BAB I - Hasil Analisis Diskusi Membedah Jurnal Efektifitas Komunikasi - Repository UNIKOM

(1)

BAB I

Pendahuluan

Scott G. McNealy, adalah CEO dari Sun Microsystem, Inc.

Dikenal karena keunikan Visi-nya tentang hagih-tech, yang berdasarkan jaringan komputer.

Memahami bahwa informasi dan komunikasi adalah kunci untuk melanjutkan pengembangan organisasi .

Memanfaatkan kekuatan komputer untuk mendorong sebuah program komunikasi organisasi yang komprehensif. termasuk polling atau penyebaran kuesioner melalui e-mail untuk mengumpulkan informasi tentang persepsi karyawan mengenai hal-hal seperti “performance inhibitors” yang membuatnya sulit melakukan pekerjaan dengan baik.

(2)

Budaya yang membangun kepercayaan dan mendorong

semangat serta memudahkan mengalirnya ide-ide dan

saran-saran baik ke atas maupun ke bawah dalam hirarki, serta

diantara para pimpinan dan kolega.

(3)

American

Management

Association,

sebagai

contoh, hanya menempatkan para manajernya

dalam

peringkat

63%

dalam

merespek

(4)

Dalam kaitannya dengan kreativitas:



Organisasi sekarang ini menghadapi serangkaian

tekanan persaingan.



Mereka harus tetap berubah dan berinovasi.



Mereka reinventing pada kecepatan internet agar

tetap tidak ketinggalan dalam perubahan teknologi,

pesaing-pesaing baru dari berbagai penjuru dunia,

dan perubahan permintaan kostumer dan tenaga

kerja potensial secara terus menerus.



Organisasi bisnis perlu menguasai komunikasi dan

(5)

Kreativitas sangat penting untuk kemajuan

organisasi:



Sebagai sumber penciptaan

nilai

bagi stakeholder

baik yang ada dalam organisasi maupun yang

berada diluar oragnisasi.



Fokus kreativitas adalah innovasi, penemuan

produk dan jasa, pengembangan proses baru,

cara baru dalam berkomunikasi dengan para

pelanggan, cara baru mempengaruhi dan

mempertahankan karyawan yang berbakat.

(6)

Sekarang ini masih banyak manajer perusahaan

mencoba menerapkan satu model sebagai

satu-satunya model kreativitas sehingga hasilnya

sering mengecewakan. Kegagalan penerapan

model tersebut disebabkan karena

usaha baru

memerlukan

pendekatan

baru

terhadap

(7)

Identifikasi Masalah:

Berdasarkan uraian pendahuluan, diidentifikasi permasalahan bahwa

hampir tidak ada organisasi yang berbasis komunikasi dan informasi. Hal

ini menghambat terciptanya kreativitas dalam sebuah organisasi.

Berdasarkan hasil survei menunjukkan para manajer hanya 63% yang

memberikan respek terhadap komunikasi dan informasi. Pada survei yang

lain menempatkan skill para manajernya dalam “listening and asking

questions” hanya rata-rata 3,6 dari skala 5 poin. Memperhatikan

identifikasi masalah tersebut, maka dapat dikemukakan beberapa rumusan

masalah sebagai berikut:

1.

Bagaimanakah peran komunikasi dalam perilaku organisasi ?

2.

Bagaimanakah peran kreativitas dalam perilaku organisasi ?

3.

Apakah organisasi yang berbasis komunikasi dan informasi akan

(8)

Tujuan Pengkajian:

Adapun yang menjadi tujuan pengkajian adalah sebagai berikut:

 _{untuk mendeskripsikan pentingnya komunikasi dan informasi, hal ini akan}

mendorong munculnya kreativitas pada semua anggota/karyawan dalam sebuah organsisi.

 _{Menjelaskan pentingnya komunikasi dan informasi dalam organisasi.}

 _{Menjelaskan pentingnya kreativitas dalam organisasi khusunya dalam era}

persaingan yang semakin ketat dewasa ini.

