222
SISTEM MANAJEMEN PRODUKSI DAN PEMESANAN BARANG DI PINO KONVEKSI YOGYAKARTA
Oleh :
Siti Hadijah1, Dina Andayati2, Erna Kumalasari Nurnawati3 1
Confection is mass-produced clothing and so on which are sold in the finished state, not measured by order, but by prescribed size. The current industry of confection has become one of the promising business options that are scattered throughout the region including Yogyakarta. Pino Konveksi which is one of the confection found in Yogyakarta need a Production Management System and Good Ordering that are useful for owners and employees in managing production and useful also for customers to know the progress of orders faster.
The materials used in this research are order flow data, order data, customer data and production process flow obtained from Pino Konveksi. The methodology used is observation, documentation, literature and interviews. The system is built using PHP, HTML, CSS, SQL, MYSQL database, Apache web server, and Sublime text editor.
Production Management System and Ordering of Goods is built in a website-based system that has 5 actors namely owner, front office, production, warehouse and customers. Owners manage orders online. The Front Office is responsible for serving customers who come directly to Pino Konveksi. Production is responsible for the process of making customer orders. The warehouse is responsible for receiving finished products. While the customer is an actor who made good ordering transactions.
Keywords : confection, production, production management system ABSTRAK
Konveksi adalah produksi masal dari pakaian dan sejenisnya yang dijual dalam kondisi jadi, bukan diukur dari urutan tapi dari ukuran yang diminta. Industri konveksi saat ini telah menjadi salah satu bisnis yang menjanjikan dan tersebar di seluruh daerah termasuk di Yogyakarta. Pino adalah salah satu rumah produksi yang terletak di Yogyakarta dan Pino membutuhkan Sistem Managemen Produksi dan Pemesanan Barang yang berguna bagi pemilik dan pegawai sekaligus memudahkan pelanggan untuk mengetahui status produksi barang yang dipesannya.
Bahan yang digunakan pada riset ini adalah data pemesanan, data pelanggan, dan aliran proses produksi barang yang didapatkan dari Pino. Metodologi yang digunakan adalah observasi, dokumentasi, wawancara, dan studi literasi. Sistem dibangun dengan menggunakan PHP, HTML, CSS, MySQL, Apache, dan Sublime.
Sistem Managemen Produksi dan Pemesanan Barang dibangun pada sistem berbasis web yang mempunyai lima actor, yaitu pemilik, front office, produksi, gudang, dan pelanggan. Pemilik mengatur pemesanan dalam jaringan. Front office bertanggung jawab melayani pelanggan yang dating langsung ke toko Pino. Produksi bertanggung jawab dalam proses pembuatan pesanan pelanggan. Gudang bertanggung jawab menerima produk jadi. Pelanggan adalah actor yang berperan sebagai pemesan barang.
Kata kunci: konfeksi, produksi, sistem managemen produksi
PENDAHULUAN
223
saat ini memang menjadi salah satu pilihan usaha menjanjikan yang hampir tersebar di seluruh daerah termasuk Yogyakarta. Di Yogyakarta terdapat begitu banyak konfeksi salah satunya adalah Pino Konveksi.
Pino Konveksi membutuhkan teknologi yang diharapkan dapat memberikan solusi dalam memberikan informasi kepada pelanggan karena informasi sangat penting bagi pelanggan khususnya informasi tentang pesanannya. Saat ini Pino Konveksi ini belum terdapat sistem yang mengintegrasikan antara bagian front office, bagian produksi dan bagian gudang. Komunikasi yang terjalin antara front office, bagian produksi dan bagian gudang masih secara manual sehingga membutuhkan waktu dan kurang efisien. Pada Pino Konfeksi ini juga belum terdapat sistem yang dapat memberikan informasi sudah sejauh mana progress pesanan kepada pelanggan. Sehingga untuk mengetahui informasi pesanan pelanggan masih harus menghubungi Pino Konveksi melalui whatssap ataupun pelanggan datang langsung ke tempat konfeksi tersebut.
Rumusan permasalahan pada penelitian ini adalah bagaimana membuat sistem manajemen produksi pada Pino konveksi dan bagaimana membuat sistem yang dapat memberikan informasi progress pemesanan kepada pelanggan tentang pesanannya. Batasan permasalahan pada penelitian ini adalah sistem yang dibuat hanya untuk Pino Konveksi, sistem yang dibangun meliputi sistem pada pemilik, front office, produksi, gudang dan pelanggan, sistem ini tidak menyediakan pemesanan online dan sistem yang dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP dan MySQL sebagai databasenya. Tujuan dari penelitian ini adalah menghasilkan sistem manajemen produksi dan pemesanan barang pada Pino Konveksi dan mempermudah pelanggan untuk mengetahui progress pesanannya. Manfaat dari penelitian ini adalah membantu pemilik atau pegawai dalam memanajemen produksi agar lebih efektif dan efisien, membantu pelanggan agar lebih mudah untuk mendapatkan informasi mengenai progress pesanannya dan dapat memberikan kepuasan layanan terhadap pelanggan.
