PENYELAMATAN DAN
PENYUSUTAN ARSIP
Penyusun
1
KATA PENGANTAR
Puji syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Kuasa, yang telah memberikan rahmat-Nya sehingga Modul Kearsipan untuk Siswa/i jurusan Administrasi Perkantoran ini dapat diselesaikan dengan sebaik-baiknya.
Modul Kearsipan ini dibuat sebagai pedoman dalam melakukan kegiatan pembelajaran di sekolah yang merupakan sumber bahan ajar untuk guru maupun siswa . Modul ini diharapkan dapat membantu siswa dalam melaksanakan kegiatan dalam pengelolaan kearsipan dengan lebih baik, terarah, dan terencana.
Penyusun menyakini bahwa dalam pembuatan Modul Penyelamatan dan penyusutan arsip ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu penyusun mengharapkan kritik dan saran yang membangun guna penyempurnaan modul ini dimasa yang akan datang.
Akhir kata, penyusun mengucapkan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu baik secara langsung maupun tidak langsung.
Malang, 8 Desember 2016
2 DAFTAR ISI Cover Kata Pengantar ... 1 Daftar Isi... 2 A. Petunjuk Belajar ... 3 B. Kompetensi Inti ... 5 C. Kompetensi Dasar ... 6 D. Indikator ... 6 E. Materi Pembelajaran... 6 F. Informasi Pendukung ... 7
G. Paparan Isi Materi ... 8
H. Rangkuman ... 24
I. Latihan ... 27
J. Tugas ... 29
K. Daftar Rujukan ... 30
3
A. PETUNJUK BELAJAR
UNTUK PESERTA DIDIK 1. Petunjuk Umum
a) Bacalah bahan ajar dengan seksama, terutama bagian instruksi.
b) Pahami tujuan anda mempelajari bahan ajar, sasaran yang diharapkan, tingkat penguasaan yang diharapkan serta waktu yang ditargetkan. c) Kerjakanlah tugas dan latihan yang terdapat di dalamnya dengan jujur
tanpa melihat kunci jawaban sebelum anda mengerjakannya. d) Gunakan teknik membaca cepat dalam mempelajari bahan ajar.
e) Laporkan kemajuan anda kepada pendidik sebelum anda melanjutkan ke bahan ajar selanjutnya.
2. Anda diperbolehkan bertanya kepada pendidik jika dianggap perlu.
3. Usahakan menyelesaikan setiap bahan ajar lebih cepat dari waktu yang ditetapkan.
4. Jika ada bagian yang belum anda pahami, cobalah terlebih dahulu mendiskusikan dengan teman yang sedang mengerjakan bagian yang sama, sebelum anda bertanya pada pendidik. Kalau perlu, anda harus berusaha mencari tahu jawabannya pada sumber yang lain.
5. Tingkat pemahaman minimal yang diharapkan sebesar 75%, jika tingkat penguasaan anda kurang dari 75%, pelajari materi/ bagian-bagian dari bahan ajar yang belum anda kuasai, atau mintalah saran-saran dari pendidik. Ikuti ketentuan yang berlaku dalam setiap bahan ajar sebelum anda melanjutkan ke bagian lain atau ke bahan ajar berikutnya.
UNTUK GURU
1. Pendidik harus menguasai sepenuhnya isi bahan ajar dan mempunyai daftar bagian bahan ajar yang mungkin sulit bagi peserta didik dan mempersiapkan penjelasan / jawaban yang diperlukan.
2. Pendidik harus mempunyai catatan posisi dan kemajuan setiap peserta didik dan sekaligus memikirkan sumber informasi lain yang dapat disarankan kepada peserta didik.
4
3. Pendidik hendaknya dapat meningkatkan motivasi peserta didik setiap saat terutama bagi peserta didik yang berhasil (memberi pujian, penghargaan, hadiah kecil, dll).
4. Sebelum memberikan verifikasi keberhasilan peserta didik, pendidik harus mengevaluasi keberhasilan peserta didik dengan memberikan pertanyaan, otomatisasi kantor, test dan sebagainya yang telah dipersiapkan terlebih dahulu.
5. Bahan ajar yang digunakan oleh peserta didik harus dimulai secara berurutan. 6. Setiap satu bahan ajar selesai, peserta didik harus melaporkannya kepada fasilitator dan diverifikasi oleh fasilitator melalui tes sederhana, tanya jawab dan sebagainya.
7. Peserta didik ditugaskan untuk membuat rangkuman setiap bahan ajar yang telah mereka pelajari.
8. Bahan ajar ini merupakan edisi awal materi kurikulum 2013. Oleh karena itu, pendidik diharapkan:
a) Membuat catatan rinci mengenai kekurangan bahan ajar ini;
b) Menambahkan materi yang dianggap lebih baik dari yang ada, sesuai dengan kondisi setempat.
5
B. KOMPETENSI INTI
KI 1 : Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.
KI 2 : Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan pro-aktif) dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.
KI 3 : Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah.
KI 4 : Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan.
