BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

(1)

24

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Perusahaan 3.1.1. Sejarah Singkat

Balai Kesehatan Mata Masyarakat yang selanjutnya dengan sebutan BKMM Didirikan pada tahun 1957 dan mulai dipergunakan pada tahun 1958 dengan nama Balai Pengobatan Mata (BP Mata) dalam upaya pemberantasan penyakit trakhoma, yang opersionalnya dilaksanakan oleh beberapa orang tenaga dan di kepalai oleh seorang paramedis terlatih di bidang kesehatan mata.

Pada tahun 1967 ditunjuk seorang dokter umum dari Dinas Kesehatan Karawang. Selanjutnya pada tahun 1973 masuk seorang dokter ahli mata sebagai dokter tamu yang ditunjuk oleh Dinas kesehatan Karawang.

Pada tahun 1982 ditunjuk dokter ahli mata yang menetap dari Kantor Wilayah Departemen kesehatan Republik Indonesia Provinsi Jawa Barat. Secara bertahap mulai mengembangkan ada tindakan operasi dan menerima rujukan dari beberapa puskesmas kecamatan, sehingga dari tahun ke tahun kunjungan semakin meningkat. Untuk mengembangkan pelayanan kesehatan mata, maka pemerintah melalui Surat Keputusan Menteri kesehatan Republik Indonesia No. 350a/Menkes/SK/VI/1991 tentang susunan organisasi, tugas pokok dan fungsi pada Balai Kesehatan Mata Masyarakat yang meliputi pelembagaan dari Balai Pengobatan Umum mata menjadi BKMM yaitu di Propinsi jawa Barat, Sulawesi Selatan dan Sumatera Selatan. Dengan adanya kegiatan UKM/PK dan PKKP yang merupakan program kegiatan penanggulangan kebutaan pelaksanaannya terintegrasi di Puskesmas dengan BKMM

(2)

Cikampek adalah untuk melayani kesehatan mata yang pada akhirnya mengurangi prevalensi kebutaan terutama katarak. Dengan adanya perubahan struktur dan nomenklatur melalui Keputusan Menteri kesehatan Nomor.

1277/Menkes/SK/VI/2001 tentang organisasi dan tata kerja Departemen Kesehatan, maka terjadi perubahan kedudukan Balai Kesehatan Mata Masyarakat yang diperkuat dengan adanya Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor. 556/Menkes/SK/VI/2002 tentang perubahan rumusan kedudukan Unit Pelaksana Teknis di Lingkungan Departemen Kesehatan yang berada di bawah Direkrorat jenderal Bina Kesehatan Masyarakat dan dipimpin oleh seorang kepala yang bertanggungjawab kepada Direktur jenderal. Dalam melaksanakan tugas teknis, secara fungsional dibina oleh Sub Direktorat Indera.

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Suatu instansi dapat berjalan dengan baik sesuai dengan tujuannya jika ditunjang dengan suatu struktur organisasi dan anggaran yang tersusun dengan baik pula. Dengan adanya struktur organisasi yang teratur maka setiap fungsi organisasi dapat berjalan sesuai dengan tugas dan perannya masing-masing.

Struktur organisasi tersebut perlu dilengkapi dengan suatu gambaran uraian pekerjaan dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan oleh setiap pemegang jabatan sehingga dapat menjadi efekif dan efesien. Tanpa dilengkapi dengan suatu uraian tugas, struktur organisasi tidak dapat melaksanakan tugas dan memenuhi tanggung jawabnya.

(3)

Struktur Organisasi BKMM CIKAMPEK Kepmenkes No : 1652/MENKES/PER/XII/2005

Sumber : BKMM Cikampek

Gambar III.1 Struktur Organisasi Fungsi :

1. BKMM dipimpin oleh seorang Kepala dan dalam melaksanakan tugas secara administratif dibina oleh Sekretariat Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan dan secara teknis fungsional dibina oleh Direktorat Bina Upaya Kesehatan Rujukan.

