KEPALA KANTOR PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI KABUPATEN EMPAT LAWANG
Puji syukur Kehadirat Allah SWT, atas berkat dan rahmat-Nya Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Empat Lawang telah menyelesaikan penyusunan Rencana Strategis (RENSTRA) Tahun 2008-2013. Harus kita sadari bahwa dimasa mendatang tantangan Bidang Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi akan semakin berat dan kompleks, untuk itu diperlukan suatu perencanaan strategis yang komprehensif, serasi, terpadu dan berkelanjutan sesuai dengan iklim Pengetahuan Teknologi Informasi sehingga memberikan pelayanan dan Informasi Kepada Masyarakat secara luas saat ini.
Rencana Strategis (RENSTRA) Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Empat Lawang Tahun 2008-2013 dimaksudkan sebagai upaya mengerahkan seluruh kebijakan Pemerintah Kabupaten Empat Lawang baik sebagai pedoman penyelenggaraan Pemerintah dibidang Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi dalam rangka memberikan pelayanan kepada masyarakat Kabupaten Empat Lawang untuk dapat menumbuhkan minat baca dan pengetahuan kususnya masyarakat Kabupaten Empat Lawang.
Selanjutnya Kepada semua pihak yang telah memberikan sumbangsih pemikirannya dalam penyusunan (RENSTRA) ini, saya ucapkan terima kasih dengan harapan seluruh rencana dan Program yang telah kita tetapkan mampu kita implementasikan dalam upaya mewujudkan Empat Lawang EMASS serta terwujudnya Masyarakat yang cerdas dan berkualitas.
Tebing Tinggi, Februari 2013 Kepala Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Empat Lawang
TRUNA JAYA, SE
Penata Tk. I
Nip 196003071984101005
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Peningkatan kualitas sumber daya manusia merupakan bagian terpenting dari suatu bangsa yang dilakukan secara bertahap dan berkelanjutan dimasa yang akan dating, yang perlu dilakukan untuk mendorong dan meningkatkan minat baca masyarakat adalah dengan menumbuhkan kesadaran akan pentingnya minat belajar masyarakat itu sendiri untuk mewujudkan Empat Lawang cerdas. Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi adalah bagian dari Pemerintah Kabupaten Empat Lawang sebagai sarana untuk menciptakan Masyarakat yang cerdas dengan cara membaca baik melalui buku dan juga melalui internet menjadi kebutuhan dasar dalam hidupnya .
Proses belajar dapat berlangsung dimana-mana dan perlu setiap saat, dirumah, dilingkungan kerja dalam interaksi sosial terjadi proses belajar, ciri te dari masyarakat yang belajar adalah tumbuhnya minat dan kegemaran membaca, dalam masyarakat yang gemar membaca inilah peranan Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi untuk menunjang dan memfasilitasinya.
Keberadaan Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi daerah Kabupaten Empat Lawang terbentuk pada Tahun 2008 dengan Peraturan Daerah Kabupaten Empat Lawang Nomor 4 Tahun 2008 serta telah beberapa kali mengalami perubahan terakhir dirubah dengan Peraturan Daerah Kabupaten Empat Lawang Nomor 18 Tahun 2010, dan mempunyai sarana prasarana yaitu kantor dengan ukuran 54m2 dan Sebuah ruang baca 72m2. Sarana yang tersedia baru berupa 1 unit mobil dinas, 1 unit mobil perpustakaan keliling, 1 unit motor dinas, 5 unit Komputer PC, 14 unit laptop, buku koleksi Perpustakaan 16243 exemplar, 1 unit brankas, 1 unit Genset, 6 unit Rak Koran, 6 unit meja Komputer, 1 unit Handycam, 1 unit mesin pemotong rumput, 4 unit Dispenser, 1 unit Telpon faximile, 3 unit AC, 3 unit Televisi, 6 unit Rak buku kayu serta sarana dan prasarana lainya .
meningkatkan diri untuk dapat menjadi pusat Informasi di masa yang akan datang. Konsep yang akan dikembangkan kedepan adalah mengarahkan fungsi Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi untuk lebih aktif melayani pengguna Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi.
