4. IMPLEMENTASI ERP. Gambar 4.1 Struktur Organisasi PT. AI

(1)

4.1. Sekilas Tentang PT. Akari Indonesia (AI)

PT. Akari Indonesia (PT. AI) adalah perusahaan swasta nasional yang bergerak dalam distribusi barang dan jasa. Perusahaan yang berdiri pada tahun 2002 ini, merupakan anak perusahaan dari PT. Panggung Electric Corp. (PEC) yang sekaligus menjadi distributor tunggal untuk wilayah Indonesia.

Produk-produk yang didistribusikan oleh PT. AI adalah : barang elektronik (Televisi, Audio, dan Home appliance), Mesin cuci, dan Rak. Selain mendistribusikan barang jadi, PT. AI juga bergerak dalam bidang jasa, dalam bentuk layanan purna jual (after sales service) untuk barang-barang yang telah di distribusikannya.

Saat ini, PT. AI memiliki sebanyak 19 jaringan kantor penjualan (cabang/branch) dan 21 jaringan Pusat Reparasi dan Informasi (service station) resmi yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia.

Visi dari PT. AI adalah “To be a World Class Distribution Company”

yang didukung oleh sumber daya manusia yang handal dan profesional di bidangnya. Sedangkan misinya adalah memiliki jaringan kantor penjualan (cabang/branch) dan jaringan Pusat Reparasi dan Informasi (service station) di seluruh kota besar di Indonesia.

Untuk mendukung proses operasional perusahaan, PT. AI memiliki struktur organisasi yang strategis dan mantap.

Struktur perusahaan saat ini dapat dilihat pada gambar 4.1 dibawah ini :

Gambar 4.1

Struktur Organisasi PT. AI

(2)

Gambar 4.1

Struktur Organisasi PT. AI

Mr Kenny Kwee Sales

Ms. Irawati Osman Cust. service dept

Mr. Johanes

Finance

(3)

Ada 3 Departemen yang bertanggung jawab langsung kepada direktur perusahaan, yaitu : departemen Sales, CSD (Customer Service Departement), dan departemen Finance (MIS). Saat ini yang menempati posisi sebagai Presiden Direktur PT. AI adalah Mr. Handoko Setiono.

4.1.1. Sales Departement

Saat ini dikepalai oleh Mr. Kenny Kwee, membawahi 19 kantor penjualan (cabang/branch) yang tersebar diseluruh wilayah Indonesia, dibagi berdasarkan wilayah regional.

Region I : Jakarta 1&2, Bandung, dan Cirebon Region II : Surabaya, Denpasar, Kediri, dan Jember

Region III : Semarang, Manado, Yogyakarta, Medan, Palembang, Makassar, Lampung, Banjarmasin, Samarinda, Pontianak, dan Purwokerto.

Region IV : melayani penjualan spare part dari CSD ke seluruh Service Station.

4.1.2. CSD (Customer Service Departement)

Saat ini dikepalai oleh Mrs. Irawati Oswan, membawahi 21 Pusat Reparasi dan Informasi (service station) yang berada pada tiap daerah kantor penjualan (cabang/branch). Sedangkan 2 lagi Pusat Reparasi dan Informasi yang berdiri sendiri, yaitu : di Malang, dan di Lombok (Mataram).

Visi dari CSD adalah “To be World Class Service”, sedangkan misinya adalah : Menyelenggarakan pelayanan yang unggul secara konsisten dan konstan untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan pelanggan.

Selain memberikan layanan reparasi untuk produk-produk dari PT. PEC

(Akari), seluruh Pusat Reparasi dan Informasi yang dikoordinasi oleh CSD,

bekerjasama dengan PT. JVC Indonesia untuk memberikan layanan reparasi yang

resmi (hak otorisasi) untuk produk-produk JVC.

(4)

4.1.3. Finance Departement (MIS)

Saat ini dikepalai oleh Mr. Johanes, yang tugasnya adalah mengontrol dan membuat laporan keuangan PT. AI.

Selain 3 departemen diatas, PT. AI memiliki 2 kantor pusat (Head Office), berada di Surabaya dan Jakarta, yang bertugas mendistribusikan barang jadi kepada semua kantor penjualan (branch/cabang) serta melakukan pembayaran untuk barang-barang (barang jadi dan spare part) yang dibeli oleh departemen Sales dan CSD ke PT. PEC.

Akan tetapi, ada perbedaan jenis barang yang didistribusikan oleh kedua Head Office ini,

Untuk Head Office Surabaya, atau yang lebih dikenal dengan S&D Departement, mendistribusikan produk-produk dari PT. PEC, seperti : TV, Audio, VCD, DVD, Rak, Mesin cuci, dan AC (Air Conditioner).

Untuk Head Office Jakarta, atau yang lebih dikenal dengan AI HO, hanya khusus mendistribusikan produk dispenser. Produk dispenser ini dari Local Supplier dengan menggunakan merk/brand Akari.

4.2. EXISTING CONDITION

Sebelum implementasi program berbasis ERP, PT. AI menggunakan program Fox Pro. Program Fox Pro ini dibangun sesuai dengan sistem yang diterapkan, dan dibuat sendiri oleh staff-staff EDP (Electronic Data Processing) PT. PEC (Panggung Electric Corp.).

PT. AI sendiri menggunakan program Fox Pro ini kurang lebih 5 tahun.

Sebelum berdiri sebagai perusahaan mandiri (Perseroan Terbatas), PT. AI merupakan salah satu departemen dari PT. PEC, yaitu Departemen Sales and Distribution (S&D). Dan pada saat itu, program yang digunakan adalah Accounting Sybiz di bagian accounting dan program Customize PCBA untuk operasional cabang.

Seiring dengan berjalannya waktu dan kemajuan teknologi informasi serta

faktor lainnya, akhirnya pihak manajemen PT. AI memutuskan untuk mengganti

(5)

program Fox Pro dengan program yang lebih aman, dan terintegrasi sehingga sistem transfer data dapat lebih cepat (up to date ), akurat, dan terhubung (online).

Maka dari itu dikembangkan customize program berbasis Dhelpi untuk merealisasikannya, program ini telah di setup di semua cabang, namun gagal pada saat proses implementasi. Hingga pada pertengahan tahun 2004, diputuskan penggunaan program yang berbasis ERP (menggunakan MFG PRO Ver. eB2).

Banyak faktor-faktor yang menjadi pertimbangan pihak manajemen PT.

AI hingga akhirnya memutuskan penggunaan program ERP. Faktor-faktor tersebut antara lain :

- Program Fox Pro dinilai sudah usang dan memiliki banyak kelemahan- kelemahan serta pihak manajemen menginginkan adanya suatu sistem yang terintegrasi, praktis, aman, up to date, dan seragam.

- Untuk mengganti budaya kerja para karyawannya, yang pada waktu menggunakan program Fox Pro kebanyakan kerja hanya di push pada akhir bulan.

- Untuk mengurangi jumlah barang titipan dealer-dealer, akibat dari kerja yang selalu di push pada akhir bulan saja (khususnya untuk branch/cabang).

- Pihak manajemen menginginkan adanya suatu sistem yang terintegrasi dengan tujuan untuk lebih mempermudah control, mempercepat proses transfer data, dan mengurangi kecurangan serta manipulasi data.

- Meningkatkan efisiensi dan efektivitas kinerja perusahaan.

4.3. PROSES DISTRIBUSI

Proses distribusi adalah langkah-langkah yang dilakukan sebagai usaha untuk pemerataan keberadaan barang dan jasa.

Pada PT. AI, proses distribusi ini dilakukan melalui 2 cara / proses, yaitu : - Pembelian (Purchasing), dan

- Penjualan (Sales).

(6)

Setiap departemen dalam perusahaan, memiliki keterkaitan antara satu dengan yang lainnya melalui 2 proses ini.