6 C. KOMPETENSI DASAR
3.19 Mengemukakan penyelamatan arsip dan penyusutan arsip 4.3. Mempraktikkan cara penyelamatan arsip dan cara
penyusutan arsip
D. INDIKATOR
1. Siswa dapat mengetahui kegiatan penyelamatan arsip 2. Siswa dapat mengetahui kegiatan pengamanan arsip 3. Siswa dapat mengetahui kegiatan pemeliharaan arsip 4. Siswa dapat mengetahui kegiatan perawatan arsip 5. Siswa dapat memahami penyusutan arsip
6. Siswa dapat memahami penilaian arsip
7. Siswa dapat memahami angka pemakaian arsip 8. Siswa dapat memahami angka kecermatan arsip 9. Siswa dapat memahami pemunahan arsip 10. Siswa dapat memahami penyerahan arsip
E. MATERI PEMBELAJARAN
1. Kegiatan penyelamatan arsip a) pengamanan arsip b) pemeliharaan arsip c) perawatan arsip 2. penyusutan arsip a) penyusutan arsip b) penilaian arsip
c) angka pemakaian arsip d) angka kecermatan arsip e) pemunahan arsip f) penyerahan arsip
7 F. INFORMASI PENDUKUNG
Lembaga yang berwenang menyelenggarakan tugas pemerintah dibidang kearsipan Di Indonesia
Arsip Nasional Republik Indonesia
Dari Wikipedia bahasa Indonesia, ensiklopedia bebas
Arsip Nasional Republik Indonesia (disingkat ANRI) merupakan salah satu Lembaga Pemerintah Non Kementerian yang dibentuk berdasarkan Undang-Undang No.7/1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan yang kemudian diubah menjadi Undang-Undang No. 43/2009 Tentang Kearsipan dalam rangka melaksanakan tugas pemerintahan dibidang kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. ANRI mempunyai tugas yang sangat penting dalam penyelenggaraan pemerintahan saat ini karena Arsip sendiri memiliki fungsi yang sangat vital sebagai memori kolektif bangsa, selain itu ANRI juga berperan sebagai pembina Kearsipan Nasional sesuai dengan Pasal 8 Ayat 1 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009.
Melalui arsip dapat tergambar perjalanan sejarah bangsa dari masa ke masa. Memori kolektif tersebut adalah juga identitas dan harkat sebuah bangsa. Kesadaran akademis yang dilandasi oleh beban moral untuk menyelamatkan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban nasional sekaligus sebagai warisan budaya bangsa, dapat menghindari hilangnya informasi sejarah perjalanan sebuah bangsa serta harkat sebagai bangsa yang berbudaya.
8
G. MATERI PEMBELAJARAN
KEGIATAN PENYELAMATAN
Kegiatan penyelamatan adalah kegiatan penyelamatan arsip agar tidak diketahui oleh yang tidak berhak, rusak, atau hal-hal lain yang menyebabkan hilangnya nilai guna arsip. Kegiatan tersebut terdiri atas berbagai kegiatan berikut ini.
A. Pengamanan,
Yaitu kegiatan untuk menjaga agar isi/informasi yang ada pada arsip itu tidak diketahui oleh orang-orang yang tidak berhak (terutama untuk arsip yang bersifat rahasia).
Pengamanan fisik arsip dapat dilakukan dengan cara seperti penggunaan system kemanan ruang penyimpanan, penggunaan sistem alarm yang dapat mengamankan dari bahaya pencurian, sabotase, penyadapan dan lain-lainnya. Penggunaan bahan kedap air atau menempatkan arsip pada ketinggian yang bebas dari banjir. Mempergunakan struktur rancang bangun bagi bangunan di daerah rawan gempa, topan dan badai. Dilengkapi dengan alarm, hydrant dan alat pemadam kebakaran.
Untuk pengamanan informasi arsip itu sendiri biasanya diatur oleh lembaga kearsipan yang bersangkutan. Di Arsip Nasional RI misalnya menggunakan cara : memberikan kartu identifikasi individu pengguna arsip yang dimaksudkan untuk menjamin bahwa arsip hanya dipergunakan oleh yang berhak. Mengatur akses petugas kearsipan secara rinci atas basis tanggal atau jam. Menyusun PROTAP [Prosedur Tetap] secara rinci dan detail. Memberi kode rahasia pada arsip dan spesifikasi orang-orang tertentu yang punya hak akses. Menjamin bahwa arsip hanya dapat diketahui oleh petugas yang berhak dalam penggunaan hak itu terkontrol dengan baik dengan menerapkan indek langsung dan tidak langsung.
B. Pemeliharaan
adalah kegiatan menjaga agar arsip tersebut tidak mudah rusak. Dengan kata lain, kegiatan ini merupakan tindakan mencegah sebelum terjadi kerusakan arsip (preventif).
a. Pemeliharaan Lingkungan
9 Petugas arsip harus:
1. Jujur dan dapat menyimpan rahasia 2. Disiplin
3. Terampil dan cekatan 4. Terdidik dan terlatih 5. Rapi dan bersih. Depo arsip
1. Ruang tempat penyimpanan arsip harus cukup luas, bersih, dan terang. 2. Menggunakan bahan bangunan yang tidak mudah rusak dimakan rayap,
terbakar, dan dinding/lantai tidak lembab.
3. Lokasi bangunan berada di daerah yang aman, jauh dari pengaruh banjir dan bencana alam lainnya.
4. Temperatur suhu dan kelembaban disesuaikan dengan kebutuhan penyimpanan.
Peralatan
Peralatan kearsipan seperti rak, filing cabinet, roll opack, lemari gambar yang berkualitas baik dan memenuhi standardisasi yang telah ditentukan.
b. Pemeliharaan Arsip Audio Visual Dan Elektronik Pemeliharaan arsip rekaman suara (audio)
1. Menjaga kebersihan lingkungan dan fisik arsip rekaman suara secara teratur. 2. Master copy dibuatkan duplikasi copynya, sesuai dengan media yang standar
agar master copy tetap terjaga dengan baik.
3. Arsip rekaman suara diperiksa informasi mutu suaranya, setiap enam bulan sekali diputar dalam kecepatan normal.
4. Piringan/kaset disimpan dalam lemari standar disusun secara vertikal. 5. Kondisi lingkungan harus stabil. Temperatur suhu berkisar antara
4℃-16℃ dan kelembaban berkisar antara 40%-60% RH. c. Pemeliharaan Arsip Rekaman Gambar (Still Visual)
1. Menjaga kebersihan lingkungan dan perawatan fisik arsip secara teratur. 2. Membuat duplikat copy dari jenis arsip yang ada, yaitu apabila yang ada foto
positif, maka dibuatkan foto negatifnya dan apabila yang ada foto negatifnya dibuatkan foto positifnya.
10
3. Arsip foto negatif disimpan dalam sampul (amplop) yang terbuat dari bahan polyester transparan atau dalam sampul berukuran besar yang terbuat dari bahan yang kandungan asamnya rendah.
