SKRIPSI
Diajukan Untuk Melengkapi Tugas – Tugas dan Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh Gelar Sarjana Sistem Informasi
Oleh :
RASWIN ADHA NPM : 072620115
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER STMIK ITMI MEDAN
SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PADA PT.SURYA
LAGANG OSTENTASI MEDAN
Oleh :
RASWIN ADHA NPM : 072620115
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER STMIK ITMI MEDAN
2008
Ketua, Ketua Jurusan,
Pembimbing II, Drs. Badaruddin Zainul, SH, MM
Pembimbing I,
Hafni,S.Kom
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat dan karunia-Nya sehingga Penulisan Tugas Akhir dengan judul “Sistem Informasi Penggajian Pada PT.Surya Lagang Ostentansi” Medan ini dapat diselesaikan penulis pada waktunya.
Penulisan Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat menyelesaikan pendidikan Program S-1 pada Program Studi Sistem Informasi di STMIK - ITMI Medan.
Dalam melaksanakan Penulisan Tugas Akhir ini sampai selesai, penulis telah banyak menerima bantuan dan petunjuk dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Drs.Badaruddin Zainul,SH.MM selaku Ketua STMIK ITMI Medan 2. Bapak Hafni.S.Kom, selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi STMIK –
ITMI Medan.
3. Bapak Julian L Tobing,S.Kom. selaku Dosen Pembimbing 1 yang telah meluangkan waktunya untuk membimbing penulis selama penyusunan laporan ini.
4. Bapak Sinar Sinurat, ST selaku Dosen Pembimbing 2 yang telah meluangkan waktunya untuk membimbing penulis selama penyusunan laporan ini.
5. Bapak Pimpinan serta seluruh Staf PT.Surya Lagang Ostentasi yang telah membantu penulis untuk memperoleh data dan informasi yang diperlukan selama pelaksanaan Penulisan Tugas Akhr ini.
6. Bapak dan Ibu Dosen yang telah memberikan bimbingan selama perkuliahan. 7. Teristimewa kepada Kedua Orang Tua dan Keluarga yang telah banyak
memberikan dukungan baik material maupun moril kepada penulis dalam penyusunan Penulisan Tugas Akhir ini.
Penulis menyadari bahwa Penulisan Tugas Akhir ini masih memiliki kekurangan baik dalam pembahasan materi maupun teknik penyajiannya. Oleh karena itu, penulis mengharapkan dan menghargai setiap masukan dan kritikan sehat yang bersifat membangun dari semua pihak dengan lapang dada.
Akhir kata, penulis berharap semoga Penulisan Tugas Akhir ini berguna bagi semua pihak yang membutuhkannya di kemudian hari.
Medan, Agustus 2008 Penulis,
ABSTRAK
PT. Surya Lagang Ostentasi Medan adalah salah satu perusahaan distributor
yang bergerak dibidang penjualan minuman ringan Teh Sosro dan Fruit Tea yang
mana pada akhir periode akuntansi (bulan) melakukan proses penggajian kepada para
karyawannya dan membuat laporan gaji sebagai pertanggung jawaban kepada
pimpinan perusahaan. Proses pencatatan dan perhitungan gaji yang diterapkan oleh
perusahaan masih bersifat manual sehingga menyebabkan proses gaji sering
terlambat.
Dalam menyelesaikan masalah tersebut maka penulis merancang suatu sistem
informasi penggajian pegawai. Dalam perancangan ini, penulis menggunakan bahasa
pemograman Visual Basic 6.0, dengan format database menggunakan Microsoft
Access 2000, dan hasil dari laporan menggunakan Seagate Crystal Report 8.5.
Dengan rancangan aplikasi tersebut diharapkan perusahaan akan memperoleh
beberapa kemudahan dalam menginput data sekaligus membantu pihak perusahaan
DAFTAR ISI
1.2. Permasalahan dan Batasan Masalah………...….. 2
1.3. Tujuan ……….. 2
1.4. Manfaat ……… 2
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA………. 3
1.1. Konsep Sistem Informasi………. 3
1.1.1. Sistem ………... 3
1.1.2. Informasi ……….. 3
1.1.3. Sistem Informasi ……….. 3
1.2. Siklus Hidup Pengembangan Sistem ……….. 4
1.3. Gaji dan Upah ………. 6
1.4. Distribusi Gaji dan Upah ………12
1.5. Pinjaman ……….13
1.9.1. Diagram Alir Data ………17
1.9.2. Kamus Data ………..19
1.9.3. Basis Data ………21
1.10. Gambaran Umum Perusahaan ………25
1.10.1. Sejarah Singkat Perusahaan ……….……... 25
1.10.2. Struktur Organisasi Perusahaan ………...…25
BAB III METODOLOGI PENELITIAN ………32
3.1. Metode Analisis Kebutuhan Sistem Informasi ………...32
3.1.1. Teknik Pengumpulan Data ………...32
3.1.2. Analisa Sistem Berjalan ………...32
3.2. Metode Perancangan ………...39
3.2.1. Diagram Konteks dan Data Flow Diagram ………..39
3.2.2. Kamus Data ………..42
3.2.3. Perancangan Output ……….43
3.2.4. Perancangan Input ………46
3.2.5. Perancangan Database ……….49
3.2.6. User Interface ………...56
BAB IV HASIL DAN PEBAHASAN ………57
4.1. Hasil ………57
4.2. Pembahasan ………...65
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ……….70
5.1. Kesimpulan ……….70
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1. Siklus Hidup Pengembangan Sistem ...………... 4
Gambar 2.2. Simbol Diagram Aliran Data ……….……….… 18
Gambar 2.3. Normalisasi Sebuah Hubungan ………..……….… 24
Gambar 2.4. Struktur Organisasi ……….… 26
Gambar 3.1. Formulir Pegawai ……….……….…. 31
Gambar 3.2. Daftar Pegawai ……….….. 34
Gambar 3.3. Kartu Absensi... 35
Gambar 3.4. FOD Sistem Berjalan ………....……….. 36
Gambar 3.5. Laporan Daftar Gaji …………...………. 37
Gambar 3.6. Slip Gaji ……….………. 38
Gambar 3.7. Diagram Konteks ……… 39
Gambar 3.8. DFD Level 0 ………...………. 39
Gambar 3.9. DFD Level 1 Dari Proses 1.0 ………...……… 40
Gambar 3.10. DFD Level 1 Dari Proses 2.0 ………...40
Gambar 3.11. DFD Level 1 Dari Proses 3.0 ……….41
Gambar 3.12. DFD Level 1 Dari Proses 4.0 ……….…41
Gambar 3.13. Perancangan Laporan Data Pegawai ……….…… 43
Gambar 3.14. Perancangan Laporan Daftar Absensi …...……… 43
Gambar 3.15. Perancangan Laporan Daftar Lembur ………..……. 44
Gambar 3.16. Perancangan Laporan Daftar Penggajian ……….. 44
Gambar 3.17. Perancangan Slip Gaji ………….……….. 45
Gambar 3.18. Perancangan Form Input Data Golongan ………..… 46
Gambar 3.19. Perancangan Form Input Data Jabatan ……….……. 46
Gambar 3.20. Perancangan Form Input Data Pegawai ……….47
Gambar 3.21. Perancangan Form Input Daftar Absensi …….………. 48
Gambar 3.22. Perancangan Form Input Daftar Lembur ………...…… 48
Gambar 3.23. Relasi Entitas ………..55
Gambar 3.24. User Interface ……….………56
Gambar 4.2. Menu Utama ……….57
Gambar 4.3. Menu Data ………58
Gambar 4.4. Menu Proses ……….58
Gambar 4.5. Menu Laporan ………..59
Gambar 4.6. Menu Bantuan ………..59
Gambar 4.7. Form Golongan ………...………. 60
Gambar 4.8. Form Jabatan ………....60
Gambar 4.9. Form Pegawai ……..………..….. 61
Gambar 4.10. Form Daftar Absensi ………..61
Gambar 4.11. Form Daftar Lembur ………..……… 62
Gambar 4.12. Laporan Data Pegawai. ..……… 62
Gambar 4.13. Laporan Daftar Absensi ………... 63
Gambar 4.14. Laporan Daftar Lembur ………...….. 63
Gambar 4.15. Laporan Daftar Penggajian ………..…….. 64
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1. Simbol-Simbol Basis Data ...……….20
Tabel 3.1. Tabel Pegawai ………..53
Tabel 3.2. Tabel Golongan …………..………..………... 53
Tabel 3.3. Tabel Jabatan ……….………….………. 54
Tabel 3.4. Tabel Absensi ……….………. 54
Tabel 3.5. Tabel Lembur ……….………. 54
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Gaji merupakan sejumlah uang yang diberikan kepada seseorang baik itu seorang pegawai atau karyawan sebagai imbalan jasa atas usaha atau kerja yang telah dilakukannya terhadap perusahaan. Dalam memberikan gaji setiap perusahaan memiliki sistem yang berbeda-beda. Di mana gaji yang diberikan kepada para tenaga kerja juga berbeda sesuai dengan jabatan dan tingkat golongannya. Sehingga bukanlah suatu hal yang mengherankan apabila suatu perusahaan mengalami kesulitan dalam melakukan perhitungan gaji tenaga kerja tersebut. Hal ini umumnya disebabkan karena adanya jumlah tenaga kerja yang sangat banyak dan waktu yang digunakan untuk menghitung gaji sangatlah singkat yang biasanya dilakukan diakhir bulan.
