritis
1) Hasil penelitian ini dapat dipergunakan sebagai bahan referensi bagi peneliti lain yang membutuhkan serta dapat di kembangkan oleh peneliti-peneliti berikutnya dalam kajian tentang Pengelolaan Kearsipan dalam Meningkatkan Mutu Layanan Administrasi di SMA N 1 Kota Tangerang Selatan.
b. Manfaat Praktis
1) Dapat digunakan sebagai salah satu acuan peneltian meningkatkan pelaksanaan kegiatan kearsipan di sekolah.
2) Sebagai sumbangan data ilmiah mengenai pelaksanaan kegiatan kearsipan dalam ketatausahaan.
8
BAB II KAJIAN TEORI
A. Mutu Layanan Administrasi
1. Pengertian Mutu Layanan Administrasi
Secara klasik, pengertian mutu (quality) menunjukkan sifat yang menggambarkan drajat ‘baik’-nya suatu barang atau jasa yang diproduksi atau dipasok oleh suatu lembaga dengan kriteria tertentu. Mutu juga merupakan kondisi dinamis yang berhubungan dengan produk, jasa, manusia, proses dan lingkungan yang memenuhi dan melebihi harapan pihak yang menginginkan.8 Layanan adalah sebuah proses pemberian jasa dari pemberi layanan kepada pelanggan (customer).9 Sedangkan Administrasi menurut The Liang Gie dalam buku Sutirman administrasi merupakan rangkaian kegiatan terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.
Siagian memberikan definisi administrasi sebagai keseluruhan proses kerja sama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu guna mencapai tujuan yang telah ditentukan.10 Jadi dapat disimpulkan bahwa Administrasi adalah suatu aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk mewujudkan tercapainya tujuan yang telah ditentukan bersama.
Dari definisi diatas dapat disimpulkan Mutu Layanan Administrasi adalah kerja sama sekelompok orang dalam pemberian jasa dari pemberi layanan kepada pelanggan yang memenuhi dan melebihi harapan pihak yang menginginkan atau pelanggan.
Pada umumnya kualitas memiliki elemen-elemen sebagai berikut:
pertama, meliputi usaha memenuhi atau melebihi harapan pelanggan.
8 Amirudin, Kinerja Pegawai Tata Usaha Dengan Mutu Layanan Administrasi Di Madrasah, Jurnal Kependidikan Islam VII (I) (2017), hal. 137-138
9 Khairul Azan, “Mutu Layanan Akademik”, Jurnal Administrasi Pendidikan Vol. XXII No.1 April 2015, hal. 191
10 Sutirman, Administrasi Kearsipan di Era Teknologi Informasi, (Yogyakarta: UNY Press, 2019), hal. 1-2
Kedua, mencakup produk, jasa, manusia, proses dan lingkungan. Ketiga, merupakan kondisi yang selalu berubah. Berdasarkan elemen-elemen tersebut maka kualitas dapat didefinisikan sebagai suatu kondisi dinamis yang berhubungan dengan produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungan yang memenuhi bahkan melebihi harapan. Menurut Sri Minarti dalam jurnal Amirudin kualitas jasa pendidikan dapat diketahui dengan cara membandingkan persepsi pelanggan atas pelayanan yang diperoleh atau diterima secara nyata oleh mereka dengan pelayanan yang sesungguhnya diharapkan. Jika kenyataan lebih dari yang diharapkan, pelayanannya dapat dikatakan bermutu. Sebaliknya, jika kenyataan kurang dari yang diharapkan, pelayanan dapat dikatakan tidak bermutu. Namun apabila kenyataan sama dengan harapan, kualitas pelayanan disebut memuaskan.11
Administrasi pendidikan adalah rangkaian proses kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, dan mengontrol pelaksanaan kegiatan dengan memanfaatkan sumber daya dan fasilitas yang tersedia untuk mencapai tujuan pendidikan. Tentu saja pencapaian tujuan pendidikan dimaksud akan sangat bergantung pada ruang lingkup dan jenjang pendidikan. Sebagai suatu proses kegiatan, dituntut kerjasama berbagai pihak dalam upaya mencapai tujuan bersama. Bentuk kerjasama ini ditunjukkan dengan melibatkan semua stakeholder pendidikan dalam penyelenggaraan program dan kegiatan kependidikan.12 Tata usaha sebagai salah satu unsur dari administrasi merupakan pelayanan terhadap penyelenggaraan usaha kerjasama, yang meliputi kegiatan pencatatan, pengiriman, dan penyimpanan bahan keterangan. Wujud daripada keterangan-keterangan yang merupakan saran pokok dari kegiatan tata usaha dapat berupa surat-menyurat, formulir, kartu-kartu, daftar-daftar, gambar, foto-foto, dan benda lainnya yang dapat memberi keterangan.
