BAB III
ANALISA DAN PERANCANGAN SYSTEM PENCETAKAN PO ONLINE
PADA PT. DASS
3.1 Sejarah dan Struktur PT. DASS
PT.DASS adalah industry yang bergerak untuk supplay kebutuhan dari suatu perusahaan yang memproduksi minuman kaleng didirikan pada tahun 1970. Ini adalah salah satu produsen pembuatan minuman kaleng untuk menopang perusahaan induk sebagai produsen terbesar komitmen yang berkelanjutan di berorientasi kepada kualitas produk, dalam menciptakan produk - kualitas tinggi, dengan harga terjangkau.
3.1.1 Visi
Menyediakan minuman sehat berenergi dan mengedepankan kualitas, sehingga dapat menjadi ikon kesehatan baik dalam negeri maupun luar negeri.
3.1.2 Misi
Gambar 3.1 Bagan Struktur Organisasi PT. DASS
3.2 Perancangan Sistem berorientasi Objek dengan UML
Divisi purchasing di lingkungan PT. DASS banyak menggunakan kertas untuk melakukan pencetakan pemesanan raw material atau pun packaging mereka kepada supplier sehingga tidak hanya menjadi beban biaya di kertas akan tetapi di tinta dan printer sendiri untuk perawatannya sehingga perlu mendapat perhatian penuh untuk menurunkan beban biaya operasional di purchasing . Dalam bahasan ini di gambarkan dengan use-case bisnis dan diagram aktifitas yang terjadi untuk e-procurement mengunakan po online sebagai bentuk alternative pengganti kertas di perusahaan.
Dalam perancangan Sistem pencetakan mengunakan po online di PT. Dass ini berdasarkan batasan yang diambil oleh penulis maka dapat diidentifikasi aktor-aktor yang terlibat di dalamnya yaitu:
1. Supplier , berperan sebagai penerima output dan pemberi input dan di dalam model rancangan yang diusulkan pelangan berinteraksi langsung dengan sistem melalui intranet.
2. Staff purchasing, yang merupakan sebagai user dalam untuk mengelola data pesanan ke supplier.
3. Manager purchasing, berperan sebagai pemakai sistem untuk keperluan approval pesanan ke supplier.
Adapun untuk sistem pembayarannya ada beberapa kebijakan sesuai dengan kesepakatan antara bagian purchasing dengan pihak supplier. Antara lain adalah :
1. Supplier akan memberikan tagihan dengan periode 1 bulan dengan penghitungan jumlah keseluruhan barang yang telah diterima purchasing.
2. Cash On Delivery (COD) ketika barang sampai saat itupula dilakukan pembayaran.
3. Supplier mengirim barang, lalu setiap pekan mengirimkan invoice serta dilampirkan surat perintah pembayaran.
3.2.1 Use-case Bisnis Sistem Yang Berjalan
Diagram use-case yang terlihat pada Gambar 3.1 merupakan model yang ditinjau dari sisi penerima output atau pemberi input yaitu supplier PT. Dass yang disebut sebagai Aktor, kegiatan yang dilakukan oleh aktor ini (yang disebut dengan Use-Case) terdiri dari:
Use-Case staff purchasing membuat order pesanan dari hasil penawaran ke supplier
Use-Case purchasing manager melakukan approval PO. Use-Case Supplier Melakukan pencetakan PO dari website.
Gambar 3.2
Use-Case Bisnis SI Pemesanan Barang Yang Berjalan Tabel 3.1 Skenario Use Case Supplier
Keterangan
Aktor Supplier
Deskripsi Melakukan interaksi dengan sistem
aplikasi
Fungsi Utama
Membuat Order Membuat PO
Cetak PO & Pengiriman 3.2.2 Diagram Aktifitas Membuat Order Pesanan ke Supplier
Untuk pembuatan pesanan dari supplier , terlebih dahulu staff purchasing melakukan penawaran awal via telephone kepada supplier ,setelah itu staff purchasing akan melakukan penginputan pesanan ke supplier ke dalam sistem sesuai kesepakatan Gambar 3.3.