PT. Surya Lagang Ostentasi Medan adalah salah satu perusahaan distributor yang bergerak dibidang penjualan minuman ringan Teh Sosro dan Fruit Tea yang mana pada akhir periode akuntansi (bulan) melakukan proses penggajian kepada para karyawannya dan membuat laporan gaji sebagai pertanggung jawaban kepada pimpinan perusahaan. Proses pencatatan dan perhitungan gaji yang diterapkan oleh perusahaan masih bersifat manual sehingga menyebabkan proses gaji sering terlambat. Oleh sebab itu perusahaan ini sebenarnya membutuhkan suatu sistem perhitungan gaji yang cepat dan akurat sehingga proses kerja bagian personalia dan kasir menjadi lebih efisien.
1.2. Permasalahan dan Batasan Masalah
Adapun permasalahan yang dihadapi oleh PT. Surya Lagang Ostentasi Medan adalah penyusunan laporan penggajian masih manual sehingga lambat dan tidak efisien, serta menyulitkan pihak keuangan yaitu bagian penggajian untuk membayar gaji karyawan.
Karena keterbatasan waktu dan mengingat banyaknya permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan maka penulis melakukan pembatasan masalah. Adapun batasan masalah ini adalah:
1. Pembahasan sistem mencakup data pegawai, proses pencatatan absensi, proses pencatatan lembur dan proses perhitungan gaji dan PPH pada sebuah perusahaan dagang.
2. Format database menggunakan Microsoft Access 2000.
3. Perancangan program menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0.
4. Laporan disusun dengan menggunakan Seagate Crystal Report 8.5.
5. Laporan yang dihasilkan adalah data pegawai, data absen, data lembur dan laporan data penggajian pegawai.
1.3. Tujuan
Adapun tujuan dari penulisan ini adalah merancang suatu sistem informasi penggajian pada PT. Surya Lagang Ostentasi Medan sehingga membantu pihak perusahaan untuk menyusun laporan penggajian menjadi cepat dan lebih efisien.
1.4. Manfaat
2.1. Konsep Sistem Informasi 2.1.1. Sistem
Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. (Erwan Arbie, 2000, 5).
Sistem adalah hubungan atau interaksi yang berlangsung diantara satu kesatuan ataupun komponen secara teratur sehingga tujuan maupun sasaran sistem dapat dicapai. (Jogiyanto, HM, 2002, 5)
2.1.2. Informasi
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi sipenerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang. (Erwan Arbie, 2000, 6).
Informasi adalah sejumlah data yang telah diproses dengan baik dan berguna bagi pemakainya. Disebut informasi apabila data tersebut yang telah diproses sesuai dengan kebutuhan pemakainya. (Jogiyanto. HM, 2002, 11).
2.1.3. Sistem Informasi
Sistem informasi adalah sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, membantu dan mendukung kegiatan operasi, bersifat manajerial dari suatu organisasi dan membantu mempermudah penyediaan laporan yang diperlukan. (Erwan Arbie, 2000, 35).
Sistem informasi adalah data yang dikumpulkan, dikelompokkan dan diolah
sedemikian rupa sehingga menjadi sebuah satu kesatuan informasi yang saling terkait
dan saling mendukung sehingga menjadi suatu informasi yang berharga bagi yang
2.2. Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Siklus hidup pengembangan sistem (SHPS) adalah pendekatan melalui beberapa tahap untuk menganalisis dan merancang sistem. Berikut ini adalah gambar siklus hidup pengembangan sistem dapat dilihat pada gambar 2.1.
Berikut tahap-tahap dalam siklus hidup pengembangan sistem: 1. Mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan
Tahap pertama ini berarti bahwa penganalisis melihat dengan jujur pada apa yang terjadi didalam bisnis. Kemudian, bersama-sama dengan anggota organisasional lain, penganalisis menentukan dengan cepat masalah-masalah dengan anggota organisasi lain, penganalisis menentukan dengan tepat masalah-masalah tersebut. 2. Menentukan syarat-syarat informasi
Tahap berikutnya, penganalisis memasukkan apa saja yang menentukan syarat-syarat informasi untuk para pemakai yang terlibat. Di antara perangkat-perangkat yang dipergunakan untuk menetapkan syarat-syarat informasi dalam bisnis diantaranya ialah menentukan sampel dan memeriksa data mentah, wawancara dan mengamati perilaku pembuat keputusan dan lingkungan kantor dan prototyping. 3. Menganalisis kebutuhan sistem
Gambar 2.1. Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Tahap berikutnya ialah menganalisis kebutuhan-kebutuhan sistem. Sekali lagi perangkat dan teknik-teknik tertentu akan membantu penganalisis menentukan kebutuhan. Perangkat yang dimaksud ialah penggunaan diagram aliran data untuk menyusun daftar input, proses dan output fungsi bisnis dalam bentuk grafik terstruktur.
4. Merancang sistem yang direkomendasikan
Dalam tahap ini penganalisa sistem menggunakan informasi-informasi yang terkumpul sebelumnya untuk mencapai desain sistem informasi yang logik. Penganalisis merancang prosedur data-entry sedemikian rupa sehingga data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi benar-benar akurat. Selain itu, penganalisis menggunakan teknik-teknik bentuk dan perancangan layar tertentu untuk menjamin keefektifan input sistem informasi.
5. Mengembangkan dan mendokumentasikan perangkat lunak
Dalam tahap kelima ini penganalisis bekerja bersama-sama dengan pemrogram untuk mengembangkan suatu perangkat lunak awal yang diperlukan. Beberapa teknik terstruktur untuk merancang dan mendokumentasikan perangkat lunak meliputi rencana struktur, Nassi-Shneidermancharts, dan pseudocode.
6. Menguji dan mempertahankan sistem
Sebelum sistem informasi dapat digunakan, maka harus dilakukan pengujian terlebih dulu. Akan bisa menghemat biaya bila dapat menangkap adanya masalah sebelum sistem tersebut ditetapkan. Sebagian pengujian dilakukan oleh pemrogram sendiri, dan lainnya dilakukan oleh penganalisis sistem. Rangkaian pengujian ini pertama-tama dijalankan bersama-sama dengan data contoh serta dengan data aktual dari sistem yang telah ada. Mempertahankan sistem dan dokumentasinya dimulai di tahap ini dan dilakukan secara rutin selama sistem informasi dijalankan. 7. Mengimplementasikan dan mengevaluasi sistem
untuk pembahasan. Sebenarnya, evaluasi dilakukan di setiap tahap. Kriteria utama yang harus dipenuhi ialah apakah pemakai yang dituju benar-benar menggunakan sistem. (Kenneth. E. Kendall dan Julie. E. Kendall., (1), 2003, 11).
2.3. Gaji dan Upah
Gaji merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan seperti manajer. (Mulyadi, 2001, 377).
Penggajian dapat diartikan sebagai proses pembayaran upah kepada seseorang atau individu untuk pengganti hasil kerja atau jasa yang telah dilakukan. Jadi Sistem penggajian atau kepegawaian adalah sistem yang mencakup seluruh tahap pemrosesan penggajian pelaporan kepegawaian. (Mulyadi, 2001, 377).
Sistem menyajikan cara-cara penggajian pegawai secara memadai dan akurat, menghasilkan laporan-laporan penggajian yang diperlukan dan menyajikan informasi kebutuhan pegawai kepada manajamen. Pemrosesan harus meliputi pengurangan pajak, potongan tertentu, pelaporan kepada pemerintah dan persyaratan-persyaratan kepegawaian lainnya. Pemrosesan penggajian merupakan satu kegiatan yang peka terhadap hukuman denda maupun penjara jika pencatatan yang dibuat tidak memadai. Sistem yang efisien diperlukan untuk menjaga hubungan baik antara pegawai dan perusahaan.
Sering sekali gaji dan upah dianggap mempunyai pengertian yang sama oleh kebanyakan masyarakat. Anggapan ini terjadi mungkin disebabkan karena gaji dan upah sama-sama merupakan balas jasa yang diberikan kepada karyawannya. Pada kenyataannya kedua istilah tersebut mempunyai perbedaan.
Perusahaan manufaktur, pembayaran kepada karyawan biasanya dibagi menjadi 2 golongan yaitu gaji dan upah. Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan, sedangkan upah dibayar berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan.
uang sebagai imbalan dari pengusaha atau pemberi kerja kepada pekerja/buruh yang ditetapkan dan dibayarkan menurut suatu perjanjian kerja, kesepakatan, atau peraturan perundang undangan, termasuk tunjangan bagi pekerja/buruh dan keluarganya atas suatu pekerjaan atau jasa yang telah atau akan dilakukan.
