56
BAB 3
ANALISA SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum PT. AS ABA 3.1.1 Sejarah Perusahaan
Pada tahun 1962 ASABA merupakan distributor produk stationery, yang didirikan oleh Alm. M r. Angsono. Kemudian pada bulan M ei 1974 dibentuk ASABA GROUP yang berpusat di Jl. Ir. H. Juanda No. 7, Jakarta Pusat. ASABA merupakan singkatan dari Aneka Sakti Bhakti
ASABA GROUP telah berhasil menjadikan dirinya sebagai perusahaan yang dipandang dan memiliki reputasi sebagai salah satu perusahaan di Indonesia dengan unit bisnis yang kuat dan unggul dalam setiap pembangunan dan market. ASABA GROUP terdiri dari beberapa anak perusahaan yang bergerak di bidang usaha Unit M anufaktur Alat Tulis (memproduksi pensil
Staedtler, pulpen Zebra dan Max Staples), yang utama Alat Tulis Kantor dan
perusahaan distribusi M esin Fotocopy (mewakili beberapa brand seperti Canon,
Konica Minolta dan Sharp), Outlet Retail Alat Tulis, Provider Solusi Komputer,
Integrator Sistem (Microsoft, CA, dll), Food Manufacturing and Bakery Chains, Bisnis Properti, dll.
PT. ASABA – bagian dari A SABA GROUP – sudah berkembang menjadi pemasok Stationery, Office Equipment, Develop Copier Machine,
Surveying (Sokkia : Alat ukur untuk bangunan). Untuk mendukung
(Head Quarter), Medan, Bandung, Semarang, Yogyakarta, Surabaya dan Balikpapan. PT. ASABA juga memiliki anak cabang yang ekstensif dan jaringan
reseller di kota-kota lain di seluruh Indonesia. PT. ASABA selalu siap untuk
mengambil peluang agar dapat memanfaatkan keahlian, jaringan yang luas, dan posisi keuangan yang solid untuk memberikan produk dan pelayanan yang terbaik dan bernilai tinggi kepada pelanggan dan stakeholder lainnya.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan 3.1.2.1 Visi Perusahaan
“To be recognized as a leading marketing and distribution company with full commitment in Innovation, Business Development, Stake-holders Welfare Improvement and Customer Satisfaction Achievement.” A gar dapat menjadi
perusahaan terkemuka di bidang pemasaran dan distribusi yang dengan komitmen penuh dalam Inovasi, Business Development, Peningkatan Kesejahteraan Pemegang Saham dan Peningkatan Prestasi Kepuasan Pelanggan.
3.1.2.2 Misi Perusahaan
“Continuously and consistently expanding the business and establishing the company image with the focus on customer satisfaction.” Dengan
terus-menerus dan secara konsisten memperluas bisnis dan membangun citra perusahaan dengan memfokuskan pada kepuasan pelanggan.
58
3.2 S truktur Organisasi PT. AS ABA 3.2.1 S truktur Organisasi MA NA GING DIRECTOR F & A DM Secretary As sistant to Di rec tor HRD SPV
SURVEY ING DM Affai r (2)Gener al
DEVE LOP DM Procurement (2) OE Sales & M ar keti ng Mgr IT PRODUCT DM STATIONERY DM Digi Pri nt DM NSM S UM PL + Zebra A PM M LU AP M Zebra Sales/Chi na Pr od. M gr S /P Mgr Fox/ President G PM STD IM P/LCL Mark & A dm S PV Direct SPV Inderect SPV M oder n Outl et Technici an Seni or Techni cal Support M gr Servi ce Mgr S al es Techni cal S upport Mgr As s. Ser vic e Mgr Sales Chief Coll ec ti on WH/Del M gr A cctg S PV Stock Audi t S PV General Cashier Tax SPV Fakturi s SP V Staff
3.2.2 Uraian Tugas dan Wewenang
Adapun tugas dan tanggung jawab dari masing-masing departemen pada struktur organisasi PT. ASABA adalah sebagai berikut :
1. Managing Director
a. Bertanggung jawab secara penuh dalam melaksanakan tugasnya demi kepentingan perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan.
b. M embuat segala perencanaan dan strategi perusahaan, baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang.
c. M engkoordinir dan mengatur setiap kegiatan yang dijalankan perusahaan.
