23
BAB III
ANALISIS SISTEM BERJALAN
1.1. Tinjauan Perusahaan 1.1.1. Sejarah Perusahaan
Pendirian perusahaan dimulai dengan terbitnya Undang-Undang Darurat No.1 Tahun 1959 tanggal 14 Januari 1959 yang membentuk Badan Perusahaan Produk Makanan dan Pembukaan Tanah, disingkat BMPT. BMPT kemudian berubah menjadi Badan Pemimpin Umum Perusahaan Pertanian Negara disingkat BPU Pertani berdasarkan peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang No. 19/1960. BPU Pertani kemudian berubah lagi menjadi Perusahaan Pertanian Negara disingkat PN Pertani berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 12/1963.
Pada tahun 1973 PN Pertani menjadi perusahaan perseroan berdasarkanPeraturan Pemerintah N0. 21 Tahun 1973 dan akte notaris Katini Mulyadi No. 46 tanggal 11 Januari 1974 akte perusahaan No. 136 tanggal 24 April 1974 dan akte perusahaan yang dibuat notaris Imas Fatimah No. 45 tanggal 6 Februari 1984 menjadi PT. Pertani (Persero).
Untuk menyesuaikan dengan Undang-Undang Perseroan Terbatas No. 40 tahun 2001 dan Undang-Undang BUMN No. 19 tahun 2003, anggaran dasar PT. Pertani (Persero) disesuaikan dengan akte No. 2 tanggal 3 November 2008 yang dibuatoleh notaris Mintarsih Natamiharja dan telah disahkan oleh Menkumham No. AHU-18957 AH.01.02 tahun 2009 tanggal 7 Mei 2009.
1.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi 1. Struktur Organisasi
Sumber : PT. Pertani ( Persero ) UPP Karawang I
Gambar III.1. Struktur Organisasi PT. Pertani (Persero) UPP Karawang I
2. Fungsi dari tiap-tiap bagian adalah sebagai berikut : a. Kepala Unit
Bertugas memimpin dan mengkoordinasikan seluruh bagian PT. PERTANI (PERSERO) UPP KARAWANG I.
b. Bendahara Materil
Bertugas membuat laporan mutase produk dan pengadaan (beras,gabah,dan sebagainya).
25
c. Bendahara Finansil
Bertugas mengurusi keuangan dalam transaksi dan dicatat ke dalam laporan keuangan.
d. Operator
Bertugas memproses atau mengelola suatu produk barang dari suatu bahan dasar baku diolah hingga menjadi dan berbentuk dan sesuai keinginan.
e. Pegawai Produksi
Bertugas menjalankan dan menghentikan permesinan/unit produksi dan mempersiapkan permesinan/unit produksi yang akan dilakukan perawatan oleh teknisi.
f. Staff Administrasi
Bertugas membuat administrasi meliputi : pembukuan, surat-menyurat dan laporan monitoring benih.
g. Penjaga Gudang
Bertugas mengurusi segala hal mengenai produk yang berada didalam gudang termasuk dalam proses produksi seperti menjemur padi, menggiling dan mengemas.
1.2. Prosedur Sistem Berjalan
1. Prosedur Pengujian Sampel Beras
Kelompok tani dan pengepul/pedagang besar memberikan sampel berupa gabah/beras untuk di tawarkan ke unit penggilingan padi PT PERTANI, oleh bendahara materil atas pengarahan kepala unit melakukan uji kualitas meliputi untuk gabah : test kadar air, test kehampaan, test butir rusak, varietas, fisik barang (bentuk,dan kecerahan), dan benda asing lainya serta sumber bahan baku. Sedangkan untuk beras : test kadar air,test varietas, fisik barang (bentuk, kecerahan, dan derajat sosoh),butir patah,butir kuning/rusak, dan benda asing lainya serta sumber bahan baku.
