LEMBAR PERSETUJUAN
Substansi Prosedur Tetap tentang Pengurusan Surat telah saya setujui.
Disetujui di Jakarta
pada tanggal November 2011
SEKRETARIS UTAMA,
GINA MASUDAH HUSNI
PROSEDUR TETAP NOMOR 26 TAHUN 2011
TENTANG
PENGURUSAN SURAT
BAB I PENDAHULUAN
A. Umum
Suatu instansi di dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya akan selalu mengadakan komunikasi dengan pihak luar/instansi luar. Komunikasi dilakukan baik secara lisan maupun tertulis. Komunikasi kedinasan senantiasa dilakukan secara tertulis.
Penyampaian komunikasi kedinasan tertulis dalam bentuk surat perlu dilakukan secara cepat, tepat dan tertib. Penyampaian surat yang lambat, tidak tepat, dan tidak tertib dapat mengakibatkan terhambatnya pengambilan suatu keputusan, dapat menghambat proses suatu pekerjaan dan dapat pula mengakibatkan kebocoran suatu rahasia. Oleh karenanya penyampaian surat secara cepat, tepat, aman, dan tertib sangat diperlukan guna memperlancar pelaksanaan tugas pokok dan fungsi instansi. Disinilah peran Bagian Arsip, khususnya Subbagian Persuratan dan Penggandaan sebagai unit pelaksana, guna mendukung kelancaran pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Surat tidak hanya disampaikan kepada alamat yang tertulis. Agar surat tepat sampai pada alamat yang dikehendaki, diperlukan pemahaman terhadap tugas pokok dan fungsi instansi serta pengetahuan tentang lokasi/alamat suatu tempat/instansi yang terkini. Selain itu diperlukan langkah-langkah yang tepat dalam melakukan kegiatan pengurusan surat.
Oleh karena itu perlu adanya sebuah pedoman yang dapat memberikan petunjuk teknis dan
langkah-langkah kerja yang dituangkan dalam sebuah prosedur tetap tentang pengurusan
surat.
B. Maksud dan Tujuan
Penyusunan Prosedur Tetap tentang Pengurusan Surat ini dimaksudkan untuk memberikan panduan agar terdapat kesamaan pemahaman dan langkah dalam pelaksanaan kegiatan pengurusan surat.
Tujuan Prosedur Tetap tentang Pengurusan Surat agar kegiatan pengurusan surat dapat terlaksana dengan efektif dan efisien.
C. Ruang Lingkup
Prosedur Tetap tentang Pengurusan Surat ini berlaku dan digunakan oleh Subbagian Persuratan dan Penggandaan. Prosedur Tetap tentang Pengurusan Surat ini meliputi beberapa kegiatan yaitu kegiatan pengurusan surat masuk, kegiatan pengurusan surat masuk melalui faksimili, kegiatan pengurusan surat masuk dalam bentuk email, kegiatan pengurusan surat masuk di luar jam kerja/di hari libur, kegiatan pengurusan surat keluar, kegiatan pengurusan surat keluar melalui faksimili, kegiatan pengurusan surat keluar dalam bentuk email, kegiatan layanan permintaan nomor surat keluar, kegiatan layanan permintaan nomor surat perintah dan kegiatan pembuatan laporan.
D. Dasar
1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
2. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operating Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintah;
3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;
4. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia, sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 05 Tahun 2010;
5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap Di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia.
E. Pengertian
Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan:
1. Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi secara tertulis kepada
pihak lain sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
2. Surat dinas adalah surat yang dibuat/diterima dalam rangka pelaksanaan tugas kedinasan.
3. Surat pribadi adalah surat yang ditujukan kepada perseorangan dan tidak berkaitan dengan tugas kedinasan.
4. Surat dinas tertutup adalah surat dinas yang isinya khusus ditujukan kepada pejabat atau unit kerja tertentu dan tidak boleh diketahui atau dibuka oleh siapa pun selain oleh si penerima yang tertera pada sampul surat. Surat tertutup biasanya ditunjukkan dengan tanda kerahasiaan seperti bertuliskan RAHASIA atau RHS dan bertinta merah, bertuliskan “R” di depan nomor surat yang tertera pada sampul surat atau menggunakan amplop/sampul surat lebih dari satu.
5. Surat dinas terbuka adalah surat dinas yang isinya tidak khusus ditujukan kepada pejabat atau unit kerja tertentu dan tidak ada tanda yang menunjukkan kerahasiaan seperti bertuliskan RAHASIA atau RHS dan bertinta merah, bertuliskan “R” di depan nomer surat yang tertera pada sampul surat atau menggunakan amplop/sampul surat lebih dari satu sehingga dapat dibuka oleh petugas persuratan.
6. Surat penting adalah surat dinas yang mengandung informasi penting bagi instansi dan memerlukan tindak lanjut administrasi.