2. Assistant to Director
a. M engkoodinir hubungan orang-orang dan komponen-komponen yang bertanggung jawab atas tercapainya tujuan perusahaan.
b. M embuat keputusan terakhir mengenai hal yang berhubungan dengan tujuan perusahaan.
c. M emberikan bantuan kepada pimpinan utama dalam suatu tugas pimpinan tertentu dan memberikan segala hal yang diperlukan.
3. Secretary
a. M engurus sistem pengarsipan umum dan file semua korespondensi. b. M embantu dalam perencanaan dan persiapan rapat, konferensi dan
telekonferensi.
c. M engurus inventaris yang memadai untuk perlengkapan kantor. d. M emberikan pelayanan administratif bagi Managing Director.
e. M embuat konsep surat perjanjian antara perusahaan dengan rekanan, menyusun surat-surat rahasia, menyusun acara pertemuan bisnis. f. Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada
para relasinya. 4. Stationery Division Manager
a. M engawasi dan bertanggung jawab atas penjualan stationery.
b. M engawasi dan bertanggung jawab atas penjualan produk stationery. 5. Office Equipment Sales & Marketing Manager
a. M enetapkan strategi pemasaran yang tepat untuk menghadapi pesaing bisnisnya.
b. M engawasi dan bertanggung jawab atas penjualan dan pemasaran
office equipment.
c. M engontrol staf marketing agar para staf melakukan tugasnya dengan baik.
6. Develop Division Manager
a. M enangani produk rental, seperti mesin fotocopy (Konica M inolta, Bizhub, dll).
b. M engawasi dan bertanggung jawab atas penjualan mesin fotocopy. 7. Surveying Division Manager
a. M engawasi dan bertanggung jawab atas penjualan instrumen pendukung survey atau alat ukur.
b. Bertanggung jawab atas produk rental, alat ukur bangunan. 8. Finance & Accounting Division Manager
b. M enerima laporan penagihan.
c. M embuat laporan administrasi kas bank. d. M elakukan pembayaran kepada supplier. 9. Human Resources Development Supervisor
a. Bertanggung jawab dalam memilih dan menjawab kebutuhan pegawai melalui penerimaan kerja sampai dengan penempatan kerja para karyawan baru.
b. Bertanggung jawab dalam menjaga kualitas SDM yang ada di perusahaan dengan cara pelatihan, pendidikan dan pengembangan sebagai upaya dalam peningkatan kemampuan dan keterampilan kerja.
c. M elakukan penilaian kerja dengan cara mengawasi efektifitas kerja seseorang, dilihat dari grafik standard kinerja dengan kinerja yang ditunjukan oleh karyawan.
d. M erencanakan karir bahwa setiap karyawan memiliki potensi-potensi, fungsi ini guna memberikan jawaban kepada perusahaan setiap karyawan memiliki jalur karir menurut tugas, tanggung jawab dan kompetensi yang dimiliki.
e. M enghubungkan antara pekerja dengan perusahaan, mulai dari peraturan perusahaan, informasi dan kebijaksanaan yang ada.
f. Pemutusan hubungan kerja. 10. General Affair
a. Bertanggung jawab dalam hal masalah hukum, rumah tangga, dan pengelolaan aktiva tetap.
b. M enyediakan laporan kegiatan Divisi secara benar dan tepat. c. M elaksanakan pelayanan transportasi kepada seluruh karyawan. d. M embuat dan melaksanakan fungsi pelayanan kebutuhan alat tulis
kantor. 11. Procurement
a. M engawasi dan bertanggung jawab dalam hal pengadaan barang yang mendukung kegiatan distribusi perusahaan.
b. M enentukan jadwal pengadaan barang.
c. M enentukan vendor yang sesuai untuk pengadaan barang.
d. Bertanggung jawab dalam melakukan order dan konfirmasi barang. 12. IT Product Division Manager
a. M engawasi dan bertanggung jawab dalam IT Product seperti penentuan spesifikasi hardware dan software.
b. M engembangkan sistem-sistem untuk kebutuhan IT dalam perusahaan.
