MANAJEMEN PROYEK pada proyek pengembanga (5)

MANAJEMEN PROYEK

Disusun Oleh : Firza Novaldy – 16160044

▸ Baca selengkapnya: justek proyek adalah

A. Pengertian Proyek

Proyek merupakan suatu kegiatan usaha yang kompleks, sifatnya tidak rutin, memiliki keterbatasan terhadap waktu, anggaran dan sumber daya serta memiliki spesifikasi tersendiri atas produk yang akan dihasilkan. Dengan adanya keterbatasan-keterbatasan dalam mengerjakan suatu proyek, maka sebuah organisasi proyek sangat dibutuhkan untuk mengatur sumber daya yang dimiliki agar dapat melakukan aktivitas-aktivitas yang sinkron sehingga tujuan proyek bisa tercapai. Organisasi proyek juga dibutuhkan untuk memastikan bahwa pekerjaan dapat diselesaikan dengan cara yang efisien, tepat waktu dan sesuai dengan kualitas yang diharapkan.

Pengertian proyek menurut beberapa ahli sebagai berikut

 Heizer dan Render (2006:81) menjelaskan bahwa proyek dapat didefinisikan sebagai sederetan tugas yang diarahkan kepada suatu hasil utama.

 Schwalbe yang diterjemahkan oleh Dimyati & Nurjaman (2014:2) menjelaskan bahwa proyek adalah usaha yang bersifat sementara untuk menghasilkan produk atau layanan yang unik. Pada umumnya, proyek melibatkan beberapa orang yang saling berhubungan aktivitasnya dan sponsor utama proyek biasanya tertarik dalam penggunaan sumber daya yang efektif untuk menyelesaikan proyek secara efisien dan tepat waktu.

 Nurhayati (2010:4) menjelaskan bahwa sebuah proyek dapat diartikan sebagai upaya atau aktivitas yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan, sasaran dan harapan-harapan penting dengan menggunakan anggaran dana serta sumber daya yang tersedia, yang harus diselesaikan dalam jangka waktu tertentu.

B. Defenisi Manajemen Proyek

Manajemen proyek adalah suatu disiplin ilmu dalam hal perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan (menjalankan dan mengendalikan), untuk bisa mencapai tujuan-tujuan proyek. Atau manajemen proyek adalah suatu disiplin ilmu yang menerapkan pengetahuan, keahlian serta keterampilan, secara teknis yang terbaik dan juga dengan sumber daya yang terbatas untuk mencapai sebuah tujuan yang sudah ditentukan supaya mendapatkan hasil yang maksimal dalam kinerja, waktu, mutu dan keselamatan kerja. Berikut ini adalah pengertian Manajemen Proyek (Project Management) menurut beberapa ahli.

 Pengertian Manajemen Proyek menurut Ervianto (2005:21), Manajemen Proyek adalah semua perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan koordinasi suatu proyek dari awal (gagasan) hingga berakhirnya proyek untuk menjamin pelaksanaan proyek secara tepat waktu, tepat biaya dan tepat mutu.

 Pengertian Manajemen Proyek menurut Husen (2009:4), Manajemen Proyek adalah penerapan ilmu pengetahuan, keahlian dan keterampilan, cara teknis yang terbaik dan dengan sumber daya yang terbatas, untuk mencapai sasaran dan tujuan yang telah ditentukan agar mendapatkan hasil yang optimal dalam hal kinerja biaya, mutu dan waktu serta keselamatan kerja.

C. Tujuan Manajemen Proyek

Proyek adalah serangkaian rencana aktivitas sehubungan untuk meraih tujuan bisnis. Proyek sistem informasuk didalamnya juga pengemabngan sistem informasi baru, meningkatkan sistem yang sudah ada atau mengupgrade. Manajemen proyek mengarah pada diterapkannya pengetahuan, keterampian, peralatan dan teknik untuk mencapai target tertentu dalam anggaran dan waktu yang ditetapkan kendala.

Aktivitas manajemen proyek mencakup perencanaan pekerjaan, penilaian risiko, memperkiraan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan, mengorganisasian pekerjaan, mendapatkan sumber daya manusia dan material, menetapkan tugas, aktivitas pengarahan, pengendalian pelaksanaan proyek, pelaporan kemajuan dan penganalisaan hasil.

