SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN DI KELURAHAN JAJAR TUNGGAL KEC. WIYUNG SURABAYA DENGAN
MENGGUNAKAN MODEL PROSES WATERFALL
Made Kamisutara
Fakultas Teknik – ITATS Email:[email protected]
ABSTRAK
Sistem informasi Administrasi kependudukan merupakan bagian dari program tertib data kependudukan yang dicanangkan pemerintah.Untuk itu setiap instansi harus memiliki data – data kependudukan yang bersifat elektronis. Maka dari itu dibutuhkanlah suatu system informasi administrasi kependudukan di kelurahan jajar tunggal.Sistem ini dirancang agar kelurahan memiliki data – data elektronis sehingga dapat terwujud data kependudukan yang terintegrasi antara kelurahan,kecamatan,catatan sipil dan dinas kependudukan.Sistem ini dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman HTML dan PHP yang dipadu dengan MySQL sebagai database penyimpanan datanya.Dreamweaver digunakan sebagai editor pemrogramannya.
Kata kunci : SIAK, HTML, PHP, MySQL, kelurahan.
ABSTRACT
Administration of population information system is part of an orderly program launched pemerintah.Untuk demographic data that each agency must have data - demographic data that is electronic. Therefore dibutuhkanlah a population administration information system in urban tunggal.Sistem parallelogram is designed so that the village has data - electronic data to enable the creation of integrated population data between village, district, civil records and kependudukan.Sistem service is built using HTML programming language and PHP combined with MySQL as the database storage datanya.Dreamweaver used as a programming editor.
Keywords: SIAK, HTML, PHP, MySQL, village.
PENDAHULUAN
Pada dasarnya sistem administrasi kependudukan merupakan sub sistem dari administrasi negara yang mempunyai peranan penting dalam pemerintahan dan pembangunan penyelenggaraan administrasi kependudukan. Sejalan dengan arah penyelenggaraan adminstrasi kependudukan, maka pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil sebagai sub-sub sistem pilar dari administrasi kependudukan perlu ditata dengan baik agar dapat memberikan manfaat dalam perbaikan pemerintahan dan pembangunan.
Kemajuan teknologi informasi yang sangat pesat mengharuskan instansi mengikuti perkembangan teknologi, untuk itu suatu instansi membutuhkan suatu sistem informasi yang mendukung kebutuhan instansi pemerintah dalam menciptakan efisiensi
suatu sistem informasi administrasi kependudukan maka pengolahan data akan lebih mudah dan efisien.
Pencatatan biodata penduduk di arahkan pada pemenuhan data dari setiap penduduk dan keluarga yang merupakan tanggung jawab pemerintah kabupaten / kota bahkan sampai tingkat desa., namun hingga saat ini di indonesia hasil pendaftaran pendudukdan pencatatan sipil yang berupa data/laporan belum dapat secara maksimal didayagunakan untuk kepentingan pelayanan publik. Banyak sekali peristiwa, seperti kelahiran, perkawinan dan lain – lain belum ditata secara benar.( Zainal A, 2007)
SIAK adalah Sistem Informasi Administrasi Kependudukan, yaitu suatu sistem informasi yang disusun berdasarkan prosedur – prosedur dan memakai standarisasi khusus yang bertujuan menata sistem administrasi kependudukan sehingga tercapai tertib administrasi di bidang kependudukan, administrasi kependudukan meliputi pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil.( Anon, 2003)
Implementasi SIAK (Sistem Informasi Administrasi Kependudukan) online yang telah diatur dalam keputusan presiden (Kepres) No.00/2004 tentang Pengelolaan Administrasi Kependudukan dan Permendagri No.18/2005 tentang Administrasi Kependudukan (Hasibuan,Zainal A).
