ISSN : 2088-589X
APLIKASI ABSENSI SISWA REALTIME DENGAN PHP DAN SMS
Uus Kusniati1, Marsani Asfi2, Denny Martha3
Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer CIC Cirebon Jl.Kesambi 202, Kota Cirebon, JawaBarat. Tlp: (0231)220250.
Email: kusniatiuus@gmail.com1, marsani.asfi@gmail.com2 , denny.martha@cic.ac.id3
Abstrak
Sekolah Menengah Pertama merupakan sekolah yang memiliki sistem kurikulum yang dikembangkan berasal dari Dinas Pendidikan secara utuh. Disekolah ini terdapat beberapa kekurangan dalam pengolahan data absensi, masih dilakukan secara manual dan kurang interaktif dengan pihak Orang Tua Siswa. Untuk membantu pihak SMPN 1 Gunung Jati dan Orang Tua Siswa dalam mendapatkan informasi yang lebih cepat dan akurat, institusi tersebut harus memiliki suatu sistem yang diharapkan dapat membantu memberikan informasi yang lebih baik dibandingkan dengan proses manual.
Berdasarkan hal diatas, maka dibuatkan Perangkat Lunak Sistem Informasi absensi Siswa Berbasis SMS (Send Message Service). Di dalam sistem informasi ini, dibuat aplikasi yang dapat digunakan oleh Admin Sekolah, Siswa, dan Guru. Dengan ketentuan, Admin Sekolah dan Guru yang memiliki hak akses secara penuh didalam aplikasi ini. Sedang Siswa hanya dapat menggunakan untuk melihat laporan absensi saja. Selain itu, aplikasi ini bertujuan untuk memberikan informasi berupa SMS untuk Orang Tua Siswa yang langsung dikirimkan oleh Guru melalui sistem.
Dalam analisa dan perancangan perangkat lunak ini, penulis menggunakan beberapa metode, alat penggambaran sistem, dan Software serta Hardware. Metode-metode yang digunakan diantaranya metode pengembangan sistem Waterfall, metode penelitian menggunakan penelitian deskriptif dengan studi kasus, teknik pengumpulan data berupa wawancara, studi pustaka, serta observasi. Untuk alat penggambaran sistem didalam analisa, penulis menggambarkan menggunakan flowmap, Usecase Diagram, Activity Diagram, Squence Diagram, dan Class Diagram.. pada saat perancangan penulis menggunakan bahasa pemrograman PHP, database MySql, web server xampp, web browser mozilla firefox, Gammu sebagai service SMS Gateway, ponsel beserta SIM Card.
Setelah melakukan analisa, perancangan dan implementasi, penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa aplikasi ini dapat membantu Admin Sekolah dan Guru untuk mengolah data dan membuat laporan-laporan serta membantu Orang Tua Siswa untuk mendapatkan informasi yang lebih cepat yang berhubungan dengan absensi Siswa.
Kata Kunci : Sistem, Informasi, Data Absensi, Web.
Abstract
Junior High School is a school that has a curriculum developed system comes from the Department of Education as a whole. At school there are some shortcomings in the processing of attendance data, is still done manually and less interactive with the Parents Students. To help the SMPN 1 Gunung Jati and Parents Students in getting information more quickly and accurately, the institution must have a system that is expected to help provide better information than the manual process.
Based on the above, then made a Software-Based Student Information System absenteeism SMS (Send Message Service). In this information system, created an application that can be used by Admin Schools, Students, and Teachers. With the provision, Admin Schools and Teachers have full access rights in this application. Students currently can only be used to view the report attendance only. In addition, this application aims to provide information in the form of SMS for Parents Students are directly sent by the Master through the system.
When designing the authors use the programming language PHP, MySQL database, web server xampp, Mozilla Firefox web browser, Gammu as a service SMS Gateway, along with the mobile phone SIM Card. After doing the analysis, design and implementation, the authors can conclude that this application can help Admin Schools and Teachers to process the data and create reports and assist the Parent Students to get information faster relating to student attendance.
