BUKU PANDUAN APLIKASI SISUMAKER
2018
There is no other greater source of inspira on and mo va on than to walk into
work every morning andbe greeted by smiles of friendly and suppor ve
team members like you. Thanks
“Pusda n - 2018"
Pusat Data dan Teknologi Informasi Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia
Republik Indonesia 2018
BUKU PANDUAN APLIKASI SUMAKER
ISBN:
No. Publikasi/Publicaon Number:
Katalog/Catalog:
Ukuran Buku/Book Size: 14,8 x 21 cm
Jumlah Halaman/Number of Pages: xi + 41 halaman /pages
Naskah/Manuscript:
Arie Susandra, Rifky Zulfikar Fauzi - Pusat Data dan Teknologi Informasi Arie Susandra, Rifky Zulfikar Fauzi - Center of Data and Informaon Technology
Penyunting/Editor:
Ainatul Maulida, Rifky Zulfikar Fauzi - Pusat Data dan Teknologi Informasi Ainatul Maulida, Rifky Zulfikar Fauzi - Center of Data and Informaon Technology
Gambar Kulit/Cover Design:
Arie Susandra, Amir Mujahiduddien- Pusat Data dan Teknologi Informasi Arie Susandra, Amir Mujahiduddien - Center of Data and Informaon Technology
Gambar/Figures:
Amir Mujahiduddien- Pusat Data dan Teknologi Informasi Amir Mujahiduddien - Center of Data and Informaon Technology
Diterbitkan Oleh/Published by:
© Kementerian Hukum dan HAM RI/Ministry of Law and Human Rights
Dicetak Oleh/Printed by:
© Kementerian Hukum dan HAM RI/Ministry of Law and Human Rights
Dilarang mengumumkan, mendistribusikan, mengomunikasikan, dan/atau menggandakan sebagian atau seluruh isi buku ini untuk tujuan komersial tanpa izin tertulis dari Kementerian Hukum dan HAM RI
Prohibited to announce, distribute, communicate, and/or copy part or all of this book for commercial purpose without permission from Ministry of Law and Human Rights
v Kata Pengantar
Puji Syukur kita panjatkan ke hadirat Allah SWT atas segala limpahan rahmat dan karunia-Nya, sehingga Buku Panduan Penggunaan Sistem Tata Persuratan Elektronik Terintegrasi Kementerian Hukum dan HAM yang juga dikkenal dengan Sumaker ini dapat disusun dengan baik.
Buku Panduan Penggunaan persuratan elektronik ini disusun atas dasar Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Nomor M.HH-01.TI.03.02 Tahun 2018 tentang Penyelenggaraan Sistem Surat Masuk dan Surat Keluar (SISUMAKER) di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia. Buku panduan ini bertujuan sebagai pedoman dalam mengelola administrasi surat masuk dan surat keluar secara elektronik, agar pelaksanaan berjalan dengan efektif, cepat, efisien, serta akuntabel di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
Semoga buku panduan ini bermanfaat bagi Aparatur Sipil Negara di Lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
Ttd
Sekretaris Jenderal Kementerian Hukum dan HAM RI
vi DAFTAR ISI
Kata Pengantar ... v
DAFTAR ISI ... vi
DAFTAR GAMBAR ... viii
DAFTAR TABEL ... xi
BAB I PETUNJUK UMUM APLIKASI ... 1
