Perancangan Panduan Seminar Sosialisasi Sustainable MICE Bagi Pelaku Industri Pameran di Jawa Barat
1* Eko Susanto, 1 Any Ariani Noor, 1 Deddy Sobarna Sutaji, 1 Dinarsiah Chendraningrum, 2 Ratna Padmi Trihartanti, 1 Santosa Sanjaya, 2 Sri Hastuti, 1 Tamara Herlinda Erwin
1Prodi Usaha Perjalanan Wisata, 2Prodi Bahasa Inggris
Politeknik Negeri Bandung, Jl. Gegerkalonghilir, Ciwaruga Kabupaten Bandung Barat
E-mail: eko.susanto@polban.ac.id
Abstrak — Industri MICE merupakan salah satu bagian penting dari industri pariwisata Indonesia yang terdampak pandemi Covid-19, sehingga isu keberlanjutan menjadi isu penting dan relevan. Sebagai tindak lanjut kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat Polban tahun 2019 dan 2020 yang berfokus pada isu sustainable MICE, dilaksanakan kegiatan perancangan bersama buku panduan seminar sosialisasi sustainable MICE bagi ASPERAPI Jawa Barat. Buku Panduan elektronik tersebut berisi tahapan penyelenggaraan seminar sosialisasi yang disusun dengan metode partisipatif- kolaboratif. Kegiatan ini telah menghasilkan suatu panduan penyelenggaraan yang dapat digunakan dan disebarluaskan kepada anggota ASPERAPI Jawa Barat.
Kata Kunci — pariwisata, sustainable, MICE
Abstract — The MICE industry is an essential part of the Indonesian tourism industry that has been affected by the Covid- 19 pandemic, so sustainability is an important and relevant issue. As a follow-up to the Polban Community Service activities in 2019 and 2020, which focused on sustainable MICE issues, a joint design activity was carried out with the seminar guidebook for sustainable MICE socialization for ASPERAPI West Java. The electronic guidebook contains the stages of organizing a socialization seminar which is prepared using a participatory-collaborative method. This activity has resulted in an implementation guide that can be used and disseminated to members of ASPERAPI West Java.
Keywords — tourism, sustainable, MICE
1.PENDAHULUAN
Industri pameran Indonesia sebagai bagian dari industri MICE (Meeting, Incentive Travel, Conference and Exhibition) mengalami kerugian sebesar 44,3 triliun di tahun 2020 [1] dan 18 Triliun sepanjang Januari-April 2021 [2]. Hal ini merupakan dampak tidak terlaksananya 90% kegiatan pameran akibat pembatasan kegiatan oleh pemerintah dan melemahnya daya beli masyarakat global terkait pandemi Covid-19.
Pembatasan perjalanan wisata dan melemahnya sektor usaha merupakan faktor utama penurunan kegiatan MICE, terutama pameran di Indonesia. Sepanjang tahun 2020, pengelola usaha MICE di Indonesia mengalami pembatalan, penundaan atau setidaknya merubah format event menjadi virtual.
Dampak tidak langsung dari pandemi Covid -19 ini, berupa pelemahan usaha terkait rantai pasok MICE, yaitu: venue provider, vendor/contractor, serta supplier dan bidang usaha derivatif-nya. Hal ini mendorong pelaku kegiatan pameran dan MICE secara umum berupaya merubah perilaku bisnisnya.
Studi [3] menyatakan bahwa bisnis pariwisata dalam krisis telah mengubah cara pandang pelaku dari
quest-for profit menjadi quest for resilence. Hal ini sesungguhnya selaras dengan konsep sustainable tourism [4] dimana industri pariwisata didesain sebagai industri yang mampu menyeimbangkan kepentingan ekonomi, ekologi, sosial dan budaya untuk tetap dapat dinikmati oleh generasi masa depan. Penerapan smart tourism [5] telah digunakan untuk mengakselerasi kunjungan wisata yang berkelanjutan.