Menurut Dewan Penelitian Pengupahan Nasional, memberikan definisi upah sebagai sebagai berikut upah ialah suatu penerimaan sebagai suatu kerja berfungsi sebagai suatu jaminan kelangsungan hidup yang layak bagi kemanusiaan dan produktifitas yang dinyatakan dalam nilai atau bentuk yang ditetapkan menurut suatu persetujuan Undang-Undang dan peraturan yang dibayarkan atas dasar suatu perjanjian kerja antara pemberi kerja dengan penerima kerja.
Selanjutnya pengertian gaji dan upah menurut Hadi Purwono adalah sebagai berikut: Gaji (salary) biasanya dikatakan upah (wages) yang dibayarkan kepada pimpinan, pengawas, dan tata usaha pegawai kantor atau manajer lainnya. Gaji umumnya tingkatnya lebih tinggi dari pada pembayaran kepada pekerja upahan. Upah adalah pembayaran kepada karyawan atau pekerja yang dibayar menurut lamanya jam kerja dan diberikan kepada mereka yang biasanya tidak mempunyai jaminan untuk dipekerjakan secara terus-menerus. (Hadi Purwono, 2003, 2).
Dari definisi Gaji dan upah di atas maka dapat disimpulkan bahwa gaji merupakan pengganti jasa bagi tenaga-tenaga kerja dengan tugas yang sifatnya lebih konstan. Ditetapkan melalui perhitungan masa yang lebih panjang misalnya bulanan, triwulan atau tahunan. Sedangkan upah adalah pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan berdasarkan jumlah pekerjaan yang telah diselesaikan misalnya jumlah unit produksi.
Upah yang diterima karyawan dibagi atas beberapa golongan yaitu: 1. Upah harian lepas
Upah yang diterima bila dalam satu hari kerja jika seorang melakukam perkerjaan yang telah ditentukan. Orang yang bekerja dengan upah harian lepas biasanya tidak terikat kerja kepada majikan.
2. Upah pegawai tetap
Upah yang diperoleh seorang berdasarkan jangka waktu yang telah ditetapkan dengan jumlah yang diterimanya pun bersifat tetap sepertu gaji bulanan.
3. Upah borongan
Upah yang diperoleh seseorang sesuai kesepakatan antara pekerja dengan penyuruh (penyewa) dan besarnya upah yang diterima juga terhantung kesepekatan diantara dua belah pihak, jenis perkerjaan yang telah disepakati ini harus selesai dilakukan tanpa turut campur tangan dari pihak penyewah.
4. Upah Honorarium
Upah yang diterima jika perkerjaan dilakukan dan sedangkan jumlahnya tergantung dari kesepakatan pekerja dengan majikan. Orang yang menerima upah honorium biasanya tidak terikat kerja dengan majikan.
Masalah pengupahan ini terdapat tiga macam teori upah ekonomi yakni: 1. Teori pasar
Konsep im menganggap bahwa upah ditentukan oleh hasil proses perundingan antara karyawan sebagai penjual tenaga dengan manajemen sebagai pembelinya. Jadi tingkat upah yang diterima ditentukan oleh kekuatan penawaran dan permintaan tenaga kerja. Dalam teori ini buruh diperlakukan sebagai barang. 2. Standar hidup
Teori ini menyatakan bahwa upah harus dapat memberikan jaminan kepada buruh untuk menikmati hidup dengan layak, dan pengusaha harus memberikan upah cukup tinggi, memberikan pelayanan lain seperti jaminan hari tua, pendidikan, tabungan, dan hiburan.
3. Teori kemampuan untuk membayar
oleh laba yang diterima oleh perusahaan. Apabila perusahaan memperoleh laba besar maka karyawan harus menerima tambahan upah dari keuntungan tersebut. (Swastha dan Sukotjo 2000, 268).
Besar kecilnya tingkat upah untuk buruh dipengaruhi oleh beberapa faktor antara lain terdiri dari
1. Pasar tenaga kerja
2. Tingkat upah yang berlaku didaerah yang bersangkutan 3. Tingkat keahlian yang diperlukan
4. Situasi laba perusahaan 5. Peraturan Pemerintah
(Swastha dan Sukotjo 2000, 271).
Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penggajian dan pengupahan antara lain
1. Jurnal biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan selama periode akuntansi tesebut.
2. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tersebut.
3. Jumlah gaji dan upah yang diterima setiap karyawan selama periode akuntansi tertentu.
4. Rincian unsur biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan dan setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tersebut.
(Mulyadi, 2001, 380).
Terdapat dua jurnal pembukuan pokok yang mencerminkan pengolahan gaji dan upah.
1. Menunjukkan distribusi biaya gaji dan upah keberbagai perkiraan biaya dan persediaan.
Persediaan perkerjaan dalam proses Rp. xxxx
Overhead pabrikasi Rp. xxxx
Biaya umum dan administrasi Rp. xxxx
Gaji dan upah Rp. xxxx
Bagian debet pada pembukuan ini diklasifikasikan menurut jenis biaya dan nomor departemen dari pegawai yang bersangkutan serta diakumulasikan dengan tujuan menyiapkan laporan-laporan biaya pelaksanaan kerja departemen.
2. Jurnal pembukuan pokok dalam pengolahan daftar mencerminkan perhitungan gaji dan upah dan proses penyiapan cek pembayarannya.
Gaji dan upah Rp. xxxx
Utang potongan pajak pen dapatan Rp. xxxx Utang potongan asuransi tenaga kerja Rp. xxxx Utang premi asuransi grup
Utang potongan dana pensiun Utang potongan tabungan
Utang potongan iuran serikat buruh Kas/Bank
Setelah daftar gaji dan upah selesai disiapkan, jumlah saldo dari masing-masing perkiraan utang tersebut dibayar dengan cek sendiri-sendiri. Pengkreditan pada kas/bank merupakan jumlah cheque pembayaran gaji dan upah yang dikeluarkan untuk semua pegawai. Pendebetan pada perkiraan buku besar pengontrol harus benar-benar sama dengan jumlah kredit pada perkiraan ini dalam pembukuan jurnal sebelumnya. (Mulyadi, 2001, 395).
Sasaran sistem pengajian adalah mengembangkan sekumpulan prosedur yang memungkin perusahaan untuk menarik, menahan dan memotivasi staf yang diperlukan, serta untuk mengendalikan biaya pembayaran gaji. Karena tidak ada satu pola yang dapat digunakan secara universal maka prosedur ini harus disesuaikan dengan kebijakan gaji tiap-tiap organisasi, dan hendaknya didasar atas kebijakan yang dianggap adil. Oleh karena itu penting sekali agar perusahaan mempunyai suatu kebijakan penggajian yang terencana yang :
- Bermanfaat untuk sasaran menyeluruh organisasi;
- Disesuaikan dengan struktur keorganisasian sekarang, tetapi memberi kelonggaran untuk perubahan dan pengembangan ke masa depan;
didorong untuk tetap disana;
- Mencapai ekuistas dalam bayaran untuk pekerjaan sama memberikan jenjang selisih yang pantas antara pekerjaan yang diakui sebagai mempunyai nilai relatif yang berlainan;
- Dikomunikasikan secara efektif;
- Meminumkan waktu pengurusanny serta mudah dimengerti;
- Menjaga biaya gaji pada suatu tingkat yang membuat seimbang ganjaran pantas dengan lokasi anggaran yang masuk akal;
- Mempunyai cukup fleksibiltas untuk dapat disesuaikan dengan tuntutan keadaan khusus seperti perubahan dalam kebijakan pendapatan atau dalam skala yang lebih kecil, perubahan dalam kedudukan pasar relatif mengenai jenis-jenis karyawan tertentu. (Michael Armstrong dan Helen Murlis, 1995, 13)
Sistem penggajian dan pengupahan adalah jaringan prosedur yang terdiri dari sebagai berikut :
1. Prosedur pencatatan waktu hadir.
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan mengunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor adninistrasi atau pabrik. Pencatatan waktu hadir karyawan ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah karyawan.
2. Prosedur pencatat waktu kerja.
Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan, pencatat waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang berkerja di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya dan upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut. Jika misalnya seorang karyawan pabrik hadir ke perusahaan selama 7 jam dalam suatu hari kerja, jumlah jam hadir tersebut dirinci menjadi waktu kerja dalam tiap-tiap pesanan yang dikerjakan. Dengan demikian waktu kerja ini dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada produk yang diproduksi.
3. Prosedur pembuatan daftar gaji.
surat-surat keputusan mengenai pengankatan karyawan baru, kenaikan pangkat, penurunan pangkat, pemberhentian karyawan, daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar hadir.
4. Prosedur distribusi biaya gaji.
Dalam prosedur ditribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksud untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk.
5. Prosedur pembayaran gaji.
Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukan uang ke amplop gaji dan upah. Jika jumlah karyawan perusahaan banyak. Pembagian amplop dan upah dapat dilakukan dengan membagikan cek gaji dan upah kepada karyawan. (Mulyadi, 2001, 385).
2.4. Distribusi Gaji dan Upah
Untuk mendistribusikan gaji dan upah, pertama dilakukan penyusunan daftar gaji. Daftar gaji dan daftar upah yang berfungsi sebagai jurnal gaji dan upah disusun dengan tiga metode yang terdiri dari:
1. Metode tangan (pen and ink)
Langkah-langkah untuk menyusun daftar gaji dan upah dapat dipisahkan menjadi dua bagian yaitu
a. Langkah persiapan
Bagian gaji dan upah menerima catatan waktu hadir dan waktu kerja. Kemudian catatan waktu hadir digunakan sebagai dasar untuk menyusun daftar gaji dan upah.
b. Langkah penyusunan
dengan lama kerja.