 _{Untuk mengetahui kaitan antara komunikasi dan informasi serta}

(9)

Metode Pengkajian

Pengkajian ini lebih bersifat teoritis, sehingga metode yang dipakai lebih bersifat analisis deskriptif.

Analisis deskriptif ini diharapkan mampu memberikan gambaran secara jelas tentang permasalahan yang berkaitan dengan peran penting komunikasi dan informasi serta kreativitas dalam sebuah organisasi.

(10)

BAB II

KAJIAN PUSTAKA Communication:

It is the process of sending and receiving symbols with attached meaning.

Terdapat tiga dimensi penting yang mendasari definisi-definisi komunikasi:

Dimensi pertama,

tingkat observasi atau derajat keabstrakannya.

Dimensi Kedua, kesengajaan

(intentionality).

Dimensi Ketiga,

penilaian normatif.

Tiga Konseptualisasi Komunikasi

Komunikasi sebagai tindakan satu-arah

Komunikasi sebagai interaksl

(11)

Sifat dan Proses Komunikasi

Dapat dipahami dengan memperhatikan figure di bawah ini

Source Receiver

Intended Encodes Channel Decodes Perceived Meaning message message meaning

Feedback

Noise

Physical distraction Semantic errors Mixed messages

Cultural differences Absence of feedback Status effect

(12)

Arah dan Aliran Komunikasi

 _{Dewasa ini}_{customer-sensitive}_{organisasi memerlukan secara}

tepat dan akurat feedback dan informasi produk. Untuk melayani kebutuhan konsumen, mereka harus memperoleh informasi yang benar, dan memperolehnya secara cepat dari para pekerja. Selanjutnya, setiap bagian dalam organisasi, harus berkeinginan dan dapat berkomunikasi keseluruh bidang atau batas-batas fungsional, dan mendengar kebutuhan satu sama lain sebagai “internal customers”.

 _{Desain organisasi baru} _{(new organization)}_menekankan

(13)

Arah dan Aliran Komunikasi

Komunikasi diantara anggota organisasi, serta antara mereka dan kostumer eksternal, suplier, distributor, alliance partner, dan diluar rumah, menyediakan informasi vital bagi perusahaan.

Komunikasi organisasional adalah proses spesifik yang melalui gerakan informasi dan dipertukarkan dalam organisasi keseluruhan. Informasi mengalir baik melalui saluran formal maupun informal sebagaimana yang dibuat, dan saluran saluran tersebut mengalir ke bawah, ke atas dan ke samping.

Downward Communication

Seperior

To influance: To inform:

Strategies Peer Manager Peer Problems Objectives Results

Instructions Suggestions Publics Questions Policies Needs

Feedback Subordinates

Upward Communication Lateral Communication To coordinate: Problems Needs Advice Feedback

(14)

Dasar- dasar Komunikasi Interpersonal

 _{Organisasi dewasa ini, penekanannya pada struktur horisontal}

dan integrasi fungsional. Orang yang berkeinginan dan mampu bekerja sama, dan komitmen bakatnya yang saling mendukung, serta semangat kerja, merupakan dasar dari suatu organisasi berkinerja tinggi. Untuk menciptakan dasar ini, orang harus unggul dalam proses komunikasi interpersonal.

Komunikasi yang Efisien dan Efektif

 _{Ketika orang berkomunikasi dengan orang lainnya,}

sekurang-kurangnya ada dua hal penting yakni, pertama adalah keakuratan komunikasi sebagai suatu hasil yang efektif, kedua adalah biayanya sebagai suatu hasil yang efisien.

 _{Komunikasi yang efektif} _{terjadi ketika sumber makna yang}

dimaksud dan makna yang dipahami oleh receiver adalah benar-benar sama.

 _{Komunikasi yang efisien} _{terjadi pada biaya yang rendah}

(15)

Aktif Mendengarkan

 _{Kemampuan mendengar dengan baik adalah suatu aset yang}

nyata seseorang. Terdapat dua sisi dalam proses komunikasi: 1) pengiriman suatu pesan, atau “telling”, dan

2) menerima suatu pesan atau “listening”. Sayangnya, terlalu banyak orang menekankan telling dan mengabaikan listening.

