Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi Institut Pertanian Bogor
Gd. Andi Hakim Nasoetion lt. 2 Tlp. 0251‐8623936, 8622642,101,213 Email : [email protected]
URL : http://dksi.ipb.ac.id
Grand
Design
Pengembangan
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi | i
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat ALLAH S.W.T bahwa
Grand Design Pengembangan Sistem Komunikasi
dan Informasi IPB perioda 20082012
telah selesai disusun dan dicetak ulang karena adanya
penambahan Sub‐Direktorat Data berdasarkan SK Rektor No. 0483/13/KP/2010. Tujuan
utama dari disusunnya
Grand
Design
ini adalah untuk menjadikan pedoman perencanaan
dan pengembangan program di Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi IPB (DKSI‐
IPB) untuk perioda lima tahun 2008‐2012 yang diselaraskan dengan
Roadmap
Rencana
Strategis IPB 2008‐2013.
Grand
Design
ini memuat beberapa hal pokok yaitu (1) latar belakang & tugas pokok &
fungsi DKSI, serta arah dan tantangan pengembangan TIK IPB, (2) kondisi terakhir TIK IPB
sampai dengan 2007, (3) desain pengembangan TIK perioda 2008‐2012 (4) rasionalisasi
program, tujuan dan sasaran, serta pentahapan program.
Produk berupa
Grand Design
ini merupakan hasil kerja secara kolaboratif dari semua pihak
mulai dari pimpinan institusi, pimpinan unit kerja, serta kerbatasan kerja di Direktorat
Komunikasi dan Sistem Informasi IPB (DKSI‐IPB) dengan kombinasi pendekatan
topdown
dan
bottomup
agar dapat menampung aspirasi pemangku kepentingan (
stake
holders
)
representatif di IPB.
Besar harapan kami agar
Grand
Design
ini dapat dimanfaatkan untuk berbagai upaya dan
rencana pengembangan TIK yang terbaik dimasa mendatang. Kami sangat menghargai dan
berharap mendapatkan tanggapan berupa kritik dan saran konstruktif bagi
penyempurnaan laporan maupun kebijakan dan
Grand
Design
ini. Atas kerjasama semua
pihak yang telah membantu tersusunnya laporan ini diucapkan terima kasih.
Bogor, Nopember 2010
Direktur
Prof. DR. Ir. H. Kudang B. Seminar, MSc
NIP 19591118 198503 1 004
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi | ii
DAFTAR
ISI
KATA PENGANTAR ... I
DAFTAR ISI ... II
BAB I LATAR BELAKANG ... 1
1.1 Struktur, Tugas Pokok dan Fungsi DKSI ... 1
BAB II KONDISI SAAT INI ... 5
2.1 Kondisi Tahun 2007‐2008 ... 5
2.1.1. Kegiatan Sub‐Direktorat Aplikasi & Layanan (Sub‐Dit. AL) ... 5
1. Pengembangan dan Pemutakhiran Database ... 6
2. Pengembangan dan Rekayasa Website IPB ... 6
3. LMS dan LCMS ... 7
4. Pengolah Data Evaluasi Proses Belajar dan Mengajar (EPBM) ... 7
5. Pengembangan Sistem KRS secara Terpusat dan KRS Online ... 8
6. Penyusunan Jadwal Terpadu ... 9
7. Penggunaan Teknologi Digital Mark Reader (DMR) ... 9
8. Pengembangan Sistem Kehadiran dengan Menggunakan Mesin FingerPrint ... 9
9. IPB Microsoft Campus Agreement (IMCA) ... 11
10. IPB Mobile; IPB NEWSTICKER, IPB SMS PULL ... 13
11. IPB PC Newsticker ... 13
12. IPB SMS ... 13
13. STICKER IPB MOBILE ... 13
2.1.2. Kegiatan Sub‐Direktorat Jaringan, Strategi & Komunikasi (Sub‐Dit. JSK) ... 16
1. Fasilitas Email ... 16
2. User Access ... 17
3. Mailing List ... 17
4. Maintenance Jaringan IPB ... 18
5. Pengelolaan Bandwidth IPB 10 MB ... 20
6. Fiber Optic sebagai Backbone IPBNet ... 20
7. Jaringan Komputer Rektorat dan Fakultas di Lingkungan IPB ... 21
8. Pengembangan VoIP PABX dan Telepon VoIP ... 22
9. Fasilitas Video Conference dan Video Streaming ... 22
10. Rancangan dan Implementasi Video Conference ... 24
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi | iii
BAB III DISAIN PENGEMBANGAN TEKNOLOGI INFORMASI DAN SISTEM INFORMASI
DAN PENGEMBANGAN IPB 2008 2012 ... 28
3.1 Sub Direktorat Aplikasi dan Layanan ... 32
3.1.1. Pengembangan Aplikasi Sistem Informasi ... 32
3.1.1.1. Pengembangan Sistem Aplikasi Akademik ... 32
3.1.1.2. Pengembangan Sistem Aplikasi Akademik untuk Wisuda ... 32
3.1.1.3. Pengembangan Sistem Aplikasi SDM ... 33
3.1.1.4. Pengembangan Sistem Aplikasi Fasilitas dan Properti ... 33
3.1.1.5. Pengembangan Sistem Aplikasi Alumni dan Pengembangan Karir ... 33
3.1.1.6. Pengembangan Sistem Aplikasi Research dan Services ... 34
3.1.1.7. Pengembangan Sistem Balanced Scorecard ... 34
3.1.1.8. Pengembangan Sistem Keuangan ... 34
3.1.1.9. Pengembangan Sistem Informasi Riset IPB ... 35
3.1.1.10. Pengembangan IPB Integrated Journal System ... 35
3.1.1.11. Pengembangan Aplikasi Ilmiah untuk Mendukung Lingkungan Penelitian dan Akademik IPB ... 35
3.1.2. Pengembangan Sumberdaya Manusia ... 36
3.1.2.1. SDM di Bidang SI/TI ... 39
3.1.2.2. Pencapaian Kondisi Ideal ... 40
3.1.2.3. Sertifikasi Kompetensi ... 41
3.2 Sub Direktorat Data ... 50
3.2.1. Database Architecture Reengineering ... 50
3.2.2. Data Center (Data Source Tier) ... 53
3.2.3. Kegiatan Integrasi Data, Pengembangan Data Warehousing, dan OLAP ... 55
3.2.4. Pelayanan dan Integrasi Basis Data dan Pengembangan Sistem Integrasi ... 55
3.2.5. Pengembangan dan Pengelolaan IIRC ... 62
3.2.6. Pengembangan dan Pengelolaan Repository Karya lmiah IPB ... 62
3.2.7. Authorize Testing Center ... 63
3.3 Sub Direktorat Jaringan dan Strategi Komunikasi ... 63
3.3.1. Master Plan 2008‐2012 ... 63
3.3.2. Infrastruktur ... 64
3.3.2.1. Jaringan IPB (JAIPONG) ... 64
3.3.2.2. Data Center ... 68
3.3.2.3. Layanan Jaringan IPB ... 71
BAB IV STRATEGI PENTAHAPAN PROGRAM ... 82
4.1 Pentahapan SI ... 85
4.2 Pentahapan Data ... 87
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi | iv
DAFTAR
GAMBAR
Gambar 2.1 Tampilan Halam Utama Website IPB ... 7
Gambar 2.2 Contoh Sticker IMCA ... 12
Gambar 2.3a Sticker IPB Mobile pad a Bus IPB ... 14
Gambar 2.5 Arsitektur Aplikasi Klien/Server 3‐Tier ... 14
Gambar 2.6 Database IPB ... 16
Gambar 2.7 Arsitektur IPBNet ... 20
Gambar 2.8 Dokumen Contoh Material FO ... 21
Gambar 2.9 Jaringan INHERENT/JARDIKNAS DIKTI ... 23
Gambar 2.10 Kecepatan Akses Jaringan INHERENT IPB ... 24
Gambar 2.11 Fasilitas Layanan Video Conference di RS Rektorat ... 25
Gambar 2.12 Fasilitas Layanan Video Conference di Seafast ... 25
Gambar 2.13 Perangkat Video Conference IPB Polycom VSX 7000e ... 26
Gambar 2.14 Spesifikasi Perangkat Video Conference Polycom VSX 7000e ... 26
Gambar 2.15 Fasilitas Layanan Video Streaming/Recording Polycon VRSS 2000 ... 27
Gambar 3.1 Tata Kelola Sistem Informasi ... 28
Gambar 3.2 Kerangka Kerja COBIT ... 29
Gambar 3.3 Arsitektur Sistem Informasi IPB ... 31
Gambar 3.4 Pengembangan Sistem Aplikasi Terpadu Berbasis Web ... 31
Gambar 3.5 IPB Business Intelligence Architecture ... 50
Gambar 3.6 Arsitektur Multi Tier ... 52
Gambar 3.7 Rancangan Pada Data Center ... 54
Gambar 3.8 data Integration Refernces Architecture ... 57
Gambar 3.9 Penggunaan Subject Area Files untuk Menyajikan Layer enkapsulasi ... 58
Gambar 3.10 Perluasan Lingkungan integrasi data menggunaka platform hardware majemuk ... 58
