EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
SIKLUS PENDAPATAN PADA PT. PETRA
ENERGY INTERNATIONAL
Alexander Michael Kristian
Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia, alex@petra-energy.com
Aries Wicaksono
ABSTRAK
Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi sangat diperlukan untuk mengetahui setiap kelemahan yang terdapat pada Sistem Informasi Akuntansi pada PT. Petra Energy International. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengevaluasi Sistem Informasi Akuntansi yang berlaku pada saat ini dan membandingkannya dengan teori-teori yang telah dipelajari di perguruan tinggi untuk mengatasi masalah-masalah yang terjadi. Metode penelitian yang digunakan oleh penulis adalah penelitian secara kualitatif. Penelitian dilakukan untuk mengumpulkan data-data berupa dokumen untuk mengetahui informasi mengenai perusahaan yang digunakan dalam mendukung penelitian penulis. Dari evaluasi sistem informasi akuntansi siklus pendapatan pada PT. Petra Energy International, masih terdapat beberapa kelemahan di dalam perusahaan, antara lain penerapan pengendalian internal yang diterapkan manajemen masih kurang tertata dengan baik, struktur organisasi di dalam perusahaan masih memerlukan tatanan yang baik di bagian keuangan. Tidak terdapatnya bagian persetujuan kredit terhadap pelanggan di bagian keuangan perusahaan yg menyebabkan kredit macet. Untuk menanggulangi kelemahan-kelemahan tersebut, sebaiknya perusahaan menerapkan pengendalian internal yang baik dan akurat guna menanggulangi kecurangan yang terjadi dalam perusahaan, menyusun struktur organisasi yang tertata dengan baik di dalam perusahaan. Terdapat bagian persetujuan kredit pelanggan, sehingga mencegahnya kesulitan penagihan oleh bagian keuangan.
1.
PENDAHULUAN
Dalam dunia bisnis yang penuh persaingan sekarang ini, pengendalian dan kelancaran dalam proses transaksi serta pengambilan keputusan yang tepat sangat diperlukan untuk mempertahankan daya saing dengan perusahaan lain. Agar proses transaksi serta pengambilan keputusan memiliki tingkat akurat yang tinggi maka dibutuhkan informasi yang handal. Hal ini dapat dicapai dengan adanya Sistem Informasi Akuntansi (SIA) yang baik dalam menunjang pembentukan proses transaksi dan pengambilan keputusan berdasarkan proses bisnis yang berlaku di perusahaan.
Kemampuan teknologi informasi pada masa sekarang telah membantu dalam menciptakan suatu sistem informasi akuntansi yang handal, kompeten dan akurat. Namun belum banyak perusahaan yang menerapkan sistem informasi akuntansi terhadap siklus pendapatan perusahaan yang didukung dengan pengendalian internal yang baik guna mengatasi ancaman-ancaman yang akan dihadapi oleh perusahaan. Oleh karena itu saya tertarik untuk mengatasi ancaman-ancaman yang mungkin akan dihadapi perusahaan dengan menggunakan pengendalian internal terkait dengan siklus pendapatan perusahaan, sehingga kelancaran proses bisnis perusahaan dapat berjalan dengan baik.
PT. Petra Energy International berdiri pada tahun 2007 dan bergerak dalam bidang general service industry dan general supplier yang meliputi pengadaan peralatan, pengadaan service peralatan perminyakan, pengadaan perakitan dan service, pengadaan atau penyediaan sumber daya manusia dalam bidang perminyakan serta bidang industry. PT. Petra Energy International dalam melaksanakan pekerjaannya membutuhkan informasi mengenai produk-produk dan Jasa yang dibutuhkan pelanggan dalam pekerjaannya.