2. Subbagian Tata Usaha mempunyai tugas

Melakukan urusan persuratan, program dan pelaporan, keuangan, kepegawaian, kerumahtanggaan, dan perlengkapan.

3. Seksi Pelayanan Kesehatan mempunyai tugas

Melakukan penyiapan bahan perencanaan, koordinasi dan evaluasi pelaksanaan pelayanan kesehatan mata masyarakat.

4. Seksi Penunjang Pelayanan Kesehatan mempunyai tugas

(4)

Melakukan penyiapan bahan perencanaan, koordinasi dan evaluasi pelaksanaan penunjang kesehatan mata masyarakat.

5. Seksi kemitraan mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perencanaan, koordinasi, evaluasi pelaksanaan kemitraan, promosi kesehatan dan pemberdayaan masyarakat, pendidikan dan pelatihan teknis, penelitian dan pengembangan di bidang kesehatan mata masyarakat serta bimbingan teknis kepada tenaga kesehatan dan nonkesehatan.

6. Instalasi merupakan fasilitas penunjang penyelenggaraan pelayanan kesehatan mata masyarakat dan dipimpin oleh seorang kepala dalam jabatan nonstructural yang mempunyai tugas mengkoordinasikan dan bertanggung jawab pada penyelenggaraan kegiatan dan fasilitas pelayanan pada instalasi.

7. Kelompok jabatan fungsional mempunyai tugas melakukan kegiatan sesuai dengan jabatan fungsional masing-masing berdasarkan peraturan perundang- undangan yang berlaku.

3.2. PROSEDUR SISTEM BERJALAN

Prosedur sistem pendaftaran di Balai Kesehatan Mata Masyarakat (BKMM) Cikampek adalah sebagai berikut :

A. Dokumen Persyaratan

Untuk melakukan pemeriksaan rawat jalan calon pasien harus terlebih dahulu melengkapi persyaratan pendaftaran diantaranya adalah fotocopy KTP, KK, dan Surat Rujukan dari dokter maupun puskesmas terdekat.

B. Pengambilan Nomor Antrian

Setelah melengkapi data tersebut maka pasien bisa langsung mengantri di meja administrasi kios-k untuk mengambil nomor antrian.

C. Pengecekan Kelengkapan Dokumen

Kemudian petugas kios-k akan mengecek kembali dokumen peryaratan yang dibawa pasien dan memberikan formulir pendaftaran bagi pasien baru yang ingin melakukan pemeriksaan rawat jalan.

(5)

D. Pengisian Formulir Pendaftaran

Setelah mengisi dan menyerahkan formulir pendaftaran kepada petugas pasien langsung bisa menunggu panggilan nomor antrian yang sesuai oleh petugas pendaftaran.

E. Penyerahan Buku Rekam Medis

Apabila sudah dipanggil oleh petugas pasien bisa langsung diberikan buku rekam medis oleh petugas dan menuju ruang pemeriksaan.

3.3. Use Case Diagram

Use case diagram menjelaskan manfaat dari aplikasi jika dilihat dari sudut pandang orang yang berada diluar sistem (aktor). Diagram ini menunjukkan fungsionalitas suatu sistem atau kelas dan bagaimana sistem berinteraksi dengan dunia luar. Use case diagram dapat digunakan selama proses analisa untuk menangkap requirements atau permintaan terhadap sistem dan untuk memahami bagaimana sistem tersebut harus bekerja

.