4. Arsip foto positif disimpan dalam amplop kertas yang berukuran besar yang terbuat dari bahan yang kandungan asamnya rendah, yaitu berkisar antara pH 7-8. Disimpan terpisah antara foto positif dan negatif dalam lemari yang berukuran standar serta ditata secara horizontal.
5. Suhu ruangan tempat penyimpanan arsip perlu dijaga kestabilannya. Tetap berkisar antara 18℃-21℃, dengan kelembaban berkisar 40% RH. Sedangkan untuk foto berwarna, suhu tempat penyimpanan dijaga agar tetap stabil di antara 0℃-5℃.
d. Memelihara Dan Merawat Peralatan Film Dan Video. Memelihara media arsip film dan video, antara lain dengan cara: 1. Membersihkan debu dan jamur yang menempel pada pita film.
2. Menjaga kebersihan lingkungan dan kestabilan suhu tempat penyimpanan arsip (18℃-22℃ dan kelembaban 55%-65% RH untuk film hitam putih). 3. Memutar film dan video dalam kecepatan normal sekurang-kurangnya 6
bulan sekali.
4. Membuat duplikat dari master copy untuk keperluan layanan informasi agar master copy tetap terjaga.
5. Menyambung kembali pita film/video yang putus dengan menggunakan cellotape.
e. Pemeliharaan Arsip Elektronik
Pengamanan informasi dilakukan dengan cara:
1. Menciptakan prosedur standar pengoperasian (SOP) yang dapat menjamin keamanan terhadap kemungkinan penggunaan informasi secara tidak sah oleh pihak-pihak yang tidak berhak.
2. Pemeliharaan hardware secara berkala serta melakukan penyesuaian hardware dengan kemajuan teknologi (updating).
3. Pemeliharaan software secara berkala serta melakukan penyesuaian software dengan kemajuan teknologi (updating).
11
1. Penggunaan hardware yang berkualitas baik. 2. Penggunaan software asli (bukan bajakan).
3. Memback-up data/informasi pada arsip elektronik secara berkala.
4. Menyimpan arsip elektronik pada tempat terlindung dari medan magnet, debu, atau panas yang berlebihan.
5. Menjaga kestabilan suhu tempat arsip tersebut berada. Antara 11℃-22℃ dan kelembaban antara 45%-65% RH.
f. Fumigasi
Fumigasi adalah suatu upaya untuk mencegah agar kerusakan fisik arsip secara berkelanjutan dapat dihindari, mengobati atau mematikan faktor-faktor perusak biologis dan mensterilkan arsip agar tidak berbau yang mengganggu penciuman serta menyegarkan udara agar tidak menimbulkan penyakit bagi manusia, terutama petugas kearsipan.
Syarat untuk mendapatkan hasil optimal dari tindakan fumigasi, yaitu: 1. Pelaksana yang profesional.
2. Tepat sasaran, maksudnya bahan kimia yang digunakan memang diperuntukkan bagi pembasmian hama tertentu yang sedang menyerang fisik arsip.
3. Metode yang digunakan tepat. 4. Tepat waktu pelaksanaan. Metode pelaksanaan fumigasi
Pemilihan metode pelaksanaan fumigasi didasarkan atas volume dan jenis arsip yang akan difumigasi, antara lain:
Fumigasi ruangan
Metode fumigasi di dalam ruangan dilaksanakan pada ruangan tempat arsip tersebut disimpan. Ruangan tersebut harus memenuhi persyaratan untuk pelaksanaan fumigasi agar tidak membahayakan kesehatan manusia dan menjamin efektivitas pelaksanaan.
Fumigasi di bawah penutup
Fumigasi di bawah penutup dilakukan di dalam ruangan/gedung yang besar tetapi volume arsipnya relatif sedikit. Arsip yang akan difumigasi ditutup dengan plastik polyethilene yang memenuhi syarat untuk keperluan itu.
12 Fumigasi bertahap
Fumigasi dilaksanakan pada ruangan khusus dengan desain tertentu. Ruangan tersebut dilengkapi dengan pipa sebagai instalasi penyaluran bahan kimia fumigasi dan dilengkapi pula dengan blower untuk menarik udara sisi fumigasi keluar dari ruangan. Fumigasi dengan metode ini dapat dilakukan dengan biaya yang relatif lebih efisien.
Bahan dan sarana fumigasi
a. Fumigant (bahan kimia untuk fumigasi) b. Carbon disulfida c. Tymol kristal d. Methyl bromide e. Phospine f. Carbon chlorida Sarana fumigasi a. Masker gas b. Mesin detektor c. Lampu halida d. Sarung tangan e. Jas lab f. Lakban g. Timbangan h. Gelas ukur i. Selang gas j. Plastik polyethilene
k. Mesin fumigasi/tabung gas
Langkah-langkah fumigasi a. Persiapan
b. Pembukaan setiap boks, sampul bundel arsip yang akan difumigasi. c. Pengontrolan terhadap kemungkinan kebocoran gas.
13
e. Memasang rambu/tanda di sekitar area fumigasi.
f. Pengontrolan dan pengawasan terhadap area atau bagian-bagian tempat fumigasi yang secara teknis dianggap rawan terjadinya kesalahan.
g. Pembukaan tabung gas sesuai dengan konsentrasi yang diinginkan. h. Pelaksanaan fumigasi
i. Pembukaan tabung gas dilakukan secara perlahan sesuai dengan konsentrasi yang diinginkan.
j. Penutupan tabung gas setelah konsentrasi bahan kimia yang diinginkan tepat takaran.
k. Pencabutan selang gas dan menutup kembali lubang bekas selang gas. l. Kontrol kebocoran gas selama proses fumigasi berjalan.
m. Purna fumigasi
n. Pembukaan penutup setelah proses fumigasi selesai.
o. Membuka seluruh ventilasi agar sirkulasi udara dapat berjalan normal kembali.
p. Pembebasan udara dari pengaruh fumigasi dilakukan selama 6-12 jam. q. Pengontrolan/pengukuran udara dengan mesin detektor.
r. Evaluasi hasil fumigasi. Evaluasi hasil fumigasi dapat dilakukan dengan memeriksa setiap bundel arsip. Apakah faktor biologis penyebab kerusakan arsip tersebut mati atau tidak, atau membuat percobaan dengan memasukkan binatang serangga ke dalam lokasi fumigasi. Apabila ternyata binatang tersebut mati maka pelaksanaan fumigasi tersebut dinyatakan berhasil atau sebaliknya, apabila binatang tersebut tidak mati maka pelaksanaan fumigasi harus diulangi.
