31
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Hasil Penelitian
1. Gambaran Perusahaan a. Sejarah Singkat
PT Borneo Komunika Media Banjarmasin bergerak dibidang jasa penyelenggara kegiatan, rumah produksi dan periklanan dengan nama “Compass Communication”. Perusahan tersebut didirikan pada tahun 2018 yang pada saat itu berkantor di Jalan Intan Sari Komplek Putri Duyung No. 13 RT 21 RW 02 Kelurahan Basirih Kecamatan Banjarmasin Barat dan pada tahun 2019 pindah ke Jalan Ahmad Yani KM 5 No. 450 C Pemurus Luar Banjarmasin.
Kegiatan usaha yang dilakukan oleh Compass Communication - PT Borneo Komunika Media Banjarmasin contohnya adalah penyelenggara kegiatan. Adapun beberapa kegiatan yang dikelola adalah kegiatan internal dan eksternal perusahaan, jalan santai, perayaan hari jadi atau dies natalis, lomba, pertunjukan kesenian serta launching suatu brand atau peresmian. Compass Communcation - PT Borneo Komunika Media Banjarmasin merupakan penyelenggara kegiatan (event organizer) dalam kegiatan tersebut.
b. Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan susunan dalam setiap bagian yang saling berhubungan membentuk birokrasi demi terwujudnya tujuan perusahaan serta secara efisien dalam pembagian tugas. berikut adalah struktur organisasi pada PT Borneo Komunika Media Banjarmasin:
Gambar 4.1 Struktur Organisasi PT Borneo Komunika Media Banjarmasin
Sumber : Compass Communication - PT Borneo Komunika media Banjarmasin
Berikut adalah uraian wewenang dan tanggung jawab dari struktur organisasi diatas :
1) Direktur
Director (Direktur) adalah seseorang yang ditunjuk untuk memimpin suatu lembaga perusahaan pemerintah, swasta, atau lembaga tugas, dengan tugas sebagai berikut: a) Membuat rencana dan strategi event, penjadwalan kerja
secara umum.
b) Mengkoordinasi semua aspek penjalanan kinerja kegiatan kepada semua pihak dari artis hingga sponsor.
c) Mengontrol perisapan jalanya acara.
d) Mengevaluasi jalanya kegiatan untuk memberikan laporan jalanya acara.
e) Bertanggung jawab kepada klien yang mengadakan event baik itu klien ataupun sponsor.
f) Bertanggung jawab atas kualitas, kelancaran acara serta operasional seluruh kegiatan acara.
2) HR GA Finance
Human Resources and General (HRGA) merupakan sistem informasi untuk mengelola kepegawaian atau karyawan, seperti manajemen data karyawan, kehadiran, penggajian, dan General Affair (urusan umum) seperti administrasi serta mengatur segala urusan yang berhubungan dengan keuangan.
Adapun wewenang dan tanggung jawab HR GA Finance adalah sebagai berikut :
a) Mengecek kesiapan Administrasi teknis dan non teknis acara.
b) Mencatat perkembangan acara mulai dari persiapan hingga waktu pelaksanaan.
c) Menyususn segala laporan terkait acara semua divisi untuk bahan evaluasi acara.
d) Bertanggung jawab penuh dengan hal – hal yang berhubungan dengan keuangan kepada direktur.
e) Mempersiapkan pembayaran dan tagihan beserta bukti pembayaran.
f) Menyimpan atau mengarsipkan barang bukti pembelian maupun pengeluaran.
3) Production (Produksi)
Bagian produksi adalah suatu bagian yang ada pada perusahaan yang bertugas untuk mengatur pengadaan kelengkapan yang diperlukan bagi terselenggaranya kegiatan yang akan dilaksanakan.
a) Merencanakan desain, biaya , dan peralatan. b) Menyiapkan keperluan untuk jalannya acara.
c) Mengontrol kesiapan panggung dan perlengkapan acara. d) Memastikan kesiapan alat – alat yang menjadi pendukung
acara seperti, generator listrik , lampu, sound sistem dan lain sebagainya.
e) Melakukan penjadwalan seluruh bagian produksi seperti desain, pembuatan dan lain sebagainya.
4) Producer PH (Production House)
Producer PH (Production House) adalah bagian yang membuat rekaman video dan atau bagian yang membuat rekaman audio. Kegiatan utamanya membuat rekaman acara
siaran, sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang ada. Hasil kerjanya bisa berupa iklan, video, audio dan lain sebagainya.
a) Mengelola segala hal yang berhubungan dengan pembuatan video dan audio.
b) Mengawasi pelaksanaan sebelum, saat berlangsung dan setelah produksi video dan audio.
c) Memastikan jadwal yang sesuai dengan estimasi waktu yang sudah dibuat sebelumnya.
d) Bertugas mencari dan membeli atau menyewa perlengkapan untuk keperluan kegiatan.
e) Bertanggung jawab pada pelaksanaan sebelum, saat berlangsung dan setelah produksi.
f) Memastikan kesiapan aspek penunjang dalam pembuatan video maupun audio yaitu hal-hal yang berhubungan dengan setting, kostum dan property
2. Penerapan Penganggaran Biaya kegiatan yang Berjalan pada Compass Communication - PT Borneo Komunika Media Banjarmasin
Penerapan penganggaran biaya kegiatan yang berjalan meliputi sebagai berikut:
a. Deskripsi pokok
Penganggaran biaya kegiatan merupakan suatu proses sebelum pelaksaaan kegiatan. Pada Compass Communication - PT Borneo Komunika Media Banjarmasin proses pengangggran biaya kegiatan masih menggunakan aplikasi Microsoft Excel untuk membuat anggaran. Bagian yang berwenang dalam proses penganggaran ini adalah direktur.
Proses pengangran biaya kegiatan diawali dengan direktur menganalisa apa saja item biaya yang diperlukan pada setiap kegiatan, setelah itu membagi kebeberapa kategori seperti
perizinan, perlengkapan utama, pengisi acara, dokumentasi, promosi, hadiah, produksi, konsumsi dan lain sebagainya. Kemudian menetukan besaran kuantitas beserta harga setiap item biaya tersebut. Setelah semua sudah di input pada Microsoft Excel kemudian dilakukan perhitungan dengan memasukan beberapa rumus.
b. Informasi yang diperlukan manajemen
Informasi yang diperlukan manajemen dalam proses penganggaran biaya kegiatan pada Compass Communication - PT Borneo Komunika Media Banjarmasin, yaitu:
1) Informasi data rincian kegiatan berupa jenis acara, konsep acara, tempat pelaksaan, estimasi waktu dan jumlah peserta.
2) Informasi perhitungan harga item biaya baik yang dibeli maupun yang di sewa.
c. Fungsi yang terkait
Fungsi yang terkait dalam proses penganggaran biaya kegiatan pada Compass Communication - PT Borneo Komunika Media Banjarmasin adalah:
1) Fungsi perencanaan
Fungsi ini bertanggungjawab untuk melakukan proses penganggaran biaya kegiatan sesuai dengan jenis dan konsep acara. Fungsi ini dilakukan oleh Direktur dari Compass Communication - PT Borneo Komunika Media Banjarmasin. 2) Fungsi pelaksanaan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan anggaran biaya kegiatan yang sebelumnya sudah dianggarkan. Fungsi ini dilakukan oleh divisi produksi dari Compass Communication -PT Borneo Komunika Media Banarmasin.
3) Fungsi akuntansi
Fungsi ini bertanggungjawab untuk mencatat pengeluaran biaya serta menghitung biaya apa saja yang sudah dikeluarkan.
Fungsi ini dilakukan oleh bagian HR GA Finance dari Compass Communication - PT Borneo Komunika Media Banjarmasin.
d. Jaringan prosedur yang membentuk sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penganggaran biaya kegiatan pada Compass Communication - PT Borneo Komunika Media Banjarmasin yang berjalan adalah:
1) Prosedur perencanaan
Prosedur ini digunakan untuk proses penganggaran biaya kegiatan dalam suatu kegiatan. Prosedur perencanaan diawali dengan menentukan item biaya apa saja yang di perlukan guna menunjang jalannya kegiatan. Setelah sudah mendapatkan item biaya apa saja kemudian dihitung berapa jumlah dan harga satuannya. Kemudian melakukan proses penganggaran biaya kegiatan yang sesuai dengan item biaya, jumlah dan harga satuan yang sudah ada.