13. DigiPrint DM
a. M engawasi dan bertanggung jawab dalam penjualan produk-produk
digital, seperti mesin scan untuk spanduk.
b. Bertanggung jawab atas produk rental, seperti mesin scan.
3.3 Prosedur Sistem Informasi Penjualan Tunai yang Sedang Berjalan
PT. Aneka Sakti Bhakti (PT. ASABA) merupakan perusahaan yang bergerak di bidang pendistribusian seperti Stationery dan Office Equipment. Prosedur sistem penjualan tunai yang diterapkan oleh PT. ASABA yaitu :
Bagian marketing menerima order dari Customer melalui 2 cara yaitu dengan telepon (by phone) atau menerima order secara langsung ketika Customer datang untuk memesan produk (walk in). Jika by phone, Customer akan mengirimkan (faximile) Purchase Order (PO) ke Bagian Marketing, atau Bagian
Marketing akan mengambil langsung PO tersebut ke Customer. Kemudian Bagian Marketing akan membuat Sales Order (SO) berdasarkan PO yang telah dikirimkan
oleh Customer. Apabila Customer walk in, maka Bagian Marketing akan langsung membuat SO secara manual. SO dibuat sebanyak 2 rangkap, rangkap 1 diserahkan ke Bagian Fakturis, dan rangkap 2 akan diarsip oleh Bagian Marketing. Setelah Bagian Fakturis menerima SO rangkap 1, kemudian Bagian Fakturis akan menginput transaksi SO dan membuat A/R Invoice sebanyak 6 rangkap dan Surat Jalan sebanyak 5 rangkap.
Apabila Customer walk- in, maka Bagian Fakturis akan menyerahkan A/R
Invoice rangkap 1-5 dan Surat Jalan ke Customer, untuk selanjutnya dilakukan
pembayaran ke Bagian Collection. A/R Invoice rangkap 6 akan diarsip oleh Bagian Fakturis. Customer akan melakukan pembayaran dengan menyerahkan A/R Invoice dan Surat Jalan ke Bagian Collection, kemudian Bagian Collection akan membuat Bukti Pembayaran dan memberikan tanda lunas pada A/R Invoice. Bukti Pembayaran beserta A/R Invoice rangkap 1 dan Surat Jalan rangkap 1-2 diserahkan ke Customer. Setelah itu, Bagian Collection akan menyerahkan A/R Invoice rangkap 2 dan Surat Jalan rangkap 3-4 ke Bagian Gudang. Selain itu, Bagian
Collection akan menyerahkan A/R Invoice rangkap 3-4 dan Surat Jalan rangkap 5
ke Bagian Accounting dan mengarsip A/R Invoice rangkap 5. Kemudian Bagian Gudang akan menyiapkan barang berdasarkan A/R Invoice. Setelah barang siap,
Bagian Gudang akan menyerahkan barang beserta A/R Invoice ke Customer dan mengarsip Surat Jalan.
