BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Gambaran Umum Objek Penelitian 4.1.1 Profil Perusahaan
Puri Indah Mall berada dibawah management PT. Antilope Madju Puri Indah, perusahaan ini bergerak dibidang perindustrian property yang berada dibawah naungan Pondok Indah Group. Pondok Indah Group memimpin dua perusahaan yaitu PT. Metropolitan Kencana yang merupakan perusahaan bergerak dibidang property dan berfokus di wilayah Pondok Indah serta PT.
Antilope Madju Puri Indah yang juga bergerak dibidang property dan berfokus di kawasan Puri Indah.
Puri Indah Mall adalah mall yang terletak diwilayah Jakarta Barat.
Konsep Puri Indah Mall adalah pusat perbelanjaan dan bisnis retail serta tempat hiburan dengan target pasar para keluarga. Hal ini tertuang dalam tagline dari Puri Indah Mall yaitu “Your Family Mall”.
Puri Indah Mall melakukan soft opening pada 17 Januari 1997, kemudian melakukan grand opening pada 1 November 1997 dengan menggunakan nama Mall Puri Indah.
Pada tahun 2010, mall ini berganti nama menjadi Puri Indah Mall.
Salah satu keunikan Puri Indah Mall yang menjadi daya tarik bagi pengunjung adalah konsep arsitektur mall ini yang bergaya “victorian”.
Konsep ini terlihat dari eksterior mall yang berbentuk kastil yang berwarna putih, tembaga dan merah maroon. Konsep victorian ini didukung dengan adanya kaca hias yang berwarna warni dan jam klasik dengan ukuran yang besar berada ditengah mall.
Puri Indah Mall memiliki 385 karyawan yang terdiri dari 309 karyawan dan 76 karyawan yang terbagi dalam beberapa divisi yaitu Building Maintance, Mechanical and Electrical, Finance and Accounting, Legal, Human Resource Departement and General Affairs dan Marketing.
Tanyakan kepada HRD
Divisi Building Maintenance, Mechanical and Electrical (engineering), dan Marketing dikepalai oleh General Manager Mall yang saat ini dijabat oleh Bapak Elpranusa Justia, sedangkan untuk divisi Finance and Accounting, Legal, Human Resource Departement and General Affairs bertanggung jawab langsung pada Senior General Manager, Mall yang saat ini dijabat oleh Bapak Ir. Djoko Indarto.
Kekuasaan tertinggi PT.Antilope Madju Puri Indah dipegang oleh Dewan Komisaris yang membawahi Dewan Direksi. Tugas Dewan Direksi adalah bertangung jawab pada semua permasalahan operasional di perusahaan. Selain dewan direksi, didalam PT. Antilope Madju Puri Indah terdapat dewan komisaris yang terdiri dari para pemilik saham yang bertindak sebagai pengawas didalam proses berjalannya operasional
perusahaan, namun dewan komisaris tidak terlihat terlibat langsung dalam kegiatan operasional perusahaan.
4.1.1.1 Visi-Misi Perusahaan Visi
Menjadi perusahaan property terbaik di wilayah Jakarta Barat dan unggul pada persaingan usaha di tahun 2020.
Misi
Meningkatkan laba usaha perusahaan dengan menghasilkan proyek – proyek yang berkualitas dan memanfaatkan semua asset dengan efisien dan se efektif mungkin.
4.1.1.2 Kebijakan Mutu
PT. Antilope Madju Puri Indah menjadikan kepuasan pelanggan menjadi prioritas dengan komitment terus menerus dalam hal ini :
P , Pelayanan terbaik
U , Utamakan kualitas SDM R , Ramah lingkungan I , Informatif
4.1.1.3 Struktur Organisasi
Gambar 4.1.1.3.1 Struktur Organisasi PT. AMPI
Sumber: Divisi Personalia PT. AMPI, 2015
4.1.2 Profil Unit Kerja
Divisi Marketing bertanggung jawab untuk merencanakan dan mengatur keseluruhan kegiatan atau aktivitas untuk Puri Indah Mall, kegiatan yang dimaksud antara lain adalah penyelenggaraan event dan exhibition, pengaturan leasing tenant, serta tenant relations. Divisi ini juga bertanggung jawab untuk menjalin dan menjaga hubungan eksternal dengan media, customer, tenant,
dan komunitas sekitar. Marketing Division terbagi menjadi leasing (penyewaan), exhibition (pameran), Tenant Relations, Promotion dan Visual.
Berikut penjabaran dari sub divisi Marketing : Tenant Relations & Promotion terbagi menjadi :
Promotion and Event
Didalam kegiatannya bagian ini bertanggung jawab untuk menyiapkan event yang akan diselenggarakan oleh Puri Indah Mall serta melakukan promosi event tersebut melalui materi promo (spanduk, baliho, poster, brosur, radio, media cetak, maupun media elektronik).
Tenant Relations and Customer Service
Tenant relations memiliki tugas untuk berkomunikasi dengan tenant , bertanggung jawab untuk setiap kegiatan operasional tenant, bertanggung jawab untuk menampung keluhan secara teknis dari tenant dan mengkoordinasikan kepada divisi terkait untuk menindaklanjuti keluhan tenant tersebut. Tenant relations juga mengatur aktivitas Customer Service dengan melakukan briefing pada Customer Service Representatives setiap harinya untuk mengatur informasi apa saja yang akan disampaikan oleh customer service representatives melalui paging. Paging adalah kegiatan penginformasian pada seluruh penjuru mall melalui perangkat sound sistem yang terpasang di mall.
Secretary
Sekertaris pada divisi ini memiliki tugas untuk membantu Marketing Manager untuk melakukan pendataan, rekapitulasi kegiatan maupun budgeting yang dilakukan oleh divisi marketing. Penjadwalan kegiatan rapat marketing manager juga diorganisir oleh sekertaris.