1.1 Login dan Logout ... 1
1.2 Struktur Menu Sisumaker ... 3
1.3 Fungsi-fungsi Tombol dan Komponen ... 4
1.4 Pembagian Hak Akses Pengguna ... 5
1.5 Profile User ... 5
1.5.1 Mengubah Password ... 6
1.5.2 Mengubah Foto Profil ... 7
1.5.3 Mengubah Nama Lengkap ... 7
1.6 Statistik Distribusi Surat ... 7
1.7 Rekapitulasi Surat ... 8
BAB II KONFIGURASI ADMIN ... 10
2.1 Menu Master Data Pegawai ... 10
2.1.1 Tambah Data pada Master Pegawai ... 10
2.1.2 Edit Data Master Pegawai ... 11
2.1.3 Hapus Data Pegawai ... 12
2.1.4 Setting UserID Pegawai ... 12
2.1.5 Upload Paraf ... 14
BAB III PENGELOLAAN SURAT MASUK & KELUAR ... 15
3.1 Distribusi Surat ... 15
3.1.1 Distribusi Surat Masuk ... 15
3.1.2 Distribusi Surat Keluar ... 16
3.1.3 Distribusi Laporan ... 17
3.1.4 Surat Yang Ditandatangani Diri Sendiri ... 17
vii
3.2 Surat/Memo Masuk ... 18
3.2.1 Filter Surat Masuk... 19
3.2.2 Disposisi Surat ... 19
3.2.3 Time Limit ... 20
3.2.4 Routing Slip ... 21
3.2.5 Koreksi Surat ... 21
3.3 Pesan Terkirim ... 21
3.4 Melakukan Persetujuan Surat ... 22
BAB IV TEMPLATE NASKAH DINAS ... 24
4.1 Pengaturan TU ... 24
4.1.1 Mengatur Kop Surat ... 25
4.1.2 Mengatur Penomoran Surat ... 26
4.2 Buat Naskah Dinas ... 26
4.2.1 Template Surat Perintah ... 31
4.2.2 Template Nota Dinas ... 32
4.2.3 Template Surat Dinas ... 33
4.2.4 Template Surat Undangan ... 34
4.2.5 Template Notula ... 35
4.3 Penandatanganan Naskah Dinas ... 35
4.4 Koreksi/Mengubah surat Naskah Dinas ... 37
4.5 Penomoran Surat Oleh TU ... 38
viii DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1. Tampilan Form Login ... 1
Gambar 1.2. Tampilan Dashboard Admin ... 1
Gambar 1.3. Tampilan Login Gagal ... 2
Gambar 1.4. Letak Tombol Sign Out ... 2
Gambar 1.5. Tombol Edit Profile ... 5
Gambar 1.6. Tampilan Edit Profile ... 6
Gambar 1.7 Form Ubah Password ... 6
Gambar 1.8. Memilih Foto Profil ... 7
Gambar 1.9. Personal Information ... 7
Gambar 1.10. Tampilan Total Distribusi Surat Unit Pusat ... 8
Gambar 1.11. Distribusi Surat Kantor Wilayah ... 8
Gambar 1.12. Menu Rekapitulasi Surat ... 9
Gambar 2.1 Tampilan Data seluruh Pegawai ... 10
Gambar 2.2 Form Tambah Master Pegawai... 11
Gambar 2.3 Tampilan Form Ubah Data Pegawai ... 11
Gambar 2.4 Tombol Konfirmasi Hapus Data ... 12
Gambar 2.5 Tampilan Edit Ganti Nama ... 12
Gambar 2.6 Ganti Username ... 13
Gambar 2.7 Ganti Password ... 13
Gambar 2.8 Tampilan List Peran ... 13
Gambar 2.9 Tampilan User Kirim Surat ... 14
Gambar 2.10 Tampilan Upload Paraf dan Tanda Tangan ... 14
Gambar 3.1 Form Distribusi Surat ... 15
Gambar 3.2 Tampilan Validasi Password ... 16
Gambar 3.3. Form Distribusi Surat Keluar ... 16
ix
Gambar 3.4. Form Distribusi Laporan ... 17
Gambar 3.5 Form Surat Yang Ditanda Tangani Diri Sendiri ... 17
Gambar 3.6 Tampilan Surat Masuk ... 18
Gambar 3.7 Tampilan Surat Yang Dilihat ... 18
Gambar 3.8 Info Surat ... 19