C. Perawatan
adalah kegiatan kemampuan memperbaiki arsip yag telah rusak agar masih dapat dipergunakan kembali. Dengan kata lain, kegiatan ini merupakan tindakan setelah kerusakan terjadi (represif).
a. Membersihkan Arsip
Arsip-arsip yang kotor diletakkan di atas meja pada ruangan yang telah disediakan.
14
Bersihkan kotoran yang menempel pada tiap lembaran arsip dengan alat pembersih yang tidak merusak arsip, sesuai dengan jenis kotorannya.
Bersihkan kotoran dan debu yang menempel pada lembaran arsip mulai dari tengah-tengah bidang ke arah pinggir dengan menggunakan spons, kuas/sikat halus. Untuk kotoran yang disebabkan oleh jamur dapat digunakan penghapus karet.
Untuk arsip-arsip yang dijilid seperti dalam bentuk buku, dapat digunakan mesin penyedot debu berukuran kecil selama tidak merusak fisik kertas/arsip. Arsip yang telah selesai dibersihkan disimpan pada tempat yang terpidah dari arsip yang akan datang dan sedang dalam proses pembersihan, untuk selanjutnya ditata kembali.
b. Menghilangkan Noda Dan Bercak
Lem kertas dengan menggunakan air hangat. Lak dengan acceton.
Minyak ter dengan gasoline/benzene. Cat dengan alkohol dicampur benzene. Lilin (wax) dengan gasoline, chloroform. Jamur dengan ethylene, alkohol benzene. Lumpur dengan air steril dicampur amonia. Lemak/minyak dengan alkohol dan benzene. Lipstik dengan asam tatrate 5% dicampur air. Pernis dengan alkohol/benzene.
Cellotape dengan trichloroethane. c. Menangani Arsip Basah
Untuk kotoran debu dan lumpur yang melekat pada lembaran arsip/jilid arsip yang dibukukan, dapat dicuci dengan menggunakan air dingin dan detergen. Cara membersihkan kotoran tersebut di atas dilakukan dengan menggunakan
kapas atau spons dengan cara diusap (tidak ditekan). Mengeringkannya dilakukan dengan cara:
a) Menempatkan arsip dalam ruangan yang kering dan dilengkapi dengan exhaust fan yang dipasang selama 24 jam dengan kelembaban udara berkisar 35%-50% RH.
15
b) Arsip dalam bentuk lembaran diletakkan lembar perlembar di atas kertas penyerap (blofting). Untuk arsip yang berbentuk buku, pada setiap lembarannya disisipkan kertas penyerap yang diganti bila basah.
c) Untuk mencegah tumbuhnya jamur, pada setiap 10 lembar arsip disisipkan kertas thymole.
d. Memutihkan Kertas
Memutihkan kembali warna kertas dari arsip yang berubah warna yang disebabkan oleh faktor usia, kurangnya pemeliharaan dan perawatan, dapat diatasi dengan menggunakan bahan kimia melalui proses seperti di bawah ini:
Persiapan
a. Arsip yang berdasarkan penelitian dinyatakan/dikategorikan sebagai arsip yang mengalami perubahan warna, dikumpulkan untuk dilakukan proses pemutihan kembali.
b. Menyiapkan peralatan yang digunakan dalam proses pemutihan.
c. Menyiapkan bahan kimia yang diperlukan, antara lain Kalium Permanganat; Asam Acetate; Asam Oksalat; Natrium Sulfat; Amonia; Hidrogen Peroxida; dan Chlorine.
Pencucian
Kertas yang telah diproses kemudian dicuci untuk menghilangkan pengaruh zat kimia yang masih menempel pada saat proses pemutihan yang dapat merusak serat kertas. Untuk menghindari kerusakan tersebut perlu dilakukan pencucian secara berulang sehingga bersih dari bahan kimia yang tertinggal.
Perendaman
Bahan kimia yang digunakan dalam proses pemutihan kertas yang bersifat asam dapat merusak kertas. Oleh karena itu, setelah proses pencucian segera lakukan perendaman dalam larutan penghilang asam, sehingga membentuk buffer (zat penahan) pada kertas.
e. Pencucian
Pencucian adalah tindak lanjut dari proses pembersihan dan pemutihan kertas. Sebelum proses pencucian dilaksanakan, dilakukan pengujian terhadap daya larut
16
tinta pada arsip yang akan dicuci. Tahap-tahap proses pencucian adalah sebagai berikut:
Persiapan
a. Pengumpulan arsip-arsip kotor yang noda atau kotorannya tidak bisa dihilangkan dalam proses pemutihan.
b. Menyiapkan peralatan, antara lain baskom plastik, air steril, detergen, alkohol, kertas thymol, kertas penyerap, penghapus karet, spons, kuas halus, lembaran plastik tipis, exhaust fan, dsb.
