BAB II
LANDASAN TEORI
II.1. Audit Secara Umum II.1.1. Pengertian Audit
Boynton, Johnson dan Kell yang diterjemahkan oleh Rajoe, Gania, & Budi (2003:5) memberikan definisi :
Auditing sebagai suatu proses sistematis untuk memperoleh serta mengevaluasi bukti secara objektif mengenai asersi-asersi kegiatan dan peristiwa ekonomi, dengan tujuan menetapkan derajat kesesuaian antara asersi-asersi tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya serta penyampaian hasil-hasilnya kepada pihak yang berkepentingan.
Agoes (2004:3) memberikan definisi :
Auditing adalah suatu pemeriksaan yang dilakukan secara kritis dan sistematis, oleh pihak yang independen, terhadap laporan keuangan yang telah disusun oleh manajemen, beserta catatan-catatan pembukuan dan bukti-bukti pendukungnya, dengan tujuan untuk dapat memberikan pendapat mengenai kewajaran laporan keuangan tersebut.
Arens, Elder dan Beasley (2006:4) memberikan definisi :
Auditing is the accumulation and evaluation of evidence about information to determine and report on degree of correspondence between the information and established criteria. Auditing should be done by a competent, independent person.
Dari definisi di atas dapat disimpulkan, auditing adalah sebuah proses sistematis untuk mengumpulkan dan mengevaluasi bahan bukti tentang informasi mengenai kejadian ekonomi, yang dilakukan oleh seorang yang independen dengan tujuan untuk menetapkan tingkat kesesuaian antara kejadian dengan kriteria yang telah ditetapkan dan mengomunikasikan hasilnya kepada pihak yang berkepentingan.
II.1.2. Jenis-jenis Auditing
Tunggal (2008) menyatakan, “Dalam pelaksanaanya audit dibedakan menjadi tiga jenis yaitu:
1. Audit Laporan Keuangan (Financial Statement Audit)
Audit laporan keuangan adalah penilaian apakah laporan keuangan disusun dengan kritera yang ditetapkan, seperti prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku umum (GAAP).
2. Audit Operasional (Operational Audit)
Audit operasional adalah audit yang dilakukan terhadap kegiatan operasi perusahaan untuk menilai efisiensi, efektifitas, dan ekonomis operasi perusahaan. Hasil audit operasional akan digunakan oleh pihak manajemen perusahaan.
3. Audit Ketaatan (Compliance Audit)
Audit ketaatan adalah audit yang dimaksudkan untuk menilai apakah prosedur tertentu, aturan, regulasi yang ditetapkan oleh otorisasi lebih tinggi ditaati dan diikuti.”
II.2. Audit Operasional
II.2.1. Pengertian Audit Operasional
Agoes (2004:175) menerangkan, audit operasional adalah suatu pemeriksaan terhadap kegiatan operasi suatu perusahaan, termasuk kebijakan akunting dan kebijakan operasional yang telah ditentukan oleh manajemen, untuk mengetahui apakah kegiatan operasi tersebut sudah dilakukan secara efektif, efisien dan ekonomis.
Menurut Tunggal (2012:1), “Audit operasional merupakan audit atas operasi yang dilaksanakan dari sudut pandang manajemen untuk menilai ekonomi, efisiensi, dan efektivitas dari setiap dan seluruh operasi, terbatas hanya pada keinginan manajemen.
Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa audit operasional adalah pemeriksaan terhadap kegiatan operasional perusahaan guna memastikan operasional perusahaan yang dijalankan manajemen sudah dijalankan secara efektif dan
efisien serta melaporkan hasil evaluasi tersebut kepada orang yang berkepentingan disertakan rekomendasi sebagai perbaikan dikemudian hari.
Mengacu Bayangkara (2008:12), “Definisi efektifitas, efisiensi, ekonomis adalah sebagai berikut:
1. Efektifitas adalah bahwa produk akhir suatu kegiatan operasi telah mencapai tujuannya baik dari segi kualitas hasil kerja, kuantitas hasil kerja maupun dari batas waktu yang ditargetkan.
2. Efisien adalah bertindak dengan cara yang dapat meminimalkan kerugian atau pemborosan sumber daya dalam melaksanakan suatu kegiatan operasi perusahaan atau menghasilkan suatu produk atau jasa.
3. Ekonomis adalah kesatuan ekonomi dapat mengelola dan memanfaatkan segala kekayaan perusahaan secara baik, sehingga tidak terjadi suatu pemborosan.”
II.2.2. Karakteristik Audit Operasional
Menurut Tunggal (2012:37), “Karakter audit operasional adalah sebagai berikut: 1. Audit operasional adalah prosedur yang bersifat investigatif.
2. Mencakup semua aspek perusahaan, unit atau fungsi.
3. Yang diaudit adalah seluruh perusahaan, atau salah satu unitnya (bagian penjualan, bagian perencanaan produksi dan sebagainya), atau suatu fungsi, atau salah satu sub-klasifikasinya (pengendalian persediaan, sistem pelaporan, pembinaan pegawai dan sebagainya).
4. Penelitian dipusatkan pada prestasi atau keefektifan dari perusahaan atau unit atau fungsi yang diaudit dalam menajalankan misi, tanggungjawab, atau tugasnya.
5. Pengukuran terhadap keefektifan didasarkan pada bukti atau data dan standar. 6. Tujuan utama audit operasional adalah memberikan informasi kepada pimpinan
tentang efektif-tidaknya perusahaan, suatu unit, atau suatu fungsi. Diagnosis tentang permasalahan dan sebab-sebabnya, dan rekomendasi tentang langkah-langkah korektifnya merupkan tujuan tambahan.