Karena itu dalam menghadapi berbagai peluang dan tantangan keaktifan Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi penggunanya menjadi penting dalam memberikan kemudahan bagi masyarakat dalam memberikan Finansial Support bagi Kantor itu sendiri. Untuk itu perlu pula ditunjang dengan pegwai yang mempunyai keahlian yang handal dalam menjalankan Tugas Pokok dan Fungsi maka dengan adanya SDM Pengelola yang berkualitas Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi dapat mewujudkan Empat Lawang EMASS. Sumber Daya Manusia yang handal dapat di bentuk melalui Pelatihan atau penugasan belajar bagi Pegawai itu sendiri, disamping itu minat baca masyarakat perlu juga ditingkatkan tidak hanya dilingkungan wilayah Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi tetapi juga di kalangan masyarakat secara langsung dengan mengadakan perpustakaan – perpustakaan di tingkat Desa dan Kecamatan serta perpustakaan khusus di wilayah Kabupaten Empat Lawang.
1.2. Landasan Hukum
Sebagai Landasan Hukum Penyusunan Rencana Strategis Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Empat Lawang 2008-2013 adalah :
1. Undang – undang Dasar 1945 yang telah di amandemen;
2. Undang – Undang Nomor 1 Tahun 2007 tentang Pembentukan Kabupaten Empat Lawang di Propinsi Sumatera Selatan ( Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 3, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4677);
3. Undang – Undang No. 25 Tahun 2000 tentang Program Pembangunan Nasional ( Popenas ) Tahun 2000 – 2004;
4. Undang – undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah ( Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4437); sebagaimana telah di ubah dengan Undang – Undang Nomor 8 Tahun 2005 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undan – Undang Nomor 3 Tahun 2000 tentang Pemerintahan Daerah menjadi
Undang – Undang ( Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor 108, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4548);
5. Undang – undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan.
6. Undang – undang Republik Indonesia Nomor 43 tahun 2009 tantang Kearsipan
7. Peraturan Pemerintah No. 25 Tahun 2000 tentang kewenangan Pemerintah dan kewenangan Propinsi sebagai Daerah Otonom;
8. Peraturan Pemerintah No. 108 Tahun 2000 tentang Tata cara Pertanggung jawaban Kepala Daerah;
9. Peraturan Pemerintah No. 105 Tahun 2000 tentang Pengelolaan dan Pertanggung jawaban Keuangan Daerah;
10.Peraturan Pemeritah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah ( Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 89, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4741);
11.Keputusan Menteri Dalam Negeri No. 29 Tahun 2002 tentang Pedoman, Pertanggung jawaban dan Pengawasan Keuangan.
12.Peraturan Bupati Empat Lawang Nomor 4 Tahun 2008 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah Kabupaten Empat Lawang.
13.Peraturan Bupati Empat Lawang Nomor 18 Tahun 2010, perubahan atas Peraturan Bupati Empat Lawang Nomor 4 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Dinas Kabupaten Empat Lawang.
1.2 . Visi, Misi dan Nilai 1.3 1. Pernyataan Misi
Berdasarkan identifikasi potensi dan permasalahan pada bab terdahulu dan mengantisipasi tantangan kedepan menuju kondisi yang diinginkan, Kabupaten Empat Lawang perlu secara terus menerus mengembangkan peluang dan inovasi. Seiring makin meningkatnya persaingan, tantangan dan tuntutan masyarakat akan pelayanan prima mendorong Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Empat Lawang untuk mempersiapkan diri agar tetap eksis dan unggul dengan senantiasa mengupayakan perubahan kearah perbaikan. Perubahan tersebut harus disusun dalam tahapan yang terencana, konsisten dan berkelanjutan sehingga dapat meningkatkan akuntabilitas.