7. Surat biasa adalah surat dinas yang tidak memerlukan tindak lanjut administrasi dan informasi yang terkandung di dalamnya hanya berupa pemberitahuan yang sifatnya umum atau terdapat pada sumber lain.
8. Pengurusan Surat adalah serangkaian kegiatan penanganan surat masuk dan surat keluar yang meliputi kegiatan penerimaan, pengarahan, pencatatan, pendistribusian surat ke unit-unit kerja/unit pengolah, dan pengiriman surat ke instansi luar.
9. Pengurusan Surat Masuk adalah serangkaian kegiatan penanganan surat masuk yang meliputi kegiatan penerimaan surat dari instansi luar baik dari instansi pemerintah pusat maupun daerah/swasta/perorangan melalui pos/caraka/kurir/diantar secara pribadi, kegiatan pengarahan, pencatatan dan pendistribusian surat ke unit-unit kerja/pengolah.
10. Pengurusan Surat Masuk Melalui Faksimili adalah serangkaian kegiatan penanganan surat yang masuk melalui faksimili yang meliputi kegiatan penerimaan surat sampai dengan pendistribusian surat ke unit-unit kerja/ pengolah.
11. Pengurusan Surat Masuk Dalam Bentuk Email adalah serangkaian kegiatan penanganan surat masuk dalam bentuk email yang meliputi kegiatan pengecekan email masuk sampai dengan pendistribusian email tersebut ke unit-unit kerja/pengolah.
12. Pengurusan Surat Keluar adalah serangkaian kegiatan penanganan surat keluar yang meliputi kegiatan penerimaan surat dari unit kerja/unit pengolah, pengarahan, pencatatan dan pengiriman surat ke instansi luar melalui kantor pos/jasa pengiriman surat/langsung diantar ke instansi yang dituju.
13. Pengurusan Surat Keluar Melalui Faksimili adalah serangkaian kegiatan penanganan
surat keluar yang dikirim melalui faksimili yang meliputi kegiatan penerimaan surat dari unit kerja/pengolah sampai dengan pengiriman surat ke alamat/nomor faks yang dituju.
14. Pengurusan Surat Keluar Dalam Bentuk Email adalah serangkaian kegiatan penanganan surat keluar yang dikirim dalam bentuk email yang meliputi kegiatan penerimaan surat dari unit kerja/unit pengolah sampai dengan pengiriman surat ke alamat email yang dituju.
15. Buku Agenda adalah sarana pencatatan surat yang diatur berdasarkan urut nomor dan sebagai alat bantu pencarian surat masuk maupun keluar.
16. Layanan Permintaan Nomor Surat Keluar adalah layanan memberikan nomor surat keluar atas permintaan dari unit kerja/unit pengolah secara urut nomor.
17. Layanan Permintaan Nomor Surat Perintah adalah layanan memberikan nomor surat
perintah atas permintaan dari unit kerja/unit pengolah secara urut nomor.
BAB II
PROSEDUR PENGURUSAN SURAT
A. Pengurusan Surat Masuk
Pengurusan surat masuk dilakukan melalui tahapan sebagai berikut:
1. Pencatat Surat menerima surat dan melakukan pemeriksaan kemungkinan salah alamat, menandatangani bukti penerimaan surat dan memberi stempel.
2. Pencatat Surat menyortir surat untuk membedakan surat dinas, surat pribadi, dan bahan terbitan seperti buku, majalah, leaflet, dan sejenisnya kemudian menyerahkan surat pribadi kepada Caraka untuk disampaikan langsung kepada tujuan surat.
3. Caraka menyampaikan surat pribadi kepada tujuan surat tanpa mencatat dalam buku agenda.
4. Arsiparis/Pencatat Surat mengelompokkan kedalam surat dinas tertutup (rahasia, tidak dapat/tidak boleh dibuka) dan surat dinas terbuka.
5. Arsiparis/Pencatat Surat membuka surat dinas terbuka sesuai tingkat kecepatan penyampaian. Surat amat segera/surat kilat dibuka terlebih dahulu serta membubuhkan stempel waktu penerimaan kemudian melaporkan kepada Kasubbag Persuratan dan Penggandaan.
6. Setelah surat dibuka dan dibaca, tahap berikutnya adalah pengarahan surat. Kasubag Persuratan dan Penggandaan mengarahkan surat dengan melakukan kegiatan sebagai berikut:
a. Menetapkan surat dinas terbuka penting dan surat dinas terbuka biasa serta memeriksa kelengkapannya, yaitu ada tidaknya lampiran.
b. Menetapkan arah surat, maksudnya kepada siapa surat itu tepatnya diarahkan sesuai tupoksinya kemudian menyampaikan kepada Pencatat Surat.