Pekerjaan mencatat dan menghitung angka-angka dalam daftar gaji dilakukan dengan tangan atau mesin ketik.Sesudah daftar gaji selesai dibuat, berikutnya adalah membuat formulir-formulir gaji berikut ini:
a. Cek gaji atau amplop gaji berisi nama dan gaji bersih karyawan.
b. Laporan gaji karyawan, berisi nomor karyawan, nama karyawan, gaji kotor, tunjangan, potongan dan gaji bersih.
c. Catatan gaji karyawan (Pegawai’s earning record). d. Pencatatan jurnal
a. Gaji dan upah Rp. xxx
b. Potongan-potongan Rp. xxx
c. Hutang gaji dan upah Rp. xxx
2. Posting langsung (direct posting) dengan mesin atau payroll board
Proses perhitungan daftar gaji dan upah dengan mengunakan mesin penghitung khusus. Penyusunan daftar gaji dengan cara tangan (pen and ink) berakibat adanya penulisan hal yang sama berulang-ulang. Misalnya nama karyawan, nomor kartu hadir. Untuk menghindari cara yang berulang-ulang ini maka dapat digunakan dengan metode mesin atau payroll board.
3. Metode tanpa buku pembantu (ledgerless)
Dengan cara ini data gaji dan upah langsung dapat dicatat kedalam cek gaji dan laporan gaji karyawan. Sedangkan formulir-formulir lain diletakkan di bawah cek gaji, diberi karbon, sehingga data dalam cek gaji akan tembus ke formulir lainnya. Agar tembusan yang dibuat itu sesuai dengan yang diinginkan maka bentuk formulir-formulirnya dibuat sedemikian rupa sehingga sekali menulis dapat diperoleh beberapa formulir. (Zaki Baridwan, 2001, 152).
2.5. Pinjaman
sumber-sumber lain.
Bantuan perusahaan untuk membayar uang sekolah dan pendidikan anak-anak para karyawan di luar sistem pemerintahan merupakan maslahat yang sangat langka. Hal ini sulit diatur tanpa menyebabkan perpajakan yang membuatnya hampir tak (Michael Armstrong dan Helen Murlis, 1995, 99)
2.6. Bonus
Bonus bisa dibayarkan kepada karyawan atas dasar ‘ad hoc’ sebagai ganjaran untuk prestasi atau usaha khusus, tetapi lebih lazim dibayarkan secara teratur dan bervariasi jumlahnya sesuai prestasi perusahaan atau prestasi individual. Kerugian bonus ad hoc ialah karena dapat seolah-olah sewenang-wenang dan mungkin nilainya kurang sebagai alat untuk memotivasi dibandingkan dengan yang khusus ada hubungannya dengan prestasi, seperti program untuk manajer yang dikaitkan dengan sasaran, atau program perangsang komisi untuk staf penjualan. Program yang dikaitkan dengan sasaran berdasarkan atas sasaran yang ditentukan di bidang-bidang penting dalam pekerjaan seseorang. Bagi seorang manager penjualan ini bisa perputaran penjualan, dan bagi seorang manager produksi ini bisa nilai tambah (nilai yang ditambahkan kepada biaya bahan mentah dan komponen-komponen yang dibeli oleh proses produksi, dikurangi tenaga kerja langsung dan biaya umum pabrik). Misalnya, jika tercapai sasaran perputaran penjualan, akan dibayarkan suatu bonus sebesar 20% dari gaji setahun. Untuk tiap 1% lebih dari 20% perputaran, bonus itu dapat bertambah dengan 1% sampai dengan maksimum 40%. Ini hanya salah satu dari banyak ragam program bonus. (Michael Armstrong dan Helen Murlis, 1995, 94).
Suatu program bonus sebaiknya jangan digunakan kecuali jika memenuhi kriteria berikut:
mempengaruhi standar tingkat kehidupan karyawan jika terjadi perubahan. Tingkat bonus hendaknya jangan kurang dari 10% dari gaji pokok, dan hanya jika keadaan menuntut perangsang yang sangat kuat maka bonus boleh lebih dari 30%.
Faktor-faktor yang mempengaruhi besarnya bonus hendaknya yang secara langsung dapat dikendalikan oleh karyawannya. Programnya hendaknya cukup peka untuk menjamin bahwa ganjaran seimbang dengan prestasi.
Administrasi yang sederhana dan kemudahan untuk mengerti hendaknya memungkinkan karyawan untuk menghitung ganjaran yang dapat ia harapkan dari suatu tingkat prestasi tertentu.
Hendaknya dibuat kendala dalam program, sehingga dapat dipelihara suatu keseimbangan antara gaji sebagai dasar pensiun dan perangsang tunai. (Michael Armstrong dan Helen Murlis, 1995, 94).
2.7. Jabatan
Ada yang berpendapat bahwa kegiatan pertama dari Manajemen Personalia adalah kegiatan penerimaan dan penempatan karyawan/pegawai. Sebenarnya Manajemen Personalia sebelum kegiatan tersebut dilaksanakan telah melaksanakan kegiatan lain, yaitu kegiatan untuk mendapatkan landasan guna penerimaan dan penempatan karyawan/pegawai. Kegiatan untuk menciptakan landasan atau pedoman bagi penerimaan dan penempatan karyawan/pegawai, sebetulnya justru merupakan suatu kegiatan awal dari manajemen personalia. Kegiatan tersebut sering dinamakan “analisa jabatan” atau ada juga yang menyebutkan “analisa tugas” yaitu sebagai terjemahan dari istrilah “job analysis”.
2.7.1. Deskripsi jabatan
Deskripsi jabatan adalah penjelasan tentang suatu jabatan, tugas-tugasnya, tanggung jawabnya, wewenangnya dan sebagainya. Penjelasan tentang hal itu semua adalah penting, sebab bila tidak dijelaskan akan dapat menimbulkan perbedaan pengertian. Misalnya jabatan Kepala Tata Usaha dan Kepala Administrasi dapat merupakan pengertian yang sama maupun berbeda, tergantung penjelasan dalam diskripsi jabatan. Tapi deskripsi jabatan bukan sekedar menjelaskan tentang sesuatu jabatan, tapi juga menjelaskan lebih lanjut tentang tugas-tugasnya, tanggung jawabnya, wewenangnya dan sebagainya.
2.7.2. Syarat-syarat Jabatan
Syarat-syarat jabatan adalah meruapkan suatu informasi tentang syarat-syarat yang diperlukan bagi setiap karyawan/pegawai agar dapat memangku suatu jabatan dengan baik. Syarat-syarat itu dapat berupa antara lain:
Syarat pendidikan
Sekolah dasar, sekolah menengah pertama, sekolah menengah atas, sekolah-sekolah kejuruan tingkat tertentu, akademi, perguruan tinggi dan sebagainya. Syarat kesehatan
Tidak berkaca mata, tidak sakit paru-paru, tidak buta warna dan sebagainya. Syarat-syarat fisik
Tinggi badan, berat badan, umur, jenis kelamin, dan sebagainya. Syarat-syarat lain
Sudah berkeluarga/belum, jumlah anggota keluarga, mempunyai kepribadian tertentu, paras muka cukup menarik dan sebagainya.
2.8. Tunjangan
individual memungkinkan mereka untuk memberikan tunjangan yang sama atau lebih dari pada apapun yang diberikan menurut program formal. Kerugian utama ancangan ini ialah bahwa karyawan dapat bereaksikurang baik terhadap ketidak konsekuenan dalam peraturan ad hoc. Perusahaan perlu memastikan bahwa, jika mereka memutuskan untuk mempertahankan ancangan tidak formal, kebijakan mereka hendaknya sejalan dengan kecenderungan sekarang ini.
2.9. Perancangan Sistem
2.9.1. Diagram Aliran Data (DAD)
Diagram yang paling awal dalam aliran data adalah disebut diagram konteks. Diagram konteks merupakan pola penggambaran yang berfungsi untuk memperlihatkan interaksi sistem informasi tersebut dengan lingkungan di mana sistem tersebut ditempatkan. (Budi Sutejo Dharma Oetomo, 2002, 116).
Dalam diagram konteks ada beberapa hal yang harus diperhatikan terdiri dari: 1. Kelompok pemakai, baik pihak internal maupun pihak ekternal perusahan dan
departemen yang terkait. Di mana sistem itu akan digunakan harus diidentifikasi secara rinci dan jangan sampai ada yang terlewatkan.
2. Kemungkinan kejadian-kejadian yang akan terjadi dalam penggunaan sistem harus terus diidentifikasi secara lengkap.
3. Arah anak panah yang menunjukkan aliran data jangan sampai terbalik agar dapat memberikan pemahaman yang benar terhadap seluruh proses sistem yang akan dibentuk.