4.1.2.1 Logo Perusahaan
Gambar 4.1.2.1.1 Logo Puri Indah Mall
Sumber : Divisi Promotions and Event PT. AMPI,2015
4.1.2.2 Alur Unit Kerja
Gambar 4.1.2.2.1 Skema Alur Komunikasi Divisi Marketing
Sumber: Divisi Promotions & Event PT. AMPI, 2015
4.2 Hasil Penelitian
Sesuai dengan konsep penelitian yang digunakan, meneliti pola komunikasi organisasi adalah dengan memahami sturktur hubungan di dalam divisi marketing, pembagian peran atau posisi personil, unit-unit kerja, termasuk peran atasan dalam mengatasi penurunan produktivitas dalam divisi marketing
Seperti yang disebutkan dalam latar belakang bahwa di dalam kegiatan komunikasi ketika pesan tidak berjalan dengan baik maka akan mampu mempengaruhi kinerja karyawan secara keseluruhan yang dapat berdampak buruk bagi perusahaan. Selain itu, kegiatan perusahaan tidak akan berjalan dengan efektif apabila tidak adanya sumber daya manusia yang memadai.
Sumber daya manusia merupakan unsur terpenting di dalam perusahaan atau organisasi. Seorang karyawan di dalam kegiatan usaha serta sebagai penunjang perusahaan agar dapat mencapai tujuannya. Para pekerja di dalam kegiatan pekerjaannya memiliki peranan tersendiri yaitu untuk membuat perencanaan, pengontrolan, pelaksanaan, untuk suatu kegiatan perusahaan.
Terkait dengan fungsi dari komunikasi dalam organisasi berdasarkan hasil wawancara dengan 3 (tiga) orang narasumber yang berasal dari internal perusahaan, ketiganya sepakat mengatakan bahwa komunikasi memegang perananan penting dan memberikan pengaruh yang besar di dalam kegiatan perusahaan, hal tersebut di jelaskan dalam pernyataaan narasumber Elpranusa Justia selaku General Manager sebagai berikut :
“Ohh jelas saya setuju mengingat komunikasi merupakan salah satu kunci kesuksesan di dalam mencapai target-target yang diberikan perusahaan sehingga perlu komunikasi yang efektif”
Muhammad Irsan selaku HR / G A Manager juga menyampaikan pendapatnya tentang pentingnya komunikasi di dalam perusahaan :
“Ohh besar... besar sekali. Kalo saya sendiri mengambil pengalaman baik di Puri atau Grub Pondok Indah, komunikasi itu sangat penting dan vital ya”.
Pendapat tersebut kembali dipertegas berdasarkan jawaban dari Abisurio Guritno selaku Assisten Manager Subdivisi Promosi & Event tentang pentingnya komunikasi di dalam perusahaan :
“Pengaruhnya cukup besar, karena setiap kegiatan dalam bekerja tidak lepas dari pengaruh komunikasi”.
Dari ketiga pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa Komunikasi merupakan salah satu elemen penting yang berfungsi untuk memajukan dan mengembangkan perusahaan.
4.2.1 Aliran Komunikasi
Salah satu tantangan besar di dalam komunikasi organisasi adalah bagaimana menyampaikan informasi ke seluruh bagian organisasi dan bagaimana menerima informasi dari seluruh bagian organisasi atau perusahaan. Aliran komunikasi merupakan sebuah proses yang rumit. Bisa
saja apa yang kita lihat belum tentu memberikan makna pesan yang sebenarnya. Dalam proses aliran komunikasi merupakan sebuah peristiwa yang melibatkan energi dan tindakan, jadi ini merupakan sebuah proses yang dinamik. Dalam proses inilah pesan-pesan secara tetap bekersinambungan diciptakan, ditampilkan , dan di interpretasikan. Guetzkow menyatakan bahwa penyebaran aliran informasi dalam suatu organisasi terjadi dengan tiga cara yaitu serentak, berurutan, dan kombinasi antara keduanya.
Ketika di tanyakan kepada narasumber mengenai mana yang lebih efektif dari model penyebaran tersebut, masing-masing memberikan pandangan yang berbeda namun menghasilkan tujuan yang sama. Menurut Elpranusa Justia kedua model penyebaran komunikasi tersebut sama sama penting, namun harus tetap disesuaikan dengan keadaan saat itu. Hal tersebut disampaikan pada sesi wawancara sebagai berikut :
“Saya rasa kita tidak perlu membandingkan mana yang lebih efektif atau tidak. Sebab kita harus dapat menyesuaikan dengan keadaan saat itu. Menurut saya keduanya sangat penting, tinggal bagaimana cara kita mengaplikasikan pesan yang kita dapat sehingga makna yang diterima tetap utuh.”
“Khusus di marketing sendiri saya rasa anda semua sudah dewasa dan paham untuk membaca sebuah situasi khususnya dalam menerima pesan yang saya sampaikan. Namun jika harus menentukan pilihan maka saya akan memilih penyebaran pesan secara tidak serentak karena keterbatasan saya dari sisi waktu”.
Ketika dijelaskan mengenai pertanyaan yang sama mengenai mana yang lebih penting antara penyebaran pesan secara serentak dan tidak serentak, Muhammad Irsyan menyampaikan pendapatnya :
“Jika kalo mau tersosialisasi dengan baik memang serentak ya. Jadi seperti pengumuman yang ditempel pada papan pengumuman. Tapi jika ingin menjalankan fungsi dari masing-masing atasn ya....
bagusan
yang tidak serentak”.
“Jadi semua manajer dikumpulkan lalu diberikan arahan oleh atasan.
Sehingga dalam hal tersebut peran manajer kelihatan. Sedangkan untuk serentak yang terlihatkan hanya peran pucuk pimpinan”.
Terkait dengan pertanyaan tersebut Abisurio Guritno juga berpandapat :
“Ya berurutan dong.Tapi.. dengan catatan masing-masing penerima pesan dapat memahami dengan baik makna pesan yang disampaikan sehingga tidak terjadi miss komunikasi”.