7. a. Pencatat Surat melakukan pencatatan surat dinas tertutup dan surat dinas terbuka penting pada agenda kendali serta surat dinas yang informasinya biasa/tidak penting (surat dinas terbuka biasa) pada agenda biasa secara urut nomor.
b. Pencatat Surat menyerahkan kepada Caraka untuk didistribusikan.
8. Caraka mendistribusikan surat kepada unit-unit kerja/pengolah sesuai dengan arahan yang telah dicatat di buku agenda dengan meminta membubuhkan paraf dan waktu penerimaan surat dari unit yang bersangkutan di buku agenda sebagai bukti telah terima surat dinas.
B. Pengurusan Surat Masuk Melalui Faksimili
Pengurusan surat masuk melalui faksimili dilakukan melalui tahapan sebagai
berikut:
1. Pencatat Surat menerima surat masuk melalui faksimili dan memeriksa keterbacaan surat. Jika surat tidak dapat dibaca dengan jelas maka menghubungi pengirim surat untuk pengiriman ulang.
2. a. Arsiparis/Pencatat Surat menyortir surat untuk membedakan surat dinas atau surat pribadi kemudian melaporkan kepada Kasubbag Persuratan dan Penggandaan.
b. Surat dinas diberi stempel waktu penerimaan. Untuk surat pribadi diserahkan kepada Caraka untuk disampaikan langsung kepada tujuan surat.
3. Caraka menyampaikan surat pribadi kepada tujuan faksimili tanpa mencatat dalam buku agenda.
4. Kasubbag Persuratan dan Penggandaan mengarahkan surat dengan melakukan kegiatan sebagai berikut:
a. Menetapkan surat dinas penting dan surat dinas biasa serta memeriksa kelengkapannya, ada tidaknya lampiran.
b. Menetapkan arah surat, maksudnya kepada siapa surat itu tepatnya diarahkan sesuai tupoksinya kemudian menyampaikan kepada Pencatat Surat.
5. a. Pencatat Surat mencatat surat dinas yang berisi informasi penting (surat penting) pada agenda kendali dan surat dinas yang informasinya biasa/tidak penting (surat biasa) pada agenda biasa secara urut nomor.
b. Pencatat Surat menyerahkan kepada Caraka untuk didistribusikan.
6. Caraka mendistribusikan surat kepada unit-unit kerja/pengolah sesuai dengan arahan yang telah dicatat di buku agenda dengan meminta membubuhkan paraf dan waktu penerimaan surat dari unit yang bersangkutan di buku agenda sebagai bukti telah terima surat dinas.
C. Pengurusan Surat Masuk Dalam Bentuk Email
Pengurusan surat masuk dalam bentuk email dilakukan dengan tahapan sebagai berikut:
1. Arsiparis/Pencatat Surat mengecek email masuk untuk ANRI yang berasal dari instansi pemerintah pusat, instansi pemerintah daerah, swasta maupun perorangan.
2. a. Arsiparis/Pencatat Surat mencetak email beserta lampirannya.
b. Lampiran yang dicetak tidak lebih dari 5 lembar, apabila lebih akan diinformasikan kepada penerima email untuk mengambil dalam bentuk softcopy.
3. Arsiparis/Pencatat Surat menyortir email untuk membedakan email dinas atau email pribadi. Email pribadi diberikan kepada Caraka untuk disampaikan kepada penerima email tanpa dicatat dan untuk email dinas diberi stempel waktu penerimaan.
4. Caraka menyampaikan email pribadi beserta lampirannya kepada penerima email.
5. Kasubbag Persuratan dan Penggandaan mengarahkan email dengan melakukan
kegiatan sebagai berikut:
a. Menetapkan email dinas penting atau email dinas biasa dan memeriksa kelengkapan lampirannya.
b. Menetapkan arah surat, maksudnya kepada siapa surat itu tepatnya diarahkan sesuai tupoksinya kemudian menyerahkan kepada Pencatat Surat.
6. a. Arsiparis/Pencatat Surat mencatat email dinas yang berisi informasi penting pada agenda kendali dan email dinas yang informasinya biasa/tidak penting pada agenda biasa secara urut nomor.
b. Arsiparis/Pencatat Surat menyerahkan kepada Caraka untuk didistribusikan.
7. Caraka mendistribusikan email ke unit-unit kerja/pengolah sesuai dengan arahan yang telah dicatat di buku agenda dengan meminta membubuhkan paraf dan waktu penerimaan surat dari unit yang bersangkutan di buku agenda sebagai bukti telah terima email.