Gambar 3.9 Menu Filter Surat Masuk ... 19
Gambar 3.10 Tampilan Disposisi Surat ... 20
Gambar 3.11 Penyelesaian Disposisi ... 20
Gambar 3.12 Tampilan Perintah Time Limit Ke Bawah ... 21
Gambar 3.13 Roting Slip Pada Disposisi Surat ... 21
Gambar 3.14 Koreksi Surat... 21
Gambar 3.15 Daftar Pesan Terkirim ... 22
Gambar 3.16 Tampilan Tanda Tangani Surat ... 23
Gambar 3.17 Button Setujui Surat ... 23
Gambar 4.1 Pengaturan TU ... 25
Gambar 4.2 Form Pengaturan Kop Surat ... 25
Gambar 4.3 Form Penomoran Surat ... 26
Gambar 4.4 Memilih Naskah Dinas yang Akan Dibuat ... 26
Gambar 4.5 Tampilan Naskah Dinas ... 27
Gambar 4.6 Penjelasan Side Bar ... 28
Gambar 4.7. Form Naskah Dinas ... 29
Gambar 4.8 Tampilan Pratinjau Naskah Dinas... 30
Gambar 4.9 Notifikasi Berhasil Kirim Naskah Dinas ... 30
Gambar 4.10. Form Surat Perintah ... 31
Gambar 4.11. Form Nota Dinas ... 32
Gambar 4.12. Form Surat Dinas ... 33
x
Gambar 4.13. Form Surat Undangan ... 34
Gambar 4.14. Form Notula ... 35
Gambar 4.15. Tampilan Untuk Mendatangani Naskah dinas ... 36
Gambar 4.16. Ubah Surat ... 37
Gambar 4.17 Daftar Surat/Memo Keluar ... 38
Gambar 4.18. Disposisi Untuk Memberi Nomor Surat ... 39
Gambar 4.19. Penomoran surat ... 40
xi DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Struktur Menu ... 3 Tabel 1.2 Fungsi Tombol dan Komponen ... 4 Tabel 1.3 Hak Akses Setiap Pengguna ... 5
1 1. BAB I
PETUNJUK UMUM APLIKASI
1.1 Login dan Logout
Aplikasi Sistem Tata Persuratan Elektronik Terintegrasi Kementerian Hukum dan HAM yang juga dikkenal dengan Sumaker dapat diakses pada alamat http://sumaker.kemenkumham.go.id;
untuk dapat menggunakan aplikasi persuratan elektronik akan diberi username dan password.
Gambar 1.1. Tampilan Form Login
Jika Login sukses, maka sistem akan menampilkan halaman dashboard.
Gambar 1.2. Tampilan Dashboard Admin
2
Jika username atau password yang dimasukkan salah, sistem akan menampilkan pemberitahuan bahwa username dan password tidak terdaftar seperti pada gambar dibawah ini;
Gambar 1.3. Tampilan Login Gagal
Untuk keluar dari halaman dashboard (Logout User) klik tombol Sign Out yang terletak di bagian Informasi Profil Pengguna.
Gambar 1.4. Letak Tombol Sign Out
3
1.2 Struktur Menu Sisumaker
Modul Menu Fungsi
Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar
- Distribusi Surat;
- Surat/Memo Masuk;
- Pesan Terkirim;
- Naskah Dinas
Mengirim, menerima surat, mengoreksi surat, menandatangani surat dan membuat anskah dinas.
Master Pegawai
- Unit Kerja;
- Master Pegawai.
- Mengelola Satuan Kerja masing-masing;
- mengelola UserID pegawai dan pemberian hak akses Sisumaker.
Pengaturan TU - Pengaturan Kop Surat - Pengaturan
penomoran Surat
Mengatur kop dan nomor surat untuk template naskah dinas.
Super Administrator
- Master Pegawai;
- Broadcast;
- Konfigurasi - SMS
Gateway;
- Satuan Kerja;
- Pesan.