Dari ketiga pendapat narasumber diatas, dapat disimpulkan bahwa kedua model penyebaran informasi atau pesan sama sama memiliki fungsi yang dapat disesuaikan keadaan saat itu sehingga informasi atau pesan yang ingin disampaikan oleh Atasan dapat diteirma dan dilakukan dengan baik oleh bawahan.
4.2.2 Arah Aliran Informasi
Dalam sebuah perusahaan arah aliran informasi bersifat sangat dinamis. Hal tersebut dapat kita lihat terhadap “apa yang disampaikan oleh siapa”?Informasi dapat bergerak dari seseorang yang memiliki jabatan yang
lebih tinggi kepada mereka yang memiliki otoritas lebih rendah atau sebaliknya. Lalu informasi yang bergerak dari seseorang yang memiliki otoritas sama, bahkan informasi yang bergerak di antara jabatan atasan atau bawahan maupun satu dengan yang lainnnya.
4.2.2.1 Komunikasi ke Bawah (Downward Communication)
Dalam kegiatannya, proses komunikasi di dalam perusahaan khususnya pada divisi marketing PT. AMPI tidak terlepas dari penyebaran informasi dari atasan kepada bawahan. Menurut Abisurio Guritno sebagai salah seorang yang mimilki peran penting dan jabatan pada divisi marketing :
“Penyebaran pesan dari atasan kepada bawahan pada divisi marketing cukup berjalan dengan baik”.
Pernyataan tersebut berbeda dengan yang disampaikan oleh salah narasumber Muhammad Irsyan. Sebagai seorang yang memilki erat berhubungan dengan sumber daya manusia beliau menyampaikan :
“Ada yang sudah berjalan dengan baik dan ada juga yang berjalan belum baik. Karena divisi marketing sendiri memang belum memiliki sosok pemimpin seperti Manager Marketing yang dapat mengkoordinir subdivisi yang berada di marketing”.
Kedua pernyataan tersebut menjelaskan bahwa divisi marketing masih memiliki kelemahan dalam Downward Communication atau komunikasi atasan kepada bawahan
4.2.2.2 Komunikasi ke Atas (Upward Communication)
Secara singkat komunikasi ke atas dapat dijelaskan sebagai informasi yang disampaikan oleh bawahan kepada atasan. Untuk melihat dan mendapatkan gambaran tentang situasi tersebut pernyataan tentang komunikasi ke atas di dalam divisi marketing disampaikan oleh narasumber Abisurio Guritno :
“Penyebaran pesan dari bawahan kepada atasan sudah berjalan cukup baik”.
Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas pertanyaan tentang komunikasi ke atas pada divisi marketing juga ditanyakan kepada Elpranusa Justia selaku General Manager yang membawahi langsung divisi marketing melalui pernyataan sebagai berikut :
“Sejauh yang saya lihat, saya dalami ketika terjun langsung pada setiap kegiatan operasional marketing saya melihat tidak ada masalah dengan cara kalian berkomunikasi. Bahkan kalian sendiri tanpa ragu berbicara kepada saya dan kita juga sering bercanda bukan”.
Dari kedua pernyataan diatas menggambarkan bahwa komunikasi keatas dari bawahan kepada atasan di dalam divisi marketing sudah berjalan cukup baik.
4.2.2.3 Komunikasi Horizontal (Horizontal Communication)
Didalam kegiatan operasional perusahaan komunikasi horizontal terjadi antara sesama staff yang memiliki posisi dan peran yang sama di dalam
perusahaan. Ketika ditanya tentang komunikasi yang terjadi antara bawahan dengan bawahan di dalam divisi marketing, Muhammad Irsyan menilai sudah cukup baik. Hal tersebut dapat dilihat dari pendapatnya :
“aa.. udah – udah cukup baik karena rentang usianya pun tidak cukup jauh”.
Namun hal yang tidak senada disampaikan oleh Abisurio Guritno.
Menurutnya masing ada kesenjangan pada komunikasi horizotal di dalam perusahaan atau divisi marketing. Hal tersebut sesuai dengan pernyataan yang disampaikan sebagai berikut :
“Umm... terkadang diganggu oleh ego masing-masing, sehingga ide atau gagasan tidak dapat dikembangkan. Contohnya, ya..seperti tidak mau saling sapa, dan lain lain”.
Pernyataan dari Muhammad Irsyan dan Abisurio Guritno menjelaskan bahwa komunikasi horizontal atau komunikasi yang terjadi pada orang-orang yang memiliki derajat pekerjaan yang sama masih mengalami kendala yang disebabkan oleh kendala di dalam diri sendiri.
4.2.2.4 Komunikasi Lintas Saluran (Diagonal Communication)
Komunikasi diagonal melibatkan pertukaran informasi yang melewati batas-batas fungsional dengan individu yang tidak menduduki posisi atasan atau bawahan. Ketika dimintai pendapat, Muhammad Irsyan mengatakan :
“Kitapun bergaul bukan seperti atasan dan bawahan tapi benang merahnya kelihatan jelas. Ketika makan siang atau ada waktu senggang kita bergaul selayaknya teman. Tapi ketika masuk ke pekerjaan, profesionalitas tetap dijaga. Jadi pekerjaan selesai, hubungan pun tetap baik”.
Dari penjelasan tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa komunikasi lintas saluran di dalam perusahaan sudah berjalan dengan baik karena tiap tiap individu dapat menempatkan diri dengan baik dan menunjukan profesionalitas.
4.2.2.5 Komunikasi Informal / Selentingan (Grapevine Communication) Dalam sebuah perusahaan komunikasi informal terjadi bila pegawai satu sama lainnnya tidak mengindahkan posisisnya di dalam organisasi.
