Fakultas Ilmu Komputer
Universitas Brawijaya 109
Pengembangan Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia Perusahaan Retail (Studi Kasus: PT. Ramayana Lestari Sentosa Tbk Malang)
Johan Andi Saputra 1, Achmad Arwan2, Djoko Pramono3
Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Brawijaya Email: 1johan.andi46@student.ub.ac.id, 2arwan@ub.ac.id, 3djoko.jalin@ub.ac.id
Abstrak
Keberhasilan suatu perusahaan dipengaruhi oleh kinerja sumber daya manusia dan kemajuan teknologi informasi. Kemajuan teknologi informasi bermanfaat untuk membantu memberi kemudahan setiap perusahaan dalam melakukan proses manajemen karyawan pada perusahaan tersebut. Proses manajemen sumber daya manusia meliputi rekrutmen, seleksi, penilaian karyawan, penggajian karyawan, evaluasi karyawan, mutasi karyawan, promosi jabatan, demosi jabatan, training, dan PHK karyawan. Proses manajemen sumber daya manusia yang berjalan saat ini kurang optimal, sehingga diperlukan sebuah teknologi yang dapat mempermudah dalam mengatasi masalah tersebut. Teknologi ini merupakan sebuah sistem manajemen sumber daya manusia berbasis web yang mempermudah perusahaan dalam melakukan proses manajemen sumber daya manusia. Proses pengembangan sistem manajemen sumber daya manusia menggunakan metode waterfall. Fase rekayasa kebutuhan menghasilkan 72 kebutuhan fungsional dan 1 kebutuhan non-fungsional. Lalu implementasi sistem menggunakan kerangka kerja CodeIgniter, bahasa pemrograman PHP dan database MySQL. Pada tahap pengujian menggunakan pengujian integrasi, pengujian unit, pengujian validasi, dan pengujian compatibility. Pengujian unit menghasilkan 100% valid pada 5 kasus uji. Pengujian integrasi menghasilkan 100% valid pada 2 kasus uji. Selanjutnya, pada pengujian validasi menghasilkan 100%
valid pada 17 kasus uji. Dan pengujian compatibility menghasilkan status valid pada 1 kasus uji.
Kata kunci: Manajemen sumber daya manusia, Sumber daya manusia, Codeigniter PHP, MySQL
Abstract
The success of a company influenced by human resources and information technology. Progress of information technology is helpful for giving convenience every company to manage their employee. The human resource management involve recruitment, selection, employee assessment, employee payroll, employee evaluation, employee mutation, promotion, demotion, training, and work termination. The current human resource management is not optimal, so that we need a technology which can help to resolve this problem. This technology is a human resource management system based on web to make the human resource management easier than before. The system development process uses waterfall method. The requirements engineering phase produced 72 functional requirement and 1 non-functional requirement. Then, the implementation uses CodeIgniter framework, PHP programming language and MySQL database. In the testing phase using unit testing, integration testing, validation testing, and compatibility testing. Unit testing produce 100% valid in 5 test cases. Integration testing produce 100%
valid in 2 test cases. Furthermore, the validation testing produced 100% valid in 17 test cases. And compatibility testing result in valid status in 1 test case.
Keywords: Human resource management, Human resource, Codeigniter, PHP, MySQL
1. PENDAHULUAN
Keberhasilan pencapaian suatu perusahaan dipengaruhi oleh beberapa faktor, salah satunya adalah sumber daya manusia. Jika manajemen pada sumber daya manusia berjalan dengan baik, maka kualitas sumber daya manusia juga akan baik. Kinerja karyawan yang dihasilkan mencerminkan pengelolaan sumber daya manusia yang dilakukan di suatu perusahaan (Masitoh, 2013). Selain sumber daya manusia, faktor kemajuan teknologi juga berperan besar dalam berkembangnya suatu perusahaan.
Teknologi informasi yang ada dapat dimanfaatkan untuk memberikan pengetahuan dalam menghasilkan informasi pada perusahaan (Karlitasari, Setyaningsih and Benny, 2013).
