PERENCANAAN STRATEGI SISTEM
INFORMASI PADA PT. KAKADA PRATAMA
Christian Agape
UNIVERSITAS BINA NUSANTARA christian.agape18@gmail.com
Ignatius Joko Dewanto, Ir., MM Taufik Hidayat, S.Kom., MM
ABSTRAK
Tujuan Penelitian ini untuk memperbaiki dan menyelaraskan strategi, proses bisnis, serta teknologi yang ada diperusahaan dengan memberikan rekomendasi usulan perbaikan untuk perusahaan. Metode Penelitian adalah Enterprise Architecture yang dilakukan berdasarkan kerangka kerja EA
3CUBE FRAMEWORK oleh Scott. A. Bernard dengan menganalisis lingkungan perusahaan, analisis model bisnis, analisis data informasi, analisis sistem, jaringan dan teknologi. Hasil yang dicapai dari penulisan skripsi adalah rancangan strategi dan model bisnis yang efektif didukung dengan rancangan sistem SI/TI untuk mencapai visi dan misi perusahaan. Simpulan dari penulisan skripsi ini adalah rekomendasi arsitektur enterprise untuk perusahaan yang mampu mendukung strategi perusahaan dengan membandingkan arsitektur yang berjalan sekarang dengan usulan arsitektur. (CA)
Kata Kunci : Informasi, Sistem, Perencanaan, Strategi
ABSTRACTThe purpose for this research are to improve and harmonizing strategy, business process and technology that organization use and give a recommendation improving plan for the organization itself. Research Method that used are Enterprise Architecture from EA
3CUBE FRAMEWORK by Scott. A. Bernard by analyzing organization environment, analyzing business model, data and information, system, network and technology. The result from this research are strategic design and effective business model that supported by SI/TI system to reach organization vision and mission. The summary of this research are enterprise architecture recommendation for organization that can support organization strategy by comparing current architecture with future planning architecture.(CA).
Keyword : Information, System, Planning, Strategic
PENDAHULUAN
Kemampuan untuk mempercepat proses aliran informasi serta pengolahan data dapat meningkatkan kualitas proses bisnis yang ada diperusahaan. Namun tidak semua perusahaan memiliki sistem informasi yang mampu menyeimbangkan tiga faktor utama yaitu strategi, bisnis dan teknologi.
Arsitektur Enterprise (Enterprise Architecture) merupakan salah satu metode untuk dapat menyeimbangkan ketiga peran tersebut. Hingga sekarang ini sistem informasi yang berjalan di PT.
Kakada Pratama tidak mampu untuk terlaksana secara optimal. Proses bisnis masih berjalan secara manual dan tidak sepenuhnya terkomputerisasi, seperti masih perlunya proses pencetakkan file data atau informasi untuk mendukung proses bisnis tersebut. Serta tidak menggunakannya aplikasi bisnis untuk mendukung proses bisnis yang ada di PT. Kakada Pratama. Hal ini memunculkan kendala bagi PT.
Kakada Pratama untuk mencapai tujuan strategis perusahaan, dan kesulitan dalam memperluas pangsa pasar dikarenakan kurangnya infrastruktur SI/TI yang memadai. Dengan metode Enterprise Architecture bukan tidak mungkin untuk mengatasi kendala tersebut, dengan analisis yang tepat usulan rancangan strategis, bisnis dan teknologi dapat menyelesaikan permasalahan yang dihadapi oleh PT. Kakada Pratama. Tujuannya adalah untuk menganalisis strategi proses bisnis, serta teknologi yang digunakan sekarang ini dan menyusun strategi, proses bisnis, serta teknologi menggunakan Arsitektur Enterprise pada PT. Kakada Pratama untuk mencapai tujuan dari perencanaan bisnis didalam perusahaan
.
ANALISIS SISTEM BERJALAN
Analisis meliputi 4 tahap yaitu adalah, identifikasi strategi, model bisnis, sistem informasi dan teknologi.
Dalam identifikasi strategi meliputi tahapan seperti analisis lima kekuatan Porter, analisis PESTLE, dan analisis SWOT.
Identifikasi Strategi
Gambar 1 Diagram SWOT
Hal ini menjelaskan bahwa posisi PT. Kakada Pratama berada di dalam kuadran 1 yang mengartikan peluang dan kekuatan yang dimiliki oleh PT. Kakada Pratama dapat dikembangkan dengan strategi yang agresif dengan tetap memperhatikan ancaman dan kelemahan dari PT. Kakada Pratama. Berikut merupakan diagram analisis SWOT PT. Kakada Pratama
Identifikasi Model Bisnis
Gambar 2 Diagram Konsep Operasi PT. Kakada Pratama
Permasalahan yang dihadapi PT. Kakada Pratama
1. Proses pemesanan berjalan lambat karena masih dilakukan secara manual akibat tidak tersedianya infrastruktur SI/TI yang membantu proses pemesanan.