4. Setiap kejadian digambarkan dalam bentuk tekstual yang sederhana dan mudah dipahami oleh pembuat sistem.
(Budi Sutejo Dharma Oetomo, 2002, 116).
sebagai sebuah sistem secara umum dan tidak terinci. Setiap penurunan ke tahapan yang lebih rendah adalah tahapan 1, 2 dan seterusnya, maka proses-proses tersebut akan diuraikan lebih rinci dengan spesifikasi yang lebih jelas. Penurunan tahapan dilakukan jika perlu untuk memperinci beberapa proses, namum tidak semua proses yang ada harus diturunkan dengan jumlah tahapan yang sama. (Budi Sutejo Dharma Oetomo, 2002, 118).
Pendekatan aliran data memiliki empat kelebihan utama melalui penjelasan naratif mengenai cara data-data berpindah disepanjang sistem yaitu:
1. Kebebasan dalam menjalankan implementasi teknis sistem yang terlalu dini. 2. Pemahaman lebih jauh mengenai keterkaitan satu sama lain dalam sistem dan sub
sistem.
3. Mengkomunikasikan pengetahuan sistem yang ada dengan pengguna melalui diagram aliran data.
4. Menganalisis sistem yang diajukan untuk menentukan apakah data-data dan proses yang diperlukan sudah ditetapkan. (Kenneth. E. Kendall dan Julie. E. Kendall., (1), 2003, 264)
Berikut ini simbol-simbol yang digunakan dalam sistem aliran data antara lain:
Gambar 2.2. Simbol Diagram Aliran Data
(Sumber: Kenneth. E. Kendall dan Julie. E. Kendall., (1), 2003, 265)
SIMBOL ARTI CONTOH
Entitas Aliran data
Proses
Penyimpanan data
Input data Pelanggan
Berikut ini adalah keterangan dari gambar di atas:
- Kotak rangkap dua digunakan untuk menggambarkan suatu entitas eksternal yang dapat mengirim data atau menerima data dari sistem.
- Tanda panah menunjukkan perpindahan data dari suatu titik ke titik lain dengan kepala tanda panah mengarah ke tujuan data.
- Bujur sangkar dengan sudut membulat digunakan untuk menunjukkan adanya proses transformasi.
- Penyimpanan data menandakan penyimpanan manual, seperti lemari file atau sebuah file atau basis data terkomputerisasi. Karena penyimpanan data mewakili seseorang tempat atau sesuatu maka diberi nama dengan sebuah kata benda.
(Kenneth. E. Kendall dan Julie. E. Kendall., (1), 2003, 265)
2.9.2. Kamus Data
Kamus data adalah suatu aplikasi khusus dari jenis kamus-kamus yang digunakan sebagai referensi kehidupan setiap hari. Kamus data merupakan hasil referensi data mengenai data (maksudnya, metadata), suatu data yang disusun oleh penganalisis sistem untuk membimbing mereka selama melakukan analisis desain. Sebagai suatu dokumen, kamus data mengumpulkan dan mengkoordinasi istilah-istilah data tertentu dan menjelaskan apa arti setiap istilah-istilah yang ada. (Kenneth. E. Kendall dan Julie. E. Kendall., (1), 2003, 333).
Kamus data ikut berperan dalam perancangan dan pembangunan sistem informasi karena peralatan ini berfungsi untuk:
1. Menjelaskan arti aliran data dan penyimpanan dalam penggambaran dalam diagram aliran data.
2. Mendeskripsikan komposisi paket data yang bergerak melalui aliran misalnya data alamat diuraikan menjadi nama jalan, nomor, kota, negara dan kode pos.
3. Menjelaskan spesifikasi nilai dan satuan yang relevan terhadap data yang mengalir dalam sistem tersebut.
Kamus data otomatis sangat berguna karena memiliki kapasitas dalam hal referensi silang item-item data, dengan demikian memungkinkan dilakukannya perubahan-perubahan program terhadap semua program yang berbagi suatu elemen biasa. Fitur ini menggantikan pengubahan program serampangan, atau mencegah penundaan sampai program tidak bisa berjalan karena perubahan tersebut tidak di implemantasikan pada semua program yang berbagi item-item yang telah diperbaharui. Jelasnya kamus data otomatis menjadi sangat penting untuk sistem-sistem besar karena mampu menghasilkan ribuan elemen data yang dikatalogkan dan dibuat referensi silang. Kamus data dibuat dengan memperhatikan dan menggambarkan muatan aliran data, simpanan data dan proses-proses. Setiap simpanan data bisa ditetapkan dan kemudiaan diperluas sampai mencakup detail-detail elemen yang dibuatnya yang mengalir menuju dan keluar dari proses tersebut. Ketidak hati-hatian dan kesalahan-kesalahan perancangan lainnya bisa ditegaskan dan dicari penyelesaiannya. Untuk dokumentasi serta mengurangi redudansi, kamus data bisa digunakan untuk:
1. Menvalidasi diagram aliran data dalam hal kerangkapan dan keakuratan. 2. Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan laporan. 3. Menentukan muatan data yang disimpan di file-file.
4. Mengembangkan logika untuk proses-proses diagram aliran data.
Berikut ini sejumlah simbol yang digunakan dalam penggambaran kamus data: Tabel 2.1: Simbol-Simbol Kamus Data
SIMBOL URAIAN
= Diuraikan menjadi, mendefenisikan atau artinya
+ Dan
() Optional (pilihan boleh atau boleh tidak) {} Pengulangan
[] Memilih salah satu dari sejumlah alternatif atau seleksi * * Komentar
| Pemisah sejumlah alternatif pilihan antara simbol []
(Budi Sutejo Dharma Oetomo, 2002, 119).
Berikut ini adalah contoh penggunaan kamus data untuk perancangan daabase
1. Data_pembicara = kode_pembicara + nama + alamat + telepon + honor + spesialisasi
2. Kode_pembicara = level_pembicara + nomor_urut
3. Nama = sebutan + nama1 + nama2 + gelar1 + gelar2 4. Alamat = jalan + nomor + kota + negara + kodepos 5. Telepon = kodearea + nomor
6. Honor = *999.999.999*
7. Spesialisasi = () {karakter} 15 (Budi Sutejo Dharma Oetomo, 2002, 119).
2.9.3. Basis Data
Basis data merupakan komponen terpenting dalam pembangunan sistem informasi, karena telah menjadi tempat untuk menampung dan mengorganisasikan seluruh data yang ada dalam sistem, sehingga dapat dieksplorasi untuk menyusun informasi-informasi dalam berbagai bentuk. Basis data merupakan himpunan kelompok data yang saling berkaitan. Data tersebut diorganisasikan sedemikian rupa agar terjadi duplikasi yang tidak perlu, sehingga dapat diolah atau diekplorasikan secara tepat dan mudah untuk menghasilkan informasi. (Budi Sutejo Dharma Oetomo, 2002, 99).
Basis data adalah suatu kumpulan data yang terpadu (interrelated data) yang dirancang terutama untuk meminimalkan pengulangan data yang tersimpan secara bersama-sama dalam satu media, sekaligus tempat sekumpulan berkas data yang terkomputerisasi. (Abdul Kadir, 2002, 5).
Dalam pembangunan database, analisis sistem harus dapat menentukan dalam model arsitektur mana database itu akan diletakkan. Dinilai dari penempatannya, arsitektur database dapat dikategorikan dalam tiga bagian yaitu:
1. Sistem database tunggal
Pada arsitektur ini database dan aplikasinya diletakkan pada komputer yang sama yang tidak berada dalam lingkungan jaringan, sehingga database itu hanya dapat diakses oleh aplikasi tunggal. Sistem ini biasanya digunakan oleh perusahaan kecil.
Pada arsitektur ini, lokasi database secara fisik berada dalam komputer pusat dalam suatu lingkungan jaringan. Meskipun pemasukan dan akses data dapat dilakukan dari berbagai terminal yang terhubung dengan komputer tersebut, namum proses pengolahan data hanya berlangsungh di komputer pusat. Dengan sistem ini komputer pusat menjadui titik krisis dari proses pengolahan database. Bila komputer pusat terganggu maka secara keseluruhan sistem informasi akan terganggu.
3. Sistem database terdistribusi
Pada arsitektur ini salinan database, baik sebagian maupun secara keseluruhan terdistribusi di beberapa lokasi. Pada model ini, titik krisis pada sistem terpusat dapat dihindari. Namum pada sistem ini, tantangan terbesar yang dihadapi adalah proses pengintegrasian untuk menjaga konsistensi data yang tersebar di beberapa lokasi.
(Budi Sutejo Dharma Oetomo, 2002, 112).
Dalam basis data dikenal nya suatu istilah konsep basisdata. Dalam bidang realitas adalah entitas dan atribute-attribute, dalam bidang sebenarnya adalah munculnya record dan item data kejadian, dan dalam bidang metadata adalah definisi
record dan definisi item data.
Entitas
Objek atau kejadian apapun mengenai seseorang yang memilih untuk megumpulkan data adalah sebuah entitas. Entitas dapat berupa orang, tempat, atau sesuatu. Entitas apapun juga dapat merupakan satu kejadian atau unit waktu esperti mesin yang rusak, penjualan, atau bukan atau tahun.