Apabila by phone, Bagian Fakturis akan menyerahkan A/R Invoice rangkap 1-5 dan Surat Jalan akan diserahkan ke Bagian Gudang dan mengarsip A/R Invoice rangkap 6. Setelah menerima A/R Invoice dan Surat Jalan, Bagian Gudang akan menyiapkan barang untuk kemudian di-packing dan dikirimkan ke Customer oleh Bagian Pengiriman. Setelah barang siap, Bagian Gudang akan menyerahkan barang beserta A/R Invoice rangkap 1-5 dan Surat Jalan ke Bagian Pengiriman. Bagian pengiriman akan mengirimkan barang beserta A/R Invoice dan Surat Jalan kepada
Customer. Setelah Customer menerima barang, kemudian Customer
menandatangani A/R Invoice beserta Surat Jalan dan selanjutnya melakukan pembayaran. A/R Invoice rangkap 1-2 dan Surat Jalan 1-2 diserahkan ke Customer. Kemudian, Bagian Pengiriman akan menyerahkan A/R Invoice rangkap 3-5 dan Surat Jalan rangkap 3-5 ke Bagian Collection. Bagian Collection akan mencocokkan A/R Invoice dan membuat Bukti Pembayaran. Kemudian A/R
Invoice rangkap 3-4 beserta bukti pembayaran dan Surat Jalan rangkap 5
diserahkan ke Bagian Accounting, Surat Jalan rangkap 3-4 akan diserahkan ke Bagian Gudang untuk diarsip, dan A/R Invoice rangkap 5 akan diarsip oleh Bagian
Collection.
Setiap akhir bulan, Bagian Accounting akan menjurnal dan membuat laporan berdasarkan A/R Invoice, Surat Jalan dan bukti pembayaran yang telah dicocokan terlebih dahulu.
3.4 Diagram Aliran Data 3.4.1 Diagram Konteks
3.4.2 Diagram Nol CU STOMER 1.0 Mener ima_order BAR ANG C USTOMER PO_atau_D ir ect_Or der
2.0 Melakukan _pemba
yaran M AR KETING Sales_ Or der
Bu kti_Pembayaran _A/R_Invoice_dan _Su rat_Jalan
3.0 Pembuatan_L apor
an
PAYM EN T
MANAGING
DIRECT OR Lapor an_Penjualan
EMPLOYEE SALES ORDER A/R IN VOIC E A/R_Invoice_da n_Surat_Jalan GU DANG
A/R_ Invoice_dan_Sur at_Jalan
A/R _Invoice_dan_Sur at_Jalan
3.5 Aplikasi Sistem Informasi Penjualan PT. AS ABA 3.5.1 Connect and Login
Sebelum dapat menggunakan sistem, pertama-tama setiap user harus melakukan prosedur Connect and Login, Gambar 3.4.
Gambar 3.4 Tampilan Layar Connect and Login
Untuk melakukan proses Connect dan Login perlu diperhatikan beberapa hal sebagai berikut :
- Host, adalah nama server yang digunakan. User memilih server mana yang akan digunakan.
- User ID diisi dengan username yang sudah dimiliki oleh masing-masing
user. Pengisian field User ID ini case sensitive sehingga perlu
diperhatikan penginputan apakah sudah benar.
- Password minimal terdiri dari 6 digit, dapat berupa character maupun
numeric. Pengisian field password ini sama seperti User ID dimana case sensitive.
- Language mempunyai default English.
- Setelah semua field terisi dengan benar, maka dapat click Icon untuk
Login dan akan menampilkan layar Organization and Warehouse Connection, Gambar 3.5. Atau untuk membatalkan dapat click Icon
.
Gambar 3.5 Tampilan Layar Organization and Warehouse Connection
- Role, adalah batasan wewenang User menurut bagiannya masing-masing; misalnya bagian Fakturis, Collection, Accounting. Setiap User akan diberikan Role sesuai dengan wewenangnya.
- Client merupakan nama perusahaan.
- Organization adalah divisi yang ada di perusahaan. User memilih field ini sesuai dengan divisinya.
- Warehouse, adalah gudang yang ada di perusahaan. User memilih sesuai dengan ketentuan yang sudah ditentukan oleh perusahaan.