Tujuan/Manfaat Manajemen Proyek :

1. Efisiensi, baik dari segi biaya, sumber daya maupun waktu.

2. Kontrol terhadap proyek lebih baik, sehingga proyek bisa sesuai dengan scope, biaya, sumber daya dan waktu yang telah ditentukan,

3. Meningkatkan kualitas 4. Meningkatkan produktifitas

5. Bisa menekan risiko yang timbul sekecil mungkin. 6. Koordinasi internal yang lebih baik

7. Meningkatkan semangat, tanggung jawab serta loyalitas tim terhadap proyek, yaitu dengan penugasan yang jelas kepada masing-masing anggota tim.

D. Fungsi Manajemen Proyek

 Mencakup “Scooping” yang menerangkan tentang batas-batas dari suatu proyek

 Perencanaan “Planning” mengidentifikasi tugas apa saja yang diperlukan dalam menyelesaikan suatu proyek.

 Perkiraan “Estimating” masing-masing tugas yang dibutuhkan dalam menyelesaikan suatu proyek harus diperkirakan

 Penjadwalan “Scheduling” seorang manajer proyek harus bertanggung jawah terhadap penjadwalan semua aktivitas sebuah proyek.

 Pengorganisasian “Organizing” seorang manajer proyek memastikan bahwa semua anggota tim dari sebuah proyek mengetahui peran dan juga tanggung jawab setiap orang dan hubungan laporan mereka kepada manajer proyek.  Pengarahan “Directing” mengarahkan semua kegiatan-kegiatan tim didalam

proyek

 Pengontrolan “Controlling” fungsi pengontrolan atau pengendalian ini kemungkinan adalah fungsi paling sulit dan juga paling penting untuk seorang manajer apakah proyek akan berjalan semestinya atau tidak.

 Penutupan “Closing” manajer proyek seharusnya selalu memberi penilaian keberhasilan atau kegagalan kepada kesimpulan dari suatu proyek yang dijalani.

E. Tahap-tahap Manajemen Proyek 1. Inisiasi

Merupakan tahap awal sebuah proyek yaitu proses memulai menentukan sifat dan ruang lingkup sebuah proyek. Jika tahap ini tidak berjalan dengan baik, kemungkinan besar proyek dapat mengalami kegagalan. Yang dibutuhkan dalam proses ini adalah pemahaman tentang lingkungan bisnis dan memastikan bahwa proyek terkendali dengan baik. Setiap kekurangan harus segera dilaporkan dan diperbaiki.

Tahap inisiasi mencakup rencana yang melipti bidang-bidang berikut :

2. Perencanaan

Proyek direncanakan secara lebih detail. Merencanakan waktu, biaya, dan sumber daya yang memadai untuk keperluan kerja. Perencanaan proyek terdiri dari:

 Menentukan bagaimana merencanakan  Memilih tim perencanaan

 Menciptakan struktur rincian kerja

 Mengidentifikasi kegiatan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek  Memperkirakan sumber daya untuk kegiatan

 Memperkirakan biaya dan waktu untuk kegiatan  Membuat jadwal kegiatan

 Membuat anggaran

 Perencanaan risiko apabila terjadi sesuatu diluar rencana awal

3. Pelaksanaan

Apabila perencanaan telah cukup jelas dan detail, maka proyek dapat dilaksanakan dan tujuan proyek secara fisik akan dibangun. Tahap ini melibatkan alokasi, kordinasi dan pengelolaan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya seperti bahan dan anggaran.

4. Pengendalian

Pengendalian dilaksanakan untuk mengamati pelaksanaan proyek agar proyek tetap berjalan sesuai rencana sehingga masalah yang sewaktu-waktu dapat muncul ditengah jalan dapat diidentifikasi secara tepat waktu dan tindakan untuk menyelesaikan masalah dapay diambil. Pengendalian proyek meliputi :

 Mengukur kegiatan proyek yang sedang berlangsung

 Pemantauan variable proyek (biaya, usaha, ruang lingkup, dll)  Mengidentifikasi tindakan dalam menyelesaikan masalah

5. Penutup

Penutupan merupakan akhir dari sebuah proyek. Kegiatan penutupan meliputi pengarsipan file dan pendokumentasian. Tahap penutup terdiri dari :

 Kontrak penutupan (menutup setiap kontrak berlaku untuk proyek atau tahap proyek)

F. Tiga Faktor Pembatas

Tiga faktor pembatas lingkup manajemen proyek untuk mencapai hasil sesuai sasaran proyek sebagai berikut :

1. Scope atau ruang lingkup

Scope atau ruang lingkup proyek adalah membahas jenis dan batasanbatasan yang ada pada sebuah proyek. Sejauh mana batasan-batasan atau ruang lingkup suatu proyek ditentukan.

