UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL ”VETERAN” J AWA TIMUR
SKRIPSI
Disusun Oleh :
SURYA PRISMA NUGRAHA NPM : 0935010096
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” J AWA TIMUR
PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PKL DAN
SKRIPSI DI PROGDI SISTEM INFORMASI
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL ”VETERAN” J AWA TIMUR
SKRIPSI
Disusun Oleh :
SURYA PRISMA NUGRAHA
NPM : 0935010096
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN”
J AWA TIMUR
DI PROGDI SISTEM INFORMASI
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” J AWA TIMUR
Disusun Oleh:
Sur ya Pr isma Nugraha 0935010096
Telah dipertahankan dihadapan dan diterima oleh Tim Penguji Skr ipsi Pr ogram Studi Sistem Informasi Fakultas Teknologi Industri
Univer sitas Pembangunan Nasional “Veteran” J awa Timur Pada tanggal J anuar i 2014
Pembimbing :
1.
Nur Cahyo Wibowo, S.Kom, M.Kom NPT. 3 7903 040 197 1
2.
Rizka Hadiwiyanti, S.Kom, M.Kom NPT. 3 8607 130 350 1
Tim Penguji :
1.
Moh. Irwan Afandi, ST, MSc NPT. 3 7607 070 220 1
2.
Pr isa Marga Kusumantara, S.Kom, MCs. NPT. 3 8211 060 206 1
3.
Rizka Hadiwiyanti, S.Kom, M.Kom NIP/NPT. 3 8607 130 350 1
Mengetahui,
Dekan Fakultas Teknologi Industri
Univer sitas Pembangunan Nasional “Veteran” J awa Timur
Dengan memanjatkan puji dan syukur atas Kehadirat Allah SWT atas
segala rahmat, taufiq, serta Hidayah-Nya sehingga penyusun dapat menyelesaikan
tugas laporan tugas akhir ini. Tugas ini untuk memenuhi persyaratan untuk
menempuh ujian sarjana pada Fakultas Teknologi Industri Program Studi Sistem
Informasi Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur
Dengan selesainya tugas akhir dan laporan ini, tak lupa penyusun
mengucapkan terima kasih yang sebesar–besarnya kepada semua pihak yang telah
membantu dalam penyusunan sampai terselesaikannya laporan tugas akhir ini.
Sengaja tidak penyusun sebutkan pihak-pihak tersebut, karena bagi penulis amat
sangat banyak sekali pihak yang sangat berarti dalam semua proses yang penulis
alami. Dan mungkin hanya doa setulus hati yang bisa penulis panjatkan agar
semoga pihak-pihak yang turut membantu terselesaikannya laporan dan tugas
akhir ini senantiasa dipermudahkan juga segala urusannya oleh Allah SWT.
Penyusun menyadari bahwa laporan ini masih banyak kekurangannya,
oleh karena itu saran dan kritik akan penyusun terima dengan lapang dada.
Semoga laporan ini dapat memberikan manfaat bagi semua pihak yang
berkepentingan dan sekali lagi semoga Tuhan memberikan rahmat-Nya kepada
semua pihak yang telah memberikan bantuannya meskipun sekecil apapun itu
baik yang di kampus maupun yang diluar kampus. Amin
Surabaya, Desember 2013
ABSTRAKSI ... i
KATA PENGANTAR ... ii
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR GAMBAR ... vii
DAFTAR TABEL ... xi
1.6. Metodologi Penelitian ... 4
1.6.1 Studi Pustaka ... 4
1.6.2 Pengumpulan Data Studi Kasus dan Wawancara ... 4
1.6.3 Analisis dan Perancangan Sistem ... 4
1.6.4 Implementasi Program ... 5
1.6.5 Uji coba dan Evaluasi Sistem ... 5
1.7 Sistematika Penulisan ... 5
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA ... 7
2.1. Pengertian Sistem Informasi ... 8
2.2. PKL (Praktek Kerja Lapangan ) ... 11
2.2.1 Mekanisme PKL ... 12
2.3. Skripsi ... 14
2.3.1 Mekanisme Skripsi ... 15
2.3.2 Pengajuan Proposal Skripsi ... 17
2.5. Pemodelan Proses Dan Data ... 23
2.5.1 DFD (Data Flow Diagram) ... 24
2.5.2 CDM (Conceptual Data Model) ... 28
2.5.3 PDM (Physycal Data Model)... 29
2.6. Server Side Language (PHP)... 30
BAB III. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 33
3.1. Analisis Sistem ... 33
3.2. Analisis kebutuhan Fungsional ... 34
3.2.1 Mahasiswa ... 34
3.2.2 PIA ... 34
3.2.3 Dosen ... 35
3.2.4 Kaprogdi ... 35
3.3. Analisis kebutuhan Non Fungsional ... 35
3.3.1 Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Keras... 35
3.3.2 Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak ... 36
3.4. Workflow ... 36
3.4.1 Workflow Registrasi PKL ... 37
3.4.2 Workflow Sidang PKL ... 38
3.4.3. Workflow Pengajuan Judul Skripsi ... 40
3.4.4. Workflow Sidang Proposal Skripsi ... 42
3.4.5. Workflow Pengajuan Dosen Pembimbing Skripsi ... 43
3.4.6. Workflow Pengajuan Dosen Penguji Seminar ... 44
3.4.7. Workflow Pelaksanaan Seminar ... 44
3.5 DFD (Data Flow Diagram) ... 46
3.5.5 Diagram Level 1 Membuat Data Master ... 53
3.5.6 Diagram Level 1 Konfirmasi Menguji & Membimbing ... 54
3.5.7 Diagram Level 1 Laporan Sidang & Dosen ... 55
3.6 Conceptual Data Model (CDM) ... 56
3.7 Physical Data Model (PDM)... 58
3.8. Struktur Tabel ... 60
3.9 Perancangan Arsitektur Interface ... 68
3.9.1 Perancangan Antar Muka Halaman Utama ... 68
3.9.2 Perancangan Antar Muka Halaman User PIA ... 69
BAB IV. HASIL DAN PEMBAHASAN ... 70
4.1. Implementasi Sistem ... 70
4.2. Uji Coba Aplikasi (Skenario) ... 71
4.3. Uji Coba Aplikasi Dan Antar Muka ... 80
4.3.1 Login Area ... 80
4.3.2 Halaman Utama Bagian PIA ... 82
4.3.3 Halaman PKL (Praktek Kerja Lapangan) ... 83
4.3.3.1 Halaman Tambah Data Registrasi PKL ... 84
4.3.3.2 Halaman Tambah Data Sidang PKL ... 89
4.3.3.3 Halaman Tambah Data Nilai PKL ... 92
4.3.4 Halaman Skripsi / T.A ... 93
4.3.4.1 Halaman Pengajuan Skripsi Awal ... 94
4.3.4.2 Halaman Tambah Data Sidang Proposal ... 97
4.3.4.3 Halaman Ubah Data Sidang Proposal ... 98
4.3.4.4 Halaman Penentuan Dosen Pembimbing (Offline) .. 100
4.3.4.5 Halaman Ubah Dosen Pembimbing (Offline) ... 103
4.3.5 Pengajuan Via Online ... 111
4.3.5.1 Pengajuan Proposal Awal ke PIA (Online) ... 111
4.3.5.2 Penentuan Dosen Penguji Proposal (Online) ... 113
4.3.5.3 Penentuan Dosen Pembimbing Skripsi(Online) ... 115
4.3.5.4 Penentuan Dosen Penguji Seminar(Online) ... 117
BAB V. PENUTUP ... 120
5.1. Kesimpulan ... 120
5.2. Saran ... 120
Gambar 2.1 Mekanisme PKL Progdi Sistem Informasi ... 13
Gambar 2.2 Mekanisme Skripsi Progdi Sistem Informasi ... 16
Gambar 2.3 Pengajuan Proposal Skripsi ... 17
Gambar 2.4 Pengajuan Dosen Pembimbing ... 18
Gambar 2.5 Seminar Skripsi ... 20
Gambar 2.6 Sidang Lisan ... 21
Gambar 2.7 Simbol External Entity ... 26
Gambar 2.8 Arus Data atau Aliran Data ... 27
Gambar 2.9 Simbol Proses Menurut Yourdan dan DeMarco ... 28
Gambar 2.10 Simbol Proses Menurut Gene dan Serson ... 28
Gambar 3.1 Work Flow Registrasi PKL ... 38
Gambar 3.2 Work Flow Sidang PKL ... 40
Gambar 3.3 Work Flow Pengajuan Judul Skripsi ... 41
Gambar 3.4 Work Flow Sidang Proposal Skripsi ... 42
Gambar 3.5 Work Flow Pengajuan Dosen Pembimbing Skripsi ... 43
Gambar 3.6 Work Flow Pengajuan Dosen Penguji Seminar ... 45
Gambar 3.7 Work Flow Pelaksanaan Seminar ... 46
Gambar 3.8 Diagram Konteks ... 47