Pelaksanaan proses pencucian
a. Masukkan air ke dalam baskom secukupnya; b. Larutkan detergen dalam air;
c. Celupkan atau rendam arsip lembar perlembar secara hati-hati ke dalam baskom;
d. Bersihkan dengan menggunakan spons atau kuas halus dengan hati-hati; e. Untuk arsip yang terkena jamur, campurkan alkohol ke dalam air agar kertas
menjadi kaku;
f. Untuk memudahkan proses, gunakan lembaran plastik yang telah dipotong seukuran arsip agar tidak mudah robek saat pencucian;
g. Untuk arsip yang berbentuk buku/berjilid, kotoran lumpur dapat dihilangkan dengan cara merendam dalam air dingin yang mengalir selama 24 jam, bersihkan kotoran tersebut dengan spons secara hati-hati. Angkat dari rendaman dan keluarkan airnya dari dalam buku dengan cara menekannya secara perlahan;
h. Keringkan arsip yang telah dicuci, dalam ruangan yang dilengkapi dengan exhaust fan;
i. Lembaran arsip disusun lembar per lembar dengan kertas penyerap. Ganti kertas penyerap setiap kali menjadi basah. Lakukan berulang-ulang hingga arsip kering;
j. Arsip yang berbentuk buku/dijilid, pengeringannya dilakukan dengan meletakkannya dalam posisi tegak lurus dengan bagian tepi buku menghadap kipas angin. Pada tiap lembaran disisipkan kertas penyerap yang harus diganti berulang kali hingga arsip/buku tersebut menjadi kering;
17
k. Dalam proses pengeringan, setiap 10 lembar arsip/lembaran buku diselipkan kertas thymol untuk mencegah timbulnya jamur.
f. Menambal Dan Menyambung
Pekerjaan menambal dan menyambung dilakukan untuk mengisi lubangi-lubang dan bagian-bagian yang hilang dari suatu arsip dan menyatukan kembali arsip yang robek. Hal ini berguna untuk memperkuat dan memperpanjang umur arsip. Oleh karena itu, bahan-bahan yang dipergunakan untuk menyambung dan menambal harus mempunyai warna dan kualitas yang sama dengan bahan arsip itu sendiri.
g. Enkapsulasi
Enkapsulasi adalah suatu cara untuk memelihara arsip dengan cara menggunakan bahan pelindung guna menghindarkan arsip dari kerusakan yang bersifat fisik.
Bahan garapan dari pelaksanaan enkapsulasi yaitu arsip-arsip yang rusak karena faktor usia dan pengaruh polusi udara dan zat asam, serta arsip yang berlubang karena dimakan serangga.
Sebelum enkapsulasi dilaksanakan hendaknya arsip yang akan diperbaiki ada dalam kondisi bersih, kering, dan bebas asam.
h. Laminasi
Laminasi adalah melapis suatu lembar arsip di antara dua lembar bahan penguat. Metode laminasi terdiri atas laminasi dengan tangan dan laminasi mesin dingin/panas.
PENYUSUTAN ARSIP
Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 34 tahun 1975 kegiatan pengurangan arsip dilakukan dengan cara :
1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah atau kerja ke unit kearsipan dalam lingkungan organisasi masing – masing.
2. Memusnahkan arsip sesuai ketentuan yang berlaku
18
Sedangkan menurut Undang – undang no. 8 tahun 1997 tentang dokumen perusahaan bahwa tersirat adanya suatu kewenangan bagi perusahaan untuk memindahkan, memusnahkan, dan menyerahkan arsip berdasarkan jadwal retensi arsip menurut Undang – Undang tersebut maupun yang ditetapkan oleh perusahaan yang bersangkutan.
Menurut pendapat dari Patricia E Wallace (dkk) penyusutan arsip adalah tahap akhir dari daur hidup arsip dengan retensi arsip tertentu, arsip dimusnahkan atau dipertahankan secara permanen sebagai arsip vital.
Kesimpulan definisi penyusutan arsip yaitu kegiatan pengurangan arsip atau dasar nilai guna dan retensi arsip dengan melalui pemindahan, pemusnahan maupun penyerahan arsip.
PROSEDUR PENYUSUTAN ARSIP BERDASARKAN JADWAL RETENSI ARSIP
1. Prosedur Pemindahan Arsip Inaktif
Pemeriksaan arsip
Pendaftaran arsip
Penataan arsip
Pembuatan berita acara pemindahan arsip
Pelaksanaan pemusnahan 2. Prosedur Pemusnahan Arsip
Pemeriksaan
Pendaftaran
Pembentukan panitia pemusnahan
Penilaian persetujuan dan pengesahan
Pembuatan berita acara
Pelaksanaan pemusnahan
3. Prosedur Penyerahan Arsip ke Arsip Nasional
Pemeriksaan dan penilaian arsip
Pendaftaran
19
Pelaksanaan penyerahan
PROSEDUR PENYUSUTAN ARSIP YANG BELUM MEMILIKI JADWAL RETENSI ARSIP
Prosedur penyusutan arsip ini dilakukan disamping Instansi penyelenggara arsip tidak mempunyai penyusutan arsip secara periodik juga karena kondisi arsip di instansi tersebut tidak teratur (kacau). Untuk itu perlu prosedur dan teknik – teknik penanganan arsip sehingga kegiatan penyusutan dapat dilakukan seoptimal mungkin. Berikut adalah prosedur dan teknik nya:
1. Perencanaan 2. Penataan arsip
Identifikasi arsip
Pengaturan kembali (reconstruction) arsip dan pemilahan
Pendiskripsian arsip
Penyusutan daftar pertelaan arsip sementara 3. Penilaian arsip
Pengertian menurut Betty Rick (1982) suatu pengujian terhadap sekelompok data melalui daftar arsip dalam menentukan nilai guna arsip.
Tujuan penilaian arsip
o Menentukan arsip yang dapat di musnahkan setelah tidak bernilai guna lagi.
o Menentukan arsip yang ditetapkan bernilai permanen bagi instansi penciptanya.
o Menentukan arsip yang diserahkan ke lembaga kearsipan pusat atau daerah.
o Nilai guna arsip ada 2 yaitu :
Nilai guna primer dan
Nilai guna sekunder
Metode penilaian
4. Penyusutan daftar arsip yang disimpan, dimusnahkan dan diserahkan 5. Pelaksanaan penyusutan.
20
Salah satu kegiatan dalam manajamen arsip adalah penyusutan arsip atau pengurangan arsip. Dalam proses kegiatan penyusutan arsip ada salah satu langkah atau tahapan yang harus dilakukan yaitu penilaian arsip. Penilaian arsip juga merupakan fungsi kearsipan yang paling penting dalam menetapkan nilai arsip dan menentukan lama usianya serta kapan arsip itu akan dimusnahkan.