Deskripsi dari use case pada Sistem Informasi pendaftaran BKMM Cikampek adalah sebagai berikut:

(6)

Gambar III.2 Use Case Diagram Pendaftaran

Tabel III.1 Deskripsi Use Case Login

Use Case Name Login

Requirements

User_Pendaftaran melakukan login sebelum mengakses data di program

Goal User_Pendaftaran berhasil Login ke

sistem

Pre-conditions Memasukan Username dan Password Post-Conditions

User_Pendaftaran dapat mengakses sistem

Failed end conditions User_Pendaftaran gagal melakukan Login

Actors User_Pendaftaran

Main flow/ Basic Path

1. User_Pendaftaran masuk pada halaman Login

2. User_Pendaftaran memasukan Username dan Password

3. User_Pendaftaran masuk pada halaman utama sistem

Alternate Flow/ invariant A

User_Pendaftaran berhasil masuk pada halaman utama sistem

(7)

Alternate Flow/ invariant B

1. User_Pendaftaran gagal Login 2. User_Pendaftaran melakukan Login

kembali

Tabel III.2 Deskripsi Use Case Input Data Pasien Use Case Name Input data pasien

Requirements

User_Pendaftaran melakukan penginputan data pasien baru

Goal User_Pendaftaran berhasil menginput

data pasien ke sistem Pre-conditions

User_Pendaftaran berada pada halaman pendaftaran

Post-Conditions

User_Pendaftaran berhasil menyimpan data pasien ke sistem

Failed end conditions

User_Pendaftaran tidak memasukan data pasien ke sistem

2. User_Pendaftaran masuk pada menu pendaftaran

3. User_Pendaftaran input data pasien Alternate Flow/ invariant A

User_Pendaftaran berhasil input data pasien ke sistem

1. User_Pendaftaran gagal input data pasien

2. User_Pendaftaran menginput kembali data pasien

Tabel III.3 Deskripsi Use Case Edit Data Pasien Use Case Name Edit data pasien

Requirements

User_Pendaftaran melakukan edit data pasien

Goal User_Pendaftaran berhasil mengedit data

pasien ke sistem Pre-conditions

User_Pendaftaran berada pada halaman daftar pasien

Post-Conditions

User_Pendaftaran berhasil mengedit data pasien

Failed end conditions User_Pendaftaran gagal edit data pasien

(8)

2. User_Pendaftaran masuk pada halaman daftar pasien

3. User_Pendaftaran pilih data pasien 4. User_Pendaftaran edit data pasien Alternate Flow/ invariant A

User_Pendaftaran berhasil mengedit data pasien

1. User_Pendaftaran gagal edit data pasien

2. User_Pendaftaran mengedit kembali data pasien

Tabel III.4 Deskripsi Use Case Hapus Data Pasien Use Case Name Edit data pasien

Requirements

User_Pendaftaran melakukan hapus data pasien

Goal User_Pendaftaran berhasil menghapus

data pasien Pre-conditions

Post-Conditions

User_Pendaftaran berhasil menghapus data pasien

User_Pendaftaran batal menghapus data pasien

3. User_Pendaftaran pilih data pasien 4. User_Pendaftaran hapus data pasien Alternate Flow/ invariant A

User_Pendaftaran berhasil menghapus data pasien

1. User_Pendaftaran gagal hapus data pasien

2. User_Pendaftaran menghapus kembali data pasien yang diinginkan

Tabel III.5 Deskripsi Use Case Cari Data Pasien Use Case Name Cari data pasien

Requirements

User_Pendaftaran melakukan pencarian data pasien

(9)

Goal User_Pendaftaran berhasil mencari data pasien

Pre-conditions

Post-Conditions

User_Pendaftaran berhasil mencari data pasien

User_Pendaftaran tidak mencari data pasien

3. User_Pendaftaran pilih cari data pasien

User_Pendaftaran berhasil mencari data pasien

1. User_Pendaftaran batal mencari data pasien

2. User_Pendaftaran mencari kembali data pasien yang diinginkan

Tabel III.6 Deskripsi Use Case Cetak Data Pasien Use Case Name Cetak data pasien

Requirements

User_Pendaftaran melakukan cetak data pasien

Goal User_Pendaftaran berhasil mencetak data

pasien Pre-conditions

Post-Conditions

User_Pendaftaran berhasil mencetak data pasien

User_Pendaftaran batal mencetak data pasien

3. User_Pendaftaran pilih data pasien 4. User_Pendaftaran cetak data pasien

(10)