Adapun visi Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Empat Lawang adalah sebagai berikut :
“ Terwujudnya kualitas Sumber Daya Manusia di Kabupaten Empat Lawang Melalui Pengembangan Minat Baca dan Pemahaman Teknologi Informasi yang diDukung Oleh Tersedianya Data dan Dokumentasi yang Lengkap dan Akurat”
Penjelasan misi tersebut adalah :
1. Masyarakat gemar membaca adalah masyarakat yang menjadikan belajar sebagai salah satu kebutuhan dasar dalam hidupnya
2. Masyarakat yang cerdas, berpengetahuan luas, terampil, peka terhadap informasi dan berkepribadian adalah masyarakat yang kaya akan informasi ilmu pengetahuan teknologi dan budaya
3. Sumber Daya Manusia yang professional merupakan Sumber Daya Manusia yang memerlukan data dan dokumentasi yang akurat.
1.3.2 Pernyataan Misi
Misi yang merupakan penjabran dari Visi Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Empat Lawang dalam mencapai Visi tersebut dengan baik sehingga mampu mewujudkan Visi yang telah ditetapkan. Adapun Misi Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Empat Lawang ditetapkan sebagai berikut :
1. Meningkatkan kualitas Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Empat Lawang
2. Mempercepat Pertumbuhan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Umum, Khusus dan Sekolah
3. Menumbuh kembangkan Minat Baca Masyarakat.
BAB II
KONDISI SAAT INI DAN TANTANGAN KEDEPAN A. Kondisi Saat Ini
2.1. Kedudukan Tugas Pokok dan Fungsi
Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi adalah merupakan unsur pendukung Pemerintah Kabupaten dibidang Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi. Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi dipimpin oleh seseorang Kepala Kantor yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretarian Daerah.
Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimanan dimaksud Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi mempunyai fungsi :
Merumuskan kebijakan teknis Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
a. Penyelenggaraan urusan Pemerintah dan Pelayanan Umum Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
b. Pembinaan dan Pelaksanaan tugas – tugas di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
Susunan Organisasi Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi terdiri dari :
a. Kepala Kantor
b. Kasubbag Tata Usaha c. Seksi Perpustakaan
KEPALA KANTOR
KASI PERPUSTAKAA
N
KASI DOKUMENTAS
I KASI ARSIP
FUNGSIONAL
KASUBBAG TU
Adapapun tupoksi pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Empat Lawang adalah sebagai berikut :
TUPOKSI KEPALA KANTOR PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI
Dalam melaksanakan tugasnya Kepala Kantor mempunyai tugas :
a. Merumuskan kebijakan teknis Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi;
b. Menyelenggarakan urusan Pemerintahan dan Pelayanan umum Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi;
c. Menyusun rencana kegiatan program Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi;
d. Merumuskan peraturan dan petunjuk teknis dalam rangka pembentukan Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi;
e. Melakukan koordinasi, Evaluasi Pembukuan, dan Penilaian terhadap pegawai dilingkungan Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi;
f. Memberikan Saran dan Pertimbangan Kepada atasan;
g. Menyampaikan Laporan Kegiatan Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kepada Bupati Empat Lawang;
h. Melaksanakan tugas lain yang di Perintahkan oleh atasan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi;
TUPOKSI SUBBAG TATA USAHA
KANTOR PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI
Subbag Tata Usaha mempunyai tugas pokok melaksanakan administrasi keuangan, kepegawaian, perlengkapan, Tata Usaha, Rumah Tangga dan memberikan pelayanan teknis kepada semua unsur kerja dilingkungan Kantor. Dalam melaksanakan tugasnya, Subbag Tata Usaha mempunyai tugas :
a. Munyusun rencana program kegiatan kerja dan pelaporan serta kegiatan ketatausahaan;
b. Menyelenggarakan pengumpulan, mengelolah, menganalisa dan menyajikan data ketatausahaan;
c. Menyelenggarakan penyiapan pelayanan administrasi, koordinasi dan pembinaan / pengendalian dalam bidang perlengkapan umum kepegawaian dan keuangan;
d. Melakukan pembinaan, evaluasi, koordinasi dan penilaian pegawai dalam lingkup Tata Usaha Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi;
e. Memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan tentang langka dan tindakan yang perlu diambil dalam bidang tugasnya;