Gambar 3.9 Diagram level 0 ... 48
Gambar 3.10 Diagram level 1 Proses Mencatat Data Sidang ... 50
Gambar 3.11 Diagram level 1 Memilih Dosen Pembimbing dan Penguji ... 52
Gambar 3.12 Diagram level 1 Membuat Data Master ... 53
Gambar 3.13 Diagram level 1 Konfirmasi Menguji dan Membimbing ... 55
Gambar 3.17 Desain Antar Muka Halaman Utama ... 69
Gambar 3.18 Desain Antar Muka Halaman Utama User PIA ... 69
Gambar 4.1 Form Login ... 81
Gambar 4.2 Peringatan Login Gagal ... 81
Gambar 4.3 Login Sukses Hak Akses PIA ... 82
Gambar 4.4 Halaman Utama Bagian PIA ... 83
Gambar 4.5 Sub Menu Dari PKL ... 84
Gambar 4.6 Halaman Registrasi PKL ... 84
Gambar 4.7 Halaman Tambah Data Registrasi PKL ... 85
Gambar 4.8 Peringatan Kesalahan Registrasi PKL... 86
Gambar 4.9 Pendaftaran PKL Berhasil ... 86
Gambar 4.10 Hasil Pencarian ... 87
Gambar 4.11 Bukti Registrasi PKL ... 87
Gambar 4.12 Halaman Ubah Data Registrasi PKL ... 88
Gambar 4.13 Halaman Ubah Data Registrasi PKL Gagal ... 89
Gambar 4.14 Menu Tambah Data Sidang PKL ... 89
Gambar 4.15 Halaman Utama Tambah Sidang PKL ... 90
Gambar 4.16 Form Untuk Tambah Sidang PKL ... 90
Gambar 4.17 Peringatan Kesalahan Tambah Sidang PKL ... 91
Gambar 4.18 Halaman Ubah Data Sidang PKL ... 91
Gambar 4.19 Menu Tambah Data Nilai Sidang PKL ... 92
Gambar 4.20 Halaman Utama Tambah Nilai Sidang PKL ... 92
Gambar 4.21 Halaman Tambah Nilai Sidang PKL ... 93
Gambar 4.25 Data Pengajuan Ke PIA Berhasil Di Simpan ... 97
Gambar 4.26 Halaman Tambah Sidang Proposal ... 97
Gambar 4.27 Tambah Data Sidang Proposal Gagal... 98
Gambar 4.28 Halaman Ubah Data Sidang Proposal ... 99
Gambar 4.29 Tampilan History Proposal Mahasiswa ... 99
Gambar 4.30 Data Mahasiswa Yang Belum Memperoleh Pembimbing ... 100
Gambar 4.31 Halaman Penentuan Pembimbing Skripsi ... 101
Gambar 4.32 Halaman Info dan Grafik Pembimbing ... 102
Gambar 4.33 Pesan Bahwa Pembimbing Berhasil DiTambahkan... 102
Gambar 4.34 Formulir Pengajuan Pembimbing Skripsi ... 103
Gambar 4.35 Halaman Ubah Data Pembimbing Skripsi ... 104
Gambar 4.36 Form Ubah Data Pembimbing Skripsi ... 104
Gambar 4.37 Halaman Persetujuan Dosen Pemimbing Skripsi ... 105
Gambar 4.38 Pesan Persetujuan Dosen Pemimbing Sukses... 105
Gambar 4.39 Form Pendaftaran Seminar ... 106
Gambar 4.40 Penunjukkan Penguji Gagal ... 107
Gambar 4.41 Penunjukkan Penguji Sukses ... 107
Gambar 4.42 Undangan Untuk Penguji Seminar ... 108
Gambar 4.43 Form Ubah Data Seminar ... 109
Gambar 4.44 Halaman Persetujuan Penguji Skripsi ... 110
Gambar 4.45 Pesan Persetujuan Penguji Sukses ... 110
Gambar 4.46 Halaman Utama Pengajuan Proposal (Online) ... 112
Gambar 4.47 Form Verifikasi Judul Pengajuan (awal) ... 112
Gambar 4.51 Penentuan Pembimbing via (Online) ... 115
Gambar 4.52 Pesan Bahwa Mahasiswa Belum Mengaktifkan Pengerjaan ... 116
Gambar 4.53 Pesan Pada akun Mahasiswa (mulai pengerjaan) ... 116
Gambar 4.54 Data Mahasiswa Yang di ajukan Seminar ... 117
Gambar 4.55 Form Penentuan Penguji Seminar... 118
Gambar 4.56 Pesan Penunjukkan Penguji Sukses ... 118
Tabel 3.1 Struktur Tabel Tahun Angkatan... 60
Tabel 3.2 Struktur Tabel Mahasiswa ... 60
Tabel 3.3 Struktur Tabel Kelompok PKL ... 61
Tabel 3.4 Struktur Tabel Registrasi PKL ... 62
Tabel 3.5 Struktur Tabel Sidang PKL ... 62
Tabel 3.6 Struktur Tabel Menguji PKL ... 63
Tabel 3.7 Struktur Tabel User ... 63
Tabel 3.8 Struktur Tabel Dosen ... 64
Tabel 3.9 Struktur Tabel Pengajuan TA ... 64
Tabel 3.10 Struktur Tabel Sidang Proposal TA ... 65
Tabel 3.11 Struktur Tabel Menguji Proposal ... 65
Tabel 3.12 Struktur Tabel Pengajuan Pengerjaan TA ... 66
Tabel 3.13 Struktur Tabel Memimbing TA ... 66
Tabel 3.14 Struktur Tabel Seminar TA ... 67
Tabel 3.15 Struktur Tabel Menguji Seminar ... 67
Penyusun : Surya Prisma Nugraha
Pembimbing I : Nurcahyo Wibowo, S.Kom, M.Kom
Pembimbing II : Rizka Hadiwiyanti, S.Kom, M.Kom
ABSTRAK
Pencatatan dan dokumentasi PKL dan Skripsi perlu mendapatkan penanganan administrasi yang tertib, tertata, dan terpusat untuk memperlancar proses dan monitoring data-data yang ada serta sebagai history dalam suatu proses pencatatan atau administrasi yang dilakukan.
Tugas Akhir ini membahas tentang bagaimana mengimplementasikan dan mengembangkan desain Sistem Informasi Administrasi PKL dan Skripsi yang telah ada sebelumnya. Pengembangan aplikasi ini mengacu pada pendekatan proses bisnis yang dilakukan dalam hal administratif PKL dan Skripsi di progdi Sistem Informasi UPN “Veteran” Jatim
Hasil dari tugas akhir ini berupa Aplikasi Sistem Informasi Administrasi PKL dan Skripsi. Dengan adanya aplikasi ini, pihak PIA selaku penanggung jawab hal-hal yang berhubungan dengan PKL dan Skripsi di progdi sistem informasi dimudahkan dengan proses pencarian, pendataan, maupun ploting dosen yang mana selama ini masih berdasar dokumen-dokumen yang ada dan belum terstruktur.
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Lata r Belakang
Pengembangan aplikasi dan sistem komputerisasi yang ada pada Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur telah mengalami beberapa perubahan dan perkembangan pada beberapa bagian-bagiannya. Perubahan tersebut dilakukan dengan tujuan agar mempermudah dalam setiap kegiatan akademik yang menangani beberapa proses di dalamnya. Wati (2012) pada pertengahan tahun 2012 telah merancang sebuah sistem administrasi dan aplikasinya yang ditujukan untuk Petugas Informasi Administrasi atau disingkat PIA atau dalam beberapa Universitas juga disebut sebagai koordinator Praktek Kerja Lapangan (PKL) dan Skripsi, dengan tujuan membantu dan memaksimalkan kinerja PIA dalam mencatat semua proses administrasi dari mahasiswa yang melakukan PKL dan Skripsi di Program Studi Sistem Informasi Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
dapat ditangani oleh sistem sebelumnya maka dibuatlah sebuah penelitian lanjut untuk memperbaiki kekurangan yang ada dengan judul Pengembangan Sistem Informasi Administrasi PKL dan Skripsi di Progdi Sistem Informasi UPN ”Veteran” Jatim.
1.2 Rumusa n Masa lah
Berdasarkan uraian latar belakang permasalahan, maka secara garis besar perumusan masalah yang terdapat dalam tugas akhir ini adalah perbaikan atau pengembangan yang dilakukan pada sistem sebelumnya agar menjadi sebuah sistem dan aplikasi administrasi yang sesuai dengan pendekatan proses kerja dan masalah yang ada pada proses pencatatan administrasi PIA Progdi Sistem Informasi. Adapun Rumusan masalah yang diangkat adalah :
1. Bagaimana agar semua pemakai yang berhubungan dengan proses administrasi PKL dan Skripsi bisa ikut berinteraksi dengan sistem yang ada ? 2. Bagaimana memberikan suatu hasil dan laporan kepada masing-masing
pengguna sistem ?
