Kerjasama Antar Jaringan Perpustakaan
Oleh
Ishak, S.S, M.Hum
PROGRAM STUDI ILMU PEPRUSTAKAAN FAKULTAS SASTRA USU
MEDAN, 2008
Kerjasama Antar Jaringan Perpustakaan Oleh Ishak,S.S.,M.Hum
Pendahuluan
Perkembangan teknologi informasi dewasa ini berimbas pada pertumbuhan sumber daya informasi dan fasilitas layanan perpustakaan. Dengan memanfaatkan teknologi informasi, perpustakaan sangat memungkinkan membentuk suatu pusat kekuatan pengetahuan.
Kenyataannya di Indonesia, tidak semua perpustakaan mampu menghadirkan teknologi dan seluruh informasi yang ada ke perpustakaan. Perpustakaan memiliki keterbatasan sumber daya informasi, dana, gedung serta sumber daya manusia. Dengan adanya konsep kerjasama antar jaringan perpustakaan, diharapkan keterbatasan tersebut dapat diatasi. Sehingga setiap perpustakaan dapat mengakses lebih luas sumberdaya informasi sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Makalah ini bertujuan untuk membahas berbagai aspek yang perlu dipertimbangkan dalam upaya membangun dan mewujudkan pembentukan kerjasama antar jaringan perpustakaan.
Mengapa perlu melakukan kerjasama antar jaringan perpustakaan
Kerjasama antar jaringan perpustakaan perlu dilakukan, karena beberapa alasan berikut:
1. Pertumbuhan publikasi tercetak dan elektronik 2. Pertumbuhan ilmu pengetahuan
3. Perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi 4. Tuntutan pengguna perpustakaan
5. Penghematan waktu, tenaga, sumber daya dan uang
Konsep Kerjasama dan Jaringan Perpustakaan
Konsep kerjasama dan jaringan informasi lahir karena adanya kesepahaman atau kesepakatan tentang penggunaan sumber daya informasi secara bersama-sama (resource sharing) dan tanpa batas. Konsep kerjasama perpustakaan berbeda dengan konsep jaringan perpustakaan.
Kerjasama perpustakaan menurut Miller (1973) adalah kerjasama yang dilakukan oleh unit- unit perpustakaan atau unit yang menangani informasi yang bergabung bersama karena masing-masing memiliki sumberdaya informasi yang sama atau berada pada wilayah yang sama atau didasarkan pada kesamaan lain. Sedangkan jaringan perpustakaan adalah suatu tatanan yang diciptakan oleh dua atau lebih perpustakaan agar kerjasama antar perpustakaan dapat terselenggara. Menurut Siregar (2005,p.13) suatu kerjasama dan sistem jaringan dapat didefenisikan sebagai sejumlah organisasi yang secara formal saling terhubung atau berpartisipasi satu sama lain untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dan memiliki suatu struktur organisasi.
Istilah jaringan perpustakaan, dapat juga diartikan sebagai sistem hubungan antar perpustakaan, yang diatur dan disusun berdasarkan persetujuan, yang memungkinkan komunikasi dan pengiriman secara terus menerus sumber daya informasi. Selain itu, jaringan perpustakaan dapat berupa pertukaran keahlian, menurut jenis dan tingkat yang telah disepakati. Jaringan ini biasanya berbentuk organisasi formal, terdiri atas dua perpustakaan atau lebih, dengan tujuan yang sama. Untuk mencapai tujuan tersebut, disyaratkan untuk menggunakan teknologi telekomunikasi dan komputer atau TI.
Kerjasama perpustakaan dalam bentuk jaringan ini penting agar semua informasi yang tersedia dapat dimanfaatkan bersama secara maksimal bagi pemakai. Manfaat tersebut antara lain menyediakan akses yang cepat dan mudah meskipun melalui jarak jauh; menyediakan akses pada informasi yang tak terbatas dari berbagai jenis sumber; menyediakan informasi yang lebih mutakhir yang dapat digunakan secara fleksibel bagi pemakai sesuai kebutuhannya; serta memudahkan format ulang dan kombinasi data dari berbagai sumber.