Modul ini hampir sama dengan modul yang dimiliki oleh admin, namun super- admin mengelola data seluruh Kementerian (tidak hanya satuan kerja terkait).
Tabel 1.1 Struktur Menu
4
1.3 Fungsi-fungsi Tombol dan Komponen
Gambar Nama Fungsi
Segarkan Tabel
Me-refresh tabel. Karena sistem ini mungkin diperbarui oleh banyak komputer, maka tabel seharusnya di-refresh secara berkala;
Tambah Menambahkan data ke dalam tabel terkait yang sedang diakses;
ShowX Entries
Komponen ini berada satu bagian dengan tabel dinamis berfungsi untuk menampilkan berapa data yang akan ditampilkan dalam tabel;
Search Mencari data dalam tabel;
Edit Melakukan perubahan data;
Hapus Menghapus data;
Upload Paraf
mengungggah paraf pegawai;
TablePag e
Navigator
Untuk melihat data pada halaman tabel tertentu;
Help? Mengunduh buku panduan
SISUMAKER;
e-meeting Membuka aplikasi e-meeting Tabel 1.2 Fungsi Tombol dan Komponen
5
1.4 Pembagian Hak Akses Pengguna
Berdasarkan hak aksesnya, ada empat tipe user pada aplikasi Sisumaker yaitu super administrator, administrator satuan kerja, pejabat, dan tata usaha/umum.
Untuk lebih jelasnya silahkan perhatikan tabel berikut :
Tipe User Hak Akses
Super
Administrator
Dapat mengakses semua modul yang terdapat dalam sistem SISUMAKER Administrator
Satuan Kerja
a. Satuan Kerja;
b. Data Master Pegawai;
Pejabat Satuan Kerja
a. Buat Nota Dinas;
b. Inbox;
c. Outbox;
d. Agenda;
e. Persetujuan Surat.
Tata Usaha / Umum
Satuan Kerja
a. Surat Keluar;
b. Rekapitulasi Surat;
c. Pengaturan TU;
d. Agenda.
Tabel 1.3 Hak Akses Setiap Pengguna
1.5 Profile User
Untuk mengubah informasi profil pengguna klik Edit Profile;
Gambar 1.5. Tombol Edit Profile
6
Sistem akan menampilkan halaman Edit Profile;
Gambar 1.6. Tampilan Edit Profile
1.5.1 Mengubah Password
Mengubah password pengguna klik tombol ubah password;
Gambar 1.7 Form Ubah Password
7
1.5.2 Mengubah Foto Profil
Mengubah foto profile dilakukan pada halaman edit profile >> Action
>> Change Photo >>Masukkan foto yang baru >> Klik Pilih file;
Gambar 1.8. Memilih Foto Profil
1.5.3 Mengubah Nama Lengkap
Mengubah nama lengkap cukup ketikkan nama lengkap pada textbox yang tersedia.
Gambar 1.9. Personal Information
1.6 Statistik Distribusi Surat
Untuk melihat statistik distribusi surat dapat dilakukan dengan klik menu Statistik . Sistem akan menampilkan halaman statistik distribusi surat masuk dan keluar seperti pada gambar berikut :
8
Gambar 1.10. Tampilan Total Distribusi Surat Unit Pusat
Gambar 1.11. Distribusi Surat Kantor Wilayah
1.7 Rekapitulasi Surat
Untuk melihat rekapitulasi surat masuk dan keluar di sumaker dapat dilakukan dengan Klik menu rekapitulasi surat yang ada pada navigasi.
9
Gambar 1.12. Menu Rekapitulasi Surat
10 2. BAB II
KONFIGURASI ADMIN
Konfigurasi yang dapat dilakukan oleh admin adalah Master Pegawai.