Pemanfaatan media promosi yang lebih kreatif dan inovatif [6] serta pengembangan destinasi alternatif [7] memberikan fakta bahwa seluruh stakeholder kepariwisataan memiliki kesamaan pandang mengenai pentingnya keberlanjutan.
Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif RI memberikan prioritas penguatan pada sektor MICE mengingat kontribusi signifikan bidang ini terhadap kepariwisataan Indonesia.
Penguatan MICE di masa pandemi yaitu penyesuaian perilaku penyelenggaraan MICE dengan prinsip keberlanjutan dan taat protokol kesehatan. Secara faktual, penyelenggaraan MICE di Indonesia telah memberikan manfaat kepada para stakeholder, namun di sisi lain
terdapat dampak negatif kegiatan usaha ini terhadap kelestarian lingkungan, ekonomi-sosial-budaya dan kesehatan; berupa 1) peningkatan limbah non- degradable; 2) rendahnya manfaat ekonomi yang diterima masyarakat di daerah penyelenggaraan MICE;
3) tingginya biaya operasional sehingga menekan keuntungan yang diperoleh penyelenggara. Dampak negatif muncul sebagai akibat: 1) tidak diterapkannya konsep sustainable event dalam penyelengaraan MICE;
2) belum meratanya penerapan teknologi ramah lingkungan; 3) kurangnya pemahaman dan integritas SDM MICE dalam menerapkan konsep sustainable event untuk meningkatkan profitabilitas penyelenggaraan.
Kerjasama antara Politeknik Negeri Bandung (POLBAN) dan Asosiasi Perusahaan Pameran Indonesia (ASPERAPI) Jawa Barat yang diimplementasikan dalam kegiatan pelatihan penyelenggaraan sustainable event serta penyusunan instrumen penilaian sustainable event selama tahun 2019 – 2020 diakui anggota ASPERAPI Jawa Barat telah memberikan dampak positif, dari sisi pengetahuan, keterampilan dan perspektif baru penyelenggaraan event. Instrumen penilaian sustainable MICE [8] yang disusun bersama diakui merupakan instumen penilaian pertama yang dimiliki pengurus wilayah ASPERAPI seluruh Indonesia. Atas aspirasi dan kebutuhan nyata para anggota, ASPERAPI Jawa Barat memandang perlu untuk mensosialisasikan materi sustainable MICE di seluruh wilayah Jawa Barat, namun terkendala ketiadaan model serta panduan penyelenggaraan sosialisasi sesuai dengan prinsip keberlanjutan.
Untuk menyelesaikan permasalahan tersebut, dilaksanakan kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat (PKM) sebagai kelanjutan dari kegiatan PKM sebelumnya, yaitu Penyusunan Panduan Seminar Sosialisasi Sustainable MICE Bagi Anggota ASPERAPI Jawa Barat. Panduan sosialisasi yang dirancang disusun dari sisi strategi, teknik, modul, dan evaluasi untuk memberikan kemandirian kepada ASPERAPI Jawa Barat dalam menyebarluaskan, menerapkan dan mengevaluasi sustainable MICE kepada anggotanya di seluruh Jawa Barat.
2.ANALISIS SITUASI
Industri MICE (Meeting Incentive Convention and Exhibition) telah menjadi bagian penting dalam sistem kepariwisataan dunia. Industri MICE merupakan salah satu pendorong utama pengembangan destinasi pariwisata, penghasil pendapatan, penciptaan lapangan kerja, dan investasi. Selain manfaat ekonomi, industri MICE memberikan peluang untuk berbagi pengetahuan, berjejaring dan membangun kapasitas, serta menjadikannya pendorong penting untuk pengembangan intelektual dan kerjasama regional.
Demikian pula di Indonesia, Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif RI menjadikan industri
MICE sebagai prioritas pemulihan ekonomi di masa pandemi Covid-19 mengingat luasnya dampak yang disumbangkan sektor usaha ini. Di masa pandemi, pemerintah mendorong penyesuaian perilaku penyelenggaraan MICE yang sesuai dengan konsep sustainability dan taat protokol kesehatan Covid-19.