f. Menyampaikan pelaporan dan mengkoordinasikan laporan kegiatan kantor;
g. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya;
h. Mengumpulkan, mengelolah, menganalisa dan menyajikan data – data perlengkapan umum dan kepegawaian;
i. Melaksanakan urusan analisa kebutuhan pengadaan dan pendistribusian barang pakai habis dan mutasi;
j. Melaksanakan urusan surat menyurat, Perpustakaan, Hukum Kehumasan, Kepegawaian dan Organisasi;
l. Melaksanakan penyusunan rencana kebutuhan pegawai mutasi, Pembinaan displin dan kepegawaian;
m. Melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporan bidang umum dan kepegawaian;
n. Melaksanakan penyusunan rencana anggaran kantor;
o. Melaksanakan Pengelolaan keuangan dan administrasi keuangan;
p. Melaksanakan koordinasi, pengumpulan dan penyediaan data anggaran; q. Melaksakan koordinasi, evaluasi, pembenahan dan penilaian terhadap
pegawai dilingkungan Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi; r. Melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan bidang
keuangan;
TUPOKSI SEKSI PERPUSTAKAAN
KANTOR PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI Dalam melaksanaka tugasnya, Seksi Perpustakaan mempunyai tugas :
1. Menyusun rencana kerja tahunan dan pelaporan;
2. Pembinaan evaluasi, koordinasi dan penilaian terhadap bawahan; 3. Perumusan kebijakan teknis Seksi Perpustakaan;
4. Pelayanan dalam menunjang penyelnggaraan Pemerintahan Kabupaten Seksi Perpustakaan;
5. Pengadaan dan pengelolaan bahan Perpustakaan; 6. Pelaksanaan teknis operasional Seksi Perpustakaan;
7. Memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan tentang langka atau tindakan yang perlu diambil sesuai dengan seksinya;
8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
TUPOKSI SEKSI ARSIP
KANTOR PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI
Dalam melaksanakan tugasnya, Seksi Arsip dan Dokumentasi mempunyai tugas : Menyusun rencana kegiatan kerja dan pelaporan serta kegiatan pengelolaan kearsipan dan Dokumentasi;
a. Pengumpulan pengelolaan, Melestarikan, Mencetak dan Menerbitkan Bahan Pustaka dan Arsip Daerah yang meliputi kegiatan Pemerintah Kabupaten Empat Lawang;
b. Penyimpanan, Pelestarian dan pemberdayaan Arsip baik cetak maupun rekaman audio visual dan rekaman;
c. Menyelenggarakan pengumpulan, pengelolaan, penganalisaan dan penyajian data kearsipan dan dokumentasi;
d. Memberikan saran pertimbangan kepada atasan tentang langka atau tindakan yang perlu diambil seseuai dengan bidangnya;
e. Mendokumentasikan kegiatan Pemerintah Kabupaten Empat Lawang; f. Melakukan Evaluasi, Pembinaan dan Penilaian terhadap bawahan;
g. Menyiarkan kegiatan Pemerintah Kabupaten Empat Lawang baik cetak maupun elektronik;
h. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya;
i. Menyusun rencana kegiatan kerja dan pelaporan serta kegiatan pembinaan kearsipan;
j. Melaksanakan penataan dan Klasifikasi Arsip;
k. Melaksanakan kerjasama dengan instansi terkait dibidang penelitian pengembangan Kearsipan;
l. Mengadakan penelitian dan pengembangan system Kearsipan; m. Melakukan Evaluasi, Pembinaan dan Penilaian terhadap bawahan;
n. Pelaksanaan bimbingan Kearsipan terhadap unit-unit kerja dilingkungan Pemerintah Daerah;
o. Menyusun rencana kerja dan pelaporan serta kegiatan pembinaan Dokumentasi;
p. Melaksanakan pembinaan dan bimbingan sumber daya manusia dibidang Dokumentasi
r. Membuat CD, dan yang sejenisnya kegiatan Pemerintah Kabupaten Empat Lawang;
TUPOKSI SEKSI DOKUMENTASI
KANTOR PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI
Seksi Dokumentasi mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan dibidang dokumentasi, meliputi :
1. Penyimpanan, penataan dan perawatan data kepegawaian Pegawai Negeri Sipil (PNS) di lingkungan Pemerintah Kabupaten Empat Lawang; 2. Menyimpan Karya Rekam dan Karya Cetak yang berada di lingkungan
Pemerintah Kabupaten Empat Lawang;
3. Menyusun Rencana Kerja dan Pelaporan Serta Kegiatan dibidang Dokumentasi;
4. Melaksanakan Kerjasama dengan instansi terkait di bidang Pengembangan Dokumentasi;
5. Mendokumentasikan hasil kegiatan Pemerintah Kabupaten Empat Lawang;
KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL
KANTOR PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI
Kelompok jabatan fungsional mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Pemerintah Kabupaten Empat Lawang sesuai dengan keahlian dan kebutuhannya.