II.2.3. Tujuan Audit Operasional
Menurut Tunggal (2012:40), beberapa tujuan dari audit operasional adalah: 1. Objek dari audit operasional adalah mengungkap kekurangan dan ketidakberesan
dalam setiap unsur yang diuji oleh auditor operasional dan untuk menunjukkan perbaikan apa yang dimungkinkan untuk memperoleh hasil yang terbaik dari operasi yang bersangkutan.
2. Untuk membantu manajemen mencapai administrasi operasi yang paling efisien. 3. Untuk mengusulkan kepada manajemen cara-cara dan alat-alat untuk mencapai
tujuan apabila manajemen organisasi sendiri kurang pengetahuan tentang pengelolaan yang efisien.
4. Audit operasional bertujuan untuk mencapai efisiensi dari pengelolaan.
5. Untuk membantu manajemen, auditor operasional berhubungan dengan setiap fase dari aktivitas usaha yang dapat merupakan dasar pelayanan kepada manajemen. 6. Untuk membantu manajemen pada setiap tingkat dalam pelaksanaan yang efektif
II.2.4. Jenis-jenis Audit Operasional
Tunggal (2008:28) menyatakan, “Jenis-jenis audit operasional terdiri dari: 1. Fungsional
Seperti yang tersirat dari namanya audit operasional berkaitan dengan sebuah fungsi atau lebih dalam suatu organisasi, misalnya fungsi pemasaran, fungsi pembayaran, fungsi penggajian suatu divisi atau untuk perusahaan secara keseluruhan. Keunggulan audit fungsional adalah memungkinkan adanya spesialisasi oleh auditor. Auditor-auditor tertentu dalam staff audit intern dapat mengembangkan banyak keahlian dalam suatu bidang, seperti rekayasa produksi. Sehingga mereka dapat lebih efisien untuk memeriksa dalam bidang itu. Kekurangan aduit fungsional adalah tidak dievaluasinya fungsi yang saling berkaitan.
2. Organisasi
Audit organisasi atas suatu organisasi menyangkut keseluruhan unit organisasi seperti departemen, cabang atau anak perusahaan. Penekanan dalam suatu audit organisasi adalah seberapa efisien dan efektif fungsi-fungsi saling berinteraksi. Rencana organisasi dan metode-metode untuk mengkoordinasi aktivitas yang ada, sangat penting dalam audit jenis ini.
3. Penugasan khusus
Penugasan audit operasional khusus timbul atas pemintaan manajemen. Audit ini dapat terjadi sewaktu-waktu, dapat pula dalam suatu pelaksanaan audit oprasional secara fungsional maupun organisasional, pemeriksa diminta untuk melakukan audit operasional yang bersifat khusus. Sebagai contoh, pada saat audit operasional
terhadap fungsi gudang, persiapan pihak manajemen memberi penugasan khusus kepada pemeriksa untuk menjadi pengawas langsung terhadap karyawan bagian gudang dalam melakukan stock opname persediaan dan melakukan audit terhadap kuantitas barang dagang yang direkrut oleh pembelinya, jadi audit semacam ini meliputi hal-hal yang luas.”
II.2.5. Tahapan Audit Operasional
Mengacu pada pendapat Tunggal (2012:56), tahapan audit operasional meliputi: 1. Memilih Auditee
Pemilihan auditee dimulai dengan survey pendahuluan terhadap calon-calon auditee dalam entitas untuk mengidentifikasikan aktivitas-aktivitas yang mempunyai potensi audit tertinggi dilihat dari segi perbaikan efektivitas, efisiensi, dan kehematan operasi.
Pemahaman atas auditee yang potensial diperoleh dengan: a. Memahami setiap latar belakang auditee,
b. Meninjau sekitar fasilitas auditee untuk meyakinkan bagaimana perusahaan mencapai tujuannya,
c. Mempelajari dokumentasi yang relevan tentang operasi auditee seperti manual kebijakan dan prosedur, bagan arus, kinerja dan standar pengendalian mutu dan uraian jabatan,
d. Melakukan wawancara dengan manajemen mengenai bidang masalah khusus, e. Menerapkan prosedur analitis untuk mengidentifikasikan kecenderungan dan
f. Melakukan pengujian audit kecil untuk mengkonfirmasikan pemahaman auditor terhadap masalah yang potensial.
2. Merencanakan audit operasional
Penaksiran resiko merupakan bagian utama dari proses perencanaan audit operasional dengan tujuan menetapkan bidang-bidang untuk ditekankan dalam audit operasional. Dalam memahami arus barang, jasa, dan transaksi dari, ke, dan dalam operasi auditor dapat menyiapkan bagan arus. Ketika mempelajari bagan arus auditor dapat mencari ketidakefisienan dan kelemahan pengendalian seperti operasi yang duplikasi, formulir dan operasi yang tidak perlu, dan kelemahan sistem otorisasi. Lalu pada saat melakukan tanya-jawab, auditor harus berusaha untuk menjalin hubungan dan meningkatkan setiap kerja sama dengan personil operasi yang akan diaudit. Auditor juga akan menelaah laporan manajemen seperti laporan keuangan sementara, anggaran, dan laporan pembelian dan persediaan. Perhatian auditor adalah hal-hal seperti anggaran, kenaikan biaya, kekurangan persediaan, dan kerusakan persediaan yang mungkin menunjukkan kekurangan efisiensi.
3. Melaksanakan audit
Selama melaksanakan audit, auditor secara eksentif harus mencari fakta-fakta yang berhubungan dengan masalah yang teridentifikasi dalam auditee selama studi pendahuluan. Pelaksanaan audit adalah tahap yang paling memakan waktu dalam audit yang mendalam (in-depth audit).