Bilamana individu berhubungan dengan terus menurus maka ada kecenderungan orang-orang itu untuk membentuk kelompok yang kegiatannya mungkin berbeda dari yang diinginkan organisasi (kelompok informal). Ketika narasumber ditanya mengenai kemugkinan adanya komunikasi di dalam perusahaan, ketiganya pun memberikan pandangan yang berbeda. Ketika ditanya mengenai apakah ada kemungkinan komunikasi informal dapat mempengaruhi stabilitas perusahaan, Elpranusa Justia selaku General Manager menjelaskan :
“Ohh..tentu tidak, sebab kalian semua itu profesional kan. Jadi saya tidak perlu khawatir akan hal tersebut. Kecuali gossip yang memicu
seseorang berbuat kriminal, nah itu yang perlu kita ambil tindakan.
Saya tidak heran lagi jika dalam perusahaan ada seseorang provokator”.
Hal tersebut disampaikan lebih lanjut oleh Muhammad Irsyan. Meurutnya :
“Bisa.. selama itu sumbernya tidak jelas, pasti bisa. Jadi, rumor- rumor tentang kebijakan perusahaan yang belum di klarifikasi kepada pihak HRD dapat mengganggun stabilitas”.
Abisurio Guritno juga menyampaikan pendapatnya tentang komunikasi informal atau selentingan. Menurutnya :
“Ya... selama yang dibicarakan adalah hal-hal yang bersifat positif, tentunya tidak akan mengganggu stabilitas perusahaan. Namun jika sebaliknya justru dapat mengganggu”.
4.2.3 Jaringan Komunikasi
4.2.3.1 Analisis Jaringan Komunikasi
Analisis jaringan komunikasi adalah salah satu metode penelitian yang bertujuan untuk mengidentifikasikan struktur komunikasi dari elemen yang berbeda yang dapat dikenal melalui satu pola arus komunikasi dalam suatu sistem. UntukElpranusa Justia menyatakan gagasan sebagai berikut :
“Saya rasa perlu adanya monitoring yang dilakukan oleh Manager tiap-tiap subdivisi untuk mengkarantina karyawan atau staff yang kurang produktif. Hal tersebut mutlak perlu dilakukan karena keberhasilan suatu divisi juga bergantung terhadap peran bahawan yang menjalankan operasional”.
4.2.4 Pola Komunikasi
Pola Komunikasi adalah suatu bentuk arus penyampaiakn pesan yang biasanya telah menjadi sistem dalam sebuah kelompok atau organisasi yang berkembang. Hal tersebut dapat digambarkan melalui pernyataan yang disampaikan oleh Muhammad Irsyan :
“ Kalo saya sendiri mengambil pengalaman baik di Puri atau di grub Pondok Indah , komunikasi itu sangat penting dan vital ya”
Elpranusa Justia juga berpendapat bahwa :
“Komunikasi yang efektif adalah komunikasi yang bersifat dua arah.
Artinya antara atasan dan bawahan harus memberikan feedback”.
Pernyataan tersebut menunjukan bahwa dalam sebuah perusahaan yang sedang berkembang dan dimanapun kita berada tidak terlepas dalam proses komunikasi.
4.2.4.1 Pola Komunikasi Perusahaan / Organisasi
Pola komunikasi dalam kelompok formal dan informal sangat dibutuhkan untuk terciptanya keselarasan penyaluran pesan bagi setiap individu yang menjadi bagian dari sebuah kelompok agar dapat dapat terhindar dari hambatan dan tercapainya tujuan.
Dalam prakteknya individu-individu yang berada dalam divisi marketing melakukan komunikasi yang menyiratkan pola-pola komunikasi
yang terjadi di dalamnya. Ketika narasumber ditanya mengenai penyebaran pesan atau informasi yang membetuk sebuah pola komunikasi Elpranusa Justia mengatakan :
“Khusus di marketing sendiri saya rasa anda semua sudah dewasa dan paham untuk membaca sebuah situasi khususnya dalam menerima pesan yang saya sampaikan”.
“Namun jika harus menetukan pilihan maka saya akan memilih penyebaran pesan secara tidak serentak karena saya memiliki keterbatasan dari sisi waktu”.
Muhammad Irysan pun menyampaikan pendapatnya tentang penyebaran informasi yang membentuk pola komunikasi organisasi. Beliau mengatakan sebagai berikut :
“Hmm.. kalo memang tersosialisasi dengan baik memang serentak ya. Jadi seperti pengumuman yang ditempel pada papan
pengumuman”
“Tapi jika ingin menjalankan fungsi dari masing-masing atasan ya bagusan tidak serentak.Jadi semua manajer dikumpulkan lalu diberikan arahan oleh atasan, sehingga peran dari manager kelihatan”.
Abisurio Guritno juga memberikan pendapatnya :
“Ya secara berurutan dong. Tapi.. dengan catatan masing-masing penerima pesan dapat memahami dengan baik makna pesan yang disampaikan sehingga tidak terjadi miss komunikasi”.
Namun pola tersebut akan mengalami perubahan apabila terjadi komunikasi informal disela-sela pekerjaan. Hal tersebut didukung oleh pernyataan Elpranusa Justia :
“Sejauh yang saya lihat , dan saya dalami ketika terjun langsung pada
setiap kegiatan operasional marketing saya melihat tidak ada masalah dengan cara kalian berkomunikasi, bahkan kalian sendiri tanpa ragu berbicara kepada saya dan kita juga sering bercanda ya kan”.
Gagasan tersebut kembali dipertegas oleh Muhammad Irsyan melalui pendapatnya bahwa komunikasi informal dapat merubah pola komunikasi
“Dan kitapun bergaul bukan seperti atasan dan bawahan, tapi benang merahnya kelihatan jelas. Ketika makan siang atau ada waktu sengga kita bergaul selayaknya teman. Tapi ketika masuk ke pekerjaan profesionalitas tetap dijaga jadi pekerjaan selesai, hubungan pun tetap baik”.