Dari konsep diatas dapat diperoleh beberapa prinsip pokok untuk kerjasama antar jaringan perpustakaan:
1. Adanya persyaratan kerjasama yang baik antara anggota jaringan atas dasar saling membutuhkan sehingga mendorong timbulnya kesadaran untuk saling membantu atau menyumbangkan sesuatu yang bermanfaat bagi keperluaan anggota jaringan.
2. Kerjasama dilakukan umumnya didasari oleh adanya kesamaan, misalnya kesamaan kegiatan, subyek informasi, pengguna, wilayah dan sebagainya
3. Kerjasama lebih diarahkan pada peningkatan kemampuan akses terhadap kualitas sumber daya informasi bukan pada kuantitas sumber daya informasi
4. Kerjasama tidak terbatas pada pemanfaatan sumber informasi melainkan pemanfaatan keahlian tenaga, peralatan yang dimiliki, teknologi dan hal lain yeng dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien.
Dapat dikatakan bahwa untuk berlangsungnya suatu jaringan perpustakaan diperlukan setidaknya 3 syarat, yaitu:
1. Perpustakaan sebagai anggota jaringan harus memiliki sesuatu yang dapat dimanfaatkan oleh perpustakaan lain
2. Perpustakaan yang bekerjasama memiliki kemauan untuk membagi sumber informasi apa yang dimiliki kepada perpustakaan lain
3. Perpustakaan yang bekerjasama memiliki kesepakatan tentang bentuk jaringan dan mekanisme dalam pelaksanaan kerjasama
Komponen Jaringan Perpustakaan
Komponen jaringan perpustakaan terdiri dari:
1. Struktur organisasi
Struktur ini harus dapat dipertanggungjawabkan dari segi hukum, perencanaan dan kebijakan
2. Rencana kerjasama
Terdiri dari rencana jangka pendek, menengah dan panjang.
3. Simpul (nodes)
Simpul adalah peserta jaringan yang terdiri dari berbagai sistem informasi (perpustakaan, pusat dokumentasi)
4. Pemakai
Pemakai dapat berupa anggota perpustakaan atau pemakai diluar perpustakaan 5. Tingkat jasa peserta
Merupakan jasa yang akan ditawarkan oleh masing-masing peserta jaringan 6. Sistem komunikasi antar simpul
Apakah masing-masing simpul dalam sebuah jaringan boleh berhubungan dengan simpul lain, atau harus melalui koordinator
7. Kode pesan antar simpul yang baku
Kode simpul diperlukan untuk memudahkan pengidentifikasian peserta jaringan 8. Katalog induk terpusat
Tujuannya untuk engetahui dimana saja dokumen disimpan di antara simpul. Peserta jaringan harus menentukan dimana katalog induk disimpan, dan bagaimana pembiayaannya
9. Pedoman pemilihan dokumen
Pedoman diperlukan untuk mengetahui dokumen apa saja yang akan disimpan peserta jaringan, serta bagaimana kemutakhirannya
10. Prosedur evaluasi untuk kerja jaringan
Evaluasi dilakukan untukmemperoleh masukan , pengembangan dan perubahan yang diperlukan dari peserta jaringan
11. Program pelatihan bagi pemakai dan peserta jaringan (Sulistiyo-Basuki, 2001,p.15),
Pengaturan Struktur Jaringan
Struktur jaringan digunakan untuk mengkoordinasi antar aktivitas perpustakaan anggota, dan antar perpustakaan anggota dengan koordinator. Perpustakaan peserta harus memiliki prosedur dan proses yang mengatur aktivitas mereka, membatasi aktivitas yang tidak diinginkan, harus jelas siapa yang bertanggungjawab secara hukum dan finansial atas produk kerjasama, Dilihat dari pemusatan wewenang, pengaturan struktur jaringan terdiri dari:
a. Jaringan terpusat total
b. Jaringan desentralisasi total
Vocal Point
(Pst. Referal)
c. Jaringan terpusat terbagi
d. Jaringan hirarki
Bentuk kerjasama antar jaringan perpustakaan
Bentuk kerjasama antar jaringan perpustakaan yang dapat dilakukan antara lain:
a. Bidang Pengadaan, mencakup kegiatan:
• Tukar menukar sumber daya informasi
• Pengadaan terkoordinasi
• Tukar menukar dan hadiah b. Bidang Pengolahan, mencakup kegiatan:
• Penyusunan dan penerbitan Current content
• Penyusunan dan penerbitan Katalog Induk