2) Prosedur pelaksanaan
Prosedur ini digunakan untuk melakukan anggaran biaya kegiatan, yaitu merealisasikan anggaran yang sudah dibuat sebelumnya serta melakukan pencatatan pada setiap setiap item biaya yang sudah direalisasikan.
3) Prosedur kordinasi
Prosedur ini gunakan untuk menyampaikan perkembangan secara berkala dalam proses melakukan anggaran biaya kegiatan yang sudah dibuat.
e. Dokumen yang digunakan
1) Format anggaran biaya kegiatan
Format anggaran biaya kegiatan merupakan format acuan dalam menyusun anggaran yang akan digunakan untuk menyusun anggaran selanjutnya.
Gambar 4.2 Format Anggaran
Sumber : Compass Communication - PT Borneo Komunika Media Banjarmasin
f. Catatan akuntansi yang digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan pada Compass Communication - PT Borneo Komunika Media Banjarmasin yaitu berupa kumpulan hasil penganggaran yaitu berupa folder anggaran biaya kegiatan. Folder Anggaran biaya kegiatan digunakan sebagai catatan refrensi perencanaan dengan melihat data-data anggaran yang sudah ada. Folder Anggaran biaya kegiatan juga digunakan sebagai data apabila suatu saat anggaran biya kegiatan kembali diperlukan.
B. Pembahasan Hasil Penelitian
1. Analisa penganggaran biaya kegiatan pada Compass
Communication - PT Borneo Komunika Media Banjarmasin
Berdasarkan hasil penelitian dan beberapa data yang telah dikumpulkan, dapat dketahui penganggaran biaya untuk kegiatan pada Compass Communication - PT Borneo Komunika Media Banjarmasin memiliki beberapa kekurangan, yaitu sebagai berikut:
a. Presfektif Akuntansi
1) Informasi yang diperlukan manajemen
Informasi yang diperlukan selama ini sudah baik dan lengkap dalam penganggaran biaya kegiatan, akan tetapi tidak ada standar harga khusus pada setiap item biaya anggaran karena memang harga per-item biaya tidak dapat ditentukan berdasarkan satuan volume, dimensi, berat dan lain-lain dan tidak ada satuan baku yang menghitungnya, oleh sebab itu harga bisa saja selalu berubah pada setiap angarannya tergantung kebutuhan kegiatan yang akan dijalankan tersebut.
2) Fungsi yang terkait
Fugsi yang terkait pada proses penganggaran biaya kegiatan pada Compass Communication - PT Borneo Komunika Media Banjarmasin belum tepat dikarenakan yang melaksanakan proses penganggaran adalah Direktur, hal ini dinilai kurang tepat karena yang melakukan proses penganggaran biaya kegiatan adalah bagian tertinggi dalam perusahaan ini, proses penganggaran tidak dititik beratkan pada direktur dan bisa dilimpahkan pada bagiannya lainnya.
3) Jaringan prosedur yang membentuk sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem pada Compass Communication - PT Borneo Komunika Media Banjarmasin sudah efektif karena sudah sesuai dengan keperluan serta kebutuhan proses pelaksanaan kegiatan dari klien.
4) Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan pada Compass Communication - PT Borneo Komunika Media Banjarmasin yaitu berupa format anggaran yang sudah dibuat sebelumnya dan daftar rincian item biaya yang diperlukan dalam proses penganggaran biaya kegiatan diambil dari beberapa anggaran yang sudah dibuat sebelumnya. Dokumen ini menjadi patokan dalam proses penganggaran biaya kegiatan sebagaimana yang sesuai dengan apa yang diperlukan agar dapat melaksanakan kegiatan acara. 5) Catatan akuntansi yang digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan pada Compass Communication - PT Borneo Komunika Media Banjarmasin yaitu berupa kumpulan hasil penganggaran yang berupa folder anggaran biaya kegiatan berisi beberapa anggaran yang sudah dibuat sebelumnya. Folder Anggaran biaya kegiatan digunakan sebagai catatan refrensi perencanaan dengan melihat data-data anggaran yang sudah ada. Folder Anggaran biaya kegiatan juga digunakan sebagai data apabila suatu saat anggaran biya kegiatan kembali diperlukan.
Catatan akuntansi yang digunakan masih belum lengkap dikarekan tidak adanya laporan dafar anggaran, laporan daftar klien dan laporan daftar acara. Catatan akuntansi yang ada hanya kumpulan beberapa file anggaran biaya kegiatan yang sudah dibuat sebelumnya yang dikumpulkan dalam satu folder serta kurang jelasnya klasifikasi item biaya anggaran.
6) Sistem pengendalian internal
Sistem pengendalian internal yang berjalan pada Compass Communication - PT Borneo Komunika Media Banjarmasin, antara lain:
a. Organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas
Unsur pokok sistem pengendalian internal dalam perancangan organisasi yang dijalankan pada Compass Communication - PT Borneo Komunika Media Banjarmasin memisahkan fungsi dari setiap karyawan yang telibat. b. Sistem otoritasi dan prosedur pencatatan
Sistem otorisasi pada Compass Communication - PT Borneo Komunika Media Banjarmasin belum tepat dikarenakan setiap karyawan belum mengatur dan mengelola masing-masing wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap kegiatan.
c. Praktik yang sehat dalam menjalankan tugas dan fungsi setiap unit organisasi
Anggaran biaya kegiatan belum menggunakan nomor anggaran sehingga penggunaannya tidak dapat dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang yaitu bagian pelaksana.
d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan fungsinya
Karyawan yang bekerja di Compass Communication - PT Borneo Komunika Media Banjarmasin sudah memiliki fungsi dan tanggungjawab masing-masing berdasarkan kemampuan yang mereka miliki.
b. Perspektif sistem penganggaran biaya kegiatan pada Compass Communication – Borneo Komunika Media Banjarmasin
Proses penganggaran biaya kegiatan pada Compass Communication - PT Borneo Komunika Media Banjarmasin masih menggunakan Microsoft Excel, sehingga anggaran yang dihasilkan kurang efektif karena harus menginput secara manual dan rentan akan kesalahan dalam penulisan serta lebih sulit untuk mengumpulkan beberapa anggaran yang kemungkinan akan terpisah satu sama lain. Proses ini merupakan rangkaian yang penting untuk membantu pada saat Compass Communication - PT
Borneo Komunika Media Banjarmasin ikut lelang untuk memenangkan tender dengan anggaran biaya kegatan yang efektif dan efisien dalam pembuatannya.
2. Alternatif Pemecahan Masalah a. Perspektif Akuntansi
Berdasarkan permasalahan yang telah diuraikan, maka alternatif pemecahan masalah yang penulis berikan untuk penganggaran biaya kegiatan pada Compass Communication - PT Borneo Komunika Media Banjarmasin adalah sebagai berikut: 1) Informasi yang diperlukan manajemen yang disarankan
Informasi yang diperlukan selama ini sudah lengkap dalam perencanaan anggaran biaya kegiatan, oleh sebab itu tidak ada permasalahan dalam informasi yang diperlukan. Sehingga penulis tidak perlu menyarankan.
2) Fungsi yang terkait yang disarankan
Fungsi yang terkait pada proses penganggaran biaya kegiatan pada Compass Communication - PT Borneo Komunika Media Banjarmasin belum tepat dikarenakan yang melaksanakan proses penganggaran adalah Direktur, hal ini dinilai kurang tepat karena yang melakukan proses penganggaran biaya kegiatan adalah bagian tertinggi dalam perusahaan ini, proses penganggaran tidak dititik beratkan pada direktur dan bisa dilimpahkan pada bagiannya lainnya. Oleh karena itu Penulis menyarankan agar fungsi pelaksanaan dilakukan oleh bagian HR GA Finance sedangkan Direktur mempunyai wewenang untuk menyetujui atau tidak menyetujui anggaran biaya kegiatan tersebut.
3) Jaringan prosedur yang membentuk sistem yang disarankan Jaringan prosedur yang membentuk sistem pada Compass Communication - PT Borneo Komunika Media Banjarmasin sudah efektif karena sudah sesuai dengan
keperluan serta kebutuhan proses pelaksaan kegiatan dari klien, oleh sebab itu tidak ada permasalahan pada jaringan prosedur yang membentuk sistem. Sehingga penulis tidak perlu menyarankan.