11 Amirudin, Op Cit, hal. 138-140
12 Hilal Mahmud, Administrasi Pendidikan (Menuju Sekolah Efektif), (Sulawesi Selatan: Aksara Timur, 2015), hal. 7
2. Ruang Lingkup Administrasi
Ruang lingkup pembahasan administrasi pendidikan difokuskan pada kegiatan administrasi pendidikan yang dilakukan oleh pemerintah sebagai pelayanan kebutuhan sekolah disatu pihak, dan sekolah sebagai pelaksana kegiatan pembelajaran dengan fokus utama pelayanan belajar dipihak lainnya. Pada kedua pihak ini kegiatan administrasi difokuskan pada profesionalisme pengelolaan pendidikan dilihat dari segi kelembagaan pemerintah sebagai penanggung jawab pendidikan terhadap masyarakat maupun satuan pendidikan atau sekolah pada semua jenjang dan jenis sebagai institusi yang memberikan rasa pelayanan belajar kepada masyarakat. 13
3. Fungsi administrasi pendidikan
Pekerjaan tata usaha menyediakan informasi-informasi dan catatan- catatan yang diperlukan dalam usaha melaksanakan dan mencapai fungsi-fungsi pokok organisasi. Pekerjaan tata usaha merupakan alat bagi manajemen dalam melaksanakan seluruh aktivitas manajerialnya yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pengawasan, dan pengambilan keputusan. 14
Administrasi pendidikan mempunyai fungsi sebagai berikut:
a. Fungsi perencanaan
Perencanaan adalah cara yang paling utama sebelum berlangsungnya suatu kegiatan. Sehingga dengan adanya perencanaan sebelum acara tersebut diharapkan dalam pencapaian tujuan nanti akan berlangsung efektif dan efisien. Maka dari situlah si perencana merumuskan apa saja yang dan bagaimana mengerjakannya. Perencanaan merupakan sarat mutlak bagi kegiatan administrasi, tanpa perencanaan suatu kegiatan akan mengalami kesulitan dan bahkan kegagalan dalam mencapai tujuan yang
13 Syaiful Sagala, Administrasi Pendidikan Kontemporer, (Bandung: Alfabeta, 2012), hal. 44
14 Mahidin, 2017, Kajian Administrasi Pendidikan di Dunia Pendidikan, Al-Irsyad: Jurnal Pendidikan dan Konseling, Vol. 7, No. 1, hal. 135
diinginkan. Di dalam kegiatan perencanaan ada dua faktor yang harus diperhatikan, yaitu faktor tujuan dan faktor sarana, baik sarana personal maupun sarana material.
Sedangkan langkah-langkah dalam perencanaan meliputi:
1. Menentukan dan merumuskan tujuan yang hendak dicapai.
2. Meneliti masalah-masalah atau pekerjaan-pekerjaan yang akan dilakukan.
3. Mengumpulkan data-data dan informasi yang diperlukan.
4. Menentukan tahap-tahap atau rangkaian tindakan.
5. Merumuskan bagaimana masalah-masalah itu akan dipecahkan dan bagaimana pekerjaan-pekerjaan itu akan diselesaikan. 15
b. Fungsi pengorganisasian
Setiap lembaga atau organisasi, pengorganisasian ini urat nadi organisasi. Sehingga keberlangsungan organisasi atau lembaga dipengaruhi pengorganisasian. Menurut Heidjarachman Ranupandjo dalam buku Sukatin, mengatakan bahwa pengorganisasian merupakan aktivitas yang dilakukan oleh kelompok-kelompok lembaga/organisasi guna terwujudnya tujuan yang telah disepakati, penerapannya dengan membagi tugas, tanggung jawab, dan wewenang serta ditetapkan juga orang yang menjadi pemimpin.16
Pengorganisasian sebagai fungsi administrasi pendidikan menjadi tugas utama bagi para pemimpin pendidikan termasuk kepala sekolah, terutama dalam kegiatan sehari-hari di sekolah terdapat berbagai macam pekerjaan yang memerlukan kecakapan dan keterampilan dan tanggung jawab yang berbeda-beda. Kemudian yang perlu diperhatikan dalam pengorganisasian antara lain ialah pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab, hendaknya disesuaikan dengan pengalaman, bakat, minat, pengetahuan dan
15 Endang Switri, “Administrasi Pendidikan”, (Jawa Timur: CV. Penerbit Qiara Media, 2020), hal.
27-28
16 Sukatin dkk, Administrasi Pendidikan, (Sumatera Barat: Insan Cendekia Mandiri, 2021), hal. 7-8
kepribadian masing-masing orang-orang yang diperlukan dalam menjalankan tugas.
Fungsi organisasi dapat diartikan bermacam-macam yaitu:
1. Sebagai pemberi struktur terutama dalam penyusunan atau penempatan personal, pekerjaan-pekerjaan materilan dan pikian- pikiran di dalam struktur.
2. Sebagai menetapkan hubungan antara orang-orang, kewajiban- kewajiban, hak-hak dan tanggung jawab masing-masing anggota disusun menjadi pola-pola kegiatan yang tertuju pada tercapainya tujuan.
3. Sebagai alat untuk mempersatukan usaha-usaha untuk menyelesaikan pekerjaan. 17
c. Fungsi Penggerakan
Menurut G. Terry dalam buku Edeng Suryana, actuating adalah tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok dapat berusaha untuk mencapai sasaran-sasaran sesuai dengan perencanaan dan usaha-usaha organisasi. Dalam penggerakan ini sangat erat hubungannya dengan unsur manusia, sehingga keberhasilannya juga ditentukan oleh kemampuan pemimpin dalam berhubungan dengan orang-orang yang dipimpinnya. Dengan kata lain, penggerakan ini berkaitan erat dengan usaha memberi motivasi kepada para anggota.