ASPERAPI (Asosiasi Perusahaan Pameran Indonesia) merupakan asosiasi penyelenggara kegiatan MICE dengan ragam bidang usaha anggota, terdiri atas pelaku usaha bidang Professional Event Organizer (PEO), MICE bisnis, Event Organizer (EO), Contractor/supplier, Advertising/marketing communication, hotel/venue dan lembaga pendidikan (Sekretariat DPD Asperapi Jabar, 2020). Jumlah anggota ASPERAPI Jawa Barat sebanyak 190 organisasi yang terdiri dari beragam latar belakang jenis usaha sebagaimana tersaji pada gambar 1.
Gambar 1. Bidang Usaha Anggota ASPERAPI Jawa Barat Ragam kegiatan usaha anggota ASPERAPI menunjukkan bahwa asosiasi ini memiliki peranan penting dalam industri MICE di Indonesia, khususnya di Jawa Barat. ASPERAPI merupakan sebuah entitas masyarakat yang terdiri dari pelaku usaha MICE dengan kegiatan usaha yang berhubungan dengan penyelenggaraan pameran, incentive travel dan usaha pendukung MICE lainnya.
Pada tahun 2020, Polban dan ASPERAPI telah melaksanakan kegiatan kerjasama yang menghasilkan buku panduan penilaian sustainable MICE untuk ASPERAPI. Buku panduan ini telah mendapatkan Hak Cipta dengan nomor pencatatan 000213441. Buku panduan ini telah diterima ASPERAPI untuk dijadikan acuan dalam penyelenggarakan kegiatan MICE yang bertanggungjawab. Program sustainable MICE masuk dalam program kerja ASPERAPI tahun 2021 untuk disosialisasikan kepada anggota di 27 kota dan kabupaten di Jawa Barat.
Panduan penilaian sustainable MICE, hasil kegiatan PKM tahun 2020 merupakan panduan untuk meningkatkan kualitas penyelenggaraan kegiatan MICE yang lebih
ramah lingkungan, melestarikan sosial budaya masyarakat dan meningkatkan ekonomi masyarakat lokal, serta berpedoman pada protokol kesehatan yang berlaku di masa pandemi Covid-19.
Konsep sustainable [9] menghendaki dampak positif dari penyelenggaraan event yang luas tidak hanya bagi pengusaha, namun juga kepada masyarakat di daerah penyelenggara. Besarnya skala bisnis MICE global beserta industri turunannya diyakini memberikan sumbangsih terhadap perubahan iklim, sehingga peran asosiasi profesional terkait MICE sangat diperlukan. Sejalan dengan konsep tersebut, diperlukan penyebarluasan konsep sustainable MICE oleh ASPERAPI kepada seluruh anggotanya di wilayah Jawa Barat.
Permasalahan yang timbul adalah kegiatan ASPERAPI selama masa pandemi Covid-19 sangat terbatas, dan belum sepenuhnya dapat menjalankan kegiatan secara normal seperti saat sebelum pandemi terjadi. Meski demikian, pemulihan kegiatan MICE di Jawa Barat menjadi prioritas ditinjau dari segi bisnis dan pemerintah Jawa Barat menginginkan pelaksanaan kegiatan MICE dimulai sesuai dengan berbagai peraturan yang berlaku di masa pandemi Covid-19.
Sejalan dengan itu, program PKM ini fokus pada pembuatan rancangan program sosialisasi sustainable MICE untuk ASPERAPI Jawa Barat sebagai kelanjutan dari tema kegiatan PKM tahun 2019-2020.
3. SOLUSI DAN LUARAN
Kegiatan pengabdian kepada masyarakat menggunakan pendekatan partisipatif-kolaboratif antara komponen penyelenggara (POLBAN) dengan mitra (ASPERAPI Jawa Barat). Pendekatan ini dianggap mampu memberikan engagement yang lebih baik dimana mitra dapat memberikan saran dalam proses perancangan buku panduan seminar sosialisasi sustainable MICE. Pendekatan partisipatif-kolaboratif tersaji sebagai kegiatan-kegiatan pada tabel 1.