3. Fitur apa yang di tambahkan pada halaman beranda user terkait dengan data PKL dan Skripsi ?
4. Bagaimana melakukan pencetakan dokumen yang dibutuhkan pada proses PKL dan Skripsi ?
1.3 Batasa n Masalah
Batasan Masalah dalam Sistem Informasi Administrasi adalah sebagai berikut: a. Sistem yang ada tidak menangani proses penjadwalan sidang lisan.
b. Studi kasus dilakukan di Progdi Sistem Informasi Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
c. Sistem yang ada tidak menangani proses manajemen ataupun penjadwalan bimbingan PKLdan Skripsi yang ada.
d. Sistem yang dibangun tidak menangani keamanan dan serangan-serangan yang mungkin dilakukan.
1.4 Tujuan
Tujuan pembuatan sistem ini untuk memaksimalkan sistem terkomputerisasi yang sudah berkembang di Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur, dan juga mengembangkan sistem yang telah ada sebelumnya khusunya untuk sistem informasi administrasi untuk PIA menjadi lebih baik.
1.5 Ma nfa at
Manfaat dengan pembuatan sistem ini adalah :
b) Memuat laporan kepada dosen tentang siapa saja mahasiswa didiknya maupun mahasiswa yang telah di ujinya, sehingga di harapkan peran serta beberapa dosen bisa lebih merata dalam menguji maupun membimbing mahasiswa c) Memberikan laporan kepada Ketua Jurusan tentang proses administrasi PKL
dan SKRIPSI yang telah dilakukan oleh PIA.
1.6 Metodologi Penelitia n a. Studi Pustaka
Skripsi ini dilakukan untuk mencari referensi dan bahan-bahan pustaka tentang konsep dan beberapa informasi yang berhubungan atau memiliki manfaat dalam pemecahan masalah berdasarkan rumusan masalah yang ada b. Pengumpulan Data Studi Kasus dan Wawancara
Skripsi ini dilakukan sebagai penunjang pembuatan laporan ini, dengan cara melakukan pengumpulan data yang dibutuhkan pada sistem informasi administrasi tersebut serta melakukan wawancara kepada PIA Program Studi Sistem Informasi terkait dengan proses-proses yang dilakukan dalam hal-hal administratif.
c. Analisis dan Perancangan Sistem
d. Implementasi Program
Skripsi ini dilakukan untuk mengimplementasikan teknik dan metode yang digunakan, pendukung untuk implementasi sistem informasi administrasi ini adalah dengan menggunakan tools bahasa pemrograman PHP dengan MySQL sebagai database-nya.
e. Uji Coba Sistem dan Evaluasi Sistem
Skripsi ini dilakukan untuk melakukan pengujian, dimulai dari menguji ketepatan data hingga efektifitas sistem yang telah di terapkan pada website. Evaluasi sistem dilakukan untuk mengetahui kinerja dari sistem dan aplikasi
website serta membuat penarikan kesimpulan apakah masih ada hal-hal yang
masih dirasa kurang sesuai. Jika masih ada hal-hal yang dirasa kurang dengan yang diharapkan, maka dilakukan evaluasi untuk perbaikannya.
1.7 Sistematika Penulisa n
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini akan memberikan penjelasan mengenai latar belakang, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan, manfaat, metodologi serta sistematika penulisan yang digunakan.
BAB II : TINJ AUAN PUSTAKA
penyelesaian permasalahan tentang sistem informasi, administrasi, alur Praktek Kerja Lapang (PKL), Skripsi, PHP, MySQL.
BAB III : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Berisi tentang analisis masalah dari model penelitian untuk memperlihatkan keterkaitan antar variabel yang diteliti dan beberapa penjelasan dari analisis permasalahan yang diteliti dan digunakan dalam pelaksanaan tugas akhir di Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
BAB IV : HASIL DAN PEMBAHASAN
BAB V : PENUTUP
Bab ini berisi kesimpulan-kesimpulan dan saran-saran untuk kepentingan pengembangan selanjutnya dan daftar pustaka. DAFTAR PUSTAKA
BAB II
TINJ AUAN PUSTAKA
2.1 Penger tian Sistem Infor masi
Sistem Informasi memiliki beberapa definisi dan pandangan dari beberapa ahli. Menurut Robert A. Leitch/K. Roscoe Davis ( 1983) mengemukakan bahwa sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Namun, secara umum sistem informasi merupakan suatu rangkaian yang memilki suatu keterkaitan satu sama lain dalam pengolahan data sehingga nantinya hasil pengolahan data ini memilki sesuatu informasi yang berguna dan terhubung antar satu sama lainnya
a) Komponen input
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
b) Komponen model
Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
c) Komponen output
Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.
d) Komponen teknologi
Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
e) Komponen hardware
Hardware atau perangkat keras berperan penting sebagai suatu media
f) Komponen software
Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah, menghitung dan
memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi.
g) Komponen basis data
Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database
Management System).
h) Komponen kontrol
Pada prakteknya, tidak semua sistem informasi mencakup keseluruhan komponen-komponen tersebut. Sebagai contoh, sistem informasi pribadi yang hanya melibatkan sebuah pemakai dan sebuah komputer tidak melibatkan fasillitas jaringan dan komunikasi. Kadir (2003) mengemukakan sistem informasi grup kerja
(workgroup information system) yang melibatkan sejumlah orang dan sejumlah
komputer, memerlukan sarana jaringan dan komunikasi.
2.2 Pr aktek Ker ja Lapang (PKL)
Tujuan dari Praktek Kerja Lapang (PKL) adalah memberi kesempatan bagi mahasiswa untuk melakukan pengkajian pengetahuan teoritis yang diperoleh di perkuliahan dengan kenyataan implementatif atau penerapan teknologi informasi secara praktis di perusahaan, lembaga ataupun instansi yang dipilih oleh mahasiswa.
Praktek Kerja Lapang (FPB7107/ NBB 7104) merupakan kegiatan intrakurikuler yang bersifat wajib bagi mahasiswa Program Studi Sistem Informasi UPN ”Veteran” Jatim, dengan bobot 2 SKS yang dapat dilakukan minimal 1 (satu) bulan atau lebih, sesuai kesepakatan dengan pihak perusahaan dimana mahasiswa melakukan PKL.
Untuk dapat melakukan PKL, mahasiswa harus memenuhi persyaratan yang telah ditentukan oleh jurusan yakni :
a. Memenuhi perolehan SKS minimal 110 SKS
Dosen Pembimbing praktek kerja lapang sebanyak 2 (dua) orang yang terdiri dari : a. Dosen Pembimbing Internal (ditentukan oleh PIA atau Ketua Jurusan)
b. Dosen Pembimbing Lapang (ditentukan oleh pimpinan perusahaan, instansi atau lembaga dimana mahasiswa melakukan PKL)
Penentuan dosen pembimbing internal akan dipilh berdasarkan latar belakang keilmuaan dosen yang bersangkutan yang diselaraskan dengan latar belakang tugas atau kasus PKL yang sedang dilakukan mahasiswa, apabila ternyata tidak tesedia dosen yang dimaksud maka jurusan berhak meminta dosen luar biasa untuk membimbing PKL tersebut. (Panduan Akademik Fakultas Teknologi Industri Tahun Akademik 2009/ 2010).
2.2.1 Mekanisme PKL di Progdi Sistem Infor masi Univer sita s Pemba ngunan Nasional ”Vetera n” J awa Timur .
Langkah–langkah dalam mengajukan PKL dalam Progdi Sistem Informasi dapat dilihat pada Gambar 2.1. Berikut ini penjelasan dari mekanisme PKL :
1. Mencar i Tempat PKL
Ga mbar 2.1 Mekanisme PKL Progdi Sistem Informasi 2. Penda ftar an PKL ke PIA
Berkas Pengajuan Pendaftaran PKL yang harus diserahkan ke PIA adalah surat penerimaan dari tempat yang digunakan untuk PKL dan daftar kelompok PKL dari mahasiswa yang melakukan pengajuan.
Pendaftar an PKL
Ke PIA
Pengajuan Seminar PKL
ke PIA
Mencar i
Tempat PKL
Menyer ahkan Sur at
Pener imaan PKL ke TU
Menger jakan
PKL
Pembayar an PKL
Ke TU Fak. Ekonomi
3. Pelaksa naan PKL
Selama pengerjaan PKL, mahasiswa diwajibkan melaksanakan bimbingan dengan Dosen Pembimbing yang telah ditunjuk oleh PIA
4. Pengajua n Seminar PKL ke PIA
Seminar PKL dilakukan per kelompok proyek. Masa berlaku PKL adalah 6 (enam) bulan untuk bisa mengajukan Seminar, dengan membawa:
5. Seminar PKL
Ketentuan Seminar PKL adalah :
a) Seminar PKL dilakukan secara informal oleh 2 Dosen Penguji b) Hasil penilaian diserahkan ke PIA PKL oleh Mahasiswa c) Setelah revisi dilakukan, Form Revisi diserahkan ke PIA.
d) Buku PKL dibuat rangkap 3 dan diserahkan masing-masing ke PIA, Fakultas, dan Perpustakaan.
a. Buku untuk PIA 1 (satu) untuk tiap kelompok
b. Buku untuk Fakultas dan Perpustakaan dibuat masing – masing 1 (satu) untuk setiap anggota kelompok.