Agar seorang pemimpin, baik kepala sekolah atau guru sebagai pemimpin di kelas supaya mampu dalam melaksanakan fungsi ini dengan baik, maka dituntut padanya kemampuan berkomunikasi, memiliki daya kreasi, serta inisiatif yang tinggi dan mampu mendorong semangat kepada yang dipimpinnya.18
17 Endang Switri, “Administrasi Pendidikan”, (Jawa Timur: CV. Penerbit Qiara Media, 2020), hal.
30-31
18 Edeng Suryana, Administrasi Pendidikan dalam Pembelajaran, (Yogyakarta: CV Budi Utama, 2015), hal. 14
d. Fungsi pengawasan
Pengawasan merupakan kegiatan-kegiatan dan tindakan- tindakan untuk mengamankan rencana dan keputusan yang telah dibuat atau yang sedang dilaksanakan.19 Fungsi pengawasan merupakan kegiatan memerhatikan dan mencari solusi apabila terdapat hal-hal yang kurang sesuai dengan tujuan belajar mengajar.
Dalam dunia pendidikan fungsi kepengawasan dilaksanakan sebagai bagian dari pelaksanaan manajerial. Menurut Dr. Uhar Suharsaputra dalam buku Endang Switri menyebutkan bahwa fungsi manajemen pendidikan sering menerapkan model dari Deming yang isinya:
merencanakan, melaksanakan, perbaikan, penindaklanjutan.20 Pengawasan menuntut kepada para manager untuk menggunakan kewenangan mereka dalam rangka menjamin bahwa tindakan pekerja sesuai dengan tujuan dan aturan organisasi. Pengawas akademik dapat bertindak sebagai supervisor yang harus membina personil pendidikan lain di sekolah yang berhubungan dengan factor akademik, antara lain: guru, pustakawan sekolah, media pembelajaran di sekolah.21
Tujuan supervisi pendidikan ialah membantu guru mengembangkan profesinya, pribadinya, dan sosialnya, membantu kepala sekolah menyesuaikan program pendidikan dengan kondisi masyarakat setempat, dan ikut berjuang meningkatkan kuantitas dan kualitas lulusan.
Adapun tujuan supervisi dibagi menjadi dua, yaitu:
1. Tujuan Umum
Tujuan umum supervisi adalah memberikan bantuan teknis dan bimbingan kepada guru (dan staf sekolah yang lain) agar personil tersebut mampu meningkatkan kualitas kinerjanya,
19 Sri Marmoah, Administrasi dan Supervisi Pendidikan Teori dan Praktek, (Yogyakarta: CV Budi Utama, 2016), hal. 21
20 Endang Switri, Op Cit, hal. 33-34
21 Juni Mahanis, Administrasi Pendidikan Islam, (Jawa Timur: Global Aksara Pres, 2021), hal. 12
terutama dalam melaksanakan tugas, yaitu melaksanakan proses pembelajaran.
2. Tujuan Khusus
Tujuan khusus supervisi meliputi:
a) Meningkatkan kinerja siswa sekolah dalam perannya sebagai peserta didik yang belajar dengan semangat tinggi, agar dapat mencapai prestasi belajar secara optimal.
b) Meningkatkan mutu kinerja guru sehingga berhasil membantu dan membimbing siswa mencapai prestasi belajar yang diharapkan.
c) Meningkatkan keefektifan kurikulum sehingga berdaya guna dan terlaksana dengan baik di dalam proses pembelajaran di sekolah serta mendukung dimilikinya kemampuan pada diri lulusan sesuai dengan tujuan lembaga.
d) Meningkatkan keefektifan dan keefisiensian sarana dan prasarana yang ada untuk dikelola dan dimanfaatkan dengan baik sehingga mampu mengoptimalkan keberhasilan belajar siswa.
e) Meningkatkan kualitas pengelolaan sekolah, khususnya dalam mendukung terciptanya suasana kinerja yang optimal, yang selanjutnya siswa dapat mencapai prestasi belajar sebagaimana yang diharapkan.
f) Meningkatkan kualitas situasi umum sekolah sedemikian rupa sehingga tercipta situasi yang tenang dan tentram serta kondusif bagi kehidupan sekolah pada umumnya, khususnya pada kualitas pembelajaran yang menunjukkan keberhasilan lulusan.22
22 Endang Switri, Op Cit, hal. 35-37
4. Indikator Mutu Layanan Administrasi
a. Ketepatan Waktu, yaitu kemampuan petugas dalam memberikan pelayanan yang dijanjikan dengan cepat dan kemampuan untuk dapat dipercaya, terutama memberikan jasa secara tepat waktu, dengan cara yang sama sesuai dengan jadwal yang telah dijanjikan tanpa melakukan kesalahan. Ketepatan waktu ini dapat dilihat memberikan data yang tepat dan cepat apabila guru atau siswa membutuhkan suatu dokumen yang diminta.
b. Respon Pegawai, yaitu kemudahan dalam melakukan hubungan komunikasi yang baik dan memahami kebutuhan para pelanggan, tanpa bersifat diskriminatif. Respon pegawai dalam hal ini meliputi:
keramahan pegawai dan sikap petugas dalam membantu konsumen yang mengalami kesulitan dan kemauan dalam membantu memberikan informasi akademik.
c. Sarana dan Prasarana, yaitu fasilitas fisik yang harus ada dalam proses pelayanan yang ditunjukan oleh pihak pemberi dalam berbagai bentuk. Aspek tampilan fisik yang disediakan akan sangat menentukan kepuasan dari pengguna jasa. Fasilitas ini meliputi fasilitas fisik, perlengkapan sarana yang menunjang, fasilitas fisik yang dimaksud adalah gedung perkantoran dan kelengkapan sarana dan prasarana, kenyaman da kebersihan ruang pelayanan.23
5. Dimensi Pengukuran Mutu Layanan Administrasi
a. Komunikasi, yaitu adanya hubungan atau komunikasi yang terjalin antara pemberi jasa dan penerima jasa.
b. Kredibilitas, yaitu adanya kepercayaan pihak penerima jasa terhadap pemberi jasa.
c. Mengetahui Pelanggan, yaitu adanya pengertian dari kedua belah pihak, sehingga saling menguntungkan untuk kedua belah pihak.