4) Dokumen yang disarankan
Dokumen yang disarankan pada Compass Communication - PT Borneo Komunika Media Banjarmasin dalam proses penganggaran biaya kegiatan adalah:
b. Format Anggaran
Dokumen ini dibuat oleh HR GA Finance berdasarkan evaluasi dari beberapa anggaran biaya kegiatan terdahulu yang masih kurang tepat dalam pengklasifikasian item anggran tersebut serta belum disertai identitas detail kegiatan pada dokumen anggaran terdahulu. Berdasarkan hal tersebut maka penulis menyarankan dokumen format anggaran biaya kegiatan ditambahkan lagi idemtitas detail kegiatan pada bagian atas serta lebih di klasifikasikan kembali item anggarannya sehingga anggaran lebih jelas dan menambah informasi bagi yang menggunakanya. Bentuk format dokumen anggaran yang disarankan dapat dilihat pada gambar dibawah ini:
Gambar 4.3 Format Anggaran (Yang Disarankan) Sumber : Diolah oleh Penulis
Tempat Deskripsi Klien
No. Hari Kuantitas Satuan Harga Satuan Harga Keterangan
1 2 1 LS Rp.xxx.xxx,-2 1 LS Rp.xxx.xxx,-2 1 LS Rp.xxx.xxx,-2 2 LS Rp.xxx.xxx,-2 1 LS Rp.xxx.xxx,-2 2 5 Pcs Rp.xxx.xxx,-1 2 Set Rp.xxx.xxx,-1 1 Set Rp.xxx.xxx,-1 1 Pcs Rp.xxx.xxx,-2 2 Pcs Rp.xxx.xxx,-1 1 Set Rp.xxx.xxx,-1 1 Pcs Rp.xxx.xxx,-1 1 Set Rp.xxx.xxx,-3 2 1 Set Rp.xxx.xxx,-1 1 Set Rp.xxx.xxx,-1 2 Pcs Rp.xxx.xxx,-1 1 Pcs Rp.xxx.xxx,-2 1 Set Rp.xxx.xxx,-4 1 1 Pers Rp.xxx.xxx,-1 1 Pers Rp.xxx.xxx,-1 1 Pers Rp.xxx.xxx,-1 1 Pers Rp.xxx.xxx,-5 7 1 Pcs Rp.xxx.xxx,-7 1 Pcs Rp.xxx.xxx,-7 1 Pcs Rp.xxx.xxx,-6 14 12 Pcs Rp.xxx.xxx,-14 2000 Pcs Rp.xxx.xxx,-14 100 Pcs Rp.xxx.xxx,-14 50 Pcs Rp.xxx.xxx,-7 1 1 Unit Rp.xxx.xxx,-1 3 Unit Rp.xxx.xxx,-1 2 Unit Rp.xxx.xxx,-1 5 Unit Rp.xxx.xxx,-1 10 Unit Rp.xxx.xxx,-8 1 5000 Pack Rp.xxx.xxx,-1 5000 Pack Rp.xxx.xxx,-1 1000 Pack Rp.xxx.xxx,-1 5000 Pack Rp.xxx.xxx,-9 3 60 Pack Rp.xxx.xxx,-3 10 Pack
Rp.xxx.xxx,-10 Rp.xxx.xxx,- Jumlah Keseluruhan Biaya
Rp.xxx.xxx,- Biaya jasa sebanyak 10% dari Jumlah biaya
Rp.xxx.xxx,-Jumlah biaya ditambah dengan Biaya Jasa
Rp.xxx.xxx,- pajak pertambahan Nilai 10% Jumlah Keseluruhan Rp.xxx.xxx,-Jumlah keseluruan (sudah termasuk Pajak)
Anggaran Biaya Kegiatan "Jalan Sehat PT. XXX XXX 2019"
Item
: Jalan Santai : 21-10-2020 : 21-10-2020
: Kawasan Siring 0KM, Banjarmasin
: Merupakan kegiatan jalan santai dengan jumlah peserta 5000 orang, dalam rangka Hari Jadi PT XXX XXX dst…
: PT XXX XXX Jenis Acara Tanggal Mulai Tanggal Selesai Mini Stage Power Generator Perlengkapan Utama Venue Keamanan Dishub Kebersihan Damkar Perizinan Tenda Sound System Balon Gate Toilet Portable Ambulance Stage Rigging Cetak Brosur Perlengkapan Tambahan Tiket Pserta Kupon Undian Bendera Start Photo Booth Iklan Di Sosmed Advertorial After Event
Pengisi Acara / Tenant
Master Of Ceremony Band DJ Instruktur Zumba Produksi X Banner Iklan Di Koran Promosi Cetak Spanduk Sepeda Motor Mesin Cuci Kulkas Hadiah Cetak Brosur T Banner Konsumsi Peserta Dispenser Jam Dinding Snack Peserta Makan Panitia Air Mineral Botol
Konsumsi Panitia
Makan Siang Peserta Air Mineral Gelas Roti
PPN 10% Jumlah (Gross) Jasa EO (10%) Jumlah (Netto)
c. Tabel Daftar Item Biaya
Dokumen ini dibuat oleh bagian HR GA Finance berdasarkan item biaya anggaran kegiatan terdahulu beserta dengan kalsifikasinya, akan tetapi daftar item biaya belum ada dalam bentuk dokumen tersendiri melainkan hanya dapat dilihat dari beberapa anggaran biaya kegiatan yang sudah ada sebelumnya. Berdasarkan hal tersebut penulis menyarankan agar dalam pembuatan daftar item biaya ini dilakukan menggunakan sistem, sehingga mengurangi kesalahan dalam pengklasifikasian serta penulisan. Bentuk desain daftar item biaya yang disarankan dapat dilihat pada tebel dibawah ini :
Tabel 4.1 Tabel Daftar Item (Yang Disarankan)
Tabel Klasifikasi Item
No. Item Jenis Item Satuan
Perizinan
1 Venue (Perizinan Tempat) Perizinan LS
2 Keamanan Perizinan LS
3 Dinas Perhubungan Perizinan LS
4 Dinas Lingkungan Hidup Perizinan LS
5 Dinas pemadam Kebakaran Perizinan LS
6 Satpol PP Perizinan LS
7 Polisi Perizinan LS
8 DLLAJ Perizinan LS
Perlengkapan Utama
9 Tenda Semi Roader Perlengkapan Utama Unit
10 Sound System Utama Perlengkapan Utama Set
11 Lampu Panggung Perlengkapan Utama Set
12 Panggung Utama Perlengkapan Utama unit
13 Panggung Indor Perlengkapan Utama Unit
14 Panggung Outdor Perlengkapan Utama Unit
15 Tanaman Panggung Perlengkapan Utama Set
16 Power Generator Perlengkapan Utama Set
17 Balon Gate Perlengkapan Utama Set
Lanjutan
19 Rigging Stage Perlengkapan Utama Unit
20 tenda Panitia Perlengkapan Utama Unit
21 Tenda Hadiah Perlengkapan Utama Unit
22 Tenda Snack Perlengkapan Utama Unit
23 Tenda Tamu Perlengkapan Utama Unit
24 Kursi Perlengkapan Utama Unit
25 Meja Perlengkapan Utama Unit
26 T Banner Perlengkapan Utama Pcs
27 X Banner Perlengkapan Utama Pcs
28 Back Drop Perlengkapan Utama Set
29 Header Stage Perlengkapan Utama Set
30 Photo Booth Perlengkapan Utama Set
31 Panggung Mini Perlengkapan Utama Unit
32 Tenda Sarnafil Perlengkapan Utama Unit
Perlengkapan Tambahan
33 AC Standing Floor Perlengkapan Tambahan Unit
34 Kipas Blower Perlengkapan Tambahan Unit
35 Ambulace Perlengkapan Tambahan Unit
36 Papan Penunjuk Arah Perlengkapan Tambahan Pcs
37 Vinyl Perlengkapan Tambahan Set
38 Karpet Perlengkapan Tambahan Unit
39 Tiket Perlengkapan Tambahan Pcs
40 Kupon Undian Perlengkapan Tambahan Pcs
41 Kupon Snack Perlengkapan Tambahan Pcs
42 Trash Bag (Plastik Sampah) Perlengkapan Tambahan Pax
43 Balon Perlengkapan Tambahan Pax
44 Bendera Start Perlengkapan Tambahan Unit
45 Dummy Hadiah Perlengkapan Tambahan Set
46 Mockup Perlengkapan Tambahan set
47 Cetak Undangan Perlengkapan Tambahan Pcs
48 Cetak Brosur Perlengkapan Tambahan Pcs
49 Cetak Poster Perlengkapan Tambahan Pcs
50 Handy Talky Perlengkapan Tambahan Unit
Pengisi Acara / Talent
51 Master of Ceremony (MC) Pengisi Acara / Talent Pers
52 Instruktur Zumba Pengisi Acara / Talent Pers
53 Band Pengisi Acara / Talent pers
54 DJ Pengisi Acara / Talent Pers
55 Penari / Dancer Pengisi Acara / Talent Pers
Lanjutan
57 Tim Medis Pengisi Acara / Talent Pers
58 Moderator Pengisi Acara / Talent Pers
59 Tim Running Pengisi Acara / Talent Pers
60 Narasumber Pengisi Acara / Talent Pers
Doumentasi
61 Dokumentasi Dokumentasi Set
62 Fotografer Dokumentasi Pers
63 Videografer Dokumentasi Pers
Promosi
64 Poster Promosi Pcs
65 Brosur Promosi Pcs
66 Iklan di Koran Promosi Pcs
67 Iklan di sosial media Promosi Pcs
68 Promosi di radio Promosi Pcs
69 Iklan di TV Promosi Pcs
70 Advertorial sebelum acara Promosi Pcs
Produksi
71 Cetak Spanduk Produksi Pcs
72 Cetak Brosur Produksi Pcs
73 T Banner Produksi Pcs
74 X banner Produksi Pcs
75 Stand Foto Booth Produksi Set
76 Jasa Pasang Produksi Pers
Hadiah
77 Sepeda Motor Hadiah Unit