Abisurio Guritno juga turut memberikan pendapatnya :
“Biasanya kami memperbanyak quality time dengan tim. Quality time artinya kita dapat membangun kedekatan dengan tim. Biasanya saya juga ikut melibatkan diri di dalam setiap proses pekerjaan sehingga mengetahui hambatan apa saja yang sedang terjadi”.
Dari ketiga pernyataan yang disampaikan oleh narasumber dapat disimpulkan bahwa pola komunikasi organisasi dapat dipengaruhi oleh gaya kepemimpinan dan komunikasi informal
4.2.5 Kinerja
4.2.5.1 Kinerja Pegawai atau Pekerja
Pada dasarnya berkembang dan majunya sebuah perusahaan didukung oleh faktor sumber daya manusia yang baik. Seorang pekerja di dalam melaksanakan tugas yang diberikan kepadanya diharapkan untuk menunjukan suatu performance terbaik sehingga dapat menghasilkan sesuatu yang berguna bagi perusahaan.
Sebagaimana yang disampaikan dalam latar belakang penelitian bahwa telah terjadinya penurunan kinerja karyawan divisi marketing PT.
AMPI sehingga mengurangi produktivitas perusahaan. Ketika ditanya mengenai kinerja karyawan divisi marketing ketiga narasumber memberikan pendapatnya masing-masing. Elpranusa Justia mengatakan bahwa :
“Saya telah beberapa kali menerima laporan dari divisi personalia untuk dimintai pertimbangan memberikan Surat Peringatan kepada beberapa karyawan divisi marketing”.
“Oleh sebab itu kembali saya sampaikan bahwa peran monitoring masing-masing pimpinan dalam subdivisi memang penting untuk meningkatkan KPI (key performance indicator".
Hal lain yang menyebebakan menurunnnya kinerja karyawan adalah sosok seorang pemimpin atau figur dalam divisi marketing. Terkait dengan kepemimpinan Muhammad Irysan pun angkat bicara . Menurutnya :
“ Lebih efektif memang peran dari pimpinan lebih penting, karena tidak semuanya dapat di handle oleh HRD. Pimpinan ini fungsinya kan untuk coaching dan memberikan supervisi”.
Didalam PT. AMPI umunnya semua elemen organisasi harus berkomitmen untuk memajukan perusahaan khususnya adalah divisi marketing sebagai ujung tombak dari perusahaan yang bertugas untuk memberikan pedapatkan bagi perusahaan dari program-program yang sudah dicanangkan. Program tersebut baru dapat berjalan dan memberikan hasil apabila terdapat kesepahaman antara atasan dengan bawahan. Mengenai hal tersebut ketiga orang narasumber memberikan pendapatnya masing-masing.
Ketika ditanya mengenai sebererapa tanggap bawahan ketika menerima pekerjaan, Muhammad Irysan memberikan pendapatnya :
“Cukup tanggap, karena setiap pekerjaan yang saya instruksikan selalu saya tanyakan kembali. Kalo belum paham akan saya berikan garis besarnya dan saya periksa lagi sehingga mereka benar-benar tahu apa yang mereka kerjakan”.
Elpranusa Justia pun mengatakan hal yang sama bahwa setiap karyawan sudah melakukan yang terbaik dalam bekerja. Hal tersebut tertuang dalam pernyataan beliau sebagai berikut :
“Yang namanya delegasi harus dikerjakan sesuai dengan order yang diminta. Seperti di marketing, saat ini saya sudah melihat kalian cukup baik dalam menjalankan pekerjaan kok”.
Namun terkait dengan daya tangkap dan inisitaif karyawan dalam bekerja, Abisurio Guritno mengganggap bahwa semuanya tergantung dengan standar keahlian dari masing-masing karyawan karena akan mempengaruhi hasil pekerjaannya. Hal tersebut sesuai dengan yang beliau sampaikan pada sesi wawancara sebagai berikut :
“Umm.. tergantung juga ya.. biasanya kalo pekerjaan tersebut sesuai dengan keahlian atau bidang mereka, ya mereka akan cepat tanggap.
Namun jika sebaliknya terkadang mereka menjalankan namun hasil yang diharapkan agak sulit tercapai.
Dari pernyataan beliau dapat disimpulkan bahwa faktor yang menghambat majunya sebuah perusahaan juga dapat disebabkan kurangnya daya tangkap dan inisiatif karyawan.
Terlepas dari hal tersebut tentunya setiap pimpinan memiliki cara tersendiri untuk mengurangi bahkan menghilangkan hambatan tersebut.
Sebagaimana yang disampaikan oleh Elpranusa Justia, beliau memilki cara untuk mengatasi hambatan dalam berkomunikasi. Elpranusa Justia mengatakan
“Tentunya kita dapat melakukan kegiatan diluar kantor yang menyenangkan seperti family gathering, touring. Karena dalam kondisi senang, tingkat emosional kita pun akan reda. Dengan cara seperti itu biasanya cukup efektif untuk tetap menjaga hubungan baik dengan karyawan divisi lain”.
Abisurio Guritno juga mengatakan bahwa peran media elektronik juga berpengaruh untuk mengurangi hambatan dalam komunikasi. Peran pemimpin untuk ikut terlibat di dalam setiap proses pekerjaan juga perlu dilakukan. Hal tersebut disampaikan dalam sesi wawancara sebagai berikut :
“Iya jelas perlu diingatkan, makanya terakdang kita membuat satu grub seperti whatsapp agar bisa saling mengingatkan. Biasanya saya juga ikut melibatkan diri didalam setiap proses pekerjaan sehingga saya mengetahui hambatan apa saja yang terjadi saat ini”.
Dari penjelasan yang disampaikan oleh para narasumber dapat disimpulkan bahwa hambatan di dalam komunikasi yang disebabkan oleh kinerja karyawan bukanlah sebuah hal yang tidak dapat diatasi. Namun dengan pendekatan-pendekatan yang dilakukan tiap pimpinan dapat bergunan untuk meningkatkan kinerja karyawan.