Gambar 3.11 Pendekatan Tradisionalvs best practice extract ... 59
Gambar 3.12 Staging keseluruhan file dan mengeluarkan data yang hanya diperlukan aplikasi ... 59
Gambar 3.13 Initial Staging ... 60
Gambar 3.14 Contoh tipe data berkualitas buruk ... 60
Gambar 3.15 Checkpoint process data quality ... 61
Gambar 3.16 Penggunaan Clean Staging LAn Zone ... 61
Gambar 3.17 Area Staging yang mengolah file yang sudah target specific ... 62
Gambar 3.18 Network Life cycle ... 64
Gambar 3.19 Jaringan Komputer Model Enterprise ... 65
Gambar 3.20 Model Jaringan Enterprise Campus ... 66
Gambar 3.21 Model Enterprise Edge ... 67
Gambar 3.22 Jaringan Inherent ... 67
Gambar 3.23 Isolated Aplication Environment ... 68
Gambar 3.24 Virtualizatio Environmet ... 69
Gambar 3.25 Topologi Data Center ... 70
Gambar 3.26 Topologi Data Recovery Center ... 71
Gambar 3.27 Arsitektur IPB dan Konfigurasi Interkoneksi Internet IPB ... 72
Gambar 3.28 Topologi Proxy Terpusat ... 72
Gambar 3.29 Model Authentikasi via LDAP ... 73
Gambar 3.30 Struktur LDAP ... 73
Gambar 3.31 Model Topologi Pengembangan Layanan Email ... 74
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi | v
Gambar 3.33 Contoh Solusi Jaringan Video Conference dari Polycon ... 75
Gambar 3.34 Arsitektur Topologi DNS IPB ... 76
Gambar 3.35 Naming DNS ... 76
Gambar 3.36 Pelayanan Hosting ... 77
Gambar 3.37 Rancangan Blog Civitas IPB ... 78
Gambar 4.1 Penentuan Prioritas Program dengan Forward Chaining Analysis ... 82
Gambar 4.2 Skema Pentahapan Program Pengembangan TIK IPB ... 83
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi | vi
DAFTAR
TABEL
Tabel 2.1 Daftar Mesin FingerPrint di Lingkungan IPB ... 10
Tabel 2.2 Spesifikasi dan Konfigurasi Jaringan INHERENT ... 23
Tabel 2.3 Fasilitas Video Conference IPB ... 25
Tabel 3.1 Subsistem Manajemen yang diperlukan untuk mendukung Sistem Informasi ... 37
Tabel 3.2 Kebutuhan Tenaga SI ... 49
Tabel 4.1 Pentahapan SI ... 85
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi | 1
BAB
I
LATAR
BELAKANG
Sistem informasi yang akan dikembangkan dan diimplementasikan dalam suatu organisasi perlu senantiasa diarahkan untuk mendukung pencapaian tujuan organisasi (organizational goals) sesuai Roadmap Rencana Strategis IPB 2008‐2013
”Panca Prima” yaitu Prima Organisasi, Prima Transparansi, Prima Akuntabilitas, Prima Akreditasi dan Prima Prestasi. Namun diperlukan kecermatan dalam pengembangan dan implementasi sistem informasi tersebut agar lebih handal dan akurat dalam mengakomodir kebutuhan fungsional dan non‐fungsional pada berbagai level (strategikal, manajerial, taktikal, dan operasional) serta proses bisnis institusi/organisasi.
Melalui berbagai upaya yang dilakukan sampai akhir 2007, kondisi Teknologi Informasi di IPB mengalami pengembangan sistem informasi dan pengaturan prosedur bagi segala aspek pelayanan Teknologi Informasi di IPB. Pelaksanaan program kerja pada tahun 2007 dititikberatkan selain pada penguatan implementasi kurikulum mayor minor (KurMaMi), yaitu penyiapan dan pelaksanaan KRS Online, penyusunan database akademik kurikulum MaMi, serta penyiapan dan penguatan dukungan infrastrukturnya melalui proyek INHERENT (Indonesia Higher Education Network) dalam penyiapan video conference untuk pelaksanaan perkuliahan jarak jauh antar perguruan tinggi; proyek IMHERE (IPB Management for High Education
and Relevance and Evaluation) berupa kegiatan peningkatan kapasitas sistem
informasi manajemen dan peningkatan sumberdaya manusia melalui pelatihan‐ pelatihan berupa system programming, database management, computer network management, hardware and software troubleshooting dan pembuatan dokumen
System Operation Procedure (SOP) for Help Desk Purpose.
1.1. Struktur, Tugas Pokok dan Fungsi DKSI
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi | 2
di Lingkunagn Institut Pertanian Bogor maka telah dilakukan perubahan nama dari Kantor Pengembangan Sistem Informasi (KPSI) menjadi Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) dengan tupoksi yang ditetapkan pada SK Rektor No. 170/I3/OT/2008 tentang Tugas Pokok dan Fungsi Direktorat, Kantor dan Sekretarias Eksekutif IPB sebagai berikut:
Tugas Pokok:
Melaksanakan tugas teknis dan administratif institut dalam pengembangan sistem komunikasi dan informasi serta pengelolaan data berbasis teknologi informasi untuk mendukung penyelenggaraan program dan kegiatan institut.
Fungsi:
a. pengembangan sistem manajemen pengetahuan (KMS) institut;
b. perencanaan, pengadaan, pendayagunaan dan pemeliharaan sistem jaringan untuk meningkatkan pelayanan komunikasi dan informasi internal dan eksternal institut;
c. pelayanan sistem komunikasi dan informasi berbasis teknologi informasi; d. pengkoordinasian pengelolaan data institut;
e. pengkajian dan perumusan strategi pengembangan komunikasi dan sistem informasi sesuai dengan kebutuhan institut dan kemajuan teknologi;
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi | 3
Sedangkan struktur organisasi di bawah DKSI beserta tupoksinya ditetapkan berdasarkan SK Rektor No. 171/I3/OT/2008 dan SK Rektor No. 0483/13/KP/2010 dimana DKSI memiliki 3 Sub‐Direktorat :
1) SubDirektorat Jaringan, Strategi & Komunikasi (SubDit JSK)
Tugas Pokok:
Melaksanakan tugas teknis dan administratif Dit. KSI dalam pengkajian dan perumusan rencana pengembangan komunikasi data, suara, dan sistem informasi institut untuk mendukung layanan prima, mencapai standar dan rekognasi nasional atau internasional serta menyusun tahapan program yang rasional dan tepat sasaran sesuai dengan dinamika kebutuhan kompetitif institut di era global.
Fungsi:
a. Pengkajian trend terkini perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi serta penerapannya sebagai kekuatan kompetitif;
b. Pengembangan dan peningkatan kapasitas sumberdaya dibidang teknologi informasi yang meliputi infrastruktur jaringan komputer dan sumberdaya manusia yang terlibat di dalamnya;
c. Pengadaan, inventarisasi, perawatan, dan pengembangan infrastruktur jaringan yang meliputi infrastruktur (hardware, software, netware, serta sistem elektrisitas) jaringan komunikasi data dan suara institut;
d. Penyusunan dan pengendalian prosedur operasional baku (SOP) di bidang sistem jaringan komputer, sekuriti, regulasi, evaluasi dan administrai sistem jaringan komunikasi;
e. Pelayanan komunikasi dengan berbagai media komunikasi berbasis teknologi Informasi menuju rekognisi nasional dan internasional;
f. Pelaksanaan penilaian (assessment) terhadap kondisi dan kinerja
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi | 4
2) SubDirektorat Aplikasi & Layanan (SubDit AL)
Tugas Pokok:
Melaksanakan tugas teknis dan administratif Dit. KSI dalam pengumpulan data dan pengelolaan basis data, informasi, dan sistem aplikasi yang meliputi software, dataware, kebijakan dan administrasi sistem aplikasi dan layanan.