Pada hakekatnya bahwa upaya tertip dokumen kependudukan atau tertip administrasi kependudukan, tidak sekedar pengawasan terhadap pengadaan blangko – blangko yang dipersyaratkan dalam penerbitan dokumen, tapi hendaknya harus tersistem, kongkrit dan pragmatis. Artinya Mudah dipahami oleh penduduk dan dan diyakini bermakna secara hukum berfungsi melindungi, mengakui / mengesahkan status kependudukan atau peristiwa vital (vital event) yang dialami penduduk, sehingga dibutuhkan oleh penduduk karena dapat memudahkan atau melancarkan urusannya dalam kehidupan sehari – hari.( Bunafit, 2004)
METODE PENELITIAN
Untuk dapat mengimplementasikan sistem diatas, maka secara garis besar digunakan beberapa tahap sebagai berikut :
1. Investigasi ( pengamatan )
Dalam Proses Instivigasi ini pembuat melakukan surve di kelurahan Jajar Tunggal kecamatan Wiyung Surabaya dan mendapatkan data yang diperlukan oleh pembuat. Yaitu data tentang pengurusan Kartu Tanda Penduduk, pengurusan Akte Kelahiran, pengurusan Akte Kematian, pengurusan Kartu Keluarga dan pengurusan Perpindahan Penduduk baik masuk ataupun keluar.
2. Analisis
Setelah melakukan proses instivigasi, peneliti melakukan proses analisa dari data yang diambil di kelurahan Jajar Tunggal kecamatan Wiyung Surabaya. Data – data yang telah diambil oleh pembuat dipergunakan untuk merancang system yang akan dijalankan nantinya. Adapun hasil dari instevigasi digambarkan oleh pembuat dalam system data flow diagram dengan menggunakan alat bantu Microsoft Office Visio 2003. dapat dilihat pada Gambar 1 s/d
3. Desain Sistem
Setelah system flow terbentuk maka peneliti dapat melakukan proses desain atau biasa disebut dengan perancangan system yang akan dipakai oleh kelurahan Jajar Tunggal kecamatan Wiyung Surabaya. Dalam merancang sebuah system, peneliti
(Conceptual Data Model) dan PDM (Physical Data Model). Dalam pembuatan CDM dan PDM, peneliti menggunakan alat bantu Power Desainer 15.
4. Implementasi Sistem
Tahap implementasi merupakan tahapan untuk mendapatkan atau mengembangkan hardware dan software (pengkodean program), melakukan pengujian, pelatihan dan perpindahan ke sistem baru.
5. Perawatan ( Maintenance )
Tahapan perawatan (maintenance) dilakukan ketika sistem informasi sudah dioperasikan. Pada tahapan ini dilakukan monitoring proses, evaluasi dan perubahan (perbaikan) bila diperlukan.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada tahap perancangan dan desai sistem, pembuat menggambarkan dalam bentuk Context Diagram, Diagram Berjenjang, dan DFD. Sedangkan untuk desain database peneliti menggambarkan dalam bentuk CDM dan PDM
Context Diagram menjelaskan tentang aliran data secara umum dan akan menjadi dasar dalam penyusunan sistem ke level selanjutnya. Pada diagram context ini terdapat lima exsternal entity yaitu pemohon, pegawai kelurahan, pegawai kecamatan, pegawai kependudukan, dan pegawai catatan sipil. Penjalasan untuk masing – masing exsternal entity adalah sebagai berikut :
Pemohon.
Pemohon adalah penduduk yang ingin mengajukan permohonan untuk mengurus administrasi kependudukan di Kelurahan Jajar Tunggal. Jadi pemohon tidak dapat menikmati fasilitas ini akan tetapi mendapat pelayanan dari pegawai kelurahan. Pegawai Kelurahan.
Pegawai kelurahan ini dapat menikmati fasilitas yang sudah disediakan, yaitu peninputan data dari permintaan pemohon.
Pegawai Kecamatan.
Pegawai kecamatan ini hanya melakukan persetujuan dari data kelurahan yang diminta oleh pemohon dan mencetak KTP.
Pegawai Kependudukan.
Pegawai kependudukan ini hanya melakukan persetujuan dari setelah di setujui oleh kecamatan yang diminta oleh pemohon dan mencetak Kartu Keluarga.
Pegawai Catatan Sipil
Pegawai catatan sipil ini hanya melakukan persetujuan dari setelah di setujui oleh kecamatan yang diminta oleh pemohon dan mencetak akte.