23 Antonius Along, Kualitas Layanan Administrasi Akademik di Politeknik Negeri Pontianak, Jurnal Ilmiah Administrasi Publik (JIAP), Vol 6, No. 1, 2020, hal. 96-97
d. Berwujud, yaitu adanya suatu pembuatan standar dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan.
e. Kehandalan, yaitu konsistensi kinerja pemberi jasa dalam memenuhi janji kepada penerima jasa.
f. Daya Tanggap, yaitu tanggapan pemberi jasa terhadap kebutuhan dan harapan penerima jasa.
g. Kompeten, yaitu kemampuan atau keterampilan pemberi jasa yang dibutuhkan setiap orang dalam organisasinya untuk memberikan jasanya kepada penerima jasa.
h. Akses, yaitu kemudahan pemberi jasa dalam menghubungi pihak penerima jasa.
i. Kesopanan, yaitu respek, perhatian, dan kesamaan dalam hubungan personil.24
B. Pengelolaan Kearsipan
1. Pengertian Pengelolaan Kearsipan
Setiap pekerjaan dan kegiatan di organisasi memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data adalah arsip, karena arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan atau transaksi mulai dari kegiatan terdepan (loket dan tempat pembayaran) sampai pada kegiatan-kegiatan pengambilan keputusan. Untuk pengambilan keputusan, arsip diolah, baik secara manual maupun berbasis elektronik, menjadi suatu informasi yang digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan.25 Arsip merupakan rekaman yang berisi informasi penting bagi kegiatan-kegiatan yang terjadi dalam suatu instansi.
Setiap lembaga atau instansi dalam pelaksanaan kegiatan administrasi sehari-hari tidak dapat lepas proses penciptaan arsip, karena pada dasarnya arsip merupakan catatan atau rekaman dari setiap kegiatan yang dilakukan. Catatan ini secara umum disebut naskah atau dokumen
24 Amirudin, Op.Cit, hal. 130
25 Muhammad Rosyihan Hendrawan, Mochamad Chazienul Ulum, Pengantar Kearsipan, (Malang: Universitas Brawijaya Press, 2017), hal. 11
atau informasi terekam, yang dalam realisasinya dapat berupa tulisan, gambar ataupun suara.26 Mulai dari kegiatan awal dibangunnya sekolah itu hingga kegiatan akademik dan non akademik di sekolah.
Dalam buku sattar terdapat beberapa pengertian arsip menurut para ahli: menurut Idris, et, al memberikan perumusan bahwa arsip ialah kumpulan dari surat menyurat yang terjadi karena suatu pekerjaan aksi, transaksi yang disimpan, dan bila dibutuhkan dapat dipersiapkan untuk pelaksanaan tugas (tindakan) selanjutnya. Arsip berarti juga suatu gedung di mana diadakan pencatatan, penyimpanan dan pengolahan surat-surat.
Menurut Maulana mengatakan bahwa arsip adalah tulisan yang dapat memberikan keterangan tentang kejadian-kejadian dan pelaksanaan organisasi, yang kemungkinan dapat berwujud surat menyurat, data-data (bahan-bahan yang dapat memberi keterangan) berupa barang cetakan, kartu-kartu, dan buku catatan yang berisi koresponden, peraturan pemerintah dan lain sebagainya yang diterima atau dibuat sendiri oleh tiap lembaga, baik pemerintah maupun swasta, kecil atau besar.27 Berdasarkan pendapat para ahli di atas, dapat disimpulkan bahwa arsip merupakan kumpulan dari surat menyurat yang dapat memberikan keterangan tentang kejadian-kejadian dan pelaksanaan organisasi yang diputuskan sebagai dokumen berharga untuk diawetkan secara tetap guna keperluan mencari keterangan dan penelitian dan disimpan atau telah dipilih untuk disimpan pada suatu badan kearsipan.
Kearsipan adalah segenap rangkaian kegiatan perbuatan penyelenggaraan kearsipan sejak saat dimulainya pengumpulan warkat sampai dengan penyingkiran. Menurut R. Soebroto dalam buku Neti Karnati kearsipan adalah aktifitas penerimaan, pencatatan, penyampaian, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan, dan pemusnahan arsip. Menurut Martono dalam buku Neti Karnati mengemukakan bahwa kearsipan adalah pengaturan dan penyimpanan warkat atau record atas dasar system
26 Mulyadi, Pengelolaan Arsip Berbasis Otomasi, (Jakarta: PT RajaGrafindo Persada, 2016), hal. 1
27 Sattar, Manajemen Kearsipan, (Yogyakarta: CV. Budi Utama, 2019), hal. 4-5
tertentu serta dengan prosedur tertentu yang sistematis sehingga apabila sewaktu-waktu diperlukan maka dapat ditemukan kembali dalam waktu yang singkat. 28 Berdasarkan pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa kearsipan adalah suatu kegiatan atau proses pengaturan dan penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem tertentu, sehingga apabila diperlukan maka dapat ditemukan kembali secara cepat dalam waktu yang singkat (cepat).