1. Kelompok jabatan fungsional sebagaimana dimaksud pada pasal 14 peraturan ini terdiri dari sejumlah tenaga fungsional yang diatur dan ditetapkan berdasarkan Peraturan Perundang-Undangan yang berlaku; 2. Kelompok jabatan fungsional sebagaimana tersebut pada ayat 1(satu)
dipimpin oleh tenaga fungsional senior yang ditunjuk oleh kepala kantor; 3. Jumlah tenaga fungsional sebagaimana tersebut pada ayat 1 pasal ini
diatur berdasarkan kebutuhan dan beban kerja;
4. Jenis dan jenjang jabatan fungsional sebagaimana tersebut pada ayat 1 pasal ini diatur berdasarkan Peraturan Perundang-Undangan yang berlaku;
5. Kelompok jabatan fungsional mempunyai tugas sesuai dengan Peraturan Perundang –Undangan yang berlaku;
2.2 Sumber Daya Aparatur A. Jumlah Pengelola
Sumber Daya Manusia (SDM) yang kami maksudkan dalam Renstra ini adalah SDM para pengelola Perpustakaan, Operator Komputer, staf administrasi dan arsiparis yang mampu memberikan pelayanan prima kepada masyarakat. Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi pada saat ini belum memiliki SDM yang memadai seperti Pustakawan, Operator Komputer, Arsiparis, dan Staf administrasi. Dan untuk Tahun 2008-2013 hal itu akan selalu ditingkatkan.
Jumlah tenaga pengelola yang dimiliki Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Empat Lawang adalah sebagai berikut :
N yang bertugas dan fungsinya : mengumpulkan, mengorganisikan, melestarikan, dan mendayagunakan sumber informasi, ilmu pengetahuan teknologi dan budaya dalam bentuk multi media guna keperluan pendidikan dan sumber informasi serta rekreasi bagi masyarakat.
Untuk keperluan tugas dan fungsinya tersebut diatas Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi disamping diperlukan sumber daya manusia yang handal perlu juga ditunjang dengan sarana dan prasarana yang memadai, dengan sarana dan prasarana yang memadai akan memicu perkembangan minat baca dimana masyarakat sedikit akan memanfaatkan perpustakaan sebagai Informasi Nasional.
Kondisi sarana dan prasarana Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi pada tahun 2008-2013 untuk masing-masing bidang akan diadakan pada tahun anggaran berjalan secara bertahap sesuai dengan dana yang dialokasikan.
B. Tantangan Ke Depan
masing-masing. Sehubungan dengan itu Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Empat Lawang, yang dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Empat Lawang Nomor 4 Tahun 2008 dipimpin oleh seorang Kepala Kantor yang berada dibawah dan bertanggung jawab Kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah, yang mempunyai tugas membantu Bupati dalam penyelenggaraan Pemerintah di daerah dalam bidangnya.
Dalam penyelenggaraan tugasnya Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Empat Lawang mempunyai fungsi :
1. Pengadaan, Pengumpulan, Pengelolaan, Penyimpangan, Perawatan dan Penyajian bahan Pustaka Karya cetak dan Karya Rekam
2. Menyelenggarakan kerja sama perpustakaan dengan instansi lain dilingkungan Kabupaten Empat Lawang
3. Menyelenggarakan kerjasama antar perpustakaan
4. Menyelenggarakan pengelolaan data baik secara manual dan elektronik yang dapat diakses dilingkungan Kabupaten Empat Lawang maupun diluar Lingkungan Kabupaten Empat Lawang.