 _{Setiap orang didalam lingkungan kerja yang baru, seharusnya}

(16)

Pengertian kreativitas

Apa yang dimaksud dengan kreativitas?

 _{Menurut Jeff DeGraff and Katherine A. Lawrence (2002)}

menetapkan kreativitas “as a purposeful activity (or set of activities) that produces valuable products, services, processes, or ideas that are better or new.

 _{Tindakan kreativitas dapat dilakukan oleh individu, suatu}

(17)

Figure 4. Factors affecting organisational creativity

Organisational Climate

 Participation

 Freedom of expression

 Interaction with small barriers

 Large number of stimuli

 Freedom to experiment

 Building on earlier ideas

Organisational Climate

• Open flow of communication

• Risk taking

• Self-inisiative activity

• Participative safety

• Trust and respect for the individual

Structure & System

• Long-terism

• Flat structure

•Fair, supportive evaluation of employees

• Rewarding creative performance Resource & System

 Sufficient resourcing

• Effective system of communication

• Challenging work

Leadership Style

• Participative • Leader’s vision

• Develop effective group

Organisatio nal

(18)

Pemetaan Kreativitas: Empat Profile Profil Imagine

Berupaya menciptakan sesuatu yang baru, yang sebelumnya dipikirkan tidak mungkin. Tujuannya bercirikan inovasi atau pertumbuhan.

Profil Investasi

 _{Berfokus pada kinerja dan tujuan.}  _{Bersaing dan mencintai tantangan}

 _{Budaya yang menekankan pencapaian hasil dan disiplin}

 _{Memotivasi kearah percepatan dan outcome yang menguntungkan, sebelum} pesaing melakukannya. Secara khusus berfokus pada profit melalui marketshare, revenu, dan pemilikan brand, atau melalui kecepatan respon.

Profil Improve (perbaikan/peningkatan)

Berupaya menciptakan sesuatu lebih baik bergantung pada keadaan sekarang. Tujuan khususnya adalah kualitas dan optimisasi, kadang-kadang dinyatakan sebagai prediktabilitas atau produktifitas.

Profile Incubate

Berkomitmen terhadap komunitasnya, berfokus kepada sharing

value dan komunikasi. Budaya mereka selalu berusaha belajar setiap

(19)

Determinan Kreativitas Organisasi

Berdasarkan literatur menyoroti lima faktor utama yang meningkatkan kreativitas dalam suatu lingkungan kerja:

 _{Iklim organisasi}  _{Gaya kepemimpinan}  _{Budaya organisasi}

 _{Sumber daya dan ketrampilan}

(20)

Iklim Organisasi

Feurer et al (dalam Constantine A, 1996) mengemukakan dalam penelitiannya pada Hewlett Packard bahwa kreativitas paling baik dicapai dalam iklim terbuka dimana beberapa tahap dilalui untuk mencapai hal tersebut yakni:

 _{Berinteraksi dengan rintangan-rintangan kecil}  _{Sejumlah besar stimulus}

 _{Kebebasan untuk bereksperiment}

(21)

Gaya Kepemimpinan

 _{Terdapat konsensus bahwa demokrasi, gaya kepemimpinan partisipatif}

kondusif terhadap kreativitas. Bowven dan Fry, menyarankan bahwa dalam mengelola sesuatu yang baru tidak cukup hanya sekedar menghindari prosedur dan penerapan yang biasa dilakukan; perlu secara aktif menyertakan management idea.

 _{Cook (dalam Constantine A, 2001) mengusulkan bahwa pemimpin}

(22)

Budaya Organisasi

 _{Ketika mengelola kreativitas dalam organisasi, tantangan}

utamanya adalah menciptakan suatu budaya organisasi, yang mengembangkan cara inovatif yang menekankan pada permasalahan dan menemukan solusi.

 _{Untuk mendorong kreativitas dalam lingkungan kerja}

organisasi perlu mengembangkan apa yang Brand (dalam Constantine A, 2001) defenisikan sebagai suatu “innovative” (divergent and learning) “supportive” (empowering and caring) budaya. “Contolling” (convergent and efficiency conscious) dan “Directive” budaya (profit before people) yang menghalangi kreativitas dalam lingkungan kerja.