Pengelolaan berasal dari kata “kelola” menjadi “mengelola”
mengerjakan (mengusahakan) untuk menghasilkan sesuatu. Jadi pengelolaan adalah suatu proses kegiatan organisasi untuk mencapai tujuan dengan menggunakan sumber daya yang ada, dimulai dari kegiatan penerimaan, pencatatan, penyimpanan, peminjaman, penyusutan sampai dengan kegiatan pemusnahan arsip.29 Pengelolaan arsip merupakan kegiatan penanganan penyimpanan arsip atau kegiatan penggunaan arsip dikemudian hari.
Pengelolaan arsip memerlukan sumber daya manusia yang memenuhi, baik secara kualifikasi pendidikan maupun soft skill yang dimiliki. Petugas kearsipan akan sangat mempengaruhi baik atau tidaknya pengelolaan arsip dalam suatu instansi. Petugas kearsipan yang memenuhi kualifikasi yang tepat akan menciptakan pengelolaan arsip yang baik, begitu pula sebaliknya. Faktor yang mempengaruhi pengelolaan arsip yaitu lingkungan kerja kearsipan. Lingkungan yang baik dengan warna ruangan, cahaya, kelembaban, suhu udara, serta kebersihan yang terjaga akan menjadikan pegawai lebih nyaman dalam bekerja. 30 Penyimpanan arsip sangat berkaitan dengan lingkungan arsip yang akan disimpan karena kondisi fisik arsip harus tetap terjaga agar informasi yang terkandung di dalamnya dapat digunakan dikemudian
28 Neti Karnati, Manajemen Perkantoran Teori dan Aplikasi dalam Organisasi Pendidikan, (Aceh:
CV. Bunda Ratu, 2019), hal 177
29 Faridatul Munawaroh, Pengawasan Kepala Sekolah Terhadap Pengelolaan Arsip Di Sekolah, Jurnal Al-Afkar Vol. V, No. 2, Oktober 2017, hal. 98
30 Rika Zuli Astuti, Joko Kumoro, Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Unit Tata Usaha Smk Ma`Arif Kretek Kabupaten Bantul, Jurnal Pengelolaan Arsip Dinamis, hal. 692
hari. Menurut The Liang Gie dalam jurnal Rika Zuli Astuti mengatakan bahwa: “Cahaya penerangan yang cukup dan memancar dengan tepat akan menambah efisiensi kerja para pegawai karena dapat bekerja dengan cepat, lebih sedikit membuat kesalahan, dan mata yang tidak cepat lelah. Suhu udara dapat berpengaruh pada arsip-arsip dan petugas kearsipan. Udara yang panas dan lembab berpengaruh terhadap perkembangan tenaga dan daya cipta seseorang”.31
2. Urgensi Pengelolaan Asip
Efektifitas pengelolaan kearsipan sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan administrasi, arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu lembaga pemerintahan. Tanpa arsip tidak mungkin seorang pegawai dapat mengingat semua catatan dan dokumen secara lengkap. Karena itu suatu lembaga dalam mengelola kearsipannya harus memperhatikan system kearsipan yang sesuai dengan keadaaan organisasinya dalam mencapai tujuannya.32 Pengelolaan arsip merupakan kegiatan penanganan arsip untuk kegiatan penggunaan arsip dikemudia hari. Arsip merupakan sumber ingatan bagi suatu organisasi, karena arsip menampung beraneka ragam bahan informasi yang berguna. Bahan informasi yang penting harus selalu diingat, dan bila diperlukan harus dengan cepat dan tepat dapat disajikan setiap saat, dalam rangka membantu memperlancar pengambilan keputusan maka dari itu haruslah ada system dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Jika tidak dikelola maka arsip itu tidak akan mempunyai nilai guna, hanya merupakan tumpukan kertas yang tidak memberikan informasi dengan cepat serta akurat jika dibutuhkan. Pengelolaan arsip merupakan aktivitas atau kegiatan yang berkenaan dengan arsip mulai dari penciptaan arsip hingga penyusutan arsip dilakukan.
31 Rika Zuli Astuti, Ibid, hal.692
32Normansyah dan Jauhar Arifin, Efektivitas Pengelolaan Arsip Pada SubBagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Kabupaten Tabalong, JAPB: Volume 3 Nomor 2, 2020, hal. 1004
Efektifitas pengelolaan kearsipan pada suatu instansi sangat dipengaruhi atau ditunjang oleh pegawai yang bekerja pada instansi tersebut, sarana atau fasilitas yang dipergunakan dalam membantu pengelolaan arsip dan ketersediaan dana untuk pemeliharaan arsip tersebut. Tanpa adanya SDM yang professional di bidang kearsipan maka sebaik apapun system kearsipan yang akan diterapkan oleh suatu organisasi tidak akan dapat terlaksana secara efektif dan efisien. Selain sumber daya manusia yang berpengaruh dalam optimalisasi pelaksanaan kearsipan, ketepatan system kearsipan yang digunakan oleh suatu instansi juga menentukan mudah tidaknya penemuan kembali suatu arsip.