4.3 Pembahasan
Pada sub bab ini peneliti akan menganalisa hasil temua data yang diperoleh dari hasil wawancara, observasi dan data sekunder. Dalam bab ini peneliti juga akan membandingkan hasil data yang diperoleh di lapangan dengan teori-teori yang digunakan dalam penelitian ini.
Kegiatan komunikasi tidak dapat dipisahkan dari kegiatan organisasi dan menciptakan hubungan saling ketergantungan. Kegiatan komunikasi melibatkan suatu proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam satu
jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau selalu berubah-berubah.
Sebagai bagian dari suatu sistem organisasi , komunikasi organisasi melibatkan pemberian informasi dan penafsiran informasi di antara unit-unit organisasi dan para personilnya yang terjadi di dalam suatu lingkungan yang hierarkis.
Komunikasi organisasi melibatkan suatu sistem terbuka yang kompleks yang dipengaruhi oleh lingkungannnya sendiri baik internal maupun eksternal. Komunikasi organisasi meliputi pesan, dan arusnya, tujuan, arah, dan media. Selain itu komunikasi organisasi meliputi orang dan sikapnya, perasaannya, hubungannnya dan keterampilan / skilnnya.
Berbicara mengenai komunikasi organisasi tidak terlepas dari pembahasam terkait dengan pola komunikasi yang melibatkan struktur hubungan antar individu, bagian-bagian, kelompok dalam suatu organisasi yang menunjukan struktur kekuasaan, kekuatan, pengaruh, kewenangan, dan otoritas dalam organisasi. Pola dalam hubungan ini dimaknai sebagai suatu susunan struktur sosial yang tercipta oleh adanya komunikasi di antara atau kelompok.
Peranan individu dalam sistem komunikasi ditentukan oleh hubungan struktur antara satu individu dengan individau lainnya dalam organisasi. Hubungan ini ditentukan oleh pola hubungan interaksi individu dengan aliran informasi dalam perusahaan atau organisasi.
Seperti halnya pada organisasi lainnya, agar fungsi-fungsi pengelolaan dan operasional PT. AMPI dapat berlangsung secara efektif maka perlu didukung oleh pengelolaan aliran informasi yang efektf di internal level manajemen maupun di level pelaksana kegiatan. Pengelolaan informasi menjadi sangat- sangat penting pada periode yang banyak bermunculan kompetitor sehingga manajemen harus sadar bahwa pengeloaan informasi mempengaruhi kinerja manajemen secara keseluruhan.
Komunikasi organisasi di dalam PT. AMPI khususnya pada divisi marketing dipengaruhi oleh peran atasan dan bawahan dalam menjalin sebuah hubungan kerja yang baik serta gaya kepemimpinan yang mengacu kepada bagaimana cara seorang atasan dapat meningkatkan kinerja karyawan melalui pendekatan komunikasi yang dilakukan. Pola komunikasi organisasi dalam divisi marketing PT. AMPI juga melibatkan proses komunikasi yang mengalir ke bawah, komunikasi ke atas, komunikasi horizontal, serta komunikasi diagonal (lintas saluran). Semua proses komunikasi tersebut memberikan pengaruh terhadap pola komunikasi yang terjadi di dalam divisi marketing PT. AMPI.
4.3.1 Pola Komunikasi Organisasi
Terdapat lima pola model komunikasi organisasi yang digunakan dalam penelitian ini. Model rantai yang menganut hubungan komunikasi garis langsung (komando) baik ke atas atau ke bawah tanpa terjadi suatu penyimpangan. Sedangkan model roda, proses komunikasi dan operasional
organisasinya terpusat pada satu orang yang memipin dengan empat bawahan atau lebih. Dalam model roda tidak terjadi interaksi (komunikasi) antara satu bawahan dengan bawahan yang lain. Model lingkaran (Circle) dimana semua karyawan organisasi bisa terjadi interaksi pada setiap tiga tingkatan hirarki tetapi tanpa ada kelanjutannya pada tingkatan yang lebih tinggi, dan hanya terbatas pada setiap level. Model jaringan bebas (All-Channel), dimana semua tinggkatan dalam jaringan tersebut dapat melakukan interaksi timbal balik tanpa melihat siapa yang menjadi tokoh sentralnya. Model huruf “Y” melibatkan empat level jenjang hierarki, satu supervisor mempunya dua bawahan dan dua atasan yang mungkin berbeda divisi atau departemen.
Terkait dengan pola komunikasi organisasi PT. AMPI terbentuk dari beberapa pihak yang melakukan interaksi satu sama lain. Pada sisi lain pola komunikasi organisasi organisasi PT. AMPI juga terbentuk dari beberapa pihak yang memiliki peranan atau kapasitas di dalam manajemen yang berakibat kepada kinerja karyawan.
Berikut ini adalah pola komunikasi organisasi yang secara umum terjadi di dalam divisi marketing PT. AMPI yaitu :
1. Pola yang bisa merepresentasikan komunikasi organisasi di dalam PT. AMPI yang pertama adalah model “Y” yang diposisikan secara terbalik . Pola ini dinilai tepat karena informasi diberikan secara serentak kepada seluruh karyawan baik di level manajemen ataupun di level pelaksana kegiatan
bersifat satu arah serta melalui struktur hierararki organisasi. Informasi diberikan langsung kepada seluruh karyawan oleh PT. AMPI melalui perantara atasan masing-masing divisi . Dalam hal ini atasan atau Manager berperan sebagai “ bridge” yang menjalin hubungan dengan Asisten Manager yang berperan sebagai “liason” atau penghubung kepada anggota lainnya yang dalam hal ini adalah bawahan. Hal tersebut sesuai dengan teori yang dikemukakan oleh R. Wayne Pace dalam bukunya yang mengatakan bahwa analisis jaringan telah mengungkapkan sifat-sifat khas sejumlah peranan jaringan komunikasi meliputi anggota klik, penyendiri (isolate), jembatan (bridge), penghubung (liason), penjaga gawang (gate keeper), pemimpin pendapat (opinion leader), dan kosmopolit (cosmopolites) Berikut merupakan pola komunikasi organisasi model “Y” terbalik yang dapat menggambarkan proses penyebaran pesan atau informasi didalam PT. AMPI.