Diagram berjenjang menggambarkan keseluruhan proses dari Kelurahan Jajar Tunggal. Proses-proses yang akan digambarkan terdiri dari top level, level 0, level 1, dan level 2. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada Gambar 2
Untuk pemodelan desain database peneliti menggunakan tools Power designer 15 dengan menggambarkan CDM (Conteptual Data Model) dan PDM (Phisical Data Model) sebagai generate CDM.
Tercetak KK
View Laporan KTP View Laporan Kelahiran View Laporan Kepindahan View Laporan D Penduduk
View Laporan KK View Laporan Kematian
View Laporan Perpindahan
View Laporan KTP View Laporan Kematian View Laporan kartu kelurahan
View Laporan Kelahiran View Laporan KTP View Laporan Penduduk View Laporan Kematian
View Laporan Pindah
View Laporan Kelahiran
View Laporan KK
View Laporan harian Kel Surat Pindah
SP di ACC Kec
SP di ACC Kel
SP dr Kel
Tercetak Surat Pindah Formulir SP Masuk yg terisi List Berkas SPK Lengkap
Formulir SP Keluar yg terisi Berkas Persyaratan SP
Formlir SP Terisi Akte Kematian
Akte Kematian diACC kel Akte Kematian dr CS
Akte Kematian di ACC C S Tercetak Akte Kematian
Formulir AM yg terisi List berkas AM Lengkap Berkas persyaratn AM Formulir AM terisi KTP KTP Telah terACC Tercetak KTP Data Indetik Formulir KTP yg Terisi List Berkas KTP Lengkap Berkas persyaratan KTP formulir KTP terisi Kartu Keluarga KK di ACC kel KK dr kpnd KK di ACC Kec
ACC Kartu Keluarga
List Berkas KK Lengkap Formulir KK yg terisi Berkas Persyaratan KK
Formulir KK Terisi Akte Kelahiran dari CS Akte Kelahiran
Akte Kelahiran di ACC Kel
Akte Kelahiran Di ACC C S Tercetak Akte Kelahiran
Formulir AL yg terisi List Berkas AL lengkap Berkas Persyaratan AL Formulir AL Terisi Fomn Formulir Pengajuan permohonan Persyaratan Pengajuan Login P Kec Akses P Kec Akses P C S Login P C S Akse P Kec Login P Kep Akses Kel Login P Kel 0 Siak Kelurahan Jajar Tunggal + Pemohon Pegawai Kelurahan Pegawai Kecamatan Pegawai Kependudukan Pegawai Catatan Sipil
Gambar 1 DFD Level Konteks. (Sumber: Data diolah)
Gambar 2 Diagram Berjenjang. (Sumber: Data diolah)
Mempunyai Memiliki Punya Mengurus Mempunyai2Mempunyai1 Memiliki_Data Mengisi Data BIKel
Mengisi Data BHKel Pegawai NIP_P Passwod_P Sesi_P Nama_P JK_P Alamat_P Tlpn_P Tpt_Lhr_P Tgl_Lhr_P Pddkn_trkhr_P
<pi> Variable characters (25) Variable characters (25) Variable characters (50) Characters (50) Characters (1) Text Number Characters (20) Date & Time Variable characters (30) <M> Identifier_1 <pi> Jabatan Kode_J Nama_J Tingkat_J
<pi> Variable characters (10) Variable characters (30) Characters (20) <M> Identifier_1 <pi> Penduduk Id_Pdk Kode_KB Nama_Pdk JK_Pdk Darah_Pdk Tpt_Lhr_Pdk Tgl_Lhr_Pdk Agama_Pdk Pekerjaan_Pdk Kelainan_Pdk Kewarganegaraan_Pdk Status_Kawin_Pdk Pddkn_trkh_Pdk HUb_Keluarga_Pdk
<pi> Variable characters (50) Variable characters (25) Characters (100) Characters (1) Variable characters (3) Characters (20) Date & Time Characters (20) Characters (15) Variable characters (25) Characters (3) Variable characters (15) Variable characters (30) Characters (25) <M> Identifier_1 <pi> KTP NIK Foto_KTP Tgl_Input Exp_Tgl