2.3 Skr ipsi
yang mampu menulis skripsi dianggap mampu memadukan pengetahuan dan keterampilannya dalam memahami, menganalisis, menggambarkan, dan menjelaskan masalah yang berhubungan dengan bidang keilmuan yang diambilnya. Ketajaman dan kemampuan daya analisis mahasiswa akan dapat diketahui dan dinilai dari kemampuannya dalam mengemukakan ataupun membahas permasalahan atau problem yang sedang dihadapi dalam obyek penelitian (findings), serta keberhasilannya dalam mencarikan jalan pemecahan atas permasalahan/problem tersebut.
2.3.1 Mekanisme Skr ipsi di Progdi Sistem Infor masi Universitas Pemba ngunan Nasional ”Veter an” J awa Timur .
Gamba r 2.2 Mekanisme Skripsi Progdi Sistem Informasi Penilaian Pr oposal Skr ipsi
oleh Tim Penila i
Penilaian Pr oposal Skr ipsi oleh Tim Penila i
Pengajuan Dosen Pembimbing Skr ipsi ke PIA
Pengajuan Seminar Skr ipsi ke PIA
Menger ja kan Skr ipsi dan Bimbingan Skr ipsi
Seminar Skr ipsi oleh Dosen Penguji
2.3.2 Pengajuan Pr oposal Skr ipsi
Pada Progdi Sistem Informasi Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur, pengajuan skripsi dimulai dari membuat proposal dan diajukan ke PIA, kemudian mahasiswa melakukan sidang proposal skripsi di hadapan para penguji proposal. Apabila judul proposal direvisi, maka mahasiswa mengajukan judul proposalnya kembali kepada PIA sampai proposal di setujui., penjelasan tentang
flowchart bisa dilihat pada Gambar 2.3.
2.3.3 Pengajuan Dosen Pembimbing
Pengajuan dosen pembimbing dilakukan oleh mahasiswa setelah proposal disetujui. PIA akan memilih dan membuat pengajuan dosen pembimbing. Apabila sudah di ACC oleh dosen pembimbing, mahasiswa mulai mengerjakan skripsi dan melakukan bimbingan. Jika belum, PIA akan memilih dan membuat pengajuan dosen pembimbing untuk mahasiswa tersebut. penjelasan tentang pengajuan dosen pembimbing bisa dilihat pada Gambar 2.4 di bawah ini :
2.3.4 Seminar Skr ipsi
Seminar skripsi bisa dilaksanakan setelah dosen pembimbing menyetujui bahwa mahasiswa boleh melaksanakan sidang skripsi dan mahasiswa yang bersangkutan telah menyelesaikan sidang PKL. Sebelumnya mahasiswa membuat pengajuan sidang skripsi yang diajukan ke PIA. Dan kemudian PIA akan memilih penguji untuk seminar yang telah diajukan, jika penguji seminar yang dipilih telah setuju untuk menguji, kemudian mahasiswa dapat melakukan seminar skripsi sesuai dengan kesepakatan waktu dan tempat dengan penguji yang ditunjuk, jika penguji yang ditunjuk tidak menyetujui untuk menguji seminar maka PIA akan memilih penguji lain yang ada.
Ga mbar 2.5 Seminar Skripsi
2.3.5 Sidang Lisa n
berkas persyaratan ke PIA dan TU, apabila syarat lengkap mahasiswa dapat melaksanakan ujian skripsi, jika tidak maka mahasiswa harus melengkapi berkas persyaratan yang di perlukan untuk ujian skripsi. Penjelasan alur untuk ujian skripsi, bisa dilihat pada Gambar 2.6 di bawah ini :
2.4 Basis Data (MySQL)
Kusrini (2007:2) Basis data adalah kumpulan data yang saling berelasi, basis data bertujuan untuk mengatur data sehingga diperoleh kemudahan, ketepatan, dan kecepatan dalam pengambilan kembali data yang diperlukan. Banyak manfaat yang dapat diperoleh dengan menggunakan basis data diantaranya adalah :
a) Kecepatan dan kemudahan (speed) b) Kebersamaan pemakai (sharability) c) Pemusatan kontrol data
d) Efisiensi ruang penyimpanan (space) e) Keakuratan (accuracy)
f) Ketersediaan (availability) g) Kelengkapan (Completeness) h) Keamanan (security)
i) Kemudahan dalam pembuatan program aplikasi baru j) Pemakaian secara langsung
k) Kebebasan data (Data Independence)
l) User View
MySQL merupakan system manajemen database yang dapat dihandalkan dan penggunaannya mudah untuk dipahami. MySQL didesain untuk menangani database yang besar dengan cepat, memiliki tingkat keamanan dan konektivitasyang tinggi
MySQL adalah Relational Database Management System (RDBMS) yang didistribusikan secara gratis dibawah lisensi GPL (General Public License). Dimana setiap orang bebas untuk menggunakan MySQL, namun tidak boleh dijadikan produk turunan yang bersifat komersial. MySQL sebenarnya merupakan turunan salah satu konsep utama dalam database sejak lama, yaitu SQL (Structured Query Language). SQL adalah sebuah konsep pengoperasian database, terutama untuk pemilihan atau seleksi dan pemasukan data, yang memungkinkan pengoperasian data dikerjakan dengan mudah secara otomatis. Kehandalan suatu database (DBMS) dapat diketahui dari cara kerja optimizer-nya dalam melakukan proses perintah-perintah SQL, yang dibuat oleh user maupun program-program aplikasinya.
2.5 Pemodelan Pr oses dan Data
Menurut Hanif Al Fattah (2007) menyatakan bahwa pemodelan proses adalah cara formal untuk menggambarkan bagaimana bisnis beroperasi. Mengilustrasikan aktivitas yang dilakukan dan bagaimana data berpindah diantara aktivitas-aktivitas itu. Ada banyak cara untuk mempresentasikan pemodelan proses, namun cara yang paling populer di gunakan adalah dengan menggunakan Data Flow
Diagram (DFD). Pemodelan proses menggambarkan keseluruhan proses bisnis yang
model tidak menggambarkan bagaimana data diorganisir dan dikelompokkan. Juga tidak menggambarkan hubungan logis antar kelompok data. Untuk masalah seperti ini diperlukan pemodelan lain yaitu pemodelan data.
Berbeda dengan pemodelan proses, pemodelan data adalah cara formal untuk menggambarkan data yang digunakan dan diciptakan dalam suatu sistem bisnis merupakan proses yang digunakan untuk mendefinisikan dan menganalisis kebutuhan data yang diperlukan untuk mendukung proses bisnis suatu organisasi dalam lingkup sistem informasi. Pemodelan data selalu di identikkan dengan sebuah perancangan database atau struktur data yang dibuat. Pemodelan data dibedakan menjadi dua yaitu model data logis (logical data model), dan model data fisik (physical data model). Model data logis menunjukkan pengaturan data tanpa mengindikasikan bagaimana data tersebut disimpan, dibuat, dan dimanipulasi. Model data fisik menunjukkan bagaimana data akan disimpan sebenarnya dalam database atau file. Penyusunan model data harus seimbang dengan pemodel proses yang ada.
2.5.1 DFD (Data Flow Diagram)
Data Flow Diagram (DFD) merupakan diagram yang mengunakan notasi-
lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau dimana data tersebut akan disimpan. Salah satu keuntungan menggunakan diagram aliran data adalah memudahkan pemakai (user) yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang akan dikerjakan.
DFD terdiri dari diagram konteks (context diagram) dan diagram rinci (level
diagram). Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan
menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Dalam diagram konteks biasanya hanya ada satu proses. Tidak boleh ada store atau penyimpanan dalam diagram konteks. Diagram rinci adalah diagram yang menguraikan proses apa saja yang ada dalam diagram level di atasnya. Jogiyanto (1990) beberapa simbol yang di digunakan di dalam DFD dengan maksud mewakili :
1. External entity (kesatuan luar) atau boundary (batas sistem);
2. Data flow (arus data);
3. Process (proses);
4. Data store (simpanan data).
1. External Entity (kesatuan luar)
memberikan input atau menerima output dari sistem, simbol external entity digambarkan dengan simbol persegi panjang (Gambar 2.7)
Gambar 2.7 Simbol External Entity
External entity ini kebanyakan adalah salah satu dari berikut ini (Jogiyanto
,1990).
a) Suatu kantor, departemen atau divisi dalam perusahaan tetapi di luar sistem yang sedang dikembangkan.
b) Orang atau sekelompok orang diorganisasi tetapi di luar sistem yang sedang dikembangkan.
c) Suatu organisasi atau orang yang berada di luar organisasi seperti misalnya langganan, pemasok.
d) Sistem informasi yang lain di luar sistem yang sedang dikembangkan. e) Sumber asli dari suatu transaksi.
f) Penerima akhir dari suatu laporan yang dihasilkan oleh sistem.