Penelitian ini menggunakan referensi yang berhubungan dengan obyek dan kasus penelitian yang dilakukan. Penelitian yang dilakukan oleh Rosmiati (2015) berjudul “Analisis Dan Perancangan E-Service Untuk Pelanggan Pada Jaya Bersama Konveksi”. Penelitian ini membahas tentang bagaimana cara memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan atau calon pelanggan dengan merancang sebuah E-Service. Perancangan E-Service ini diharapkan mampu menyediakan semua informasi yang ada di konveksi Jaya Bersama Konveksi. Dalam penelitian ini terdapat beberapa fitur yang dapat membantu pelanggan untuk mendapatkan informasi yang diinginkan. Sistem ini nantinya dapat dijadikan acuan untuk membuat sistem progress pemesanan pada pelanggan
Penelitian lainnya yang terkait adalah penelitian oleh Yulianto (2016) berjudul “Sistem
Informasi Manajemen Produksi Unit Painting & Packaging CV. Karya Hidup Sentosa Berbasis
Web”. Sistem yang dibuat pada penelitian ini adalah sistem untuk memanajemen produksi agar
kegiatan produksi dapat berjalan lebih akurat, efektif dan efisien. Hasil dari penelitian ini adalah dengan adanya sistem manajemen produksi ini diharapkan semua proses produksi, perencanaan dan pelaporan dapat dilakukan dengan cepat dan tepat. Dengan menggunakan sistem informasi manajemen produksi berbasis web, proses input data dapat dilakukan secara realtime dan akurat serta tidak membutuhkan waktu yang lama. Dalam penelitian ini dapat dijadikan acuan penulis dalam pembuatan sistem manajemen produksi nantinya.
Penelitian lainnya adalah penelitian oleh Suparman dan Andri Pranolo (2014) berjudul
“Desain Sistem Layanan Online Legalisir Ijazah dan Transkrip Akademik Di FKIP Universitas
Ahmad Dahlan”. Penelitian ini membahas tentang sistem layanan online yang bertujuan untuk
merancang dan mengimplementasikan website sebagai media layanan legalisir ijazah dan transkrip akademik. Untuk mengakses layanan ini, alumni diharapkan cukup mengisi form yang disediakan di website, dan membayar biaya legalisir dan ongkos kirim dokumen ke alamat yang bersangkutan. Selanjutnya pesanan akan dikirim ke alamat alumni melalui jasa layanan pengiriman dokumen. Oleh karena itu, penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat baik untuk meningkatkan kualitas layanan kepada alumni, serta memberikan kemudahan akses bagi alumni dalam melakukan legalisasi copy ijazah dan transkrip akademik. Dalam penelitian ini terdapat transaksi pemesanan yang dapat dijadikan acuan penulis dalam pembuatan aplikasi.
224
ini dengan referensi yang telah disebutkan adalah objek penelitian dan metode pengumpulan data yang digunakan.
LANDASAN TEORI
Sistem dapat didefinisikan sebagai sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerjasama atau yang dihubungkan dengan cara-caratertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan (Sutanta, 2003).
Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti "seni melaksanakan dan mengatur. Beberapa ahli mendefinisikan pengertian manajemen diantaranya yaitu Mary Parker Follet ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal (Wikipedia). Dalam upaya memanfaatkan sumber daya manajemen, para manajer akan melakukan tiga macam proses manajemen yang meliputi perencanaan, pengendalian (meliputi : pengorganisasian, penggerakan koordinasi) dan pengambilan keputusan (Sutanta,2003).
Sistem Informasi Manajemen dapat didefinisikan sebagai sekumpulan subsistem yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama dan membentuk suatu kesatuan, saling berinteraksi dan bekerjasama antara bagian satu dan yang lainnya dengan cara-cara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data, menerima masukan (input) berupa data-data, kemudian mengolahnya (processing), dan menghasilkan keluaran (output) berupa informasi sebagai dasar pengambilan keputusan yang berguna dan mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan akibatnya baik pada saat itu juga maupun masa mendatang, mendukung kegiatan operasional, manajerial, dan strategis organisasi, dengan memanfaatka berbagai sumber daya yang ada dan tersedia bagi fugsi tersebut guna mencapai tujuan (Sutanta, 2003).