4.3.1. Branch/Cabang

Semua kantor penjualan (branch/cabang) masing-masing melakukan proses purchasing dan sales dalam pendistribusian barang. Fungsi dari kantor penjualan (cabang/branch) ini adalah sebagai perwakilan dari PT. AI di daerah yang bertujuan memperluas jangkauan pendistribusian barang.

4.3.1.1.Pembelian Barang Jadi (Purchasing)

Pembelian barang jadi (purchasing) dilakukan di tiap cabang/branch melalui perantaraan Head Office. Tiap cabang/branch akan membuat Form Order Cabang (FOC) sebagai bukti pesanan barang. FOC ini akan dikirimkan oleh tiap cabang/branch kepada Head Office.

Karena jenis barang jadi yang didistribusikan PT. AI bervariasi, maka PT.

AI memiliki supplier yang cukup beragam, antara lain:

• PT. PEC Unit IIA untuk Televisi.

• PT. PEC Unit IIB untuk Mesin cuci, Audio, DVD, dan VCD.

• PT. PEC Unit III untuk Cabinet dan Rak.

• PT. Zidon Ind. untuk AC dan Dispenser (melalui AI HO).

Untuk lebih jelasnya, alur proses untuk pembelian cabang/branch ini dapat

dilihat pada gambar 4.2 :

(7)

Gambar 4.2

Alur Proses Purchase Branch

4.3.1.2.Penjualan Barang Jadi (Sales)

Proses penjualan/pendistribusian barang jadi dilakukan oleh masing- masing branch/cabang kepada customer melalui salesman tiap cabang/branch.

Jenis-jenis customer dari cabang/branch antara lain :

• Dealer

Dealer adalah customer dari produk-produk Akari dalam skala besar maupun kecil, yang menjual kembali produk yang telah dibeli ke konsumen (perorangan/retail) atau ke dealer lain yang lebih kecil (grosir). Biasanya hanya menggunakan faktur pajak sederhana (invoice).

• Hypermarket

Hypermarket adalah customer dari produk-produk Akari dalam skala besar, yang menjual kembali produk yang telah dibeli secara retail (langsung ke user). Penjualan untuk hypermarket ini, menggunakan faktur pajak standar karena tiap hypermarket telah memiliki nomor faktur pajak sendiri (contoh : Giant Hypermarket).

• NTC (Non Trade Customer)

H/O Trade

Local supplier/

Dispenser PT.Zidon Ind

.

Branch/

Cabang

DO – SJ - Invoice

PO - POR

PT. Panggung Unit IIA, IIB dan III

Form Order Cabang (FOC)

SUPPLIER

(8)

NTC adalah customer dari produk-produk Akari dalam skala unit/satuan (piece) dengan tujuan untuk pemakain sendiri. Tiap cabang/branch memiliki kebijakan sendiri dalam menentukan NTC ini.

• Others Branch

Other Branch atau cabang lain juga dapat menjadi customer bagi tiap branch. Hal ini terjadi pada saat HO untuk produk Akari (S&D) tidak dapat memenuhi permintaan produk untuk branch yang membutuhkan.

Alur proses penjualan barang (sales) branch, dapat dilihat pada gambar 4.3 berikut :

Gambar 4.3

Alur Proses Sales Branch

4.3.2. Service Station (SS) dan Service Shop

Service station (SS) dan service shop selain melakukan proses purchasing dan sales, juga memberikan pelayanan jasa berupa service produk-produk Akari dan JVC (Before & After Sales Service). Dan jenis barang yang diperjual-belikan pada kedua bisnis unit ini adalah spare part (suku cadang untuk Akari dan JVC).

Service shop adalah rekanan perusahaan yang ditunjuk dan diberi otoritas dalam memberikan jasa service (Before & After Sales Service) untuk produk- produk Akari dan JVC tetapi berdiri secara mandiri (dikelola oleh perorangan).

Perusahaan hanya memberikan otoritas sebagai jaringan service resmi serta

Branch / Cabang Trade

KO-DO-SJ-INVOICE

Dealer/HM/Kop/Others/NTC

(9)

membantu dalam pengadaan spare part (khusus untuk produk-produk Akari dan JVC).

4.3.2.1.Pembelian Spare Part (Purchasing)

Semua SS dan Service shop akan proses pembelian spare part ke CSD.

Untuk proses pembelian spare part melalui SS dari CSD tanpa margin, sedangkan dari Service shop menggunakan margin (profit).

Saat ini terdapat ± 6000 jenis spare part untuk produk-produk Akari (semua jenis ada dan dapat dipesan/dibeli melalui CSD). Sebenarnya CSD hanya sebagai perantara dalam melakukan proses purchasing, sedangkan supplier untuk spare part ini ada 3, yaitu : JVC, PEC, dan Local Market.

Secara lebih jelas, alur proses purchasing Service Station dan Service Shop, dapat dilihat pada gambar 4.4 berikut ini :

Gambar 4.4

Alur Proses Purchase SS dan Service shop

Tiap Service Station dan Service Shop akan membuat PP/PR (purchase requisition) pada saat melakukan pemesanan spare part ke CSD. Setelah CSD menerima PP/PR tersebut, maka akan dibuat DO (delivery order), SJ (surat jalan), dan Invoice untuk Service Station, dan KO (konfirmasi order), DO, SJ, Invoice untuk Service Shop yang akan dikirimkan oleh CSD bersama dengan spare part yang dipesan.

Service Shop DO-SJ-Inv

CSD/

Region 4

JVC

PEC

Local Market

Service Station KO-DO-SJ-Inv

(10)

4.3.2.2.Penjualan Spare Part (Sales and Service)

Proses penjualan spare part pada SS dan Service shop dapat terjadi melalui dua proses, yaitu : proses sales dan proses service dengan penggantian spare part. Proses sales terjadi ketika konsumen datang dengan tujuan untuk membeli spare part saja (spare part Akari dan JVC), dilakukan dengan membuat DO sebagai bukti pesanan spare part, SJ sebagai sruat pengantar spare part, dan Invoice untuk penagihan. Sedangkan penjualan melalui service apabila konsumen datang untuk mereparasi produk dan membutuhkan penggantian spare part, dilakukan dengan membuat nota reparasi. Langkah-langkah untuk membuat nota reparasi akan dibahas pada sub-bab berikutnya.

Secara lebih jelas, alur proses sales SS dan service shop ini dapat dilihat pada gambar 4.5 berikut :

Gambar 4.5

Alur Proses Sales SS dan Service shop

4.4. PERANCANGAN SISTEM ERP

ERP (Enterprise Resource Planning) adalah suatu metode / cara dalam mengintegrasikan semua unit kerja dan fungsi di dalam sebuah perusahaan dengan memakai sumber data yang sama (single data entry).

Di PT. AI ada 2 sistem database yang digunakan yaitu : sistem decentralized database dan sistem centralized database. Sistem decentralized menggunakan sistem database yang terpisah dari system database pusat.

Database-nya terdapat di tiap komputer server Branch dan SS.

Service Station

&

Service Shop

Konsumen datang untuk membeli Spare part (DO, Surat Jalan, dan Invoice)

SALES

Konsumen datang untuk Reparasi Produk (dibutuhkan penggantian spare part)

SERVICE

(11)

tetapi transfer data dilakukan tiap hari menggunakan incremental back-up yaitu melalui e – mail.

Sistem centralized menggunakan sistem database yang langsung terhubung dengan database pusat (berada di PT. PEC Surabaya serta dapat diakses melalui head Office Jakarta - WDN) melalui koneksi internet.

Tahap berikutnya adalah mapping process dalam ERP software. Mapping ini adalah proses penyesuaian ERP dengan sistem yang perusahaan inginkan.

Kemudian disusun rencana implementasi, schedule dan resource yang diperlukan, diikuti rekrutment, serta training calon implementor.

Rencana implementasi dan resource mencakup persiapan berikut:

• Transfer data bulan sebelum implementasi ERP untuk Cabang dan Service Station.

• File Excel data Dealer-Dealer cabang lengkap dengan Code Customer, Nama, Alamat dan NPWP (untuk PKP) dan Credit Limit yang berlaku

• File Excel data Titipan Dealer cabang : Dealer - Item - Qty - Invoice No.