GAMBAR 3.3
Diagram Aktifitas Membuat Order Pesanan Sistem Berjalan
Tabel 3.2 Deskripsi Diagram Aktifitas Membuat Order Pesanan Sistem Berjalan Keterangan
Nama Aktifitas diagram membuat order pesanan sistem berjalan
Deskripsi
Mulai (Start)
Supplier Memberikan penawaran via Phone Negoisasi
Bila sepakat Purchasing melakukan penginputan order
3.2.3 Diagram Aktifitas order pesanan di approval
Dalam aktifitas ini manager purchasing akan melakukan proses approval untuk pesanan ke supplier yang telah melewati tahap negosiasi dari Staff purchasing Aktifitas ini dapat dilihat pada Gambar 3.4
GAMBAR 3. 4
Diagram Aktifitas order pesanan di approval yang Berjalan
Tabel 3.3 Deskripsi Diagram Aktifitas order pesanan di approval yang Berjalan Keterangan
Nama Aktifitas diagram order pesanan diapproval yang berjalan
Deskripsi
Mulai (Start)
Memberikan penawaran via Phone Negoisasi
3.2.4. Diagram Aktivitas supplier Melakukan pencetakan po yang berjalan Dalam aktivitas ini supplier melakukan pencetakan po , setelah supplier masuk ke dalam situs PT. Dass Aktifitas ini dapat dilihat pada Gambar 3.5
GAMBAR 3.5
Diagram Aktifitas Pencetakan PO online yang berjalan Tabel 3.4 Deskripsi Diagram Aktifitas PO online yang berjalan Keterangan
Nama Diagram Aktifitas pencetakan PO online yang berjalan
Deskripsi
Mulai (Start) Melihat status PO Mencetak PO Online
3.3 Model Use-case Bisnis Yang diusulkan
Model Use-case Bisnis yang diusulkan penulis secara global dapat dilihat pada Gambar 3.6. penulis mengelompokkan kegiatan-kegiatan staff purchasing dalam beberapa paket subsistem yaitu Paket Subsistem supplier, Paket Subsistem staff purchasing sendiri.
Tanda panah dari paket subsistem staff purchasing yang mengarah bolak balik dengan paket lainnya menunjukkan bahwa paket tersebut memerlukan hubungan antara supplier dengan staff purchasing untuk pengolahan data masing-masing dan saling membutuhkan satu dengan yang lainnya.
GAMBAR 3.6
Model Paket Bisnis Sistem Yang Diusulkan
Dalam setiap paket mengandung beberapa kegiatan bisnis (use-case
business) yang dapat di jabarkan sebagai berikut:
3.3.1 Use-Case Bisnis Subsistem Purchasing
Dalam paket bisnis purchasing berinteraksi langsung dengan sistem untuk mengupdate order pesanan juga dalam menambahkan order pesanan yang baru setelah melakukan negosiasi dengan supplier. Aktifitas ini dapat dilihat pada Gambar 3.7
GAMBAR 3.7 Use-Case Purchasing
3.3.2 Use-Case Bisnis Subsistem Supplier
Paket Bisnis Subsistem supplier ini adalah supplier harus masuk ke situs e-procruement dan memasukan user dan password , kemudian sistem akan meverifikasi identifikasi supplier jika terdaftar maka akan di tampilkan po online , setelah itu supplier bisa mengeprint po tersebut. Aktifitas ini dapat dilihat pada Gambar 3.8.
