I-1 1.1 Latar Belakang
PT. Pertamina (Persero) merupakan badan usaha milik negara yang bergerak dibidang energi meliputi minyak, gas, serta energi baru dan terbarukan. PT. Pertamina menjalankan kegiatan bisnisnya berdasakan prinsip-prinsip tata kelola korporasi yang baik sehingga dapat berdaya saing yang tinggi di dalam era globalisasi.
PT. Pertamina selalu melakukan upaya dan inovasi sesuai tuntutan kondisi global, berdasarkan visi dan misi yang berorientasi pada kepuasan pelanggan terutama dalam hal pendistribusian. Dalam proses pendistribusiannya PT.
Pertamina melayani lebih dari 4784 Stasiun Pengisian Bahan Bakar Umum (SPBU), diseluruh Indonesia dari Sabang sampai Merauke setiap hari baik BBM bersubsidi atau Public Service Obligation (PSO) seperti; Minyak Tanah/
Kerosin, Solar dan Premium serta BBM Non Public Service Obligation (PSO) seperti; Pertamax, Pertamax Plus, Pertamina Dex, Pertamina Racing.
Pertamina saat ini juga melayani 56 Depot Pengisian Pesawat Udara (DPPU) di seluruh Indonesia. [8]
Dalam menunjang pendistribusian domestik PT.Pertamina (Persero) menempatkan depot penyimpanan dan pendistribusian Bahan Bakar Minyak (BBM) diberbagai daerah guna mempermudah pengiriman ke beberapa Stasiun Pengiriman Bahan Bakar Umum (SPBU) dalam wilayah tersebut, sehingga SPBU tersebut akan lebih mudah dan cepat khususnya dalam pemesanan bahan bakar minyak. Adapun beberapa kendala depot dalam melakukan pengiriman BBM seperti tidak adanya prioritas dalam sistem pengirimannya mengakibatkan kekosongan BBM di berbagai SPBU, karena dalam prosesnya setelah customer memenuhi prosedur pemesan pada hari ini maka depot akan melakukan penumpukan (Heaps) pesanan dan pengiriman akan dilakukan esok harinya.
Masalah lainnya yang sering muncul dalam keseharian dalam menunjang kerja depot penyimpanan dan pendistribusian Bahan Bakar Minyak (BBM) yaitu penggunaan Microsoft Excel dalam mengelola data pesanan, sehingga menimbulkan beberapa kesulitan yang sering dialami oleh karyawan khususnya operator pendistribusian, seperti terlalu banyaknya kolom dan baris sehingga membuat karyawan terkadang mengalami kesulitan untuk menambahkan pesanan (entry) baru, atau pencarian pesanan (entry) dari tumpukan entry di dalam satu atau lebih file Excel. Selain itu masalah sering kali timbul ketika pembuatan laporan data berkala, seperti laporan mingguan, bulanan ataupun tahunan. Hal tersebut diakibatkan tidak terstrukturnya data dari beberapa file Excel, oleh karena itu operator harus menyusun data tersebut kedalam tabel baru untuk dicetak sebagai laporan.
Masalah lain yang timbul dalam keseharian adalah ketika konsumen menanyakan informasi atau status tentang pesanannya, seorang operator harus membuka file Excel dan mencari entry pesanan konsumennya, lalu memberitahu informasi atau status pesanan kepada konsumen yang menanyakannya. Ini biasanya memakan cukup waktu, karena tertumpuk dan tidak tersusunnya informasi pesanan dalam depot tersebut.
Oleh karena itu, depot pendistribusian Bahan Bakar Minyak (BBM) harus memiliki sebuah perangkat yang terintegrasi untuk depot pendistribusian bahan bakar minyak. Perangkat tersebut bisa berupa perangkat lunak (software) yang dapat mengelola pesanan, seperti penyimpanan data pesanan kedalam database lalu menampilkan dari dalam database secara terstruktur, serta memiliki fitur yang pencarian informasi pesanan dan fitur yang dapat mengatur pendistribusian dengan menggunakan algoritma pengurutan (sorting) berdasarkan beberapa kriteria pesanan, seperti lokasi konsumen, jumlah (quota) pesanan, tanggal pemesanan, tanggal pengiriman, dan kriteria lainnya, sehingga perangkat tersebut bisa memprediksi urutan pengiriman yang harus didahulukan berdasarkan kriteria tersebut, hal ini bisa menekan tingkatan keterlambatan pengiriman yang selama ini sering kali terjadi pada depot pengiriman. Selain fitur tersebut, diperlukan juga fitur pencetakan
laporan (report) baik secara berskala atau tidak berskala, seperti pencetakan tabel pesanan yang sudah selesai, atau grafik pesanan dalam jangkauan (range) yang diinginkan, agar sebuah depot pengiriman bisa merepresentasikan laporan tersebut untuk membuat perbandingan dan strategi baru dalam pemasaran bahan bakar minyak (BBM) kedepannya.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dibahas, permasalahan yang perlu dikaji adalah :
1. Bagaimana membangun perangkat lunak atau sistem penjadwalan pendistribusian BBM berdasarkan beberapa kriteria pemesanan dan pengiriman agar pendistribusian lebih efektif dan efisien dalam lamanya pengiriman?.
2. Bagaimana membangun perangkat lunak atau sistem yang dapat membuat atau menampilkan laporan pendistribusian BBM secara terstruktur dan mudah direpresentasikan?.
3. Bagaimana cara membuat perangkat lunak atau sistem yang dapat mempermudah dalam menampilkan atau mencari informasi atau status pesanan yang dibutuhkan oleh konsumen?.