Berdasarkan kinerja perusahaan PT. Petra Energy International yang memerlukan berbagai kebutuhan informasi dalam proses transaksi siklus pendapatan, maka sistem informasi akuntansi sangat membantu dalam memberikan informasi untuk menunjang proses bisnis perusahaan. Sejalan dengan peningkatan kompleksitas sistem dan ketergantungan pada sistem tersebut, perusahaan menghadapi peningkatan risiko atas sistem yang sedang mereka jalankan tersebut. Risiko tersebut merupakan ancaman yang berkaitan dengan siklus pendapatan perusahaan. Ancaman-ancaman atas sistem informasi akuntansi dapat berupa kehancuran karena bencana alam dan politik, kasalahan pada software dan tidak berfungsinya peralatan, tindakan tidak disengaja, maupun tindakan yang disengaja.
Pada penelitian kali ini, penulis akan mencoba membantu perusahaan agar memiliki sistem informasi akuntansi sikus pendpatan yang tertata dengan baik serta mampu menangani dan menghadapi adanya ancaman-ancaman terhadap sistem informasi akuntansi yang akan mengganggu kelancaran proses bisnis perusahaan dengan menerapkan sistem pengendalian internal yang tepat sehingga mampu dalam mencegah dan menyelesaikan masalah yang dihadapai perusahaan terkait dengan sistem informasi akuntansi dalam siklus pendapatan.
Tujuan dari penulisan skripsi ini untuk mengetahui apakah pengendalian & keamanan komputer penting bagi sistem infromasi akuntansi, mengidentifikasi masalah-masalah yang ada pada PT. Petra Energy Internaitonal terkait dengan siklus pendapatan, menganalisis pengendalian internal berkaitan dengan sistem informasi akuntansi siklus pendapatan pada PT. Petra Energy International, mengetahui ancaman-ancaman yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi, mengatasi dan menanggulangi hal-hal yang menjadi ancaman dalam sistem informasi akuntansi, menunjukan bahwa pengendalian merupakan hal yang penting dalam proses bisnis selain sistem yang yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi.
2.
METODE PENELITIAN
2.1 Observasi
Observasi yang saya lakukan berfokus terhadap siklus pendapatan serta ancaman yang terjadi dalam sistem informasi akuntansi keuangan perusahaan, apa yang menjadi penyebab adanya kasus penggelapan uang terhadap PT. Petra Energy International. Cara observasi yang saya lakukan adalah dengan cara mendatangi langsung perusahaan PT. Petra Energy International dan mencari informasi mengenai data-data yang berkaitan dengan masalah sistem informasi keuangan pada tahun 2008-2009. Waktu observasi dilakukan dalam kurun waktu kurang lebih 2 bulan, hasil observasi yang dilakukan menghasilkan pengetahuan mengenai ancaman atas sistem informasi akuntansi yang telah terjadi pada PT. Petra Energy International dan bagaimana cara mengatasi permasalahan yang terjadi.
2.2
Dokumentasi
Dokumen-dokumen yang diteliti untuk mengetahui permasalahan terhadap sistem akuntansi keuangan siklus pendapatan PT. Petra Energy International adalah laporan keuangan perusahaan pada priode waktu 2008-2009 yang menunjukan adanya kecurangan dan penggelapan yang dilakukan oleh karyawan perusahaan yang bekerja di bagian keuangan, sistem informasi akuntansi priode 2008-2009 yang menunjukan bahwa adanya kekurangan pada sistem informasi akuntansi siklus pendapatan pada PT. Petra Energy International. Hasil dari proses dokumentasi yang telah dilakukan menjelaskan bahwa adanya kekurangan pada sistem informasi akuntansi dan proses pengendalian internal perusahaan yang harus diperbaiki.
2.3
Konfirmasi
Berdasarkan Hasil penelitian yang telah saya lakukan, menunjukan adanya ancaman atas sistem informasi akuntansi dan kurang baiknya pengendalian inernal perusahaan. Hal ini dikonfirmasi oleh pihak perusahaan PT. Petra Energy International yang dilakukan dengan cara bertanya dan mengkonsultasikan masalah yang ada dalam PT. Petra Energy International. Hasil dari konfirmasi tersebut diakui bahwa adanya kekurangan terhadap pengendalian internal perusahaan sehingga terjadinya ancaman atas sistem infomasi akuntansi dan keuangan perusahaan.