1. Arus Data
untuk sistem atau hasil dari proses sistem dan dapat berbentuk sebagai berikut ini (Jogiyanto ,1990).
a. Formulir atau dokumen yang digunakan di perpustakaan. b. Laporan tercetak yang dihasilkan oleh sistem
c. Tampilan atau output di layar komputer yang dhasilkan oleh sistem. d. Masukan untuk komputer.
e. Komunikasi ucapan. f. Surat-surat atau memo.
g. Data yang dibaca atau direkamkan ke suatu file h. Suatu isian yang dicatat pada buku agenda
i. Transmisi data dari suatu komputer ke komputer yang lain.
Gamba r 2.8 Arus Data atau aliran data
2. Proses
3. Data Store (simpanan data)
Simpanan data (data store) merupakan simpanan dari data yang dapat berupa file atau database di sistem komputer, arsip atau catatan manual, kotak tempat data di meja seseorang, tabel acuan manual, agenda atau buku. Simpanan data di DFD dapat disimbolkan dengan sepasang garis horizontal paralel yang tertutup di salah satu ujungnya.
2.5.2 CDM (Conceptual Data Model)
Menurut Wiwit Siswoutomo (2006:179) mendefinisikan bahwa CDM merupakan representasi struktur logika database dimana ia tidak tergantung pada software dan struktur penyimpanan data apapun. Model konseptual ini sering berisi objek-objek yang belum diimplementasikan dalam database secara fisik. Ia memberikan representasi formal dari kebutuhan data untuk aktivitas enterprise dan bisnis. Aturan dalam CDM adalah sebagai berikut :
1. Mempresentasikan pengorganisasian data dalam format grafis 2. Memverifikasi validasi desain data
Gamba r 2.9 Simbol Proses Menurut
Yourdan dan DeMarco
Ga mbar 2.10 Simbol Proses Menurut
3. Menghasilkan PDM (Physical Data Model) dimana menspesifikasikan implementasi secara fisik pada database
CDM (Conceptual Data Model) secara grafis mempresentasikan interaksi objek-objek seperti yang di gambarkan pada Gambar 2.11.
Tabel 2.1 Objek-objek pada CDM 2.5.3 PDM (Physical Data Model)
PDM atau Physical Data Model merupakan gambaran secara detail rancangan basis data dalam bentuk fisik. Penggambaran rancangan PDM memperlihatkan struktur penyimpanan data pada database yang digunakan sesungguhnya. Menurut Wiwit Siswoutomo (2006:180) juga menyatakan bahwa PDM menspesifikasikan implementasi secara fisik pada database, dengan PDM juga harus mempertimbangkan dan memperhitungkan implementasi fisik secara detail dan target software maupun struktur data penyimpanannya.
PDM memiliki aturan-aturan sebagai berikut :
3. Mendefinisikan referential integrity triggers and constrains. 4. Menghasilkan extended attributes
5. Reverse engineer existing database.
6. Mengenerate CDM.
Ada 3 (tiga) cara untuk membuat PDM yaitu : 1. Membuat PDM dari sebuah CDM 2. Membuat PDM dari sebuah scratch
3. Reverse engineer sebuah database ke PDM
2.6 Server Side Language (PHP)
Server Side merupakan teknologi webpage yang menerapkan jenis
pemrograman web dimana semua sintaks dan perintah program yang diberikan akan dijalankan/diproses di web server, kemudian hasilnya dikirimkan ke browser pengguna dalam bentuk HTML biasa. Sehingga pengguna tidak dapat melihat kode asli yang ditulis dalam bentuk server side programming salah satu contoh bahasa pemrograman yang dijalankan di sisi server adalah PHP.
PHP adalah akronim dari Hypertext Preprocessor, yaitu suatu bahasa pemrograman berbasiskan kode-kode (script) yang digunakan untuk mengelola suatu data dan mengirimkannya kembali ke web browser menjadi kode HTML. Kode PHP mempunyai ciri-ciri khusus, yaitu :
c. Kode PHP dapat digunakan untuk mengakses database, seperti MySQL, PostgreSQL,Oracle, dan lain-lain.
d. Merupakan software yang bersifat open source. e. Gratis untuk di-download dan digunakan.
f. Memiliki sifat multiplatform, artinya dapat dijalankan menggunakan sistem operasi apapun, seperti : Linux, Unix, Windows, dan lain-lain.
PHP sendiri adalah tekhnologi yang diperkenalkan tahun 1994 oleh Rusmus Lerdorf yaitu sebuah bahasa pemograman yang berjalan dalam sebuah web-server (server side). PHP diciptakan oleh programmer unix dan Perl yang bernama Rasmus Lerdoft pada bulan Agustus-September 1994. Pada awalnya, Rasmus mencoba menciptakan sebuah script dalam wesite pribadinya dengan tujuan untuk memonitor siapa saja yang pernah mengunjungi website-nya. Pada awalnya PHP merupakan kependekan dari Personal Home Page (Situs personal). Selanjutnya Rasmus merilis kode sumber tersebut untuk umum dan menamakannya PHP/FI pada sekitar tahun 1995, dan diperkenalkan kepada beberapa programmer pemula dengan alasan bahasa yang digunakan oleh PHP cukup sederhana dan mudah dipahami. Selanjutnya Rasmus menulis ulang PHP dengan bahsa C untuk meningkatkan kecepatan aksesnya.
Pada November 1997, dirilis PHP/FI 2.0. Pada rilis ini, interpreter PHP sudah diimplementasikan dalam program C. Dalam rilis ini disertakan juga modul-modul ekstensi yang meningkatkan kemampuan PHP/FI secara signifikan.
Pada tahun 1997, sebuah perusahaan bernama Zend menulis ulang interpreter PHP menjadi lebih bersih, lebih baik, dan lebih cepat. Kemudian pada Juni 1998, perusahaan tersebut merilis interpreter baru untuk PHP dan meresmikan rilis tersebut sebagai PHP 3.0 dan singkatan PHP dirubah menjadi akronim berulang PHP: Hypertext Preprocessing.
Pada pertengahan tahun 1999, Zend merilis interpreter PHP baru dan rilis tersebut dikenal dengan PHP 4.0. PHP 4.0 adalah versi PHP yang paling banyak dipakai pada awal abad ke-21. Versi ini banyak dipakai disebabkan kemampuannya untuk membangun aplikasi web kompleks tetapi tetap memiliki kecepatan dan stabilitas yang tinggi.
3.1 Analisis Sistem
Pada bab ini akan dijelaskan mengenai penggambaran manual pada sistem
informasi administrasi PKL dan Skripsi. Aplikasi ini dibuat agar dapat
memudahkan kinerja PIA dalam mengelola proses administrasi PKL dan Skripsi.
Proses adminstrasi PKL dan Skripsi yang ada di jurusan Sistem Informasi
terbilang masih manual. Dengan adanya aplikasi ini mahasiswa akan lebih
dimudahkan untuk mengurus administrasi PKL maupun Skripsi, sedangkan untuk
PIA juga diuntungkan karena proses administrasinya yang sudah
terkomputerisasi.