Hubungan
Hubungan diasosisasikan antara entitas terdiri dari jenis: 1. Hubungan satu-ke-satu (ditandakan 1:1)
2. Hubungan satu-ke-banyak (1: B) 3. Hubungan banyak-ke-banyak (B:B)
Atribut
Record
Sebuah record adalah kumpulan item data yang memiliki sesuatu secara umum dengan entitas yang di deskripsikan.
Metadata
Metadata adalah data mengenai data dalam file atau basisdata. Metadata mendeskripsikan nama yang di berikan dan panjang yang di tentukan dari setiap item data. Metadata juga medeskripsikan panjang dan komposis setiap record.
2.9.4. Normalisasi
Pembangunan sistem informasi bertumpu pada kualitas basis data yang disusun dan dibentuk. Basis cata yang dibentuk diharapkan memiliki sifat-sifat antara lain:
1. Efisien dan efektif dalam pengorganisasiannya, artinya untuk menambah, menyisipkan atau menghapus data dapat dilakukan dengan mudah dan sederhana. 2. Bebas redudansi, meskipun pada batas-batas tertentu yang dapat ditolerir,
redudansi juga diperbolehkan misalnya untuk mengurangi kompleksitas dalam penulisan program.
3. Fleksibel, artinya basis data dapat diakses dengan mudah, dinamis dan tidak tergantung sepenuhnya pada aplikasi-aplikasi tertentu.
4. Sistem basis data yang dapat diakses secara bersama dalam lingkungan jaringan sehingga mendukung penggunaan bersama dan distribusi data.
(Budi Sutejo Dharma Oetomo, 2002, 115).
Normalisasi merupakan peralatan yang digunakan untuk melakukan proses pengelompokan data menjadi tebel-tabel yang menunjukkan entitas dan relasinya. Normalisasi adalah transformasi tinjauan pemakai yang kompleks dan data tersimpan kesekumpulan bagian–bagian struktur data yang kecil dan stabil. Di samping menjadi lebih sederhana dan lebih stabil, struktur data yang dinormalisasikan lebih mudah diatur daripada struktur data lainnya. Tahapan normalisasi yakni:
1. Tahap pertama
Tahap I. Menghilangkan kelompok terulang
Tahap II. Mengubah ketergantungan parsial
Tahap III. Mengubah ketergantungan transitif
dalam dua atau lebih hubungan, Pada titik ini, hubungan mungkin sudah menjadi bentuk nomalisasi ketiga, bahkan lebih banyak tahap akan diperlukan untuk mentransformasi hubungan ke bentuk normalisasi ketiga.
2. Tahap kedua
Tahap kedua menjamin bahwa semua atribut bukan kunci sepenuhnya tergantung pada kunci utama. Semua ketergantungan parsial di ubah dan diletakkan dalam hubungan lain.
3. Tahap ketiga
Tahap ketiga mengubah ketergantungan transitif manapun. Suatu ketergantungan transitif adalah sesuatu di mana atribut bukan kunci tergantung pada atribut bukan kunci lainnya.
Gambar 2.3. Normalisasi Sebuah Hubungan Dikerjakan Dalam Tiga Tahap Utama (Sumber: Kenneth. E. Kendall dan Julie. E. Kendall., (1), 2003, 265)
Tujuan utama dari proses normalisasi adalah menyederhanakan semua kekompleksan item data yang sering ditemukan dalam tinjauan pemakai.
PT. Surya Lagang Ostentasi Medan adalah salah satu perusahaan distributor yang bergerak di bidang penjualan minuman ringan Teh Sosro dan Fruit Tea yang mana pada akhir periode akuntansi (bulan) melakukan proses penggajian kepada para karyawannya dan membuat laporan gaji sebagai pertanggung jawaban kepada pimpinan perusahaan. Perusahaan ini beralamat di Jalan KL. Yos Sudarso Km 6.9 Medan.
Seperti pada perusahaan dagang lainnya PT. Surya Lagang Ostentasi Medan juga adalah salah satu perusahaan yang membeli dan menjual barang dagangnya dengan tujuan untuk mencapai laba (profit) penjualan yang semaksimum mungkin. Oleh sebab itu dalam melakukan kegiatan operasionalnya perusahaan ini juga mempunyai sistem pembelian dan penjualan.
2.10.2. Struktur Organisasi Perusahaan
Gambar 2.4. Struktur Organisasi Sumber: PT. Surya Lagang Ostentasi Medan
Adapun pembagian tugas dan tanggung jawab sesuai dengan struktur organisasi perusahaan pada PT. Surya Lagang Ostentasi Medan adalah sebagai berikut:
1. Dewan Komisaris
a. Menetapkan semua kebijaksanaan dasar perusahaan
b. Melakukan tugasnya sesuai dengan anggaran dan kebijakan dasar perusahaan. c. Mempunyai kewajiban melakukan pengawasan terhadap tindakan-tindakan
direktur utama dan manajer umum.
d. Berhak menjalankan perusahaan untuk sementara bilamana terdapat kesenjangan dalam pimpinan perusahaan.
2. Direktur Utama, bertanggung jawab kepada dewan komisaris: a. Menentukan garis kebijaksanaan utama perusahaan.
b. Berhak mengambil keputusan dan kebijaksanaan sehubungan dengan arah dan tujuan kegiatan perusahaan untuk mencapai laba semaksimal mungkin.
c. Memimpin dan mengendalikan operasi perusahaan sesuai dengan anggaran dasar perusahaan.
d. Wajib mengadakan pengawasan dan pemeriksaan kepada setiap bagian dalam perusahaan dan memberikan penjelasan tentang segala hal yang perlu untuk pengawasan dan pemeriksaan kepada komisaris.
e. Menetapkan dan menyetujui besarnya gaji dan upah pegawai. 3. Manajer umum, bertanggung jawab kepada direktur utama:
a. Mengontrol dan mengawasi semua kegiatan yang dilakukan semua manajer bawahannya.
b. Menyusun dan menetapkan beberapa peraturan kecil di dalam perusahaan yang dirasa perlu untuk dibuat.
c. Menerima laporan dari setiap bidang departemen untuk masing-masing manajer bawahannya lalu memeriksa laporan dan menyerahkan kepada pimpinan perusahaan yaitu Direktur Utama.
d. Mengatur dan mengontrol sumber penggunaan dana perusahaan melalui manajer keuangan.
e. Menyetujui atau tidak menyetujui setiap kegiatan baru yang akan dilaksanakan oleh setiap departemen dalam perusahaan.
4. Manajer personalia, bertanggung jawab kepada manajer umum:
a. Merencanakan, menerapkan sistem penilaian dan sistem penerimaan pegawai baru perusahaan serta menetapkan kebijaksanaan pemberhentian pegawai. b. Membuat dan menetapkan peraturan tenaga kerja perusahaan (peraturan
pegawai) yang harus disetujui oleh manajer umum.
c. Bertanggung jawab untuk mencari tenaga kerja baru yang dibutuhkan oleh perusahaan.
d. Mengawasi kesejahteraan tenaga kerja perusahaan, keselamatan kerja dan perlindungan hukum.
5. Manajer keuangan, bertanggung jawab kepada manajer umum:
a. Bertanggung jawab terhadap masuk dan keluarnya keuangan perusahaan. b. Membantu manajer umum menyusun perencanaan sistem akuntansi dan
keuangan perusahaan.
d. Mengatur sumber penerimaan dan pengunaan dana perusahaan. Manajer keuangan membawahi dua bagian, yaitu:
1. Staf Kasir, bertanggung jawab kepada manajer keuangan yang mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
a. Menerima, menyimpan dan mengeluarkan uang tunai maupun dalam bentuk bilyet giro atau cheuqe untuk pelunasan transaksi-transaksi yang terjadi dalam perusahaan kepada pihak ketiga berdasarkan bukti yang telah disetujui dan ditandatangani oleh Direktur sesuai dengan sistem dan prosedur yang berlaku.
b. Bertanggung jawab mengatur proses penyimpanan, kliring, pencarian dana, administrasi, surat-surat berharga di bank-bank yang di pakai oleh perusahaan.
c. Membayar gaji dan bonus kepada setiap personil perusahaan dan juga menyetor uang tunai ke dalam rekening perusahaan yang terdapat dalam bank milik perusahaan.
d. Membuat laporan penerimaan dan pengeluar dana perusahaan.
2. Staf Pembukuan, bertanggung jawab kepada manajer keuangan yang mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
a. Mencatat semua transaksi akuntansi dan keuangan yang berlangsung dalam perusahaan dan memasukkannya ke dalam komputer.
b. Menerima buktipenerimaan dan bukti pengeluaran uang berupa voucher
dari bagian kasir, faktur pembelian dari bagian pembelian, faktur penjualan dari bagian penjualan, bukti barang masuk-keluar dari bagian persediaan dan lain-lain sebagai dasar atau bukti pencatatan transaksi akuntansi dalam perusahaan.
c. Turut mengontrol proses penagihan hutang dan piutang perusahaan. d. Membuat laporan-laporan akuntansi seperti laporan hutang-piutang,
pembelian-penjualan dan lain-lain.
e. Menyusun laporan keuangan setiap akhir bulan atau secara periodik untuk mengetahui posisi keuangan perusahaan dan juga memberikan informasi keuangan lainnya bagi pihak manajemen.
a. Bertanggung jawab terhadap segala sesuatu yang namanya persediaan milik perusahaan terutama persediaan barang dagangan.
b. Mengawasi dan mengontrol semua kegiatan yang berhubungan dengan persediaan terutama untuk barang masuk dan barang keluar.
c. Meneliti dan memeriksa laporan persediaan dan jumlah barang yang ada di gudang lalu menyerahkannya kepada manajer umum.