78 Sepeda Hadiah Unit
79 Kulkas Hadiah Unit
80 Dispenser Hadiah Unit
81 MesinCuci Hadiah Unit
82 Hand Phone Hadiah Unit
Konsumsi Peserta
83 Air Mineral Botol Konsumsi Pseserta Pax
84 Snack Peserta Konsumsi Pseserta Pax
85 Makan Siang Peserta Konsumsi Pseserta pax
Konsumsi Panitia
86 Air Mineral Gelas Konsumsi Panitia pax
87 Air Mineral Botol Konsumsi Panitia pax
88 Snack Panitia Konsumsi Panitia pax
89 Makan Panitia Konsumsi Panitia pax
2) Catatan Akuntansi yang disarankan
Catatan akuntansi yang digunakan masih belum lengkap dikarekan tidak adanya laporan dafar anggaran, laporan daftar klien dan laporan daftar acara. Catatan akuntansi yang ada hanya kumpulan beberapa file anggaran biaya kegiatan yang sudah dibuat sebelumnya. Oleh karena itu penulis menyarankan dibuatnya laporan daftar acara, laporan daftar anggaran, laporan anggaran serta laporan daftar klien.
3) Bagan Alir Dokumen
Bagan alir dokumen program aplikasi penganggaran biaya kegiatan yang disarankan penulis adalah sebagai berikut:
Gambar 4. 4 Bagan Alir Dokumen Penganggaran Biaya Kegiatan yang di Sarankan
Berdasarkan bagan alir dokumen proses pengangaran biaya kegiatan pada Compass Communication - PT Borneo Komunika Media Banjarmasin dijelaskan sebagai berikut: a) Klien
a) Memberitahukan kepada pihak penyelenggara kegiatan bahwa mereka membuka lelang untuk bekerjasama dalam menyelenggarakan kegiatan tertentu dengan cara mengirimkan surat undangan pelelangan yang diterima oleh HR GA Finance. b) setelah mengirimkan surat undangan pelelangan
kemudian klien menerima surat pengantar dan konsep serta anggaran biaya kegiatan kemudian dilanjutkan dengan tahap presentasi konsep serta anggaran biaya kegiatan.
c) Apabila konsep dan anggaran biaya kegiatan tidak disetujui maka proses dianggap selesai. Apabila konsep dan anggaran biaya kegiatan di setujui maka penyelenggara kegiatan tersebut dipilih sebagai mitra kerja dalam penyelenggaraan kegiatan yang akan dilaksanakan.
d) Membuat surat penunjukan sebanyak dua rangkap, satu rangkap surat penunjukan sebagai kontrak kerjasama yang akan dikirimkan kepada pihak penyelenggara kegiatan, sedangkan satu rangkapnya lagi akan diarsipkan.
b) HR GA Finance
(1) Menerima surat undangan pelelangan dari pihak klien (2) Mendata klien untuk dimasukan kedalam database data
klien seperti identitas klien dan identitas acara yang akan diselenggarakan, kemudian memasukannya ke dalam database.
(3) Membuat anggaran biaya kegiatan dan Menetukan konsep acara serta membuat surat pengantar sesuai dengan kegiatan yang akan dilaksanakan klien, kemudian mengirimkan konsep acara dan anggaran biaya kegiatan kepada Direktur untuk di setujui. (4) Apabila konsep acara serta anggaran biaya kegiatan
telah disetujui oleh direktur maka akan berlanjut pada proses berikutnya, sedangkan apabila Direktur tidak menyetujui konsep acara dan anggaran biaya kegiatan maka kembali akan menginstruksikan HR GA Finance untuk memperbaiki konsep serta anggaran biaya kegiatan.
(5) konsep acara serta anggaran biaya kegiatan yang sudah disetujui oleh Direktur kemudian HR GA Finance akan mengimkan surat pengantar, konsep dan anggaran biaya kegiatan kepada pihak klien sekaligus mempresentasikan konsep serta anggaran biaya kegiatan yang sudah dibuat.
c) Direktur
(1) menerima konsep serta anggaran biaya kegiatan dari HR GA Finance. Apabila konsep serta anggaran biaya kegiatan disetujui maka akan berlanjut pada proses berikutnya dengan menandatangani surat pengantar, sedangkan apabila Direktur tidak menyetujui konsep dan anggaran biaya kegiatan maka kembali akan menginstruksikan HR GA Finance untuk memperbaiki konsep serta anggaran biaya kegiatan.
(2) Apabila klien menyetujui konsep serta anggaran biaya kegiatan yang diajukan maka klien akan mengirimkan surat penujukan kepada Direktur.
7) Sistem pengendalian internal yang disarankan
Sistem pengendalian internal yang disarankan pada Compass Communication - PT Borneo Komunika Media Banjarmasin antara lain :
a) Organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas
Unsur pokok sistem pengendalian internal dalam perancangan organisasi yang dijalankan oleh Compass Communication - PT Borneo Komunika Media Banjarmasin memisahkan fungsi dari setiap karyawan yang terkait.
b) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
a) Penganggaran biaya kegiatan diotorisasi oleh bagian HR GA Finance.
b) Prosedur pencatatan menggunakan program aplikasi penganggaran biaya kegiatan menggunakan PHP untuk menghasilkan laporan secara terkomputerisasi dengan sajian informasi yang akurat dengan tingkat kecermatan dan efisiensi terhadap penampilan informasi.
c) Praktik yang sehat dalam menjalankan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
Praktik yang sehat dalam melaksanakann tugas dan fungsi setiap unit organisasi yang disarankan adalah:
(1) Menggunakan anggaran biaya kegiatan bernomor anggaran agar laporan dapat dipertanggungjawabkan. (2) Melakukan pencocokan pengeluaran biaya kegiatan dengan yang tertera di anggaran biaya kegiatan agar Direktur bisa mencek kesesuaian biaya yang akan dikeluarkan.
d) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya Karyawan yang bekerja di Compass Communication - PT Borneo Komunika Media Banjarmasin sudah sesuai dengan mutu dan pendidikannya, dapat melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas, wewenang dan tanggung jawab yang diberikan oleh Direktur.
b. Program Aplikasi Pengangaran Biaya Kegiatan pada Compass Communication - PT Borneo Komunika Media Banjarmasin yang Disarankan
1) Sistem Basis Data
Sistem basis data merupakan kumpulan dari data-data yang saling terhubung. Merancang basis data dibutuhkan teknik normalisasi. Normalisasi digunakan agar sistem basis data lebih optimal dan efisien, serta dapat memberikan data yang diharapkan. Tahap normalisasi yang digunakan antara lain: a) Unnormalize
Bentuk ini didapat dari dokumen yang ada dilapangan atau manual dengan atribut bukan nilai sederhana atau format yang beraneka ragam serta masih terdapat duplikasi atau pengulangan data. Tahap ini penulis mencantumkan semua field yang diperoleh dari dokumen yang ada dilapangan yang akan digunakan dalam merancang sistem penganggaran biaya kegiatan pada Compass Communication - PT Borneo Komunika Media Banjarmasin adalah sebagai berikut:
Tabel 4.2 Tabel Unnormalize No. Nama Field 1 Nama (acara) 2 Item
Lanjutan 4 Hari 5 Kuantitas 6 Satuan 7 Harga_satuan 8 Harga_total Sumber : Penulis, 2020 b) Normalisasi Pertama (1NF)
Normalisasi pertama (1NF) merupakan suatu nilai untuk semua atribut yang tidak bisa dibagi lagi menjadi unit yang lebih kecil dan nilai berulang, atau bisa disebut dengan anatomik.