Sistem Sebelumnya ( Wati, 2012 ) Sistem Saat Ini
•User / pemakai yang berhubungan setiap proses administrasi PKL dan skripsi
• Duplikasi Data dan ketidaksesuaian
pada beberapa proses administrasi
•Belum adanya fitur laporan berupa
data ataupun grafik yang bertujuan mempermudahkan dalam melihat
• User / pemakai yang berhubungan
dengan sistem 4 user yaitu PIA, Dosen, Mahasiswa, dan Kajur
• Perbaikan pada setiap proses
masukan data, sehingga data yang dimasukkan valid dan sesuai dengan peruntukannya
• Di tambahkan fitur cetak berkas
PKL dan skripsi, sehingga berkas yang dicetak berdasar data yang ada
• Perbaikan dengan meminimalisir
kesalahan semua masukan data yang ada
• Ditambahkan fitur laporan dan
Sistem Sebelumnya ( Wati, 2012 ) Sistem Saat Ini
• Informasi di halaman mahasiswa
masih belum ada interaksi, hanya tampilan Berupa detail Mahasiswa saja
• Penilaian dari dosen masih belum
ada dan masih berdasarkan berkas yang ada
•Semua Proses yang masuk masih
berdasarkan data dan berkas dahulu dan lebih mengarah ke offline dan pengguna tunggal
• Informasi dan pengajuan skripsi di
lakukan dari halaman
masing-masing mahasiswa dan bisa di lihat status dan kesediaan masing-masing dosen yang ditunjuk
• Proses Penilaian Dosen kepada
mahasiswa bisa dilakukan melalui halaman masing-masing dosen dan disesuaikan dengan mahasiswa yang menjadi beban atau tanggung jawab dosen yang bersangkutan
• Proses administrasi bisa dilakukan
melalui cara yang telah ada
sebelumnya yaitu masih berdasar
berkas-berkas ataupun melalui
masing-masing halaman user yang telah disediakan
3.2 Analisis Kebutuhan Fungsional
3.2.1 Mahasiswa
Kebutuhan mahasiswa pada sistem administrasi adalah:
a) Melakukan Pendaftaran atau registrasi PKL dan Skripsi
b) Mencetak berkas-berkas yang dibutuhkan dalam hal administrasi
PKL dan Skripsi
c) Melihat Status dari pengajuan yang telah dilakukan ke PIA
3.2.2 PIA
Kebutuhan PIA pada sistem administrasi adalah:
a) Mengelola hal-hal yang bersifat administratif tentang PKL dan
Skripsi
c) Melihat Status dari pengajuan yang telah dilakukan Mahasiswa
3.2.3 Dosen
Kebutuhan Dosen pada sistem administrasi adalah:
a) Melihat data mahasiswa bimbing PKL dan Skripsi yang aktif
maupun yang sudah non-aktif
b) Memberikan persetujuan dalam permohonan membimbing,
persetujuan seminar, dan permohonan menguji seminar
c) Memberikan Nilai kepada mahasiswa yang menjadi tanggung
jawabnya
3.2.4 Kapr ogdi
Kebutuhan Kaprogdi pada sistem administrasi adalah:
a) Melihat data dan laporan tentang PKL dan Skripsi dari mahasiswa
yang mana dikelola PIA sebagai penanggung jawabnya
b) Memberikan hak akses user PIA kepada dosen yang terdaftar, jika
ada pergantian PIA sewaktu-waktu
3.3 Analisis Kebutuhan Non Fungsional
3.3.1 Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Keras
Sistem Informasi Administrasi PKL dan Skripsi ini memerlukan perangkat
keras (hardware) dan perangkat lunak (software) agar mampu beroperasi secara
maksimal. Oleh karena itu perangkat keras (hardware) yang digunakan harus
a) Monitor dengan resolusi minimum 1024 x 768
b) Processor dengan kecepatan minimal 1Ghz.
c) RAM minimum 512 MB
d) VGA card minimum 64MB
e) Harddisk 50GB
f) Mouse
g) Keyboard
h) Printer.
3.3.2 Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak
Aplikasi ini dibuat dengan menggunakan beberapa software yang saling
berinteraksi dalam pembangunan sistemnya, beberapa software tersebut adalah:
a) Sistem Operasi Windows 7
b) Power Designer Versi 15.2
c) Database MySQL
d) Notepad++
e) Artisteer 3
3.4 Work Flow
Work Flow adalah suatu otomatisasi proses bisnis, secara menyeluruh atau
beberapa bagian saja yang berlangsung selama dokumen, informasi atau perintah
kerja dilewatkan (diproses) dari satu pengguna ke pengguna lainnya sesuai dengan
proses administrasi PKL dan Skripsi yang ada di Progdi Sistem Informasi UPN
“Veteran” Jatim.
3.4.1 Work Flow Registrasi PKL
Diawali dari mahasiswa akan melakukan registrasi PKL dan menemui
PIA, setelah itu PIA melakukan login untuk mendaftarkan PKL, setelah itu PIA
melihat berkas-berkas yang dibawa oleh mahasiswa dalam untuk didaftarkan
PKL, jika berkas belum lengkap maka PIA akan mengembalikan berkas-berkas
PKL ke mahasiswa yang bersangkutan, namun jika berkas sudah lengkap maka
PIA mencatat data mahasiswa yang akan mendaftar PKL, namun sebelum
memasukkan data mahasiswa untuk registrasi PKL, PIA terlebih dahulu
mengecek ke database kelompok PKL dan registrasi PKL. Jika mahasiswa yang
bersangkutan kelompoknya sudah melakukan PKL maka proses akan berhenti
tanpa ada penambahan data registrasi, namun jika mahasiswa yang bersangkutan
belum pernah mendaftar PKL maka PIA akan menambahkan registrasi PKL
mahasiswa yang bersangkutan. Proses pendaftaran registrasi PKL disimpan ke
dalam database kelompok PKL dan registrasi PKL. Setelah itu PIA akan akan
memilihkan dosen pembimbing PKL untuk mendampingi mahasiswa yang
bersangkutan untuk mengerjakan PKL. Setelah mendaftarkan mahasiswa yang
bersangkutan untuk PKL dan sudah memiliki dosen pembimbing PKL, maka PIA
akan mencetak bukti registrasi PKL dan diberikan ke mahasiswa yang
bersangkutan untuk untuk diproses lebih lanjut oleh mahasiswa. Alur proses
Tidak
Ya
Gambar 3.1 Work Flow Registrasi PKL
3.4.2 Work Flow Sidang PKL
Proses dimulai ketika mahasiswa telah menyelesaikan pengerjakan PKL
dan akan mengajukan sidang PKL, jika pengerjaan PKL sudah selesai mencakup
selesai program dan selesai laporan maka akan dilanjutkan ke proses pencarian
mencari dosen lain untuk menguji PKL. Namun Jika dosen bersedia untuk
menguji PKL, mahasiswa harus menentukan hari dan tempat untuk melakukan
sidang PKL. Setelah itu barulah mahasiswa melakukan sidang PKL, setelah
sidang PKL selesai mahasiswa akan menerima berkas nilai PKL dari dosen
penguji, berkas nilai tersebut kemudian diberikan ke PIA untuk memasukkan nilai
PKL ke tabel mahasiswa. Namun sebelum dimasukkan ke dalam database, PIA
mengecek terlebih dahulu apakah mahasiswa yang telah melakukan sidang PKL
sudah mendaftar untuk registrasi PKL, jika belum melakukan proses registrasi
PKL, maka PIA tidak akan memasukkan nilai sidang PKL ke tabel nilai
mahasiswa. Namun jika mahasiswa yang bersangkutan yang telah melakukan
sidang PKL sudah mendaftar registrasi PKL, PIA berhak untuk memasukkan nilai
sidang PKL ke dalam tabel mahasiswa. Setelah itu PIA mencetak bukti bahwa
mahasiswa yang bersangkutan telah melakukan sidang PKL dan berhak untuk
melakukan proses selanjutnya untuk mencapai kelulusan. Alur work flow sidang
Sidang PKL
3.4.3 Work Flow Pengajuan J udul Skripsi
Diawali dari mahasiswa login ke sistem, jika pasword dan username sesuai
maka akan diarahkan ke halaman mahasiswa. Setelah itu masuk ke menu
pengajuan judul skripsi, namun sebelum itu sistem akan melakukan validasi
apakah mahasiswa yang bersangkutan telah melakukan registrasi PKL atau belum.
Jika belum melakukan registrasi PKL maka user akan diarahkan kembali
kehalaman mahasiswa, namun jika telah melakukan registrasi PKL, maka
pengajuan ta. Setelah itu file pengajuan judul skripsi akan masuk ke halaman
beranda PIA. Jika judul pengajuan skripsi telah ada maka pengjuan judul ditolak,
namun jika judul pengajuan skripsi belum ada maka akan diterima dan PIA
bertugas untuk memilih dosen penguji proposal Skripsi. Setelah itu informasi
dosen penguji proposal Skripsi dikirim ke beranda mahasiswa. Alur Work Flow
3.4.4 Work Flow Sidang Proposal Skr ipsi
Diawali dari sistem mengirimkan pemberitahuan ke dosen penguji untuk
konfirmasi kesediaan menguji proposal Skripsi, setelah pemberitahuan kesediaan
menguji dikonfirmasi maka mahasiswa boleh menjalani sidang proposal. Setelah
menjalani sidang proposal, dosen penguji memberikan nilai sidang proposal, nilai
tersebut diberikan ke PIA dan PIA menyimpan nilai sidang proposal. Kemudian
pemberitahuan hasil sidang proposal diterima oleh mahasiswa, jika mendapatkan
revisi proposal, maka mahasiswa harus mengajukan judul baru, namun jika tidak
ada revisi maka mahasiswa berhak memakai judul yang telah diajukan dan
3.4.5 Work Flow Pengajuan Dosen Pembimbing Skr ipsi
Diawali dari sistem memberikan pemberitahuan ke PIA untuk memilihkan
dosen pembimbing skripsi untuk mahasiswa yang telah menjalani sidang
proposal, setelah menentukan dosen pembimbing, informasi permohonan menjadi
dosen pembimbing akan muncul di beranda dosen. Jika dosen yang dipilih
menyetujui untuk membimbing mahasiswa yang bersangkutan, maka
pemberitahuan kesediaan membimbing akan dikirimkan ke sistem dan sistem
mengirimkan informasi dosen pembimbing ke halaman mahasiswa, namun jika
dosen yang dipilih menolak untuk membimbing mahasiswa yang bersangkutan,
maka PIA harus memilih dosen lain. Setelah mempunyai dosen pembimbing
3.4.6 Work Flow Pengajuan Dosen Penguji Seminar
Diawali dari dosen pembimbing yang telah mengijinkan mahasiswa untuk
melakukan sidang seminar, pemberitahuan dikirim kesistem dan sistem
menampilkan ke beranda PIA, setelah itu PIA bertugas untuk menentukan dosen
penguji seminar, permintaan untuk menuji seminar dikirim ke beranda dosen
penguji. Jika dosen yang diminta menguji oleh PIA bersedia untuk menguji
seminar, maka pemberitahuan kesediaan menguji dikirimkan ke sistem dan sistem
menampilkan daftar dosen uji untuk sidang seminar ke beranda mahasiswa,
namun jika dosen yang diminta menguji oleh PIA tidak bersedia untuk menguji
seminar, maka PIA harus mencari dosen penguji lain. Setelah mendapatkan dosen
untuk menguji seminar, mahasiswa menentukan tanggal untuk sidang dan PIA
menentukan waktu dan lokasi sidang seminar untuk mahasiswa, setelah itu
pemberitahuan tanggal, waktu dan lokasi sidang dikirimkan ke beranda dosen
penguji. Jika dosen penguji bisa untuk menguji maka pemberitahuan bersedia
menguji akan dikirimkan ke sistem dan sistem menampilkan ke halaman PIA.