Dengan demikian, pimpinan suatu perusahaan dapat lebih mudah mendapatkan informasi dan pengambilan suatu keputusan. Sehingga pengambilan keputusan akan lebih efektif dan efisien.
Dalam struktur organisasi suatu perusahaan terdapat beberapa bagian salah satunya yaitu Human Resources Department (HRD). HRD bertanggung jawab dalam proses manajemen karyawan. Di Malang, salah satu perusahaan yang melakukan manajemen sumber daya manusia secara teratur adalah PT. Ramayana Lestari Sentosa Tbk atau Ramayana.
Berdasarkan hasil wawancara, proses manajemen sumber daya manusia yang ada di Ramayana antara lain recruitment, penilaian karyawan, evaluasi karyawan, mutasi karyawan, promosi jabatan, demosi jabatan, penggajian karyawan, training, dan PHK karyawan. Proses recruitment dilakukan dengan cara menyeleksi berkas-berkas yang diterima dari pelamar. Lalu pengumuman hasil seleksi dilakukan tujuh hari kemudian.
Proses penilaian karyawan di Ramayana dilakukan selama empat bulan sekali. Penilaian karyawan dilakukan oleh HRD Ramayana. HRD Ramayana mengisi form penilaian yang diserahkan oleh asisten manajer. Lalu HRD Ramayana menilai satu per satu karyawan dan dilakukan proses pengecekan, penghitungan, dan pengurutan data hasil penilaian karyawan.
Setelah proses penilaian seleksai, HRD Ramayana mengevaluasi kinerja karyawan.
Untuk karyawan berprestasi akan mendapatkan reward berupa bonus gaji, promosi jabatan, atau mutasi karyawan. Jika karyawan mendapatkan nilai rendah akan mendapatkan training atau PHK. Untuk penggajian karyawan dilakukan
oleh HRD Ramayana mulai penghitungan gaji pokok, penentuan bonus, dan upah lembur karyawan.
Kendala yang dihadapi pada saat proses recruitment adalah terlalu banyak berkas pelamar yang masuk ke Ramayana. Proses recruitment yang berjalan saat ini adalah semua berkas pelamar dikumpulkan, lalu HRD Ramayana menyeleksi berkas tersebut dengan cara manual satu per satu. Sehingga proses seleksi yang dilakukan saat ini kurang efektif dan efisien.
Pada proses penilaian juga masih menggunakan cara manual, yaitu dengan memasukkan nilai masing-masing karyawan ke form penilaian. Cara tersebut terlalu memakan banyak waktu karena karyawan Ramayana berjumlah 720 orang. Ditambah lagi, form penilaian karyawan berbahan kertas sehingga HRD Ramayana harus menyimpan form penilaian sebagai arsip perusahaan. Selain itu, bahan kertas juga memiliki usia. Jika usia kertas sudah usang, kertas tersebut akan mudah rusak dan nilai karyawan yang disimpan rentan hilang.
Pada proses evaluasi dan penggajian karyawan juga masih dilakukan secara manual.
HRD Ramayana harus mengurutkan karyawan dengan nilai tertinggi sampai terendah dan harus memutuskan tindak lanjut hasil evaluasi setiap karyawan Ramayana. Dengan karyawan Ramayana yang berjumlah 720 orang, HRD Ramayana kesulitan dalam mengevaluasi dan menghitung gaji setiap karyawan Ramayana.
Berdasarkan penjelasan tersebut, maka penulis akan meneliti terkait pengembangan sistem manajemen sumber daya manusia berbasis web yang dapat Sistem tersebut dapat memudahkan HRD Ramayana dalam melakukan manajemen sumber daya manusia di PT.
Ramayana Lestari Sentosa Tbk Malang.
2. LANDASAN KEPUSTAKAAN 2.1 Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia merupakan susunan dari semua usaha dan kemampuan semua orang yang bekerja pada sebuah perusahaan (Mathis and Jackson, 2009). Keterampilan (skill) yang dimiliki oleh setiap orang dapat mempengaruhi kualitas sumber daya manusia. Skill tersebut dapat berupa hard skill maupun soft skill. Setiap orang memiliki kemampuan yang berbeda.