• File Excel data cabang untuk Price List : Item - Maximum Price - Minimum Price.

• Instalasi kabel jaringan (kabel UTP) untuk menghubungkan semua komputer cabang dan service station.

• Bagi FSC (MIS) - HO mempersiapkan opening stock untuk awal bulan implementasi ERP.

• Bagi para implementor, mempersiapkan diri mempelajari seluruh materi sesuai dengan tugasnya.

Proses perekrutan para implementor melalui tahap seleksi. Para implementor yang direkrut lebih diutamakan kesungguhan dan kemauan dalam menjalankan proyek ERP dari pada skill yang dimiliki. Training bagi implementor diberikan secara intensif selama satu bulan, dan dibimbing langsung oleh team programer dari ITTI India yang melakukan customizing program MFG PRO ver.

eB2 untuk PT. AI.

Satu minggu pertama para calon implementor terpilih mendapat

pengarahan tentang sistem yang diterapkan di PT. AI dengan tujuan

(12)

memperkenalkan sistem yang dipakai serta memahami esensi dari setiap transaksi yang ada, kemudian dua minggu dilakukan training lapangan, untuk mengetahui implementasi yang sebenarnya.

Ada 2 team yang bekerja sama dalam perancangan implementasi ERP di PT. AI, yaitu :

1. Dari Company Name - ITTI PVT LTD. (India)

Mr. Sunod Noir - Project Manager (Finance Module) Mr. AR. Mugundan - Business Analyst (Sales Module)

Mr. Balan B. - Business Analyst (Purch.ase & Inventory. Module) Mr. Gopal P. - Business Analyst (SSM – Module)

2. Dari PT. Panggung Electric Corp. (PEC) Bpk. William R. - Project Coordinator Bpk. Lucky J. - EDP Dept. Manager

Sedangkan untuk Implementor ERP PT. AI berjumlah 5 orang, yaitu : 1. Renie yusanto - Implementor Service Station

2. Iwan Djiono - implementor Cabang/Branch 3. Titus Ivander P. - Implemnetor Service Station 4. Nanang Arianto - Implementor Cabang/Branch 5. Yenny Suzanna - Implementor Cabang/Branch

4.4.1. Sarana dan Prasarana

Untuk perancangan sistem ERP di PT. AI dengan menggunakan software (perangkat lunak) MFG PRO Ver. eB2, diperlukan persiapan-persiapan, antara lain :

4.4.1.1.Setup / Instalasi Hardware dan Software

Setup / instalasi yang harus dilakukan untuk hardware untuk proses

implementasi adalah :

(13)

• Setup hardware, yang meliputi :

Pengadaan komputer server (pusat) dan komputer lain yang terhubung melalui LAN (Local Area Network). Setup ini dilakukan ditiap cabang/branch dengan membentuk suatu workgroup (Gambar 4.6).

Gambar 4.6 Workgroup

Selain setup komputer dan koneksi jaringannya (internet dan LAN), setup hardware lainnya juga harus dilakukan, antara lain : setup printer, dan hardware pendukung lainnya (berbeda untuk tiap cabang/branch).

• Setup software yang meliputi :

Installasi software, antara lain : MFG PRO Ver. eB2 (khusus yang decentralized), GS Client Telnet (Georgia Softwork), VNC Viewer (untuk konfigurasi spesifik IP), VPN dial-up (digunakan sebagai identifikasi printer), Dial-up connection (untuk koneksi internet).

4.4.1.2.Training User

Memberikan training kepada user atau operator untuk menjalankan / menginput data pada sistem ERP. Pembahasan mengenai langkah –langkah entry data akan dijelaskan pada sub-bab berikutnya mengenai sistem pembelajaran ERP.

Koneksi internet

LAN (Local Area Network) LAN (Local Area Network) SERVER

Workstation I Workstation II Workstation III

IP Global (internet) IP Local (LAN)

IP Local IP Local IP Local

W O R K G R O U P

(14)

4.4.1.3.Support

Setelah proses training berjalan dan user telah mulai mamahami langkah- langkah entry data/input data pada MFG PRO Ver. eB2, tugas bagi implementor adalah memberikan support kepada user. Hal ini juga dapat digunakan sebagai feed back bagi implementor untuk mengetahui sejauh mana pemahaman user tentang program ERP, dan evaluasi bagi implementor mengenai training yang telah diberikan.

4.4.1.4.Troubleshooting

Dalam proses implementasi suatu sistem yang baru, akan selalu muncul masalah-masalah yang dapat menghambat proses implementasi. Oleh karena itu tiap implementor harus dapat mengidentifikasi penyebab dari masalah- masalah yang muncul sehingga dapat menentukan solusi yang tepat. Untuk dapat melakukan hal ini, para implementor mendapatkan training khusus mengenai cara-cara troubleshooting.

4.5. SISTEM PEMBELAJARAN ERP

Setiap implementor memiliki tugas yang pada proses implementasi ERP.

Tugas para implementor ERP adalah :

• Memberikan training software MFG PRO ver. eB2 kepada tiap user cabang/branch dan service station.

• Sebagai backing support untuk tiap cabang/branch dan service station selama proses implementasi ERP.

• Melakukan troubleshooting untuk masalah-masalah yang dihadapi selama proses implementasi ERP.

Selama proses implemetasi ERP, penulis mendapat tugas sebagai implemetor service station, yaitu : SS Surabaya, SS Jakarta 2, dan SS Malang.

Untuk mendukung tugas yang diberikan selama proses implementasi ERP,

penulis berdasar atas inisiatif pribadi, membuat langkah-langkah secara tertulis,

(15)

untuk membantu user dalam melakukan entry data/input data pada software MFG PRO Ver. eB2.

Dengan dibuatnya langkah-langkah tertulis ini, penulis berharap user/operator SS dapat lebih cepat dalam memahami prosesnya. Rincian mengenai langkah-langkah tertulis ini, akan dibahas pada sub-bab selanjutnya.

4.5.1. Skema Transaksi pada Sistem ERP

Pada MFG PRO Ver. eB2, ada 2 menu yang digunakan untuk entry data/input data dari setiap transaksi yang terjadi di SS (service station), yaitu :

4.5.1.1.Menu Distribution

• Inventory Control

Digunakan untuk semua transaksi yang berhubungan dengan inventory, seperti : melihat informasi mengenai availability stock, lokasi, transfer inventory, receipt unplanned, issue unplanned dan lain-lain.

Detail option pada Inventory Control dapat dilihat pada gambar 4.7 berikut :

¦mfmenu 3. Inventory Control 02/12/04¦

+---+

¦ 1. Inventory Detail Menu 13. Cycle Count Worksheet Print ¦

¦ 2. Inventory Detail by Item Inquiry 14. Cycle Count Results Entry ¦

¦ 3. Inventory Detail by Site Browse 15. Cycle Count Results Report ¦

¦ 4. Inventory Transfer Menu 16. Physical Inventory Menu ¦

¦ 5. 17. Stock Availability Browse ¦

¦ 6. Inventory Reports Menu 18. Allocated Inventory Inquiry ¦

¦ 7. Issues - Unplanned 19. Unallocated Inventory Inquiry ¦

¦ 8. Issues - Return to Supplier 20. Mirror Accounting Menu ¦

¦ 9. Receipts - Unplanned 21. Transaction History Menu ¦

¦ 10. Receipts - Sales Order Return 22. Lot/Serial Number Menu ¦

¦ 11. Receipts - Return to Stock 23. Zero Balance Delete/Archive ¦

¦ 12. Receipts - Backward Exploded 24. Inventory Control ¦ +---+

+---+

¦Please select a function. F4 or blank to EXIT. 2 ¦ +---+

Press F2 for Help

Gambar 4.7

Tampilan Option Inventory Control pada MFG PRO Ver. eB2

(16)

• Purchasing

Digunakan untuk semua transaksi yang berhubungan dengan proses pembelian. Mengenai alur transaksi proses purchasing, dapat dilihat pada gambar 4.8 dibawah ini :

Gambar 4.8

Alur Transaksi Proses Purchasing

• Sales Orders / Invoice

Digunakan untuk semua tramsaksi yang berhubungan dengan proses penjualan. Mengenai alur transaksi proses sales order/invoice, dapat dilihat pada gambar 4.9 dibawah ini :

PP/PR Print

Send via Email To CSD

n PP/PR Entry

o PO & POR

^*

* PO & POR = Purchase Order &

Purchase Order Receipts

Jika Spare Part Datang

(17)

Gambar 4.9

Alur Transaksi Proses Sales Orders / Invoice

Transaksi untuk proses sales order/invoice diawali dengan melakukan entry data untuk DO, setelah proses ini selesai dapat dilakukan print untuk DO yang telah dibuat. Kemudian dilakukan entry data untuk surat jalan, setelah proses ini selesai dapat dilakukan print untuk Surat Jalan. Setelah itu bisa dilakukan proses invoice post dan diikuti dengan proses invoice print untuk melakukan print dari invoice sebagai bukti penagihan.