2. Prosedur Pemesanan
Setelah dilakukan pengetesan tersebut ditentukan perkiraan harga beli yang akan diterima. Bendahara Materiil membuat Surat Pesanan, yang berisi nama, jumlah, harga barang dan batas waktu penerimaan barang. pihak kelompok tani pengepul/ pedagang besar membawa barang sesuai pesanan baik kualitas dan kuantitas dalam waktu yang ditentukan.
3. Prosedur Pembayaran
Atas dasar Bukti Timbang, Bukti Analisa kualitas, Bukti Pesanan Barang, dan Faktur, Bendahara Finansiil melakukan pembayaran secara cash dengan persetujuan Kepala UPP. Dan membuat kwitansi .
4. Prosedur Pembuatan Laporan
Oleh bendahara materil membuat dokumen : Daftar timbang, Quality Control, Berita Acara Serah Terima Barang, berita acara kesepakatan harga, dan berita acara perjanjian kemitraan. Pihak supplier atau pengepul melakukan penagihan kepada bendahara finansil. Atas dasar tersebut bendahara finansil melakukan pembayaran berdasarkan bukti timbang tersebut dan membuat kwitansi.
Selanjutnya staff operasional memasukan barang tersebut ke Kartu Persediaan Administrasi (KPA), dan menginput ke dalam sistem IT yaitu tonase,quality control, harga,sumber bahan baku. Oleh petugas gudang stok tersebut dimasukan ke dalam Kartu Persediaan Gudang (KPG) dan Kartu Steling
1.3. Activity Diagram
Activity Diagram menggambarkan workflow (aliran kerja) atau aktivitas dari sebuah sistem atau proses bisnis atau menu yang ada pada perangkat lunak. Perlu diperhatikan bahwa diagram aktivitas menggambarkan aktivitas sistem bukan apa yang dilakukan aktor, jadi aktivitas yang dapat dilakukan oleh sistem.
Berikut adalah activity diagram pengadaan bahan pokok pada PT PERTANI ( PERSERO ) UPP KARAWANG I.
Gambar III.2.
28
1.4. Spesifikasi Dokumen Masukan
Dokumen masukan adalah semua dokumen yang digunakan sebagai dasar memperoleh data-data yang nantinya akan diproses untuk menghasilkan suatu keluaran yang disebut output. Dokumen masukan yang digunakan sebagai berikut:
1. Nama Dokumen : Nota Pembelian
Fungsi : Sebagai bukti nominal dan harga barang Sumber : Supplier
Tujuan : Sebagai
Media : Kertas
Jumlah : 1
Frekuensi : Setiap melakukan transaksi Bentuk : Lampiran A-1
2. Nama Dokumen : Faktur
Fungsi : Sebagai bukti jumlah kuantum barang Sumber : Supplier
Tujuan : Sebagai bukti atas pembelian suatu barang
Media : Kertas
Jumlah : 1
Frekuensi : Setiap melakukan transaksi Bentuk : Lampiran A-2
3. Nama Dokumen : Surat Jalan
Fungsi : Sebagai bukti pengiriman barang Sumber : Supplier
Tujuan : Sebagai bukti angkutan pengiriman barang Media : Kertas
Jumlah : 1
Frekuensi : Setiap Transaksi
Bentuk : Lampiran A-3 3.5 Spesifikasi Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen yang akan mendukung kegiatan manajemen serta merupakan dokumen dari hasil catatan laporan. Dokumen keluaran yang digunakan sebagai berikut :
1. Nama Dokumen : PO (Purchase Order) Fungsi : Untuk pemesanan barang Sumber : Kepala Unit
Tujuan : Sebagai bukti pemesanan barang kepada supplier
Media : Kertas
Jumlah : 1
Frekuensi : Setiap transaksi Bentuk : Lampiran B-1
2. Nama Dokumen : Surat Perintah Kerja/Penerimaan/Pengadaan Fungsi : Sebagai acuan cara kerja bendahara materil Sumber : Kepala Unit