D. Pengurusan Surat Masuk di Luar Jam Kerja/di Hari Libur
Pengurusan surat masuk di luar jam kerja/di hari libur dilakukan dengan tahapan sebagai berikut:
1. a. Petugas Pengamanan/Satpam menerima surat dari luar instansi baik dari pemerintah pusat maupun daerah/swasta/perorangan melalui pos/caraka/kurir/diantar secara pribadi.
b. Petugas Pengamanan memeriksa kemungkinan salah alamat agar dapat segera dikembalikan apabila salah.
c. Menandatangani bukti penerimaan surat apabila alamat telah sesuai.
2. Setelah surat diterima tahap selanjutnya adalah Petugas Pengamanan menyortir surat, memisahkan surat biasa dan surat penting/segera. Surat Biasa akan disampaikan kepada Subbagian Persuratan dan Penggandaan pada hari kerja untuk ditindaklanjuti sedangkan surat penting akan dibuka untuk diketahui informasi isi suratnya.
3. Penyampaian informasi isi surat penting dilalukan dalam 2 cara yaitu:
a. Petugas Pengamanan menyampaikan informasi isi surat penting secara langsung kepada Penerima Surat.
b. Petugas Pengamanan menyampaikan kepada Pejabat/Arsiparis/Fungsional (Pegawai) di lingkungan Subbagian Persuratan dan Penggandaan untuk diteruskan kepada Penerima Surat.
Petugas Pengamanan dapat menggunakan fasilitas telpon yang ada di unit Subbagian Persuratan dan Penggandaan untuk menyampaikan informasi isi surat secara langsung kepada alamat yang dituju atau untuk menghubungi Pegawai di Lingkungan Subbagian Persuratan dan Penggandaan.
4. Pegawai di Lingkungan Subbagian Persuratan dan Penggandaan meneruskan informasi
isi surat kepada Penerima Surat.
5. Petugas Pengamanan menyampaikan fisik surat biasa ataupun surat penting/segera ke Subbagian Persuratan dan Penggandaan pada jam kerja untuk diregristrasi.
E. Pengurusan Surat Keluar
Pengurusan surat keluar dilakukan dengan tahapan sebagai berikut:
1. Arsiparis/Pencatat Surat menerima surat asli dari unit kerja/unit pengolah kemudian memeriksa kelengkapan surat (lampiran, kebenaran alamat yang dituju). Apabila sudah lengkap, diberi nomor surat dan stempel dinas kemudian menyampaikan kepada Kasubbag Persuratan dan Penggandaan untuk diarahkan.
2. Kasubbag Persuratan dan Penggandaan mengarahkan surat untuk menetapkan tingkat kecepatan penyampaian surat sesuai dengan tingkat kepentingan surat, misalnya surat penting yang harus segera diantar langsung ke instansi bersangkutan atau apabila di luar kota dikirim melalui jasa pengiriman khusus atau merupakan surat biasa yang dapat dikirim melalui pos.
3. Arsiparis/Pencatat Surat mencatat surat keluar pada formulir pengiriman surat kemudian menyerahkan kepada Caraka untuk dikirim.
4. Caraka mengirim surat ke alamat yang dituju sesuai dengan tingkat kecepatan pengiriman surat melalui pos/jasa pengiriman/diantar langsung kemudian meminta bukti pengiriman surat dari Penerima Surat. Surat yang dikirim adalah yang asli, untuk pertinggal disimpan di unit kerja/unit pengolah pengirim surat.
5. Caraka menyimpan bukti pengiriman surat yang sudah ditandatangani oleh penerima surat.
F. Pengurusan Surat Keluar Melalui Faksimili
Pengurusan surat keluar melalui faksimili dilakukan melalui tahapan sebagai berikut:
1. Arsiparis/Pencatat Surat menerima surat asli dari unit kerja/unit pengolah kemudian memeriksa memeriksa kelengkapan surat (lampiran, kebenaran alamat yang dituju).
Apabila sudah lengkap, diberi nomor surat dan stempel dinas kemudian diserahkan kepada Caraka untuk dikirim.
2. Caraka mengirim surat melalui faksimili sesuai dengan nomor faksimili/alamat yang dituju.
3. Arsiparis/Pencatat Surat menerima kembali surat asli yang sudah dikirim melalui faksimili kemudian mencatat dalam buku pengiriman faksimili.
4. Arsiparis/Pencatat Surat mengembalikan surat asli kepada unit kerja/unit pengolah
pengirim surat. Apabila surat asli akan dikirim melalui Subbag Persuratan dan
Penggandaan maka mengikuti prosedur pada huruf E di atas.
G. Pengurusan Surat Keluar Dalam Bentuk Email
Pengurusan surat keluar dalam bentuk email dilakukan dengan tahapan sebagai berikut:
1. Arsiparis/Pencatat Surat menerima surat asli dari unit kerja/unit pengolah kemudian memeriksa memeriksa kelengkapan surat (lampiran, kebenaran alamat yang dituju).