Manajemen produksi dan operasi merupakan kegiatan manajemen yang berhubungan dengan penciptaan/pembuatan barang dan jasa. Kegiatan seperti ini terdapat diberbagai organisasi. Bagi suatu perusahaan manufaktur, kegiatan produksi yang menghasilkan barang dapat jelas terlihat. Dalam hal ini, barang yang dibuat adalah barang yang berwujud seperti televisi, kendaraan bermotor, pakaian, dan sebagainya. Biasanya untuk kegiatan seperti ini digunakan istilah manajemen produksi. Istilah produksi cenderung dikaitkan dengan pabrik, mesin maupun lini perakitan karena pada mulanya teknik dan metoda dalam manajemen produksi memang dipergunakan untuk mengoperasikan pabrik atau kegiatan perakitan lainnya. Namun dengan berkembangnya teknik dan metoda manajemen produksi maka penerapannya tidak hanya berlaku bagi kegiatan pembuatan barang-barang yang berwujud saja tetapi juga bisa diterapkan dalam pembuatan barang-barang tak berwujud atau jasa (Herjanto, 1999).
METODE PENELITIAN
225
pemilik, front office, produksi, gudang dan pelanggan, kelima adalah pengujian sistem yang dilakukan ketika sistem telah selesai dibuat, dan terakhir adalah sistem terpasang dan dokumentasi yang berupa laporan penelitian jika program sudah menghasilkan output sesuai dengan yang diharapkan.
Langkah diagram alir pada penelitian ini dapat dilihat pada Gambar 1.
Gambar 1 Langkah Alir Diagram
226
Gambar 2 Use Case Diagram Sistem Manajemen Produksi dan Pemesanan Barang
HASIL & PEMBAHASAN
Hasil penelitian ini adalah sistem berbasis website yang digunakan oleh semua aktor. Sistem ini memiliki beberapa aktor yaitu pemilik, front office, produksi, gudang dan pelanggan. Setiap aktor memiliki hak akses yang berbeda. Pemilik memiliki hak akses untuk mengelola data pegawai, mengelola orderan online, melihat data order, melihat data pelanggan dan melihat laporan transaksi. Front office memiliki hak akses untuk mengelola data pelanggan dan orderan secara offline, mengelola data pembayaran, mengelola checkout barang, melihat data pengambilan dan pengiriman. Produksi memiliki hak akses untuk mengelola antrian order, data orderan proses dan melihat orderan selesai. Gudang memiliki hak akses untuk melihat orderan selesai dan mengelola pengiriman. Pelanggan memiliki hak akses untuk melihat informasi progress pesanan barangnya. Halaman utama untuk pemilik dapat dilihat pada Gambar 1, halaman utama untuk front office dapat dilihat pada Gambar 2, halaman utama untuk produksi dapat dilihat pada Gambar 3, halaman utama untuk gudang dapat dilihat pada Gambar 4, dan halaman utama untuk pelanggan dapat dilihat pada Gambar 5.
227
Gambar 2 Tampilan Halaman Utama Front Office
Gambar 3 Tampilan Halaman Utama Produksi
Gambar 4 Tampilan Halaman Utama Gudang
Gambar 5 Tampilan Halaman Pelanggan
228
aktor dapat melakukan tugasnya masing-masing. Pemilik yang mengelola data pegawai dapat melihat dan menambahkan data pegawai. Tampilan Halaman data pegawai dapat dilihat pada Gambar 6.
Gambar 6 Tampilan Halaman Data Pegawai
Front Office dapat melihat data-data orderan pelanggan dengan status menunggu, di proses dan selesai. Tampilan halaman orderan menunggu dapat dilihat pada Gambar 7 dan tampilan halaman orderan proses dapat dilihat pada Gambar 8.
Gambar 7 Tampilan Halaman Data Order Menunggu
Gambar 8 Tampilan Halaman Data Order di Proses
229
bahan, pemotongan kain, proses bordir, proses jahit, cek hasil jahitan, packing dan penyelesaian orderan. Tampilan halaman antrian proses dapat dilihat pada Gambar 10.
Gambar 9 Tampilan Halaman Antrian Order
Gambar 10 Tampilan Halaman Orderan Proses
Gudang dapat menyimpan orderan-orderan yang telah selesai di produksi. Tampilan halaman orderan selesai dapat dilihat pada Gambar 11.
Gambar 11 Tampilan Halaman Orderan Selesai
230
Gambar 12 Tampilan Halaman Login Pelanggan
Gambar 13 Tampilan Halaman Progress Pesanan Barang Pelanggan
Pada penelitian ini dilakukan beberapa pengujian atau testing terhadap hasil implementasi yaitu component testing, integration testing, dan system testing.