Terdapat beberapa tahapan dalam melaksanakan audit, yaitu: a. Menganalisis penugasan audit
1) Perencanaan audit tidak dapat dimulai sebelum auditor memiliki pemahaman yang lengkap mengenai penugasannya. Auditor harus dapat mencapai suatu pemahaman meyeluruh mengenai penugasan audit mencakup informasi singkat yang menjamin bahwa penugasan audit ditulis dengan baik agar dapat terjalin komunikasi antara manajemen dan auditor.
2) Mendefinisikan audit scope yang mencakup batasan audit, hambatan organisasi dan geografis, sumber daya audit, jadwal audit dan mengidentifikasi dasar untuk mengukur keberhasilan audit.
b. Mengumpulkan fakta-fakta
Dalam tahap ini auditor harus mengumpulkan fakta-fakta guna memperoleh informasi yang cukup mengenai audit agar dapat membuat program audit yang realistis. Terdapat dua tahap dalam mengumpulkan fakta yaitu:
1) Pengumpulan data
Auditor harus mengumpulkan informasi yang berkaitan dengan kebijakan perusahaan, struktur organisasi, sistem dan prosedur, laporan-laporan, peraturan, dan bahan-bahan auditor sebelumnya. 2) Melakukan observasi dan membuat flowchart
Auditor melakukan observasi area yang diaudit dan mewawancarai key personnel. Auditor juga harus menyiapkan flowchart dari proses dan transaksi yang dijalankan sehingga memungkinkan auditor melihat urutan dan keterkaitan antara berbagai macam transaksi.
Pada umumnya suatu resiko akan mempengaruhi kemampuan suatu organisasi perusahaan untuk bersaing dan mempertahankan kemampuan finansial maupun kualitas produksi dan jasanya. Dalam kaitan ini, auditor internal harus dapat mengidentifikasikan segala faktor resiko dan menilai sampai sejauh mana pengaruhnya terhadap perusahaan. Dalam menangani faktor resiko ini, disamping membantu mengatasi resiko, juga diharapkan sikap proaktif dari auditor internal dalam bentuk antisipasi kemungkinan terjadinya resiko untuk melindungi perusahaan dari suatu kemungkinan hilangnya peluang.
d. Mengidentifikasi bukti-bukti audit
Terdapat dua tipe bukti audit yang umum yaitu:
1) Prosedur dan manual yang sudah dibahas dalam mengumpulkan fakta-fakta,
2) Bukti-bukti yang dihasilkan dari data yang diperoleh dengan aplikasi komputer.
e. Membuat tujuan audit secara rinci
Tujuan audit mendefinisikan sasaran yang akan dicapai oleh tim audit selama penugasan audit. Ciri-ciri tujuan audit yang baik yaitu:
1) Definisi yang tepat mengenai area yang akan dicakup oleh tujuan audit,
2) Sasaran rinci dan dapat diukur yang akan dicapai, 3) Kriteria untuk mengukur keberhasilan tujuan audit.
f. Membuat program audit
Program audit ini menegaskan bagaimana suatu tujuan audit dapat dicapai. Tujuan pembuatan audit program yaitu:
1) Untuk mengidentifikasikan alat dan teknik yang digunakan selama audit,
2) Untuk memilah dan membagi tujuan menjadi beberapa bagian komponen yang logis,
3) Untuk memperkirakan jumlah sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan penugasan audit.
4. Melaporkan temuan
Laporan temuan audit biasanya dikirimkan hanya kepada manajemen. Penulisan laporan seringkali memakan waktu cukup banyak agar temuan dan rekomendasi audit dapat diuraikan secara jelas.
Beberapa pertimbangan dalam menyiapkan laporan yaitu:
a. Menekankan hal-hal yang mengacu pada perbaikan operasi perusahaan. Setiap manajer yang beroperasi akan tertarik suatu perubahan prosedur yang akan mengurangi biaya-biaya dan akan tidak tertarik terhadap perbaikan yang bersifat protektif.
b. Mencantumkan temuan yang menyenangkan atau perbaikan yang menunjukkan kemajuan sejak audit terakhir dilakukan, atau suatu komentar yang bersifat pujian terhadap kinerja yang telah dilakukan.
c. Mengahapus hal-hal kecil yang tidak menjamin perhatian pejabat perusahaan. d. Menjaga agar laporan tersebut tidak bertele-tele atau sesingkat mungkin.
e. Tidak mengharapkan manajer yang beroperasi untuk berpikir sebagai layaknya auditor.
f. Tidak membuat kritik tanpa suatu rekomendasi konstruktif dan informasi berdasarkan kenyataan yang mendukung.
g. Mendiskusikan rancangan laporan dengan semua pengawas yang beroperasi yang berkaitan dengan temuan dan rekomendasi yag telah dibuat.
h. Mendapatkan persetujuan dari direksi yang beroperasi atas rekomendasi tersebut.
i. Jika persetujuan atas rekomendasi tidak dapat tercapai, harus dipastikan bahwa ada persetujuan atas latar belakang yang berdasarkan kenyataan. Lalu dikemukakan dalam laporan dengan pernyataan mengenai posisi bagian yang beroperasi dan posisi auditor.
j. Mengirimkan copy laporan akhir kepada setiap kepala bagian yang beroperasi yang berkaitan dengan laporan tersebut dan kepada pejabat-pejabat senior perusahaan yang bertanggungjawab atas operasi yang diaudit.
