BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PROVINSI JAWA TIMUR DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT II ANGKATAN XXXV
TAHUN, 2015
KERTAS KERJA
PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL
BALAI BESAR PENELITIAN BIOTEKNOLOGI DAN PEMULIAAN
TANAMAN HUTAN
STRATEGI PENGUATAN SISTEM INFORMASI
ILMU PENGETAHUAN DAN TEKNOLOGI (IPTEK)/ BENIH UNGGUL
UNTUK MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS HUTAN TANAMAN
Oleh :
Dr. Ir. Mahfudz,MP (NDH: A.24 )
PENDAHULUAN
Latar Belakang
•
Produktivitas Hutan di Indonesia masih rendah:
2,189 m3/ha/tahun untuk hutan alam dan
2-20m3/ha/tahun hutan tanaman
•
Litbang telah menghasilkan iptek/benih unggul
•
Pernyataan Menteri LHK : Perlu upaya
signifikan untuk menggunakan iptek/benih
unggul hasil litbang untuk pembangunan hutan
•
Masyarakat belum dapat mengakses
0
Pulp unggulan Pulp alternatif Kayu energi
56
BEBERAPA PRODUK BENIH UNGGUL TEMUAN
Balai Besar Penelitian BPTH
0
Tengkawang
Nyamplung
Kayu Putih
Mimba
51
Rendemen Minyak HHBK Prioritas (%)
Permasalahan
•
Data dan informasi tentang iptek/benih unggul
belum tertata dan tersajikan dengan baik.
•
Penyebarluasan informasi IPTEK /benih unggul
untuk meningkatkan produktivitas hutan masih
terbatas
•
Belum ada sistem informasi IPTEK/benih unggul
yang dapat diakses oleh masyarakat dan pengguna
benih unggul
Strategi Penguatan Sistem Informasi Yang Akan Dibangun
Bahan
Informasi
IPTEK/Benih
Unggul
Mitra Kerjasama
Pengguna
Policy Instrumen
(Pemanfaatan
Iptek/Benih
Unggul)
Penyuluh
(Dinas
Manfaat
•
Meningkatkan kinerja Balai Besar Penelitian BPTH untuk menjadi
“
center of excellence
” IPTEK Bioteknologi dan Pemuliaan Tanaman
Hutan yang menghasilkan IPTEK /benih unggul
•
Meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelayanan informasi
iptek/benih unggul kepada para pengguna
Tujuan
Jangka Pendek
Jangka Menengah
Jangka Panjang
•
Mendapatkan portal layanan
sistem informasi iptek/benih
unggul
•
Mendapatkan regulasi
kebijakan pemanfaatan
sistem informasi iptek/benih
unggul
•
Mendapatkan jejaring kerja
sistem informasi iptek/benih
unggul
•
Melaksanakan sosialiasasi
sistem informasi iptek/benih
unggul
•
Mendapatkan mitra
kerjasama
Melakukan evaluasi dan
Koordinasi pemanfaatan Sistem
Informasi IPTEK /Benih Unggul
yang yang dapat diakses oleh
para pengguna untuk
Ruang Lingkup
Jangka Pendek
Jangka Menengah
Jangka Panjang
•
Pembangunan kesefahaman dalam
penyusunan sistem informasi internal dan
external
•
Peningkatkan kemampuan tim peneliti dan
pengelola
•
Persiapan penyusunan sistem informasi
•
Penyusunan sistem informasi
•
Penyusunan Surat Keputusan Launching
sistem informasi
•
Pelaksanaan Launching sistem informasi
•
Pembentukan tim pengelola sistem
informasi.
•
Penyusunan Surat Keputusan untuk
regulasi kebijakan pemanfaatan sistem
informasi iptek/benih unggul
•
Melakukan sosialisasi sistem
informasi iptek/benih unggul
•
Membangun jejaring kerja
sistem informasi iptek/benih
unggul
•
Menyusun naskah kerjasama
pemanfaatan iptek/benih
unggul
PERUBAHAN YANG AKAN DIWUJUDKAN
1. Output Kunci Proyek Perubahan
Jangka Pendek
Jangka Menengah
Jangka Panjang
•
Surat Keputusan Kepala Balai Besar tentang tim efektif
penyusun sistem informasi iptek/benih unggul
•
Dokumen sosialisasi sistem
informasi iptek/benih unggul
Dokumen evaluasi dan
koordiansi.