2. Produk yang dipesan pelanggan sering kali mengalami kesalahan dalam spesifikasi, seperti dimensi yang tidak cocok atau kesalahan dalam pemasangan.
3. Website yang dimiliki tidak berfungsi secara maksimal.
4. Kontrol kualitas produk masih di rangkap oleh bagian gudang.
5. Pembuatan laporan kelayakan produk dilakukan oleh bagian keuangan.
6. Laporan penjualan, pembelian, dan persediaan yang masih dilakukan secara manual yang cenderung sering kali terjadi kesalahan dalam pembuatan laporan.
Identifikasi Arsitektur Data dan Informasi
Identifikasi arsitektur data dan informasi dilakukan untuk mengetahui kondisi saat ini mengenai aliran data dan informasi dalam perusahaan. Tahap identifikasi ini dilakukan dengan melakukan dokumentasi terhadap arsitektur data dan informasi yang saat ini berjalan diperusahaan.
Gambar 3 Logical Data Model PT. Kakada Pratama Identifikasi Sistem dan Teknologi
Identifikasi sistem dan teknologi dilakukan untuk mengetahui kondisi saat ini mengenai dukungan sistem dan teknologi dalam proses bisnis perusahaan. Tahap identifikasi ini dilakukan dengan mendokumentasikan dan mendefenisikan semua sistem dan teknologi yang sedang digunakan.
Gambar 4 Diagram Context Proses Penjualan PT. Kakada Pratama
Gambar 5 Network Connectivity Diagram
RANCANGAN ARSITEKTUR YANG DIUSULKAN
Pada bab ini akan memberikan rancanngan arsitektur yang dilakukan berdasarkan metodologi EA3 Cube framework. Berikut merupakan tahapan - tahapan yang dilakukan dalam perancangan arsitektur :
1. Rancangan Strategi
2. Rancangan Pemodelan Bisnis
3. Usulan Rancangan Arsitektur Data, Sistem dan Aplikasi
4. Usulan Rancangan Arsitektur Teknologi, Standarisasi dan Tenaga Kerja 5. Rencana Implementasi
Rancangan Strategi
Pengukuran terhadap kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman pada PT. Kakada Pratma yang telah dilakukan pada bab sebelumnya menimbulkan strategi - strategi seperti berikut :
• Strategi SO
Meningkatkan jalinan hubungan dengan pelanggan melalui peningkatkan kualitas pelayanan dan produksi
Mengembangkan variasi produk, meningkatkan kecepatan proses produksi, menyelesaikan pesanan pelanggan dengan jangka waktu yang singkat.
• Strategi WO
Memperbaiki, mengintegrasi proses bisnis dengan dukungan teknologi informasi.
Mengembangkan sistem informasi untuk meningkatkan proses penjualan perusahaan.
• Strategi ST
Menjaga hubungan dengan pemasok agar dapat memberikan prioritas akan kebutuhan perusahaan.
Meningkatkan efektifitas dan efisiensi pada proses bisnis.
• Strategi WT
Memperbaiki proses bisnis dengan memanfaatkan teknologi informasi untuk dapat meningkatkan strategi kompetitif yang mampu untuk bersaing dengan pesaing.
Meningkatkan keamanan data di perusahaan.
Memperbaiki dan mengembangkan website agar dapat berjalan secara optimal dan mendapatkan pelanggan baru.
Rancangan Pemodelan Bisnis
Gambar 5 Usulan CONOPS DIAGRAM
Dari permasalahan yang dihadapi perusahaan, dapat dibuat beberapa asumsi perencanaan (planning assumption) yang disarankan untuk membantu menyelesaikan masalah tersebut. Perencanaan tersebut adalah sebagai berikut :
1. Membangun website dengan kualitas yang lebih baik.
2. Menambahkan kontrol kualitas pada Bagian Pabrik.
3. Membuat sistem aplikasi yang mempermudah pengguna dalam pembuatan surat serta mendukung pelaporan penjualan, pembelian, dan persediaan sehingga proses bisnis akan lebih efektif dan efisien.
Usulan Rancangan Arsitektur Data, Sistem dan Aplikasi
Gambar 6 Usulan Logical Data Model
Gambar 7 Usulan System Communnications Description
Usulan Rancangan Arsitektur Teknologi, Standarisasi, dan Tenaga Kerja
Gambar Error! No text of specified style in document.4.1 Usulan Network Connectivity Diagram
Rencana Implementasi
Gambar Error! No text of specified style in document.4.2 Usulan Sequencing Plan per 1 tahun
SIMPULAN DAN SARAN
Dari hasil analisis strategi sistem informasi pada PT. Kakada Pratama, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Dari analisis sistem yang berjalan (Current EA) menunjukkan bahwa strategi perusahaan sudah berjalan dengan baik, namun proses bisnis perusahaan tidak berjalan secara optimal akibat adanya penumpukkan aktifitas kerja yang mengakibatkan sering terjadinya kesalahan dalam proses penjualan dan kendala perusahaan dalam meningkatkan pangsa pasar akibat tidak adanya dukungan SI/TI yang memadai.