3.
HASIL DAN BAHASAN
3.1
Evaluasi Struktur Organisasi Perusahaan
Berdasarkan analisis yang dilakukan terhadap struktur organisasasi PT. Petra Energy International, terdapat beberapa usulan yang dapat memberikan dampak positif terhadap perusahaan PT. Petra Energy International, antara lain :
1. Manager keuangan memiliki minimal dua orang bawahan yang dapat saling memeriksa pekerjaan terkait dengan penagihan dan pencatatan pendapatan kredit dari pelanggan, sehingga tidak terjadinya kecurangan di dalam bagian keuangan.
2. Manager keuangan menangani tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :
• Bertanggung jawab untuk merencanakan penggunaan sumber daya keuangan perusahan.
• Melakukan pengawasan pada arus keuangan perushaan.
• Melakukan review dan menyetujui permohonan penjualan kredit kepada pelanggan lama dan baru.
3. Pengadaan bagian persetujuan kredit di bagian keuangan yang memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :
• Berkomunikasi dengan bagian pemasaran atas persetujuan pekerjaan (pemberian kredit) kepada pelanggan serta memberikan advice setelah melakukan review terlebih dahulu.
• Melakukan review permohonan kredit pelanggan lama dan baru.
• Melakukan update terhadap catatan kredit pelanggan.
• Mengarsipkan berkas permohonan kredit terhadap pelanggan lama dan baru.
• Melakukan analisis umur piutang terhadap para pelanggan.
4. Menerapkan pengendalian Internal COSO secara akurat di dalam perusahaan.
3.2 Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Piutang pada PT. Petra Energy
International.
Perusahaan tidak memiliki prosedur penjualan secara piutang dengan baik. Dalam perusahaan PT. Petra Energy International tidak terdapat bagian persetujuan kredit di departemen keuangan, seharusnya dalam memberikan persetujuan kredit tidak boleh di otorisasikan oleh bagian penjualan, selain itu harus adanya kredibilitas pelanggan serta penilaian pelanggan dalam melakukan pembayaran. Hal ini tentu saja dapat menyebabkan masalah kredit macet dan piutang tak tertagih.
Berdasarkan permasalahan ini harus dibentuknya bagian persetujuan kredit di departemen keuangan yang dapat melakukan review terlebih dahulu terhadap pelanggan atas status kreditnya dan kemampuan dalam melakukan kredit atas pekerjaan pada PT. Petra Energy International kemudian dikoordinasikan ke bagian penjualan untuk melakukan siklus pendapatan perusahaan.
3.3
Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas pada PT. Petra Energy
International.
Perusahaan memiliki jumlah kredit macet yang besar. Kredit macet terjadi karena diakibatkan adanya beberapa pelanggan yang kesulitan dalam melakukan pembayaran setelah pekerjaan selesai. Hal ini terkait karena tidak adanya bagian persetujuan kredit yang memeriksa terlebih dahulu kemampuan pelanggan dalam melakukan transaksi. Dalam mengatasi permasalahan ini baiknya dibentuk bagian persetujuan kredit dalam departemen keuangan sehingga perusahaan mampu menilai kemampuan pelanggan dalam melakukan transaksi kredit dan mengurangi adanya kredit macet yang terjadi.
3.4 Evaluasi Pengendalian Internal pada Siklus Pendapatan pada PT. Petra Energy
International.
Terdapatnya kekurangan pada pengendalian internal dalam Evaluasi Lingkungan Pengendalian dan Evaluasi pemisahan tugas yang memadai. Dalam masalah Integritas dan nilai-nilai etika Dalam menangani hal tersebut harus diterapkannya disiplin tinggi atas jam masuk karyawan agar karyawan dapat datang tepat waktu dan bekerja dengan maksimal, perusahaan juga harus meninjau bagaimana baiknya memberikan izin kepada karyawan yang tidak masuk apakah baiknya dipotong dengan hari cuti atau tidak dan mensurvei karyawan-karyawan yang sering izin di dalam perusahaan.