Apabila sudah lengkap, diberi nomor surat dan stempel dinas kemudian diserahkan kepada Caraka untuk.
2. Caraka melakukan pemindaian surat dalam bentuk tekstual menjadi bentuk softcopy agar dapat dikirim melalui email.
3. Caraka mengirim surat ke alamat email yang dituju dan mencatat pada buku agenda pengiriman email.
4. Arsiparis/Pencatat Surat menerima kembali surat asli dan mengembalikan kepada unit kerja/unit pengolah pengirim surat. Apabila surat asli akan dikirim melalui Subbag Persuratan dan Penggandaan maka mengikuti prosedur pada huruf E di atas.
H. Layanan Permintaan Nomor Surat Keluar
1. a. Arsiparis/Pencatat Surat/Caraka menerima permintaan (melalui telepon ataupun secara langsung) nomor surat keluar dari unit kerja/unit pengolah.
b. Arsiparis/Pencatat Surat/Caraka meminta arahan dari Kasubbag Persuratan dan Penggandaan apabila mendapatkan kesulitan dalam pemberian kode klasifikasi surat.
2. Kasubbag Persuratan dan Penggandaan memberikan arahan pemberian kode klasifikasi surat keluar sesuai dengan unit kerja/unit pengolahnya.
3. Arsiparis/Pencatat Surat/Caraka memberikan nomor surat keluar sesuai dengan kode klasifikasi suratnya kemudian mencatat pada buku penomoran surat keluar.
I. Layanan Permintaan Nomor Surat Perintah
1. Arsiparis/Pencatat Surat/Caraka menerima permintaan (melalui telepon ataupun secara langsung) nomor surat perintah dari unit kerja/unit pengolah kemudian meminta arahan dari Kasubbag Persuratan dan Penggandaan apabila mendapatkan kesulitan dalam pemberian kode klasifikasi surat.
2. Kasubbag Persuratan dan Penggandaan memberikan arahan pemberian kode klasifikasi surat perintah sesuai dengan unit kerja/unit pengolahnya.
3. Arsiparis/Pencatat Surat/Caraka memberikan nomor surat perintah sesuai dengan kode
klasifikasi suratnya kemudian mencatat pada buku penomoran surat perintah.
BAB III PENUTUP
Prosedur Tetap tentang Pengurusan Surat ini dapat menjadi acuan bagi Subbagian Persuratan dan Penggandaan ANRI dalam melakukan kegiatan pengurusan surat sehingga pada akhirnya semua unit kerja dapat memiliki pedoman dalam melaksanakan tugas dan fungsinya yang pada gilirannya akan berdampak pada efisiensi dan efektifitas pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan khususnya di ANRI dalam kerangka reformasi birokrasi nasional.
Prosedur Tetap tentang Pengurusan Surat ANRI ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal November 2011
KEPALA BIRO UMUM,
SYAIFUDDIN
LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 26 TAHUN 2011
TENTANG
PENGURUSAN SURAT
DAFTAR LAMPIRAN
PROSEDUR TETAP TENTANG PENGURUSAN SURAT
LAMPIRAN 1 DIAGRAM ALIR PENGURUSAN SURAT MASUK
LAMPIRAN 2 DIAGRAM ALIR PENGURUSAN SURAT MASUK MELALUI FAKSIMILI LAMPIRAN 3 DIAGRAM ALIR PENGURUSAN SURAT MASUK DALAM BENTUK EMAIL LAMPIRAN 4 DIAGRAM ALIR PENGURUSAN SURAT MASUK DI LUAR JAM KERJA/DI
HARI LIBUR
LAMPIRAN 5 DIAGRAM ALIR PENGURUSAN SURAT KELUAR
LAMPIRAN 6 DIAGRAM ALIR PENGURUSAN SURAT KELUAR MELALUI FAKSIMILI LAMPIRAN 7 DIAGRAM ALIR PENGURUSAN SURAT KELUAR DALAM BENTUK EMAIL LAMPIRAN 8 DIAGRAM ALIR LAYANAN PERMINTAAN NOMOR SURAT KELUAR LAMPIRAN 9 DIAGRAM ALIR LAYANAN PERMINTAAN NOMOR SURAT PERINTAH LAMPIRAN 10 FORMAT BUKU AGENDA KENDALI/BIASA
LAMPIRAN 11 FORMAT BUKU PENOMORAN SURAT KELUAR LAMPIRAN 12 FORMAT BUKU PENOMORAN SURAT PERINTAH
Lampiran 1 Prosedur Tetap
Nomor : 26 Tahun 2011 Tanggal : November 2011
DIAGRAM ALIR PENGURUSAN SURAT MASUK
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Caraka
Pencatat Surat/
Arsiparis
Kasubbag Persuratan
dan Penggandaan
Penerima Surat
Pengirim Surat 1
Menerima surat dan melakukan
pemeriksaan kemungkinan salah alamat, menandatangani bukti penerimaan surat dan memberi stempel
2
Menyortir surat untuk
membedakan surat dinas, surat pribadi, dan bahan terbitan seperti buku, majalah, leaflet, dan
sejenisnya
3