Gambar 2. Kegiatan diskusi bersama ASPERAPI Jawa Barat Untuk menghasilkan suatu rumusan panduan yang sesuai dengan kebutuhan mitra, dilaksanakan diskusi antara Tim PKM Polban dan Pengurus ASPERAPI Jawa Barat (Gambar 2). Peserta yang hadir merupakan pelaku industri pameran; pemilik perusahaan penyelenggara pameran, event organizer, exhibition vendor dan unsur akademisi yang menjadi pengurus ASPERAPI Jawa Barat.
Tabel 1. Tahap dan Metode Penyelesaian Masalah Mitra
Tahap Penyelesaian Masalah Metode Penyelesaian Diskusi dan kunjungan ke
kantor pusat ASPERAPI Jawa Barat
1. Kunjungan ke kantor ASPERAPI Jawa Barat 2. Diskusi mengenai model dan
panduan perencanaan sosialisasi sustainable MICE Identifikasi Anggota Tim
ASPERAPI yang terlibat dalam perumusan panduan
perencanaan sosialisasi sustainable MICE
1. Bekerjasama dengan Pengurus ASPERAPI untuk menentukan anggota tim yang dapat terlibat aktif dalam pembuatan panduan perencanaan sosialisasi sustainable MICE 2. Menentukan anggota tim
ASPERAPI yang terlibat dalam penyusunan Panduan Seminar Sosialisasi Sustainable MICE Menyusun panduan
perencanaan sosialisai Sustainable MICE yang sesuai dengan kebutuhan ASPERAPI
1. Berdiskusi dengan ASPERAPI mengenai panduan perencanaan sosialisasi Sustainable MICE 2. Menyusun panduan
perencanaan sosialisasi sustainable MICE bagi anggota ASPERAPI di Jawa Barat
Penyusunan modul materi panduan perencanaan sosialisasi sustainable MICE
1. Menyusun modul Tahapan perencanaan kegiatan MICE 2. Menyusun modul
Perencanaan operasional MICE
3. Menyusun modul Program Pemasaran MICE 4. Menyusun modul
Perencanaan Keuangan MICE
5. Menyusun modul Legalitas dan manajemen risiko 6. Menyusun modul Evaluasi
program.
Penyusunan buku panduan perencanaan sosialisasi sustainable MICE
Penyusunan buku panduan perencanaan sosialisasi sustainable MICE yang berisi panduan dan modul materi hasil kegiatan pelatihan
Uji coba atau simulasi panduan perencanaan sosialisasi sustainable MICE
1. Bersama Tim ASPERAPI melakukan ujicoba atau simulasi perencanaan sosialisasi sustainable MICE sesuai buku panduan yang telah disusun
2. Evaluasi kegiatan simulasi Finalisasi Buku Panduan
Seminar Sosialisasi Sustainable MICE
1. Penyusunan buku panduan tahap akhir
2. Mendaftarkan Hak Cipta buku panduan
Evaluasi kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat
Evaluasi kegiatan perancangan panduan penyelenggaraan sosialisasi sustainable MICE antara Tim ASPERAPI dan Tim PKM Polban Sumber: olahan data (2021)
Berdasarkan tahapan kegiatan yang telah dilaksanakan, diperoleh suatu rancangan buku panduan seminar sosialisasi sustainable MICE yang dapat digunakan sebagai panduan teknis penyelenggaraan.
Buku panduan ini didesain dalam bentuk elektronik dan dengan bahasa yang ringkas untuk memudahkan pengguna. Uraian buku panduan disajikan pada bagian sebagai berikut.
Gambar 3. Tampilan Pada Buku Panduan A. Tahap Perencanaan Seminar
1) Menentukan garis besar kegiatan
Kegiatan ini dapat dilakukan dengan melakukan riset secara obyektif dan dirumuskan menjadi visi dari penyelenggaraan kegiatan. Penentuan garis besar kegiatan sosialisasi Sustainable MICE dilakukan dengan mengindentifikasi hal sebagai berikut:
• Who: Siapa yang hadir dalam kegiatan.