Gambar 4.3.1.1 Pola “Y” terbalik pada PT. AMPI
Sumber : Hasil Penelitian Pada PT. AMPI
General Manager
Manager
Asst. Manager
Pelaksana Pelaksana
General Manager PT. AMPI mengirimkan pesan secara serentak kepada seluruh karyawan baik di level manajemen atau di level pelaksana kegiatan.Satu ujung mata panah pada aliran informasi dari General Manager menandakan bawah komunikasi bersifat satu arah, kecuali aliran informasi kepada Asiseten Manager yang ditandai oleh dua mata panah mendakan peranan Asisten Manager sebagai “liason” yang berlaku sebagai penyaring informasi. Hal ini juga menandakan level hierarki dimana Asisten Manager membawahi dua tingkatan yaitu tingkatan operasional level manajemen dan level pelaksana kegiatan, yang pada kenyataaannya memang terjadi interaksi komunikasi di dalamnya. Pada level pelaksana kegiatan, arus komunikasi yang terjadi adalah uppward communication yang mana hanya memungkinkan bagi pelaksana kegiatan untuk berkomunikasi dengan asisten manager untuk setiap aktivitasnya. Pola ini memang memungkinan terjadi sentralisasi pesan dan juga terdapat pemimpin yang jelas. Namun kelemahan dari pola ini adalah dapat menimbulkan pemimpin kedua sehingga dapat membiaskan fungsi dari seorang General Manager. Selain itu pola ini juga membatasi komunikasi pada level pelaksana karena tidak dapat membangun komunikasi lintas saluran (diagonal communication).
2. Berdasarkan gambar dibawah ini pola kedua yang bisa merepresentasikan komunikasi organisasi di dalam PT. AMPI model “Semua Saluran” atau Pola
“Bintang”. Dalam pola ini informasi yang disampaikan oleh General
Manager dapat diteruskan kepada level manajemen hingga ke level pelaksana kegiatan. Umpan balik saling terjadi sehingga terbentuk komunikasi diagonal antar dua tingkatan level organisasi PT. AMPI yang ditandai dengan dua mata anak panah yang saling terkait
Gambar 4.3.1.2 Pola “Semua Saluran atau Bintang” pada PT. AMPI
Sumber : Hasil Penelitian Pada PT. AMPI
Pola ini dinilai tepat karena semua anggota dinilai sama dan semuanya juga memiliki kekuatan yang sama untuk mempengaruhi anggota lainnnya. Dalam sturktur organisasi perusahaan semua anggotanya bisa berkomunikasi dengan setiap anggota lainnya sehingga partisipasi komunikasi dapat berjalan secara optimal. Pada pola ini memungkinkan terjadinya arus komunikasi keatas, kebawah, horizontal, dan diagonal. Namun pola komunikasi tersebut tidak teradi setiap saat karena sangat bergantung situasi operasional pekerjaan saat itu.
General Manager Manager
Asst. Manager
Supervisor Pelaksana
Pelaksana
Pola ini juga masih memiliki kekurangan, dalam sebuah perusahaan apabila terdapat isi pesan yang tidak sesuai dengan kebutuhan tentunya dapat mempengaruhi anggota lainnya sehingga dapat memungkinan timbulnya kelompok informal yang dapat mengganggu stabilitas perusahaan. Kelompok informal dapat terjadi karena didalam pola ini individu dapat berhubungan secara terus menerus tanpa memikirkan posisi invidu didalam perusahaan. Kondisi tersebut sesuai dengan pendapat yang disampaikan oleh Gibson L. James dalam bukunya Organisasi Struktur dan Proses yang mengatakan bahwa “Kelompok informal adalah pengelompokan orang yang terjadi secara alamiah dalam situasi kerja sebagai tambahan terhadap kebutuhan sosial. Kelompok ini muncul dari upaya individu dan tumbuh atas dasar kepentingan yang sama bukan dibentuk secara sengaja”
4.3.2 Aliran Informasi dalam Perusahaan
Secara umum penyebaran informasi dalam saluran komunikasi formal di dalam menggunakan kombinasi antara serentak dan berurutan. Penyebaran informasi secara serentak di PT. AMPI pada umumnya dilakukan oleh pimpinan melalui media komunikasi cetak berupa Internal memo yang ditempel pada papan pengumuman. Namun untuk selanjutnya menggunakan metode berurutan melalui media yang sama sehingga memberikan masukan kepada atasan termasuk untuk meminta klarifkasi lebih lanjut atas informasi yang diberikan
oleh pimpinan (General Manager). Berikut ini adalah gambar yang menjelaskan Pola Penyebaran Informasi Secara Serentak di dalam PT. AMPI
Gambar 4.3.1.3 Pola Penyebaran Informasi Secara Serentak PT. AMPI
Sumber : Hasil Penelitian Pada PT. AMPI
Garis panah biru menunjukan penyebaran informasi secara serentak melalui pada media saluran formal dengan menggunakan media cetak berupa internal memo dimana informasi dikirimkan oleh General Manager kepada seluruh karyawan pada level manajemen dan level pelaksana kegiatan secara bersamaan. Garis panah merah menunjukan feedback atau umpan balik atas informasi yang diberikan. Dalam hal ini Manajer berfungsi sebagai “bridge” yang memberikan penjelasan atas pesan atau informasi yang diterima oleh General Manager setelah terlebih dahulu mengklafirikasi isi pesan tersebut. Dua mata anak panah yang saling berhubungan memungkinkan terjadinya komunikasi keatas dan kebawah
General Manager Pesan
Manajer Asst. Manajer Supervisor Pelaksana
sebagai bentuk kepastian bahwa pesan yang diterima telah tersebar dengan baik kepada seluruh manajemen. Penyebaran ini memang secara serentak memang suatu cara yang lebih umum, lebih efektif, dan lebih efisien daripada cara lainnya untuk melancarkan aliran informasi dalam suatu organisasi. Namun dengan model aliran informasi seperti ini, peran-peran pimpinan di dalam perusahaan terlihat tidak optimal sehingga mengurangi kemungkinan untuk dapat melakukan pendekatan kepada bawahan dan tidak dapat mengetahui hasil atau pengaruh pesan yang diterima sehingga bisa saja terjadi penyimpangan terhadap job description. Karena menurut Robert L. Mathis dan John H. Jackson dalam bukunya Human Resources Management mengatakan “Faktor yang mempengaruhi kinerja individu tenaga kerja yaitu “Pemberian motivasi dikatakan sangat penting karena mempunyai pengaruh dan dampak yang sangat besar terhadap keberhasilan dan kesuksesan suatu organisasi. Selain itu setiap karyawan menerima pekerjaan yang akan dilakukan sesuai dengan Job Description yang sesuai agar pekerjaan yang dikerjakan oleh karyawan maksimal”.