 _{Robinson dan Stern (dalam Constantine, 2001) mengusulkan}

(23)

Sumber daya dan Ketrampilan

 _{Kreativitas organisasi mensyaratkan perusahaan untuk}

membuat pilihan strategis yang berkaitan dengan sumber daya manusianya. Organisasi yang kreatif harus berupaya secara eksplisit terhadap attraction, organisasi seharusnya mempekerjakan orang yang berpengetahuan, rajin, kreatif dalam proses berpikirnya serta mau bekerja keras untuk mencapai tujuan. Secara umum, organisasi kreatif seharusnya fokus kepada mempekerjakan orang yang memiliki minat yang luas. Yakni, orang yang mudah belajar dan siap menghadapi beberapa resiko.

 _Bagaimana _organisasi _kreatif _{mengembangkan} _dan

(24)

Struktur dan Sistem

Amabile (dalam Constantine A, 2001) :

 _Mengemukakan _bahwa _kreativitas _benar-benar

meningkat bila didukung organisasi secara keseluruhan. Oleh karenanya pemimpin harus menerapkan sistem yang tepat dan prosedural, yang menekankan bahwa upaya kreatif adalah prioritas dalam organisasi.

 Organisasi yang bertujuan mendukung nilai kreativitas

seharusnya konsisten menghargai kreativitas, tetapi pada saat yang sama mereka seharusnya menghindari penggunaan uang untuk

menyogok

orang untuk tampil

dengan ide-ide inovatif. Para pemimpin dapat

(25)

 _{Hasil penelitian yang dilakukan oleh Mohamed Mostafa,}

menunjukkan semakin tinggi tingkat pendidikan manajer, semakin tinggi kemungkinannya mengadopsi kegiatan-kegiatan kreatif dan inovatif. Dengan menggunakan prosedur t-test, diketahui pula bahwa tidak terdapat kesenjangan generasi sikap para manajer terhadap kreativitas organisasi. Dari sampel yang digunakan sebanyak 170 manajer di Egypt, ternyata sikap manajer pria secara signifikan lebih menguntungkan terhadap kreativitas dibandingkan dengan sikap para manajer wanita.

 _{Dalam konteks negara Timur Tengah, penilitian ini}

(26)

BAB III PEMBAHASAN

Peran Komunikasi dalam Organisasi

Implementasi sistem komunikasi yang efisien dan efektif dalam sebuah organisasi sangatlah penting.

Robbins (2003) dalam bukunya, Organizational Behavior, mengatakan bahwa komunikasi harus mencakup perpindahan dan pemahaman makna. Hal ini berarti bahwa komunikasi haruslah dipahami oleh para individu yang melakukannya.

Komunikasi akan meningkatkan pemahaman antara karyawan dan pihak manajemen dalam hubungan kerja yang lebih baik untuk mencapai tujuan bersama. Hal ini akan membuka diri satu sama lain untuk hal-hal yang belum jelas, saluran komunikasi selanjutnya meningkatkan aliran informasi antar dua kelompok yang seringkali memiliki kepentingan yang berbeda.

Paul James Davis (2004), mengamati peralatan komunikasi perusahaan yang diterapkan oleh satu organisasi bisnis yang berbentuk franchisor,

(27)

Multi Channel Corporate Communication

Untuk menjadi lebih fleksibel dan efektif, sebuah organisasi atau perusahaan haruslah merubah tipe komunikasinya. Tidak hanya komunikasi vertikal, tetapi lebih cenderung kepada multi channel corporate communication. Tipe komunikasi ini selain melakukan vertikal komunikasi (downward dan upward communication) juga memungkinkan untuk melakukan komunikasi horisontal - diantara kelompok kerja yang sama - atau bahkan lintas fungsional.

Tipe komunikasi ini dapat memberdayakan pengawas lini pertama dan pekerja non manajemen.