GAMBAR 3.8
Berikut skenario dari Use Case Gambar 3.8 Tabel 3.5
Skenario Use case Purchasing
Nama Use Case Tugas
Aktor Purchasing
Deskripsi Melakukan interaksi dengan sistem
aplikasi
Fungsi Utama Dapat mengupdate order pesanan dan
menambahkan Tabel 3.6
Skenario Use Case Manager Purchasing
Nama Use Case Tugas
Aktor Manager Purchasing
Deskripsi Melakukan interaksi dengan sistem
aplikasi
Fungsi Utama Melihat order pesanan dan menentukan
status approvel tidaknya PO Tabel 3.7
Skenario Use Case Supplier
Nama Use Case Tugas
Aktor Supplier
Deskripsi Melakukan interaksi dengan sistem
aplikasi
Fungsi Utama Melakukan up date order pesanan dan
3.3.3 Diagram Aktifitas Supplier
Dalam Diagram Aktifitas supplier ini adalah supplier bisa langsung melihat data po online dan melakukan pencetakan sendiri sehingga tidak perlu menunggu konfirmasi dari purchasing (lihat Gambar 3.9)
GAMBAR 3.9
Aktifitas Melihat Data di supplier dan Mencetak PO online
Tabel 3.8 Deskripsi Aktifitas Melihat Data di Supplier dan Mencetak PO online
Nama Aktifitas Melihat Data di Supplier dan Mencetak PO online
Deskripsi
Mulai (Start)
User supplier membuka situs E-Procurement Masukkan User & Password
Melihat tampilan PO Cetak PO online
3.3.4 Diagram Aktifitas Purchasing
Dalam Diagram ini Purchasing melakukan Order pesanan dan input order pesanan.(lihat gambar 3.10)
Gambar 3.10
Aktifitas Purchasing Update dan Order Pesanan
Tabel 3.9 Deskripsi Aktifitas Purchasing Update dan Order Pesanan Nama Aktifitas Purchasing Update dan Order Pesanan
Deskripsi
Mulai (Start)
User supplier membuka situs E-Procurement Masukkan User & Password
Tampilan Menu
Cek stock, update & input order, Approval PO
3.4 Sequence Diagram User
Adapun proses detail dari gambar sequence diagram dibawah adalah Supplier memasukkan data untuk login kemudian sistem akan mengirimkan ke database untuk lihat data invoice. Pelanggan akan bisa melihat data invoice. (Lihat gambar 3.11)
Masuk Aplikasi
Aplikasi Data User Menu Aplikasi
Purchasing, Mgr Purchasing, Supplier
Masuk Username Password
Validasi user type
Tampil menu aplikasi berdasar type user
Gambar 3.11 Sequence diagram User Tabel 3.10 Deskripsi Diagram User
Nama Sequence Diagram User
Deskripsi
User masuk ke aplikasi lalu memasukkan username dan password, lalu validasi user yang akan menentukan tampilan menu berdasarkan user
3.5 Sequence Diagram PO
Proses detail dari gambar dibawah Purchasing login pada aplikasi. Purchasing melakukan Update order pesanan dan input data pesanan dan
Approval PO yang akan disimpan pada sistem setelah proses simpan data selesai maka PO tercetak yang akan dilihat oleh Supplier. (Lihat gambar 3.12)
Gambar 3.12 Sequence diagram PO
Tabel 3.11 Deskripsi Sequence diagram PO
Nama Sequence Diagram PO
Deskripsi
User Purchasing Order dan input data di dalam aplikasi, lalu validasi data dan setelah itu approval dari user manager purchasing lalu user purchasing dapat melihat PO
3.6 Class Diagram
Skema relasi yang dibangun adalah sebagai berikut : 1. Sk_User
( #Id, UserName, Password, Security Level ) 2. Purchasing
( Update, Order, Cek PO, #Security Level 1 ) 3. Mgr Purchasing
( Cek PO,Submit Status, #security Level 2 ) 4. Supplier