2.1 Menu Master Data Pegawai
Modul ini berfungsi untuk manajemen data pegawai. Pada modul ini terdapat menu untuk menambah, mengubah, dan menghapus data pegawai. Modul ini dapat diakses dengan dengan
klik menu master pegawai .
Sistem akan menampilkan data Pegawai;
Gambar 2.1 Tampilan Data seluruh Pegawai
2.1.1 Tambah Data pada Master Pegawai
Menambah data pegawai, dapat dilakukan dengan cara klik
tombol Tambah JFU .
11
Gambar 2.2 Form Tambah Master Pegawai
2.1.2 Edit Data Master Pegawai
Untuk mengedit salah satu data di tabel Master Pegawai, Klik icon Edit( ) di baris data yang akan dikoreksi. Sistem akan menampilkan Form Edit Master Pegawai;
Gambar 2.3 Tampilan Form Ubah Data Pegawai
12
2.1.3 Hapus Data Pegawai
Data pegawai hanya dapat dihapus oleh Super Admin. Untuk menghapus salah satu data di tabel Master Pegawai klik icon Hapus ( x ) di baris data yang akan dihapus.
Sistem menampilkan Konfirmasi Hapus Data, klik OK untuk melanjutkan hapus data.
Gambar 2.4 Tombol Konfirmasi Hapus Data
2.1.4 Setting UserID Pegawai
Mengatur userid dapat dilakukan dengan cara klik icon Edit(
) di baris data yang ingin dibuatkan UserId;
Ganti Nama digunakan untuk memberikan tampilan nama pemilik UserID tersebut;
Gambar 2.5 Tampilan Edit Ganti Nama
Ganti Username digunakan untuk membuat username pegawai untuk Login;
13
Gambar 2.6 Ganti Username
Ganti Password digunakan untuk membuat password pegawai untuk Login.
Gambar 2.7 Ganti Password
List Peran digunakan untuk membuat hak akses yang akan diberikan kepada pegawai tersebut dalam menggunakan SISUMAKER.
Gambar 2.8 Tampilan List Peran
14 Pengaturan User Kirim Surat;
Gambar 2.9 Tampilan User Kirim Surat
2.1.5 Upload Paraf
Upload paraf merupakan menu untuk mengunggah paraf dan tanda tangan yang nantinya digunakan untuk melakukan persetujuan surat di dalam sistem Sisumaker. Untuk mengunggah paraf klik icon Upload Paraf ( ) di baris data UserID yang ingin diupload;
Gambar 2.10 Tampilan Upload Paraf dan Tanda Tangan
15 3. BAB III
PENGELOLAAN SURAT MASUK & KELUAR Modul ini dapat diakses oleh setiap pengguna yang sudah memiliki Username & Password Sisumaker. Modul ini digunakan untuk melakukan pengelolaan surat masuk dan keluar, seperti Distribusi Surat, Surat/Memo Masuk, Pesan Terkirim, dan Agenda.
Pimpinan Tinggi Madya dan Pimpinan Tinggi Pratama diberikan hak akses khusus (privilege) untuk melakukan persetujuan Surat.
3.1 Distribusi Surat
Menu distribusi surat digunakan untuk menulis surat kepada pengguna lain. Ada tiga macam surat yang dapat didistribusikan yaitu distribusi Surat Masuk, distribusi Surat Keluar dan distribusi Laporan.