Dalam permasalahan yang terdapat pada evaluasi pemisahan tugas yang memadai terkait Fungsi penerimaan kas tergabung dengan fungsi penyetoran kas ke bank adalah Pada perusahaan PT.
Petra Energy International fungsi penerimaan kas dan fungsi penyetoran dilakukan oleh orang yang sama yaitu bagian finance staff. Hal ini menyebabkan sangat rentannya kecurangan yang mungkin terjadi oleh bagian finance staff. Sebaiknya fungsi penyetoran kas dilakukan otorisasi terlebih dahulu oleh manajer keuangan kemudian dicatatan oleh accounting staff baru dilakukan penyetoran ke bank. Hasil setoran ke bank kemudian disimpan untuk menjadi arsip departemen keuangan.
4. SIMPULAN DAN SARAN
4.1 Simpulan
Simpulan dari evaluasi sistem infomasi akuntansi siklus pendapatan pada PT. Petra Energy International yang dapat diambil adalah sebagai berikut :
1. Sistem informasi akuntansi perusahaan terkait dengan siklus pendapatan memiliki pengendalian yang cukup baik, namun masih memiliki kelemahan pada integritas dan nilai etika karyawan perusahaan.
2. Terdapat kekurangan bagian persetujuan kredit pada struktur organisasi yang terkait dengan siklus pendapatan perusahaan sehingga menyebabkan timbulnya kredit macet bagi perusahaan.
3. Perusahaan tidak memiliki prosedur penjualan secara piutang dengan baik karena perusahaan memberikan hak otorisasi persetujuan kredit kepada bagian penjualan.
4. Aktivitas-aktivitas pengendalian pada perusahaan sudah tertata dengan baik dan dokumen-dokumen di dalam perusahaan berisi informasi yang lengkap dan dapat dipertanggung jawabkan oleh setiap departemen di perusahaan. Perusahaan memiliki fungsi pemisahan tugas yang cukup baik, namun masih ada fungsi pemisahan tugas yang harus diperbaiki terkait dengan fungsi penerimaan kas dan fungsi penyetoran kas ke bank.
5. Perusahaan melalukan pengendalian fisik atas asset dan catatan serta sistem yang ada di dalam perusahaan untuk mencegah adanya ancaman-ancaman berupa kecurangan dan kerusakan yang tidak disengaja. Pengendalian fisik dilakukan dengan adanya batasan-batasan bagi setiap departemen dalam mengakses informasi yang berkaitan dengan departemen lainnya dan perlindungan sistem informasi oleh pihak IT perusahaan.
6. Perusahaan memiliki filosofi manajemen yang sangat baik dan mengutamakan kenyamanan kerja karyawan sehingga karyawan dapat memberikan kontribusi yang sangat baik untuk memberikan service pagi para pelanggan.
4.2 Saran
Agar sistem informasi akuntansi siklus pendapatan pada PT. Petra Energy International dapat berjalan dengan baik dan mengurangi adanya ancaman-ancaman berupa kecurangan, penyalahgunaan wewenang dan kesalahan yang tidak disengaja, maka berikut ini merupakan saran-saran perbaikan atas setiap kelemahan yang ada :
1. Membentuk pengendalian internal kepada karyawan dengan menerapkan disiplin tinggi terkait dengan integritas dan nilai etika karyawan di perusahaan dalam bekerja di perusahaan. Hal ini dapat dilakukan dengan memberikan surat peringatan atau pemotongan gaji karyawan yang tidak memenuhi integritas dan nilai etika di perusahaan.