• What: Apa topik utama dan tambahan dalam penyelenggaraan kegiatan.
• Where: Dimana kegiatan akan diselenggarakan.
• Why: Mengapa kegiatan ini dihadiri oleh para peserta.
• When: Kapan waktu penyelenggaraan kegiatan.
• How: Bagaimana kegiatan ini akan diselenggarakan.
2) Menyusun spesifikasi kegiatan
Penyelenggara perlu melalukan review spesifikasi kegiatan sebagai tindak lanjut tahap penentuan garis besar kegiatan. Tinjauan dilakukan terhadap termasuk namun tidak terbatas pada bidang-bidang berikut:
• Profil Kegiatan Sosialisasi (tanggal, waktu, lokasi, kontak, dsb.)
• Informasi penyelenggara induk dan lokal
• Daftar dan Informasi kontak suplier
• Profil peserta sosialisasi
• Kebutuhan ruang
• Kebutuhan makanan dan minuman
• Kebutuhan audio visual
• Desain tata letak venue dan pengaturan peserta
3) Menyusun rangkaian acara
Kegiatan ini dilakukan dengan merumuskan desain dan runutan acara sosialisasi dengan memperhatikan pencapaian tujuan kegiatan. Susun acara dituangkan dalam sebuah dokumen rencana teknis dan rencana operasional, sehingga diketahui apa yang dilakukan, kapan dan siapa yang berperan pada setiap mata acara. Desain acara ini juga menghasilkan daftar spesifikasi SDM yang diperlukan untuk menunjang kegiatan serta desain lay-out ruangan.
Pada tahap ini, ditentukan juga term of reference materi Sustainable MICE yang akan disampaikan kepada peserta dan metode penyampaiannya sebagai acuan bagi para pembicara.
4) Menyeleksi Venue
Kegiatan ini dilakukan dengan menyusun kriteria venue yang akan digunakan, meliputi ketersediaan waktu, kapasitas, utilitas (sarana-prasarana pendukung), aksesibilitas, aspek legal, aspek K3 (Keselamatan dan Kesehatan Kerja) serta biaya. Penyelenggara dapat membuat Point Rating System untuk menentukan pilihan venue utama dan cadangan.
5) Perijinan Kegiatan
Tahap perijinan kegiatan dilakukan untuk memberikan perlindungan hukum atas penyelenggaraan kegiatan sosialisasi sustainable event. Pengurusan perijinan dilakukan setelah spesifikasi kegiatan (tanggal, waktu, tema, jumlah peserta dan materi kegiatan) serta lokasi telah ditentukan. Perijinan dapat berupa namun tidak terbatas pada ijin penyelenggaraan (ijin keramaian) dan ijin pemasangan media komunikasi (jika diperlukan).
Perjinan kegiatan memperhatikan ketentuan yang berlaku di wilayah penyelenggaraan, mengingat terdapat kemungkinan perbedaan lokasi penyelenggaraan sustainable event.
6) Menyusun daftar kebutuhan logistik dan peralatan
Kegiatan ini dilakukan dengan menyusun daftar kebutuhan logistik dan peralatan pendukung kegiatan sosialiasi sustainable
event. Daftar dibuat secara rinci baik spesifikasi, jumlah dan sumber pengadaan (beli/sewa/hibah) disertai dengan alternatif penggantinya.
7) Menentukan Anggaran dan Pembiayaan Kegiatan
Tahap ini dilakukan dengan menyusun daftar biaya secara terperinci, obyektif dan rasional.
Daftar biaya dapat dilakukan dengan membuat riset harga berdasarkan pengalaman event lainnya, penawaran vendor/supplier, marketplace dan informasi lain yang relevan.