1.3 Maksud dan Tujuan 1.3.1 Maksud
Maksud dari dibuatnya Sistem Penjadwalan Pengiriman BBM adalah untuk mengembangkan proses pengelolaan data dari manual menjadi Sistem yang terintegrasi.
1.3.2 Tujuan
Adapun tujuan dari pembuatan Sistem Informasi Penjadwalan Pengiriman BBM adalah sebagai berikut :
1. Membangun Sistem Informasi penjadwalan pendistribusian Bahan Bakar Minyak (BBM) yang mampu mengurutkan (sorting) pengiriman
berdasarkan informasi konsumen, seperti tanggal pengiriman, tanggal pemesanan, jumlah quota BBM, serta jarak pengiriman.
2. Membangun sebuah perangkat atau sistem yang memiliki fitur menampilkan laporan pendistribusian yang sudah tersimpan dari dalam database menjadi laporan yang dapat dicetak.
3. Membangun sebuah perangkat atau sistem yang memiliki fitur seperti layar (form) pemantau pendistribusian Bahan Bakar Minyak (BBM) secara real time, dimana semua status dan pesanan yang masih diproses ditampilkan di dalam layar tersebut.
1.4 Batasan Masalah
Batasan Masalah pada pembangunan Sistem Informasi penjadwalan Pengiriman BBM adalah sebagai berikut :
1. Sistem ini hanya terbatas pada hasil laporan pengiriman berdasarkan pengurutan pesanan yang terasosiasikan dengan informasi dari tumpukan pesanan (heaps), hal ini agar dapat mempermudah end-user dalam menentukan pengiriman karena sudah tersortir dan terjadwal.
2. Sistem ini hanya terbatas pada proses bisnis pendistribusian Bahan Bakar Minyak BBM.
3. Masalah yang dibahas hanya permasalahan penjadwalan pengiriman di depot Ujungberung.
1.5 Metodologi Penelitian
Metodologi yang digunakan dalam laporan ini adalah metode kualitatif yaitu metode yang menghasilkan data deskriptif berupa kata- kata tertulis/lisan dari orang-orang atau kelompok yang dapat diamati.
Landasan teori dimanfaatkan sebagai pemandu agar fokus penelitian sesuai dengan fakta di lapangan.
Ada beberapa teknik pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini diantaranya :
1. Interview
Interview yaitu suatu metode pengumpulan data yang dilakukan dengan
mewawancarai secara langsung pihak-pihak yang berkaitan dengan masalah yang akan dibahas.
2. Observasi
Observasi yaitu suatu metode pengumpulan data dengan cara melakukan
pengamatan dan proses yang terjadi dilapangan.
3. Tinjauan pustaka
Tinjauan pustaka yaitu metode penulisan dengan melakukan pengambilan data guna mendapat teori dengan membaca buku-buku atau sumber data lainnya yang berkaitan dengan masalah yang akan dibahas pada penelitian ini.
1.6 Metode Pengembangan Perangkat Lunak
Konsep perangkat lunak yang sedang dikembangkan yaitu Pengembangan Sistem Penjadwalan Pengiriman Bahan Bakar Minyak (BBM) Studi kasus Terminal Bahan Bakar Minyak (TBBM) Bandung Group Ujungberung, dibutuhkan metode yang tepat untuk menghasilkan aplikasi yang dapat bekerja. Metode yang digunakan dalam menerapkan konsep tersebut adalah dengan metode berbasis objek, sedangkan model yang di pakai adalah model waterfall.
Adapun tahapan-tahapan yang dilakukan dalam menggunakan model waterfall adalah sebagai berikut :
1. Analisis Sistem
Analisis merupakan tahap analisa terhadap hal-hal yang diperlukan dalam pembangunan perangkat lunak.
2. Perancangan (design)
Perancangan merupakan tahap penerjemahan dari keperluan data atau penggambaran perangkat lunak yang akan dibangun.
3. Pembuatan (development)
Pada tahap ini dilakukan proses menerjemahkan dari keperluan data atau pemecahan masalah yang telah dirancang kedalam bahasa pemrograman komputer lalu menyesuaikan dengan kebutuhan serta kemudahan pengguna (end-user).
4. Pengujian (debugging)
Setelah program selesai dibuat, maka tahap berikutnya adalah uji coba terhadap program tersebut, yang dimana bertujuan untuk mencari kesalahan teknis ataupun non-teknis agar tidak membuat kesulitan dalam penggunaannya.
5. Pemeliharaan (maintenance)
Tahap ini merupakan tahap akhir dimana perangkat lunak yang sudah selesai. Umpan balik dari pengguna (feedback) biasanya diperlukan untuk pembaharuan dalam rilis perangkat lunak versi selanjutnya.
1.7 Sistematika Penulisan
Pada penyusan laporan ini terdiri dari sub bab yang tersusun sebagai berikut;
Bab satu terdiri dari latar belakang masalah, perumusan masalah, maksud dan tujuan, pembatasan masalah, metode penelitian dan sistematika penulisan.
Bab dua membahas tentang landasan teori yang membahas secara singkat tentang teori -teori yang menunjang dalam penulisan laporan ini.
Bab tiga membahas tentang deskripsi sistem yang sudah ada, evaluasi dan solusi yang akan dibuat.
Bab empat membahas tentang perancangan model sistem, perancangan data dan perancangan antarmuka yang akan digunakan.
Bab lima membahas tentang implementasi sistem yang telah dibuat.
Bab enam berisi tentang kesimpulan dari laporan yang telah dibuat serta saran yang dibutuhkan untuk menunjang pembuatan sistem aplikasi