Tabel 4.3 Tabel 1NF
No. Nama Field No. Nama Field 1 nama (acara) 14 Kuantitas 2 Tanggal_mulai 15 Deskripsi_item 3 Tanggal_selesai 16 No_anggaran 4 Tempat 17 Tanggal_dibuat 5 Deskripsi_acara 18 Urutan_no_anggaran 6 Jenis_acara 19 Nama_klien
7 Deskripsi_jenis_acara 20 Alamat (klien) 8 Nama_item 21 Telepon (klien) 9 Satuan_item 22 Username 10 Jenis_item 23 Password 11 Deskripsi_jenis_item 24 Karyawan 12 Harga 25 Jabatan 13 Estimasi_hari 26 Sumber : Penulis, 2020 c) Normalisasi Kedua (2NF)
Normalisasi kedua (2NF) semua atribut utama harus bergantung fungsional penuh pada kunci relasi serta harus telah berbentuk normal pertama (1NF).
Tabel 4.4 Tabel Acara 2NF
No Nama Field Type data
1 Id Int (11) 2 Nama_acara Varchar (50) 3 Tanggal_mulai Date 4 Tanggal_selesai Date 5 Tempat Varchar (50) 6 Deskripsi_acara Text 7 jenis_acara Varchar (30) 8 deskripsi_jenis_acara Text Sumber : Penulis,2020
Tabel 4.5 Tabel Item 2NF
No. Nama Field Type data
1 Id Int (11) 2 Nama_item Varchar (30) 3 Satuan_item Varchar (20) 4 Jenis_item Varchar (30) 5 Deskripsi_jenis_item Text Sumber : Penulis,2020
Tabel 4.6 Tabel Klien 2NF
No Nama Field Type Data
1 Id Int (11)
2 Nama_klien Varchar (50)
3 Alamat Text
4 Telpon Varchar (20)
Sumber : Penulis,2020
Tabel 4.7 Tabel Anggaran
No Nama Field Type Data
1 Id Int (11) 2 No_anggaran Varchar (30) 3 Tanggal_dibuat Date 4 No_urut_anggaran Int (11) 5 Harga Int (11) 6 Estimasi_hari Int (11) 7 Kuantitas Int (11) 8 Deskripsi_item Text Sumber : Penulis,2020
Tabel 4.8 Tabel Pengguna 2NF
No. Nama Field Type data
1 Id Int (11) 2 Username Varchar (30) 3 Password Text 4 Karyawan Text 5 Jabatan Text Sumber : Penulis, 2020 d) Normalisasi Ketiga (3NF)
Relasi tidak boleh bergantung fungsional pada atribut bukan utama. Bentuk normal 3NF terpenuhi jika telah memenuhi bentuk 2NF, dan jika tidak ada atribut non primary key (biasa) yang memiliki ketergantungan terhadap atribut non primary key (biasa) yang lainnya.
Tabel 4.9 Tabel Acara 3NF
No Nama Field Type data
1 Id Int (11) 2 Nama_acara Varchar (50) 3 Jenis_acara_id Int (11) 4 Tanggal_mulai Date 5 Tanggal_selesai Date 6 Tempat Varchar (50) 7 Deskripsi_acara Text 8 Klien_id Int (11) Sumber : Penulis,2020
Tabel 4.10 Tabel Jenis Acara 3NF
No. Nama Field Type data
1 Id Int (11)
2 jenis_acara Varchar (30)
3 deskripsi_jenis_acara Text
Sumber : Penulis,2020
Tabel 4.11 Tabel Item 3NF
No. Nama Field Type data
1 Id Int (11)
2 Nama_item Varchar (30)
3 Jenis_item_id Int (11)
4 Satuan_item Varchar (20)
Tabel 4.12 Tabel jenis_item 3NF
No. Nama Field Type Data
1 Id Int (11)
2 Jenis_item Varchar (30)
3 Deskripsi_jenis_item Text
Sumber : Penulis,2020
Tabel 4.13 Tabel Klien 3NF
No Nama Field Type Data
1 Id Int (11)
2 Nama_klien Varchar (50)
3 Alamat Text
4 Telpon Varchar (20)
Sumber : Penulis,2020
Tabel 4.14 Tabel Anggaran_header 3NF
No Nama Field Type Data
1 Id Int (11) 2 No_anggaran Varchar (30) 3 Acara_id Int (11) 4 Pengguna_id Int (11) 5 Tanggal_dibuat Date 6 No_urut_anggaran Int (11) Sumber : Penulis,2020
Tabel 4.15 Tabel Anggaran_detail 3NF
No Nama Field Type data
1 Id Int (11) 2 Anggaran_header_id Int (11) 3 Item_id Int (11) 4 Harga Int (11) 5 Estimasi_hari Int (11) 6 Kuantitas Int (11) 7 Deskripsi_item Text Sumber : Penulis,2020
Tabel 4.16 Tabel Pengguna 3NF
No. Nama Field Type data
1 Id Int (11) 2 Username Varchar (30) 3 Password Text 4 Karyawan Text 5 Jabatan Text Sumber : Penulis, 2020
Berikut merupakan hasil normalisasi bentuk ketiga (3NF) pada program aplikasi penganggaran biaya kegiatan pada Compass Communication – PT Borneo Komunika Media Banjarmasin:
Gambar 4. 5 Relasi Antar Tabel Sumber: Penulis, 2020 2) Entity Relasionship Diagram (ERD)
Penulis merancang Entity Relasionship Diagram (ERD) yang merupakan kumpulan komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang dilengkapi dengan atribut-atribut yang menggambarkan seluruh keadaan yang sebenarnya pada perancangan sistem basis data pada program aplikasi penganggaran biaya kegiatan, yang dapat dilihat pada gambar berikut:
Gambar 4. 6 Entity Relational Diagram (ERD) Sumber: Penulis, 2020
Berikut penjelasan derajat kardinalitas dari setiap entitas diatas: a) Entitas jenis_acara memiliki hubungan kardinalitas 1 to M dengan entitas acara dimana pada satu jenis acara dapat memiliki banyak acara.
b) Entitas Klien memiliki hubungan kardinalitas 1 to M dengan entitas acara dimana pada satu klien dapat memiliki banyak acara.
c) Entitas acara memiliki hubungan kardinalitas 1 to 1 dengan entitas anggaran_header dimana pada satu acara dapat memiliki satu anggaran header.
d) Entitas pengguna memiliki hubungan kardinalitas 1 to M dengan anggaran_header dimana pada satu pengguna dapat memiliki banyak anggaran header.
e) Entitas anggaran_header memiliki hubungan kardinalitas 1 to M dengan anggaran_detail dimana pada satu anggaran header dapat berisi banyak anggaran detail.
f) Entitas anggaran_detail memiliki hubungan kardinalitas M to M dengan entitas item dimana ada banyak anggaran detail dapat memiliki banyak item.
g) Entitas jenis_item memiliki hubungan kardinalitas 1 to M dengan entitas item dimana pada satu jenis item dapat memiliki banyak item.
3) Relasi
Penjelasan dari gambar relasi antar tabel diatas adalah sebagai berikut:
a) Tabel acara
Tabel acara adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan dan menambahkan acara. Tabel ini memiliki relasi many to one dengan tabel jenis_acara dengan field kunci id dan tabel klien dengan field kunci id, serta memiliki relasi one to one dengan tabel anggaran_header dengan field kunci id. Hal ini berarti bahwa satu jenis_acara_id mempunyai banyak acara di tabel acara sedangkan satu anggaran_header_id mempunyai satu acara di tabel acara.