(Supplier code, Supplier name, Total PO, # Security level 0 ) 5. Barang
( #kd_barang, nama barang, harga barang, kode stock, cek status barang ) 6. Stock barang
( kode stock, # kd_barang, jumlah stock ) 7. PO
(No PO, kode barang, Cetak PO )
GAMBAR 3.13 Class Diagram
3.7 Perancangan Struktur Basis Data
Untuk keperluan pengolahan data, maka diperlukan file-file yang berfungsi untuk menyimpan data-data. File database yang dibuat dengan menggunakan MySQL ini mempunyai Tiga table utama, spesifikasi file sebagai berikut:
Tabel 3.12 Struktur Table Sk_User
No. Nama Field Tipe Field Panjang Keterangan
1. ID CHAR 4 Id User [Primary key]
2. Username VARCHAR 32 Nama User
3. Password VARCHAR 32 Kata Kunci
4. Datetime VARCHAR 100 Waktu Login
5. Security Level TINYINT 0 Status Tabel 3.13
Struktur Table Purchasing
No. Nama Field Tipe Field Panjang Keterangan
1. Update VARCHAR 35 Update
2. Order VARCHAR 35 Order
3. Cek PO CHAR 10 Cek PO
4. Security Level TINYINT 1 Security level Tabel 3.14
Struktur Table Mgr Purchasing
No. Nama Field Tipe Field Panjang Keterangan
1. Submit TINYINT 2 Submit
Tabel 3.15 Struktur Table Supplier
No. Nama Field Tipe Field Panjang Keterangan
1. Supp_code CHAR 10 Supplier kode
2. Supp name VARCHAR 35 Supplier Name
3. Total PO CHAR 10 Jumlah PO
4. Security Level TINYINT 0 Security level Tabel 3.16
Struktur Table Barang
No. Nama Field Tipe Field Panjang Keterangan
1. Kd_barang CHAR 10 Kode barang
2. Nama barang VARCHAR 35 Nama barang 3. Harga barang DECIMAL (28,8) Harga barang
4. Kode stock CHAR 10 Kode stock
Tabel 3.9
Struktur Table Stock Barang
No. Nama Field Tipe Field Panjang Keterangan
1. Kd_barang CHAR 10 Kode barang
2. Stock kode CHAR 10 Stock kode
3. Jumlah stock CHAR 10 Jumlah stock Tabel 3.17
Struktur Table PO
No. Nama Field Tipe Field Panjang Keterangan
1. No PO CHAR 10 No PO
3.8 Perancangan Masukan dan Keluaran.
Pada gambar 3.11. dapat dilihat perancangan Input Output secara keseluruhan dan hubungan antar halaman mulai dari halaman utama, halaman supplier beserta halaman yang berkaitan dengan Po untuk supplier .
Home Login User PT. DASS INDUSTRIAL ESTATE OWNER Frame Header Frame Utama GAMBAR 3.14 Perancangan halaman utama
Login User Password Home I Contact Us Login Frame Utama Frame Header GAMBAR 3.15
3.8.1 Perancangan antarmuka Purchase Order
Puchase Menu Master Supplier List Supplier Master Stoc Code List Stock Code Purchase Order List Purchase Order
Log Out Purchase Order Supplier PO Number Item Name Qty Value Delivery Date SAVE CANCEL Home I Contact Us GAMBAR 3.16
Perancangan halaman tampil cetakan po online
Puchase Menu
Master Supplier List Supplier Master Stoc Code List Stock Code Purchase Order List Purchase Order
Log Out Master Supplier User Name Password Code Supplier Nama Supplier Alamat 1 Alamat 2 Alamat 3 SAVE CANCEL Home I Contact Us GAMBAR 3.17
Puchase Menu
Master Supplier List Supplier Master Stoc Code List Stock Code Purchase Order List Purchase Order
Log Out Master StockCode Stock Code Nama Barang SAVE CANCEL Home I Contact Us GAMBAR 3.18
Gambar 3.19 Bagan Struktur Navigasi
Home
Login Supplier Login Purchasing Contact Us User id Password User id Password Master Supplier Cetak PO
List Purchase Order List Supplier
Master stokcode
List stok code