Penilaian (Appraisal) Arsip merupakan satu proses untuk menentukan nilai guna dokumen-rekod dan kemudian menentukan musnah atau permanen berdasarkan beberapa pertimbangan seperti berdasarkan nilai guna administrasi, hukum, dan kegunaan fiskal; nilai guna informasional dan hubungannya dengan arsip lainnya. Selain pengertian tersebut di atas, ada beberapa pengertian tentang penilaian arsip lainnya :
Suatu pengujian terhadap sekelompok data melalui daftar arsip dalam menentukan “nilai guna” setiap series arsip bagi organisasi (Betty R. Rick)
Suatu proses yang dilakukan arsiparis untuk mengevaluasi seberapa jauh arsip tertentu dapat memberikan kontribusi terhadap tujuan kebijaksanaan akuisisi (F. Gerald Ham)
Appraisal decisions are made at different times with different approaches and different emphases depending on the type of archives (Barbara Reed, “Appraisal And Disposal”:1993)
Proses menentukan jangka waktu simpan dan nasib akhir dilihat dari aspek fungsi dan substansi informasinya serta karakteristik fisik/nilai intrinsiknya yang dilakukan melalui langkah-langkah teknis pengaturan secara sistematis dalam unit-unit informasi ( Kep. Ka ANRI No. 07 Tahun 2001 tentang Pedoman Penilaian Arsip Bagi Instansi Pemerintah, Badan Usaha dan Swasta)
Dari beberapa pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa penilaian arsip adalah analisis informasi terhadap sekelompok arsip untuk menentukan “nilai
guna” dan jangka simpan arsip dilihat dari kaedah hukum dan kepentingan
operasional lembaga pencipta serta kepentingan lainnya. Tujuan Penilaian
Kegiatan penilaian arsip ini dilakukan dengan tujuan: 1. Menentukan jangka waktu arsip
21
3. Menentukan arsip permanen yang akan ditetapkan bernilai permanen bagi lembaga penciptanya (arsip vital)
4. Menentukan arsip yang akan diserahkan ke ANRI (arsip statis)
Jadi pada intinya penilaian arsip merupakan penentuan kegiatan untuk memilahkan arsip –arsip ke dalam dua kategori :
1. Arsip yang bernilaiguna permanen yang harus terus disimpan.
2. Arsip yang bernilaiguna sementara yang dapat dimusnahkan dengan segera di kemudian hari.
ANGKA PEMAKAIAN
Bernilai tidaknya arsip di samping dapat diukur dari angka kecermatan dan jangka waktu penemuan kembali, dapat pula diukur dari angka pemakaian, yaitu angka persentase sebagai perbandingan antara jumlah permintaan warkat untuk dipakai kembali dengan jumlah seluruh warkat dalam arsip.
Rumus:
Angka pemakaian = Jumlah permintaan arsip x 100% Jumlah seluruh arsip
ANGKA KECERMATAN ARSIP
Angka kecermatan adalah angka perbandingan antara jumlah warkat yang tidak diketemukan (WTK) dengan jumlah warkat yang diketemukan (WK).angka perbandingan tersebut dinyatakan denga prosentase dengan rumus sebagai berikut:
AK = jumlah arsip yang tidak ditemukan X 100 % Jumlah arsip yang dicari
Keterangan:
AK : Angka Kecermatan
WTK : Arsip yang tidak diketemukan WK : Arsip yang diketemukan
Apabila Angka Kecermatan = 3% berarti penyelenggaraan penyimpanan dan penemuan kembali arsip berada pada titik batas. Apabila Angka Kecermatan > 3% berarti sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang digunakan perlu ditinjau kembali untuk diadakan penyempurnaan lebih lanjut.Apabila Angka
22
Kecermatan < 3% berarti sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang digunakan oleh organisasi yang bersangkutan sudah cukup baik.
Jadi, apabila Angka Kecermatan arsip menunjukkan prosentase yang semakin tinggi, berarti sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip kurang baik. Sebaliknya jika kecermatan menunjukkan prosentase yang semakin rendah, berartisistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip sudah cukup baik.
PEMUSNAHAN ARSIP
Tahap akhir dari manajemen kearsipan adalah pemusnahan arsip (penyusutan arsip). Pemusnahan arsip merupakan rangkaian terakhir setelah tahapan pemindahan arsip dan penyerahan arsip.
Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan atau meniadakan fisik dan informasi arsip melalui cara-cara tertentu, sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi. Di dalam melakukan pemusnahan arsip terkandung resiko yang berkaitan dengan unsur hukum. Arsip yang sudah terlanjur dimusnahkan tidak dapat diciptakan atau diadakan lagi. Oleh karena itu kegiatan ini menuntut kesungguhan dan ketelitian, sehingga tidak terjadi kesalahan sekecil apapun. Di dalam melakukan kegiatan pemusnahan arsip, terdapat beberapa tahap yang tidak boleh diabaikan, seperti :
a. Pemeriksaan
Pemeriksaan dilaksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip tersebut benar-benar telah habis jangka simpannya atau habis nilaigunanya. Pemeriksaan ini berpedoman kepada Jadwal Retensi Arsip (JRA).
b. Pendaftaran
Arsip-arsip yang telah diperiksa sebagai arsip yang diusulkan musnah, harus dibuat daftarnya. Dari daftar ini diketahui secara jelas informasi tentang arsip-arsip yang akan dimusnahkan.
d. Pembentukan Panitia Pemusnahan
Jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi di bawah 10 tahun atau lebih, maka perlu membentuk panitia pemusnahan. Jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi di bawah 10 tahun, maka tidak perlu dibuat kepanitiaan, tetapi
23
cukup dilaksanakan oleh unit yang secara fungsional bertugas mengelola arsip. Panitia pemusnahan ini sebaiknya terdiri dari anggota-anggota yang berasal dari unit pengelola arsip, unit pengamanan, unit hukum dan perundang-undangan, serta unit-unit lain yang terkait.
e. Penilaian, Persetujuan dan Pengesahan
Setiap menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan, perlu melakukan penilaian arsip. Hasil penilaian tersebut menjadi dasar usulan pemusnahan. Pelaksanaan
pemusnahan harus ditetapkan dengan keputusan pimpinan instansi yang bersangkutan sesuai dengan ketentuan hokum yang berlaku.
f. Pembuatan Berita Acara
Berita acara pemusnahan arsip merupakan salah satu dokumen pemusnahan arsip yang sangat penting. Karena itu setiap pemusnahan arsip harus dilengkapi dengan Daftar Pertelaan Arsip (DPA) dan Berita Acara ( BA), bahwa pelaksanaan
pemusnahan dilakukan secara sah. Selain itu, juga berfungsi sebagai pengganti arsip yang dimusnahkan.