• Service / Support

Digunakan untuk semua transaksi yang berhubungan dengan proses reparasi. Mengenai alur transaksi proses service/support, dapat dilihat pada gambar 4.10 dibawah ini :

Invoice print q Invoice post p Surat Jalan preparation o Delivery Order Entry n

Print Delivery Order

Print Surat Jalan

Print Invoice

(18)

Gambar 4.10

Alur Transaksi Proses Service / Support

Transaksi pada proses service/support ini dilakukan melalui 5 langkah, yaitu : call maintenance (input data yang berkaitan dengan konsumen), spare part issue (melakukan issue spare part kepada teknisi), call activity recording (melakukan proses complete), invoice print (update invoice), dan invoice posting (posting transaksi).

4.5.1.2.Menu Finance

• General Ledger (khusus untuk sistem decentralized database)

Digunakan untuk semua transaksi yang berhubungan dengan GL (buku besar). Untuk SS yang menggunakan sistem centralized database, option ini dilakukan oleh Departemen Finence (MIS), sedangkan untuk SS yang menggunakan sistem decentralized database option ini dilakukan oleh admin SS yang bersangkutan lalu dikirimkan melalui incremental backup.

• Account Receivable

Digunakan untuk semua transaksi yang berhubungan dengan penerimaan uang (pembukuan uang masuk). Proses dalam entry data/input data hanya

Jika tidak ada penggantian spare

Invoice Posting r Invoice Print q Spare Part Issue o Call Maintenance n

Call Activity Recording p

Print Spare part Issue

Print Nota Reparasi Print Tanda Terima

(19)

dilakukan 1 kali, yaitu para option 27.6 Customer Payments/Draft Menu, seperti pada gambar 4.11 dibawah ini :

+---MALANG SS (2005) DEMO : qaddb---+

¦mfmenu 27.6 Customer Payments/Drafts Menu 26/11/04¦

+---+

¦ 1. Bank Maintenance 13. Draft Maintenance ¦

¦ 2. Bank Browse 14. Draft Inquiry ¦

¦ 3. 15. Draft Report ¦

¦ 4. Payment Maintenance 16. Draft Summary Register ¦

¦ 5. Payment Inquiry 17. ¦

¦ 6. Payment Register 18. Draft Print ¦

¦ 7. ** Receipt Voucher Print ** 19. ¦

¦ 8. ** AR REPORTS ** 20. Draft Approval ¦

¦ 9. Unapplied Payment Application 21. ¦

¦ 10. Payment Application Register 22. Draft Discounting ¦

¦ 11. 23. ¦

¦ 12. PRO/PLUS Self-Billing Menu 24. Approved Draft Reversal ¦ +---+

+---+

¦Please select a function. F4 or blank to EXIT. ¦ +---+

Press F2 for Help

Gambar 4.11

Tampilan Option 27.6 Customer Payments/Draft Menu

• Account Payable

Digunakan untuk semua transaksi yang berhubungan dengan pembayaran uang (pembukuan uang keluar). Mengenai alur proses account payable, dapat dilihat pada gambar 4.12 dibawah ini :

Gambar 4.12

Alur Transaksi Proses Account Payable

Cancellation p Payment o Voucher Maintenance n

Print Voucher

Print A/P Reports

(20)

Transaksi untuk proses account payable melalui 3 tahap, yaitu : voucher maintenance (pembuatan voucher untuk biaya-biaya yang telah dikeluarkan), payment (proses pembayaran), dan cancellation (pemotongan sejumlah uang pada account Bank yang telah dibayarkan).

4.5.2. Tata Cara Entry Data / Input Data pada Sistem ERP

Tata cara dalam melakukan entry data/input data pada Service Station

untuk MFG PRO Ver. eB2 software sesuai dengan buku panduan yang telah

dibuat oleh penulis adalah sebagai berikut :

(21)

Untuk Menu Distribution

D.I.S.T.R.I.B.U.T.I.O.N P.R.O.C.E.S.S

PURCHASING

Langkah-langkah untuk melakukan entry data pada menu Purchasing :

1. Pembuatan PP/PR (purchase requisition)

• Pada main menu, pilih option 5. Purchasing

• Tekan ↵

¦mfmenu Main Menu 26/11/04¦

+---+

¦ DISTRIBUTION MANUFACTURING FINANCIAL ¦

¦ 1. 13. 25. General Ledger ¦

¦ 2. 14. 26. ¦

¦ 3. Inventory Control 15. 27. Accounts Receivable ¦ ¦ 4. 16. 28. Accounts Payable ¦ ¦ 5. Purchasing 17. 29. ¦

¦ 6. 18. 30. ¦

¦ 7. Sales Orders/Invoice 19. 31. ¦

¦ 8. 20. 32. ¦

¦ 9. 21. 33. ¦

¦ 10. 22. 34. ¦

¦ 11. Service/Support 23. 35. ¦

¦ 12. 24. 36. ¦

+---+ +---+ ¦Please select a function. F4 or blank to EXIT. ¦ +---+ Press F2 for Help

• Pilih option 11. ** Akari Purchase & Inv Menu • Tekan ↵

+---MALANG SS (2005) DEMO : qaddb---+ ¦mfmenu 5. Purchasing 26/11/04¦ +---+ +---+ ¦ 1. Purchase Requisition Menu 13. Purchasing Receipts/Returns Menu ¦ ¦ 2. Global Requisition Menu 14. ¦

¦ 3. Blanket Purchase Orders Menu 15. PRO/PLUS Supplier Performance ¦ ¦ 4. 16. ¦

¦ 5. Supplier Schedules Menu 17. ¦

¦ 6. 18. Supplier Consignment Inventory ¦ ¦ 7. Purchase Order Maintenance 19. Purchase Order Cost Update ¦ ¦ 8. Purchase Order Browse 20. ¦

¦ 9. Purchase Order Reports Menu 21. ¦

¦ 10. Purchase Order Print 22. Closed PO Receipt Delete/Archive ¦

¦ 11. ** Akari Purchase & Inv Menu 23. Closed PO Delete/Archive ¦

¦ 12. 24. Purchasing Control ¦ +---+

+---+

Press F2 for Help

(22)