<pi> Variable characters (20) Variable characters (100) Date Date <M> Identifier_1 <pi> Perpindahan Kode_pdh Alamat_asal Negara_asal Propinsi_asal Ststus_Pindah Alasan Tgl_Pindah
<pi> Variable characters (10) Text Characters (30) Characters (30) Characters (20) Text Date <M> Identifier_1 <pi> KK Kode_KK Alamat_KK Negara Propinsi Kecamatan Kelurahan RT RW
<pi> Variable characters (25) Text Characters (30) Characters (30) Variable characters (30) Variable characters (30) Characters (2) Characters (2) <M> Identifier_1 <pi> Kelahiran Kode_Lhr KTP_Bpk KTP_Ibu
<pi> Variable characters (15) Variable characters (25) Variable characters (25) <M> Identifier_1 <pi> Kematian Kode_Mt Tgl_Jam_Mt Nama_Pemakamkan Almat_Pemakaman Sebab_Mt Bukti_Mt
<pi> Variable characters (10) Date & Time Variable characters (30) Text Text Variable characters (50) <M> Identifier_1 <pi> Buku_Induk_Kel No_Idk_Kel Ket_BIKel
<pi> Variable characters (10) Text <M> Identifier_1 <pi> Buku_Harian_Kel No_BHKel Ket_BHKec Tgl_BHKel
<pi> Variable characters (10) Text
Date & Time
<M> Identifier_1 <pi> Persyaratan Kode_S Ket_S Tipe_S
<pi> Variable characters (5) Text
Characters (30)
<M>
Identifier_1 <pi>
Gambar 3 CDM ( Conteptual Data Model ). (Sumber:Data diolah)
Pegawai NIP_P Kode_J Passwod_P Sesi _P Nama_P JK_P Al amat_P T l pn_P T pt_Lhr_P T gl _Lhr_P Pddkn_trkhr_P varcha r(25) varcha r(10) varcha r(25) varcha r(50) char(50) char(1) text numeri c(20,0) char(20) dateti me varcha r(30) <pk> <fk> Jabatan Kode_J Nam a_J T i ng ka t_J varchar(10) varchar(30) char(20) <p k> Penduduk Id_Pdk Kode _pdh Kode _Mt Kode _KK NIK Kode _Lhr Kode _KB Nama_Pdk JK_Pdk Darah_Pdk T pt_Lhr_Pdk T gl _Lhr_Pdk Agam a_Pdk Pekerj a an_Pdk Kel ai nan_Pdk Kewarg anegaraan_Pdk Statu s_ Kawi n_Pdk Pddkn_ trkh_Pdk HUb_Kel uarga_Pdk varchar(50) varchar(10) varchar(10) varchar(25) varchar(20) varchar(15) varchar(25) char(100) char(1) varchar(3) char(20) dateti m e char(20) char(15) varchar(25) char(3) varchar(15) varchar(30) char(25) <pk> <fk3> <fk5> <fk2> <fk1> <fk4> KT P NIK Kode_KK Id_Pdk Foto_KT P T gl _ Input Exp_T gl varchar(20) varchar(25) varchar(50) varchar(100) date date <pk> <fk2> <fk1> Perpi ndahan Kod e_pdh Al amat_asal Neg ara_asal Propi nsi _asal Ststus_Pi ndah Al asan T gl _Pi ndah varchar(10) text char(30) char(30) char(20) text date <pk> KK Kode_KK Al amat_KK Negara Propi nsi Kecamatan Kel urahan RT RW varchar(25) text char(30) char(30) varchar(30) varchar(30) char(2) char(2) <pk>
Kel ahi ran Kode_Lhr KT P_Bpk KT P_Ibu varchar(15) varchar(25) varchar(25) <pk> Kem ati an Kode_Mt Id_ Pdk T gl _Jam_M t Nam a_Pemakamkan Al mat_Pemakaman Sebab_Mt Bukti _Mt varchar(10) varchar(50) dateti me varchar(30) text text varchar(50) <pk> <fk> Buku_Induk_Kel No_Idk_Kel NIP_P Ket_BIKel varchar(10) varchar(25) text <pk> <fk> Buku_Hari an_Kel No_BHKel NIP_P Ket_BHKec T gl _BHKel varchar(1 0) varchar(2 5) text dateti m e <pk> <fk> Persyaratan Kode_S Ket_S T i pe_S varchar(5) text char(30) <pk>
Gambar 4. PDM ( Phisical Data Model ).