Keywords: System, information, attendance data, web
1. PENDAHULUAN
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi memicu banyak kalangan untuk mencari alternatif pemecahan masalah dibidang teknologi informasi. Penggunaan komputer sebagai alat bantu menyelesaikan pekerjaan dibidang teknologi sistem informasi makin marak dan berkembang disegala bidang komputer dirasa memiliki banyak keunggulan, alasannya komputer dapat diprogram sehingga dapat disesuaikan dengan keinginan pemakainya. Kemudahan pemrograman komputer yang terus dikembangkan sehingga lebih mendekati dengan bahasa manusia (high level language) telah turut serta mempengaruhi pengguna komputer sebagai alat bantu pekerjaan manusia. Khususnya dalam perkembangan penyampaian informasi. Perkembangan teknologi seperti internet sebagai salah satu mediator komunikasi antara sumber informasi dan orang yang membutuhkan informasi. Zaman sekarang internet merupakan kebutuhan bagi banyak orang karena dengan internet kita bisa mengakses dan menemukan segala informasi diseluruh dunia dengan cepat dan mudah. Kebutuhan internet sangat penting, sehingga peningkatan jumlah pemakai internet setiap tahun selalu meningkat di seluruh dunia. Di Indonesia sendiri jumlah pemakai internet selalu meningkat dengan peningkatan yang cukup besar.
Selain internet, dibutuhkan pula layanan dari komunikasi seluler yaitu layanan berbasis SMS (short message service) merupakan suatu media komunikasi antara sekolah dengan Orang Tua Siswa, layanan ini dapat membantu Orang Tua Siswa dalam mengawasi perkembangan putra-putrinya disekolah. Pengiriman informasi melalui media SMS ini akan menjamin tersampaikannya informasi ke Orang Tua Siswa secara cepat, tepat, akurat, dan up to date.
Salah satu tujuan instansi sekolah adalah meningkatkan disiplin Siswa untuk menyiapkan mereka dalam dunia kerja. Oleh karena itu, berbagai upaya telah dilakukan untuk menciptakan lulusan yang memiliki kompetensi dan mampu bersaing di era globalisasi. Dalam hal ini, untuk peningkatan terkait dengan disiplin di sekolah adalah kehadiran di kelas atau yang disebut absensi, secara garis besar absensi merupakan salah satu bagian dalam proses penilaian belajar-mengajar pada instansi sekolah, maraknya siswa-siswi yang sering bolos sekolah membuat Orang Tua Siswa meresahkan kehadiran anaknya dalam sekolah.
SMPN 1 Gunung Jati adalah institut pendidikan yang selalu ingin mengikuti perkembangan teknologi informasi yang sedang berkembang. Proses absensi Siswa di SMPN 1 Gunung Jati masih dikerjakan secara manual hanya dengan menggunakan catatan-catatan dikertas yang dilakukan oleh bagian penanggung jawab Absensi atau Guru. Terdapat banyak kesalahan dalam pencatatan absensi pada bagian penanggung jawab Absensi atau Guru sehingga memerlukan waktu Yang relatif lama dalam pembuatan laporan. Selain Guru yang belum menggunakan sistem komputer di sekolah ini juga belum memanfaatkan SMS menyebabkan informasi secara massal, khususnya informasi dalam hal absensi Siswa di SMPN 1 Gunung Jati, informasi absensi masih menggunakan kertas. Dengan demikian Orang Tua Siswa mengalami kesulitan dalam mengetahui kehadiran putra-putrinya karena memerlukan waktu yang relatif banyak untuk mendapatkannya sebab Orang Tua Siswa tersebut harus datang ataupun menelpon langsung ke sekolah. Selain itu informasi absensi Siswa tidak di dapatkan Orang Tua Siswa kapanpun diinginkan. Karena itu, hal tersebut memungkinkan Siswa melakukan kecurangan dalam absensi yang mengakibatkan pihak Guru mengalami keliruan dalam absensi.
1.1. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas maka, permasalahan dapat dirumuskan sebagai berikut: 1. Belum tersedianya aplikasi Sistem Informasi Absensi Siswa yang menggunakan SMS di SMPN 1
2. Saat ini proses absensi siswa masih dalam bentuk tertulis di SMPN 1 Gunung Jati Cirebon belum bisa berbasis SMS.
3. Bagaimana membangun aplikasi berbasis internet yang dapat memudahkan proses absensi Siswa. 4. Bagaimana Pihak Guru mengatasi sulitnya penyampaian informasi pemberitahukan ke Orang Tua
Siswa perihal absensi Siswa.