Sehingga perusahaan tersebut harus memiliki manajemen yang baik agar dapat mengelola sumber daya manusia yang dimiliki.
2.2 Manajemen Sumber Daya Manusia Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) merupakan suatu pendekatan manajemen karyawan untuk mencapai keunggulan kompetitif melalui penyebaran strategis dari tenaga kerja yang berkomitmen dan berkapabilitas tinggi (Osibanjo and Adeniji, 2012). Selain itu, MSDM merupakan teknik pengelolaan SDM dalam sebuah perusahaan yang ditemukan dalam berbagai disiplin ilmu (Itika, 2011). Adapun tanggung jawab utama MSDM yaitu:
a. Perekrutan dan penyeleksian.
b. Pengembangan SDM (pelatihan dan pengevaluasian kinerja).
c. Memberikan kompensasi dan tunjangan.
d. Pemberhentian karyawan (Almasri, 2016).
Dengan teori diatas, maka kesimpulan yang didapatkan adalah MSDM merupakan metode yang digunakan untuk memanajemen SDM pada perusahaan agar sumber daya manusia tersebut dapat memaksimalkan potensi yang dimilikinya.
2.3 PHP
PHP merupakan bahasa pemrograman web berupa script yang terintegrasi dengan HTML dan berada pada server (Anhar, 2010). PHP merupakan script yang berfungsi dalam pembuatan website. Informasi diterima client selalu up to date karena halaman yang ditampilkan dibuat saat ada permintaan dari client.
2.4 MYSQL
MySQL merupakan salah satu software sistem yang berfungsi pada manajemen basis data yang berlisensi gratis dibawah lisensi GNU GPL (Anhar, 2010). MySQL merupakan perangkat lunak yang bersifat open source sehingga pengembang sistem dapat menggunakannya tanpa mengeluarkan biaya.
Selain itu, MySQL juga mendukung bahasa pemrograman PHP sehingga pengembang sistem dapat mengaplikasikan PHP dan MySQL dalam proses pengembangan sistem.
3. METODOLOGI
Metodologi ada penelitian ini memiliki lima tahapan yang dilakukan secara berurutan.
Gambar 1 merupakan urutan tahapan-tahapan yang terdapat pada penelitian pengembangan sistem manajemen karyawan Ramayana.
Gambar 1. Metodologi Penelitian Tahap pertama merupakan tahap studi literatur. Pada tahap ini penulis mempelajari teori dasar dan referensi yang berhubungan dengan penelitian. Penulis dapat menggunakan referensi yang berasal dari penelitian sebelumnya. Tahap ini dilakukan untuk mendukung pengembangan sistem manajemen karyawan dan tercapainya tujuan penelitian.
Tahap kedua merupakan rekayasa kebutuhan yang digunakan untuk memperoleh kebutuhan pada sistem. Tahapan yang terdapat pada rekayasa kebutuhan sistem manajemen karyawan antara lain menentukan deskripsi umum sistem, menentukan aktor di dalam sistem, melakukan elisitasi, spesifikasi, dan pemodelan kebutuhan. Hasil dari proses rekayasa kebutuhan pada sistem manajemen sumber daya manusia adalah yaitu use case diagram dan use case scenario.
Tahap ketiga merupakan perancangan dan implementasi sistem. Perancangan digunakan untuk memudahkan dalam melakukan proses implementasi. Perancangan sistem dilakukan menggunakan perancangan arsitektur, perancangan antarmuka, dan perancangan komponen. Kemudian, tahap selanjutnya adalah tahap implementasi yang bertujuan untuk mengubah rancangan yang telah dibangun dalam bentuk kode serta menjadi sistem dan siap digunakan. Implementasi dimulai dengan membangun antarmuka terlebih dahulu kemudian dilanjutkan dengan pemberian fungsi pada sistem. Implementasi yang diterapkan pada
penelitian ini adalah mengembangkan sistem manajemen sumber daya manusia berbasis web menggunakan framework CodeIgniter, bahasa pemrograman PHP dan database MySQL. Hasil yang diperoleh adalah sebuah sistem yang siap untuk digunakan.