• Pilih option 3. Transactions Menu

• Tekan ↵

¦mfmenu 5.11 ** Akari Purchase & Inv Menu 26/11/04¦

+---+

¦ 1. Masters 13. ¦

¦ 2. 14. ¦

¦ 3. Transactions Menu 15. ¦

¦ 4. 16. ¦

¦ 5. Reports Menu 17. ¦

¦ 6. 18. ¦

¦ 7. 19. ¦

¦ 8. 20. ¦

¦ 9. 21. ¦

¦ 10. 22. ¦

¦ 11. 23. ¦

¦ 12. 24. ¦ +---+

+---+

Press F2 for Help

• Pilih option 1. PP / PR Entry

• Tekan ↵

¦mfmenu 5.11.3 Transactions Menu 26/11/04¦

+---+

¦ 1. PP / PR Entry 13. Physical Receipt Entry ¦

¦ 2. PP / PR Print 14. ¦

¦ 3. 15. PO & POR Entry ¦

¦ 4. Purchase Order (PO) Entry 16. ¦

¦ 5. Purchase Order (PO) Print 17. ¦

¦ 6. 18. ¦

¦ 7. Pur Order Receipt (POR) Entry 19. ¦

¦ 8. Pur Order Receipt (POR) Print 20. ¦

¦ 9. 21. ¦

¦ 10. Purchase Retur Entry 22. ¦

¦ 11. Purchase Retur Print 23. ¦

¦ 12. 24. ¦ +---+

+---+

Press F2 for Help

(23)

• Data entry/input data :

Site : (sesuai dengan kode SITE tiap Branch/SS), tekan ↵ Month : (tekan ↓ dan pilih bulan yang sesuai), tekan ↵ Year : (diisi dengan tahun yang sesuai), tekan ↵

xpreqmt.p 5.11.3.1 PP / PR Entry 26/11/04 +---+

¦ Site: 2005s ¦

¦ Month: Nov [V] Year: 2004 ¦ +---+

F1=Go 2=Hlp 3=Ins 4=End 6=Mnu 7=Rcl 8=Clr 9=Prev 10=Next 11=Buf

• Data entry/input data :

Order : tekan ↵ (akan running secara otomatis)

Supplier : (nama suppliernya, tekan ↑↓ untuk memilih), tekan ↵ Ship To : (sesuai dengan kode SITE tiap Branch/SS), tekan ↵ Rqstn Date : (tanggal saat PP/PR dibuat), tekan ↵ Need Date : (idem)

Due Date : (idem)

Entered By : (User Id. dari yang menginput data), tekan ↵ Requested By : (idem)

Sub – Account : tekan ↵ (use default)

Site : (sesuai dengan kode SITE tiap Branch/SS), tekan ↵

Entity : (sesuai dengan kode Entity tiap Branch/SS), tekan ↵

(24)

• Tekan F1.

xpreqmt.p b+ 5.11.3.1 PP / PR Entry 26/11/04 +---+

¦ Order: R4A4B002 Supplier: LB002S Ship To: 2005S ¦ +---+

+--- Supplier ---++--- Ship To ---+

¦ PT. AKARI CUST.SERV.DEPT. ¦¦ PT AKARI - SS MALANG ¦

¦ JL. RAYA WARU No. 1 ¦¦ JL.JUNGGO NO.2 ¦

¦ WARU ¦¦ ¦

¦ SURABAYA ¦¦ MALANG ¦

¦ INDONESIA ¦¦ INDONESIA ¦ +---++---+

+---+

¦ Rqstn Date: 26/11/04 Sub-Account: S Currency: Rp ¦

¦ Need Date: 26/11/04 Cost Center: Language: ¦

¦ Due Date: 26/11/04 Site: 2005S Direct Matls: No ¦

¦ Entered By: admin4a Entity: 2005 E-mail Option: N ¦

¦ Requested By: admin4a Job Name: Status: ¦

¦ End User: Project: Comments: No ¦

¦ Reason: Aprvl Status: Unapproved ¦

¦ Remarks: ¦ +---+

F1=Go 2=Help 3=Ins 4=End 5=Delete 7=Recall 8=Clear

• Tekan F1.

+--- Supplier ---++--- Ship To ---+

¦ PT. AKARI CUST.SERV.DEPT. ¦¦ PT AKARI - SS MALANG ¦

¦ JL. RAYA WARU No. 1 ¦¦ JL.JUNGGO NO.2 ¦

¦ WARU ¦¦ ¦

¦ SURABAYA ¦¦ MALANG ¦

+---+

¦ Disc Pct: 0.00% Price Table: Discount Table: ¦ +---+

(25)

• Data entry/input data :

Line : tekan ↵ (akan running secara otomatis) Site : (idem)

Item Number : (diisi dengan kode spare part/finish good), tekan ↵ Supplier : tekan ↵ (default supplier)

Req Qty : (jumlah barang yang akan dipesan), tekan ↵ UM : [PC] piece atau [PR] pair, tekan ↵ Unit Cost : tekan ↵ (default)

Disc% : tekan ↵ (default)

Lakukan langkah yang sama pada field Line berikutnya, hingga semua data barang yang akan dipesan terinput.

• Tekan Esc.

¦ Order: R4A4B002 Supplier: LB002S Ln Format S/M: Multi ¦ +---+

+---+

¦Line Site Item Number Supplier Req Qty UM Unit Cost Disc% ¦

¦---- --- --- --- --- -- --- --- ¦

¦ 1 2005S FLA1260 LB002S 10.0 PC 2272.72667 0.00% ¦

¦ 2 2005S 100U/160V/ELC LB002S 15.0 PC 4000.00 0.00% ¦

¦ 3 2005S FST24C02-94 LB002S 5.0 PC 30000.00 0.00% ¦

¦ ¦

¦ ¦ +---+

(26)

• Route this requisition : yes

• Tekan ↵

+--- Requisition Totals ---+

¦ Ext Cost Total: 232,727.27 Rp 232,727.27 Rp ¦

¦ Max Ext Cost Total: 232,727.27 Rp 232,727.27 Rp ¦ +---+

Route this requisition yes

F1=Go 2=Help 3=Ins 4=End 6=Menu 7=Rcl 8=Clr 11=Paste

• Maintain Aprvl Comments : No

• Tekan ↵

• Approval have been completed. Route to purchasing : yes

• Tekan ↵

+---+

¦ Action: 1 1=Route To 2=Reverse Route To ¦

¦ Currently Routed To: admin4a ADMIN - MALANG SS ¦

¦ Requisition Number: R4A4B002 ¦

¦ ¦

¦ Maintain Aprvl Comments: No ¦

¦ Route To: Buyer: ¦ +---+

Approvals have been completed. Route to purchasing yes F1=Go 2=Help 3=Ins 4=End 6=Menu 7=Rcl 8=Clr 11=Paste

(27)

• Buyer : (diisi User Id. user, tekan ↓ untuk memilih)

• Tekan ↵

+---+

¦ ¦

¦ Route To: Buyer: admin4a ¦ +---+

• Is all information correct : yes

• Tekan ↵

PP/PR telah dibuat, catat dan ingat nomor PP/PR. Saat ini statusnya adalah approve

^*

. Modifikasi/revisi PP/PR akan menyebabkan statusnya menjadi unapproved

^**

.

*

dapat dilakukan proses selanjutnya, yaitu PO&POR .

**

tidak dapat dilakukan proses PO&POR. Hal ini disebabkan karena PP/PR Entry merupakan salah satu customize program.

+---+

¦ ¦

¦ Route To: Buyer: admin4a ¦ +---+

Is all information correct yes

(28)

PP/PR Print

• Data entry/input data :

Site : (sesuai kode SITE tiap Branch/SS), tekan ↵ Requisition No : (nomor PP/PR yang akan di print), tekan ↵

• Output : [PAGE] (untuk tampilan screen) / nama printernya (untuk melakukan print hard copy).