• Pertukaran pangkalan data c. Bidang Layanan
• Jasa penelusuran artikel ilmiah (baik tercetak maupun elektronik)
• Jasa layanan fotokopi
• Jasa layanan pinjam antar perpustakaan (inter library loan) Saat ini berkembang konsep digital inter library loan
• Program pendidikan pemakai (user education program)
d. Bidang Manajemen Jaringan
• Pertukaran software automasi perpustakaan
• Evaluasi dan perencanaan
• Pelatihan staf
• Pelaporan dan statistik kegiatan
Syarat kerjasama antar jaringan perpustakaan
1. Kesepakatan Tertulis/Tidak Tertulis
2. Perpustakaan memiliki sumber daya informasi dan telah terorganisir dengan baik, sistem temu kembali berjalan lancar, up to date, dan adanya jaminan pertumbuhan koleksi secara dinamis
3. Sumber daya informasi terbuka untuk umum. Artinya ada jaminan bahwa koleksi selalu tersedia dan siap digunakan perpustakaan lain
4. Memiliki Anggaran tetap (rutin) untuk pengembangan sumber daya informasi
5. Tersedia petugas yang bertanggung jawab untuk pengelolaan kerjasama antar jaringan perpustakaan
Peran teknologi informasi dan komunikasi
Program Jaringan Pendidikan Tinggi di Indonesia (Indonesian Higher Education Network- INHERENT) merupakan contoh pemanfaatan ICT dalam kerjasama antar jaringan perguruan tinggi di Indonesia, termasuk perpustakaan di dalamnya. Berikut contoh perencanaan sistem jaringan tersebut, dikutip dari Dirjen Dikti 2006.
Jaringan ini dibangun oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (DIKTI) pada tahun 2006.
Jaringan ini dirancang untuk akan menghubungkan seluruh perguruan tinggi yang ada di Indonesia pada masa yang akan datang. Pada awalnya jaringan ini dimulai dengan menghubungkan 32 perguruan tinggi yang berlokasi di setiap propinsi di Indonesia, dan Dikti Jakarta. Yang termasuk dalam 33 simpul awal ini adalah sebagai berikut:
Perguruan Tinggi Kota/Propinsi
1. Universitas Syiah Kuala 2. Universitas Sumatera Utara 3. Universitas Riau
4. Universitas Andalas 5. Universitas Jambi 6. Universitas Sriwijaya 7. Universitas Bengkulu 8. Universitas Lampung
9. Universitas Sultan Ageng Tirtayasa 10. Universitas Indonesia
11. Institut Teknologi Bandung 12. Universitas Gadjah Mada 13. Universitas Diponegoro
14. Institut Teknologi Sepuluh Nopember 15. Universitas Brawijaya
Banda Aceh/NAD Medan/Sumatera Utara Pekanbaru/Riau
Padang/Sumatera Barat Jambi/Jambi
Palembang/Sumatera Selatan Bengkulu/Bengkulu
Bandar Lampung/Lampung Tangerang/Banten
Jakarta/DKI
Bandung/Jawa Barat Yogyakarta/Jogjakarta Semarang/Jawa Tengah Surabaya/Jawa Timur Malang/Jawa Timur
Perguruan Tinggi Kota/Propinsi 16. Universitas Udayana
17. Universitas Mataram 18. Universitas Nusa Cendana 19. Universitas Tanjungpura
20. Universitas Lambung Mangkurat 21. Universitas Palangkaraya 22. Universitas Mulawarman 23. Universitas Hasanuddin 24. Universitas Tadulako 25. Universitas Haluoleo 26. Universitas Sam Ratulangi 27. Universitas Negeri Gorontalo 28. Universitas Pattimura 29. Universitas Khairun 30. Universitas Cendrawasih 31. Universitas Negeri Papua 32. Universitas Terbuka
33. Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi
Denpasar/Bali Mataram/NTB Kupang/NTT
Pontianak/Kalimantan Barat Banjarmasin/Kalimantan Selatan Palangkaraya/Kalimantan Tengah Samarinda/Kalimantan Timur Makassar/Sulawesi Selatan Kendari/Sulawesi Tenggara Palu/Sulawesi Tengah Manado/Sulawesi Utara Gorontalo/Gorontalo Ambon/Maluku Ternate/Maluku Utara Jayapura/Papua
Manokwari/Irian Jaya Barat Jakarta/DKI
Jakarta/DKI
Ke 33 simpul di atas berfungsi sebagai simpul lokal pada tingkat propinsi. Simpul-simpul lokal tersebut diharapkan dapat memfasilitasi sambungan untuk universitas-universitas di sekitar lokasi dalam daerahya.