Fungsi:
a. Pengembangan dan pemeliharaan sistem aplikasi dan layanan yang meliputi dataware, software, dan kerjasama;
b. Penyusunan dan pengendalian prosedur operasional baku, sekuriti, regulasi, evaluasi dan administrasi aplikasi dan layanan;
c. Pengembangan dan pemeliharaan official website di lingkungan institut;
d. Pengumpulan data dan pengelolaan basis data serta informasi.
3) SubDirektorat Data
Tugas Pokok:
Melaksanakan pengelolaan, pendayagunaan, penyebaran data dan informasi untuk kebutuhan internal dan eksternal institusi.
Fungsi:
a. Mendayagunakan, menyajikan dan menyebarkan data dan informasi b. Menetapkan dan mengendalikan prosedur operasi baku untuk
pendayagunaan dan penyebaran data dan informasi c. Mengembangakan dan memelihara website institusi
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi | 5
BAB
II
KONDISI
SAAT
INI
2.1. Kondisi Tahun 20072008
Kondisi saat ini diawali dengan kegiatan yang telah dilakukan mulai tahun 2007, dimana sebagai transisi pergantian Rektor IPB periode 2002‐2007 (Rektor adalah Prof.Dr.Ir. Ahmad Ansori Mattjik, M.Sc, Kepala Kantor Pengembangan Sistem Informasi adalah Ir. Julio Adisantoso, M.Komp.) ke periode 2008‐2013 dengan pejabat Rektor adalah Prof.Dr.Ir. Herry Suhardiyanto, M.Sc. dan Direktur Komunikasi dan Sistem Informasi adalah Prof. Dr. Ir. Kudang Boro Seminar, M.Sc.
2.1.1) Kegiatan SubDirektorat Aplikasi & Layanan (SubDit AL)
Kegiatan‐kegiatan yang dilakukan pada akhir periode 2002‐2007 meliputi pengumpulan data, melengkapi data, jemput (hunting) data, pemasukan data
(data entri), dan peremajaan (updating) data terutama data akademik dan data
kepegawaian. Upaya ini dilakukan terus menerus untuk menuju Database
Institut yang mencakup pengelolaan berbagai data, yaitu akademik, mahasiswa,
sumberdaya manusia, keuangan, penelitian, properti, dan sebagainya. Sejak tahun 2006, pekerjaan rutin KPSI bertambah dengan kegiatan penyiapan database kurikulum mayor minor dan penyiapan KRS online berbasis internet
dan intranet yang implementasinya mulai tahun akademik 2006/2007 semester ganjil bagi mahasiswa angkatan‐42 atau tahun masuk 2005. Dengan demikian, pengelolaan administrasi nilai pun perlu dibuatkan sistem informasi manajemen yang baru, baik untuk di pusat (DAJMP) maupun untuk di setiap departemen. Untuk itu pada akhir semester ganjil tahun akademik 2006/2007, pada masing‐ masing unit kerja tersebut, sudah ada 2 (dua) sistem SIMAK, yaitu SIMAK untuk mahasiswa phassing out dan SIMAK MAYOR MINOR untuk pengelolaan nilai bagi
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi | 6
Untuk menyongsong pelaksanaan perkuliahan semester ganjil tahun akademik 2007/2008 bagi mahasiswa dengan kurikulum mayor minor (semester 3 dan semester 5), maka sejak bulan Juli 2007, KPSI mengembangkan sistem KRS online
berbasis web yang dapat diakses oleh seluruh mahasiswa pada waktu yang bersamaan. Sekaligus juga mahasiswa dapat memilih program minor yang ditawarkan oleh setiap departemen. Selain itu juga masih pada tahun 2007 telah dilakukan :
1. Pengembangan dan pemutakhiran Database;
Sesuai dengan program kerja rektor untuk mengumpulkan database IPB menjadi database terpusat, maka seluruh database akademik dan administratif, tersimpan di mesin server yang dapat diakses oleh seluruh civitas akademika
dimana saja selama terkoneksi dengan Jaringan IPB (IPBnet). Sampai saat ini sudah terdapat beberapa server database antara lain Server dengan IP Address
172.17.0.151 untuk server database SIMAK atau akademik. Server lain dengan IP
Address 172.17.0.16 untuk server database SIMPEG atau kepegawaian, data
kehadiran pegawai dengan mesin FingerPrint, karya ilmiah, dan Daftar Usul Penetapan Angka Kredit (DUPAK).
2. Pengembangan dan Rekayasa website IPB
Pada awal tahun 2007 website IPB yang beralamat di http://www.ipb.ac.id telah dikelola secara terintegrasi di mesin server dengan IP Address 172.17.0.14
berbasis Windows server 2003. Format pengelolaan website dibuat dengan
Contents Management System (CMS) sehingga memudahkan dalam pelaksanaan
updating dan realtime data. Terutama dalam hal peremajaan berita, kegiatan
kemahasiswaan, pengumuman, lelang, dll. KPSI memberikan hak akses kepada unit kerja PROHUMASI dalam hal peremajaan isi berita dan kegiatan kemahasiswaan. Selain itu dalam fasilitas website juga terdapat e‐learning LMS
(Lecture Management System) dan LCMS (Lecture Contents Management System)
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi | 7
yang telah dibagi menjadi beberapa kategori. Setiap pengunjung dapat bergabung dalam forum diskusi tersebut dengan cara melakukan pendaftaran secara online. Selain itu karena bersifat pengelolaan konten maka tersedia fasilitas untuk administrator yang secara remote dapat melakukan perbaikan, maupun perubahan konten secara real time. Tampilan halaman utama dari website IPB
seperti terlihat pada Gambar 1 berikut ini.
Gambar 2.1. Tampilan Halaman Utama Website IPB.
3. LMS dan LCMS
LMS (Lecture Management System) dan LCMS (Lecture Contents Management
System) merupakan fasilitas e‐learning yang disediakan KPSI untuk seluruh mata
kuliah yang dapat diakses secara online oleh setiap mahasiswa maupun pihak luar. Fasilitas ini memudahkan pengajar dalam mengelola materi kuliah berbasis web yang dapat diakses oleh setiap peserta kuliah secara online. Sampai saat ini jumlah pengguna LMS dan LCMS sekitar 136 user aktif.
4. Pengolahan Data Evaluasi Proses Belajar dan Mengajar (EPBM)
Sejak pelaksanaan program SADAR IPB, Direktorat Administrasi dan Jaminan Mutu Pendidikan membuat rancangan evaluasi kinerja pengajar ditinjau dari penilaian kuesioner yang dibagikan kepada mahasiswa setiap semester per mata kuliah di setiap departemen. Secara teknis formulir kuesioner di design oleh KPSI dengan metode Digital Mark Leader (DMR), selanjutnya formulir dikirim ke
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi | 8
rata‐rata kinerja dosen di mata mahasiswa baik kuliah maupun praktikum. Hasil dari EPBM ini disampaikan kepada pimpinan fakultas dan departemen. Pada semester genap tahun akademik 2006/2007, Evaluasi Proses Belajar Mengajar (EPBM) dosen telah memasuki periode ke‐6 (enam).