• Tekan F1.

xpreqpr.p 5.11.3.2 PP / PR Print 26/11/04 +---+

¦ Site: 2005S ¦

¦ Requisition No : R4A4B002 ¦

¦ Output: PAGE ¦

¦ Batch ID: ¦ +---+

2. PO & POR Entry

• Pilih option 5.11.3.15 PO & POR Entry

• Tekan ↵

• Data entry/input data :

Site : (sesuai dengan kode SITE Branch/SS), tekan ↵ Purchase type : (jenis pembelian, tekan ↓ untuk memilih), tekan ↵ Invoice Date : (tanggal invoice dari supplier), tekan ↵ Effective Date : (idem)

Invoice Nbr : (nomor invoice dari supplier), tekan ↵

Supplier : (kode supplier, tekan ↓ untuk memilih), tekan ↵

(29)

• Tekan F1.

xpoporcr.p 5.11.3.15 PO & POR Entry 26/11/04 +---+

¦ Site: 2005S Purchase type: SS-CSD [V] ¦

¦ ¦

¦ Invoice Date: 26/11/04 Invoice Nbr: S4000000 ¦

¦ Effective Date: 26/11/04 ¦

¦ Supplier: LB002S PT. AKARI CUST.SERV.DEPT. ¦

¦ Price List: ¦ +---+

If you enter a price list, it'll be used for pricing of PO

• Data entry/input data :

Ln : tekan ↵ (akan running secara otomatis)

Req Nbr : (diisi nomor PP/PR yang sesuai), tekan ↵ Req Ln : (diisi nomor line dari PP/PR yang sesuai), tekan ↵ Qty : (jumlah barang yang diterima), tekan ↵ Unit Cost : (harga satuan sebelum PPn pada invoice), tekan ↵ Location : (lokasi barang diterima), tekan ↵

Apabila lokasi yang diinputkan tidak ada sebelumnya, maka system secara otomatis akan meng-create lokasi tersebut.

Warning location not found. Will create it. : yes

• Tekan ↵

Lakukan langkah yang sama pada field Line berikutnya, hingga semua data

barang yang diterima terinput.

(30)

• Tekan Esc.

¦ ¦

¦ Price List: ¦ +---+

+---+

¦ Purchase Order: Receiver Number: ¦ +---+

+---+

¦ Ln Req Nbr Req Ln Item Qty Unit cost Location ¦

¦--- --- --- --- --- --- --- ¦

¦ 1 R4A4B002 1 FLA1260 10.0 2,500.00 a ¦

¦ 2 R4A4B002 2 100U/160V/ELC 15.0 4,000.00 b ¦

¦ 3 R4A4B002 3 FST24C02-94 5.0 30,000.00 c ¦

¦ ¦

¦ ¦ +---+

Warning: Location not found. Will create it. yes

• Ricek seluruh informasi yang muncul pada tampilan screen.

• Continue with PO and PO-Receipt Creation?, pilih <Yes>

• Tekan ↵

¦ ¦

¦ Price List: ¦ +---+--- Question ---+---+

+---¦ Continue with PO and PO-Receipt Creation? ¦---+

¦ Purchase Or¦ --- ¦ ¦ +---¦ <Yes> <No> ¦---+

+---+---+---+

¦ Ln Req Nbr Req Ln Item Qty Unit cost Location ¦

¦--- --- --- --- --- --- --- ¦

¦ 1 R4A4B002 1 FLA1260 10.0 2,500.00 a ¦

¦ 2 R4A4B002 2 100U/160V/ELC 15.0 4,000.00 b ¦

¦ 3 R4A4B002 3 FST24C02-94 5.0 30,000.00 c ¦

¦ 4 ¦

¦ ¦

¦ ¦ +---+

(31)

• Proses PO & POR sudah selesai, catat dan ingat Order Nomor dan Receiver Nomor. Pilih <OK>

• Tekan ↵

Setiap proses PO & POR yang dilakukan ada GL impact-nya, yaitu penambahan Stock pada Inventory. Sehingga kesalahan dalam input data tidak diperkenankan

^*

.

*

Apabila terjadi kesalahan dalam input data dan PO & POR telah dilakukan, maka satu-satunya cara adalah dengan membuat transaksi kebalikannya (option 5.11.3.10 Purchase Retur Entry).

¦ ¦

¦ Price Lis+--- Information ---+ ¦ +---¦ Creation of PO-POR succesful. ¦---+

+---¦ Please note the below information... ¦---+

¦ Purchase Orde¦ Order Nomor: C4A4B001 ¦ ¦ +---¦ Receiver Nomor: 4AC4B001 ¦---+

¦ --- ¦

¦ <OK> ¦ +---+

Tampilan Menu pada Option 5.11.5 Reports Menu

¦mfmenu 5.11.5 Reports Menu 26/11/04¦

+---+

¦ 1. PP/ PR Inquiry 13. Inventory by Item Inquiry ¦

¦ 2. PR to PO Cross Reference Inquiry 14. Inventory by Location Report ¦

¦ 3. Pending PP / PR Report 15. Stock Status Report ¦

¦ 4. PO Inquiry 16. Stock Valuation ¦

¦ 5. PO Report 17. Stock (Qty) Report ¦

¦ 6. Pending Order Report 18. Stock as on Date Report ¦

¦ 7. GIV / GIT (POR) Report 19. ¦

¦ 8. 20. ¦

¦ 9. Pending GIT Report 21. ¦

¦ 10. Physical Receipt Report 22. Supplier Master Report ¦

¦ 11. Physical Report by Item Inquiry 23. Item Master Inquiry ¦

¦ 12. PP-PO-POR-Phy Rcpt (Qty) Trace 24. ¦ +---+

+---+

Press F2 for Help

(32)

SALES ORDERS / INVOICE

Langkah-langkah untuk melakukan entry data pada menu Sales Orders/Invoice :

1. Pembuatan DO (Delivery Order)

• Pada main menu, pilih option 7. Sales Orders/Invoice.

• Tekan ↵

¦mfmenu Main Menu 26/11/04¦

+---+

¦ DISTRIBUTION MANUFACTURING FINANCIAL ¦

¦ 1. 13. 25. General Ledger ¦

¦ 2. 14. 26. ¦

¦ 3. Inventory Control 15. 27. Accounts Receivable ¦

¦ 4. 16. 28. Accounts Payable ¦

¦ 5. Purchasing 17. 29. ¦

¦ 6. 18. 30. ¦

¦ 7. Sales Orders/Invoice 19. 31. ¦

¦ 8. 20. 32. ¦

¦ 9. 21. 33. ¦

¦ 10. 22. 34. ¦

¦ 11. Service/Support 23. 35. ¦

¦ 12. 24. 36. ¦ +---+

+---+

Press F2 for Help

• Pilih option 11. * PT AKARI SALES MENU *

• Tekan ↵

¦mfmenu 7. Sales Orders/Invoices 26/11/04¦

+---+

¦ 1. Sales Order Menu 13. Invoice Menu ¦

¦ 2. 14. ¦

¦ 3. Customer Schedules Setup Menu 15. Sales Order Reports Menu ¦

¦ 4. 16. ¦

¦ 5. Schedule Processing Menu 17. Sales Analysis Menu ¦

¦ 6. 18. Customer Consignment Inventory ¦

¦ 7. Containerization Menu 19. ¦

¦ 8. 20. Trade Management Menu ¦

¦ 9. Shipment Processing Menu 21. Storefront Integration Menu ¦

¦ 10. 22. PRO/PLUS Container & Line Charge ¦

¦ 11. *** PT AKARI SALES MENU *** 23. Service/Repair Order Menu ¦

¦ 12. Sales Quotation Menu 24. ¦ +---+

+---+

Press F2 for Help

(33)

• Pilih option 3. Transactions.

• Tekan ↵

¦mfmenu 7.11 *** PT AKARI SALES MENU *** 26/11/04¦

+---+

¦ 1. Masters - Sales 13. ¦

¦ 2. 14. ¦

¦ 3. Transactions 15. ¦

¦ 4. 16. ¦

¦ 5. Reports 17. ¦

¦ 6. 18. ¦

¦ 7. 19. ¦

¦ 8. 20. ¦

¦ 9. 21. ¦

¦ 10. Tax Invoice Menu 22. ¦

¦ 11. 23. ¦

¦ 12. 24. ¦ +---+

+---+

Press F2 for Help

• Pilih option 8. Service Station.

• Tekan ↵

¦mfmenu 7.11.3 Transactions 26/11/04¦

+---+

¦ 1. 13. ¦

¦ 2. 14. ¦

¦ 3. 15. ¦

¦ 4. 16. ¦

¦ 5. 17. ¦

¦ 6. 18. ¦

¦ 7. 19. ¦

¦ 8. Service Station 20. ¦

¦ 9. 21. ¦

¦ 10. 22. ¦

¦ 11. 23. ¦

¦ 12. 24. ¦ +---+

+---+

Press F2 for Help

(34)

• Pilih option 1. DO Entry (Customers).