Component testing merupakan pengujian terhadap komponen-komponen sistem. Pada penelitian ini, komponen yang diuji yaitu komponen antarmuka. Componen Testing untuk komponen antarmuka merupakan pengujian yang dilakukan untuk mengetahui fungsionalitas dari antarmuka yang telah dibuat apakah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan atau tidak. Pengujian antarmuka dilakukan pada menu dan button pada aplikasi. Dari hasil pengujian komponen antarmuka, dapat disimpulkan bahwa semua komponen menu dan button yang ada pada aplikasi telah mengarah pada halaman atau form yang tepat dan telah berjalan sesuai dengan yang diharapkan, contoh : menu tambah data telah mengarah pada form tambah data, link edit data telah mengarah pada form edit data dan button hapus data telah berhasil untuk menghapus data.
231
Tabel 1 Hasil Pengujian Integrasi
No Tabel Pengujian Integrasi Status
1 pemilik Baca (√) Berhasil
2 pegawai Tambah, baca, ubah, cari (√) Berhasil 3 pelanggan Tambah, baca, ubah, hapus, cari (√) Berhasil 4 orderan Tambah, baca, ubah, hapus (√) Berhasil 5 detail_order Tambah, baca, ubah, hapus (√) Berhasil
6 pembayaran Tambah, baca (√) Berhasil
7 pengambilan Tambah, baca (√) Berhasil
8 t_pengiriman Tambah, baca (√) Berhasil
9 progres Simpan (√) Berhasil
10 tahap Baca (√) Berhasil
11 t_barang Baca (√) Berhasil
12 t_ekspedisi Baca (√) Berhasil
13 bagian Baca (√) Berhasil
14 jenis Baca (√) Berhasil
15 jenis_bayar Baca (√) Berhasil
16 size Baca (√) Berhasil
17 status Baca (√) Berhasil
System testing merupakan pengujian terhadap integrasi sub-system, yaitu keterhubungan antar sub-system. Dalam penelitian ini, system testing dilakukan terhadap validasi data sebelum masuk ke dalam basis data. Setiap antarmuka telah memiliki validasi
Belum Login Alert : Belum Login
Username dan password tidak sesuai
Alert : Login Gagal
Username dan password sesuai Redirect menu utama 2 Data*) Tambah data sukses Alert : Berhasil
3 Data*) Ubah data sukses Alert : Berhasil
4 Data*) Hapus data berhasil -
Keterangan Tabel IV.2 :
Data*) : data pegawai, data pelanggan, data orderan dan data detail order.
KESIMPULAN
232
pekerjaan pemilik dan bagian front office jika ada pelanggan yang ingin mengetahui progress pesanan mereka. Sistem ini dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan databasenya menggunakan MySQL.
Penyempurnaan dan pengembangan sistem manajemen produksi dan pemesanan barang ini masih dapat dikembangkan antara lain:
1. Aplikasi dapat dikembangkan lagi pada sisi pelanggan sehingga pelanggan tidak hanya melihat progress tetapi juga mengetahui histori pembayaran orderannya.
2. Mengintegrasikan aplikasi ini dengan aplikasi ekspedisi pengiriman agar biaya pengiriman dapat diketahui dengan lebih cepat.
DAFTAR PUSTAKA
Herjanto, E. (1999). Manajemen Produksi dan Operasi. Jakarta: Grasindo.
Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI). (t.thn.). Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI). Dipetik Januari 23, 2017, dari Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI): http://kbbi.web.id/konfeksi
Rosmiati, M. (2015). Analisis dan Perancangan E-Service Untuk Pelanggan Pada Jaya Bersama Konveksi. Indonesian Journal on Software Engineering.
Santoso, L. W. (t.thn.). Pembuatan Sistem Informasi Produksi Untuk Meningkatkan Kualitas Sistem Manufaktur dan Jasa. 1.
Suparman, & Pranolo, A. (2014). Desain Sistem Layanan Online Legalisir Ijazah Dan Transkip Akademik Di FKIP Universitas Ahmad Dahlan. Jurnal Informatika.
Sutanta, E. (2003). Sistem Informasi Manajemen . Yogyakarta: Graha Ilmu.
Wikipedia. (t.thn.). Wikipedia. Dipetik Januari 19, 2017, dari Wikipedia: https://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen
Winarno, I., Yuwono, W., & Harsono, T. (2013). Desain Antar Muka Platform Reselient Untuk Manajemen Bencana. Prosiding Conference on Smart-Green Technology in Electrical and Information Systems, 3.