3.1.1 Distribusi Surat Masuk
Distribusi surat masuk digunakan untuk mendistribusikan surat yang tujuannya tidak meminta persetujuan/tanda tangan. Cara distribusi surat masuk klik menu distribusi surat
yang ada di samping kiri;
Sistem akan menampilkan form distribusi surat seperti gambar dibawah ini;
Gambar 3.1 Form Distribusi Surat
16
Jika form telah diisi, maka klik button Paraf ( ), sistem akan menampilkan validasi password. Masukkan password login pada textbox yang disediakan >> tekan enter pada keyboard;
Gambar 3.2 Tampilan Validasi Password
Jika password yang dimasukkan benar, maka sistem akan menampilkan button Kirim. Klik button Kirim( ). Sistem akan menampilkan tampilan ringkasan surat. Jika yakin surat telah benar, maka klik button Kirim Surat ( ). Sistem akan menampilkan notifikasi bahwa surat berhasil dikirim;
3.1.2 Distribusi Surat Keluar
Distribusi surat keluar adalah distribusi surat yang tujuannya untuk meminta persetujuan/tanda tangan. Cara distribusi surat keluar sama dengan distribusi surat masuk, yang membedakan hanya form isiannya.
Gambar 3.3. Form Distribusi Surat Keluar
17
3.1.3 Distribusi Laporan
Distribusi laporan digunakan untuk mendistribusikan surat yang berupa laporan. Cara distribusi Laporan sama dengan distribusi surat masuk, yang membedakan hanya form isiannya.
Gambar 3.4. Form Distribusi Laporan
3.1.4 Surat Yang Ditandatangani Diri Sendiri
Menu ini memungkinkan user dapat membuat surat yang ditandatangani oleh diri sendiri. Cara membuatnya sama dengan distribusi surat biasa, yang membedakan adalah pada saat mengisi nama ‘Akan Di TTD Oleh’ >> pilih nama diri sendiri;
Gambar 3.5 Form Surat Yang Ditanda Tangani Diri Sendiri
18
3.2 Surat/Memo Masuk
Menu ini berguna untuk melihat surat/memo yang diterima oleh user. Pada surat masuk ini pejabat dapat melakukan disposisi surat kepada pejabat lain di lingkungan internal satuan kerja. Caranya klik
menu Surat/Memo Masuk . Sistem
akan menampilkan daftar surat masuk.
Gambar 3.6 Tampilan Surat Masuk Klik Lihat ( ) untuk membaca isi surat;
Gambar 3.7 Tampilan Surat Yang Dilihat Tombol Info ( ) berguna untuk melihat informasi surat;
19 Gambar 3.8 Info Surat
3.2.1 Filter Surat Masuk
Filter surat masuk berguna untuk menampilkan surat masuk berdasarkan kategori tertentu.
Gambar 3.9 Menu Filter Surat Masuk
3.2.2 Disposisi Surat
Untuk melakukan disposisi surat dapat dilakukan dengan cara klik Lihat ( ) pada surat yang akan didisposisi;
20
Gambar 3.10 Tampilan Disposisi Surat
3.2.3 Time Limit
Fitur Time Limit berguna untuk memberikan perintah waktu penyelesaian pada saat disposisi surat. Ada dua time limit pada halaman disposisi surat, yaitu time limit penugasan dari atasan dan time limit penugasan ke bawah.
Gambar 3.11 Penyelesaian Disposisi
Tampilan memberikan time limit penugasan ke bawahan.
21
Gambar 3.12 Tampilan Perintah Time Limit Ke Bawah
3.2.4 Routing Slip
Routing slip pada saat disposisi dapat dilakukan dengan cara klik/mencentang checkbox routing slip.
Gambar 3.13 Roting Slip Pada Disposisi Surat
3.2.5 Koreksi Surat
Koreksi surat pada halaman disposisi dapat dilakukan dengan mengklik jawaban ‘Ya’.
Gambar 3.14 Koreksi Surat
3.3 Pesan Terkirim
Menu pesan terkirim berguna untuk melihat daftar pesan yang telah dikirim oleh user. untuk melihat daftar surat terkirim dengan cara klik
menu Pesan terkirim . Sistem akan
menampilkan daftar tabel terkirim seperti pada Gambar dibawah ini;
22
Gambar 3.15 Daftar Pesan Terkirim
- Kolom status pada tabel pesan terkirim menunjukkan status baca dan proses surat.