Ruang lingkup atau batasan proyek sangat diperlukan dalam suatu proyek, karena hal ini akan memberi dampak pada faktor-faktor proyek lainnya, terutama yang menyangkut biaya dan waktu pengerjaan proyek.

Semakin besar scope atau ruang lingkup suatu proyek tersebut, maka secara umum akan makin bertambah pula waktu pengerjaan, ini tentunya berdampak pada bertambahnya biaya yang harus dikeluarkan.

2. Time atau waktu

Time atau waktu adalah salah satu komponen yang menjadi target utama dalam sebuah proyek. Pada intinya faktor waktu ini adalah bagaimana kita menentukan lamanya waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah proyek. Komponen waktu begitu berarti, terutama pada saat-saat yang memeng krusial. Terkadang suatu proyek dipaksa untuk selesai pada waktu tertentu, walaupun berdampak pada membengkaknya biaya.

3. Cost atau biaya

Gambar 1. Tiga faktor pembatas

G. Teknik dan Metode Manajemen Proyek

Berikut ini adalah beberapa metode manajemen proyek:

 PERT Charts  Gantt Charts

 Event Chain Diagrams  Runs Charts

 Project Cycle Optimisation

Diantara metode-metode yang ada, metode PERT Charts dan metode Gantt Charts-lah yang paling banyak digunakan.

Metode PERT

Salah satu metode yang digunakan dalam manajemen proyek adalah metode PERT. PERT (Program Evaluation and Review Technique) yaitu teknik manajemen proyek yang menggunakan tiga perkiraan waktu untuk tiap kegiatan. PERT dikembangkan tahun 1958 oleh Booz, Allen dan Hamilton untuk angkatan laut Amerika Serikat Prasetya & Lukiastuti, 2009:33)

sehingga lebih baik perkiraan diberi rentang (range), yaitu yang memakai tiga angka estimasi. Suatu kejadian menandai mulainya atau selesainya kegiatan tertentu.

Metode PERT digunakan untuk perencanaan, penjadwalan dan pengawasan proyek-proyek, dimana waktu penyelesaiannya tidak diketahui secara pasti. Asumsi yang digunakan dalam metode PERT adalah bahwa lama waktu semua kegiatan tidak tergantung satu sama lain. PERT merupakan suatu metoda analitik yang dirancang untuk membantu dalam penjadwalan dan pengawasan kompleks yang memerlukan kegiatan tertentu yang harus dijalankan dalam urutan tertentu.

H. 4P Konsep Manajemen Proyek SI

Manajemen proyek perangkat lunak yang efektif berfokus pada empat P: 1. People (manusia)

2. Product(produk) 3. Process (proses) 4. Project (proyek)

 Manusia harus dikelola untuk melakukan proyek secara efektif

 Komunikasi dengan pelanggan dan pemangku kepentingan lainnya harus terjadi sehingga lingkup dan kebutuhan produk dapat dipahami

 Proses yang sesuai bagi manusia dan produk harus dipilih

 Proyek ini harus direncanakan dengan memperkirakan upaya dan waktu untuk menyelesaikan tugas-tugas kerja

 Mendefinisikan hasil kerja, membuat post pemeriksaan kualitas, dan mengindetifikasi mekanisme untuk memantau dan mengendalikan kerja yang ditetapkan pada perencanaan

Manusia (people)

 Faktor manusia sangat penting sehingga muncul Model Kematangan Kemampuan Manusia/ People-Capabilty Maturity Model (People-CMM)

 People-CMM berfungsi untuk meningkatkan kesiapan organisasi perangkat lunak (sistem informasi) dalam menyelesaikan masalah

Proses (Process)

 Proses adalah untuk merealisasikan agar komponen tujuan proyek dapat tercapai maka pelaksanaan proyek membutuhkan tahapan-tahapan yang terintegrasi  Serangkaian tugas yang berbeda, tonggak penting (milestone), hasil kerja dan

jaminan kualitas memungkinkan aktivitas-aktivitas kerangka kerja disesuaikan dengan karakteristik dan kebutuhan proyek

Proyek (Project)

 Proyek adalah kegiatan yang melibatkan berbagai sumber daya yang terhimpun dalam suatu organisasi tertentu dalam jangka waktu tertentu untuk mencapai sasaran tertentu

REFERENSI

Kho, B. (2018, Maret 8). Diambil kembali dari https://ilmumanajemenindustri.com/pengertian-manajemen-proyek-project-management-karakteristik-manajemen-proyek/

Rainer, D. (2017, November 10). Diambil kembali dari

http://www.spengetahuan.com/2017/11/pengertian-manajemen-proyek-tujuan-fungsi-ruang-lingkup-tahapan-contoh.html