Menyampaikan surat pribadi kepada tujuan surat tanpa mencatat dalam buku agenda
4
Mengelompokkan kedalam surat dinas tertutup (rahasia, tidak dapat/tidak boleh dibuka) dan surat dinas terbuka
5
Membuka surat dinas terbuka sesuai tingkat kecepatan
penyampaian dan membubuhkan stempel waktu penerimaan kemudian melaporkan
6
a. Menetapkan surat dinas terbuka penting dan surat dinas terbuka biasa serta memeriksa kelengkapannya, yaitu ada tidaknya lampiran b. Menetapkan arah surat,
maksudnya kepada siapa surat itu tepatnya diarahkan sesuai tupoksinya
surat dinas surat pribadi
alamat benar
salah alamat
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Caraka
Pencatat Surat/
Arsiparis
Kasubbag Persuratan
dan Penggandaan
Penerima Surat
Pengirim Surat 7
a. Melakukan pencatatan surat
dinas tertutup dan surat dinas terbuka penting pada agenda kendali serta surat dinas yang informasinya biasa/tidak penting (surat dinas terbuka biasa) pada agenda biasa secara urut nomor
b.
Menyerahkan untuk didistribusikan
8
Mendistribusikan surat sesuai dengan arahan yang telah dicatat di buku agenda dengan meminta tanda bukti terima berupa paraf dan waktu penerimaan surat di buku agenda sebagai bukti telah diterima surat dinas
Norma waktu: 10 menit
Lampiran 2 Prosedur Tetap
Nomor : 26 Tahun 2011 Tanggal : November 2011
DIAGRAM ALIR PENGURUSAN SURAT MASUK MELALUI FAKSIMILI
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Caraka
Pencatat Surat/
Arsiparis
Kasubbag Persuratan
dan Penggandaan
Penerima Surat
Pengirim Surat 1 Menerima surat masuk melalui
faksimili dan memeriksa keterbacaan surat. Jika surat tidak dapat dibaca dengan jelas maka menghubungi pengirim surat untuk pengiriman ulang
2 a. Menyortir surat untuk membedakan surat dinas atau surat pribadi kemudian melaporkan untuk ditindaklanjuti
b. Surat dinas diberi stempel waktu penerimaan.
Untuk surat pribadi diserahkan kepada Caraka untuk
disampaikan langsung kepada tujuan surat
3
Menyampaikan surat pribadi tanpa mencatat dalam buku agenda
4
a. Menetapkan surat dinas penting dan surat dinas biasa serta memeriksa
kelengkapannya
b. Menetapkan arah surat dan menyerahkan kembali
5
a. Mencatat surat dinas yang berisi informasi penting pada agenda kendali dan surat dinas yang informasinya biasa/tidak penting pada agenda biasa secara urut nomor
b. Menyerahkan untuk pendistribusian
surat dinas surat pribadi
alamat benar
salah alamat
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Caraka
Pencatat Surat/
Arsiparis
Kasubbag Persuratan
dan Penggandaan
Penerima Surat
Pengirim Surat 6
Mendistribusikan surat kepada
unit-unit kerja/pengolah sesuai dengan arahan yang telah dicatat di buku agenda dengan meminta paraf dan waktu penerimaan surat dari unit yang
bersangkutan di buku agenda
Norma waktu: 10 menit
Lampiran 3 Prosedur Tetap
Nomor : 26 Tahun 2011 Tanggal : November 2011
DIAGRAM ALIR PENGURUSAN SURAT MASUK BERBENTUK EMAIL
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Caraka
Arsiparis/
Pencatat Surat
Kasubbag Persuratan
dan Penggandaan
Penerima surat/email 1 Mengecek email dari luar instansi
2 a. Mencetak email beserta lampirannya.
b. Lampiran yang dicetak tidak lebih dari 5 lembar, apabila lebih akan diinformasikan kepada penerima email untuk mengambil dalam bentuk softcopy
3 a. Menyortir email untuk membedakan email dinas atau email pribadi
b. Memberi stempel waktu penerimaan terhadap email dinas dan menyerahkan email pribadi untuk disampaikan 4 Menyampaikan email pribadi beserta
lampirannya
5 a. Menetapkan email dinas penting atau email dinas biasa dan memeriksa kelengkapan lampirannya
b. Menetapkan arah surat sesuai tupoksinya kemudian menyerahkan kembali
6 a. Mencatat email dinas yang berisi informasi penting pada agenda kendali dan email dinas yang informasinya biasa/tidak penting pada agenda biasa secara urut nomor.