Nama tabel : acara Kunci utama : id Jumlah field : 8
Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data acara
Tabel 4.17 Tabel Acara
No. Nama Field Tipe Data (Ukuran)
1 Id Int (11) 2 Nama Varchar (50) 3 Jenis_acara_id Int (11) 4 Tanggal_mulai Date 5 Tanggal_selesai Date 6 Tempat Varchar (50) 7 Deskripsi_acara Text 8 Klien_id Int (11)
b) Tabel jenis acara
Tabel jenis acara adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan dan menambahkan jenis acara. Tabel ini memiliki relasi one to many dengan tabel acara dengan field kunci id. Hal ini berarti bahwa satu data jenis_acara_id mempunyai banyak acara di tabel acara. Nama tabel : jenis_acara
Kunci utama : id Jumlah field : 3
Fungsi : Di guna kan un tuk men yimpan da ta Jenis acara
Tabel 4.18 Tabel Jenis Acara
No. Nama Field Tipe Data (Ukuran)
1 Id Int (11)
2 Jenis_acara Varchar (30)
3 Deskripsi_jenis_acara Text
Sumber: Dibuat oleh penulis
c) Tabel item
Tabel item adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan dan menambahkan item. Tabel ini memiliki relasi many to one dengan tabel jenis_item dengan field kunci id dan memiliki relasi one to many dengan tabel anggaran_detail dengan field kunci id. Hal ini berarti bahwa satu jenis_item_id mempunyai banyak item di tabel item dan satu item_id mempunyai banyak anggaran_detail di tabel anggaran_detail.
Nama tabel : item Kunci utama : id Jumlah field : 4
Tabel 4.19 Tabel Item
No. Nama Field Tipe Data (Ukuran)
1 Id Int (11)
2 Nama_item Varchar (30)
3 Jenis_item_id Int (11)
4 Satuan_item Varchar (20)
Sumber: Dibuat oleh penulis d) Tabel jenis item
Tabel jenis item adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan dan menambahkan jenis item. Tabel ini memiliki relasi one to many dengan tabel item dengan field kunci id. Hal ini berarti bahwa satu data jenis_item_id mempunyai banyak item di tabel item. Nama tabel : jenis_item
Kunci utama : id Jumlah field : 3
Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data Jenis item
Tabel 4.20 Tabel Jenis Item
No. Nama Field Tipe Data (Ukuran)
1 Id Int (11)
2 Jenis_item Varchar (30)
3 Deskripsi_jenis_item Text
Sumber: Dibuat oleh penulis e) Tabel klien
Tabel klien dipakai untuk menyimpan dan menambahkan klien. Tabel ini memiliki relasi one to many dengan tabel acara dengan field kunci id dan tabel ruangan dengan field kunci id. Hal ini berarti bahwa satu data klien_id memiliki banyak acara di tabel acara.
Nama tabel : klien Kunci utama : id Jumlah field : 4
Tabel 4.21 Tabel Klien
No. Nama Field Tipe Data (Ukuran)
1 Id Int (11)
2 Nama_klien Varchar (50)
3 Alamat Text
4 Telpon Varchar (20)
Sumber: Dibuat oleh penulis
f) Tabel anggaran header
Tabel anggaran header adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan dan menambahkan anggaran header. Tabel ini memiliki relasi one to one dengan tabel acara dengan field kunci id dan memiliki relasi many to one dengan tabel pengguna dengan field kunci id serta memiliki relasi one to many dengan tabel anggaran_detail dengan field kunci id. Hal ini berarti bahwa satu anggaran_header_id mempunyai satu acara di tabel acara dan satu pengguna_id mempunyai banyak anggaran_header_id di tabel anggaran_header serta satu data anggaran_header_id mempunyai banyak anggaran_detail_id di tabel anggaran_detail.
Nama tabel : anggaran_header Kunci utama : id
Jumlah field : 6
Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data anggaran header
Tabel 4.22 Tabel Anggaran Header
No. Nama Field Tipe Data (Ukuran)
1 Id Int (11) 2 No_anggaran Varchar (30) 3 Acara_id Itn (11) 4 Pengguna_id Int (11) 5 Tanggal_dibuat Date 6 Urutan_no_anggaran Int (11)
g) Tabel anggaran detail
Tabel anggaran detail adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan dan menambahkan anggaran detail. Tabel ini memiliki relasi many to One dengan tabel Anggaran_header dengan field kunci id dan relasi many to many dengan tabel item. Hal ini berarti bahwa satu data anggaran_header_id mempunyai banyak data angaran_detail_id di tabel anggaran_detail dan banyak data item_id mempunyai banyak anggaran_detail_id di tabel di tabel anggaran_detail.
Nama tabel : anggaran_detail Kunci utama : id
Jumlah field : 5
Fungsi : Untuk menyimpan data anggaran detail
Tabel 4.23 Tabel Anggaran Detail
No. Nama Field Tipe Data (Ukuran)
1 Id Int (11) 2 Anggaran_header_id Int (11) 3 Item_id Itn (11) 4 Harga Int (11) 5 Estimasi_hari Int (11) 6 Kuantitas Int (11) 7 Deskripsi_item Text
Sumber: Dibuat oleh penulis
h) Tabel pengguna
Tabel pengguna adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan dan menambahkan data pengguna. Tabel ini memiliki relasi one to many dengan tabel anggaran_header dengan field kunci id dan tabel ruangan dengan field kunci id. Hal ini berarti bahwa satu jenis kelompok_aset_id mempunyai banyak anggaran_header_id di tabel anggaran_header.
Kunci utama : id Jumlah field : 5
Fungsi : Untuk menyimpan data pengguna
Tabel 4.24 Tabel pengguna
No. Nama Field Tipe Data (Ukuran)
1 Id Int (11)
2 Username Varchar (30)
3 Password Text
4 Karyawan Text
5 Jabatan Text
Sumber: Dibuat oleh penulis
4) Data Flow Diagram (DFD) a) Diagram Jenjang
Diagram jenjang adalah kumpulan komponen alat perancangan sistem yang dapat mengambarkan seluruh proses yang terdapat pada suatu aplikasi tertentu dengan jelas dan terstruktur. Dalam membuat program aplikasi penganggaran biaya kegiatan maka diagram jenjang yang dibuat oleh penulis adalah sebagai berikut:
Gambar 4.7 Data Flow Diagram Jenjang Sumber : Dibuat oleh penulis
b) Diagram Konteks
Diagram konteks dapat menggambarkan bahwa bagian apa saja yang berhubungan dengan sistem program aplikasi penganggaran biaya kegiatan. Dalam program aplikasi penganggaran biaya kegiatan bagian yang terlibat adalah HR GA Finance dan Direktur. HR GA Finance yang bertugas untuk memasukkan data klien, data acara, data anggaran header dan data rincian item biaya anggaran sesuai dengan dokumen transaksi untuk diproses ke dalam program aplikasi penganggaran biaya kegiatan. Sehingga dapat menghasilkan laporan daftar acara, laporan daftar anggaran, laporan anggaran serta laporan daftar klien. Laporan anggaran dan laporan daftar acara akan diserahkan ke Direktur.