1.2. Batasan Masalah
batasan masalah dalam aplikasi ini sebagai berikut :
1. Aplikasi yang dibuat dapat digunakan oleh Orang Tua Siswa untuk memantau kehadiran siswa melalui SMS kehadiran siswa yang bersangkutan.
2. Aplikasi dibagun terdiri dari 2 bagian, yaitu :
a. Sistem Website, yang memiliki fungsi :
Pengolahan data Guru, data Siswa perkelas, data jadwal. Selain pengolahan data rekapitulasi laporan kehadiran siswa, pengolahan data member Orang Tua Siswa (no.telp).
b). Sistem SMS Gateway, yang memiliki fungsi :
Digunakan sebagai media untuk menyampaikan informasi berbentuk SMS kepada Orang Tua Siswa 3. Sistem ini menggunakan bahasa pemrograman PHP, sebagai penyimpanan data menggunakan database MySql sedangkan sistem operasi yang digunakan adalah aplikasi Server Xampp.
1.3. Tujuan
Tujuan dari pembuatan aplikasi ini adalah :
1. Dapat Mempermudah pihak Guru dalam menyampaikan kehadiran siswa-siswinya.
2. Mempermudah Orang Tua Siswa untuk mengetahui informasi kehadiran putra-putrinya tanpa harus datang ataupun menelpon langsung kesekolah.
3. Menghindari kecurangan siswa/siswi dalam Absensi di sekolah.
2. KAJIAN PUSTAKA
2.1. Konsep Dasar Sistem dan Sistem Informasi
Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu.Tes Potensi Akademik (TPA) adalah suatu bentuk tes yang ditujukan untuk mengukur kemungkinan keberhasilan seseorang dalam melanjutkan pendidikan ke perguruan tinggi. Penggunaan TPA di Indonesia sebagai alat seleksi masuk ke program pasca sarjana dalam negeri dan luar negeri dimulai dan dikelola oleh Overseas Training Office (OTO) Bappenas (1984). Konsep TPA OTO Bappenas menyerupai Graduated Record Exammination (GRE), hal ini tercermin pada bahan dan bentuk tesnya.
2.2. Metodologi Pengembangan Sistem
Metodologi pengembangan sistem adalah kesatuan metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturan-aturan, dan postulat-postulat yang digunakan dalam mengembangkan sistem informasi, sedangkan metode adalah suatu cara tehnik yang sistematik untuk mengerjakan sesuatu.
System Engineering
Analysis
Design
Coding
Testing
Maintance
Gambar 1. Tahapan Pengembangan Sistem Model Waterfall
Metodologi waterfall memiliki karakteristik yang meliputi beberapa bagian yaitu aktivitas mengalir dari fase atau ke fase yang lainnya secara berurutan dan setiap fase dikerjakan terlebih dahulu sampai selesai jika sudah selesai maka baru mulai ke fase selanjutnya.
Keterangan :
1. System Engineering (Rekayasa Sistem)
Dalam pekerjaan ini tahap dimulai dengan menetukan kebutuhan untuk seluruh elemen-elemen sistem dan mengalokasikan beberapa bagian dari kebutuhan tersebut. Penulis mengumpulkan semua data-data yang berhubungan dengan sms gateway informasi dari internet, studi literatur, observasi langsung pada pihak yang bersangkutan untuk membangun sistem.
2. Analysis (Analisa)
Pada tahap ini analisa suatu sistem digambarkan dengan menguraikan alur sistem sampai alur dokumen yang akan dikembangkan. Relational Unified Process (RUP) merupakan tool dalam tahapan analisa didalam suatu tahapan pengembangan perangkat lunak didalam pemodelan berorientasi objek. Dengan tahapan kerja sebagai berikut :
1). Business Modelling, tahap ini mencoba memahami dan memodelkan persoalan yang ada. 2). Pendefinisian Kebutuhan, menterjemahkan kebutuhan dari persoalan menjadi perilaku sistem
secara terotomatisasi.