5. Melakukan tindak lanjut
Tahap terakhir atau tahap tindak lanjut dalam audit operasional adalah tahap bagi auditor untuk menindaklanjuti tanggapan auditee terhadap laporan audit. Tindak lanjut ini juga harus mencakup penentuan kelayakan tindakan yang diambil oleh auditee dalam mengimplementasikan rekomendasi.
II.2.6. Temuan Audit Operasional
Tunggal (2008:186) menyatakan, “Suatu yang penting dalam audit adalah pengembangan temuan-temuan untuk dikomunikasikan kepada pihak-pihak lain. Kata temuan atau finding diartikan sebagai himpunan informasi-informasi mengenai kegiatan, organisasi, kondisi atau hal-hal lain yang telah dianalisa atau dinilai serta diperkirakan akan menarik atau berguna untuk pejabat yang berwenang. Penyusunan temuan yang baik harus mencakup:
1. Kondisi (Statement of Conditions)
Adalah keadaan yang menggambarkan kenyataan yang terjadi diperusahaan. Audit operasional memerlukan temuan fakta awal dalam tahap pekerjaan lapangan (field work). Ketika temuan fakta digunakan untuk menyatakan suatu kondisi, auditor perlu memeriksa dan menguji operasi dan data terkait untuk membuat fakta lebih jelas. Pernyataan kondisi ini memberikan titik referensi kepada temuan yang berkaitan dengan kriteria yang ada.
2. Kriteria (Criteria)
Adalah ukuran atau standar yang harus diikuti atau kondisi yang seharusmya ada dan merupakan standar yang harus dipatuhi oleh setiap bagian dalam perusahaan, yang bisa berupa kebijakan yang telah ditetapkan manajemen, kebijakan perusahaan sejenis atau kebijakan industri, dan peraturan pemerintah.
3. Sebab (Cause)
Adalah tindakan-tindakan yang menyimpang dari standar yang berlaku dan apa penyebab terjadinya kondisi tersebut di perusahaan serta bagaimana terjadinya. Temuan audit tidaklah lengkap sampai auditor secara penuh mengidentifikasi
penyebab atas alasan terjadinya penyimpangan dari kriteria. Faktor paling utama dari temuan audit yaitu menentukan penyebab kelemahan. Penyebab ini adalah alasan mengapa operasi menjadi tidak efektif, efisien dan ekonomis.
4. Akibat (Effect)
Adalah dampak dari tindakan-tindakan yang menyimpang dari standar yang berlaku. Salah satu tujuan utama dalam melaksanakan audit operasional adalah mendorong manajemen operasional melakukan tindakan positif untuk mengkoreksi temuan atas kekurangan operasional yang diidentifikasi oleh tim audit.
5. Rekomendasi (Recommendation)
Menjelaskan apa yang harus dilakukan untuk mengatasi kelemahan masalah yang ditemukan dalam temuan. Keberhasilan penyempurnaan suatu temuan audit adalah pengembangan rekomendasi sebagai suatu tindakan yang harus diambil untuk mengkoreksi kondisi yang tidak diinginkan saat ini. Rekomendasi haruslah masuk akal diikuti dengan sebuah penjelasan mengapa kondisi ini terjadi, penyebabnya, dan apa yang harus dilakukan untuk mencegah berulangnya hal itu.”
II.3. Sistem Pengendalian Internal II.3.1 Pengertian Pengendalian Internal
Pengendalian internal merupakan metode yang berguna bagi manajemen untuk menjaga kekayaan organisasi, meningkatkan efektivitas dan efisiensi kinerja.
Pengendalian Internal menurut Committee of Sponsoring Organizations (COSO) yaitu:
A process, effected by an entity’s board of directors, management and other personnel, designed to provide reasonable assurance regarding to achievement of objectives in the following categories:
• Effectiveness and efficiency of operations
• Reliability of financial reporting
• Compliance with external laws and regulations.
Menurut Romney dan Steinbart yang diterjemahkan oleh Fitriasari dan Arnos (2006:229), pengendalian internal adalah:
”Rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga asset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah di tetapkan.”
Menurut Rama dan Jones yang diterjemahkan oleh M. Slamet Wibowo (2008:132) mendefinisikan pengendalian internal sebagai berikut:
Pengendalian internal (internal control) adalah suatu proses, yang dipengaruhi oleh dewan direksi entitas, manajemen dan personel lainnya, yang dirancang untuk memberikan kepastian yang beralasan terkait dengan pencapaian sasaran kategori sebagai berikut: efektivitas dan efisiensi operasi; keandalan pelaporan keuangan; dan ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.
II.3.2. Tujuan Pengendalian Internal
Menurut Arens, Elder, dan Beasley yang diterjemahkan oleh Wibowo, H. (2008:370), biasanya manajemen memiliki tiga tujuan umum dalam merancang suatu pengendalian internal yang efektif:
1. Reliabilitas pelaporan keuangan. Manajemen bertanggung jawab untuk menyiapkan laporan bagi para investor, kreditor, dan pemakai lainnya.
2. Efisiensi dan efektivitas operasi. Pengendalian dalam perusahaan akan mendorong pemakaian sumber daya secara efisien dan efektif untuk mengoptimalkan sasaran-sasaran perusahaan.
3. Ketaatan pada hukum dan peraturan. Section 404 mengharuskan semua perusahaan publik mengeluarkan laporan tentang keefektifan pelaksanaan pengendalian internal atas pelaporan keuangan.