b. Menyerahkan untuk didistribusikan 7 Mendistribusikan email ke unit-unit
kerja/pengolah dan meminta membubuhkan paraf dan waktu penerimaan email dari unit kerja di buku agenda sebagai bukti telah menerima email
Norma waktu: 10 menit
email pribadi
email dinas 5 lembar
>5 lembar
Lampiran 4 Prosedur Tetap
Nomor : 26 Tahun 2011 Tanggal : November 2011
DIAGRAM ALIR PENGURUSAN SURAT MASUK DI LUAR JAM KERJA/ DI HARI LIBUR
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian Petugas
Pengamanan/
Satpam
Pegawai Subbagian Persuratan dan
Penggandaan
Penerima Surat 1 a. Menerima surat dari luar instansi baik dari
pemerintah pusat maupun
daerah/swasta/perorangan melalui pos/caraka/kurir/diantar secara pribadi b. Memeriksa kemungkinan salah alamat agar
dapat segera dikembalikan apabila salah c. Menandatangani bukti penerimaan surat
apabila alamat telah sesuai
2 a. Menyortir surat, memisahkan surat biasa dan surat penting/segera
b. Surat Biasa akan disampaikan kepada Subbagian Persuratan dan Penggandaan pada hari kerja untuk ditindaklanjuti sedangkan surat penting akan dibuka untuk diketahui informasi isi suratnya
3 a. Menyampaikan informasi isi surat penting secara langsung kepada alamat yang dituju b. Menyampaikan kepada Pegawai di
lingkungan Subbag Persuratan dan Penggandaan untuk diteruskan kepada alamat yang dituju
4 Meneruskan informasi isi surat
5 Menyampaikan fisik surat biasa ataupun surat penting/segera ke Subbagian Persuratan dan Penggandaan pada jam kerja untuk diregristrasi
Norma waktu: 10 menit
Lampiran 5 Prosedur Tetap
Nomor : 26 Tahun 2011 Tanggal : November 2011
DIAGRAM ALIR PENGURUSAN SURAT KELUAR
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Caraka
Arsiparis/
Pencatat Surat
Kasubbag Persuratan
dan Penggandaan
Unit Kerja/
Unit Pengolah
Penerima surat/Jasa Pengiriman 1 Menerima surat asli dari kemudian
memeriksa kelengkapan surat (lampiran, kebenaran alamat yang dituju). Apabila sudah lengkap, diberi nomor surat dan stempel dinas
2 Mengarahkan surat untuk menetapkan tingkat kecepatan penyampaian surat sesuai dengan tingkat kepentingan surat 3 Mencatat surat keluar pada formulir
pengiriman surat kemudian menyerahkan untuk dikirim
4 Mengirim surat ke alamat yang dituju sesuai dengan tingkat kecepatan pengiriman surat melalui pos/jasa pengiriman/diantar langsung kemudian meminta bukti pengiriman surat
5 Menyimpan bukti pengiriman surat yang sudah ditandatangani
Norma waktu:
1 hari kerja untuk surat yang diantar langsung dengan alamat yang jauh/sulit dijangkau
Setengah hari kerja untuk surat yang diantar langsung dengan alamat mudah dijangkau
Untuk penggunaan jasa pos/jasa pengiriman, dalam waktu 1 jam surat sampai di kantor pos atau jasa pengiriman
surat lengkap
surat tidak lengkap
Lampiran 6 Prosedur Tetap
Nomor : 26 Tahun 2011 Tanggal : November 2011
DIAGRAM ALIR PENGURUSAN SURAT KELUAR MELALUI FAKSIMILI
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Caraka Arsiparis/
Pencatat Surat
Pengirim Surat/Unit
Kerja 1
Menerima surat asli kemudian memeriksa
memeriksa kelengkapan surat (lampiran, kebenaran alamat yang dituju). Apabila sudah lengkap, diberi nomor surat dan stempel dinas kemudian diserahkan untuk dikirim
2
Mengirim surat melalui faksimili sesuai dengan nomor faksimili/alamat yang dituju
3
Menerima kembali surat asli yang sudah dikirim melalui faksimili kemudian
mencatat dalam buku pengiriman faksimili
4
Mengembalikan surat asli
Norma waktu: 10 menit
Apabila surat asli akan dikirim melalui Subbag Persuratan dan Penggandaan maka mengikuti prosedur pada huruf E di atas.