24
H. RANGKUMAN
KEGIATAN PENYELAMATAN
Kegiatan penyelamatan adalah kegiatan penyelamatan arsip agar tidak diketahui oleh yang tidak berhak, rusak, atau hal-hal lain yang menyebabkan hilangnya nilai guna arsip. Kegiatan tersebut terdiri atas berbagai kegiatan berikut ini.
D. Pengamanan,
Yaitu kegiatan untuk menjaga agar isi/informasi yang ada pada arsip itu tidak diketahui oleh orang-orang yang tidak berhak (terutama untuk arsip yang bersifat rahasia).
E. Pemeliharaan
adalah kegiatan menjaga agar arsip tersebut tidak mudah rusak. Dengan kata lain, kegiatan ini merupakan tindakan mencegah sebelum terjadi kerusakan arsip (preventif).
Pemeliharaan Lingkungan :
e. Pemeliharaan Arsip Audio Visual Dan Elektronik f. Pemeliharaan Arsip Rekaman Gambar (Still Visual) e. Memelihara Dan Merawat Peralatan Film Dan Video. f. Pemeliharaan Arsip Elektronik
g. Fumigasi
F. Perawatan
adalah kegiatan kemampuan memperbaiki arsip yag telah rusak agar masih dapat dipergunakan kembali. Dengan kata lain, kegiatan ini merupakan tindakan setelah kerusakan terjadi (represif).
i. Membersihkan Arsip
j. Menghilangkan Noda Dan Bercak k. Menangani Arsip Basah
l. Memutihkan Kertas m. Pencucian
25 o. Enkapsulasi
p. Laminasi
PENYUSUTAN ARSIP
Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 34 tahun 1975 kegiatan pengurangan arsip dilakukan dengan cara :
4. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah atau kerja ke unit kearsipan dalam lingkungan organisasi masing – masing.
5. Memusnahkan arsip sesuai ketentuan yang berlaku
6. Menyerahkan arsip dari unit Kearsipan Instansi kepada Arsip Nasional RI PROSEDUR PENYUSUTAN ARSIP BERDASARKAN JADWAL
RETENSI ARSIP
PROSEDUR PENYUSUTAN ARSIP YANG BELUM MEMILIKI JADWAL RETENSI ARSIP
PENILAIAN ARSIP
Penilaian (Appraisal) Arsip merupakan satu proses untuk menentukan nilai guna dokumen-rekod dan kemudian menentukan musnah atau permanen berdasarkan beberapa pertimbangan seperti berdasarkan nilai guna administrasi, hukum, dan kegunaan fiskal; nilai guna informasional dan hubungannya dengan arsip lainnya. Tujuan Penilaian
Kegiatan penilaian arsip ini dilakukan dengan tujuan: 5. Menentukan jangka waktu arsip
6. Menentukan arsip yang akan dimusnahkan setelah tidak bernilai guna lagi 7. Menentukan arsip permanen yang akan ditetapkan bernilai permanen bagi
lembaga penciptanya (arsip vital)
8. Menentukan arsip yang akan diserahkan ke ANRI (arsip statis)
Jadi pada intinya penilaian arsip merupakan penentuan kegiatan untuk memilahkan arsip –arsip ke dalam dua kategori :
3. Arsip yang bernilaiguna permanen yang harus terus disimpan.
4. Arsip yang bernilaiguna sementara yang dapat dimusnahkan dengan segera di kemudian hari.
26 ANGKA PEMAKAIAN
Bernilai tidaknya arsip di samping dapat diukur dari angka kecermatan dan jangka waktu penemuan kembali, dapat pula diukur dari angka pemakaian, yaitu angka persentase sebagai perbandingan antara jumlah permintaan warkat untuk dipakai kembali dengan jumlah seluruh warkat dalam arsip.
Rumus:
Angka pemakaian = Jumlah permintaan arsip x 100% Jumlah seluruh arsip
ANGKA KECERMATAN ARSIP
Angka kecermatan adalah angka perbandingan antara jumlah warkat yang tidak diketemukan (WTK) dengan jumlah warkat yang diketemukan (WK).angka perbandingan tersebut dinyatakan denga prosentase dengan rumus sebagai berikut:
AK = jumlah arsip yang tidak ditemukan X 100 % Jumlah arsip yang dicari
PEMUSNAHAN ARSIP
Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan atau meniadakan fisik dan informasi arsip melalui cara-cara tertentu, sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi. Di dalam melakukan kegiatan pemusnahan arsip, terdapat beberapa tahap yang tidak boleh diabaikan, seperti :
a. Pemeriksaan b. Pendaftaran
g. Pembentukan Panitia Pemusnahan e. Penilaian, Persetujuan dan Pengesahan f. Pembuatan Berita Acara
27 I. LATIHAN SOAL
Pilihan Ganda
Petunjuk : Pilihlah salah satu jawaban yang menurut pendapat Anda paling benar dengan cara melingkari huruf A, B, C, atau D.