2. Dari rancangan arsitektur yang diusulkan (Future EA) menunjukkan bahwa adanya perbaikan proses bisnis agar dapat mengurangi kesalahan dalam proses penjualan, serta pengalihan proses bisnis yang masih manual menjadi terkomputerisasi. Penggunaan aplikasi bisnis untuk mengoptimalkan proses bisnis perusahaan, integrasi jaringan di perusahaan dan usulan teknologi informasi yang dapat mendukung perbaikan tersebut.
3. Dari Management Plan yang telah dibuat menunjukkan bahwa program perbaikan dapat dilakukan dalam jangka waktu tiga tahun dengan tranformasi proses bisnis yang tadinya masih dilakukan secara manual menjadi terkomputerisasi dengan biaya yang sudah dianalisis dan dukungan SI/TI yang dibutuhkan.
Saran yang dapat diberikan yaitu tingkat ketergantungan terhadap sistem masih tergolong rendah, pembangunan sistem yang belum dimulai, serta perencanaan yang belum terfokus pada masa mendatang.
Sehingga diperlukan pembangunan sistem berdasarkan prioritas. Dengan mengikuti analisis yang sudah dilakukan maka perusahaan dapat memiliki infrastruktur SI/TI yang tepat guna. Serta perlunya penambahan dan pelatihan SDM yang dapat meningkatkan kemampuan dalam hal menggunakan dan mengelola sistem informasi yang digunakan di PT. Kakada Pratama.
Sehingga berdasarkan kesimpulan dan saran tersebut rekomendasi strategi sistem informasi yang dapat diberikan kepada PT. Kakada Pratama agar mendapatkan keunggulan kompetitif :
1. Melakukan transformasi sistem informasi yang tadinya masih dilakukan secara manual menjadi terkomputerisasi. Hal ini termasuk untuk mengintegrasikan jaringan pada perusahaan dengan pabrik.
2. Implementasi aplikasi bisnis pembelian, penjualan, dan persediaan agar dapat meningkatkan kinerja proses bisnis yang ada di perusahaan sekarang ini.
3. Pengembangan website yang lebih baik untuk meningkatkan pemasaran pada perusahaan.
REFERENSI
Bernard, S. A. (2005). An Introduction to Enterprise Architecture (2nd ed.). Blooming, IN: Author House.
David, F. R. (2006). Strategic Management: Concept and Cases (11th ed.). New Jersey: Pearson Education.
Kaur, B. P., & Aggrawal, H. (2013). Exploration of Success Factors of Information System. International Journal of Computer Science , 10 (1), 226-234.
Khani, N., Nor, K. M., & Bahrami, M. (2011). IS/IT capability and Strategic Information System Planning. Interantional Management Review , 7 (2), 75-83.
Kuncoro, M. (2006). Strategi : Bagaimana Meraih Keunggulan Kompetitif. Jakarta: Erlangga.
Mahmood Hemmatfar, P. D. (2010). Competitive Advantages and Strategic Information Systems.
International Journal of Business and Management , 5 (7), 158-169.
McLeod, R. (2004). Sistem Informasi Manajemen (12th ed.). Jakarta: Indeks.
O'Brien, J. A. (2005). Pengantar Sistem Informasi : Perspektif Bisnis dan Manajerial (12th ed.). Jakarta:
Salemba Empat.
Rangkuti, F. (2009). Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama.
Surendro, K. (n.d.). Pemanfaatan Enterprise Architecture Planning Untuk Perencanaan Strategis Sistem Informasi. 1-9.
Tamm, T., Seddon, P. B., Shanks, G., & Reynolds, P. (2011). How Does Enterprise Architecture Add Value to Organizations? Communications of the Association for Information Systems , Volume 28.
Turban, E., Rainer, J. R., & Potter, R. E. (2006). Pengantar Teknologi Informasi (3rd ed.). Jakarta:
Salemba Infotek.
Ward, J., & Peppard, J. (2002). Strategic Planning for Information Systems (3rd ed.). England: John Wiley & Sons, Inc.
Wheelen, T. L., & Hunger, D. J. (2006). Strategic Management and Business Policy (10th ed.). Pearson International Edition.
Williams, B. K., & Sawyer, C. S. (2007). Using Information Technology : Pengenalan Praktis Dunia Komputer dan Komunikasi. (7th, Ed.) Yogyakarta: ANDI.
Williams, K. (2009). Strategic Management. New York: DK Publishing.
RIWAYAT PENULIS
Christian Agape Jakarta 23 Januari 1990, S1 Manajemen - Sistem Informasi Universitas Bina Nusantara 2013.