Program ini berisi mengenai informasi-informasi yang diperlukan oleh pegawai pemerintahan khususnya, Kelurahan. Seperti informasi permohonan pembuatan KTP, Kartu keluarga dan permintaan lain.
1. Halaman Login
Halaman ini merupakan halaman awal pada saat user mengakses Sistem Administrasi Kependudukan. Halaman ini dapat dilihat pada Gambar 5
2. Halaman Home
Setelah masuk, user akan masuk ke halaman Home yg isinya berupa informasi aliran data permohonan penduduk. Halaman ini dapat dilihat pada Gambar 6.
Gambar 6 Halaman Home 3. Halaman Form Pembuatan Akta Kelahiran
Halaman ini digunakan untuk mengisi data Akta Kelahiran. Halaman ini dapat dilihat pada Gambar 7.
Gambar 7. Halaman Form Pembuatan Akta Kelahiran 4. Halaman Form Pembuatan Kartu Keluarga.
Untuk mengisi form pembuatan Kartu Keluarga dibutuhkan beberapa halaman, untuk mempermudah pengisian data Kartu keluarga. Berikut ini gambar halaman-halaman Form pembuatan kartu keluarga.
Gambar 8. Halaman Pengisian Data tempat tinggal
Gambar 9. Halaman Pengisian Data Kepala Keluarga
5. Halaman Form Pembuatan KTP
Halaman ini digunakan untuk mengisi data KTP, termasuk upload Foto Penduduk. Halaman ini dapat dilihat pada Gambar 11.
Gambar 11 Halaman Form Pembuatan KTP 6. Halaman Form Pembuatan Akta Kematian
Halaman ini berisikan form untuk pengisian data kematian penduduk. Halaman ini dapat dilihat pada Gambar 12
Gambar 12 Halaman Form Pembuatan Akta Kematian 7. Halaman Form Keterangan Pindah Masuk
Halaman ini digunakan untuk mengisi data penduduk yang masuk di kalurahan Jajar Tunggal, untuk selanjutnya digunakan untuk pembuatan KK dan KTP. Halaman ini dapat dilihat pada Gambar 13
Gambar 13 Halaman Form Keterangan Pindah Masuk 8. Halaman Form Keterangan Pindah Keluar
Halaman ini digunakan untuk mengisi data penduduk yang keluar dari kelurahan Jajar Tunggal,. Halaman ini dapat dilihat pada Gambar 14
Gambar 14 Halaman Form Keterangan Pindah Keluar
9. Halaman Form Profil
Halaman ini digunakan untuk mengisi merubah data user, yaitu nama User, serta username dan Password untuk masuk ke sistem. Halaman ini dapat dilihat pada Gambar 15
KESIMPULAN
1. Dengan adanya sistem informasi administrasi kependudukan di Kelurahan Jajar Tunggal Kecamatan Wiyung Surabaya, yang semula Kelurahan tidak memiliki data elektronik kependudukan sekarang memiliki data elektronik yang terkomputerisasi. 2. Dengan adanya sistem komputerisasi, maka dapat membantu mempermudah dan
mempercepat pelayanan terhadap kepengurusan data – data kependudukan di Kelurahan Jajar Tunggal.
DAFTAR PUSTAKA
Hasibuan,Zainal A.Langkah –langkah Strategis dan Taktis Pengembangan E-Government Untuk pemda.Jurnal Sistem Informasi MTI UI Vol 3-No 1-April 2007
Nugroho, Bunafit. (2004). PHP & MySQL Desain Editor Dreamweaver MX,
Yogyakarta : Andi Yogyakarta
Widigdo, Anon. (2003). Dasar Pemrograman PHP dan MySQL,
http://chandrasaja.dagdigdug.com/2008/05/21/elektronic-government-e-Government/more-59
http://dspace.widyatama.ac.id/handle/10364/921
http://sitkessos.nad.go.id/kelompok/profil/siak-sistem-informasi-administrasi-kependudukan-siak-online