Manajer persediaan membawahi: Kepala Gudang
a. Bertanggung jawab terhadap barang-barang persediaan yang ada di gudang kepada manajer persediaan.
b. Mengawasi serta mengatur kegiatan rutin harian pergudangan dalam perusahaan.
c. Memasukkan dan mengeluarkan persediaan produk perusahaan dengan persetujuan dari Direktur sesuai dengan Delivery Order (DO), dan mengarsip DO dengan rapi.
d. Membuat dan memeriksa laporan persediaan barang per gudang. Staf Persediaan
a. Bertanggung jawab terhadap kegiatan administrasi persediaan perusahaan kepada kepala gudang.
b. Mencatat semua transaksi persediaan barang, baik barang masuk maupun barang keluar.
c. Membuat laporan persediaan barang perusahaan. 7. Manajer pembelian bertanggung jawab kepada manajer umum:
a. Bertanggung jawab terhadap semua proses pembelian barang yang dibutuhkan oleh perusahaan.
b. Mengatur dan mengawasi proses pembelian yang dilakukan oleh staf bawahannya.
c. Membuat dan memeriksa laporan pembelian yang akan diserahkan kepada manajer umum.
e. Mengatur barang-barang apa saja yang harus dibeli dengan cepat (barang penting) dan barang apa saja yang bisa ditunda pembelian (barang tidak terlalu penting).
Manajer pembelian membawahi staf pembelian yang mempunyai tugas: a. Memesan barang-barang yang akan dibeli oleh perusahaan
b. Mencari pemasok yang dapat menjual barang dengan harga murah. c. Mengontrol barang pesanan yang telah dipesan.
d. Memeriksa dan menerima barang pesanan
e. Mencatat transaksi pembelian ke dalam buku pembelian
f. Menyerahkan barang yang dibeli kepada bagian departemen yang membutuhkan barang tersebut.
g. Membuat dan menyusun laporan pembelian barang.
8. Manajer pemasaran, bertanggung jawab kepada manajer umum:
a. Menyusun rencana strategi pemasaran perusahaan agar kelak barang dagangan dapat dipasarkan dengan baik kepada masyarakat luas, sehingga target
penjualan dapat dipenuhi.
b. Mengontrol dan mengawasi proses pemasaran yang dilakukan oleh perusahaan.
c. Melakukan penelitian, pengawasan dan mengevaluasi barang dagangan milik perusahaan dipasaran.
d. Menentukan harga penjualan barang dagangan perusahaan. e. Membuat laporan hasil pemasaran kepada manajer umum.
Manajer pemasaran membawahi: staf pemasaran yang mempunyai tanggung jawab dan tugas sebagai berikut:
a. Mengadakan promosi yang memadai.
b. Memantau harga-harga yang ada hubungannya dengan barang dagangan perusahaan.
c. Bekerja sama dengan badan-badan usaha periklanan. 9. Manajer penjualan, bertanggung jawab kepada manajer umum:
b. Memberikan persetujuan kredit serta menentukan pelanggan yang dapat diberikan potongan harga sesuai dengan besarnya jumlah pembeliannya. c. Menyusun dan memeriksa laporan penjualan kemudian diserahkan kepada
manajer umum.
Manajer penjualan membawahi dua bagian, yaitu: Staf Penjualan
a. Melayani pelanggan yang datang untuk memesan atau membeli barang dagangan.
b. Mencatat transaksi penjualan yang terjadi dalam perusahaan.
c. Mengatur proses penagihan dengan menyuruh kolektor untuk pergi menagih piutang dagang.
d. Membuat laporan penjualan dan piutang perusahaan. Kolektor
bertanggung jawab kepada manajer penjualan yang bertugas untuk
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
3.1. Metode Analisis Kebutuhan Sistem Informasi 3.1.1. Teknik Pengumpulan Data
Untuk menyelesaikan permasalahan yang ada, metode pengumpulan data yang dilakukan oleh penulis adalah dengan cara:
1. Sampling dan investigasi yaitu dengan meminta contoh sampel untuk dokumen yang digunakan oleh perusahaan bersangkutan dengan masalah yang diteliti. Seperti formulir data pegawai, dokumen daftar pegawai, daftar absen dan daftar gaji.
2. Wawancara yaitu dengan menanyakan beberapa pertanyaan yang berhubungan dengan topik yang dibahas kepada pihak-pihak yang bersangkutan yang terdiri dari:
a. Bagian Pembukuan
Menanyakan sistem pencatatan absensi dan perhitungan gaji pegawai. b. Bagian Kasir
Menanyakan sistem pembayaran dan perhitungan gaji pegawai.
3. Observasi yaitu dengan meninjau dan mengamati secara langsung sistem yang sedang berjalan di perusahaan tersebut serta mengumpulkan data atau informasi yang terkait dengan sistem-sistem informasi penggajian yang selanjutnya akan dianalisis dalam analisa sistem berjalan.
3.1.2. Analisa Sistem Berjalan
Pada analisa sistem berjalan terdiri dari tiga bagian yaitu: 1. Analisa Dokumen Masukan
Adapun Formulir pegawai yang digunakan perusahaan dapat dilihat pada gambar 3.1 berikut ini:
PT. SURYA LAGANG OSTENTASI MEDAN FORMULIR PEGAWAI
Demikian lah formulir lamaran ini saya buat dalam keadaan yang sebenarnya dalam keadaan sadar dan tanpa paksaan dari pihak manapun
Medan, ………
Pegawai
Gambar 3.1: Formulir Pegawai (Sumber : PT. Surya Lagang Ostentasi Medan)
Formulir pegawai ini merupakan formulir yang dipakai untuk melampirkan data pribadi pegawai perusahaan secara lengkap. Formulir yang digunakan memiliki kelebihan yaitu sederhana dan mudah untuk diisi oleh para calon pegawai. Sedangkan kelemahannya adalah data atau informasi yang tercantum di formulir masih kurang lengkap seperti nama orang tua, alamat orang tua, perkerjaan orang tua dan lainnya.
gambar 3.2 berikut ini:
Gambar 3.2: Daftar Pegawai PT. Surya Lagang Ostentasi Medan (Sumber : PT. Surya Lagang Ostentasi Medan)
Sedangkan kartu absensi yang digunakan perusahaan dapat dilihat pada
Masuk Keluar Masuk Keluar Masuk Keluar
1
Gambar 3.3: Kartu Absensi PT. Surya Lagang Ostentasi Medan (Sumber : PT. Surya Lagang Ostentasi Medan)
Sedangkan kekurangannya adalah dokumen diatas dinilai masih kurang lengkap seperti keterangan dan lain-lain
2. Analisa Prosedur
Gambar 3.4: Flow of Document Sistem Penggajian (Sumber : PT. Surya Lagang Ostentasi Medan)
Bagan dokumen sistem penggajian PT. Surya Lagang Ostentasi Medan cukup sederhana, Dimulai dari perhitungan jumlah absensi seorang pegawai melalui kartu absensi, lalu gaji dihitung oleh bagian pembukuan seusai dengan tingkat jabatan dan golongan seorang pegawai. Setelah gaji selesai dihitung diperiksa dan dihitung ulang oleh bagian kasir. Lalu kasit segera menerbitkan slip gaji yang diserahkan kepada pimpinan terlebih dahulu untuk di tandatangani baru proses gaji dapat dilakukan.
3. Analisa Laporan
Adapun format laporan gaji PT. Surya Lagang Ostentasi Medan adalah dapat dilihat pada gambar 3.5 berikut ini:
Gambar 3.5: Laporan Daftar Gaji PT. Surya Lagang Ostentasi Medan (Sumber : PT. Surya Lagang Ostentasi Medan)
Laporan daftar gaji adalah laporan yang berisikan gaji dari para pegawai yang bekerja pada PT. Surya Lagang Ostentasi Medan. Laporan gaji yang digunakan selain rapi juga cukup sederhana sehingga laporan ini mudah untuk dianalisa dan dipahami. Sedangkan kekurangannya adalah laporan dinilai masih kurang lengkap seperti kolom jabatan, golongan, keterangan dan lain-lain.
kepada masing-masing pegawai yang bersangkutan. Adapun slip gaji PT. Surya Lagang Ostentasi Medan adalah dapat dilihat pada gambar 3.6 berikut ini:
Gambar 3.6: Slip Gaji PT. Surya Lagang Ostentasi Medan (Sumber : PT. Surya Lagang Ostentasi Medan)
Slip gaji yang digunakan oleh PT. Surya Lagang Ostentasi Medan. selain rapi, jelas dan cukup sederhana sehingga slip ini mudah untuk dianalisa dan dipahami. Sedangkan kekurangannya adalah laporan dinilai masih kurang lengkap seperti kotak keterangan dan lain-lain.