Tahap keempat merupakan tahap pengujian Dalam tahap pengujian, penulis menguji sistem yang telah diimplementasi dengan menemukan kesalahan-kesalahan pada sistem sebelum digunakan oleh pengguna. Pengujian pada sistem manajemen sumber daya manusia menggunakan pengujian fungsional dan pengujian unit.
Lalu tahap kelima adalah pengambilan kesimpulan dan saran. Kesimpulan digunakan untuk menjawab semua permasalahan yang didefinisikan sebelumnya. Kesimpulan ditentukan dari hasil rekayasa kebutuhan, perancangan, implementasi, dan pengujian sistem yang dikembangkan. Dan saran bertujuan untuk memberi masukan agar penelitian yang telah dilakukan dapat dikembangkan di penelitian selanjutnya.
4. REKAYASA KEBUTUHAN 4.1 Gambaran Umum Sistem
Sistem manajemen sumber daya manusia perusahaan retail merupakan sebuah sistem berbasis web untuk mempermudah memanajemen SDM yang dilakukan di PT.
Ramayana Lestari Sentosa Tbk Malang.
Perangkat lunak yang dikembangkan memiliki fitur utama yaitu recruitment, seleksi, penilaian karyawan, evaluasi karyawan, promosi jabatan, demosi jabatan, mutasi, penggajian, training, dan PHK.
4.2 Identifikasi Aktor
Pada pengembangan perangkat lunak, aktor merupakan penggambaran dari orang atau sistem yang lain yang mengaktifkan fungsi dari target sistem. Identifikasi aktor dilakukan agar memudahkan dalam pembagian fungsi dan peran masing-masing aktor. Identifikasi aktor dijelaskan pada Tabel 1.
Tabel 1. Identifikasi Aktor Aktor Deskripsi
User Merupakan pengguna yang belum masuk ke dalam sistem
Admin Merupakan aktor yang berfungsi mengelola data calon karyawan, data karyawan, dan data penilaian karyawan.
HRD Ramayana Merupakan aktor yang berperan melakukan proses seleksi calon karyawan, penilaian karyawan, evaluasi kinerja karyawan, dan penggajian karyawan.
Pelamar Merupakan aktor yang berperan melakukan input data pada saat mendaftar menjadi karyawan Ramayana
Karyawan Merupakan aktor yang berperan menerima informasi tentang hasil penilaian karyawan, evaluasi kinerja karyawan, dan penggajian karyawan dari HRD Ramayana 4.3 Rekayasa Kebutuhan
Kebutuhan fungsional sistem merupakan kebutuhan yang berisi fitur yang harus disediakan oleh perangkat lunak. Kebutuhan sistem manajemen sumber daya manusia diperoleh dari hasil wawancara ke manajer HRD Ramayana. Sistem manajemen sumber daya manusia menghasilkan 1 kebutuhan non- fungsional dan 72 kebutuhan fungsional.
4.4 Use Case Diagram
Use case diagram adalah diagram yang berfungsi menjelaskan interaksi antarra aktor dengan perannya di dalam sistem. Terdapat lima aktor yang terlibat pada use case diagram sistem manajemen karyawan. yaitu user, pelamar, admin, karyawan, dan HRD Ramayana. Use case diagram sistem manajemen sumber daya manusia dijelaskan pada Gambar 2.
Gambar 2. Use Case Diagram Sistem Manajemen Karyawan PT. Ramayana Lestari
Sentosa Tbk Malang.
5. PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI
Perancangan adalah fase yang digunakan untuk memudahkan dalam proses implementasi.
Perancangan sistem terdiri dari perancangan arsitektur, perancangan komponen, dan perancangan antarmuka.
5.1 Perancangan Arsitektur
Perancangan arsitektur berfungsi untuk menggambarkan rincian komponen di dalam sistem. Perancangan komponen mendefinisikan struktur-struktur komponen pada objek dan logika di sistem. Perancangan komponen menjelaskan algoritma berdasarkan class diagram dan sequence diagram.