3.5.2 Menu Utama
Setelah proses Connect and Login berhasil dilakukan, maka tampilan layar menu utama akan muncul, lihat Gambar 3.6. M enu dari Compiere akan menampilkan semua menu yang tersedia sesuai dengan role yang ada. Selain itu, dapat dilakukan pencarian (lookup) terhadap menu yang kita inginkan.
Gambar 3.6 Tampilan Layar Menu Utama Shortcut M enu
3.5.3 Sales Order
Pada prosedur sistem informasi penjualan tunai yang sedang berjalan di PT. ASABA, telah dikatakan bahwa Bagian Fakturis akan menginput Sales
Order ke dalam sistem. M odul Sales Order terdiri dari header dan detail.
Dimana Tab Order seperti pada Gambar 3.7 merupakan header, sedangkan Tab
Order Line seperti pada Gambar 3.8 merupakan detail.
Untuk dapat mengisi bagian Order Line atau detail harus terlebih dahulu menginput data-data pada bagian header. Terutama field-field yang telah ditunjukkan dengan warna yang berbeda.
Gambar 3.8 Tampilan Layar Tab Order Line Modul Sales Order
Setiap transaksi Sales Order yang sudah “Completed” yang berarti sudah tersimpan di dalam database, maka secara otomatis pula sistem akan langsung membuat Surat Jalan dan Invoice, lihat Gambar 3.9.
Gambar 3.9 Tampilan Layar Modul Sales Order “Completed”
Apabila Document Status sudah “Completed” maka akan muncul tombol atau command Not Posted yang berarti transaksi SO belum diposting atau belum masuk jurnal Accounting). Jika transaksi sudah benar, maka sistem juga akan otomatis posting. Sedangkan tombol Close akan memberikan pilihan
Re-activated: untuk mengganti atau merubah data dan Void: untuk membatalkan
3.5.4 Invoice (Customer)
Invoice yang sudah dibuat secara otomatis oleh sistem dapat langsung
dicetak. Untuk mencetak Invoice tersebut, dengan cara melakukan pencarian
Document Number Invoice pada modul Invoice (Customer), Gambar 3.10.
3.5.5 Shipment (Customer)
Surat Jalan secara otomatis juga akan dibuat oleh sistem setelah dibuatnya Sales Order. Sehingga dapat langsung dilakukan pencetakan terhadap Surat Jalan dengan cara melakukan pencarian Document Number Shipment pada modul Shipment (Customer), Gambar 3.11.
3.5.6 Cash Journal
Cash Journal digunakan untuk mencatat transaksi tunai, yang berasal dari
pembayaran dan penerimaan ke Kas Kecil (Petty Cash). M odul Cash Journal terdiri dari header Cash Journal, Gambar 3.12 dan detail Cash Line, Gambar 3.13.
Gambar 3.12 Tampilan Layar Tab Cash Journal Modul Cash Journal
Gambar 3.13 Tampilan Layar Tab Cash Line Modul Cash Journal
Untuk memilih transaksi tunai yang diinginkan, dapat dilihat dan dipilih pada field Cash Type. Cash type terdiri dari Invoice, General Expense, General
3.5.7 Payment
Untuk transaksi penjualan tunai dengan jumlah yang cukup besar dan tidak memungkinkan untuk menggunakan uang tunai, maka biasanya customer melakukan transfer atau pemberian cek tunai. Oleh karena itu, untuk transaksi tersebut digunakan modul Payment, Gambar 3.14. Tentukan jenis alat pembayarannya, pada field Tender type.
3.5.8 Laporan A/R Invoice
Laporan untuk A/R Invoice dilakukan per satu bulan periode dan dapat disajikan dalam beberapa pengurutan, salah satunya adalah dengan melakukan
sort by Document Number, seperti pada Gambar 3.15.
Gambar 3.15 Tampilan Layar A/R Invoice Monthly Report
Jika field-field telah terisi berdasarkan periode yang dimaksudkan, maka dapat dilanjutkan dengan memilih icon Start untuk menampilkan seluruh data dalam periode tersebut dan icon Print untuk mencetak laporan.