- User dapat menampilkan surat dengan kategori tertentu dengan memfilter surat. Filter surat sama dengan filter surat pada surat masuk.
- Klik Lihat ( ) untuk membaca isi surat;
- Tombol Info ( ) berguna untuk memlihat informasi surat;
3.4 Melakukan Persetujuan Surat
Persetujuan surat hanya dapat dilakukan oleh pejabat setingkat Pimpinan Tinggi Pratama dan Pimpinan Tinggi Madya. Privilege Persetujuan Surat ini berfungsi sebagai tindak pengawasan dan pengontrolan terakhir (supervisi) sebelum surat keluar diteruskan ke bagian umum Satuan Kerja dan selanjutnya dikirim ke luar (eksternal) Saturan Kerja.
Persetujuan surat dapat dilakukan dengan menampilkan detil surat.
Detil surat dapat diakses dengan cara klik tombol Lihat ( )pada halaman surat/memo masuk.
23
Gambar 3.16 Tampilan Tanda Tangani Surat
Klik button Tanda Tangani Surat ( ). Sistem akan menampilkan verifikasi akhir untuk melakukan Persetujuan Surat.
Gambar 3.17 Button Setujui Surat
24 4. BAB IV
TEMPLATE NASKAH DINAS
Template naskah dinas merupakan menu baru yang ada di Sisumaker. Menu ini memungkinkan pengguna untuk mengirimkan naskah dinas sesuai dengan peraturan tata naskah dinas yang berlaku di Kementerian Hukum dan HAM. Format template naskah dinas yang berupa kop surat, nomor, jarak spasi, penggunaan huruf, penentuan batas tepi dan format lainnya telah disesuaikan dengan Peraturan Menteri Hukum dan HAM RI Nomor 15 Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas Kementerian Hukum dan HAM. Dengan adanya template naskah dinas ini diharapkan dapat memudahkan pengguna Sisumaker dalam membuat naskah dinas yang sesuai dengan aturan yang berlaku.
Template naskah dinas yang tersedia saat ini adalah template surat perintah, template nota dinas, template surat dinas, template surat undangan, dan template notula. Selanjutnya akan dikembangkan menjadi 21 template naskah dinas. Pada template naskah dinas ini kop surat dapat disesuaikan dengan masing- masing unit kerja. Pengaturan ini dilakukan oleh TU pada menu pengaturan TU.
Kelebihan dari fitur Template Naskah Dinas ini adalah penulisan maupun koreksi naskah dinas dapat dilakukan pada template tersebut sehingga tidak diperlukan aplikasi lain untuk membuat dan mengeditnya. Demikian pula dengan penandatanganan dan peneraan QRCode sudah dilakukan secara otomatis pada saat naskah ditandatangani, sehingga tidak diperlukan lagi peneraan tanda tangan, cap dinas, maupun QRCode oleh TU.
4.1 Pengaturan TU
Modul ini hanya dapat digunakan oleh user TU Unit. Pengaturan yang dapat dilakukan adalah pengaturan kop dan penomoran surat.
Pengaturan kop dan penomoran surat ini berguna untuk mengatur kop dan penomoran surat yang ada pada template nahkah dinas.
25
Gambar 4.1 Pengaturan TU
4.1.1 Mengatur Kop Surat
Mengatur kop surat dapat dilakukan dengan klik menu pengaturan TU >> Atur Kop Surat.
Gambar 4.2 Form Pengaturan Kop Surat
26
4.1.2 Mengatur Penomoran Surat
Mengatur kop surat dapat dilakukan dengan klik menu pengaturan TU >> Atur Penomoran Surat.