1. Penyelamatan arsip terdiri dari 3 kegiatan, yaitu ... A. Pengamanan, pemeliharaan dan perawatan B. Pemusnahan, pemeliharaan dan perawatan C. Pengamanan, penyusutan dan perawatan D. Pengamanan, pencegahan dan perawatan
2. Cara pemeliharaan Arsip Audio visual & elektronik salah satunya harus ... A. Master copy tidak dibuatkan duplikasi copynya, sesuai dengan media
yang standar agar master copy tidak mudah ditemukan
B. Master copy selalu di bersihkan dan dicopy, sesuai dengan media yang standar agar master copy tetap terjaga dengan baik
C. Master copy dibuatkan duplikasi copynya, sesuai dengan media yang standar agar master copy tetap terjaga dengan baik
D. Master copy dibuatkan duplikasi copynya lebih dari 3, agar master copy tetap terjaga dengan baik
3. Suatu upaya untuk mencegah agar kerusakan fisik arsip secara berkelanjutan dapat dihindari, mengobati atau mematikan faktor-faktor perusak biologis dan mensterilkan arsip agar tidak berbau, adalah pengertian dari ...
A. Fumigrasi B. Penyusutan arsip C. Pemeliharaan arsip D. Perawatan arsip
4. Dibawah ini cara untuk menangani arsip basah karena terkena lumpur yang benar adalah ...
A. Untuk kotoran debu dan lumpur yang melekat pada lembaran arsip/jilid arsip yang dibukukan, dapat dicuci dengan menggunakan air panas B. Untuk kotoran debu dan lumpur yang melekat pada lembaran arsip/jilid
arsip yang dibukukan, dapat dicuci dengan menggunakan air dingin dan detergen serta diusap menggunakan kapas atau spons
28
C. Untuk kotoran debu dan lumpur yang melekat pada lembaran arsip/jilid arsip yang dibukukan, dapat dicuci dengan menggunakan air dingin dan detergen serta dibasuh denan air panas
D. Untuk kotoran debu dan lumpur yang melekat pada lembaran arsip/jilid arsip yang dibukukan, dapat dicuci dengan menggunakan air dingin dan Spirtus
5. Enkapsulasi adalah ...
A. suatu alat untuk memelihara arsip dengan cara menggunakan bahan pelindung guna menghindarkan arsip dari kerusakan yang bersifat non fisik
B. suatu prosedur untuk memelihara arsip Inaktif dengan cara menggunakan bahan pelindung guna menghindarkan arsip dari kerusakan
C. suatu peralatan untuk membersihkan arsip dengan cara menggunakan bahan pelindung guna menghindarkan arsip dari bakteri jamur
D. suatu cara untuk memelihara arsip dengan cara menggunakan bahan pelindung guna menghindarkan arsip dari kerusakan yang bersifat fisik 6. Suatu kegiatan pengurangan arsip atau dasar nilai guna dan retensi arsip
dengan melalui pemindahan, pemusnahan maupun penyerahan arsip. Pernyataan tersebut merupakan penertian dari ...
A. Pemeliharaan B. Perawatan C. Penyusutan D. Pembersihan
7. Prosedur penyusutan arsip berdasarkan jadwal retensi arsip ada ...
A. 3 C. 4
B. 5 D. 6
8. Tujuan penilaian arsip adalah ... A. Mengatur tingkat kerusakan arsip B. Menentukan jangka waktu arsip C. Membuat arsip lebih tahan lama D. Agar arsip tidak mudah rusak
29
A. AP = Jumlah kerusakan arsip x 100 % : Jumlah seluruh arsip aktif B. AP = Jumlah seluruh arsip x 100 % : Jumlah seluruh arsip inaktif C. AP = Jumlah permintaan arsip x 100 % : Jumlah seluruh kerusakan arsip D. AP = Jumlah permintaan arsip x 100 % : Jumlah seluruh arsip
10. Di dalam melakukan kegiatan pemusnahan arsip, terdapat beberapa tahap yang tidak boleh diabaikan, salah satunya adalah pemerikssan yang berpedoman pada ...
A. Jangka waktu pemusnahan arsip B. Angka kecermatan arsip
C. Jadwal retensi arsip D. Angka kerusakan arsip Essai
1. Jelaskan pengertian dari pemeliharaan arsip !
2. Jelaskan bagaimana cara pemeliharaan arsip elektronik!
3. Sebutkan minimal 5 cara menghilangkan noda dan bercak pada arsip! 4. Tujuan penilaian arsip adalah untuk? Jelaskan!
5. Jelaskan beberapa tahap dalam pemusnahan arsip!
J. TUGAS
Carilah beberapa kasus ataupun contoh penyelamatan arsip yang terjadi karena bencana alam. Uraikan dan berikan gambar/dokumentasi dari bagaimana cara penyelamatannya serta apa saja dampak dari kerusakan yang diakibatkan!
30
K. DAFTAR RUJUKAN
Restu, tamy. “ kegiatan kearsipan”. Diakses 24 Desember 2016 http://tamyprestu.blogspot.co.id/2014/04/kegiatan-kearsipan.html
Wikipedia .”Arsip Nasional Republik Indonesia”. Diakses 24 Desember 2016 https://id.wikipedia.org/wiki/Arsip_Nasional_Republik_Indonesia
Iteza, dazril. “perlindungan dan pengamanan arsip”. Diakses 24 Desember 2016
https://kodzan.blogspot.co.id/2010/03/perlindungan-dan-pengamanan-arsip.html#.WDvQFdKLTIU
Indiani, ervina fitri. “ pemeliharaan dan perawatan arsip” Diakses 24 Desember 2016 https://ervinafitriindiani.wordpress.com/2014/01/18/pemeliharaan-dan-perawatan-arsip/
Manajemen, perkantoran. “penyusutan arsip “Diakses 25 Desember 2016 “https://manajemenperkantoranfenny.wordpress.com/2012/06/03/penyusutan-arsip/
Dhedarms, “penyusutan, retensi, angka kecermatan arsip” Diakses 26 Desember 2016
http://dhedharms.blogspot.co.id/2013/11/penyusuta-retensiangka-kecermatan-angka.html
Pustakasala. “pemusnahan arsip”. Diakses 26 Desember 2016 https://muhaniz.wordpress.com/2015/04/04/pemusnahan-arsip/ L. PENILAIAN Kunci jawaban : Pilihan ganda 6. A 6. C 7. C 7. A 8. A 8. B 9. B 9. D 10. D 10. C