5. Pengembangan Sistem KRS secara Terpusat dan KRS Online
Sejak pelaksanaan program SADAR IPB, Direktorat Administrasi dan Jaminan Mutu Pendidikan memberlakukan sistem KRS bagi mahasiswa secara terpusat. Bagi mahasiswa angkatan 2004 atau dibawahnya, mahasiswa mengisi KRS dengan menggunakan formulir khusus yang disediakan DAJMP setelah mahasiswa melakukan registrasi ulang dan menyelesaikan kewajiban pembayaran SPP‐nya. Selanjutnya formulir KRS diolah oleh KPSI dengan menggunakan teknologi DMR untuk mengurangi kesalahan data entri. Hasil dari data dijital ini selanjutnya dimasukkan ke dalam Database Akademik IPB sebagai data KRS mahasiswa semester berjalan. Selanjutnya program SIMAK Pusat akan mencetak daftar hadir setiap mata kuliah untuk didistribusikan ke setiap departemen. Untuk mahasiswa angkatan 2005 (42) dan angkatan 2006 (43), pengisian KRS dilakukan melalui komputer secara online (KRS Online). Mereka
dapat melakukannya di cyber‐cyber mahasiswa, laboratorium komputer pada setiap departemen, rental‐rental komputer, ataupun dari komputer mana saja yang dilengkapi dengan fasilitas internet. Pada bulan Agustus 2007 (awal semester ganjil tahun akademik 2007/2008), untuk ketiga kalinya IPB melaksanakan KRS secara online. KRS online keempat (semester genap tahun
akademik 2007/2008 akan dilaksanakan pada awal bulan Februari 2008).
Untuk melakukan pengisian KRS secara online, mereka dapat melakukan
pengisian KRS dengan menggunakan alamat‐alamat sebagai berikut : melalui INTRANET pada alamat : http://172.17.0.12atau, INTERNET‐1 pada alamat :
http://krs.ipb.ac.id atau,http://222.124.11.102/krsonline dan INTERNET‐2
pada alamat http://www.ipb.ac.id/krsonline.Untuk memahami lebih jelas mengenai KRS online telah disediakan pula panduan pengisiannya seperti yang
disajikan pada Lampiran 2, dan tentunya, jika diperlukan panduan KRS online ini
dapat di download.
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi | 9
6. Penyusunan Jadwal Terpadu
Penyusunan jadwal terpadu dilakukan oleh KPSI bersama‐sama dengan DAJMP dan dibantu oleh pegawai/dosen dari beberapa departemen dan fakultas. Pada tahun 2007 ini, jadwal terpadu harus mengakomodir 2 (dua) jadwal, yaitu untuk mahasiswa phassing out dan mahasiswa dengan kurikulum mayor‐minor.
Walaupun dirasakan berat, namun jadwal terpadu dapat diselesaikan pada waktunya. Kendala yang paling besar dari penyusunan jadwal terpadu adalah terbatasnya ruangan‐ruangan besar berkapasitas di atas 100 orang untuk kuliah, selain itu rasa memiliki ruangan dari setiap departemen juga masih menyulitkan penyusunan jadwal terpadu, dan adanya penolakan kalau suatu matakuliah dijadwalkan pada ruangan yang bukan fakultasnya.
7. Penggunaan Teknologi Digital Mark Reader (DMR)
Berbeda dengan OMR (Optical Mark Reader) yang membutuhkan kertas khusus,
DMR (Digital Mark Reader) merupakan teknologi yang lebih sederhana, dengan
kecepatan pengolahan data yang relatif cepat. KPSI bekerja sama dengan Suteki Corp. dari Bandung dalam pengadaan software dan hardwarenya. Pengolahan data tersebut tidak membutuhkan kertas khusus dan dapat diperbanyak dengan cara dicetak di percetakan ataupun di fotocopy.
Beberapa pekerjaan yang ditangani dengan DMR antara lain pengolahan formulir EPBM, KRS bagi mahasiswa phassing out, Wisuda, Ujian, dan penyelenggaraan
Tryout yang bekerjasama dengan pihak luar. Dalam pengadaan alat pemindai dan software DMR, KPSI bekerjasama dengan Direktorat AJMP, Direktorat Fasilitas danProperti.
8. Pengembangan Sistem Kehadiran dengan menggunakan Mesin
FingerPrint
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi | 10
Mekanisme kerja FingerPrint diawali dengan perekaman sidik jari setiap pegawai IPB di lingkungan rektorat maupun Fakultas dan Lembaga/Pusat serta unit kerja diseluruh IPB. Selanjutnya pemberian kode sandi sebanyak 4 karakter yang bersifat unik. Sistem dikembangkan berdasarkan perhitungan yang direkam melalui mesin FingerPrint. Data dijital hasil dari penindaian FingerPrint ini selanjutnya digunakan sebagai salah satu dasar perhitungan kehadiran, kinerja, dan buku rapor pegawai. Tabel 1 adalah daftar mesin FingerPrint yang terpasang di lingkungan IPB.
Tabel 2.1. Daftar Mesin Finger Print di Lingkungan IPB
NO Unit Kerja FRSID PORT IP_Adress Lokasi Isi Data Kondisi
1 Faperta 10 6001 172.18.65.9 Gd. HPT Lt.1 (dekat parkir)
Dosen dan Peg. Sosek+HPT
Baik
2 Faperta 14 6001 172.18.64.8 L3 W20 Faperta Dosen dan Peg. Faperta
Baik
3 Faperta 15 6001 172.18.64.9 L3 W20 Faperta Dosen dan Peg. Faperta
Baik
4 FKH 20 6001 172.19.96.9 Gd. FKH Lt.1 Sub. Pendidikan
Dosen dan Peg. Fapet
Baik
5 FKH 21 6001 172.19.96.10Gd. FKH Lt.1 (dekat satpam)
Dosen dan Peg. Fapet
Baik
6 FPIK 11 6001 172.19.64.9 Gd. FPIK Lt.1 (dekat satpam)
Dosen dan Peg. FPIK
Baik
7 FPIK 12 6001 172.19.66.9 Gd. FPIK Lt.3 Dept. SEI
Dosen dan Peg. FPIK
Baik
8 Fapet 19 6001 172.19.33.9 Gd. Fapet Lt.1 (dekat satpam)
Dosen dan Peg. Fapet
Baik
9 Fahutan 16 6001 172.18.96.9 Ruang Biro Dekan Fahutan
Dosen dan Peg. Fahutan
Baik
10 Fahutan 17 6001 172.18.99.9 Dept. KSH Fahutan Dosen dan Peg. Fahutan
Baik
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi | 11
NO Unit Kerja FRSID PORT IP_Adress Lokasi Isi Data Kondisi
Fahutan Fahutan
12 Fateta 09 6001 172.18.32.9 Gd. Fateta Lt.2 (dekat satpam)
Dosen dan Peg. Fateta
Baik
13 FMIPA 13 6001 172.18.75.9 L3 W20 FMIPA Dosen dan Peg. FMIPA
Baik
14 FMIPA 05 6001 172.20.1.9 Baranangsiang Peg. Pusat‐ pusat (LPPM)
Baik
15 FEM 03 6001 172.17.36.9 Wing Rektorat Lt. 2
Dosen dan Peg. FEM
Baik
16 Perpustakaan 04 6001 172.17.64.9 Perpus/LSI Lt. 2 Peg. Perpus dan TPB
Baik
17 Rektorat 01 6001 172.17.1.9 Gd. Rektorat Lt. 2 Peg. Rektorat dan PPLH
Baik
18 Rektorat 02 6001 172.17.1.8 Gd. Rektorat Lt. 2 Peg. Rektorat dan PPLH
Baik
9. IPB Microsoft Campus Agreement (IMCA)
Berdasarkan kesepakatan kerjasama antara IPB dan Microsoft yang tertuang dalam Campus Agreement, maka civitas akademika IPB (mahasiswa dan staf) dapat menggunakan produk Microsoft secara legal. KPSI menyediakan CD yang dilengkapi dengan sticker berhologram sebagai tanda lisensinya. Setiap pengguna dilarang menggandakan CD tersebut tanpa sepengetahuan KPSI dan sticker berhologram wajib ditempel di komputer yang menggunakan software tersebut. Ketentuan IMCA ini berlaku hanya bagi civitas akademika IPB termasuk didalamnya staf pengajar, staf pegawai dan mahasiswa dalam kurun waktu penandatanganan kerjasama IPB dan Microsoft dalam Campus Agreement. IPB tidak bertanggung jawab jika terjadi pelanggaran terhadap ketentuan di atas dan terhadap End User License Agreement (EULA) Microsoft. Sampai saat ini sudah terdaftar beberapa software berlisensi dari Microsoft yang dapat digunakan civitas akademika IPB secara legal yaitu :
1. Microsoft Windows XP Tablet PC Edition
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi | 12
3. Microsoft Windows Vista Business W32 32 Bit (English, Japanese) 4. Microsoft Windows 2000 Server
5. Microsoft Windows 2003 Server
6. Microsoft Digital Image Suite (English, Japanese) 7. Microsoft Office Professional Enterprise Edition
8. Microsoft Office Project Professional (English, Japanese) 9. Microsoft Office Visio Professional (English, Japanese) 10. Microsoft Office Publisher
11. Microsoft Office SharePoint Designer
12. Microsoft Office Enterprise 2007 (English, Japanese) 13. Microsoft Office Business (English, German)
14. Microsoft Expression Web 1.0 W32 32 Bit (English, Japanese) 15. Microsoft SQL Server 2000 Enterprise Edition
16. Microsoft Systems Management Server 17. Microsoft Exchange 2003 Server
18. Microsoft Visual Studio Tools for the Microsoft Office Systems 19. Microsoft Visual Studio Professional
20. Microsoft Visual Studio .NET 2005 Professional 21. Microsoft Visual Studio .NET 2003 Professional 22. Microsoft Virtual PC 2004
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi | 13
10. IPB Mobile; IPB NEWSTICKER, IPB SMS PULL
IPB Mobile adalah kerjasama IPB dengan PT Jatis Solution dalam penyediaan layanan informasi secara terintegrasi melalui media komputer dan selular. Keunggulan IPB Mobile adalah:
1. Multi‐operators : tidak terikat pada operator seluler tertentu.
2. Isi informasi tidak terbatas pada masalah akademik, tetapi juga masalah pertanian pada umumnya.
3. Tidak dibatasi oleh letak geografis dan waktu.
4. Jaringan komunikasi data di IPB yang memadai (jaringan fiber optik). 5. Didukung oleh infrastruktur PT Jatis Solutions yang sangat berpengalaman.
11. IPB PC Newsticker
Berita/informasi dari IPB yang ditayangkan di layar komputer dalam bentuk teks berjalan (running text). Sifatnya berlangganan melalui SMS. Target
pelanggan yaitu masyarakat luas, alumni, sivitas akademika. Cara melakukan aktivasi untuk fasilitas ini dapat di lihat melalui website IPB http://www.ipb.ac.id/ipb‐bhmn/mobile.
12. IPB SMS
Memanfaatkan teknologi Short Message Service bagi civitas akademika IPB untuk berbagi informasi seputar ke‐IPB‐an. Fasilitas ini dapat digunakan oleh berbagai jenis operator (multi operator). Nomor yang dituju hanya satu yaitu 9333, namun pengguna dapat mengakses informasi akademik yang ada di IPB seperti jadwal kuliah, jadwal ujian, nilai mata kuliah, status KRS, hasil seleksi USMI dan SPMB, dan lain lain yang akan terus dikembangkan sesuai dengan kebutuhan informasi civitas akademika IPB.
Cara menuliskan kata kunci untuk setiap informasi dapat dilihat di website IPB http://www.ipb.ac.id/ipb‐bhmn/mobile.
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi | 14
Sebagai sarana promosi seluruh produk IPB Mobile, KPSI bersama Jatis memasang sticker di 9 (sembilan) buah bus antar‐jemput pegawai IPB. Contoh
sticker yang terpasang di bus seperti pada terlihat pada Gambar 3a.
Gambar 2.3a. Sticker IPB Mobile pada Bus IPB
Perkembangan Sistem Aplikasi di Tahun 2008
Dalam rangka peningkatan kapasitas aplikasi dan layanan sistem informasi, sampai saat ini Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) telah membangun kebutuhan sistem informasi atau pun aplikasi untuk menunjang kelancaran tugas‐tugas yang diamanatkan oleh IPB kepada masing‐masing unit kerja sebagai tugas pokok (tupoksi) unit kerja. Konsep yang dikembangkan untuk pembangunan perangkat lunak adalah implementasi sistem menggunakan konsep arsitektur klien/server 3‐tier seperti terlihat pada Gambar 2.5.
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi | 15
Gambar 2.5. Arsitektur Aplikasi Klien/Server 3‐Tier
Sistem informasi atau aplikasi yang sudah berjalan diantaranya adalah :
1. Sistem Informasi Manajemen Akademik (SIMAK) untuk pengelolaan data mahasiswa strata‐1 (sarjana) untuk mahasiswa sampai dengan tahun angkatan 2004 atau sering disebut mahasiswa dengan kurikulum phasing out.
2. Sistem Informasi Manajemen Akademik (SIMAK) untuk pengelolaan data mahasiswa strata‐1 (sarjana) untuk mahasiswa mulai tahun angkatan 2005 yang dikenal dengan mahasiswa dengan kurikulum mayor‐minor (mami). 3. Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) untuk pengelolaan data
pegawai baik pegawai yang berprofesi sebagai dosen maupun pegawai yang merupakan tenaga penunjang.
4. Aplikasi Penilaian Kinerja Tenaga Penunjang berbasis kehadiran dengan mesin FingerPrint dan Penilaian Kinerja.
5. Aplikasi KRS online untuk mahasiswa Mami, Aplikasi SIMAK (web base) dikhususkan bagi dosen, pimpinan fakultas/departemen, maupun pimpinan IPB lainnya.
6. Official Web Site IPB, merupakan jendela informasi mengenai IPB berbasis internet.
7. Aplikasi untuk pengelolaan jadwal terpadu IPB yang meliputi jadwal kuliah, jadwal ujian tengah semester, dan jadwal ujian akhir.
8. Aplikasi untuk kebutuhan internal DKSI, seperti Aplikasi Pengguna Cyber, Registrasi User Access, dll.
Ada pula sistem informasi atau aplikasi yang telah dibangun namun masih memerlukan penyempurnaan, antara lain :
1. Sistem informasi IPB Group Office berbasis web. Sistem informasi ini bertujuan untuk memberikan informasi kepada pimpinan IPB, pimpinan unit kerja dengan menggunakan database yang telah ada. Dimungkinkan pula mengelola data melalui sistem ini. Setiap user yang mengakses sistem ini diberikan user/password sebagai otentifikasi sistem.
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi | 16
3. Aplikasi Daftar Usul Penilaian Angka Kredit (DUPAK) untuk pengelolaan data angka kredit dosen.
4. Aplikasi Jadwal Terpadu untuk pengelolaan data perkuliahan/praktikum secara bersama‐sama.
5. Aplikasi Evaluasi Proses Belajar Mengajar (EPBM) untuk pengelolaan data evaluasi pengajaran dosen pada suatu semester.
6. Aplikasi user access untuk pengelolaan data user access IPB.
Seluruh data yang digunakan oleh aplikasi di atas mengacu pada database pusat/institut seperti terlihat pada Gambar 2.6.
Gambar 2.6. Database IPB
2.1.2) Kegiatan SubDirektorat Jaringan, Strategi& Komunikasi (SubDit
JSK)
1. Fasilitas Email di IPB.
Fasilitas Email di IPB menggunakan beberapa server yang sampai saat ini dikembangkan yaitu :
1 [email protected], untuk unit kerja, staf pengajar, pimpinan IPB, MWA, SA,
fakultas dan departemen. Sampai saat ini jumlah pemilik email account di alamat ipb.ac.id sebanyak ± 1596 ( sebelumnya ± 1130).
2 [email protected], untuk pegawai administrasi fakultas dan rektorat,
mahasiswa pascasarjana, dan Kantor/Direktorat. Sampai saat ini jumlah pemilik account sebanyak ± 455 (sebelumnya ± 406).
3 [email protected], untuk seluruh mahasiswa aktif IPB dan Unit
Kegiatan Mahasiswa IPB. Saat ini Unit Kegiatan Mahasiswa juga telah aktif
Ot h e r s Ap p lica t ion s
I PB I N TEGRATED
D ATABASE
Aca d e m ic Ap p lica t ion s
Fin a n cia l Ap p lica t ion s
H u m a n Re sou r ce s Ap p lica t ion s
Fa cilit ie s a n d Pr op e r t ie s Ap p lica t ion s KM S
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi | 17
menggunakan fasilitas ini untuk pengembangan website. UKM aktif tersebut sampai saat ini adalah :
1. HIMASPER : http://student.ipb.ac.id/himasper
2. Fisheries Diving Club (FDC) : http://student.ipb.ac.id/fdc 3. BKIM http://ipb.ac.id/~bkim
4. BEM TPB : http://student.ipb.ac.id/~bem_tpb
5. Agriculture For Youth 2006 (AFY) http://student.ipb.ac.id/afy/ 6. Koran Kampus : http://student.ipb.ac.id/~koran_kampus 7. COM@ http://student.ipb.ac.id/~centreofmanagement 8. Agriaswara http://student.ipb.ac.id/~agriaswara
9. Himpunan Mahasiswa Pencinta Pangan
http://student.ipb.ac.id/~hmppi
2. User Access
User Access merupakan fasilitas akses ke jaringan IPB terintegrasi. User access dapat digunakan untuk akses internet dan email account. Mahasiswa dapat menggunakan user access selama satu semester, selanjutnya penggunaan harus melakukan registrasi ulang. Jumlah user access semester Ganjil 2007/2008 untuk mahasiswa Pascasarjana sekitar 900 user, Mahasiswa Reguler sekitar 200 user dan TPB sekitar 3000 user. Sedangkan User Access Staf Pengajar dan Pegawai sebanyak : 2086 user.