Daftar biaya disusun dengan mengelompokkan berdasarkan karakteristik biaya, misalnya biaya tetap-biaya variabel; biaya langsung-biaya tidak langsung; biaya SDM. biaya logistik, biaya pemasaran, biaya pajak dan administasi; atau sistem pengelompokkan lain yang memudahkan identifikasi.
Selanjutnya, penyelenggara menentukan aspek pemenuhan biaya tersebut dalam bentuk identifikasi sumber pendanaan. Dalam penentuannya, dapat dikategorikan menjadi pendapatan langsung dan tidak langsung; atau pendapatan operasional (registrasi peserta dan penjualan merchandise), pendapatan non operasional (bantuan/hibah, kerjasama/
sponsorship).
8) Merekrut SDM dan Menentukan vendor/supplier
SDM menjadi tulang punggung keberhasilan penyelenggaraan kegiatan sosialisasi sustainable MICE, oleh karena itu, proses rekrutmen perlu dilakukan melalui perencanaan dan strategi yang tepat. Perekrutan SDM memperhatikan kebutuhan berdasarkan spesifikasi yang telah ditentukan dalam proses desain acara (jumlah, tugas, fungsi dan kompetensi). Selain itu, perlu memperhatikan juga aspek ketersediaan SDM pada waktu dan wilayah yang telah ditentukan, serta biaya yang disepakati dalam pengadaan SDM ini. Jika memungkinkan, dapat dilakukan rekrutasi dengan mengkombinasikan SDM profesional dan sukarelawan (mahasiswa, pelajar dan masyarakat) sehingga diperoleh pengelolaan SDM event yang optimal. SDM perlu diikat dengan sebuah perjanjian kerjasama/kontrak.
Kegiatan ini dilakukan dengan menyusun daftar penyedia logistik dan peralatan dengan menyusun kriteria tertentu meliputi kemampuan penyediaan (kualitas dan kuantitas), harga, lokasi, jasa/layanan tambahan, serta reputasi.
Pada tahap ini selayaknya ditentukan secara obyektif dengan membuat ranking terhadap
vendor dan supplier. Hasil penentuan ditindaklanjuti dengan surat perjanjian kerjasama/kontrak.
9) Pemasaran Kegiatan
Untuk menjamin suksesnya penyelenggaraan kegiatan sosialisasi sustainable MICE, pemasaran menjadi salah satu aspek penting yang perlu dilakukan. Hal ini berkaitan dengan perluasan manfaat kegiatan bagi khalayak sasaran serta berhubungan dengan aspek pendanaan dan citra penyelenggaraan.
Pemasaran dilakukan setidaknya pada 3 (tiga) kelompok, yaitu: 1) peserta dan pengisi acara; 2) pemberi dana dan 3) masyarakat. Kegiatan pemasaran dapat dilakukan melalui pemasaran above the line-below the line.
Kegiatan pemasaran dilakukan secara terukur dan terencana dengan membentuk divisi/bagian/gugus tugas dalam organisasi penyelenggara.
10) Menyusun Rencana Kedaruratan
Untuk mengelola resiko penyelenggaraan sosialisasi sustainable MICE perlu dilakukan identifikasi terhadap resiko yang mungkin terjadi. Identifikasi dilakukan dengan membuat daftar jenis resiko dan diberikan rating untuk menentukan prioritas resiko yang perlu diperhatikan. Daftar resiko tersebut kemudian ditindaklanjuti dengan membuat mitigasi atas setiap butir resiko secara proporsional dan dapat dituangkan dalam bentuk Standar Operational Procedure penyelenggaraan sosialisasi sustainable MICE.
B. Tahap Pelaksanaan Seminar
Gambar 4. Tampilan Chapter 2 Pada Buku Panduan
1) Pemeriksaan Pra-Event
Kegiatan pemeriksaan pra-event dilakukan setidaknya H-1 dan diperiksa kembali beberapa jam sebelum kegiatan dimulai. Tujuan kegiatan ini adalah memeriksa kesiapan seluruh aspek pendukung untuk memimalisir terjadinya kendala dalam operasional event sosialisasi sustainable MICE.
a) Pemeriksaan Venue
Pemeriksaan venue meliputi lay-out ruangan, sitting arrangement, kebersihan dan keamanan lokasi, serta dukungan prasarana (listrik, air dan utilitas lain).