•
Terciptanya sistem informasi iptek/benih unggul
•
Dokumen Jejaring Kerja
•
Surat Keputusan Kepala Badan Litbang Kehutanan tentang
Launching portal layanan sistem informasi iptek/benih
unggul
•
Dokumen Kerjasama dengan
para pihak
•
Surat Keputusan Kepala Balai Besar Penelitian Bioteknologi
dan Pemuliaan Tanaman Hutan tentang tim pengelola
sistem informasi iptek/benih unggul
2. Kriteria Keberhasilan Rancangan Proyek
Jangka Pendek
Jangka Menengah
Jangka Panjang
•
Terbangunnya tim efektif penyusun
sistem informasi
•
Terbangunnya portal layanan sistem
informasi iptek/benih unggul
•
Terlaksananya Launching sistem
informasi iptek/benih unggul
•
Terbentuknya tim pengelola sistem
informasi iptek/benih unggul
•
Terbangunnya kebijakan pemanfaatan
sistem informasi iptek/benih unggul
•
Terlaksananya sosialisasi
sistem informasi iptek benih
unggul
•
Terbangunnya jejaring kerja
dengan para pengguna
•
Terbangunnya kerjasama
pemanfaatan sistem informasi
dan pengembangan
iptek/benih unggul
Terbangunnya
koordinasi dan
evaluasi dengan para
pihak untuk
penguatan
STAKEHOLDER ANALYSIS
Stakeholder Internal
Pihak managemen di Balai Besar Penelitian BPTH, Para peneliti dan
Teknisi
Stakeholder Eksternal
•
Kepala Badan Litbang
•
Sekretariat Badan Litbang
•
Pusat Litbang Hutan
•
Ditjen Pengendalian Daerah Aliran Sungai dan Hutan Lindung
•
Ditjen Pengelolaan Hutan Produksi Lestari
•
Ditjen Perhutanan Sosial dan Kemitraan Lingkungan
•
Pelaku usaha hutan tanaman (Perusahaan swasta)
•
Pengada benih dan bibit
•
Pelaku hutan rakyat
•
BUMN kehutanan
•
Penyuluh kehutanan
•
Dinas Kehutanan Propinsi/Kabupaten/Kota
•
Perguruan Tinggi
Pentahapan Proyek Perubahan
NO
TAHAP UTAMA
APR
MEI
JUNI
JULI
TAHUN 2016
a.
JANGKA PENDEK ( M3 april- M1 Juni 2015
1.
Pembangunan kesefahaman penyusunan sistem
informasi
(tim efektif, diskusi internal ekternal RPP, Diskusi
identifikasi Kebutuhan)
M34
2.
Pertemuan dalam penguatan kemampuan peneliti
dan pengelola
M4
3.
Persiapan penyusunan sistem informasi (pertemuan
utk show window, pertemuan penyiapan bahan data
dan informasi)
M4
M12
4.
Penyusunan sistem informasi (Diskusi penyusunan SI)
M24
5.
Penyusunan Surat Keputusan Launching
M4
6.
Launching sistem informasi (Pertemuan Persiapan dan
Pelaksanaan)
M5
Lanjutan :Pentahapan Proyek Perubahan
NO
TAHAP UTAMA
APR
MEI
JUNI
Juli
Tahun 2016
7.
Pembentukan tim pengelola SI
M5
8.
Penyusunan SK tentang kebijakan pemanfaatan SI
(penyusunan draf SK, Diskusi)
M1
b.
JANGKA MENENGAH (M3 Juni-M4 Juli 2015)
9.
Sosialisasi SI
M34
10.
Membangun Jejaring Kerja
M5
M123
11
Membangun mitra kerjasama
M34
c.
JANGKA PANJANG (Januari-Desember 20160
12.
Evaluasi dan koordinasi pelaksanaan SI dan kerjasama
Pembentukan Tim Efektif
Kepala Badan Litbang Kehutanan
Prof. Dr. San Afri Awang,MSc
Drs. Anang Triono,MM
(Coach)
Dr. Ir. Mahfudz,MP
(Project Leader)
Pokja Data Informasi dan
Kerjasama
Target Capaian Kinerja
NO.