surat lengkap
surat tidak lengkap
Lampiran 7 Prosedur Tetap
Nomor : 26 Tahun 2011 Tanggal : November 2011
DIAGRAM ALIR PENGURUSAN SURAT KELUAR DALAM BENTUK EMAIL
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Caraka Arsiparis/
Pencatat Surat
Pengirim Surat/Unit
Kerja 1
Menerima surat asli kemudian memeriksa
memeriksa kelengkapan surat (lampiran, kebenaran alamat yang dituju). Apabila sudah lengkap, diberi nomor surat dan stempel dinas kemudian diserahkan untuk dikirim
2
Melakukan pemindaian surat dalam bentuk tekstual menjadi bentuk softcopy
3
Mengirim surat ke alamat email yang dituju dan mencatat pada buku agenda pengiriman email
4
Mengembalikan surat asli
Norma waktu: 10 menit
Apabila surat asli akan dikirim melalui Subbag Persuratan dan Penggandaan maka mengikuti prosedur pada huruf E di atas.
surat lengkap
surat tidak lengkap
Lampiran 8 Prosedur Tetap
Nomor : 26 Tahun 2011 Tanggal : November 2011
DIAGRAM ALIR LAYANAN PERMINTAAN NOMOR SURAT KELUAR
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian Arsiparis/ Pencatat Surat/Caraka
Kasubbag Persuratan dan
Penggandaan 1
a. Menerima permintaan (melalui telepon
ataupun secara langsung) nomor surat keluar
b. Meminta arahan apabila mendapatkan kesulitan dalam pemberian kode klasifikasi surat
2
Memberikan arahan pemberian kode klasifikasi surat keluar sesuai dengan unit kerja/unit pengolahnya
3
Memberikan nomor surat keluar sesuai dengan kode klasifikasi suratnya kemudian mencatat pada buku penomoran surat keluar
Norma waktu: 10 menit
Lampiran 9 Prosedur Tetap
Nomor : 26 Tahun 2011 Tanggal : November 2011
DIAGRAM ALIR LAYANAN PERMINTAAN NOMOR SURAT PERINTAH
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian Arsiparis/ Pencatat Surat/Caraka
Kasubbag Persuratan dan
Penggandaan 1
a. Menerima permintaan (melalui telepon
ataupun secara langsung) nomor surat perintah
b. Meminta arahan apabila mendapatkan kesulitan dalam pemberian kode klasifikasi surat
2
Memberikan arahan pemberian kode klasifikasi surat perintah sesuai dengan unit kerja/unit pengolahnya
3
Memberikan nomor surat perintah sesuai dengan kode klasifikasi suratnya kemudian mencatat pada buku penomoran surat keluar
Norma waktu: 10 menit
KEPALA BIRO UMUM,
SYAIFUDDIN
Lampiran 10 Prosedur Tetap
Nomor : 26 Tahun 2011 Tanggal : November 2011
BUKU AGENDA KENDALI/BIASA Tgl. Nomor
Urut
Pengirim Nomor Surat
Tgl Surat Isi Ringkas Unit Pengolah
Paraf Ket.
Keterangan :
Tanggal : di isi tanggal pencatatan surat datang Nomor Urut : di isi nomor urut dari 1 dan seterusnya
Pengirim : di isi nama instansi/orang yang mengirim surat Nomor surat : di isi nomor surat yang ada dalam surat Tanggal surat : di isi tanggal surat yang ada dalam surat Isi ringkas : di isi informasi isi surat
Unit Pengolah : di isi unit pengolah yang mengolah surat sesuai Tupoksi unit pengolah Paraf : di isi paraf penerima surat di unit pengolah
Keterangan : di isi tambahan informasi surat
Lampiran 11 Prosedur Tetap
Nomor : 26 Tahun 2011 Tanggal : November 2011
BUKU PENOMORAN SURAT KELUAR Tgl No. Urut
Surat
Isi Ringkas Alamat Tujuan Surat
Unit Pengolah
Tgl Kirim Ket.
Keterangan :
Tanggal : di isi tanggal pencatatan surat keluar
Nomor urut surat : di isi dengan kode klasifikasi, nomor urut dan tahun berjalan Isi ringkas : di isi informasi isi surat
Alamat tujuan surat : di isi nama instansi/orang yang menjadi tujuan surat Unit Pengolah : di isi unit pengolah yang mengeluarkan surat
Tanggal kirim : di isi tanggal penyerahan surat di bagian persuratan dan penggandaan Keterangan : di isi tambahan informasi surat
Lampiran 12 Prosedur Tetap
Nomor : 26 Tahun 2011 Tanggal : November 2011
BUKU PENOMORAN SURAT PERINTAH
Tgl Nomor Urut Surat Isi Ringkas Unit Pengolah
Keterangan :
Tanggal : di isi tanggal pencatatan surat perintah
Nomor Urut surat : di isi dengan kode klasifikasi, nomor urut dan tahun berjalan
Isi ringkas : di isi informasi isi surat perintah tentang penugasan dan nama orang yang ditugaskan
Unit pengolah : di isi nama unit pengolah yang mengeluarkan surat perintah