Kesesuaian antara jumlah arsip yang disimpan dengan jumlah fasilitas atau peralatan penyimpanan yang tersedia juga perlu diperhatikan. 33
Realitas tersebut dapat dilihat dalam berbagai kesempatan diskusi dan seminar bidang kearsipan yang senantiasa muncul keluhan dan persoalan klasik seputar tidak diperhatikannya bidang kearsipan suatu instansi atau organisasi, pimpinan yang memandang sebelah mata tetapi selalu ingin pelayanan cepat dan tentu saja persoalan tidak sebandingnya insentif yang diperoleh pengelolan kearsipan dengan beban kerja yang ditanggungnya. Untuk itu, hakikat arsip sebagai sumber informasi khususnya bagi organisasi yang menaunginya sangatlah penting.34
Dalam Jurnal Luciana Duranti Patricia C. Franks, menyatakan bahwa “The enduring value of archives to provide explanation of actions and decisions is evidenced by the ancient origins of archival repositories, buildings dedicated to housing selected documents inscribed on durable or semi-durable media, for the purposes of consultation, be it for political, legal, administrative, or historical purposes. It is argued, therefore, that archives’ purpose and the activities of the recordkeeper have always included their use as tools of accountability, regardless of the person, organization, or state with the authority to establish an
33 Normansyah dan Jauhar Arifin, Ibid, hal. 1005
34Muslih Fathurrahman, Pentingnya Arsip Sebagai Sumber Informasi, JIPI (Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Informasi) Vol. 3 No. 2 Tahun 2018, hal. 216
archival repository and to cause the setting aside of documents”. (Nilai abadi arsip untuk memberikan penjelasan tentang tindakan dan keputusan dibuktikan dengan asal-usul kuno penyimpanan arsip, bangunan yang didedikasikan untuk menampung dokumen-dokumen pilihan yang ditulis pada media tahan lama atau semi tahan lama, untuk tujuan konsultasi, baik untuk politik, tujuan hukum, administratif atau sejarah. Oleh karena itu dikemukakan bahwa tujuan arsip dan kegiatan pencatat selalu mencantumkan penggunaannya sebagai alat pertanggungjawaban, terlepas dari orang, organisasi, atau Negara yang berwenang mendirikan tempat penyimpanan arsip dan menyebabkan penyingkiran dokumen).35Dalam pelaksanaan pengelolaan kearsipan harus ditopang dengan adanya system kearsipan yang memadai, serta ruang penyimpanan arsip yang baik. Selain itu faktor penunjang pengelolaan kearsipan yang paling penting adalah pegawai kearsipan yang cakap.
Agar dapat memberikan pelayanan kearsipan yang baik, maka pegawai kearsipan perlu mendapatkan pelatihan dan perantaran tentang pengelolaan kearsipan.
3. Jenis-jenis Arsip
Menurut Nuraida dalam Jurnal Meirinawati dan Indah Prabawati terdapat dua jenis arsip:
a. Arsip dinamis, merupakan arsip yang dipergunakan secara langsung dalam kegiatan kantor dalam setiap harinya, misalnya kegiatan untuk perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan operasional instansi. Arsip dinamis terdiri dari dua macam: Pertama, arsip aktif yaitu arsip yang dipergunakan secara terus menerus dalam kegiatan kantor. Kedua, arsip in-aktif yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi secara terus menerus dalam kegiatan kantor.
35 Luciana Duranti dan Patricia C. Franks, Encyclopedia of Archival Science, Rowman &
Littlefield Publishers (June 17, 2015), hal. 4
b. Arsip statis, merupakan arsip yang setiap hari digunakan dalam kegiatan kantor, tetapi tidak secara langsung dan arsip tersebut tetap harus disimpan secara historis, misalnya dalam kegiatan perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian kegiatan operasional instansi.36
4. Tujuan Arsip
Tujuan arsip antara lain: Pertama sebagai referensi, apabila diperlukan suatu keterangan tertentu dalam lembaga. Kedua memberikan data/informasi kepada pimpinan/manajer atau yang mempunyai kewenangan mengambil keputusan mengenai kinerja/hasil di masa yang lalu untuk kemudian dijadikan sebagai dasar pengambilan keputusan di masa datang. Ketiga memberi keterangan-keterangan vital misal sebagai bukti sesuai dengan ketentuan hukum.37 Pasal 3 Undang-undang No 7 Tahun 1971, merumuskan tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamaan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.38 Untuk itu pemerintah perlu memberikan petunjuk kerja yang praktis sebagaimana seharusnya arsip-arsip tersebut bisa diterima oleh pemakainya dijaga dengan baik, dan dimusnahkan jika tidak memiliki nilai guna lagi. Dengan adanya tujuan tersebut pelaksanaan kegiatan kearsipan dapat terlaksana dengan baik, informasi dan data otentik dapat diperoleh dengan cepat dan tepat.
5. Prosedur Pengelolaan Kearsipan a. Prosedur Penciptaan
36 Meirinawati dan Indah Prabawati, Manajemen Kearsipan untuk Mewujudkan Tata Kelola Administrasi Perkantoran yang Efektif dan Efisien, Jurnal SNPAP “Pengembangan Ilmu dan Profesi Administrasi Perkantoran: Tantangan dan Peluang”, 2015, hal. 180
37 Desi Nurhikmahyanti, Manajemen Perkantoran Modern, (Sidoarjo: Zifatama Publisher, 2014), hal. 89
38 Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan Pokok Kearsipan Pasal 3
Penciptaan arsip merupakan kegiatan membuat rekaman kegiatan atau peristiwa dalam bentuk dan media apapun. Arsip merupakan awal dari siklus arsip yang tercipta karena adanya kegiatan organisasi melalui penciptaan atau penerimaan dokumen.
dokumen tersebut dapat berupa surat, formulir, laporan, atau gambar.39 Penciptaan arsip seperti surat dan naskah lainnya, pendesain gambar, melakukan perekaman merupakan aktifitas awal dari masa kehidupan arsip, yaitu kegiatan membuat surat atau dokumen lain yang diperlukan dalam rangka pengelolaan dan operasional organisasi untuk mencapai tujuan.40 Arsip lahir karena ada aktivitas pembuatan arsip baik tertulis, gambar ataupun rekaman mengenai beberapa hal yang menyangkut organisasi, manajemen dan informasi. Tahap Penciptaan yaitu suatu tahap arsip mulai diciptakan sebagai akibat dari bermacam-macam kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi atau perorangan dalam melaksanakan fungsinya.