URAIAN KINERJA
BOBOT TARGET (%)
Capaian Kinerja Jangka Pendek
1
Pembangunan kesefahaman penyusunan sistem informasi
5
2
Pertemuan dalam rangka penguatan kemampuan tim peneliti dan
pengelola
5
3
Persiapan penyusunan sistem informasi
10
4
Penyusunan sistem informasi
25
5
Penyusunan Surat Keputusan Launching
5
6
Launching sistem informasi
10
7
Pembentukan tim pengelola sistem informasi iptek/benih unggul
5
8
Penyusunan regulasi kebijakan pemanfaatan sistem informasi
10
Jumlah
75
Capaian Kinerja Jangka Menengah
1
Sosialisasi sistem informasi iptek/benih unggul
5
2
Membangun jejaring kerja
10
3
Membangun mitra kerjasama
10
Jumlah
25
Rencana Proyek Perubahan
NO.
URAIAN KEGIATAN
WAKTU
OUTPUT
TAHAPAN JANGKA PENDEK
1. Pembangunan kesefahaman penyusunan sistem informasi Minggu III-IV April 2015 SK tim efektif, Laporan hasil pertemuan
2. Pertemuan dalam rangka penguatan kemampuan tim peneliti dan pengelola
Minggu IV April 2015 Terlaksananya pertemuan tim peneliti dan pengelola, Peneliti dan pengelola mampu memahami rancangan perubahan
3. Persiapan penyusunan sistem informasi Minggu V April = Minggu II Mei 2015
Terlaksananya pertemuan tim efektif, Input Data base iptek/benih unggul
4. Penyusunan sistem informasi Minggu II= IV Mei 2015 Portal layanan sistem informasi iptek/benih unggul
5. Penyusunan Surat Keputusan Launching Minggu IV Mei 2015 Draf Surat Keputusan Kepala Badan
6. Launching sistem informasi Minggu V Mei 2015 SK launching sistem informasi
7. Pembentukan tim pengelola sistem informasi iptek/benih unggul
Minggu V Mei 2015 SK tim pengelola sistem informasi iptek/benih unggul
8. Penyusunan SK tentang kebijakan pemanfaatan sistem informasi
Minggu I Juni 2015 SK tentang kebijakan pemanfaatan sistem informasi iptek/benih unggul
JANGKA MENENGAH
1 Sosialisasi sistem informasi iptek/benih unggul Minggu III-IV Juni 2015 Terlaksananya sosialisasi dan desiminasi, Para pihak mampu mengakses sistem informasi iptek /benih unggul
2 Membangun jejaring kerja Minggu V Juni-Minggu III Juli 2015 Terbentuknya jejaring kerja pengguna sistem informasi iptek/benih unggul
PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN
Penyajian Pengalaman
Memimpin Proyek Perubahan
a. Pembangunan Kesepahaman
Sistem Informasi
1. Ketiga kegiatan dapat dilaksanakan yaitu:
•
Rapat penyiapan tim efektif dilaksanakan
pada tanggal 14 April 2014
•
Diskusi internal dan ekternal dilakukan pada
tanggal 17 April 2015
•
Diskusi multipihak dilaksanakan tanggal 22
April 2015
2. Stakeholder internal dan ekternal berperan
aktif (Kabadan, Kadishutbun, Puslitbang, UPT ,
dan stakeholder internal)
•
Pertemuan dilaksanakan tanggal
24 April 2015 dipersiapkan Kepala
Bagian Umum dan Kepala Bidang
Program dibantu kepala seksi dan
kepala sub bagian
•
Tim efektif/pengelola, peneliti, dan
konsultan IT (presentasi konsep SI)
dan peserta berperan aktif
•
Output: terlaksananya pertemuan,
pengelola dan peneliti mampu
memahami rancangan perubahan
b.Pertemuan dalam rangka
Pertemuan dalam penyiapan
show window materi genetik
benih unggul
•
Dilakukan pada sesi pagi
tanggal 28 April 2015 diikuti
oleh tim efektif, peneliti, dan
teknisi
•
Pertemuan ini lebih difokuskan
pada kebutuhan data dalam
sistem informasi untuk
show
window
.
•
Para peserta aktif dan akan
mengumpulkan data dan
informasi yang dibutuhkan
Pertemuan dalam Penyiapan Bahan
Data dan Informasi Iptek/Benih
Unggul
•
Dilakukan pada sesi siang tanggal
28 April 2015
•
difokuskan pada mencari saran
dan masukan dari peneliti, teknisi
maupun struktural terhadap
bahan atau materi yang akan
disajikan
•
Semua peserta sepakat agar
bahan informasi disampaikan
dengan singkat dan jelas
Output : terlaksananya pertemuan,
mulai input data base
c. Persiapan Penyusunan Sistem Informasi
d. Penyusunan Sistem Informasi
•
Diskusi penyusunan sistem informasi dilaksanakan
pada tanggal 5 Mei 2015 .