• Tekan ↵

¦mfmenu 7.11.3.8 Service Station 26/11/04¦

+---+

¦ 1. DO Entry (Customers) 13. Invoice Posting (Normal) ¦

¦ 2. DO Entry (Sales Return) 14. Invoice Posting - Sales Return ¦

¦ 3. DO Print (Pre-Printed) 15. Invoice Print ¦

¦ 4. DO Print (Plain) 16. Invoice Print - Sales Return ¦

¦ 5. Delivery Order Report 17. ¦

¦ 6. Surat Jalan Preparation 18. ¦

¦ 7. Surat Jalan Return 19. ¦

¦ 8. Surat Jalan - Transporter Change 20. ¦

¦ 9. Surat Jalan Print 21. ¦

¦ 10. Profoma Invoice Print 22. ¦

¦ 11. 23. ¦

¦ 12. 24. ¦ +---+

+---+

Press F2 for Help

• Data entry/input data :

Enter Your Site Code : (sesuai kode SITE tiap Branch/SS), tekan ↵

• Pada field Customer Code, tekan F2 untuk memilih kode dari customer.

• Pilih dan tekan ↵

pattsomt.p 7.11.3.8.1 DO Entry (Customers) 26/11/04 +---+

¦ Enter Your Site Code : 2005S ¦

¦ Customer Code: Name: ¦ +---+--- Customer Master ---+---+

¦ ¦

¦ Customer Name ¦

¦ --- ¦

¦ 4AZ0001 ¦DUMMY CUSTOMER ¦

¦ >4AZ0002 ¦DUMMY CUSTOMER - SALES ¦

¦ LB1001A ¦PT. AKARI INDONESIA ¦

¦ LB3005A ¦PT. AKARI INDONESIA ¦ +---+

F1[RETURN]=Select & GO F4=Back

(35)

• Tekan F1.

¦ Customer Code: 4AZ0002 Name: DUMMY CUSTOMER - SALES ¦ +---+

• Tekan Space bar / F1.

¦ Customer Code: 4AZ0002 Name: DUMMY CUSTOMER - SALES ¦ +---+

+---+

¦ Credit Limit : 999,999,999.00 ¦

¦ Customer Balance : 0.00 ¦

¦ Balance : 999,999,999.00 ¦ +---+

Press space bar to continue.

(36)

• Data entry/input data :

Order : tekan ↵ (nomor DO, akan muncul secara otomatis) Sold-To : tekan ↵ (default)

Bill-To : tekan ↵ (default) Ship-To : tekan ↵ (default)

Order Date : (tanggal pembuatan DO) tekan ↵ Required Date : (idem) tekan ↵ Promise Date : (idem) tekan ↵

Due Date : (+ 1 hari dari order date) tekan ↵, sampai pada field Site : (sesuai dengan kode SITE tiap Branch/SS)

• Tekan F1.

pattsomt.p b+ 7.11.3.8.1 DO Entry (Customers) 26/11/04 +---+

¦ Order: D4A4B001 Sold-To: 4AZ0002 Bill To: 4AZ0002 Ship-To: 4AZ0002 ¦ +---+

+--- Sold-To ---++--- Ship-To ---+

¦ DUMMY CUSTOMER - SALES ¦¦ DUMMY CUSTOMER - SALES ¦

¦ ¦¦ ¦

¦ MALANG ¦¦ MALANG ¦

+---+

¦ Order Date: 26/11/04 Line Pricing: Yes Confirmed: Yes ¦

¦ Required Date: 26/11/04 Manual: Currency: Rp Language: ¦

¦ Promise Date: 26/11/04 Site: 2005S Taxable: Yes SCT / / ¦

¦ Due Date: 27/11/04 Channel: Fixed Price: Yes ¦

¦ Perform Date: / / Project: Credit Terms: 0 ¦

¦ Pricing Date: / / Credit Terms Interest %: 0.00 ¦

¦Purchase Order: Reprice: No ¦

¦ Remarks: Entered By: admin4a ¦ +---+

(37)

• Data entry/input data :

Tax Usage : tekan ↵ (default)

Tax Environment : tekan ↵ (default SITE-nya) Tax Class : (idem)

Taxable : Yes (selalu), tekan ↵ Tax In : tekan ↵ (default)

+--- Sold-To ---++--- Ship-To ---+

¦ ¦¦ ¦

¦ +---+ ¦

¦ MALANG ¦ Tax Usage: ¦ ¦

¦ INDONESIA ¦ Tax Environment: SCT ¦ ¦ +---¦ Tax Class: SCT ¦---+

+---¦ Taxable: Yes ¦---+

¦ Order Date: 2¦ Tax In: Yes ¦es ¦

¦ Required Date: 2+---+p Language: ¦

¦ Promise Date: 26/11/04 Site: 2005S Taxable: Yes SCT ¦

¦ Due Date: 27/11/04 Channel: Fixed Price: Yes ¦

¦ Perform Date: Project: Credit Terms: 0 ¦

¦ Pricing Date: Credit Terms Interest %: 0.00 ¦

¦Purchase Order: Reprice: No ¦

¦ Remarks: Entered By: admin4a ¦ +---+

• Tekan F1.

+--- Sold-To ---++--- Ship-To ---+

¦ ¦¦ ¦

¦ MALANG ¦¦ MALANG ¦

+---+

¦ Salesperson 1: Freight List: Consignment: No ¦

¦ Multiple: No Frt Min Wgt: 0 Consume Forecast: Yes ¦

¦ Commission 1: 0.00% Freight Terms: Detail Allocations: No ¦

¦ Calculate Freight: Yes Allocate Days: 10 ¦

¦ Display Weights: Yes Comments: No ¦

¦ Import/Export: No ¦ +---+

(38)

• Data entry/input data :

Ln : tekan ↵ (default)

Item Number : (diisi dengan kode spare part/finish good), tekan ↵ Qty Ordered : (jumlah barang) tekan ↵

UM : PC (piece) atau PR (pair) tekan ↵ List Price : (daftar harga) tekan ↵ Discount : tekan ↵ (default)

Price : (harga jual ke konsumen) tekan ↵

Desc : (nama barang) tekan ↵

Loc : (nama lokasi barang tersebut berada) tekan ↵ Qty Allocated : (diisi sama/sesuai dengan Qty Ordered) tekan ↵

• Tekan F1.

¦ Sales Order: D4A4B001 Sold-To: 4AZ0002 Ln Format S/M: Single ¦ +---+

+--- Sales Order Line ---+

¦ Ln Item Number Qty Ordered UM List Price Discount Price ¦

¦--- --- --- -- --- --- --- ¦

¦ 1 FLA1260 2.0 PC 35,000.00 0.0 35,000.00 ¦ +---+

+---+

¦Desc: I.C Sales Account: 411101 S MC01 ¦

¦ Loc: a Site: 2005S Disc Acct: 411301 S MC01 ¦

¦ Rp Cost: 2,272.72694 Confirmed: Yes Credit Terms Int: 0.00 ¦

¦ Lot/Serial: Required: 26/11/04 Ship Type: ¦

¦ Qty Allocated: 2.0 Promised: 26/11/04 UM Conversion: 1.0000 ¦

¦ Qty Picked: 0.0 Due Date: 27/11/04 Consume Fcst: Yes ¦

¦ Qty Shipped: 0.0 Perform Date: / / Detail Alloc: No ¦

¦Qty to Invoice: 0.0 Pricing Date: 26/11/04 Taxable: Yes SCT ¦

¦ Salesperson 1: Multiple: No Freight List: ¦

¦ Commission 1: 0.00% Category: Fixed Price: Yes Comments: No ¦ +---+

(39)

• Data entry/input data :

Tax Usage : tekan ↵ (default)