5.1.1 Perancangan Sequence Diagram Sequence diagram mendeskripsikan
interaksi antar objek yang ada di dalam sistem berdasarkan lifeline. Setiap use case pada sistem digambarkan oleh setiap sequence diagram.
Perancangan sequence diagram mendeskripsikan urutan tahapan antar objek dari use case. Terdapat contoh yaitu sequence diagram promosi jabatan. Proses yang terdapat pada sequence diagram promosi jabatan adalah pertama, HRD Ramayana memilih menu promosi kepada karyawan yang dipilih. Lalu HRD Ramayana mengisi inputan berupa jabatan baru, pilihan promosi jabatan, dan keterangan promosi. Input yang didapatkan dari HRD Ramayana diproses pada controller_HRD menggunakan method PromosiDemosi().
Selanjutnya data promosi jabatan disimpan ke database menggunakan query insert(). Setelah proses penyimpanan data seleksi berhasil, sistem menampilkan daftar karyawan kepada HRD Ramayana.
5.1.2 Perancangan Class Diagram
Perancangan class diagram digunakan untuk menggambarkan interaksi dan relasi yang terjadi antar objek. Class diagram dirancang dari spesifikasi kebutuhan yang dijelaskan sebelumnya. Class diagram pada sistem manajemen sumber daya manusia menggunakan konsep MVC (model, view, controller). Class controller digunakan untuk menerima pesan dari view dan memberikan pesan balik ke view. Class model digunakan sebagai interaksi data sistem ke database.
Sistem manajemen sumber daya manusia memiliki tujuh class controller yaitu class C_hrd, C_user, C_admin, C_pelamar, C_registrasi, C_karyawan, dan C_login.
Sedangkan terdapat enam class model antara lain class M_admin, M_karyawan, M_pelamar, M_user, M_login, dan M_hrd.
5.1.3 Perancangan Antarmuka
Perancangan antarmuka adalah rancangan tampilan perangkat lunak yang berfungsi untuk mengukur tingkat kemudahan penggunaan perangkat lunak. Gambar 3 merupakan hasil perancangan antarmuka halaman promosi.
Gambar 3. Perancangan Antarmuka Halaman Promosi
5.1.4 Implementasi Kode Program
Pengembangan sistem manajemen karyawan menggunakan framework CodeIgniter, bahasa pemrograman PHP dan database MySQL menghasilkan delapan class file dari class controller, lima class file dari class model, dan 23 halaman pada view.
5.1.5 Implementasi Antarmuka
Implementasi antarmuka merupakan implementasi dari perancangan antarmuka yang telah dilakukan pada tahap perancangan sistem.
Pada implementasi antarmuka sistem manajemen karyawan terdapat satu buah sampel yaitu halaman promosi. Halaman promosi dijelaskan pada Gambar 4.
Gambar 4. Implementasi Halaman Promosi 6. Pengujian
Tahap selanjutnya dari proses pengembangan sistem adalah pengujian.
Pengujian sistem digunakan untuk menguji sistem yang telah diimplementasi. Proses pengujian sistem menggunakan pengujian unit, pengujian validasi, pengujian integrasi, dan pengujian compatibility.
6.1 Pengujian Unit
Pengujian unit adalah metode pengujian perangkat lunak yang dilakukan untuk menganalisa apakah terdapat masalah pada kode program yang diimplementasikan sebelumnya.
Pengujian unit dimulai dengan menguji algoritma yang telah dibuat menggunakan basis path. Salah satu sampel pengujian unit yaitu pengujian unit fungsionalitas promosi pada class controller. Pseudocode pada fungsionalitas promosi dijelaskan pada Tabel 2. Dan flow graph pada fungsionalitas promosi dijelaskan pada Gambar 5.