II.3.3. Komponen Pengendalian Internal
Menurut Boynton, Johnson dan Kell (2005:386) yang diterjemahkan oleh Rajoe, P. A., Gania, G., & Budi, I. S., COSO mengidentifikasi lima komponen pengendalian internal yang saling berhubungan sebagai berikut:
1. Lingkungan Pengendalian (Control Environment)
Lingkungan pengendalian menetapkan suasana dari suatu organisasi yang mempengaruhi kesadaran akan pengendalian dari orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan pondasi dari semua komponen pengendalian intern lainnya yang menyediakan disiplin dan struktur.
Adapun unsur-unsur pengendalian internal adalah yaitu: a. Integritas dan nilai etika
b. Komitmen terhadap kompetensi c. Dewan Direksi dan Komite Audit d. Filosofi dan gaya operasi manajemen
e. Struktur organisasi
f. Penetapan wewenang dan tanggung jawab g. Kebijakan dan praktik sumber daya manusia 2. Penilaian Resiko (Risk Assessment)
Penilaian risiko untuk tujuan pelaporan keuangan adalah identifikasi, analisis, dan pengelolaan risiko suatu entitas yang relevan dengan penyusunan laporan keuangan yang disajikan secara wajar sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku umum.
Penilaian resiko oleh manajemen juga harus mencakup pertimbangan khusus atas risiko yang dapat muncul dari perubahan kondisi seperti :
a. Perubahan dalam lingkungan operasi b. Personel baru
c. Sistem informasi yang baru atau dimodifikasi d. Restrukturisasi perusahaan
3. Informasi dan Komunikasi (Information and Communication)
Sistem informasi dan komunikasi yang relevan dengan tujuan pelaporan keuangan, yang memasukkan sistem akuntansi (accounting system), terdiri dari metode-metode dan catatan-catatan yang diciptakan untuk mengidentifikasi, mengumpulkan, menganalisis, mengklasifikasi, mencatat dan melaporkan transaksi-transaksi entitas dan untuk memelihara akuntabilitas dari aktiva-aktiva dan kewajiban-kewajiban yang berhubungan.
Terdapat unsur-unsur informasi dan komunikasi, yaitu: a. Transaksi sesuai dengan asersi manajemen
c. Kelengkapan dokumen dan catatan 4. Aktivitas Pengendalian (Control Activities)
Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang membantu memastikan bahwa perintah manajemen telah dilaksanakan. Aktivitas pengendalian membantu memastikan bahwa tindakan yang diperlukan berkenaan dengan resiko telah diambil untuk pencapaian tujuan entitas.
Aktivitas pengendalian yang relevan dengan audit laporan keuangan dapat dikategorikan dalam berbagai cara. Salah satu caranya adalah sebagai berikut:
a. Pemisahan tugas yang memadai
b. Pengendalian pemrosesan informasi mengacu pada risiko yang berhubungan dengan otorisasi, kelengkapan, dan akurasi transaksi.
1) Pengendalian umum
Berikut adalah lima jenis pengendalian umum yang diakui secara luas: a) Pengendalian organisasi dan operasi
b) Pengendalian pengembangan sistem dan dokumentasi c) Pengendalian perangkat keras dan sistem perangkat lunak d) Pengendalian akses
e) Pengendalian data dan prosedur 2) Pengendalian aplikasi
Tiga kelompok pengendalian aplikasi berikut dikenal secara luas: a) Pengendalian masukan
b) Pengendalian pemrosesan c) Pengendalian keluaran c. Pengendalian fisik
d. Penilaian kinerja 5. Pemantauan (Monitoring)
Pemantauan adalah suatu proses yang menilai kualitas kinerja pengendalian intern pada suatu waku. Pemantauan melibatkan penilaian rancangan dan pengoperasian pengendalian dengan dasar waktu dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan.
Terdapat unsur-unsur pemantauan, yaitu : a. Memantau kegiatan yang berjalan b. Evaluasi yang terpisah
c. Tindak lanjut atas temuan audit.
II.3.4. Hubungan Pengendalian Internal dengan Pemeriksaan Operasional
Menurut Arens dan Loebbecke yang diterjemahkan oleh Jusuf, A. A. (2003:766) hubungan antara audit operasional dengan sistem pengendalian intern adalah sistem pengendalian internal dibentuk untuk membantu mencapai sasaran perusahaan, dan sasaran penting semua organisasi adalah efisiensi dan efektivitas. Tujuan hal penting dalam menyusun struktur pengendalian internal yang baik adalah:
1. Keandalan pelaporan keuangan
2. Ketaatan pada hukum dan peraturan yang sudah ditetapkan 3. Efisiensi dan efektivitas operasional.
II.4. Siklus Pembelian II.4.1. Pengertian Pembelian
Menurut Mulyadi (2001:299) menyatakan, Pembelian adalah kegiatan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Tujuan pengendalian internal atas fungsi pembelian yaitu:
1. Menjaga kekayaan (persediaan)
2. Kewajiban perusahaan (utang dagang atau bukti kas keluar yang akan dibayar) 3. Menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi (utang dan persediaan)
Menurut Assauri (2004:156) menyatakan bahwa:
Pembelian (purchase) merupakan salah satu fungsi penting dalam berhasilnya operasi perusahaan, karena fungsi ini dibebani tanggung jawab untuk mendapatkan kualitas dan kuantitas bahan yang tersedia pada waktu yang dibutuhkan, pada tingkat harga yang sesuai dengan harga yang berlaku.
Dari pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa Pembelian Suku Cadang Pesawat adalah suatu kegiatan perusahaan dalam mengadakan persediaan barang berupa suku cadang agar dapat menjalankan operasional perusahaan maupun untuk dijual kembali demi mencapai tujuan perusahaan.