Tax Environment : tekan ↵ (default SITE-nya) Tax Class : (idem)

Taxable : Yes (selalu), tekan ↵ Tax In : tekan ↵ (default)

¦ Sales Order: D4A4B001 Sold-To: 4AZ0002 Ln Format S/M: Single ¦ +---+

+--- Sales Order Line ---+

¦ Ln Item Number Qty Ordered UM List Price Discount Price ¦

¦--- --- --- -- --- --- --- ¦

¦ 1 FLA1260 2.0 PC 35,000.00 0.0 35,000.00 ¦ +---+

+---+

¦Desc: I.C Sales Account: 411101 S MC01 ¦

¦ Loc: a Site: 2005S Disc Acct: 411301 S MC01 ¦

¦ Rp Cost: 2,2+---+Int: 0.00 ¦

¦ Lot/Serial: ¦ Tax Usage: ¦ype: ¦

¦ Qty Allocated: ¦ Tax Environment: SCT ¦ion: 1.0000 ¦

¦ Qty Picked: ¦ Tax Class: SCT ¦cst: Yes ¦

¦ Qty Shipped: ¦ Taxable: Yes ¦loc: No ¦

¦Qty to Invoice: ¦ Tax In: Yes ¦ble: Yes SCT ¦

¦ Salesperson 1: +---+ist: ¦

¦ Commission 1: 0.00% Category: Fixed Price: Yes Comments: No ¦ +---+

(40)

Perlu diperhatikan disini adalah pada field Total, dimana angka/harga yang tercetak pada field tersebut harus selalu include tax (Tax In : Yes).

• Tekan F1.

• Proses pembuatan DO (DO entry) telah selesai. Tetapi saat ini masih belum ada GL impact, jadi sebelum proses selanjutnya dilakukan DO yang sudah dibuat ini dapat direvisi/dimodifikasi (apabila terjadi kesalahan).

+---+

¦Non-Taxable: 0.00 Currency: Rp Line Total: 63,636.36 ¦

¦ Taxable: 63,636.36 0.00% Discount: 0.00 ¦

¦ Tax Date: Service 10 : 0.00 ¦

¦ Containers: 0.00 Freight 20 : 0.00 ¦

¦Line Charges: 0.00 Special 30 : 0.00 ¦

¦ Total Tax: 6,363.64 ¦

¦ View/Edit Tax Detail: No Total: 70,000.00 ¦ +---+

+---+

¦ CR Initials: Print Sales Order: Yes AR Acct: 112101 S A500 ¦

¦ Credit Card: Print Pack List: Yes Prepaid: 0.00 ¦

¦ Action Status: Print Inv Hist: Yes FOB Point: ¦

¦ Revision: 0 EDI Inv Hist: No Ship Via: ¦

¦ EDI PO Ack: No Partial OK: Yes BOL: TR ¦ +---+

WARNING: Invalid freight terms #.

Enter data or press F4 to end.

DO Print (Plain)

• Untuk melakukan print hard copy dari DO yang telah dibuat, pilih option 7.11.3.8.4 DO Print (Plain).

• Tekan ↵

• Data entry/input data :

Site : (sesuai kode SITE tiap Branch/SS), tekan ↵ Date : (range tanggal DO), tekan ↵ To : (idem), tekan ↵ PRINT/RE-PRINT [P/R] : [P] / [R], tekan ↵

• Pilih nomor DO yang akan di print dengan menekan ↵ (bisa lebih dari 1).

Nomor-nomor yang terpilih ditandai dengan [*].

• Tekan F1.

• Data entry/input data :

Output : [PAGE] (untuk tampilan screen) atau nama printernya (untuk melakukan print hard copy).

• Tekan F1.

(41)

padoplrp.p 7.11.3.8.4 DO Print (Plain) 26/11/04 +---+

¦ Site : 2005S ¦

¦ Customer: To: ¦

¦ DATE: 26/11/04 To: 26/11/04 ¦

¦ Delivery Order: To: ¦

¦ PRINT/RE-PRINT[P/R]: P Output: ¦

¦ Batch ID: ¦ +---+

+---+

¦ Delivery Order DO Date RS Name ¦

¦ --- --- --- ---¦

¦* D4A4B001 26/11/04 4AZ0002 DUMMY CUSTOMER - SALES ¦

¦ ¦

¦ ¦ +---+

2. Pembuatan Surat Jalan (Surat Jalan Preparation)

• Pilih option 7.11.3.8.6 Surat Jalan Preparation

• Tekan ↵

• Data entry/input data :

Site : (sesuai dengan kode SITE tiap Branch/SS), tekan ↵ DO Number : (nomor DO yang akan dibuatkan Surat Jalan), tekan ↵

• Tekan F1.

pasoship.p 7.11.3.8.6 Surat Jalan Preparation 26/11/04 +---+

¦ Site : 2005S ¦

¦ DO Number: D4A4B001 ¦

¦ Transporter Code : Transporter : ¦

¦ Trnsp Name : ¦

¦ Address : ¦

¦ City : ¦

¦ Remarks1 : ¦

¦ Remarks2 : ¦ +---+

• Ricek setiap informasi yang muncul pada tampilan screen. Yang perlu diperhatikan adalah field To Ship, apabila quantity-nya sudah benar berarti pembuatan surat jalan bisa dilanjutkan. Apabila salah (quantity pada field To Ship = 0), berarti ada kesalahan input lokasi barang pada DO entry.

Sehingga quantity-nya masih di field Backorder

^*

.

(42)

*

Apabila hal ini terjadi, maka inputkan lokasi barang dengan benar, caranya : Data entry/input data :

Line : (yang masih backorder), tekan ↵ sampai pada field Loc : (isi dgn lokasi yang benar), lalu tekan F1

• Tekan F1.

pasoship.p 2+ 7.11.3.8.6 Surat Jalan Preparation 26/11/04 +---+

¦ Order: D4A4B001 Ship Allocated: Yes Sold-To: 4AZ0002 Site: 2005S ¦

¦ Effective: 26/11/04 Ship Picked: Yes DUMMY CUSTOMER - SALES ¦ +---+

+--- Sales Order Line Items ---+

¦ Ln Item Number T Qty Alloc Qty Picked To Ship Backorder Site ¦

¦--- --- - --- --- --- --- --- ¦

¦ 1 FLA1260 2.0 0.0 2.0 0.0 2005S ¦

¦ ¦

¦ ¦ +---+

+---+

¦ Line: Cancel B/O: No Site: Loc: ¦

¦ Quantity: Lot/Serial: ¦

¦ Item Number: UM: Reference: ¦

¦ Description: Multi Entry: ¦ +---+

• Tekan ↵ / F1.

+--- Sales Order Line Items ---+

¦ Ln Item Number T Qty Alloc Qty Picked To Ship Backorder Site ¦

¦--- --- - --- --- --- --- --- ¦

¦ 1 FLA1260 2.0 0.0 2.0 0.0 2005S ¦

¦ ¦

¦ ¦ +---+

+---+

¦ Line: Cancel B/O: No Site: Loc: ¦

¦ Quantity: Lot/Serial: ¦

¦ Item Number: UM: Reference: ¦

¦ Description: Multi Entry: ¦ +---+

Display sales order lines being shipped yes Enter data or press F4 to end.

(43)

• Data entry/input data :

Order : tekan ↵ (default)

Effective : (tanggal pembuatan Surat Jalan ), tekan ↵ Ship Allocated : Yes (selalu), tekan ↵

Ship Picked : Yes (default), takan ↵

Sold To : tekan ↵ (default) Site : tekan ↵ (default)

• Ricek seluruh informasi pada tampilan screen, apakah sudah benar atau belum.

• Tekan ↵ / F1.

+---+

¦ Ln Item Number Site Location Lot/Serial Quantity UM ¦

¦--- --- --- --- --- --- -- ¦

¦ 1 FLA1260 2005S a 2.0 PC ¦

¦ ¦

¦ ¦ +---+

Is all information correct yes Enter data or press F4 to end.