Alur Work Flow pengajuan dosen penguji seminar dapat dilihat pada Gambar 3.6.
3.4.7 Work Flow Pelaksanaan Seminar
Diawali dari sistem mendapatkan penguji seminar dan sistem
mengirimkannya ke beranda PIA, setelah itu mengirimkan konfirmasi ke
mahasiswa untuk menjalani sidang seminar. Setelah itu mahasiswa dipersilahkan
untuk menjalani seminar. Setelah menjalani sidang seminar, dosen penguji
mahasiswa diwajibkan untuk mengerjakan revisi yang penguji berikan. Setelah
selesai mengerjakan revisi, hasil revisi diberikan ke dosen penguji untuk di
periksa, jika diterima maka berkas bebas revisi diserahkan ke PIA, namun jika
ditolak, mahasiswa harus menyelesaikan revisi terlebih dahulu. Setelah revisi
diterima, maka mahasiswa berhak untuk mengikuti ujian sidan lisan dengan
rekomendasi dari PIA. Alur Work Flow sidang seminar dapat dilihat pada Gambar
3.7.
Gambar 3.7 Work Flow Pelaksanaan Seminar
3.5 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) merupakan diagram yang menggunakan
notasi-notasi atau simbol-simbol untuk menGambarkan sistem jaringan kerja antar
fungsi-fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan aliran dan penyimpanan
menggunakan alur data sehingga pembuatan DFD ini memberikan penekanan
hanya pada fungsi sistem.
3.5.1 Diagram Konteks
Gambar 3.8 Diagram Konteks Sistem Administrasi PKL dan Skripsi
Dapat dilihat pada Gambar 3.8, sebuah diagram konteks yang memiliki 4
entity yakni mahasiswa, PIA, kajur, dan dosen. Pada entitiy mahasiswa terdapat 4
buah alur yang masuk ke dalam proses dan 4 buah output yang keluar dari proses.
Pada entity PIA terdapat 4 buah alur yang masuk ke proses dan 2 buah output
yang keluar dari proses. Sedangkan pada entity dosen memiliki 4 buah alur yang
masuk ke proses utama dan 2 buah output yang keluar dari proses. Pada entity
kajur memilik 1 alur yang keluar dari proses utama. Pengajuan PKL
1
Sistem Informasi Administrasi PKL dan TA
Mahasiswa PIA
3.5.2 DFD Level 0 (nol)
Gambar 3.9 DFD Level 0
Berdasarkan Gambar 3.9 maka dapat diketahui bahwa proses yang
dilakukan dalam mengelola administrasi PKL dan Skripsi yang berada di jurusan
sistem informasi adalah sebagai berikut :
1) Proses mencatat data sidang
Pada proses ini PIA bertugas untuk mencatat seluruh data sidang yang
dilakukan oleh mahasiswa, proses pencatatan data sidang mahasiswa akan
disimpan ke dalam database sidang_PKL, sidang_proposal_Skripsi, dan
seminar_Skripsi.
2) Proses memilih dosen pembimbing dan penguji skripsi
Pada proses ini PIA bertugas untuk memilih dosen penguji untuk PKL,
proposal Skripsi, dan seminar Skripsi setelah itu data dosen penguji akan
disimpan ke dalam database menguji_PKL, menguji proposal dan menguji
Mencatat Judul Skripsi Memilih Dosen Pembimbing dan
Penguji Skripsi Melihat Laporan Seluruh Sidang
pembimbing Skripsi, setelah itu data dosen pembimbing akan disimpan ke
dalam database membimbing_Skripsi.
3) Proses membuat data master
Pada proses ini PIA bertugas untuk membuat seluruh data master yang akan
dibutuhkan dalam sistem informasi administrasi PKL dan Skripsi. Data-data
master yang telah dibuat akan disimpan ke dalam database dosen, user dan
mahasiswa.
4) Proses mengajukan judul skripsi
Yang terlibat dalam pengajuan judul skripsi adalah mahasiswa. Proses dimulai
ketika mahasiswa ingin mengajukan judul skripsi, setelah itu judul tersebut
akan dicocokan dari database sidang_proposal_Skripsi, apakah sudah ada atau
belum ada pembuatan judul yang diajukan mahasiswa. Setelah itu data
pengajuan judul akan disimpan ke dalam database pengajuan_Skripsi.
5) Proses konfirmasi untuk menguji sidang dan membimbing skripsi
Pada proses ini entity dosen bertugas dalam konfirmasi menguji sidang PKL,
sidang proposal Skripsi dan sidang seminar. Proses dimulai ketika PIA
memilih atau menunjuk dosen tertentu untuk menguji sidang maupun
membimbing skripsi. Setelah itu dosen akan mengkonfirmasi bisa atau
tidaknya untuk menguji sidang dan membimbing skripsi, setelah proses
konfirmasi selesai, database menguji_PKL, menguji_proposal_ta,
menguji_seminar dan membimbing_ta akan ter-update.
6) Proses melihat laporan seluruh sidang dan daftar dosen pembimbing
Pada proses ini entity kajur bertugas dalam pemantauan seluruh sidang baik
dari database sidang_PKL, sidang_proposal_ta dan sidang_seminar_ta.
Sedangkan untuk pemantauan dosen pembimbing yang membimbing skripsi
diambil dari database membimbing_ta.
3.5.3 DFD Level 1 Proses Mencatat Data Sidang
Gambar 3.10 DFD Level 1 Proses Mencatat Data Sidang
Proses ini dimulai dari PIA yang bertugas untuk mencatat dan menambah
data sidang PKL, proposal dan seminar. Proses pertama, sebelum mencatat data
sidang PKL, PIA terlebih dahulu memasukkan data registrasi PKL dan kelompok
PKL, setelah kedua proses tersebut telah selesai barulah PIA dapat melakukan
Memasukkan Data Registrasi PKL 1.1.2
Mencatat Kel ompok PKL
1.1.3 Memasukkan Data Si dang
PKL 12 Regi strasi _PKL
13 kelompok_pkl
1.1.4 Pe ngecekan Judul Skripsi
Mahasiswa
1.1.5 Si dang Proposal Skri psi
1.1.6 Ko nfirmasi Untuk Mengerjakan
Skri psi 14 pengajuan_pengerj aan_TA
1.1.7 Memasukkan Data Si dang
sidang proposal Skripsi, PIA terlebih dahulu apakah mahasiswa yang
bersangkutan telah melakukan sidang PKL atau belum, keterangan tersebut
diambil dari tabel sidang PKL. Jika sudang melakukan sidang PKL, barulah PIA
memperbolehkan untuk melakukan sidang seminar dan data-datanya disimpan ke
dalam tabel sidang proposal Skripsi. Setelah melakukan sidang proposal PIA akan
memperbolehkan mahasiswa yang bersangkutan untuk mengerjakan skripsi.
Proses ketiga adalah sidang seminar, sebelum mencatat data sidang seminar, PIA
terlebih dahulu melakukan pengecekan terlebih dahulu apakah mahasiswa yang
bersangkutan telah melakukan sidang PKL dan sidang proposal Skripsi, jika
kedua syarat tersebut terpenuhi maka PIA bisa menambahkan data sidang seminar
ke dalam tabel seminar Skripsi.