Selain penyebaran informasi secara serentak, penyebaran informasi di dalam PT. AMPI juga dapat berlangsung secara tidak serentak atau berurutan.
Bentuk penyebaran pesan secara berurutan meliputi perluasan bentuk. Jadi pesan disampaikan dari General Manager kepada Manajer lalu kepada Asisten Manajer kepada Supervisor dan terakhir kepada pelaksana. Dalam hal ini orang kedua yaitu Manajer mula-mula menginterpretasikan pesan yang diterimanya dan
kemudian meneruskan hasil interpretasinya kepada orang berikutnya dalam rangkaian. Hal ini memungkinan untuk mengoptimalkan fungsi dari masing- masing pimpinan sehingga terlihat jelas bagaimana peran pimpinan dalam meningkatkan kinerja karyawan. Dalam model penyebaran secara berurutan terjadi komunikasi ke atas dan ke bawah (upward & downward communication) yang mana antara atasan dan bawahan saling memberikan umpan balik sehingga dapat timbul kedekatan antara keduanya. Di dalam operasional PT. AMPI selain menggunakan media cetak berupa internal memo, juga menggunakan media komunikasi massa seperti rapat operasional manajemen. Rapat operasional manajemen biasanya dihadiri oleh anggota di level manajemen (manajer) atau dapat diwakilkan oleh asisten manajer apabila manajer berhalangan hadir. Jadi apabila digambarkan dengan model seperti ini, pesan yang diterima oleh manajer sebagai hasil rapat operasional manajemen akan disampaikan kepada asisten manajer, lalu diturunkan kepada supervisor dan pada akhirnya akan dilaksankan oleh pelaksana dan anggota lainnya. Secara sederhana penyebaran pesan secara berurutan di dalam PT. AMPI dijelaskan melalui gambar dibawah ini
Gambar 4.3.1.4 Pola Penyebaran Informasi Secara Berurutan PT. AMPI
Sumber : Hasil Penelitian Pada PT. AMPI
Meskipun di dalam model penyebaran ini efisiensi waktu dan dapat membangun kedekatan antara atasan dan bawahan, namun model penyebaran ini juga memiliki kekurangan. Yang perlu dikritisi adalah penyebarn informasi berlangsung dalam waktu yang tidak berurutan , jadi informasi tersebut tidak tiba ditempat yang berbeda dan pada waktu yang berbeda pula. Individu cenderung menyadari informasi pada waktu yang berlainan.
Manajer
General Manager
Asst. Manajer
Supervisor
Pelaksana
4.3.3 Kontribusi Public Relations 1. Fasilitator Komunikasi
Didalam kegiatannya pada PT. Antilope Madju Puri Indah.
Peran atau kontribusi PR adalah sebagai pendengar yang peka dan perantara komunikasi antara karyawan level manajemen dan level pelaksana. Selain itu fasilitator komunikasi juga bertindak sebagai
“bridge” atau perantara, dan mediator apabila terjadi situasi tidak kondusif didalam sebuah perusahaan. PR menjaga komunikasi dua arah dan memfasilitasi percakapan dengan menyingkirkan rintangan dalam hubungan dan menjaga agar saluran komunikasi tetap tetap terbuka. Tujuannya adalah memberi informasi yang dibutuhkan oleh level manajemen dan pelaksanan untuk membuat keputusan sehingga operasional kerja menjadi berjalan lebih baik, dan menghilangkan keraguan diantara atasan dan bawahan.
2. Problem Solver
Peran PR yang kedua adalah sebagai Fasilitator pemecah masalah. Seorang PR berkolaborasi dengan karyawan di level manajemen untuk mendefinisikan dan memecahkan masalah.
Terhadap masalah yang terjadi didalam internal divisi marketing, PR berkoordinasi dengan General Manager yang membawahi langsung divisi markeitng dan beliau juga berfungsi sebagai decision maker sehingga mampu memberikan keputusan pada situasi tertentu. PR juga
berkolaborasi dengan HR / GA Manager untuk memantau situasi sumber daya manusia dan memberikan pandangan-pandangan yang mampu meningkatkan kualitas sumber daya manusia perusahaan khususnya pada divisi marketing. Sebagai seorang yang terlibat langsung dengan divisi marketing, PR juga berkolaborasi dengan asisten manager sehingga dapat memberikan masukan mengenai pendekatan antarpersonal, dan mengontrol pola komunikasi didalam divisi marketing.
Secara singkat kolaborasi PR dan jajaran manajemen dimulai dengan membahas persoalan utama dan kemudian mengevaluasi apa yang sebaiknya yang perlu diperbaiki dan ditingkatkan. Dalam hal ini PR tidak hanya mampu memecahkan masalah terkait dengan komunikas, namun juga dapat memecahkan masalah organisasi lainnnya.