User_Pendaftaran berhasil mencetak data pasien

1. User_Pendaftaran gagal mencetak data pasien

2. User_Pendaftaran mencetak kembali data pasien yang diinginkan

3.4. Activity Diagram

Activity diagram menggambarkan aktivitas sistem bukan apa yang dilakukan oleh aktor, jadi aktivitas yang dapat dilakukan oleh sistem. Sebuah aktivitas dapat direalisasikan oleh satu use case atau lebih. Aktivitas menggambarkan proses yang berjalan, sementara use case menggambarkan bagaimana aktor menggunakan sistem untuk melakukan aktivitas. Deskripsi dari Activity diagram pada Sistem Informasi pendaftaran BKMM Cikampek adalah sebagai berikut :

(11)

Gambar III.3 Activity Diagram Pendaftaran 3.5. Spesifikasi Dokumen Masukan

Dokumen masukan adalah dokumen dalam suatu proses agar dapat menghasilkan keluaran yang sesuai dengan yang diinginkan. Adapun dokumen- dokumen masukan tersebut adalah :

1. Nama Dokumen : Fotocopy KTP

Fungsi : Sebagai bukti tanda pengenal pasien

Sumber : Pasien

Tujuan : Petugas Pendaftaran

Media : Kertas

Jumlah Rangkap : 1 Lembar

(12)

Frekuensi : Setiap melakukan pendaftaran Bentuk : Lampiran A-01

2. Nama Dokumen : Fotocopy Kartu Keluarga

Fungsi : Sebagai bukti tambahan data pasien

Sumber : Pasien

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap melakukan pendaftaran Bentuk : Lampiran A-02

3. Nama Dokumen : Surat Rujukan Klinik atau Puskesmas Fungsi : Sebagai bukti tanda rujukan pasien

Sumber : Pasien

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap melakukan pendafatarn Bentuk : Lampiran A-03

4. Nama Dokumen : Formulir Pendaftaran

Fungsi : Sebagai bukti pasien telah lengkap persyaratan

Sumber : Pasien

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap melakukan pendaftaran

(13)

Bentuk : Lampiran A-04 3.6. Spesifikasi Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran dihasilkan berdasarkan hasil pengolahan dari dokumen masukan. Adapun bentuk dokumen yang dihasilkan adalah sebagai berikut :

1. Nama Dokumen : Nomor Antrian

Fungsi : Sebagai bukti no urut pendaftaran

Sumber : pasien

Tujuan : Petugas pendaftaran

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap melakukan pendaftaran Bentuk : Lampiran B-01

2. Nama Dokumen : Kartu rawat jalan

Fungsi : Sebagai bukti kepesertaan pasien BKMM Sumber : Petugas Pendaftaran

Tujuan : Pasien

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap melakukan pemeriksaan atau rawat jalan Bentuk : Lampiran B-02

3. Nama Dokumen : Buku status atau Rekam medis

Fungsi : Sebagai bukti pasien telah melakukan pendaftaran Sumber : Petugas Pendaftaran

Tujuan : Pasien

Media : Buku/Kertas

(14)

Frekuensi : Setiap melakukan pemeriksaan atau rawat jalan Bentuk : Lampiran B-03

3.7. Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan suatu model data yang dikembangkan berdasarkan objek. Adapun Entity Relationship Diagram (ERD) pada Sistem Informasi pendaftaran BKMM Cikampek adalah sebagai berikut :

Gambar III.4 Entity Relationship Diagram Pendaftaran

(15)

3.8. Logical Relational Structure

Logical Relational Structure (LRS) adalah representasi dari struktur record- record pada tabel-tabel yang terbentuk dari hasil antara himpunan entitas. Adapun Logical Relational Structure (LRS) pada Sistem Informasi pendaftaran BKMM Cikampek adalah sebagai berikut:

Gambar III.5 Logical Relational Structure Diagram Pendaftaran 3.9. Spesifikasi File

Menjelaskan tentang file atau tabel yang terbentuk dari transformasi ERD atau file-file penunjang untuk aplikasi. File-file ini tersimpan pada database dengan parameter-parameter sebagai berikut :

1. Spesifikasi File User_Pendaftaran Nama File : User_Pendaftaran Akronim : User_Pendaftaran

Fungsi : Untuk Menyimpan Data User_Pendaftaran Tipe File : File Master

(16)

Organisasi File : Index Sequential Akses File : Random

Media : Harddisk Panjang record : 211 byte Kunci Field : IdPegawai Software : SQL Server

Tabel III.7

Spesifikasi File User_Pendaftaran

No. Nama Akronim Type Size Keteranga

n

1 Kode User IdPegawai Char 10 Primary

Key

2 Nama User NamaPegawai Varchar 100

3 Username Username Varchar 50

4 Password Password Varbinary 50

5 Status Status Char 1

2. Spesifikasi File Pasien Nama File : Pasien Akronim : Pasien

Fungsi : Untuk Menyimpan Data Pasien Tipe File : File Master

Media : Harddisk Panjang record : 641 byte Kunci Field : NoIdentitas

(17)

Software : SQL Server

Tabel III.8 Spesifikasi File Pasien No

. Nama Akronim Type Size Keterangan

1 Kode Pasien NoIdentitas Varchar 30 Primary Key 2 Nama Pasien NamaLengkap Varchar 100

3 Nama Ayah NamaAyah Varchar 100

4 Tempat

Kelahiran TempatLahir Varchar 25

5 Tanggal

Kelahiran TanggalLahir Datetime 6 Jenis Kelamin JenisKelamin Char 1

7 Alamat Alamat Varchar 100

8 Telepon Telepon Varchar 20

9 Provinsi Provinsi Varchar 50

10 Kota Kota Varchar 50

11 Kecamatan Kecamatan Varchar 50

12 Kelurahan Kelurahan Varchar 50

13 RtRw RtRw Varchar 20

14 Kode Pos KodePos Char 5

15 Pekerjaan Pekerjaan Varchar 20

16 Status

Pernikahan Status_pernikahan Varchar 20

3. Spesifikasi File Pendaftaran Nama File : Pendaftaran Akronim : Registrasi

(18)

Fungsi : Untuk Menyimpan Data registrasi Tipe File : File Transaksi

Media : Harddisk Panjang record : 52 byte

Kunci Field : NomorPendaftaran Software : SQL Server

Tabel III.9

Spesifikasi File Pendaftaran

No Nama Akronim Type Size Keterangan

1 No Pendaftaran NomorPendaftaran Char 10 Primary Key 2 Tanggal

Pendaftaran TanggalPendaftaran Datetime 3 Kode Pasien NoIdentitas Varchar 30 Foreign Key

4 Kode User IdPegawai Char 10 Foreign Key

4. Spesifikasi File Diagnosa Nama File : Diagnosa Akronim : Diagnosa

Fungsi : Untuk Menyimpan Data Diagnosa Tipe File : File Master

Media : Harddisk Panjang record : 59 byte

(19)

Kunci Field : Kd_Diagnosa Software : SQL Server

Tabel III.10

Spesifikasi File Diagnosa

No. Nama Akronim Type Size Keterangan

1 Kode Diagnosa Kd_Diagnosa Char 3 Primary Key 2 Nama Diagnosa NamaDiagnosa Varchar 50

3 Hasil Diagnosa

mata Kanan OD Char 3

4 Hasil Diagnosa

mata Kiri OS Char 3

5. Spesifikasi File RekamMedis Nama File : Rekam Medis Akronim : RekamMedis

Fungsi : Untuk Menyimpan Data RekamMedis Tipe File : File Master

Media : Harddisk Panjang record : 38 byte Kunci Field : NoRm Software : SQL Server