Tabel 2. Pseudocode Fungsionalitas Promosi
a. Flow graph
Gambar 5. Flow graph Pengujian Unit Fungsionalitas Promosi b. Cyclomatic complexity
• V(G) Jumlah region = 2
• V(G) = edge – node + 2
= 6–6+2 = 2
• V(G) = predicate nodes + 1
No Algoritma
1 Mulai
2 Inisialisasi variabel array id pengguna, jabatan lama, jabatan baru, dan
keterangan promosi 4 Mengisi inputan berupa
jabatan baru, pilihan promosi, gaji pokok, dan keterangan promosi jabatan 5 If promosi = true then
menampilkan pesan status promosi berhasil
6 Else jabatan_lama = jabatan_baru
7 Menampilkan pesan jabatan status promosi berhasil
8 Selesai
= 1+1 = 2 c. Independent path
• Jalur 1 = 1-2-3-4-6
• Jalur 2 = 1-2-3-5-6 6.2 Pengujian Validasi
Pengujian validasi adalah teknik pengujian perangkat lunak yang berfungsi menguji seluruh sistem yang telah dikembangkan telah sesuai dengan kebutuhan atau belum. Pengujian validasi sistem manajemen sumber daya manusia telah menguji 17 fungsionalitas. Hasil pengujian validasi sistem manajemen sumber daya manusia mendapatkan angka 100% valid.
6.3 Pengujian Compatibility
Pengujian compatibility berfungsi menguji apakah sistem dapat befungsi di berbagai versi browser. Pengujian compatibility menggunakan aplikasi SortSite. Pengujian compatibility sistem
dilakukan pada alamat
http://localhost/ramayana/index.php/C_hrd/hala manPenilaianPeriode?idPgn=2. Pengujian compatibility menghasilkan status valid dapat berfungsi di 8 browser berbeda. Hasil pengujian compatibility sistem dijelaskan pada Gambar 6.
Gambar 6. Hasil Pengujian Compatibility Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia 7. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian dengan melakukan pengembangan sistem manajemen sumber daya manusia di Ramayana, maka kesimpulan yang didapatkan yaitu pada rekayasa kebutuhan menghasilkan 72 kebutuhan fungsional dan 1 kebutuhan non-fungsional.
Pemodelan kebutuhan menghasilkan 17 use case, 5 aktor, dan 17 use case scenario.
Tahap perancangan sistem menghasilkan sequence diagram sebanyak tiga sample, tujuh class controller dan enam class model,
perancangan komponen sebanyak tiga sample, dan perancangan antarmuka sebanyak 14 halaman. Selanjutnya, tahap implementasi menggunakan basis data MySQL dan bahasa pemrograman PHP dengan kerangka kerja CodeIgniter. Jumlah file class controller sebanyak sembilan class, jumlah file class model sebanyak tujuh class, dan jumlah file pada view sebanyak 23 halaman.
Tahap pengujian sistem dibagi menjadi empat tahap, yaitu pengujian integrasi, pengujian unit, pengujian validasi, dan pengujian compatibility. Pengujian unit memperoleh status valid pada lima kasus uji.
Pengujian integrasi memperoleh status valid pada dua kasus uji. Selanjutnya, pada pengujian validasi memperoleh status valid pada 17 kasus uji. Dan pengujian compatibility memperoleh status valid pada 1 kasus uji.
8. DAFTAR PUSTAKA
Anhar, 2010. Panduan Menguasai PHP &
MySQL Secara Otodidak. 1st ed.
[online] Jakarta Selatan: Mediakita.
Available at:
<http://ebookteknik.com/hp/media.php?
module=produk&act=detailproduk&co d=pdf&id=169&edit=>.
Karlitasari, L., Setyaningsih, S. and Benny, 2013. Penerapan Metode Simple Additive Weighting ( SAW ) Dalam Penentuan Remunerasi Karyawan.
Jurnal Teknologi Informasi, 1(1), pp.1–
2.
Masitoh, D.S., 2013. Pengaruh Budaya Organisasi Dan Kompensasi Terhadap Motivasi di Bank BTN Cabang Bandung. Jurnal Ilmu Manajemen &
Bisnis, 04(01), pp.1–20.
Mathis, R.L. and Jackson, J.H., 2009. Human Resource Management. [online] USA, Mason, OH. Available at:
<https://bookboon.com/en/human- resource-management-ebook>.