2. Perusahaan disarankan membentuk bagian persetujuan kredit pada departemen keuangan yang bertugas dalam melakukan review terhadap pelanggan atas status kredit dan kemampuan pelanggan dalam melakukan transaksi kredit atas pekerjaan pada perusahaan. Bagian
persetujuan kredit dapat mengkoordinasikan persetujuan kreditnya pada bagian penjualan untuk melakukan siklus pendapatan perusahaan.
3. Perusahaaan wajib melakukan pengawasan prosedur kredit dan memisahkannya dari prosedur penjualan, kemudian diterapkannya batas kredit dan waktu yang diberikan kepada pelanggan berdasarkan analisa kondisi pelanggan serta bertindak tegas dengan memberikan denda maupun melalui jalur hukum bagi pelanggan yang tidak membayar kredit sesuai ketentuan. 4. Melakukan pemisahan fungsi penerimaan kas dengan fungsi penyetoran kas ke bank. Ada dua
alternative yang dapat dilakukan, yang pertama dengan menambah staff di bagian keuangan khusus untuk melakukan penyetoran kas ke bank, yang kedua adalah dengan melakukan verifikasi dan otorisasi terlebih dahulu oleh manajer keuangan kemudian mencatat penyetoran kas yang akan dilakukan, baru dilakukan penyetoran kas ke bank dan menyimpan hasil bukti setoran sebagai arsip departemen keuangan.
5. Perusahaan wajib menerapkan filosofi yang menggambarkan manajemen perusahaan yang baik dan tetap melakukan pengendalian fisik untuk mencegah hal-hal yang dapat mengancam asset perusahaan
5. REFERENSI
Amin, W. T. (2009). Pokok Pokok COSO Enterprise Risk Manajement.
Arens, A.A., Elder, R.J., & Beasley, M.S. (2010). Auditing and assurance service :an integrated approach (11 ed.) New Jersey : Prentice Hall,Inc.
Belafonti. (2010). Evaluasi Pengendalian Internal Atas Penjualan dan Penerimaan Kas (Studi Kasus Pada PT.Hero Supermarket TBK.).
Bonar & Hopwood, W. S. (2005). Accounting Information System
Fees, Reeve & Warren. (2008). Pengantar Akuntansi. Edisi Kedua Puluh Satu. Jakarta : Penerbit Salemba Empat.
Hall, J. A. (2009). Sistem Informasi Akuntansi Buku Dua Edisi Empat. Hansen., & Mowen. (2009). Akuntansi Manajerial.
Jogiyanto. (2005). Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta.
O’Brien, J. A. & Marakas, G. M. (2008). Management Information System, (Eight Edition). New York : Mc. Graw – Hill Inc.
Olach, T. & Weeramantri, S. (2009). How COSO has improved internal control in United States. Internal auditing, 24 (6), 3-9.
Puspitawati, L., & Anggadini, S. D. (2010). Sistem Informasi Akuntansi.
Rommey. M. B. dan Steinbart P. J. diterjemahkan oleh Denny Arnos Kwary, dan Dewi Fitrisari. (2006). Sistem Informasi Akuntasi.
Susanto, A. (2006). Sistem Informasi Akuntansi, Struktur Pengendalian Resiko – Pengembangan. Bandung : Penerbit Lingga Jaya.
Welsch,G.A., Hilton, R.W.,& Gordon, P.N. (2000) alih bahasa oleh Purwatiningsih dan Maudy Warouw. (2000) Anggaran perencanaan dan pengendalian laba, Buku satu. Jakarta : Salemba empat. Winardi. (2003). Pengantar tentang riset pemasaran. Penerbit Manjar Madu: Bandung.
RIWAYAT PENULIS
Alexander Michael Kristian lahir di Jakarta pada 17 November 1990. Penulis menamatkan pendidikan SMA di SMA Dharma Jaya dalam bidang ilmu ekonomi dan social pada tahun 2008. Saat ini bekerja sebagai marketing di PT. Petra Energy International.