3.5.4 DFD Level 1 Proses Memilih Dosen Pembimbing dan Penguji Skripsi
Proses ini dimulai ketika terdapat mahasiswa yang telah menyelesaikan
pengerjaan PKL dan Skripsi, namun belum memiliki dosen penguji dan
pembimbing, maka tugas PIA yang pertama adalah memilih dosen penguji PKL,
pemilihan dosen penguji PKL diambil dari tabel dosen, setelah memilih seorang
dosen penguji, maka langkah selanjutnya adalah mencatat atau menambahkan
data dosen penguji PKL ke dalam tabel menguji PKL. tugas PIA yang kedua
adalah memilih dosen penguji proposal, pemilihan dosen penguji proposal diambil
dari tabel dosen, setelah memilih seorang dosen penguji, maka langkah
selanjutnya adalah mencatat atau menambahkan data dosen penguji proposal ke
dalam tabel menguji proposal. tugas PIA yang ketiga adalah memilih dosen
tabel dosen, setelah memilih seorang dosen pembimbing, maka langkah
selanjutnya adalah mencatat atau menambahkan data dosen pembimbing Skripsi
ke dalam tabel membimbing Skripsi. tugas PIA yang ketiga adalah memilih dosen
penguji seminar, pemilihan dosen penguji seminar diambil dari tabel dosen,
setelah memilih seorang dosen penguji, maka langkah selanjutnya adalah
mencatat atau menambahkan data dosen penguji seminar ke dalam tabel menguji
menguji seminar. Alur proses bisnisnya dapat dilihat pada Gambar 3.11 di
halaman berikutnya.
Gambar 3.11 DFD Level 1 Proses Memilih Dosen Pembimbing dan Penguji
Record
Memili h Dosen Penguji PKL 1.2.2 Mencatat Dosen Penguj i PKL
1.2.3
Memi li h Dosen Penguj i Proposal
1.2.4 Mencatat Dosen Penguji
Proposal
1.2.5
Memi li h Dosen Pembimbing TA
1.2.6
Memil ih Dosen Penguji Seminar
1.2.7
Mencatat Dosen Pembimbing TA
1.2.8 Mencatat Dosen Penguji
3.5.5 DFD Level 1 Proses Membuat Data Master
Proses ini dilakukan sepenuhnya oleh PIA. Proses pertama yang dilakukan
adalah membuat data tahun angkatan mahasiswa, data tahun angkatan mahasiswa
disimpan ke dalam tabel tahun angkatan, setelah itu, PIA dapat memasukkan data
mahasiswa ke dalam tabel mahasiswa. Proses kedua yang dilakukan adalah
membuat data dosen, data dosen sistem informasi disimpan ke dalam tabel dosen.
Proses ketiga yang dilakukan adalah membuat data untuk user mahasiswa, data ini
membutuhkan informasi dari data mahasiswa, setelah itu data user mahasiswa
disimpan ke dalam tabel user mahasiswa. Proses kempat yang dilakukan adalah
membuat data untuk user dosen, data ini membutuhkan informasi dari data dosen,
setelah itu data user dosen disimpan ke dalam tabel user. Alur proses bisnisnya
dapat dilihat pada Gambar 3.12.
Gambar 3.12 DFD Level 1 Proses Proses Membuat Data Master
Record Tahun Membu at Data User Untuk
3.5.6 DFD 1 Level Pr oses Konfir masi Untuk Menguji Sidang dan
Membimbing Skripsi
Pada level ini memiliki 4 proses yaitu proses melihat daftar uji PKL,
melihat daftar uji proposal, melihat daftar uji seminar, dan melihat daftar
membimbing skripsi, proses-proses tersebut dilakukan oleh dosen. Proses pertama
yang dilakukan oleh dosen adalah melihat daftar uji PKL informasi adanya
permohonan menguji didapat dari tabel menguji PKL, setelah itu dosen
melakukan konfirmasi kesediaan menguji PKL dan data ini akan melakukan
update atau perubahan data ke tabel menguji PKL.
Proses kedua yang dilakukan oleh dosen adalah melihat daftar uji
proposal, informasi adanya permohonan menguji didapat dari tabel menguji
proposal, setelah itu dosen melakukan konfirmasi kesediaan menguji proposal dan
data ini akan melakukan update atau perubahan data ke tabel menguji proposal.
Proses ketiga yang dilakukan oleh dosen adalah melihat daftar uji seminar,
informasi adanya permohonan menguji didapat dari tabel menguji seminar,
setelah itu dosen melakukan konfirmasi kesediaan menguji seminar dan data ini
akan melakukan update atau perubahan data ke tabel menguji seminar.
Proses keempat yang dilakukan oleh dosen adalah melihat daftar
permohonan membimbing Skripsi. Informasi adanya permohonan membimbing
didapat dari tabel membimbing Skripsi, setelah itu dosen melakukan konfirmasi
kesediaan membimbing Skripsi dan data ini akan melakukan update atau
perubahan data ke tabel membimbing Skripsi. Untuk alur proses bisnisnya dapat
Gambar 3.13 DFD Level 1 Proses Konfirmasi Untuk Menguji Sidang dan
Membimbing Skripsi
3.5.7 DFD Level 1 Pr oses Melihat Laporan Selur uh Sidang dan Daftar
Dosen Pembimbing
Proses ini dilakukan oleh Kajur. Proses pertama yang dilakukan oleh Kajur
adalah melihat data PKL, informasi seluruh PKL didapat dari tabel sidang PKL.
Proses kedua yang dilakukan oleh Kajur adalah melihat data proposal, informasi
seluruh proposal skripsi mahasiswa didapat dari tabel sidang sidang proposal
Skripsi. Proses ketiga yang dilakukan oleh Kajur adalah melihat data seminar,
informasi seluruh seminar didapat dari tabel sidang seminar. Proses keempat yang
dilakukan oleh Kajur adalah melihat data pembimbing skripsi, informasi seluruh
pembimbing skripsi didapat dari tabel sidang membimbing Skripsi di tabel
pengajuan Skripsi. Alur proses bisnisnya dapat dilihat pada Gambar 3.14.
Record Penguji
M elihat Daftar Uji Proposal
1.5.4 Konfi rmasi Menguj i
Proposal
1.5.5 M elihat Daftar Uji
Gambar 3.14 DFD Level 1 Proses Melihat Laporan Seluruh Sidang dan Daftar
Dosen Pembimbing
3.6 Conceptual Data Model (CDM)
Conceptual Data Model (CDM) adalah model yang dibuat berdasarkan
anggapan bahwa dunia nyata terdiri dari koleksi obyek-obyek dasar yang
dinamakan entitas (entity) serta hubungan (relationship) antara entitas-entitas
itu. Perancangan dan pembuatan CDM ini diperoleh dari hasil analisa yang
bersumber dari wawancara langsung dengan PIA selaku penanggung jawab dalam
proses administrasi PKL dan skripsi di Progdi Sistem Informasi dan juga
bersumber dari prosedur serta aturan-aturan yang digunakan pada proses
administrasi PKL dan skripsi di Progdi Sistem Informasi. Gambar CDM dari
Mem bimbi ng_PKL
#ID_REG_T A Variabl e characters (20) SIDANG_PKL ST AT US_T HN_ANGKAT AN
3.7 Physical Data Model (PDM)
PDM merupakan perancangan database secara fisik yang memiliki data
bersifat lebih khusus dan spesifik. PDM menspesifikasikan implementasi secara
fisik pada database, dengan PDM juga harus mempertimbangkan dan
memperhitungkan implementasi fisik secara detail dan target software maupun
struktur data penyimpanannya. Penerapan PDM dapat di samakan dengan skema
relasi yang fungsinya adalah memodelkan struktur fisik dari suatu basis data dan
merupakan gambaran secara detail suatu basis data dalam bentuk fisik. PDM
dapat dihasilkan dengan cara generate dari CDM yang sudah valid.
PDM memiliki aturan-aturan sebagai berikut :
1. Mempresentasikan pengorganisasian data secara fisik dalam format grafis.
2. Menghasilkan script pembuat dan pemodifikasi database.
3. Mendefinisikan referential integrity triggers and constrains.
4. Menghasilkan extended attributes
5. Reverse engineer existing database.
Gambar PDM dari sistem informasi administrasi PKL dan Skripsi dapat
3.8 Str uktur Tabel
Berikut ini merupakan penjelasan dari beberapa struktur tabel data yang
digunakan berdasarkan Rancangan database yang ada pada Gambar 3.16.
a. Tabel Tahun Angkatan
Nama Tabel : Tahun_Angkatan
Isi Tabel : Berisi field untuk data tahun angkatan.
Primary Key : tahun_angkatan_mhs
Tabel 3.1 Struktur Tabel Tahun Angkatan
No Kolom Tipe
1 Tahun_Angkatan_Mhs Varchar 5
2 Status_Thn_angkatan_Mhs Varchar 15
b. Tabel Mahasiswa
Nama Tabel : Mahasiswa
Isi Tabel : Berisi field untuk data-data mahasiswa
Primary Key : NPM
Tabel 3.2 Struktur Tabel Mahasiswa