Kewajiban dan hak simpul lokal Kewajiban simpul lokal
a. Menyediakan prasarana fisik (ruangan) b. Menyediakan SDM pengelola
c. Melayani perluasan jaringan, termasuk melayani perguruan tinggi lain yang akan bergabung ke INHERENT
d. Membiayai kebutuhan operasional dan pemeliharaan node (Bahan Bakar Solar, Honorarium Petugas, Battery UPS, Perawatan AC dll; Dana dapat diajukan dari DIPA)
Hak simpul lokal
a. Mendapat peralatan backbone dari Dikti
b. Membuat kebijakan internal yang sesuai dengan keadaan setempat dan tidak bertentangan dengan kebijakan Dikti
c. Mendapat supervisi dari Dikti tentang pengelolaan jaringan node lokal
d. Memanfaatkan INHERENT termasuk untuk menerapkan pembiayaan operasional (on cost recovery basis) kepada pihak-pihak yang menghubungkan diri pada simpul lokal tersebut
Kewajiban dan hak perguruan tinggi yang tergabung dengan INHERENT Kewajiban:
a. mematuhi segala aturan yang terkait dengan IHERENT yang dikeluarkan oleh DIKTI b. memelihara kelangsungan operasi termasuk keamanan jaringan INHERENT
c. memberikan akses pada pihak pengguna INHERENT lainnya atas informasi dan sumber daya yang diperuntukkan bagi jaringan INHERENT
Hak:
a. memanfaatkan jaringan serta sumber daya dan informasi yang tersedia di INHERENT, termasuk content dan perangkat lunak dan sistem yang tersedia di INHERENT
b. mendapatkan supervisi dari DIKTI tentang manajemen jaringan INHERENT
Kesimpulan
1. Bentuk kerjasama antar jaringan perpustakaan yang ideal pada saat ini adalah penyeragaman software automasi perpustakaan.
2. Pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi dewasa ini sangat membantu percepatan kerjasama antar jaringan perpustakaan, dengan syarat tersedianya sumber daya informasi dan sumberdaya manusia yang handal.
3. Internet merupakan contoh jaringan informasi tanpa batas
DAFTAR PUSTAKA
Dirjen Dikti. 2006. Jaringan pendidikan tinggi Indonesia (Indonesian Higher Education Network-INHERENT) : Panduan Operasi. Jakarta: Dirjen Dikti
Mastini Hardjoprakoso. 2005. Bunga rampai kepustakawanan. Jakarta : Perpustakaan Nasional RI
McMenemy, David dan Alan Poter. 2005. Delivering digital services: a handbook for public libraries and learning centres. London: Facet Publishing
Miller, K.E. 1973. RUIN: a network for urban and regional studies libraries.
Perpustakaan Nasional RI. 1992. Pembinaan jaringan layanan perpustakaan dan informasi bidang perpustakaan khusus. Jakarta: Perpustakaan Nasional RI
Siregar, Ridwan A. 2005. Kerjasama dan sistem jaringan perpustakaan umum. Pustaha:
Jurnal Studi Perpustakaan dan Informasi. Vol. 1 (2): 12-16