Gambar 4.8 Data Flow Diagram Konteks Sumber : Dibuat oleh penulis
c) DFD Level 0 (Nol)
Selanjutnya digambarkan DFD Level 0 untuk menggambarkan sistem secara terinci yang berisikan proses nomor 1 (satu) untuk input data, proses nomor 2 (dua) untuk transaksi dan proses nomor 3 (tiga) untuk laporan, gambar DFD level 0 dari Sistem penganggaran biaya kegiatan adalah sebagai berikut:
Gambar 4.9 Data Flow Diagram Level 0 Sumber : Dibuat oleh penulis
d) DFD Level 1
Langkah berikutnya menggambarkan DFD untuk level berikutnya. Semua DFD level 1 ini harus digambarkan seluruhnya, entitas yang digambarkan pada masingnya sesuai dengan kebutuhan masing-masing level 1 tersebut, gambar DFD level 1 dari Sistem penganggaran biaya kegiatan adalah sebagai berikut:
Gambar 4.10 Data Flow Diagram Level 1 Sumber : Dibuat oleh penulis
5) Desain Interface Menggunakan PHP a) Form login
Form login merupakan halaman pertama yang ditampilkan saat program aplikasi dijalankan, dan untuk bisa masuk ke dalam program aplikasi maka pengguna harus memasukkan username (nama pengguna) dan password (kata sandi) terlebih dahulu. Berikut tampilan form login:
Gambar 4.11 Form Login Sumber : Dibuat oleh penulis b) Beranda
Beranda merupakan tampilan yang muncul pertama kali setelah proses login dilakukan. Lalu, di bagian samping terdapat berbagai macam menu untuk berbagai macam proses yang ingin dilakukan. Pada bagian beranda terdapat dua jenis tampilan tergantung jabatan apa yang sedang mengaksesnya. Apabila jabatan HR GA Finance sedang login makan tampilan yang berbeda adalah side bar menu tidak ada menu pengguna karena jabatan HR GA tidak memiliki hak akses untuk menambah pengguna aplikasi dan pada bagian konten akan muncul notifikasi berwarna kuning yang berisi anggaran yang
belum di selesaikan hal tersebut selaras dengan tugas HR GA Finance untuk menyelesaikan proses penganggaran. Apabila jabatan Direktur sedang login makan tampilan yang berbeda adalah side bar menu akan muncul menu pengguna karena jabatan Direktur memiliki hak akses untuk menambah pengguna aplikasi dan pada bagian konten akan muncul notifikasi berwarna hijau yang berisi anggaran yang sudah di selesaikan sebagai laporan. Berikut tampilan beranda utama:
Gambar 4.12 Beranda Untuk HR GA Finance Sumber : Dibuat oleh penulis
Gambar 4.13 Beranda Untuk Direktur Sumber : Dibuat oleh penulis
c) Klien
Menu klien memuat data daftar klien yang sudah ada dan pengguna aplikasi bisa menambahkan data klien baru.
a) Daftar klien
Daftar klien memuat data klien dengan rincian nama klien, alamat serta nomor teleponnya. Daftar klien digunakan untuk melihat data klien yang sudah didaftarkan yang bisa digunakan untuk melihat alamat kantor maupun nomor teleponnya apabila ada keperluan terhadap klien tersebut. Pada daftar klien ada dua tampilan tergantung jabatan apa yang sedang mengaksesnya, apabila tampilan daftar klien diakses oleh jabatan HR GA Finance maka ada tombol untuk menambahkan klien serta tombol edit dan hapus sedangkan apabila halaman daftar klien diakses oleh Direktur maka tidak bisa menambah klien baru atau merubah serta menghapus dan hanya bisa melihat daftar klien yang sudah ada. Berikut adalah tampilan halaman daftar klien:
Gambar 4.14 Daftar Klien untuk HR GA Finance Sumber : Dibuat oleh penulis
Gambar 4.15 Daftar Klien untuk Direktur Sumber : Dibuat oleh penulis
b) Form klien
Form tambah klien adalah tampilan untuk memasukan data klien yang ingin didaftarkan, dimulai dari pilih tombol pada tambah klien pada bagian samping kanan atas, kemudian akan muncul form untuk diisi sesuai dengan data klien yang ingin didaftarkan, apabila data sudah terisi semua maka pilih tombol simpan untuk menyimpan data.
Gambar 4.16 Form Klien Sumber : Dibuat oleh penulis
d) Acara
Pada menu acara terdapat pilihan daftar acara dan jenis acara. Pada daftar acara menampilkan data acara apa saja yang sudah terdaftar sedangkan pada menu jenis acara memuat data berbagai jenis acara untuk mengklasifikasikan acara sesuai dengan jenisnya. setiap data bisa ditambahkan, diubah dan dihapus. Daftar acara a) Daftar Acara
Pada halaman daftar acara menampilkan data acara apa saja yang sudah terdaftar dengan menampilkan data nama acara, jenis acara, tanggal mulai hingga selesai, penjelasan singkat tentang acara dalam deskripsi serta data klien yang ingin mengadakan acara. Pada halaman daftar acara ada dua tampilan tergantung jabatan apa yang sedang mengaksesnya, apabila tampilan daftar acara diakses oleh jabatan HR GA Finance maka ada tombol untuk menambahkan acara serta tombol edit dan hapus sedangkan apabila halaman daftar acara diakses oleh Direktur maka tidak bisa menambah acara baru atau merubah serta menghapus dan hanya bisa melihat daftar acara yang sudah ada.
Gambar 4.17 Daftar Acara untuk HR GA Finance Sumber : Dibuat oleh penulis
Gambar 4.18 Daftar Acara untuk Direktur Sumber : Dibuat oleh penulis
b) Form tambah acara
Form tambah acara adalah tampilan untuk memasukan data cara yang ingiin didaftarkan, dimulai dari pilih tombol pada tambah acara pada bagian samping kanan atas, kemudian akan muncul form untuk diisi sesuai dengan data acara yang ingin didaftarkan, apabila data sudah terisi semua maka pilih tombol simpan untuk menyimpan data.
Gambar 4.19 Form Tambah Acara Sumber : Dibuat oleh penulis
c) Daftar jenis acara
Daftar jenis acara digunakan untuk melihat jenis acara agar dapat mengklasifikasi acara yang akan didaftarkan. Daftar jenis acara dilengkapi dengan deskripsi untuk membantu pengguna aplikasi dalam menggolongkan jenis acara apa yang akan di daftarkan. Pada halaman daftar jenis acara ada dua tampilan tergantung jabatan apa yang sedang mengaksesnya, apabila tampilan jenis daftar acara diakses oleh jabatan HR GA Finance maka ada tombol untuk menambahkan jenis acara serta tombol edit dan hapus sedangkan apabila halaman daftar jenis acara diakses oleh Direktur maka tidak bisa menambah jenis acara baru atau merubah serta menghapus dan hanya bisa melihat daftar jenis acara yang sudah ada. Berikut adalah tampilan halaman daftar jenis acara:
Gambar 4.20 Daftar Jenis Acara HR GA Finance Sumber : Dibuat oleh penulis
Gambar 4.21 Daftar Jenis Acara direktur Sumber : Dibuat oleh penulis
d) Form jenis acara
Form jenis acara adalah desain masukan untuk menyimpan data jenis acara apabila dimasa yang akan datang pengguna aplikasi ingin menambahkan jenis acara sesuai dengan perkembangannya.
Gambar 4.22 Form Jenis Acara Sumber : Dibuat oleh penulis
e) Anggaran
Pada menu anggaran, terdapat tiga bagian yaitu daftar anggaran, item anggaran dan jenis item. Ketiga bagian ini memiliki fungsinya masing-masing.
a) Daftar Anggaran
Daftar anggaran memuat halaman daftar anggaran yang sudah diisi atau pun yang belum di isi rincian biayanya, yang dapat dilihat dari tombol paling kanan yang menandakan statusnya, apabila tombol berwarna kuning artinya anggaran belum selesai serta belum mempunyai nomor angggaran, sedangkan untuk status anggaran yang sudah selesai diisi rinciannya serta sudah mendapatkan nomor anggaran maka tombol akan berubah menjadi warna hijau. Untuk melihat rincian biaya anggaran maka pengguna akan menekan tombol hijau kuning, apabila pengguna ingin melihat rincian biaya anggaran yang sudah dibuat maka pengguna menekan tombol kuning atau hijau serta menekan tombol abu-abu apabila ingin mencetaknya. Status anggaran bisa dijuga dibedakan menjadi disetujui dan belum disetujui oleh klien, yang bisa dilhat pada indikator disetujui berwara biru sedangkan warna merah untuk anggaran yang belum atau tidak disetujui.
Gambar 4.23 Daftar Anggaran Sumber : Dibuat oleh penulis
b) Anggaran biaya kegiatan
Anggaran biaya kegiatan adalah daftar rincian biaya kegiatan yang sudah disimpan yang terbagi menjadi dua bagian yaitu anggaran header (kepala) dan angaran detail (rincian). Annggaran header memuat data acara seperti nama acara, waktu pelaksanaan, tempat pelaksanaan dan lain-lain, sedangkan anggaran detail memuat data daftar biaya yang akan dikeluarkan dalam melaksanakan kegiatan yang berisisi data nama biaya, lama penggunaan, satuan, kuantitas, harga kemudian harga total serta keterangan. Pada halaman anggaran biaya kegiatan ada dua tampilan tergantung jabatan apa yang sedang mengaksesnya, apabila anggaran biaya kegiatan diakses oleh jabatan HR GA Finance maka ada tombol untuk menambahkan rincian item biaya serta tombol edit dan hapus sedangkan apabila anggaran biaya kegiatan diakses oleh Direktur maka tidak bisa menambah rincian item biaya baru atau merubah serta menghapus dan hanya bisa melihat anggaran biaya kegiatan yang sudah ada.