II.4.2. Fungsi-fungsi Pembelian
Mengacu pada pendapat Mulyadi (2005:119) dalam bukunya berjudul Auditing, dapat dilihat “fungsi-fungsi yang terkait dalam pemebelian adalah sebagai berikut:
1. Fungsi Gudang
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi sediaan yang ada di
gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang langsung pakai (tidak diselenggarakan sediaan barang di gudang), permintaan pembelian diajukan oleh pemakai barang. Dalam pemerolehan aktiva tetap, calon pemakai atau fungsi perencanaan perusahaan biasanya yang mengajukan permintaan pembelian.
2. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
3. Fungsi Penerimaan Barang
Dalam sistem informasi akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggungjawab jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perushaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan.
4. Fungsi Pencatat Utang.
Dalam pemerolehan barang dan jasa, fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan buku pembantu utang sebagai buku pembantu uang.
5. Fungsi Akuntansi Biaya.
biaya bertanggung jawab untuk mencatat biaya sediaan barang yang dibeli ke dalam buku pembantu sediaan. Dalam pemerolehan aktiva tetap, fungsi akuntansi biaya bertanggung jawab untuk mencatat biaya aktiva tetap yang dibeli ke dalam buku pembantu aktiva tetap.”
II.4.3. Dokumen-dokumen dalam Fungsi Pembelian
Menurut Narko (2007:127), “Dokumen-dokumen yang terkait dalam fungsi pembelian antara lain :
1. Surat permintaan pembelian. Merupakan permintaan akan barang dan jasa oleh pegawai yang berwenang. Bentuknya dapat berupa permintaan perolehan untuk bahan-bahan oleh mandor atau pengawas gudang, reparasi diluar oleh pegawai kantor atau pabrik, atau asuransi oleh direktur perusahaan yang bertanggung jawab atas property dan peralatan.
2. Surat permintaan daftar harga. Bagian pembelian biasanya secara periodik meminta daftar harga barang-barang kepada pemasok atau calon pemasok. Bila barang yang akan dibeli dalam jumlah (baik kuantitas atau jumlah rupiah) yang benar, maka sering kali diadakan prosedur lelang terlebih dahulu.
3. Surat order pembelian. Merupakan dokumen yang mencatat deskripsi, jumlah dan informasi yang berkaitan dengan barang dan jasa yang dibeli oleh perusahaan.
4. Laporan penerimaan barang. Merupakan dokumen yang dibuat pada saat barang berwujud diterima yang menunjukkan deskripsi tentang barang, jumlah yang diterima, tanggal penerimaan dan data lain yang relevan.
5. Faktur dari pemasok. Merupakan dokumen yang menunjukkan hal-hal seperti deskripsi dan jumlah barang dan jasa yang diterima, harga termasuk ongkos angkut, syarat potongan tunai dan tanggal penerimaan kas.
6. Voucher utang. Merupakan surat perintah untuk membayar sejumlah tertentu, kepada pihak tertentu dan waktu tertentu . dengan kata lain, dokumen ini berfungsi sebagai otorisasi pembayaran utang. “
II.4.4. Prosedur Pembelian
Menurut pendapat Boynton dan Kell Yang diterjemahkan oleh Rajoe, P. A., Gania, G., Budi, I. S (2003:93-98), “prosedur pembelian yang lazim diterapkan oleh perusahaan dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Pengajuan Pembelian
Jika persediaan telah mencapai titik pemesanan kembali (reorder point) maka bagian penyimpanan akan membuat surat pengajuan pembelian yang akan didistribusikan kepada bagian pembelian.
2. Pembuatan pemesanan pembelian
Setelah surat pengajuan pembelian disetujui oleh pembelian maka surat tersebut akan dikirim ke pemasok untuk jenis barang yang ditentukan harganya dan dikirimkan pada waktu yang ditentukan. Departemen pembelian mempunyai kewenangan untuk menerbitkan surat pesanan pembelian hanya setelah menerima pengajuan pembelian yang disetujui dengan benar. Pesanan pembelian harus berisi uraian yang jelas mengenai barang dan jasa yang diinginkan, kuantitas, nama, dan alamat pemasok serta harus diberi nomor dan ditandatangani oleh pejabat
pembelian yang berwenang. Lembar asli pemesanan pembelian dikirimkan kepada pemasok dan salinannya didistribusikan secara internal ke departemen penerimaan, departemen utang usaha dan departemen yang mengajukan permintaan itu.
3. Penerimaan barang dan jasa
Penerimaan barang atau jasa ini biasanya membuktikan bahwa suatu transaksi dan penetapan kewajiban telah terjadi. Personil departemen penerimaan harus membandingkan barang yang diterima dengan uraian yang tercantum pada pesanan pembelian, menghitung barang dan memeriksa kemungkinan adanya barang yang rusak. Departemen penerimaan harus membuat laporan penerimaan barang bernomor urut untuk setiap pesanan yang diterima, untuk mendokumentasikn bahwa barang telah diterima dan bahwa kewajiban telah ditetapkan. Laporan penerimaan merupakan dokumen yang penting dalam mendukung asersi eksistensi atau kejadian untuk transaksi pembelian. Departemen penerimaan setelah menerima barang lalu menyerahkan barang tersebut kepada gudang.
4. Pencatatan kewajiban
Penerimaan barang atau jasa biasanya menetapkan suatu kewajiban bagi perusahaan untuk menyelesaikan transaksi. Pengendalian atas pencatatan kewajiban dan asersi yang berkaitan antara lain membandingkan tanggal laporan penerimaan dengan tanggal pencatatan voucher dimana kedua tanggal harus berada pada periode akuntansi yang sama, melaksanakan pengecekan atas keakrutan matematis dari setiap voucher dan faktur pemasok.”