5. Menyelenggarakan kerja sama Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi dengan instansi di Lingkungan Kabupaten Empat Lawang 6. Menyelenggarakan kerja sama dengan dan antar Kantor Perpustakaan,
BAB III
ANALISA STRATEJIK
A. Analisis Lingkungan Organisasi
Analisis Lingkungan Organisasi (internal dan eksternal) merupakan hal penting dalam menentukan keberhasilan (critical Succes Factors) bagi suatu Organisasi, dengan mengetahui kondisi internal dan eksternal akan diketahui kekuatan (strengths), kelemahan (weakneses), peluang (opport unities), dan tantangan (threats)y yang selanjutnya akan menentukan factor penentu
keberhasilan organisasi dalam pencapaian Visi dan Misi yang telah ditetapkan untuk mengetahui kekuatan, kelemahan, peluang dan tantangan organisasi tersebut digunakan metode analisis SWOT, hasil analisis yang dilakukan adalah sebagai berikut :
A. Lingkungan Internal: 1. Kekuatan (strength)
a. Jumlah / kualitas sumber daya manusia b. Jumlah / Kualitas Koleksi
c. Kewenangan / Kedudukan Kepala Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Empat Lawang
2. Kelemahan (Weaknes)
a. Kualitas SDM yang masih kurang
b. Fasilitas Sarana dan Prasarana yang belum memadai
B. Asumsi Lingkungan Eksternal
a. Peluang (opportunity)
1. Kondisi Geografis yang trategis
2. Dukungan tentang Perpustakaan Kabupaten / Kota dari Gubernur Sumatera Selatan
3. Adanya Perpustakaan di setiap sekolah.
b. Ancaman (threat)
Kemajuan Teknologi Elektronik yang tidak terbendung (Virus Komputer)
BAB IV
RENCANA STRATEJIK
4.1. Faktor- Faktor kunci keberhasilan
Faktor- Faktor kunci keberhasilan (Eritical Succes Factors)
merupakan Faktor yang sangat penting untuk lebih memfokuskan strategi Kantor dalam rangka pencapaian tujuan dan misi secara efektif dan efisien.
1. Adanya aparatur / sumber daya manusia sebagai modal untuk mewujudkan Pusat internal.
2. Tersediannya Sarana Prasarana yang memadai.
3. Adanya dukungan dari Pemerintah Kabupaten Empat Lawang.
4.2. Penetapan Tujuan
Tujuan merupakan inplementasi atau penjabaran dari pernyataan
mis resuhfle, hasil yang ingin dicapai dalam kurun waktu 1 (satu) sampai dengan 5 (lima) tahun kedepan. Maka Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Daerah Kabupaten Empat Lawang menetapkan tujuan untuk masing-masing misi sebagai berikut :
a. Meningkatkan kualitas Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi .
b. Meningkatkan jumlah pengunjung Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi.
c. Mempercepat pertumbuhan Perpustakaan Masyarakat / umum dan sekolah.
d. Mengadakan Perpustakaan di tingkat Kecamatan dan Desa. e. Meningkatkan Budaya Baca Masyarakat
4.3. Penetapan Sasaran
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan sebagai suatu yang akan di capai atau dihasilkan oleh suatu Kantor dalam jangka waktu tertentu. Setelah menjabarkan tujuan dari misi maka sekarang akan dijabarkan sasaran Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Empat Lawang sebagai berikut:
4.3.1 Tujuan Sasaran
Beberapa tujuan Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi antara lain :
1. Meningkatkan jumlah pengunjung Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi dijabarkan dalam sasaran sebagai berikut :
1.1 Meningkatnya SDM Pengelola dan pelayanan pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi.
Pelayanan Perpustakaan yang Prima
2. Meningkatkan jumlah fasilitas pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi dijabarkan dalam sasaran sebagai berikut :
2.1. Meningkatkan jumlah Perpustakaan umum, masyarakat dan sekolah Sarana dan Prasarana Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
Mengadakan Perpustakaan di tingkat kecamatan dan Desa
Daya jangkau masyarakat terhadap Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi.
3. Meningkatnya Budaya baca masyarakat yang dijabarkan dalam sasaran sebagai berikut :
3.1.1 Meningkatnya jumlah masyarakat yang gemar membaca Masyarakat gemar membaca
4.4. Cara Pencapaian Tujuan
Untuk mencapai tujuan dan sasaran Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Daerah kabupaten Empat Lawang, diperlukan suatu strategi pembangunan dijabarkan dalam kebijakan dan Program kegiatan sebagai perwujudan dari kebijakan operasional.
4.5 Strategi
Dalam mencapai suatu tujuan dan sasaran diperlukan adanya suatu strategi dengan menetapkan beberapa kebijakan dari Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi.