Pemeriksaan venue untuk memastikan bahwa spesifikasi yang telah ditentukan dan diperjanjikan telah terpenuhi. Venue perlu diperiksa secara menyeluruh hingga ke area belakang dan luar untuk memastikan tidak ada kegiatan yang berpotensi menghambat kegiatan, misalnya aktivitas renovasi bangunan, pemadaman listrik, ketersediaan air bersih serta resiko alam dan manusia.
b) Pemeriksaan SDM
Pemeriksaan SDM dilakukan dengan mengetahui kepastian kehadiran sesuai dengan perjanjian kerja sama, meliputi para pembicara, penyelenggara dan pendukung.
Hal lain adalah memastikan pemenuhan protokol kesehatan telah dipatuhi oleh seluruh pihak yang terlibat.
c) Pemeriksaan Logistik dan Peralatan Pendukung
Logistik dan peralatan pendukung yang telah ditentukan pada tahap sebelumnya diperiksa secara berulang, meliputi jumlah, spesifikasi, dan fungsinya. Seluruh logistik dan peralatan telah dipastikan dapat disediakan tepat waktu dan berfungsi sebagaimana mestinya.
2) Mengelola keramaian
Kegiatan pengelolaan keramaian dilakukan dengan mengarahkan alur aktivitas peserta dan pendukung kegiatan melalui pengaturan pintu masuk dan keluar, sitting arrangement, jalur logistik, membuat beberapa hot-spot aktivitas pada venue untuk menyebar kepadatan.
Kegiatan ini dilakukan untuk mematuhi protokol kesehatan, menciptakan kebersihan, keamanan dan kenyamanan. Pengelolaan keramaian dapat dilakukan dengan kombinasi hard-technique (interpretasi visual, arahan penyelenggara dan pembuatan jalur) atau secara soft-technique (pemisahan aktivitas).
3) Operasional kegiatan
Selama kegiatan berlangsung, penyelenggara memperhatikan seluruh aspek yang menjadi
tanggungjawabnya. Penyelenggara juga perlu secara pro-aktif mengantisipasi setiap mata acara pada aspek kesiapan SDM, logistik dan peralatan pendukung.
Antisipasi dilakukan setidaknya pada 2-3 butir acara sebelumnya. Koordinasi antar SDM dilakukan secara tertib dan proporsional untuk memberikan kenyamanan kepada seluruh pihak yang terlibat. Ditunjuk setidaknya 1 (satu) orang floor manager sebagai pengendali operasional kegiatan sosialisasi Sustainable MICE.
4) Penanganan masalah
Dalam hal terjadi resiko atau kendala dalam operasional kegiatan, SDM yang terkait dengan kendala tersebut menjadi first responder dan bertugas mengelola solusinya. Penanganan masalah dilakukan secara proporsional dengan fokus pada kelangsungan acara dengan tidak mengurangi aspek keselamatan dan kenyamanan seluruh pihak yang terlibat.
Gambar 5. Tampilan Penutup Pada Buku Panduan
Pada akhir kegiatan dilakukan evaluasi bersama mitra dengan hasil 1) buku panduan dapat dipahami dari sisi konten; 2) buku panduan mudah digunakan karena diakses secara elektronik; 3) buku panduan dapat digunakan secara luas oleh seluruh anggota ASPERAPI Jawa Barat. Beberapa saran dirumuskan sebagai perbaikan yaitu: 1) buku panduan dapat dikembangkan ke dalam bentuk SOP yang lebih teknis; 2) buku panduan diperluas pada jenis sosialisasi hybrid atau dalam jaringan; 3) diperlukan tindak lanjut dari kegiatan ini yaitu ujicoba kegiatan sosialisasi di lapangan.