II.4.5. Unsur Pengendalian Internal dalam Fungsi Pembelian
Narko (2007:132) dalam bukunya berjudul Sistem Akuntansi menjelaskan, “Unsur-unsur pengendalian intern yang harus ada dalam fungsi pembelian adalah sebagai berikut:
1. Pemisahan dari ketiga fungsi pokok, yaitu fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi pembelian.
2. Transaksi tidak boleh dilakukan hanya oleh satu orang atau satu fungsi saja. Tujuannya adalah agar selalu terjadi pengecekan intern dalam pelaksanaan suatu transaksi untuk menjamin keamanan, kekayaan perusahaan, dan ketelitian serta keandalan data akuntansi.
3. Setiap transaksi terjadi dengan otorisasi dari yang berwenang dan dicatat melalui prsedur tertentu. Hal ini meliputi:
a. Surat pesanan pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi.
b. Surat pesanan pembelian diotorisasi oleh bagian gudang untuk barang yang disimpan dalam gudang.
c. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi keuangan atau pejabat yang lebih tinggi.
d. Pencatatan ke dalam akuntansi harus didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap.
4. Perlu diusahakan pelaksanaan yang seharusnya dalam proses pembelian dengan cara:
b. Penggunaan formulir penting bernomor urut tercetak dan harus dipertanggung jawabkan oleh bagian di dalam perusahaan yang mempunyai wewenang untuk menggunakan formulir tersebut.
c. Supllier dipilih berdasakan jawaban penawaran harga yang bersaing dari
berbagai supplier.
d. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan dan perhitungan barang dari supplier apabila telah menerima tembusan surat pesanan pembelian yang telah diotorisasi oleh bagian pembelian.
e. Bagian hutang mengadakan pengecekan dan pemeriksaan terhadap faktur-faktur dari supplier yang dilakukan sesuai dengan syarat pemabayaran dengan tujuan untuk mencegah hilangnya kesempatan memperoleh potogan tunai. f. Terdapat pengecekan harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam
faktur dari supplier sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.
g. Secara periodik mengadakan rekonsiliasi catatan-catatan perusahaan untuk menjamin ketelitian dan kebenaran dari data akuntansi.
h. Bukti kas keluar dan dokumen pendukungnya dicap lunas dan dikirim ke bagian pengeluaran kas dan bank. Setelah itu baru mengeluarkan cek kepada supplier.”
II.5. Pengelolaan Persediaan II.5.1. Pengertian Persediaan
Menurut Ma’arif (2003:276), persediaan adalah suatu aktiva yang meliputi barang-barang perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha yang
normal atau barang-barang yang masih dalam proses produksi ataupun persediaan bahan baku yang masih menunggu untuk digunakan dalam suatu proses produksi.
Pengertian Persediaan berdasarkan PSAK No. 14 (2007:14.1), “persediaan adalah aset:
1. Tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal 2. Dalam proses produksi atau dalam perjalanan
3. Dalam bentuk atau perlengkapan (supplier) untuk digunakan dalam proses atau pemberian jasa.”
Dari definisi persediaan diatas maka dapat disimpulkan bahwa persediaan merupakan aset perusahaan yang tersedia untuk dijual, barang yang masih dalam proses lalu akan dijual dan barang yang akan dipergunakan untuk proses barang jadi yang nantinya akan dijual pula dalam kegiatan perusahaan.
II.5.2. Jenis-jenis Persediaan
Menurut Assauri (2008:239), persediaan yang terdapat dalam perusahaan dapat dibedakan menurut beberapa cara, yaitu:
Dilihat dari fungsinya:
1. Batch Stock atau Lot Inventory
Persediaan yang muncul karena pembelian atau pembuatan barang dalam jumlah yang lebih besar daripada jumlah yang dibutuhkan pada waktu tertentu untuk mendapatkan potongan harga pembelian, biaya pengangkutan yang lebih murah per unitnya dan penghematan dalam biaya-biaya lainnya yang mungkin diperoleh.
2. Fluctuation Stock
Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diramalkan. Jadi apabila terdapat fluktuasi permintaan yang sangat
besar maka persediaan yang dibutuhkan sangat besar pula untuk menjaga kemungkinan naik-turunnya permintaan tersebut.
3. Antisipation Stock
Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan yaitu berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam satu tahun dan untuk menghadapi penggunaan atau penjualan permintaan yang meningkat. Disamping itu anticipation stock dimaksudkan pula untuk menjaga kemungkinan sukarnya diperoleh bahan-bahan sehingga tidak mengganggu jalannya produksi atau menghindari kemacetan produksi.
Dilihat dari jenis dan posisi produk dalam urutan pengerjaannya: a. Persediaan bahan mentah atau bahan baku (raw materials)
Yaitu persediaan barang-barang berwujud yang digunakan dalam produksi. Bahan mentah atau bahan baku dapat diperoleh dari sumber-sumber alam atau dibeli dari para pemasok dan atau dibuat sendiri oleh perusahaan untuk digunakan dalam proses produksi selanjutnya.
b. Persediaan komponen-komponen rakitan (purchased parts or components stock)
Yaitu persediaan barang-barang yang terdiri dari komponen-komponen yang diperoleh dari perusahaan lain, yang dapat secara langsung dirakit dengan komponen lain tanpa melalui proses produksi sebelumnya.
c. Persediaan bahan pembantu atau penolong (supplies stock)
Yaitu persediaan barang-barang atau bahan-bahan yang diperlukan dalam proses produksi untuk membantu berhasilnya produksi atau yang
dipergunakan dalam bekerjanya suatu perusahaan, tetapi tidak merupakan bagian atau komponen barang jadi.
d. Persediaan barang dalam proses (work in process)
Yaitu persediaan barang-barang yang merupakan keluaran dari tiap-tiap bagian dalam proses produksi yang telah diolah menjadi suatu bentuk, tetapi masih perlu diproses lebih lanjut untuk menjadi barang jadi.
e. Persediaan barang jadi (finished goods)
Yaitu persediaan barang-barang yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap untuk dijual atau dikirim kepada pelanggan-pelanggan ataupun perusahaan.