Arsip yang diciptakan tersebut mengandung data dan informasi, bentuk fisik dari arsip yang tercipta ini tergantung pada jenis media yang digunakan seperti surat, rekaman suara, dan sebagainya.
b. Prosedur Penyimpanan Arsip
System penyimpanan adalah system yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan. Macam-macam system penyimpanan:
1. System Abjad
System abjad adalah salah satu system penataan berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang
39 Ririn Anbarrini dkk, Pengelolaan Arsip Pada Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat, Jurnal E-ISSN : 2541-327 Vol. 3 No. 1, 2016, hal. 64
40 Vivi Indriani dkk, Pengelolaan Arsip di Sekolah Tinggi Ilmu Hukum Sumpah Pemuda Palembang, Jurnal Iqra’ Volume 12 No. 01, 2018, hal. 48
berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyususunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan/organisasi, nama tempat, nama benda, dan subjek masalah. Nama-nama diambil dari si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar).41
Gambar 1: Sistem Abjad
2. System Geografis
System geografis adalah system penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada pengelompokkan menurut nama tempat. Menurut Sugiarto dalam buku Sattar system geografis dapat dikelompokkan menjadi tiga tingkatan:
a. Menurut nama Negara, surat dan dokumen yang diterima dari berbagai Negara di dalam system geografis akan dimasukkan di dalam map dengan label nama Negara yang bersangkutan.
b. Wilayah administrasi Negara, nama-nama tempat atau wilayah yang berdasarkan kepada pembagian wilayah yang umum dipergunakan sebagai bagian dari administrasi sesuatu Negara. Pembagian wilayah tersebut dapat dalam bentuk Negara bagian dan kota, atau provinsi dan kotamadya (kaupaten, dan jajarannya di bawahnya).
41 Sovia Rosalin, Op Cit, hal.179
c. wilayah administrasi instansi khusus, yaitu pembagian wilayah administrasi yang berdasarkan pembagian wilayah untuk kepentingan administrasi instansi-instansi tertentu, seperti pembagian wilayah administrasi bank, angkatan udara, angkatan laut, dan sebagainya.42
Gambar 2: Sistem Geografis
3. System subjek
System subjek adalah system penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada isi dari dokumen bersangkutan. Isi dokumen sering juga disebut perihal, pokok masalah, permasalahan, masalah, pokok surat, atau subjek. Dengan kata lain system subjek merupakan suatu system penyimpanan dokumen yang didasarkan pada isi dokumen dan kepentingan dokumen.
System penyimpanan subjek lebih tepat digunakan:
a. Pada kantor yang pengelolaan arsipnya dilakukan secara sentralisasi (terpusat), sehingga ada kecenerungan penyimpanan dokumen yang terdiri berbagai pokok permasalahan.
42 Sattar, Op Cit, hal. 52
b. Pada penyimpanan daa pada toko serba ada, yang memiliki data tentang berbagai jenis barang yang dijual, dan sebagainya. 43
Untuk jumlah arsip yang banyak dengan berbagai macam subjek, maka pada system subjek harus dibuatkan suatu daftar tingkat-tingkat kelasnya. Tingkat-tingkat kelas dipergunakan agar subjek-subjek yang banyak tersebut dapat dirinci dari sujek besar sampai ke subjek yang kecil. Nama kelompok sering ditunjukkan dengan nama yang bervariasi yang dapat dipilih sendiri seperti Divisi, kelas, subjek, atau Tingkat.
Gambar 3: Sistem Subjek 4. System Nomor
System penyimpanan dokumen yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama-orang atau nama badan disebut system nomor. Hampir sama dengan system abjad yang menyimpan dokumen didasarkan nama, system nomor pun penyimpanan dokumen berdasarkan nama, hanya disini diganti dengan kode nomor. Pada system nomor terdapat tiga unsure yaitu file utama, indeks dan buku nomor. Indeks di sini adalah suatu alat bantu untuk mengetahui nomor file yang diberikan
43 Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern: dari Konvensional Ke Basis Komputer, (Yogyakarta: Gava Media, 2015), hal. 50-51
kepada koresponden bilamana nomor bersangkutan tidak diketahui.44
Gambar 4: Sistem Nomor 5. System Warna
Penggunaan warna sebagai dasar penyimpanan dokumen sebenarnya hanya penggunaan symbol atau tanda untuk mempermudah pengelompokkan dan pencarian dokumen.
Penggunaan warna sebagai dasar penyimpanan dokumen jarang dilakukan. Selain itu penggunaan warna dapat dikombinasikan dengan system penyimpanan yang lain. Misalnya penggunaan warna untuk guide-guide dalam folder, atau penggunaan warna dalam perlengkapan arsip yang dapat membantu kegiatan kearsipan. Dengan demikian penggunaan warna bukan sesuatu yang utama melainkan hanya membantu dalam penataan dokumen.45
Prosedur penyimpanan adalah langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat.