Gambar 4.24 Anggaran Biaya kegiatan untuk HR GA Sumber : Dibuat oleh penulis
Gambar 4.25 Anggaran Biaya kegiatan untuk Direktur Sumber : Dibuat oleh penulis
c) Form rincian anggaran
Untuk membuka form rincian item biaya anggaran pengguna harus menekan tombol biru bertuliskan item, kemudian form akan muncul. Form rincian item biaya anggaran merupakan desain masukan untuk menambahkan data anggaran detail sesuai dengan anggaran header-nya. Data yang dimasukan seperti nama biaya (Item), estimasi waktu penggunaan, kuantitas, harga satuan dan keterangan. Apabila sudah terisi tekan tombol simpan untuk menyimpan datanya.
Gambar 4.26 Form Rincian Item Biaya Anggaran Sumber : Dibuat oleh penulis
d) Cetak anggaran
Pada halaman daftar anggaran terdapat pilihan tombol warna abu-abu paling kanan, tombol tersebut digunakan untuk mencetak anggaran biaya kegiatan, yang dapat dilihat pada gambar berikut:
Gambar 4.27 Halaman Cetak Anggaran Sumber : Dibuat oleh penulis
Gambar 4.28 Cetak Anggaran Sumber : Dibuat oleh penulis
e) Daftar item anggaran
Daftar item biaya anggaran merupakan halaman yang bersi data apa saja rincian biaya dalam melaksanakan kegiatan. Daftar ini berisi data rincian item biaya anggaran yang dapat ditampilkan berdasarkan golongannya, dengan rincian nama item,
jenis item serta satuannya. Pada daftar item biaya anggaran ada dua tampilan tergantung jabatan apa yang sedang mengaksesnya, apabila tampilan daftar item biaya anggaran diakses oleh jabatan HR GA Finance maka ada tombol untuk menambahkan item biaya serta tombol edit dan hapus sedangkan apabila halaman daftar item biaya anggaran diakses oleh Direktur maka tidak bisa menambah item biaya baru atau merubah serta menghapus dan hanya bisa melihat daftar item biaya anggaran yang sudah ada. Berikut adalah tampilan halaman daftar item biaya anggaran:
Gambar 4.29 Daftar Item Anggaran HR GA Finance Sumber : Dibuat oleh penulis
Gambar 4.30 Daftar Item Anggaran Direktur Sumber : Dibuat oleh penulis
f) Form item
Form item biaya digunakan untuk menambahkan data item biaya, pengguna harus menekan tombol item berwarna biru pada bagian kanan atas layar, kemudian akan muncul desain masukan untuk memasukan data item biaya yaitu nama item, jenis item serta satuannya.
Gambar 4.31 Form Item Sumber : Dibuat oleh penulis
g) Daftar jenis item
Daftar jenis item digunakan untuk melihat jenis item, serta untuk mengklasifikasi item yang akan didaftarkan. Daftar jenis item dilengkapi dengan deskripsi untuk membantu pengguna aplikasi dalam menggolongkan jenis item apa yang akan didaftarkan. Pada halaman daftar jenis item ada dua tampilan tergantung jabatan apa yang sedang mengaksesnya, apabila tampilan daftar jenis item diakses oleh jabatan HR GA Finance maka ada tombol untuk menambahkan jenis item serta tombol edit dan hapus sedangkan apabila halaman daftar jenis item diakses oleh Direktur maka tidak bisa menambah jenis item
baru atau merubah serta menghapus dan hanya bisa melihat daftar jenis item yang sudah ada. Berikut adalah tampilan halaman daftar jenis item:
Gambar 4.32 Daftar Jenis Item HR GA Finance Sumber : Dibuat oleh penulis
Gambar 4.33 Daftar Jenis Item Direktur Sumber : Dibuat oleh penulis
h) Form jenis item
Form jenis item adalah desain masukan untuk menyimpan data jenis item apabila dimasa yang akan datang pengguna ingin menambahkan jenis item yang baru sesuai dengan perkembangannya
Gambar 4.34 Form Jenis Item Sumber : Dibuat oleh penulis
f) Laporan
Menu laporan adalah menu yang memuat laporan anggaran, laporan daftar acara serta laporan klien.
a) Laporan daftar anggaran
Laporan daftar anggaran memuat anggaran apa saja yang sudah selesai dan disetuji oleh direktur, daftar ini berisi data nama kegiatan, tanggal pelaksaan, tempat, klien serta statusnya.
Gambar 4.35 Laporan Daftar Anggaran Sumber : Dibuat oleh penulis
Gambar 4.36 Halaman Cetak Laporan Daftar Anggaran
Sumber : Dibuat oleh penulis
Gambar 4.37 Cetak Laporan Daftar Anggaran Sumber : Dibuat oleh penulis
b) Anggaran biaya kegiatan
Anggaran biaya kegiatan adalah laporan daftar rincian biaya yang harus di keluarkan dalam melaksanakan suatu acara, untuk menampilkan anggaran biaya kegiatan pengguna aplikasi cukup menekan nama anggran pada laporan daftar anggaran kemudian akan muncul laporan angaran biaya kegiatan yang dapat dilihat pada gambar berikut
Gambar 4.38 Anggaran Biaya Kegiata Sumber : Dibuat oleh penulis
Gambar 4.39 Halaman Cetak Anggaran Biaya Kegiatan
Sumber : Dibuat oleh penulis
Gambar 4.40 Cetak Anggaran Biaya Kegiatan Sumber : Dibuat oleh penulis
c) Laporan daftar acara
Laporan daftar acara memuat acara apa saja yang sudah didaftarkan, daftar ini berisi data nama kegiatan, tanggal mulai dan selesai tempat pelaksaan, deskripsi acara, serta klien.
Gambar 4.41 Laporan Daftar Acara Sumber : Dibuat oleh penulis
Gambar 4.42 Halaman Cetak Laporan Daftar Acara Sumber : Dibuat oleh penulis
Gambar 4.43 Cetak Laporan Daftar Acara Sumber : Dibuat oleh penulis
g) Laporan Daftar klien
Daftar klien memuat data klien dengan rincian nama klien, alamat serta nomor teleponnya. Daftar klien digunakan untuk melihat data klien yang sudah didaftarkan yang bisa digunakan untuk melihat alamat kantor maupun nomor teleponnya apabila ada keperluan terhadap klien tersebut.
Gambar 4.44 Laporan Daftar Klien Sumber : Dibuat oleh penulis
Gambar 4.45 Halaman Cetak Laporan Daftar Klien Sumber : Dibuat oleh penulis
Gambar 4.46 Cetak Laporan Daftar Klien Sumber : Dibuat oleh penulis
h) Pengguna
(1) Daftar Pengguna
Daftar pengguna adalah data siapa saja yang sudah terregistrasi dan bisa menggunakan aplikasi dengan hak akses sesuai dengan jabatannya. Data ini memuat nama serta jabatan karyawan yang diregistrasikan. Halaman daftar pengguna hanya bisa diakses dengan jabatan Direktur, hal ini karena jabatan Direktur yang berwenang menambah hak akses pada aplikasi ini.
Gambar 4.47 Laporan Daftar User Sumber : Dibuat oleh penulis
(2) Form pengguna
Form penguna merupakan desain masukan digunakan untuk menambahkan atau meregistrasikan pengguna aplikasi baru, pada halam daftar pengguna tekan tombol tambah pada bagian kanan atas kemudian muncul tampilan desain masukan dengan memasukan data Username (nama pengguna), Password (kata kunci), nama karyawan serta pilihan jabatanya, Username (nama pengguna), Password (kata kunci) nanti akan digunakan pengguna untuk login atau masuk pada aplikasi ini.
Gambar 4.48 Form Tambah User Sumber : Dibuat oleh penulis