II.5.3. Metode Pengendalian Persediaan
1. Lead Time
Menurut Carter dan Usry (2004:295), lead time adalah interval waktu antara saat pemesanan dilakukan dan saat bahan baku tersedia di pabrik untuk produksi. Sedangkan menurut Assauri (2008:264), lead time adalah lamanya waktu antara mulai dilakukannya pemesanan bahan sampai dengan kedatangan bahan-bahan yang dipesan tersebut dan diterima di gudang persediaan.
Dapat disimpulkan bahwa lead time adalah tenggang waktu yang dihitung sejak dilakukannya awal pesanan sampai dengan bahan-bahan yang dipesan tiba di gudang persediaan.
2. Economic Order Quantity (EOQ)
persediaan bertujuan meminimalkan total biaya persediaan sehingga suatu keputusan penting yang perlu dibuat merupakan ukuran setiap kuantitas pesanan pembelian, yaitu Economic Order Quantity (EOQ). Kuantitas pemesanan pembelian harus menyeimbangkan dua sistem biaya, yaitu total biaya penyimpanan (carrying costs) dan total biaya pemesanan (ordering costs). Suatu formula untuk pengkalkulasian EOQ adalah sebagai berikut:
Keterangan:
EOQ = Economic Order Quantity (unit) S = Biaya pembelian per pemesanan
R = Kebutuhan atau requirements untuk item periode ini (unit)
I = Biaya penyimpanan persediaan per periode, diperlihatkan sebagai suatu persentase dari nilai persediaan periode (%)
P = Biaya unit
3. ReOrder Point (ROP)
Menurut Assauri (2004:196), titik pemesanan kembali adalah suatu titik atau batas dari jumlah persediaan yang ada pada suatu saat dimana pemesanan harus diadakan kembali. Dalam menentukan titik ini terlebih dahulu harus diperhatikan besarnya penggunaan barang selama barang yang dipesan belum datang dan persediaan minimum. Besarnya penggunaan barang selama barang yang dipesan belum datang ditentukan oleh dua faktor, yaitu lead time dan tingkat penggunaan rata–rata. Besarnya penggunaan barang selama barang yang dipesan belum
diterima (selama lead time) merupakan hasil perkalian antara waktu yang dibutuhkan untuk memesan (lead time) dan jumlah penggunaan rata–rata bahan atau barang tersebut. Titik pemesanan kembali merupakan hasil penjumlahan antara besarnya penggunaan barang selama barang yang dipesan belum diterima dengan besarnya persediaan minimum.
II.6. Penelitian Terdahulu
Sebelumnya telah terdapat penelitian terdahulu yang dilakukan oleh Nanet Unggria Noviana. Penelitiannya yang berjudul Audit Operasional atas Sistem Pembelian dan Pengelolaan Persediaan pada PT GMF AEROASIA (2012) jurusan akuntansi, fakultas ekonomi dan komunikasi di Universitas Bina Nusantara. Dari hasil penelitiannya terdapat beberapa kelemahan pada pemeriksaan yang telah dilakukan di perusahaan, yaitu:
1. Tembusan arsip purchase order tidak diberikan kepada bagian gudang melainkan hanya memberikan tembusan arsip kepada bagian keuangan sehingga sering terjadi penataan arsip yang tidak rapih dan tidak jelas.
2. Jumlah barang yang diterima dengan yang tertera pada purchase order tidak sesuai. Hal tersebut menyebabkan perusahaan memiliki kelebihan barang sehingga harus menyimpan kelebihan barang tersebut dengan baik di dalam gudang.
3. Perusaahaan kurang peka dalam proses pengiriman batang karena pemesanan barang ke vendor yang terletak di luar negeri maka akan memakan waktu lebih banyak. Hal tersebut menyebabkan ditemukannya armada pesawat yang
4. Perusahaan tidak melakukan rekonsiliasi berkala antara check register dengan rekening koran perusahaan karena dokumen check register ditangani oleh bagian pembelian sehingga ditemukan ketidaksesuaian dengan laporan keuangan.
5. Pada bagian pembayaran tidak membuat pencatatan check register dan voucher register. Hal tersebut disebabkan oleh pekerjaan yang ditangani oleh bagian pembayaran terlampau banyak sehingga ditemukan ketidakcocokan datang dan menyebabkan kekeliruan pada pencatatan.
Dari kelemahan yang ditemukan Nanet Unggria Noviana memberikan beberapa rekomendasi seperti bagian pembelian melakukan konfirmasi ke bagian gudang agar bagian gudang dapat mengetahui semua transaski pembelian, bagian melakukan konfirmasi kembali kepada vendor atas pembelian barang tersebut, perusahaan melakukan konfirmasi sebelum dan sesudah pengiriman sehingga proses pengiriman batang berjalan dengan baik dan tidak menyebabkan kerugian pada perusahaan, perusahaan melakukan rekonsiliasi secara berkala terhadap dokumen-dokumen dan harus mendapat persetujuan pihak yang berwenang, dan bagian pembayaran efektif dalam melakukan check register dan voucher register.