4. KESIMPULAN
Isu keberlanjutan menjadi salah satu isu penting ditengah industri MICE yang mengalami tantangan pandemi Covid-19. Memperhatikan visi UNWTO, pariwisata ditetapkan sebagai lokomotif pemulihan ekonomi global melalui penyelenggaraan MICE. Menyadari hal tersebut, Tim PKM Polban bersama ASPERAPI Jawa Barat telah merancang buku panduan seminar sosialisasi yang ditujukan untuk memudahkan penyelenggaraan diseminasi topik sustainable MICE di masa mendatang.
Dari kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat (PKM) ini telah dihasilkan suatu buku panduan seminar sustainable MICE yang dinilai dapat secara mudah digunakan dan disebarluaskan kepada anggota ASPERAPI Jawa Barat. Hasil evaluasi kegiatan menghasilkan tindak lanjut kegiatan PKM di masa mendatang yang lebih teknis dengan kemitraan yang lebih solid.
UCAPANTERIMAKASIH
Penulis mengucapkan terimakasih kepada P3M Politeknik Negeri Bandung yang telah memberikan dukungan pendanaan selama berlangsungnya Program Pengabdian Kepada Masyarakat Tahun 2021 serta ASPERAPI Jawa Barat sebagai mitra strategis yang saling memberikan manfaat terhadap kinerja tim PKM Polban.
DAFTARPUSTAKA
[1] N. Ramadhian, “239 Kegiatan MICE di Indonesia Batal, Kerugian Rp 44,3 Triliun,”
https://travel.kompas.com/, 2020.
https://travel.kompas.com/
read/2020/12/11/212100327/239-kegiatan- mice-di-indonesia-batal-kerugian-rp-44-3- triliun?page=all.
[2] D. Andhika, “Gara-gara Covid, Pengusaha MICE Rugi Rp 18 Triliun,”
https://www.idxchannel.com/, 2021.
https://www.idxchannel.com/economics/
gara-gara-covid-pengusaha-mice-rugi- rp18-triliun.
[3] H. Dahles and T. P. Susilowati, “Business resilience in times of growth and crisis,”
Ann. Tour. Res., vol. 51, pp. 34–50, Mar.
2015, doi: 10.1016/j.annals.2015.01.002.
[4] UNWTO, “Tourism In The 2030 Agenda,” Tourism In The 2030 Agenda, 2021. https://www.unwto.org/tourism-in- 2030-agenda (accessed May 18, 2021).
[5] E. Susanto, S. Novianti, W. Rafdinal, M.
F. A. Prawira, and C. B. Septyandi,
“Visiting Tourism Destination : Is It Influenced by Smart Tourism Technology ?,” J. Indones. Tour. Dev.
Stud., vol. 8, no. 3, pp. 145–155, 2020, doi: 10.21776/ub.jitode.2020.008.03.04.
[6] A. Ananda, A. R. Fujianti, A. S. Nugraha, and E. Susanto, “Movie Induced Tourism in the Young Millennials Tourist Segment,” J. Tour. Sustain., vol. 1, pp. 9–
15, 2021, doi: 10.35313/jtos.v1i1.1.
[7] S. S. Nurlaila, E. Susanto, and K. F.
Afgani, “The Identification of Potential Rafting Tourism Products in Citepok Village, Sumedang Regency, West Java Province,” J. Tour. Sustain., vol. 1, no. 1,
pp. 32–42, 2021, doi:
10.35313/jtos.v1i1.3.
[8] E. Susanto, A. A. Noor, S. Sanjaya, T. H.
Erwin, S. Hastuti, and R. P. Trihartanti,
“Perancangan Indikator Sustainable MICE Sebagai Bentuk Kolaborasi Perguruan Tinggi dan Dunia Industri,”
JATI EMAS (Jurnal Apl. Tek. dan Pengabdi. Masyarakat), vol. 4, no. 2, p.
67, 2020, doi: 10.36339/je.v4i2.320.
[9] K. Holmes, M. Hughes, J. Mair, and J.
Carlsen, Events and sustainability. 2015.