4.5.1 Kebijakan
perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Daerah Kabupaten Empat Lawang sesuai dengan kewenangan yang ada adalah sebagai berikut :
SDM Pengelola Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi yang berkwalitas
Pelayanan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi perlu ditunjang sarana prasarana sesuai dengan kebutuhan.
Kebutuhan Masyarakat di tingkat desa untuk memiliki Perpustakaan perlu mendapat perhatian
Pelayanan Perpustakaan untuk desa – desa yang jauh jangkauannya perlu fasilitas Motor/mobil Perpustakaan Keliling
Menumbuh kembangkan minat Baca masyarakat
4.5.2. Program dan Kegiatan
Program adalah kumpulan kegiatan- kegiatan nyata, sistematik dan terpadu yang dilaksanakan oleh satu atau beberapa instansi Pemerintah dalam rangka kerja sama dengan masyarakat, atau partisipasi aktif masyarakat guna mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan, untuk mencapai VISI, MISI, tujuan dan sasaran maka program yang ditetapkan, adalah sebagai berikut :
1. Program Pelayanan administrasi Perkantoran dan Keuangan 1. Program Pelayanan Administrasi Keuangan
Penyediaan jasa surat menyurat
Penyediaan jasa komunikasi, sumber daya air, dan listrik
Penyediaan jasa peralatan dan perlengkapan kantor
Penyediaan jasa administrasi keuangan
Penyediaan jasa kebersihan kantor
Penyediaan jasa perbaikan peralatan kerja
Penyediaan alat tulis kantor
Penyediaan barang cetak dan penggandaan
Penyediaan komponen instalasi listrik/penerangan kantor
Penyediaan makanan dan minuman
Rapat – rapat koordinasi dan Konsultasi ke luar daerah
Rapat – rapat koordinasi dan Konsultasi kedalam daerah
2. Program Peningkatan sarana dan Prasarana Aparatur
Pengadaan Peralatan gedung kantor
Pengadaan meubeler
Sewa rumah dinas
Pemeliharaan rutin/berkala kendaraan dinas/Operasional
Pemeliharaan rutin/berkala computer
3. Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur
Pendidikan dan Pelatihan Formal
4. Program Peningkatan pengembangan sistem pelaporan capaian kinerja dan Keuangan.
Penyusunan Pelaporan Keuangan Ahir Tahun
Penyusunan Keuangan Semesteran
Penyusunan Pelaporan Ikhtisar Realisasi anggaran
Penyusunan Prognosis Realisasi anggaran
II. Program Kearsipan
1. Program Perbaikan sitem administrasi Kearsipan
Penyusunan sistem katalog data
2. Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah
Pengadaan sarana pengolahan dan Penyimpanan Arsip
IV. Program Pengembangan Minat baca
1. Supervisi, Pembinaan dan stimulasi pada perpustakaanumum, khusus, Perpustakaan sekolah dan Perpustakaan masyarakat..
2. Penyediaan bahan Pustaka perpustakaan umum daerah. 3. Pelaksanaan koordinasi pengembangan Perpustakaan 4.6. Layanan Perpustakaan
Disaat Minat Baca masyarakat akan semakin berkembang, dan membaca akan menjadi kebutuhan bagi masyarakat yang memanfaatkan bahan pustaka sebagai sumber informasi kepada masyarakat luas, sekolah-sekolah maupun instansi-instansi Pemerintah.
4.6.1. Layanan Perpustakaan Desa/ Kecamatan
Untuk upaya mendukung mewujudkan Misi Empat Lawang Emass, Perpustakaan ditingkat desa sangatlah mempunyai peranan penting dikarenakan dapat menjadi salah satu sarana untuk pembelajaran masyarakat yang pada ahirnya akan meningkatkan mutu SDM, maka dari itu perlu didirikan serta memberi bantuan Perpustakaan tingkat desa di Kabupaten Empat Lawang sebanyak 154 Desa dan 2 Kelurahan. Bantuan tersebut berupa koleksi buku perpustakaan dan sarana Pendukungnya yang di berikan secara bertahap berdasarkan tahun Anggaran berjalan.