3. Mailing List
Selain memanfaatkan jalur komunikasi Email, juga telah dikembangkan forum diskusi email yang disebut dengan nama Mailing List. Forum ini dapat diikuti oleh banyak anggota yang secara sinergi dapat saling bertukar informasi tanpa menuliskan alamat email sebanyak mungkin, karena fasilitas ini menjembatani banyak email menjadi satu alamat yang dapat diakses oleh seluruh anggotanya.
Sampai saat ini Mailing list yang aktif dalam mesin server ipb.ac.id adalah :
1)MilisMWA; anggotanya adalah seluruh anggota MWA dan pimpinan IPB
2)MilisPimluas; anggotanya adalah pimpinan IPB diperluas
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi | 18
a. MilisPuskom; anggotanya adalah seluruh staf Kantor Pengembangan Sistem
Informasi
b. MilisAJMP; anggotanya adalah penanggung jawab PAP Fakultas dan
Departemen, Direktur AJMP, staf AJMP, dan Kepala Kantor PSI.
c. MilisKandir; anggotanya adalah para Kepala Kantor dan Direktur dalam
jajaran pimpinan IPB.
4. Maintenance Jaringan IPB
Jaringan komputer IPB yang terhubung dengan internet pada awalnya dikembangkan pada akhir tahun 1994 dan dimulai melalui gedung Rektorat Kampus IPB Darmaga. Pada awalnya, jaringan yang terbentuk adalah jaringan lokal (Local Area Network ‐ LAN) dan digunakan untuk kepentingan administrasi
internal IPB, khususnya Unit Pelaksana Teknis Pusat Komputer.
Kemudian awal tahun 1995 hingga saat ini dihubungkanlah jaringan lokal tersebut ke internet. Dalam melaksanakan koneksitas ke internet, IPB telah melakukan kerja sama dengan beberapa penyedia jasa internet (Internet Service
Provider ‐ ISP) seperti Indonet (1995‐1996) untuk koneksi internet di gedung
rektorat melalui koneksi dial‐up UPT Puskom IPB, Wasantara (1997) untuk koneksi internet di LSI‐Rektorat‐Fateta melalui koneksi VSAT LSI IPB, PT. Telkom (Juli 2000 – sekarang) untuk koneksi seluruh IPB (rektorat, fakultas, departemen, unit kerja) melalui koneksi LC UPT Puskom IPB.
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi | 19
untuk keperluan seluruh unit kerja IPB dan Cyber Mahasiswa (saat ini terdapat 350 PC untuk akses mahasiswa).
Dengan semakin berkembangnya jumlah pengguna komputer yang terhubung ke dalam jaringan lokal dan global, serta sentralisasi data dan informasi, semuanya membutuhkan transaksi online berkecepatan tinggi. Oleh karena itu, pada Agus‐ tus 2004, dimulailah pembangunan jaringan komunikasi data berkecepatan tinggi (backbone) dengan menggunakan teknologi serat optik.
Dengan dibangunnya jaringan ini, IPB melalui KPSI mulai menstrukturkan seluruh sistem berbasis TI dalam suatu jaringan komunikasi multimedia IPBnet secara terintegrasi, dan diberi nama “JAIPONG”.
Jaringan ini terdiri dari empat lapisan (layer):
a. IIDAVOCI: IPB Integrated Data and Voice Communication Infrastructure
yang merupakan infrastruktur fisik jaringan di Kampus IPB untuk mendukung banyak aplikasi berbasis multimedia. Infrastruktur ini diharap‐kan dapat mendukung teknologi LAN, Wireless, dan GPRS/GSM.
b. IIS: IPB Integrated Services, yang berisi banyak aplikasi sistem informasi
secara terpadu untuk melayani kebutuhan pengolahan proses administrasi di berbagai bidang, yaitu proses akademik, database penge‐ tahuan, proses pengelolaan sumber‐daya, serta layanan‐layanan lain untuk komunikasi inter‐personal IPB.
c. IOS: IPB Online Services, yaitu berbagai layanan yang bersifat online yang
secara langsung berhubungan dengan user, baik staf, mahasiswa, maupun pihak luar IPB. Selain ber‐basis web, layanan ini juga diberikan melalui perangkat mobile, misalnya SMS Pendidikan.
d. IDaC: IPB Database Center. Seluruh layanan yang diberikan kepada user
terhubung ke pusat data yang diberinama DATABASE IPB. Database ini memungkinkan terintegrasinya data dan informasi seluruh unit kerja di lingkungan IPB
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi | 20
Gambar 2.7. Arsitektur IPBNet.
5. Pengelolaan Bandwidth IPB 10 MB
Seiring dengan perkembangan teknologi dan semakin meningkatnya kebutuhan civitas akademika IPB akan akses internet dan intranet, KPSI tahun ini mengelola bandwidth 10 MB dari Astinet Dedicated PT Telkom untuk dibagikan ke seluruh pengguna di IPB Darmaga yang keseluruhan departemen sudah berada di Kampus IPB Darmaga.
6. Fiber Optic sebagai Backbone IPBNet
IPB dalam program kerjanya antara lain mengembangkan pola SADAR (Sentralisasi Administrasi, Desentralisasi Akademik dan Riset), yaitu pengelolaan administrasi pendidikan tinggi secara terpusat, dan memberikan otonomi kepada Departemen untuk melaksanakan kegiatan akademik dan riset. Pola ini sangat membutuhkan sumberdaya manusia, prosedur, sistem, sarana dan prasarana yang memadai, yang dapat dilakukan dengan efektif dan efisien bila menggunakan teknologi berbasis ICT.
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi | 21
Seluruh jaringan lokal ini terhubung ke jaringan global (Internet) melalui teknologi ASTINET 256 Kbps yang disediakan oleh PT Telkom (saat ini 10 Mbps). Teknologi nirkabel dipilih karena tidak membutuhkan biaya tinggi, walaupun dari sisi teknologi merupakan penyelesaian sementara untuk suatu koneksi data. Teknologi ini sangat rentan terhadap gangguan cuaca, listrik, dan memiliki bandwidth relatif rendah, yaitu maksimum 7 Mbps.
Untuk meakomodir berbagai permasalahan yang ada dibutuhkan pembangunan jaringan komunikasi data yang menghubungkan setiap unit kerja di IPB serta kebutuhan perangkat jaringan berupa server dan perangkat penunjang lainnya dengan kecepatan tinggi (backbone), tingkat realibilitasnya sangat tinggi, dan tahan terhadap gangguan lingkungan seperti cuaca, listrik, dan sebagainya. Kebutuhan ini antara lain dipenuhi dengan menggunakan teknologi komunikasi data berbasis serat optik.