Tujuan : Sebagai acuan cara kerja bendahara materil
Media : Kertas
30
Frekuensi : Setiap melakukan pengadaan/proses giling/proses jemur
Bentuk : Lampiran B-2
3. Nama Dokumen : Daftar Timbang
Fungsi : Untuk menentukan besaran tonase Sumber : Bendahara Materil
Tujuan : Untuk menentukan besarnya kuantum
Media : Kertas
Jumlah : 1
Frekuensi : Setiap melakukan transaksi Bentuk : Lampiran B-3
4. Nama Dokumen : Quality Control
Fungsi : Untuk melakukan kontrol kualitas Sumber : Bendahara Materil
Tujuan : Untuk melakukan kontrol kualitas
Media : Kertas
Jumlah : 1
Frekuensi : Setiap Pengadaan/Proses Giling/Jemur Bentuk : Lampiran B-4
5. Nama Dokumen : Berita Acara Serah Terima Barang Fungsi : Bukti penyerahan/penerimaan barang Sumber : Bendahara materil
Media : Kertas
Jumlah : 1
Frekuensi : Setiap transaksi Bentuk : Lampiran B-5
6. Nama Dokumen : Berita Acara Kesepakatan Harga
Fungsi : Sebagai bukti kedua belah pihak sepakat menentukan harga
Sumber : Kepala Unit
Tujuan : Sebagai bukti kedua belah pihak sepakat menentukan harga
Media : Kertas
Jumlah : 1
Frekuensi : Setiap transaksi Bentuk : Lampiran B-6 7. Nama Dokumen : Kwitansi
Fungsi : Sebagai bukti penerimaan uang oleh pihak penjual Sumber : Bendahara Finansil
Tujuan : Sebagai bukti penerimaan uang oleh pihak penjual
Media : Kertas
Jumlah : 1
Frekuensi : Setiap melakukan pembayaran
32
3.6 Permasalahan Pokok
Pada PT. PERTANI ( PERSERO ) UPP KARAWANG I yang masih terdapat kendala khususnya di bidang pengadaan bahan pokok seperti :
1. Saat pencatatan data barang masuk dan data barang keluar yang memungkinkan terdapat masalah karena masih dilakukan secara manual yang memungkinkan terjadinya kesalahan dalam pencatatan dan perhitungan.
2. Belum menguasai sumber bahan baku.
3. Keterbatasan sumber daya manusia Kurangnya staff untuk melaksanakan kegiatan di pabrik, sehingga pekerjaan pekerjaan dilakukan oleh satu dua orang saja, mengakibatkan tanggung jawab semakin berat. Serta tidak mempunyai staff dibagian pemasaran.
4. Belum melakukan pemetaan-pemetaan terhadap daerah sumber bahan baku yang baik.
5. Belum mempunyai hubungan pada daerah sentra panen. 6. Tidak mempunyai armada/angkutan sendiri.
4 3.7 Pemecahan Masalah
Dengan melihat dan menganalisa permasalahan yang terjadi pada PT. PERTANI ( PERSERO ) UPP KARAWANG I maka alternatif permasalahan yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut :
1. Mengunakan sistem digital atau sistem yang dirancang sistematis dalam melakukan pengelolaan stok barang yang berupa penginputan barang masuk dan barang keluar.
2. Mencari informasi luas area tanam/sawah untuk tanam dan panen di dinas pertanian.
3. Perlu penambahan staff yang diberi tugas dibidang kualiti kontrol,
administrasi gudang, operasional pengadaan bahan baku, dan tenaga kerja marketing.
4. Melakukan survey daerah-daerah yang menghasilkan gabah yang berkualitas baik.
5. Melakukan kerja sama dengan kelompok kelompok tani.
6. Perlu disediakan armada truk untuk mengangkut hasil panen dan hasil produksi sehingga harga bisa kompetitif dan kecepatan distribusi.