Gambar 4.3 Form Penomoran Surat
4.2 Buat Naskah Dinas
Naskah dinas yang dapat dibuat terdiri dari template surat perintah, template nota dinas, template surat dinas, template surat undangan dan template notula. Berikut langkah-langkah membuatnya :
1. Klik menu buat naskah dinas ;
2. Pilih naskah dinas yang akan dibuat ditandatangani menteri atau selain menteri;
Gambar 4.4 Memilih Naskah Dinas yang Akan Dibuat
27 3. Isi form naskah dinas dengan benar;
Gambar 4.5 Tampilan Naskah Dinas
28
Gambar 4.6 Penjelasan Side Bar
29
Gambar 4.7. Form Naskah Dinas
4. Klik Pratinjau Surat untuk melihat tampilan naskah dinas;
30
Gambar 4.8 Tampilan Pratinjau Naskah Dinas 5. Atau klik Kirim Surat untuk mengirimkan naskah dinas;
6. Sistem akan memberikan notifikasi keberhasilan seperti pada gambar berikut :
Gambar 4.9 Notifikasi Berhasil Kirim Naskah Dinas Tampilan masing-masing naskah dinas dapat dilihat pada subbab berikut.
31
4.2.1 Template Surat Perintah
Gambar 4.10. Form Surat Perintah
32
4.2.2 Template Nota Dinas
Gambar 4.11. Form Nota Dinas
33
4.2.3 Template Surat Dinas
Gambar 4.12. Form Surat Dinas
34
4.2.4 Template Surat Undangan
Gambar 4.13. Form Surat Undangan
35
4.2.5 Template Notula
Gambar 4.14. Form Notula
4.3 Penandatanganan Naskah Dinas
Langkah-langkah penandatanganan naskah dinas sama dengan melakukan persetujuan surat biasa. Yang membedakan adalah pada naskah dinas ini, adanya fitur ubah surat. Fitur ini memungkinkan user untuk melakukan perubahan pada surat secara langsung sebelum surat didisposisi. Berikut langkah-langkahnya :
1. Pada menu inbox, klik lihat surat;
36
2. Sistem akan menampilkan tampilan surat;
Gambar 4.15. Tampilan Untuk Mendatangani Naskah dinas
3. Menu lihat surat berguna untuk melihat surat naskah dinas;
4. Menu ubah surat , berguna untuk melakukan perubahan surat naskah dinas secara langsung;
5. Klik Tanda Tangani Surat untuk mendatangani naskah dinas;
6. Jika sudah ditandatangani, maka surat secara otomatis disposisikan surat ke TU;
37
4.4 Koreksi/Mengubah surat Naskah Dinas
Untuk mengubah surat naskah dinas secara langsung dapat dilakukan dengan cara berikut :
1. Pada menu inbox, klik lihat surat;
2. Sistem akan menampilkan tampilan surat;
3. Klik menu ubah surat , sistem akan menampilkan tampilan seperti pada gambar berikut;
Gambar 4.16. Ubah Surat 4. Perbaiki isi naskah dinas dengan yang benar;
5. Klik kirim untuk mengirimkan disposisi surat;
6. Klik tanda tangani surat untuk menandatangani surat. Jika surat ditandatangani, maka surat akan otomatis dikirim ke TU.
38
4.5 Penomoran Surat Oleh TU
Penomoran surat hanya dapat dilakukan oleh TU Unit Kerja.
Penomoran ini dilakukan setelah surat ditandatangani. Berikut langkah-langkah penomoran surat :
1. Klik menu Surat/Memo Keluar ; sistem
akan menampilkan daftar surat/memo keluar seperti berikut;
Gambar 4.17 Daftar Surat/Memo Keluar
2. Klik menu disposisi pada surat yang diinginkan; sistem akan menampilkan form disposisi untuk memberi nomor surat seperti gambar berikut :
39
Gambar 4.18. Disposisi Untuk Memberi Nomor Surat 3. Pilih nomor surat sesuai jenis surat dan isikan nomornya;
40
Gambar 4.19. Penomoran surat 4. Isikan tujuan disposisi dan memo surat;
5. Klik kirim untuk mengirimkan disposisi surat;