7. Jaringan Komputer Rektorat dan Fakultas di Lingkungan IPB
Master plan jaringan IPB dengan serat optic bekerja sama dengan PT Compnet Integrator, sebagai berikut :
Perangkat Material FO :
Gambar 2.8. Dokumen Contoh Material FO
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi | 22
8. Pengembangan VoIP PABX dan Telepon VoIP.
Jaringan serat optic (FO) di Kampus IPB Darmaga yang selama ini digunakan untuk komunikasi data (intranet/internet) dengan menggunakan komputer (IPBNet), juga saat ini sudah dapat digunakan untuk komunikasi suara (percakapan) menggunakan pesawat telepon dengan memanfaatkan teknologi VoIP (Voice over Internet Protocol). Jaringan telepon ini disebut sebagai Jaringan Telepon IPB Terintegrasi (JTIT). Sejak bulan Juni 2006, beberapa pesawat telepon sudah dapat digunakan untuk melakukan komunikasi antara Rektorat – Fakultas – Departemen – Perpustakaan Pusat – TPB dan sebaliknya. Pesawat telepon yang terkoneksi di dalam JTIT dikelompokkan menjadi tiga jenis, yaitu :
a. Pesawat I‐Phone, yaitu pesawat telepon khusu yang dapat langsung dihubungkan ke jaringan IPBNet menggunakan kabel RJ‐45. Pesawat ini diberi identitas 88xxx, dan hanya dipasang dibeberapa titik.
b. Pesawat VoIP, yaitu pesawat telepon biasa (manual) yang telah dihubungkan ke jaringan IPBNet menggunakan kabel telepon melalui alat tertentu yang telah dipasang di beberapa lokasi di departemen/fakultas. Pesawat ini telah diberi identitas nomor yang terdiri 5 (lima) dijit.
c. Pesawat PABX, yaitu pesawat telepon biasa (manual) yang terhubung ke mesin PABX, dimana mesin PABX ini telah dihubungkan dan dikonfigurasi sehingga dapat terkoneksi ke jaringan IPBNet. Informasi lengkapnya mengenai JTIT kami sajikan dalam buku manual JTIT tersendiri yang telah disebarkan pada setiap unit kerja di lingkungan IPB (Lampiran 3).
9. Fasilitas Video Conference dan Video Streaming
Pembangunan fasilitas video conference dan video streaming dilatarbelakangi oleh pelaksanaan perkuliahan yang dilaksanakan secara kemitraan di mana lokasi perguruan tinggi mitra terpisahkan berjauhan secara geografis, masih mengalami beberapa hambatan dalam hal pencapaian standar materi, efektifitas dan efisiensi perkuliahan. Hal ini terjadi karena perkuliahan konvensional mengharuskan pengajar dan peserta ajar harus berada dalam satu lokasi dan waktu yang sama.
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi | 23
IPB telah memiliki 2 fasilitas video conference yang seluruhnya terhubung ke jaringan Internet, INHERENT dan Jardiknas. Pada Gambar 2.9 dan Tabel 4 memperlihatkan rancangan dan spesifikasi jaringan INHERENT DIKTI (sumber: PT. Telkom dan DIKTI, 2006) yang menghubungkan kurang lebih 39 PTN/PTS yang dimanfaatkan untuk fasilitas video conference, simulasi, layanan‐layanan
aplikasi, dan Intranet.
Tabel 2.2. Spesifikasi dan Konfigurasi Jaringan INHERENT
Advanced
Networks
Medium Networks
Basic Networks
Delay 50 – 70 ms 125 – 150 ms < 500 ms Media Fiber Optic Fiber Optic, GMD VSAT SCPC
Channel Clear Channel Clear Channel Clear Channel
Bandwidth STM‐1 4 x E1 1,4 Mbps
Backup Link
Ring FO VSAT SCPC 1024 Mbps
Satellite
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi | 24
Gambar 2.10. Kecepatan Akses Jaringan INHERENT IPB
Kedua fasilitas video conference yang dimiliki oleh IPB dibangun dan didanai melalui kerjasama dan hibah, yaitu video conference SEAFAST yang didanai melalui kerjasama Pusat Penelitian SEAFAST IPB dengan Texas University dan video conference INHERENT didanai melalui hibah INHERENT K1 DIKTI. Video conference INHERENT berlokasi di Ruang Sidang Rektor Lantai 2 Gedung Rektorat Kampus IPB Darmaga dengan kapasitas 50‐80 orang dan SEAFAST berlokasi di Gedung SEAFAST Kampus IPB Darmaga dengan kapasitas 40 orang.
10. Rancangan dan Implementasi Video Conference
Fasilitas video conference IPB dirancang dan diimplementasikan tidak hanya untuk kegiatan akademik namun juga masalah administatif pendidikan tinggi dan diskusi informal seperti pelaksanaan coffee morning. Coffee Morning merupakan
kegiatan rutin DIKTI yang dilaksanakan antara DIKTI dan perguruan tinggi yang
terhubung ke jaringan INHERENT dan Jardiknas yang dilaksanakan setiap minggu ke‐2 setiap bulan untuk mendiskusikan berbagai topik yang menyangkut kebijakan pendidikan tinggi.
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi | 25
Tabel 2.3. Fasilitas Video Conference IPB
Fasilias Lokasi Kecepatan Kapasistas
Video Conference 1. RS Rektorat 2. SEAFAST
Internet = 10 Mbps
Inherent = 2 Mbps
1. 50‐80 orang 2. 40 orang
Video
Streaming/Recording
KPSI variasi
Fasilitas video conference yang dibangun terhubung langsung dengan perangkat audio/visual yang telah ada dan juga layanan video streaming/recording yang seluruhnya menggunakan perangkat polycom seperti terlihat pada Gambar 2.11 dan Gambar 2.12.
Gambar 2.11. Fasilitas Layanan Video Conference di RS Rektorat
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi | 26
Spesifikasi perangkat video conference dan video streaming yang digunakan oleh IPB adalah Polycom VSX 7000e dan Polycom VRSS 2000 seperti diperlihatkan pada Gambar 2.13, 2.14, dan 2.15
Gambar 2.13.. Perangkat Video Conference IPB Polycom VSX 7000e
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi | 27
Gambar 2.15. Fasilitas Layanan Video Streaming/Recording Polycom VRSS 2000
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi | 28
BAB
III
DISAIN
PENGEMBANGAN
TEKNOLOGI
INFORMASI
DAN
SISTEM
INFORMASI
DAN
PENGEMBANGAN
IPB
2008
2012
Pengembangan dan/atau akuisi TIK (Teknologi Informasi dan Komunikasi) secara valid memastikan bahwa setiap pengembangan dan/atau akuisisi TIK didasarkan pada alasan yang tepat dan dilakukan dengan cara yang tepat; berdasarkan analisis yang tepat dan terus‐menerus. Memastikan bahwa dalam setiap pengembangan dan/atau akuisisi TIK selalu ada pertimbangan keseimbangan yang tepat atas manfaat jangka pendek dan jangka panjang, biaya dan risiko‐risiko.
Adalah hal yang esensial bagi suatu organisasi untuk mengelola transaksi, informasi dan pengetahuan yang diperlukan untuk mencapai misi dan tujuan bisnisnya dengan keuntungan strategik yang unggul dan kompetitif. Hal ini dilakukan dengan tata kelola SI (IS governance) yang baik (Gambar 3.1).
Gambar 3.1. Tata kelola Sistem Informasi (IS Governance).
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi | 29
ada dapat memberikan informasi untuk kendali (control), analisis resiko serta
penjaminan (assurance) yang menjadi tanggung jawab organisasi.
Intinya adalah bagaimana suatu organisasi dapat menyatukan (aligning) dan
mensinergikan (sinergizing) strategi bisnis dengan strategi SI. Selain indikator kinerja
kunci (key performance indicators/KPIs) penerapan SI dalam suatu organisasi perlu
ditetapkan agar dapat melakukan pemantauan dan evaluasi untuk perbaikan SI ke depan secara berkelanjutan. Dengan demikian tata kelola SI yang baik (good IS
governance) dapat selalu dijalankan. Kerangka kerja tata kelola SI seperti COBIT
(Control Objectives for Information and related Technology) dapat menjadi elemen
kritis dalam menjamin kendali dan tata kelola informasi yang baik (lihat Gambar 3.2).
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi | 30
Gambar 3.2. Kerangka kerja COBIT (Control Objectives for Information and related
Technology), diadopsi dari ITGI (Information Technology Governance Institute) 2004.
IPB mempunyai Bussiness Objectives yang dituangkan menjadi visi dan misi IPB. Adapun visi dan misi IPB adalah sebagai berikut:
Visi
Menjadi perguruan tinggi berbasis riset kelas dunia dengan kompetensi utama pertanian tropika dan biosains serta berkarakter kewirausahaan.
Misi
•Menyelenggarakan pendidikan tinggi bermutu tinggi dan pembinaan kemahasiswaan yang komprehensif dalam rangka meningkatkan daya saing bangsa.
•Mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi sesuai kebutuhan masyarakat agraris dan bahari pada masa sekarang dan kecenderungan pada masa yang akan datang.