Langkah-langkah atau prosedur penyimpanan arsip dapat dijelaskan sebagai berikut:
44 sattar, Op Cit, hal. 55
45 Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Op Cit, hal. 63
a) Pemeriksaan Arsip. Tahap pertama penyimpanan dan penemuan kembali arsip adalah memeriksa surat. Surat-surat dari berbagai unit organisasi dikumpulkan kemudian diperiksa agar layak untuk disimpan. Cara memeriksanya adalah memastikan bahwa setiap surat terdapat tanda perintah disimpan yang diperintahlan oleh atasan.
b) Mengindeks arsip. Mengindeks merupakan kegiatan menentukan tempat penyimpanan sebuah surat. Surat terlebih dahulu dibaca sehingga diketahui nama pengirim atau nama yang akan dikirimi surat. Nama tersebut kemudian diuraikan menjadi unit-unit untuk keperluan mengabjad.46
c) Memberi tanda. Langkah ini lazim juga disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna yang mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks, dengan adanya tanda ini maka surat akan disortir dan disimpan, disamping itu bila suatu saat nanti surat ini dipinjam atau keluar file, petugas akan mudah menyimpan kembali surat tersebut berdasarkan tanda (kode) penyimpanan yang sudah ada.
d) Menyortir Arsip. Menyortir adalah mengelompokkan warkat- warkat untuk persiapan kelangkah terakhir yaitu penyimpanan.
Langkah ini diadakan khusus untuk jumlah volume warkat yang banyak, sehingga untuk memudahkan penyimpanan perlu dikelompokkan terlebih dahulu sesuai dengan pengelompokkan system penyimpanan yang dipergunakan.
e) Menyimpan Arsip. Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan dokumen atau arsip sesuai dengan system penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan, system penyimpanan akan menjadi efektif dan efisien bilamana didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang memadai dan
46 Fiki Puspitasari, Mengelola Sistem Kearsipan, (Yogyakarta: 2018), hal. 28
sesuai ke empat system tersebut di atas akan sangat sesuai bilamana mempergunakan lemari arsip, sedangkan bila menggunakan order map surat tersebut harus dilubangi terlebih dahulu dengan mempergunakan perforator, dan jika akan menyimpan atau mengambil surat tersebut diikuti melalui lubang-lubang perforatornya.47
Hal yang perlu diperhatikan juga dalam penyimpanan arsip adalah ruangan tempat penyimpanan arsip. Nilai guna yang terkandung dalam arsip tidak boleh berkurang, maka menyimpan arsip tidak boleh disembarang tempat. Tempat penyimpanan arsip harus dalam kondisi yang baik, sehingga dapat menjamin keselamatan arsip, di mana arsip-arsip akan terhindar dari bahaya kerusakan dan gangguan keamanan, dan dengan demikian arsip-arsip organisasi akan cenderung awet dan tidak rusak. Oleh karena itu, ruangan penyimpanan arsip haruslah terhindar dari kemungkinan- kemungkinan serangan tikus atau serangga, jamur, kebakaran, kebanjiran, kelembaban ataupun kekeringan udara yang dapat merusak arsip. Akan tetapi dalam penyimpanan arsip jika hanya menyimpan hardfile saja makan akan menyebabkan terjadinya masalah seperti hilangnya arsip, kerusakan arsip, dan lain-lain.
c. Prosedur Penemuan Kembali Arsip
Penemuan kembali arsip dapat menggunakan dua system, yaitu:
1. System Manual
Tujuan yang utama dalam penemuan kembali arsip adalah penemuan informasi yang terkandung dalam surat atau arsip tersebut, jadi bukan system semata-mata menemukan arsipnya.
Penemuan kembali sangat erat hubungannya dengan system penyimpanan yang kita pergunakan, sebab itu biasanya system
47 Irjus Indrawan dkk, Manajemen Personalia dan Kearsipan Sekolah, (Jateng: Lakeisha, 2020), hal. 115-116
penyimpanan dan system penemuan kembali arsip sangat erat kaitannya, kalau system penyimpanan salah maka dengan sendirinya penemuan kembali arsip itu akan sulit. 48 Arsip-arsip yang disimpan di tempat penyimpanan arsip mempunyai tujuan untuk ditemu kembalikan secara cepat dan tepat, guna kelancaran kegiatan dan penggunaan informasi penting yang dibutuhkan.
Beberapa faktor yang menunjang dan perlu diperhatikan atau dipenuhi dalam rangka memudahkan dalam penemuan kembali arsip adalah sebagai berikut:
a. Melakukan kegiatan menghimpun, mengklasifikasi, menyusun, menyimpan dan memelihara arsip berdasarkan system yang berlaku baik arsip yang bersifat kedinasan maupun arsip pribadi pimpinan.
b. Dalam menciptakan suatu system penyimpanan arsip yang baik hendaknya diperhatikan atau dipenuhi beberapa faktor penunjang, antara lain: Kesederhanaan, ketepatan menyimpan arsip, penempatan arsip, petugas arsip.
c. Unit arsip harus mengadakan penggandaan dan melayani peminjaman arsip dengan sebaik-baiknya.
d. Mencatat dan menyimpan pidato serta peristiwa penting yang terjadi setiap hari, lengkap dengan tanggal kejadiannya agar dapat dijadikan alat bantu untuk menemukan atau mempertimbangkan kembali bila sewaktu- waktu diperlukan.
e. Mengadakan pengontrolan arsip secara periodic agar dapat memahami seluruh media informasi yang ada dan mengajukan saran untuk mengadakan penyusutan serta pemusnahan bila perlu.49
48 Mulyadi, Op Cit, hal. 41
49 Mulyadi, Op Cit, hal. 41-42