4). Implementasi, merupakan penciptaan sebuah perangkat lunak yang berkesesuaian dengan arsitektur yang telah dimodelkan pada tahap analisis dan perancangan, dan juga memiliki perilaku sesuai dengan kebutuhan yang telah dimodelkan pada tahap pendefinisian kebutuhan. 5). Pengujian, tahap ini memastikan perilaku atau proses dari perangkat lunak yang telah diciptakan,
ada dan sesuai dengan kebutuhan yang telah dimodelkan. 3. Design (Desain)
Tahapan dalam pengembangan penelitian dengan melakukan perancangan desain untuk kebutuhan perangkat lunak. Desain ini didokumentasikan dengan baik dan menjadi bagian konfigurasi perangkat lunak.
4. Coding (Pengkodean)
Setelah melakukan perancangan desain, maka desain tersebut harus diubah menjadi bentuk yang dimengerti komputer yaitu coding atau pengkodean. Jika desainnya detail maka coding dapat dicapai secara mekanis.
5. Testing (Uji Coba)
Setelah tahapan coding selesai dibuat dan program dapat berjalan, testing atau uji coba dapat dimulai. Testing difokuskan pada logika internal dari perangkat lunak, fungsi eksternal dan mencari segala kemungkinan kesalahan.
6. Maintenance (Perawatan)
Perawatan dilakukan agar sistem yang dirancang tetap terorganisir dengan baik. Perawatan meliputi struktur file, data dalam databasae serta yang mendukung dalam sistem.
3. ANALISA DAN PERANCANGAN
3.1. Analisis Sistem
Analisis sistem dilakukan dengan menguraikan sistem utuh ke dalam bagian-bagian komponennya untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Dalam membangun sebuah sistem diperlukan sebuah analisis terlebih dahulu karena tanpa menganalisis sistem yang ada maka aplikasi tidak akan bisa dibangun. Analisa sistem yang dilakukan pada 2 bagian utama, yaitu : analisa sistem berjalan dan analisa sistem usulan.
3.2. Analisis Sistem yang Sedang Berjalan
Bagian yang terlibat didalam sistem absensi disekolah pada SMPN 1 GUNUNG JATI yang sedang berjalan saat ini diantaranya adalah Siswa dan Guru, setiap Entitas ini memiliki tugas yang berbeda-beda. Berikut ini tugas-tugas dari masing-masing Entitas tersebut adalah :
1. Siswa
1). Siswa mendapatkan absensi.
2. Guru
SISWA
ABSENSI
GURU
ABSEN
Guru Mengabs en Siswa
Rekap Data Absensi
Laporan Absensi
Gambar 2. Flowmap Sistem Manual Absensi SMPN 1 Gunung Jati Cirebon. 3.2. Analisis Sistem Usulan
3.2.1. Analisis Kebutuhan Perangkat Keras
Dalam membuat suatu sistem dibutuhkan sebuah perangkat keras untuk mendukung jalannya sistem perangkat keras yang digunakan adalah sebagai berikut :
Tabel 1. Fungsi dari Perangkat Keras
No
Nama Perangkat
Unit
Keterangan
1 Computer Server
1 Untuk dijadikan sebagai komputer server yang dapat melayani request untuk penyampaian informasi (SMS) ke semua siswa.
2 Ponsel Server 1 Sebagai gateway device yang digunkan untuk gerbang keluar masuk pesan singkat.
3 Kabel data ponsel
1 Sebagai Media konektor / penghubung komunikasi data antara komputer server dan ponsel.
4 Ponsel (Client)
1 Digunakan untuk menerima pengiriman SMS pemberitahuan perihal absensi siswa dari sistem.
3.2.2. Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak
Dalam membagun sebuah perangkat lunak tidak bisa terlepas dari perangkat lunak pendukung lainnya, agar perangkat lunak yang dibangun dapat berjalan dengan baik. Dalam hal ini ada beberapa kebutuhan perangkat lunak yang terlibat di dalamnya antara lain :
Tabel 2. Fungsi dari Perangkat Lunak
No Perangkat Lunak Fungsi
1 Operating sistem windows8 Sebagai software Engine yang mengatur seluruh kontrol terhadap sebuah komputer.
mengirimkan pesan dan menerima pesan dari ponsel.