•Membangun sistem manajemen perguruan tinggi yang berkarakter kewirausahaan, efektif, efisien, transparan, dan akuntabel.
•Mendorong terbentuknya masyarakat madani berdasarkan kebenaran dan hak asasi manusia.
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi | 31
Gambar 3.3. Arsitektur Sistem Informasi IPB
Gambar 3.4. Pengembangan Sistem Aplikasi Terpadu Berbasis Web
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi | 32
3.1. Sub Direktorat Aplikasi dan Layanan
3.1.1. Pengembangan Aplikasi Sistem Informasi
3.1.1.1. Pengembangan Sistem Aplikasi Akademik
Perlunya sistem aplikasi akademik yang terintegrasi untuk multi strata (S0, S1, dan S2, S3), dan S1 Alih Jenis, sehingga pengelolaan dan pelayanan akademik menjadi satu pintu dan sesuai dengan Tupoksinya Direktorat Administrasi Pendidikan. Tujuan dari program ini mencakup:
• Mengembangkan sistem aplikasi yang terintegrasi untuk multi strata dengan menyediakan aplikasi untuk strata S0 dan S1 Alih Jenis.
• Meningkatkan kapasitas SIMAK Pascasarjana, dan SIMAK Sarjana.
• Meningkatkan kapasitas KRS on‐line dengan merancang ulang tampilan (CMS) serta menyediakan fitur dosen, departemen, dan fakultas.
3.1.1.2. Pengembangan Sistem Aplikasi Akademik untuk Wisuda
SIM Wisuda dibangun sejak 2009 mulai digunakan dan dikelola oleh Direktorat Administrasi Pendidikan. SIM Wisuda terutama menangani data lulusan dan pelaksanaan wisuda untuk mahasiswa sarjana dengan kurikulum Mayor‐Minor. Pada perkembangannya SIM Wisuda dapat menangani data lulusan untuk multistrata dan mahasiswa phassing out., Dengan semakin bertambahnya jadwal pelaksanaan wisuda dari tiga tahap menjadi lima tahap untuk wisuda program sarjana, magister, dan doktor, dan dua tahap untuk program diploma, maka SIM Wisuda masih perlu ditingkatkan dalam pengembangannya. Fitur‐fitur yang terdapat pada SIM Wisuda antara lain:
a. Melakukan penambahan data calon wisudawan program diploma, sarjana, magister, dan doktor.
b. Mencetak Transkrip berbahasa Indonesia dan Inggris c. Mencetak Ijazah berbahasa Indonesia dan Inggris d. Mencetak Buku Wisuda
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi | 33
3.1.1.3. Pengembangan Sistem Aplikasi SDM
Perlunya mengembangkan aplikasi yang menyangkut SDM terdiri dari SIMPEG (dekstop), Kinerja (web), DUPAK (web), dan InfoGaji (web), Karya Ilmiah (Desktop). Perlu adanya integrasi aplikasi SDM dengan terlebih dahulu mengembangkan aplikasi SIMPEG (dekstop) menjadi aplikasi berbasis web dan aplikasi Karya Ilmiah diintegrasikan ke dalam aplikasinya DUPAK. Tujuan dari program ini mencakup:
• Mengembangkan aplikasi SIMPEG berbasis web.
• Mengintegrasikan aplikasi dan database Karya Ilmiah (dekstop) ke dalam aplikasi DUPAK (web).
• Mengembangkan aplikasi Kinerja sesuai dengan database yang dihasilkan oleh teknologi mesin FingerPrint yang baru.
• Mengembangkan sistem infoGaji menjadi sistem Remunerasi yang lebih luas.
3.1.1.4. Pengembangan Sistem Aplikasi Fasilitas dan Properti
Perlunya mengembangkan aplikasi Faspro yang terdiri dari SABMN (dekstop, program dari Depdiknas), Sifa (web), sistem Sarana (dekstop), dan pengelolaan data fasilitas dan properti (Ms.Excell). Tujuan dari program ini mencakup:
• Mengembangkan aplikasi web sistem fasilitas (Sifa) (alat‐alat laboratorium). • Mengembangkan program SimFasPro untuk pengelolaan data aset dan sarana
yang dapat mendukung sistem pelaporan ke Pusat (SABMN). • Mengintegrasikan database Faspro.
3.1.1.5. Pengembangan Sistem Aplikasi Alumni dan Pengembangan Karir
Perlunya mengembangkan sistem hubungan alumni dan pengembangan karir berbasis web. Diperlukan integrasi sistem Alumni dan Pengembangan Karir dengan sistem akademik (SIMAK), sehingga SIMAK dapat mensupport data mahasiswa yang dinyatakan lulus dan telah diwisuda sebagai data Alumni. Selain itu dengan tersedia database Pengembangan Karir, dimungkinkan alumni mendapatkan kemudahan mendapatkan lapangan kerja (memperpendek masa tunggu). Tujuan dari program ini mencakup:
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi | 34
3.1.1.6. Pengembangan Sistem Aplikasi Research dan Services
Perlunya dikembangkan database Research dan Services yang menyimpan data riset yang dihasilkan oleh sivitas akademika IPB dikaitkan dengan data SDM. Untuk pecarian dan pelayanan informasi mengenai data riset ini, diperlukan pengembangan aplikasi riset dan servis. Tujuan dari program ini mencakup:
• Mengembangkan Aplikasi Research dan Services.
• Mengintegrasikan database Research dan Services dengan data SDM dan database Akademik.
3.1.1.7. Pengembangan Sistem Balanced Scorecard
Perlunya suatu sistem yang dapat mendukung pada perencanaan dan sekaligus dapat mengukur hasil dan dampak dari kegiatan yang telah dilakukan. Aplikasi BSC yang sedang dikembangkan dapat digunakan untuk menjawab kebutuhan ini. Tujuan dari program ini mencakup:
• Menyempurnakan aplikasi BSC.
• Mengembangkan apikasi yang terintegrasi untuk memasukan data dan informasi yang diperlukan oleh Direktorat Perencanaan dan Pengembangan, IPB dan stakeholder IPB dengan sumber data berasal dari unit‐unit kerja di lingkungan IPB.
3.1.1.8. Pengembangan Sistem Keuangan
Perlunya suatu sistem yang terintegrasi antara data penerimaan (SPP, dana pemerintah, hibah, kerjasama, dll) dengan data pengeluaran oleh unit kerja (laporan penggunaan anggaran dan keuangan) sehingga dapat mendukung sistem perencanaan dan penganggaran yang dilakukan oleh Direktorat Perencanaan dan Pengembangan. Tujuan dari program ini mencakup :
• Menyempurnakan aplikasi SPP mahasiswa yang dapat mengakomodir seluruh strata.
• Mengembangkan apikasi penerimaan dana selain SPP mahasiswa. • Meningkatkan integrasi data SPP mahasiswa dengan data akademik.
Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi | 35
• Memberikan aplikasi dukungan terhadap pengambil kebijakan pada tingkat institusi.
3.1.1.9. Pengembangan Sistem Informasi Riset IPB
Data kekayaan ilmiah IPB yang banyak dan tersebar menyulitkan pembentukan informasi akurat mengenai capaian kinerja perguruan tinggi dalam bidang karya ilmiah. Untuk itu perlu dibentuk Sistem Informasi Riset IPB yang mampu memberikan informasi yang lebih baik, akurat dan terintegrasi. Perlu dikembangkan database Warehousing untuk data Riset sehingga mudah dalam layanan penelusuran. Sistem aplikasi yang dapat dibangun untuk mangampu data riset IPB antara lain :
• KMS
• Information Resource Center • Repository Karya Ilmiah • Perpustakaan
• LPPM dan RKS
3.1.1.10. Pengembangan IPB Integrated Journal System
Perlu dikembangkan IPB Integrated Journal System dengan merancang kembali sisi antarmuka, dukungan html, manual yang lebih jelas, format sitasi, serta pembaruan sistem secara berkala. Selain itu dalam rangka untuk memotivasi pengelola jurnal dalam penerbitan digital serta berdasarkan hasil diskusi dengan rektor IPB diusulkan terdapat anggaran untuk memberikan insentif kepada pengelola jurnal IPB yang membuat versi digital dan mempublikasikannya secara gratis di dalam IIJS. Untuk mendukung diseminasi jurnal digital, sebuah jurnal harus memiliki E‐ISSN d