3.2. Metode Perancangan
Berikut ini adalah diagram konteks dan Data Flow Diagram (DFD) yang dapat dilihat pada gambar 3.7 dan gambar 3.12 berikut ini:
Gambar 3.7: Diagram Konteks Sistem Penggajian
Diagram konteks adalah diagram yang menggambarkan sistem penggajian secara keseluruhan dengan entitas-entitas yang terlibat didalamnya.
Gambar 3.8: DFD Level 0 Sistem Penggajian
Gambar 3.9 : DFD Level 1 Dari Proses 1.0
Gambar 3.9 adalah diagram yang menceritakan proses aliran data dari proses 1.0 secara lebih detail yaitu proses absensi pegawai.
2.1
Proses lembur Pegawai
Record pegawai
Data lembur
Lembur Record
lembur
Record lembur
Gambar 3.10: DFD Level 1 Dari Proses 2.0
3.1
Proses hitung gaji
Pegawai pegawaiRecord Record gaji Gaji Record gaji
Lembur Absensi
Record absensi
Record lembur
Gambar 3.11: DFD Level 1 Dari Proses 3.0
Gambar 3.11 adalah diagram yang menceritakan proses aliran data dari proses 3.0 secara lebih detail yaitu proses hitung gaji pegawai.
Gambar 3.12 : DFD Level 1 Dari Proses 4.0
3.2.2. Kamus Data
Berikut ini adalah kamus data dari sistem informasi penggajian yang dirancang antara lain:
1. Pegawai = NIP + Nama Pegawai + Tgl Lahir + Telepon + Alamat + Golongan + Jabatan + Jenis Kelamin + Agama + Status Nikah + Jumlah Anak + Tgl Masuk + Pendidikan + (Keterangan).
2. Golongan = Golongan + Nama Golongan + Tunjangan Istri + Tunjangan Anak + Uang Makan + Uang Transportasi + Uang Lembur
3. Jabatan = Jabatan + Nama Jabatan + Gaji Pokok + (Keterangan)
4. Absensi = Bulan + Tahun + Nip + Nama Pegawai + Golongan + Tgl Absensi + Jam Masuk + Jam Pulang + Jenis + (Keterangan)
5. Lembur = Bulan + Tahun + {NIP + Nama Pegawai + Golongan + Tgl Lembur + Jam Mulai + Jam Selesai + Jumlah + (Keterangan)
3.2.3. Perancangan Output
Perancangan output dirancang dengan menggunakan Crystal Report. Adapun perancangan output yang dirancang oleh penulis adalah sebagai berikut:
1. Perancangan Laporan Data Pegawai
Laporan Data Pegawai Tanggal Cetak : xx-xx-xxxx
NIP Nama Tempat Jenis Telp Agama Status Jumlah Alamat Pendidikan Gol Jabatan Ket Pegawai Tgl Lahir Kelamin Nikah Anak
Laporan yang digunakan untuk menyajikan data pegawai. Semua data pagawai yang berkerja di perusahaan disajikan dalam bentuk daftar sehingga mempermudah pimpinan untuk melihat data pegawai secara keseluruhan.
2. Perancangan Laporan Daftar Absensi
Laporan Daftar Absensi Tanggal Cetak : xx-xx-xxxx
Nip Nama Gol Jabatan
Tgl Jam Jam Jenis Keterangan Absensi Masuk Keluar
Gambar 3.14: Perancangan Laporan Daftar Absensi
Laporan daftar absensi digunakan untuk menyajikan data absensi para pegawai yang disajikan dalam bentuk ringkasan untuk satu periode (bulan) sehingga dapat dilihat dengan jelas seorang pegawai masuk berapa kali, absen berapa kali, izin berapa kali dan sakit berapa kali.
3. Perancangan Laporan Daftar Lembur
Laporan Daftar Lembur Tanggal Cetak : xx-xx-xxxx
Nip Nama Gol Jabatan
Tgl Jam Jam Upah Jumlah Total Keterangan Lembur Mulai Salesai Lembur Jam Upah
Gambar 3.15: Perancangan Laporan Daftar Lembur
Laporan daftar lembur adalah yang digunakan untuk menyajikan data lembur para pegawai. Laporan daftar lembur ini disajikan dalam bentuk daftar untuk satu pe riode (bulan) sehingga mempermudah pimpinan perusahaan untuk melihat pegawai mana saja yang telah melakukan lembur dan berapa total lama jam lembur dilakukan.
4. Perancangan Laporan Daftar Penggajian
Laporan Gaji Pegawai Tanggal: xxxx
NIP Nama Gaji Tunjangan Tunjangan Uang Uang Uang Gaji Pph Gaji Pegawai Pokok Istri Anak Makan Transport Lembur Kotor Bersih
Gambar 3.16: Perancangan Laporan Daftar Penggajian
Laporan yang digunakan untuk menyajikan daftar gaji para pegawai. Laporan daftar gaji pegawai disajikan dalam bentuk daftar untuk satu periode (bulan) sehingga pimpinan perusahaan dapat mengetahui dengan jelas pegawai mana saja yang menerima gaji dan berapa total gaji yang diterima oleh pegawai bersangkutan.
PT. SURYA LAGANG OSTENTASI MEDAN SLIP GAJI
Bulan ( ) - Tahun ( )
NIP : xxxx Tanggal :
Nama : xxxx
Gaji Pokok : xxxxxx
Uang Makan : xxxxxx
Uang Transport : xxxxxx
Uang Lembur : xxxxxx
Tunjangan istri :
xxxxxx
Tunjangan anak : xxxxxx +
Gaji Kotor : xxxxxx
PPH : xxxxxx
-Gaji Bersih : xxxxxx
Keterangan :
Dibuat Oleh Disetujui Oleh Diterima Oleh
Kasir Direktur Utama Pegawai
Gambar 3.17: Perancangan Slip Gaji
Slip gaji merupakan lembaran yang digunakan sebagai bukti pembayaran gaji kepada pegawai perusahaan. Pada slip ini akan tertera semua angka yang berhubungan dengan jumlah gaji dan diserahkan kepada pegawai pada saat meneriman gaji.
3.2.4. Perancangan Input
1. Perancangan Form Input Data Golongan
Gambar 3.18: Perancangan Form Input Data Golongan
Forminput data golongan adalah program yang digunakan untuk memasukkan data golongan perusahaan, artinya tingkat golongan yang digunakan dalam perusahaan dimasukkan melalui form ini. Dimana setiap pegawai yang berkerja dalam perusahaan pasti memiliki tingkat golongan tertentu.
2. Perancangan Form Input Data Jabatan
Gambar 3.19: Perancangan Form Input Data Jabatan
Form input data jabatan adalah program yang digunakan untuk memasukkan data jabatan perusahaan , artinya jenis jabatan yang digunakan dalam perusahaan dimasukkan melalui form ini. Dimana setiap pegawai yang berkerja dalam perusahaan pasti memiliki jabatan tertentu.
PEGAWAI Record: Jumlah
NIP Nama
Tempat Tanggal Lahir Telepon
Alamat
Kode Golongan Kode Jabatan Tanggal Masuk Jenis Kelamin Agama
Status Nikah Jumlah Anak
Pendidikan Keterangan
Gambar 3.20: Perancangan Form Input Data Pegawai
Form input data pegawai adalah program yang digunakan untuk memasukkan data pegawai yang bekerja pada perusahaan. Dimana setiap pegawai yang bekerja dalam perusahaan harus memiliki data-data yang jelas dan benar sesuai dengan prosedur data pegawai yang diterapkan oleh perusahaan.
4. Perancangan Form Input Daftar Absensi
>
<
Add EditGambar 3.21: Perancangan Input Form Daftar Absensi
Form input data absensi adalah program yang digunakan untuk memasukkan data-data absen dari setiap pegawai yang datang untuk berkerja di dalam perusahaan.
5. Perancangan Form Input Daftar Lembur
Gambar 3.22: Perancangan Form Input Daftar Lembur
Form input data lembur adalah program yang digunakan untuk memasukkan data lembur untuk setiap pegawai yang melakukan kerja lembur dalam perusahaan.
Perancangan database dirancang dengan menggunakan Microsoft Access. Desain database dimaksudkan untuk mendefenisikan isi atau struktur dari tiap-tiap
file yang telah diidentifikasikan.
Normalisasi
Normalisasi dilakukan untuk menghilangkan redundansi (pengulangan) data yang tidak perlu. Entitas-entitas tersebut di atas belum normal sehingga harus dinormalisasi terlebih dahulu. Berikut langkah-langkah normalisasi yang dilakukan terhadap database sistem informasi penggajian terdiri dari:
1. Tahap satu (1NF), menghilangkan kelompok yang terulang pada tabel gaji.
Dimana kotak ganda menunjukkan kelompok terulang yang akan dipisahkan nantinya.
2. Tahap tiga (3NF), mengubah ketergantungan transitif pada tabel Pegawai dengan memecahkannya lagi menjadi beberapa tabel.
Hasil normalisasi dari tabel pegawai adalah:
