7
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem 2.1.1. Pengertian Sistem
Menurut Jogiyanto (2014:1) menjelaskan bahwa “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”.
Menurut Rusdiana dan Moch. Irfan (2014:32) menjelaskan bahwa “Sistem adalah hubungan antara unit yang satu dengan unit lainnya yang saling berhubungan satu dengan lainnya dan tidak dapat dipisahkan serta menuju suatu kesatuan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya”.
Suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) dan ada yang menyebutkan untuk mencapai suatu sasaran (objectives). Goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit. Sering kali tujuan (goal) dan sasaran (objectives) digunakan bergantian dan tidak dibedakan“ (Jogiyanto, 2014:3).
2.1.2. Karakteristik Sistem
Menurut Jogiyanto (2014:4) suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu sebagai berikut:
1. Komponen Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, bekerjasama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem dapat
berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut supra system, misalnya suatu perusahaan dapat disebut dengan suatu sistem dan industri yang merupakan sistem yang lebih besar dapat disebut dengan supra system.
Jika dipandang industri sebagai suatu sistem, maka perusahaan dapat disebut sebagai subsistem. Demikian juga bila perusahaan dipandang sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi adalah subsistemnya.
2. Batasan Sistem
Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luar. Batas sistem ini dapat dipandang sebagai satu kesatuan dan menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem
Segala sesuatu diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem yang bersifat menguntungkan atau merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem yang harus tetap di pelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus di kendalikan, apabila tidak akan mengganggu kelangsungan sistem tersebut.
4. Penghubung Sistem
Merupakan suatu media yang menghubungkan antara satu sistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber
daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Dengan penghubungan satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
5. Masukan Sistem
Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem yang berupa masukan perawatan (maintenance input) agar sistem tersebut dapat beroperasi dan masukan sinyal (signal input) yang diproses untuk menghasilkan keluaran.
6. Keluaran Sistem
Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang telah diproses dan dapat diklasifikasikan antara lain menjadi output yang langsung digunakan, output yang bisa dijadikan input untuk subsistem yang lain atau kepada sistem serta output yang bagi sistem tidak digunakan lagi (sisa pembuangan) tapi bagian sistem lain sangat berguna.
7. Pengolahan Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran Sistem
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil jika mengenai sasaran atau tujuannya
2.1.3. Klasifikasi Sistem
Sistem dapat di klasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut menurut Jogiyanto (2014:6):
1. Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical System)
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan tuhan. Sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan lainnya.
2. Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan (Human Made System) Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui sistem alam. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan man-machine system.
3. Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu (Probalistic System)
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi, interaksi dengan bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program- program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tak menentu/tidak dapat diprediksi karena mengandung probabilitas.
4. Sistem Tertutup (Closed System) dan Sistem Terbuka (Open System)
Sistem tertutup merupakan suatu sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa ada turut campur tangan dari pihak diluarnya. Sistem terbuka adalah sistem yang behubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus ada pengendali sistem yang baik.
2.1.4. Pengertian Informasi
Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting didalam suatu organisasi.
Sistem merupakan suatu data yang diambil dari berbagai sumber yang berasal dari internal maupun eksternal yang telah diolah menjadi suatu yang dapat dibaca dan bermanfaat. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya berakhir.
Menurut Wawan dan Munir dalam Rusdiana (2014:74) mengatakan bahwa “Informasi merupakan hasil dari pengelolaan data dalam suatu bentuk yang menggambrkan kejadian nyata dengan lebih berguna dan lebih berarti”.
Menurut John Bruch dan Gary Grudnitski dalam Jogiyanto (2014:10), kualitas dari informasi sebagai berikut:
a. Akurat
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.
b. Tepat pada waktunya
Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan didalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan fatal, maka akan mengakibatkan fatal.
c. Relevan
Informasi harus mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab-sebab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan.
Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum banyak bercerita, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. Didalam keguatan suatu perusahaan, misalnya dari hasil transaksi penjualan oleh salesman, dihasilkan sejumlah faktur-faktur yang merupakan data dari penjualan pada periode tertentu. Faktur-faktur tersebut belum banyak bercerita banyak kepada pihak manajemen.
Data yang diolah untuk menghasilkan informasi menggunakan suatu model proses yang tertentu. Misalnya data temperatur ruangan yang didapat adalah dalam satuan derajat fahrenheit dan data ini masih dalam bentuk yang kurang berarti bagi penerimanya yang terbiasa dengan satuan derajat celcius.
Supaya dapat melalui suatu model tertentu, maka perlu diolah melalui rumus konversi dari satuan derajat fahrenheit menjadi satuan derajat celcius.
Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali melalui suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Menurut John Bruch siklus ini disebut siklus informasi (information crycle). Siklus ini juga bisa disebut dengan siklus pengolahan data (data proccessing crycle). Berikut ini adalah gambar siklus informasi:
Sumber : Jogiyanto (2014:9)
Gambar II.1.
Siklus Informasi
2.1.5. Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi adalah kumpulan dari unsur-unsur yang saling berinteraksi, berintegrasi dan bekerja sama dengan melaksanakan fungsi masing- masing yang bertujuan untuk mengolah data menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti (informasi) bagi yang menerimanya.
Menurut Robert dan Davis dalam Jogiyanto (2014:11) menyatakan bahwa “Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, yang bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.
Sumber : Jogiyanto (2014:12)
Gambar II.2.
Blok Sistem Informasi
Komponen-komponen sistem informasi menurut John Bruch dan Gary Gurdnitski dalam Jogiyanto (2014:12), yaitu :
1. Blok Masukan
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem dengan menggunakan metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok Keluaran
Produk dari sistem informasi yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi
Teknologi merupakan kotak alat (tool-box) yang digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu : teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware).
5. Blok Basis Data
Basis data (database) adalah kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya, yang tersimpan di dalam perangkat keras komputer dan dimanipulasi oleh perangkat lunak. Basis data diakses atau dimanipulasi
dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Database Management Systems).
6. Blok Kendali
Blok kendali merupakan pengendalian yang dirancang dan diterapkan untuk menghindari hal-hal yang dapat merusak sistem, sehingga dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
2.1.6. Pengertian Persediaan
Aktivitas persediaan biasanya meliputi adanya barang yang masuk dan adanya barang yang keluar. Pada barang masuk mencangkup kepada penjualan.
Ketika penjualan pada suatu barang sedang berjalan, maka akan mempengaruhi dan mengurangi stok barang yang ada pada gudang.
Persediaan yang terdapat dalam perusahaan dapat dibedakan menurut beberapa cara, dilihat dari fungsinya, dan dilihat dari jenis dan posisi barang dalam urutan pengerjaan produk. Menurut fungsinya, persediaan dibagi menjadi :
1. Batch Stock/Lot Inventory. Persediaan yang diadakan karena memiliki atau membuat barang dalam jumlah yang lebih besar dari jumlah yang dibutuhkan saat itu. Mendapatkan keuntungan harga pada harga pembelian efisien produksi dan penghematan biaya akomodasi.
2. Fluctuation Stock. Persediaan yang diadakan untuk melengkapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diramalkan.
3. Anticipation Stock Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan, berdasarkan pola konsumen yang terdapat
dalam suatu tahun untuk menghadapi penggunaan atau penjualan (permintaan) yang meningkat.
Dilihat dari jenis dan posisi produk dalam urutan pengerjaan produk:
1. Persediaan bahan baku (raw material stock).
2. Persediaan bagian produk atau parts yang dibeli (purchase parts/component stock).
3. Persediaan bahan-bahan pembantu atau barang-barang perlengkapan (supplier stock).
4. Persediaan barang setengah jadi atau barang dalam proses (work in process/progress stock).
5. Persediaan barang jadi (finished goods stock).
Sistem pencatatan persediaan yaitu:
1. Periodic System, yaitu pada setiap akhir periode dilakukan perhitungan secara fisik dalam menentukan jumlah persediaan akhir.
2. Perpetual System atau juga disebut Book Inventories, yaitu setiap mutasi dari persediaan sebagai akibat dari pembelian ataupun penjualan dicatat atau dilihat dalam kartu administrasi persediaannya.
2.2. Teori Pendukung
Teori pendukung merupakan penjelasan mengenai peralatan-peralatan pendukung yang digunakan untuk menggambarkan bentuk logika model dari suatu sistem.
2.2.1. Entity Relationship Diagram (ERD)
Rosa dan Shalahuddin (2014:289), “Entitiy Relationship Diagram (ERD) adalah pemodelan awal basis data yang akan dikembangkan berdasarkan teori himpunan dalam bidang matematika untuk pemodelan basis data relasional”.
Rosa dan Shalahuddin (2014:50) “ERD memiliki beberapa aliran notasi seperti notasi Chen (dikembangkan oleh Peter Chen)”. Barker (dikembangkan oleh Richard Barker, Ian Palmer, Harry Ellis), notasi Crow’s Foot, dan beberapa notasi lain. Namun yang banyak digunakan adalah notasi dari Chen.
2.2.2. Logical Record Structure (LRS)
Menurut Simarmata dalam Fridayanthie dan Mahdiati (2016:132) “Locigal Record Structure (LRS) adalah representasi dari struktur record-record pada tabel-tabel yang terbentuk dari hasil relasi antar himpunan entitas”. Menentukan kardinalitas, jumlah tabel, dan Foreign Key (FK). Berikut adalah cara membentuk skema database atau LRS (Logical Recod Structure) berdasarkan Entity Relationship Diagram (ERD):
a. Jika relasinya one to one, maka foreign key diletakan pada salah satu dari dua entitas yang ada atau menyatukan kedua entitas tersebut.
b. Jika relasinya one to many, maka foreign key diletakkan pada entitas Many.
c. Jika relasinya many to many, maka dibuat file connector yang berisi dua foreign key yang berasal dari kedua entitas.
2.2.3. Unified Modeling Language (UML)
Unified Modeling Language (UML) adalah salah satu standar bahasa yang banyak digunakan di dunia industri untuk mendefinisikan requirement, membuat analisis dan desain, serta menggambarkan arsitektur dalam pemrograman berorientasi objek. UML merupakan bahasa visual untuk pemodelan dan komunikasi mengenai sebuah sistem dengan menggunakan diagram dan teks-teks pendukung.
UML muncul karena adanya kebutuhan pemodelan visual untuk menspesifikasikan, menggambarkan, membangun, dan dokumentasi dari sistem perangkat lunak. UML hanya berfungsi untuk melakukan pemodelan. Jadi penggunaan UML tidak terbatas pada metodologi tertentu, meskipun pada kenyataannya UML paling banyak digunakan pada metodologi berorientasi objek (Rosa dan Shalahudin, 2014:133).
1. Use Case Diagram
Use Case Diagram yaitu sekumpulan diagram yang digunakan untuk memnggambarkan antara sistem dengan aktor. Diagram ini hanya menggambarkan secara global. Karena use case diagram hanya menggambarkan sistem secara global, maka elemen-elemen yang digunakan pun sangat sedikit, berikut ini elemen-elemen yang digunakan pada use case diagram:
a. Sistem
Merupakan batasan-batasan proses yang sudah kita deskripsikan dalam sebuah system
b. Aktor
Elemen yang menjadi pemicu sistem. Aktor bisa berupa orang, mesin ataupun sistem yang lain yang berinteraksi dengan use case.
c. Use case
Potongan proses yang merupakan bagian dari sistem.
d. Association
Menggambarkan interaksi antara use case dengan aktor.
e. Depedency
Menggambarkan relasi (relationship) antara dua use case. Ada dua tipe dari depedency yaitu, include dan extends. Include merupakan tipe dari depedency yang menghungkan dua use case dimana, satu use case membutuhkan use case yang satunya sedangkan extends adalah tipe dari depedency yang menghubungkan dua use case dimana satu use case terkadang akan memanggil use case yang satunya, tergantung pada kondisi.
f. Generalization
Menggambarkan pewarisan antara dua aktor atau use case dimana salah satu aktor atau use case mewarisi properties ke aktor atau use case yang satunya.
Sumber : ( Sri Mulyani 2016 )
Gambar II.3.
Contoh Use case Diagram
2. Activity Diagram
Activity Diagram yaitu diagram yang digunakan untuk menggambarkan alur kerja (aktivitas) pada use case (proses), logika, proses bisnis dan hubungan antara aktor dengan alur-alur kerja use case.
a. Activities
Yaitu elemen yang digunakan untuk menggambarkan aktivitas b. Transitions
Yaitu elemen yang digunakan untuk menggambarkan transisi dari elemen yang satu ke elemen yang lainnya.
c. Decisions
Yaitu elemen yang digunakan untuk percabangan logika.
d. Merge Point
Yaitu elemen yang digunakan untuk menggabungkan percabangan proses.
e. Start Point
Yaitu elemen yang digunakan untuk memulai activity diagram.
f. End Point
Yaitu elemen yang digunakan untuk mengakhiri activity diagram.
g. Concurrency
Yaitu elemen yang digunakan sebagai percabangan proses (bukan percabangan logika).
h. Synchronization
Yaitu elemen yang digunakan untuk menggabungkan proses yang dipisahkan oleh concurrency.
i. Swimlines
Yaitu elemen yang digunakan untuk memisahkan antara aktor dan sistem ataupun antara aktor yang satu dengan aktor yang lain atau antara sistem yang satu dengan sistem yang lain.
j. Sinyal
Yaitu acuan waktu yang bisa dijadikan pemicu (trigger) untuk aktivitas tertentu, misalnya setiap akhir jam kerja seluruh staff wajib memberikan laporan kepada manajer.
Sumber : ( Sri Mulyani 2016 )
Gambar II.4.
Contoh activity diagram 3. Class Diagram
Menurut Rosa dan Shalahuddin (2016:141) menyatakan bahwa “diagram kelas atau class diagram menggambarkan struktur sistem dari segi pendefinisian kelas-kelas yang akan dibuat untuk membangun sistem”.
Kelas memiliki apa yang disebut atribut dan metode atau operasi. Atribut merupakan variabel-variabel yang dimiliki oleh suatu kelas. Dan operasi atau metode adalah fungsi-fungsi yang dimiliki oleh suatu kelas.
Sumber: (Suciati.2014)
Gambar II.5.
Contoh class Diagram
4. Sequence Diagram
Menurut Rosa dan Shalahuddin (2016:165) menyatakan bahwa “diagram sekuen menggambarkan kelakuan objek pada use case dengan mendeskripsikan waktu hidup objek dan message yang dikirimkan dan diterima antar objek”. Oleh karena itu untuk menggambar diagram sekuen maka harus diketahui objek-objek yang terlibat dalam sebuah use case beserta metode-metode yang dimiliki kelas yang diinstansiasi menjadi objek itu.
Membuat diagram sekuen juga dibutuhkan untuk melihat skenario yang ada
pada use case.
Sumber: (Suciati.2014)
Gambar II.6.
Contoh Sequence Diagram