4.6.2 Bahan Pustaka
Pengembangan bahan pustaka pada dasarnya merupakan kegiatan yang perlu dilakukan secara berkesinambungan, meskipun pelaksanaanya pada periode tertentu, masyarakat sangat beraneka ragam dalam berbagai hal termasuk kebutuhan akan bahan pustaka, pernyataan tersebut perlu diantisipasi dan terakomodasi dalam kebijakan.
Pengembangan Kantor Pustaka (dalam arti pembelian) tidak mungkin dapat dipenuhi sekaligus dalam waktu yang relatif singkat selain terbatasnya kemampuan anggaran dalam pengadaan bahan bacaan jadi harus dilakukan secara bertahap dan selektif.
4.6.3. Minat Baca
Minat baca Buku dan Perpustakaan ada tiga elemen pokok dalam suatu system pendidikan yang dapat menciptakan kualitas sumber daya manusia akan lebih unggul pada suatu Negara yang kaya sumber
daya alam, sudah dapat kita bayangkan bagaimana bila Negara seperti Indonesia ini yang kaya akan sumber daya alam bila di tunjang dengan sumber daya manusia yang berkualitas.
Dalam rangka menghadapi perdagangan bebas yang berkompetisi global berbasis Iptek, Maka kita harus menciptakan masyarakat yang belajar (Learning Society) dengan berusaha menumbuh kembangkan minat baca dan memanfaatkan bahan pustaka sebagai informasi nasional perlu kita sadari apala artinya sebuah perpustakaan bila tanpa adanya minat baca, untuk itu minat baca perlu di kembangkan.
4.6.4 Layanan Arsip
Dalam usaha peningkatan pelayanan dalam bidang arsip harus didukung oleh sarana dan prasarana serta sumber daya manusia yang memadai yang berupa Arsiparis-Arsiparis yang handal serta peralatan penyimpanan Arsip, Sehingga terwujud layanan di bidang arsipa yang jelas baik berupa data manual maupun elektronik pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi. Keakuratan data dapat dimanfaatkan oleh masyarakat banyak dan nstansi-instansi pemerintah khususnya Pemerintahan Kabupaten Empat Lawang.
4.6.5 Sarana Prasarana
Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi adalah suatu unit kerja yang bertugas dan fungsinya mengumpulkan, mengorganisasikan, melestarikan, dan mendayagunakan sumber informasi, ilmu pengetahuan, teknologi dan budaya dalam bentuk multi media guna keperluan pendidikan dan sumber informasi serta rekreasi bagi masyarakat.
Kondisi sarana dan prasarana Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi pada tahun 2008 - 2013 untuk masing-masing bidang akan di adakan pada tahun anggaran berjalan secara bertahap sesuai dengan dana yang dialokasikan.
BAB V PENUTUP
Penerapan konsep akuntabilitas untuk mencapai kepemerintahaan yang baik di mulai dengan langkah awal pengembangan perencanaan strategis (RENSTRA ). Potensi pencapaian hasil ( Result ) pada masa mendatang, pada tahapan ini ditentukan oleh keberhasilan menjalankan tiga hal, yaitu melibatkan stakeholders, menaksir kondisi lingkungan internal dan eksternal, menyelaraskannya dengan program/kegiatan, sistem prosedur serta sumber daya yang tersedia. Perencanaan strategis ini merupakan kesepakatan bersama sekaligus merupakan perwujudan niat dan cita – cita luhur seluruh komponen masyarakat Kabupaten Empat Lawang dalam upaya pencapaian visi dan misi yang telah ditetapkan selama kurun waktu 2008 – 2013. Menghadapi lingkungan baik internal maupun eksternal yang senantiasa berubah, tindakan – tindakan yang proaktif dan partisipatif seluruh komponen masyarakat merupakan prasyarat utama dalam mengantisipasi masa depan.
Diharapkan setelah disusunnya perencanaan strategis ini pembangunan di bidang perpustakaan di Kabupaten Empat Lawang akan lebih terarah, terpadu, berdaya guna dan berhasil guna. Untuk itu kepada seluruh stakeholders, kiranya dapat menggunakan perencanaan strategis ini untuk dijadikan acuan/pedoman mulai dari aspek perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi program pembangunan di Kabupaten Empat Lawang.