Panduan Komunikasi Lintas Budaya

Panduan ini ditujukan untuk mengurangi salah persepsi, salah penafsiran, dan salah evaluasi bila berkomunikasi dengan orang lain dari budaya yang berlainan pula (Robbins, 2003).

 _{Pelajari tentang perbedaan budaya.}

 _{Pahami perbedaan komunikasi budaya non verbal.}

(28)

Fungsi-Fungsi Komunikasi

Fungsi Pertamaadalah, sebagai komunikasi sosial;

 _{Pembentukan konsep diri}

 _{Pernyataan eksistensi diri}

 _{Untuk kelangsungan hidup, memupuk hubungan, dan memperoleh kebahagiaan}

Fungsi kedua adalah; Komunikasi ekspressif

Fungsi Ketlga adalah; Komunikasi Ritual

(29)

KONTEKS-KONTEKS KOMUNIKASI



Komunikasi intrapersonal



Komunikasi interpersonal



Komunikasi kelompok



Komunikasi Publik



Komunikasi organisasi

(30)

Komunikasi yang efektif



Menghasilkan pengertian



Menghasilkan kesenangan



Mempengaruhi sikap



Menghasilkan hubungan sosial yang lebih baik

(31)

Komunikasi harus didukung sikap saling percaya;

menerima, empati dan kejujuran.

Menerima

adalah kemampuan berhubungan dengan orang

lain tanpa menilai dan tanpa berusaha mengendalikan. Menerima adalah sikap yang melihat orang lain sebagai manusia, sebagai individu yang patut dihargai

.

Empati

artinya membayangkan diri kita pada kejadian yang

menimpa orang lain.

Kejujuran

menumbuhkan sikap percaya. Menerima dan

empati mungkin saja dipersepsi salah oleh orang lain.

(32)

Peran Kreativitas dalam Organisasi

Organisation Post-Industrial.

 Post-industrial organisation dewasa ini adalah organisasi berbasis pengetahuan

(knowledge-based organisations) dan keberhasilan serta survivalnya tergantung pada kreativitas, inovasi, penemuan atau invention. Suatu reaksi yang efektif terhadap tuntutan tersebut bukan hanya mengarah kepada perubahan dalam individu dan perilakunya, tetapi juga perubahan inovatif dalam organisasi untuk menjamin keberadaannya (Read, dalam Mohamed M, 2005).

 Kreativitas menjadi alat yang paling penting bagi para manajer. Kreativitas

selanjutnya menuntun para manajer mencari solusi baru terhadap masalah produk yang dihasilkan, mengarahkan ke solusi yang lebih baik terhadap masalah bisnis dan konsumen. Kreativitas merupakan kunci keberhasilan pemasaran dan peningkatan efisiensi operasi. Dalam lingkungan organisasi yang turbulensi, nampaknya keunggulan bersaing ditopang oleh kemampuan perusahaan berinovasi untuk melepaskan diri dari tekanan pasar yang kurang menguntungkan.

 Konsep kreativitas dan inovasi sering digunakan secara bergantian dalam literatur.

(33)

Organisasi berbasis komunikasi dan informasi mendorong kreativitas.

 _{Penerapan sistem komunikasi yang efisien dan efektif akan mendorong tumbuhnya}

kreativitas dalam sebuah organisasi. Hal ini telah ditunjukkan oleh Paul James Davis (2004) dalam tulisannya tentang “Effective communication strategies in a franchise organization” . Merekomendasikan pentingnya komunikasi yang lebih efektif antara franchisor dan franchisee termasuk perusahaan yang lebih besar yang berinisiasi melakukan konsultasi dan promosi secara lebih jelas tentang ide-ide inti, yang menjastifikasi dan menjelaskan dari pada bersifat nasehat dan tuntutan.

 _{Pentingnya konsistensi produk dan diversitas dalam kegiatan lokal didukung oleh}

beberapa communication tools. Buku resep perusahaan, alat penilaian, dan kursus pelatihan digunakan untuk mengkomunikasikan pentingnya konsistensi metode produksi.

 _{Literatur dan forum telah dirancang untuk mendorong komunikasi dua arah antara}

(34)