•
Pertemuan ini dipersiapkan oleh Kepala Bidang
Data dan Informasi dibantu Kepala Seksi dan Kepala
Sub Bagian.
•
Peserta terdiri dari stakeholder internal yaitu
peneliti dan struktural Balai Besar, serta
stakeholder ekternal yaitu wakil dari Direktorat
Jederal Bina Usaha Kehutanan (BUK), Badan Usaha
Milik Negara PT. Perhutani, Dinas Kehutanan dan
Perkebunan DIY, Dinas Kehutanan dan Perkebunan
Kabupaten Gunung Kidul dan kelompok tani hutan
rakyat.
•
Para peserta diskusi berperan aktif dalam
pelaksanaan diskusi tersebut
•
Output : Portal Layanan Sistem Informasi
e. Penyusunan Surat Keputusan
Launching
•
Rapat dilakukan pada pukul 10.00-12.00
tanggal 13 Mei 2015
•
Rapat dipersiapkan oleh Kepala Bidang Data
dan Informasi dihadiri stakeholder internal
yaitu peneliti , struktural dan beberapa staf
•
Membahas konsep Surat Keputusan
Launching yang telah disiapkan Kepala Bagian
Umum dan peserta aktif dalam rapat
•
Output : Draf Keputusan SK Kabadan ttg
Launching
f. Penyusunan Surat Keputusan
Pemanfaatan Sistem Informasi
•
Rapat dilaksanakan pukul 14.00-15.30 tanggal 13 Mei
2015
•
Rapat dipersiapkan oleh Kepala Bidang Data dan
Informasi dihadiri stakeholder internal yaitu peneliti ,
struktural dan beberapa staf
•
Membahas konsep Surat Keputusan Pemanfaatan yang
telah disiapkan Kepala Bidang Program dan Evaluasi.
•
Kegiatan ini dilaksanakan lebih awal dan serentak
dengan Surat Keputusan Launching karena secara
bersamaan akan dikirimkan ke Kepala Badan Litbang
g. Launching Sistem Informasi
IPTEK/Benih Unggul
Pertemuan Persiapan Launching Sistem
Informasi
•
Dilaksanakan pada tanggal 15 Mei 2015
•
Dihadiri stakeholder internal yaitu struktural,
teknisi dan beberapa staf dan stakeholder
ekternal yaitu Direktur Bina Perbenihan
Tanaman Hutan
•
Hasil launching akan dilaksanakan dengan
pertemuan perbenihan
•
Output : TOR penyelenggaraan Launching dan
SK No 046/VIII/BBPBPTH/2015 ttg Panitia
Pelaksanaan Launching Sistem Informasi
•
dilaksanakan pada tanggal 22 Mei 2015
•
launching dihadiri oleh Kepala Badan Litbang Kehutanan
sekaligus melakukan launching sistem informasi,
stakeholder, dan stakeholder ekternal yaitu Direktur
Perbenihan Tanaman Hutan dan jajarannya, Kepala Pusat
Litbang Produktivitas Hutan, UPT Badan Litbang, Balai
Pengelolaan Daerah Aliran Sungai, Balai Perbenihan
Tanaman Hutan, Balai Pelatihan Kehutanan, Dinas
Propinsi dan Kabupaten (beserta penyuluh), Kelompok
Tani Hutan, dan Pengusaha Benih, perguruan tinggi serta
tim teknologi informasi
•
Peserta menyampaikan bahwa acara launching sangat
baik dan berjalan dengan lancar, materi yang disampaikan
menjawab persoalan perbenihan di lapangan (Kuisioner)
•
Alamat portal layanan sistem informasi iptek/benih
unggul adalah www. layanan.biotifor.or.id.
h. Pembentukan Tim Pengelola
Sistem Informasi Iptek/Benih
Unggul
•
Kepala Bidang Data dan Informasi
dibantu Kepala Bagian Umum
menyiapkan Draf Surat Keputusan tim
Pengelola Sistem Informasi.
•
Output :
Keputusan Kepala Balai Besar
Penelitian Bioteknologi dan Pemuliaan
Tanaman Hutan Nomor SK
.047/VIII/BBPBPTH/2015
tanggal 22
Mei 2015.
•
Personalia untuk tim pengelola sebanyak
11 orang yang terdiri atas struktural,
peneliti, teknisi, staf yang menangani
teknologi informasi dan perpustakaan
i. Membangun Mitra Kerjasama
•
merupakan kegiatan utama jangka menengah.