3 Web Browser
Perangkat lunak yang digunakan untuk
menggunakan aplikasi data absensi siswa berbasis web
4 My SQL
Sebuah software yang memiliki kemampuan penyimpanan data secara terstruktur dan melayani atas semua request data.
5 Driver Ponsel Perangkat lunak memungkinkan ponsel dapat dikendalikan oleh komputer.
3.2. Perancangan Proses (UML)
1).Use Case Diagram
Gambar 3. Use Case Diagram Admin Sekolah
Gambar di atas menjelaskan tentang proses pengolahan data yang dilakukan oleh admin sekolah. Admin Sekolah melakukan proses login terlebih dahulu dan mendapatkan perintah untuk mengisi username dan password. Setelah itu Admin Sekolah bisa melakukan ke sistem mengolah data identitas Siswa (termasuk memasukkan data nomor handphone Orang Tua Siswa) dan identitas Guru. Setelah data selesai diinput, update atau delete kedalam sistem, maka sistem akan menampilkan pesan “Data Tersimpan“.
Gambar diatas menjelaskan sequence diagram pada Admin Sekolah. Admin Sekolah mendapatkan perintah untuk mengisi username dan password. Proses validasi data, apabila data tidak sesuai maka akan tampil pesan-pesan kesalahan dan apabila data sesuai maka login bisa masuk ke sistem dan menampilkan informasi data validasi login.
3).Perancangan Class Diagram Ujian Mahasiswa
Gambar 5. Class Diagram Admin Sekolah
4. HASIL DAN PENGUJIAN 4.1. Hasil
Gambar 6. Halaman Admin Sekolah
2). Halaman Hasil Pengolahan Data Admin Sekolah
Gambar 7. Hasil Pengolahan Data Admin Sekolah
4.2. Pengujian
1) Pengujian dengan black box
a. Hasil Pengujian dari Login Admin Sekolah
Tahapan hasil pengujian dariLogin Admin Sekolah, membahas tentang proses login Admin Sekolah mulai dari memasukkan username dan password sampai proses login masuk.
Tabel 3. Tabel Hasil Login Admin Sekolah
Data Uji Input Hasil yang
Diharapkan
Output Hasil Uji
Data login diisi
Usernamae: “admin”
Masuk ke halaman login Admin
Masuk ke halaman
Data login tidak
box “login gagal” Tampil message box “login gagal”
Valid
b. Hasil Pengujian dari Input Data Siswa
Tahapan hasil input data siswa. Hal-hal yang dibahas antaraya : Input,Update, delete. Tabel 4. Tabel Hasil Input Data Siswa
Data Uji Input Hasil yang
1. Admin Sekolah dapat mendata profil pribadi siswa dan guru. 2. Siswa dapat melihat absensi beserta profil pribadi.
3. Guru dapat mendata absensi Siswa didiknya berdasarkan mata pelajaran dan jam pelayanan. 4. Orang Tua Siswa memperoleh informasi SMS jika anaknya tidak masuk sekolah sesuai dengan
jam pelayanan.
5. Aplikasi web ini membutuhkan delay waktu 3 menit untuk bisa mengirimkan SMS dari PC ke ponsel ( nomor tujuan).
5.2.Saran
1. Aplikasi ini dikembangkan baru untuk absensi siswa saja, sebaiknya dikembangkan untuk semua absensi disekolah tidak hanya absensi Siswa saja.
2. Sebaiknya apalikasi pengolahan data absensi siswa berbasis web dikembangkan menjadi aplikasi berbasis internet.
3. Sebaiknya aplikasi sistem dikembangkan dengan kemampuan mendeteksi jenis provider sendiri sehingga biaya pengiriman dapat diminalisir dari sisi server.
4. Perlu analisa lebih lanjut tentang waktu terima yang lama pada saat pengiriman SMS. 5. Perlu report/ laporan jika SMS tidak diterima.
DAFTAR PUSTAKA
[1]. Jogianto,H.M. ”Analisa dan Desain Informasi”. Andi Yogyakarta 1999. [2]. Kadir,Abdul. ”Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data”. Andi Yogyakarta 1998.
