1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Quality Management System adalah bagian yang mengatur semua aspek
kualitas PT. Coca Cola Amatil Indonesia – Central Java. Aspek kualitas tersebut
harus memenuhi standar dan sesuai dengan perizinannya. Standar atau izin
dinyatakan dalam dokumen-dokumen. Salah satu dokumen arsip tersebut adalah
sertifikat perizinan.
Sertifikat perizinan memiliki banyak tipe atau jenis sehingga tidak hanya
memiliki satu file saja dari setiap jenisnya. Sertifikat perizinan mempunyai batas
waktu untuk masa berlaku perizinannya dan harus diperbaharui sebelum batas waktu
tersebut berakhir.
Aktivitas pengecekan sertifikat perizinan dilakukan dengan cara manual dengan
memberi catatan pada arsip untuk mengetahui berakhirnya batas waktu. Hal tersebut
menjadi kurang efektif, karena banyaknya dokumen sehingga memiliki potensi yang
tinggi terjadinya kesalahan dalam pengecekan. Sebagai contoh sertifikat perizinan
dapat saja sudah masuk masa tenggang atau sudah hangus masa berlakunya. Apabila
sertifikat perizinan tidak diperbaharui, PT. Coca Cola Amatil Indonesia dapat
kehilangan hak perizinannya, kesempatan untuk memiliki dan mengakses perizinan
kembali sehingga bisa mempengaruhi kegiatan produksi dan kegiatan operasional
2
Dalam kegiatan operasional PT. Coca Cola Amatil Indonesia menyediakan
aplikasi perkantoran yang lengkap, termasuk aplikasi pengolah angka. Namun
aplikasi perkantoran tersebut belum dimanfaatkan secara optimal untuk aktifitas
pengarsipan sertifikat perizinan. Berdasar latar belakang tersebut penulis tertarik
untuk membuat program aplikasi dan laporan dengan judul “ Aplikasi Penginputan
dan Pengecekan Sertifikat Perizinan Dengan Macro Excel di PT. Coca Cola Amatil
Indonesia”.
1.2 Tujuan
1.2.1 Tujuan Umum
Sesuai dengan tujuan D3 Program Studi Komputerisasi Akuntansi yaitu untuk
menghasilkan lulusan ahli madya (Amd) yang terampil, professional, dan
bertanggung jawab serta berkomunikasi dan bekerja sama dengan baik maka dengan
tujuan tersebut praktek kerja dan penyusunan laporan Praktek Kerja dan Tugas Akhir
dilaksanakan.
1.2.2 Tujuan Khusus
Dokumen perizinan adalah salah satu data terpenting yang tidak bisa hanya
sekedar diarsip saja, tetapi dokumen tersebut sewaktu-waktu harus dilakukan
pengecekan untuk mengetahui kapan dokumen itu harus diperpanjangatau diperbarui,
maka kerja praktek ini dilakukan dengan tujuan untuk membantu mempermudah
pengecekan dokumen perizinan yang telah memasuki masa tenggang sehingga tidak
3
1.3 Cakupan Topik Bahasan - Pengarsipan sertifikat perizinan
- Pemberian cek masa berlaku setiap sertifikat perizinan
- Rancangan system sertifikat perizinan
- Implementasi dan analisis sistem
1.4 Jadwal Praktek Kerja Lapangan
Kerja praktek di PT. Coca Cola Amatil Indonesia – Central Java dilaksanakan
selama 3 bulan dimulai 4 Mei 2015 sampai 31 Juli 2015, berikut rincian kegiatan
selama kerja praktek :
Tabel 1. Tabel Rincian Kegiatan Kerja Praktek
Waktu Pelaksanaan Uraian Kegiatan
Bulan 1
(4 Mei 2015 - 31 Juni 2015)
- Perkenalan Perusahaan dan dengan staff office Bagian QMS ( Quality Management System) PT. Coca Cola Amatil Indonesia – Central Java. - Mempelajari dokumen eksternal, sertifikat
perizinan.
- Input sertifikat perizinan. Bulan 2
(1 Juni 2015 - 30 Juli 2015)
- Perkenalan dengan staff office Divisi Finance. - Mempelajari Faktur Pajak.
- Mencetak faktur pajak.
- Memisahkan rangkap 1 & rangkap 2 faktur pajak.
- Memisahkan faktur pajak rangkap 1 sesuai kode daerah.
- Mengirim faktur pajak sesuai kode daerah pajak. - Mengarsip faktur rangkap 2 sesuai list.
4
Waktu Pelaksanaan Uraian Kegiatan
(1 Juli 2015 - 31 Juli 2015) (Maintenance & Engineering).
- Mempelajari dokumen work order (WO). - Input work order berdasar nomor work order - Merubah Planing WO menjadi Release PM. - Closing dan stempel “closed” work order yang
sudah complete WO.
1.5 Metode Pelaksanaan dan Pengumpulan Data 1. Praktek Kerja
Praktek kerja yang dilakukan untuk observasi di PT. Coca Cola Amatil
Indonesia Central Java untuk berlajar dan berlatih di dunia kerja yang lebih
menekankan praktek daripada teori, dilakukan secara terbimbing sebagai persyaratan
kelulusan.
2. Pengamatan
Pengumpulan data yang dilakukan dengan mengamati secara langsung di PT.
Coca Cola Amatil Indonesia Central Java di bagian QMS , pengamatan yang
dilakukan secara sistematik, sesuai dengan tujuan yang direncakan.
3. Wawancara
Teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan tanya jawab secara langsung
antara narasumber dengan peneliti melalui tatap muka untuk mendapat informasi
secara langsung yang digunakan untuk penyusunan laporan.
4. Studi Pustaka
Teknik pengumpulan data dengan sumber buku untuk menambah referensi dan