Namun karena keinginan para pihak untuk
membangun kerjasama dengan Balai Besar
Penelitian BPTH
•
Dilaksanakan pada saat launching
•
Output : 4 kerjasama dengan mitra, yaitu
dengan Balai Perbenihan Tanaman Hutan Bali
Nusa Tenggara, Balai Perbenihan Tanaman
Hutan Jawa Madura, Direktorat Bina
Perbenihan Tanaman Hutan, dan Dinas
Kehutanan Provinsi Jawa Timur
•
Setelah penandatangan naskah kerjasama
diadakan konsultasi para pihak dengan
Hasil Capaian Kinerja
NO. URAIAN KINERJA BOBOT
TARGET (%)
Realisasi (%)
Output
Capaian Kinerja Jangka Pendek
1 Pembangunan kesefahaman penyusunan sistem informasi 5 5 Telah dikeluarkan SK No. 033/VIII/BBPBPTH/2015 tentang tim efektif , terlaksananya pertemuan dan diskusi baik internal dan ekternal maupun multipihak
2 Pertemuan dalam rangka penguatan kemampuan tim peneliti dan pengelola
5 5 Terlaksananya pertemuan tim peneliti dan pengelola, Peneliti dan pengelola mampu memahami rancangan perubahan
3 Persiapan penyusunan sistem informasi 10 10 Terlaksananya pertemuan tim efektif, Input Data base iptek/benih unggul
4 Penyusunan sistem informasi 25 25 Terbangunnya Portal layanan sistem informasi iptek/benih unggul
5 Penyusunan Surat Keputusan Launching 5 5 Draf Surat Keputusan Kepala Badan Litbang tentang Launching
6 Launching sistem informasi 10 10 SK Kepala Badan Litbang No. 13/VIII-SET/2015 tentang launching sistem
informasi dan terselenggaranya launching
7 Pembentukan tim pengelola sistem informasi iptek/benih unggul 5 5
SK Kepala Balai Besar No 047/VIII/BBPBPTH/2015 tanggal 22
Mei 2015 tentang tim pengelola sistem informasi iptek/benih
unggul
8 Penyusunan regulasi kebijakan pemanfaatan sistem informasi 10 10 SK Kepala Badan Litbang No. 14/VIII-SET/2015 tentang kebijakan pemanfaatan sistem informasi iptek/benih unggul
Jumlah 75 75
Capaian Kinerja Jangka Menengah
1 Sosialisasi sistem informasi iptek/benih unggul 5
2 Membangun jejaring kerja 10
3 Membangun mitra kerjasama 10 10 Terbangunnya kerjasama dengan mitra dan ditandatanganinya 4
mou/naskah kerjasama
Jumlah 25 10
Kendala Implementasi Proyek Perubahan dan
Strategi Mengantisipasi Kendala
Kendala :
•
Proyek perubahan secara
keseluruhan tidak mengalami kendala
yang berarti dan berjalan sesuai
dengan rencana
•
Pada saat yang bersamaan dengan
launching ada acara acara rakornis
dengan Menteri, Namun Launching
dapat dilaksanakan dengan dukungan
penuh Mentor Kepala Badan Litbang
Kehutanan Prof. Dr. San Afri Awang,
MSc
•
Strategi yang dilakukan untuk
mengantisipasi kendala adalah
dengan melakukan komunikasi
dan koordinasi yang terus
menerus baik dengan para pihak
baik secara internal maupun
ekternal serta selalu menyiapkan
rencana kedua bila terjadi
PENUTUP
Kesimpulan
•
Untuk capaian kinerja jangka
pendek
, implementasi proyek
perubahan telah berhasil
dilaksanakan
sesuai dengan
output kunci
•
Berdasarkan kriteria keberhasilan,
maka capaian dari implementasi
proyek perubahan sebesar 85%
dari rencana 75% yaitu dari target
capaian jangka pendek.
Rekomendasi
•
Implentasi capaian jangka
menengah akan terus dilanjutkan
melalui sosialiasi kepada para pihak
dan terus membangun jejaring kerja
sehingga sistem informasi
iptek/benih ini benar-benar dapat
dirasakan manfaatnya oleh
masyarakat untuk meningkatkan
kesejahteraannya melalui
Hutan Masa Depan Dengan Produktivitas Tinggi Hasil Pemuliaan
A.Mangium 2 tahun
Jati Purwo 2 tahun
Sengon toleran karat puru 2 tahun Produksi massal bibit akasia hibrida
Ekaliptus umur 2 tahun
Kayu putih unggul purwo