(20)

Tabel III.11

Spesifikasi File RekamMedis

No Nama Akronim Type Size Keterangan

1 Kode Rekam Medis NoRm Varchar 5 Primary Key 2 Kode Pasien NoIdentitas Varchar 30 Foreign Key 3 Kode Diagnosa Kd_Diagnosa Char 3 Foreign Key

3.10. Class Model / Class Diagram

Class diagram memberikan gambaran hubungan antara tabel-tabel yang ada dalam database. Masing-masing class memiliki atribut dan metode atau fungsi sesuai dengan proses yang terjadi. Adapun Class Diagram pada Sistem Informasi pendaftaran BKMM Cikampek adalah sebagai berikut :

Gambar III.6 Class Diagram Pendaftaran

(21)

3.11. Sequence Diagram

Sequence diagram menjelaskan interaksi antar objek di dalam dan di sekitar sistem berupa pesan (message) yang disusun dalam suatu urutan waktu yaitu urutan kejadian yang dilakukan oleh seorang aktor dalam menjalankan sistem. Diagram ini menunjukkan bagaimana detil operasi dilakukan, pesan apa yang dikirim dan kapan terjadinya. Adapun Sequence Diagram pada Sistem Informasi pendaftaran BKMM Cikampek adalah sebagai berikut :

Gambar III.7 Sequence Diagram Pendaftaran 3.12. Spesifikasi Hardware dan Software

A. Spesifikasi Hardware

Perangkat keras yang dimaksud disini adalah seperangkat alat atau elemen elektronik yang dapat membantu dengan baik.

Adapun perangkat keras standar yang diperlukan adalah sebagai berikut : 1) CPU

(22)

(a) Processor Intel® Pentium® Core 2 Duo (b) RAM DDR3 4 GB

(c) Hard Disk 500 GB 2) Mouse

3) Keyboard

4) Monitor dengan resolusi layar minimum 1024x768 B. Spesifikasi Software

Perangkat lunak adalah suatu rangkaian atau susunan intruksi yang harus benar dengan urutan-urutan yang benar pula. Keberadaan perangkat lunak selalu menyertai perangkat keras yang ada.

Adapun perangkat lunak standar yang diperlukan adalah sebagai berikut :

1. Sistem Operasi Klien : Microsoft Windows 2. Sistem Operasi Server : Microsoft Windows

3. Basis Program :Hybrid (Dekstop dan atau Web Base) 4. Database Server : SQL Server

3.13. Permasalahan Pokok

Permasalahan yang penulis dapat temukan pada sistem pendaftaran diatas adalah :

1. Human eror permasalahan ini sering terjadi ketika user pendaftaran menginput data dengan tidak sesuai sehingga menyebabkan kekacauan data disistem dengan data yang asli.

2. User Experience yang kurang optimal dalam sistem.

3. Kurangnya Informasi yang didapat oleh calon pasien sehingga menyebabkan kegagalan dalam melakukan pendaftaran.

(23)

4. Belum menerapkan sistem secara online di masyarakat.

3.14. Pemecahan Masalah

Dari beberapa permasalahan yang ada perlu dibuatkan sebuah solusi yang dapat mengatasinya. Penulis mempunyai beberapa pemecahan masalah yang dapat dipertimbangkan dalam sistem pendaftaran di BKMM Cikampek, yaitu:

1. Meningkatkan keahlian user terhadap sistem agar dapat meminimalisirkan kesalahan yang sering terjadi.

2. Melakukan pemeliharaan, evaluasi dan pengembangan terhadap user experience pada sistem.

3. Meningkatkan pelayanan informasi kepada masyarakat.

4. Membuat Sistem baru secara online seperti website atau aplikasi android untuk melakukan pendaftaran online.