SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN BARANG DAGANG PADA KOSIKA AMIK INTeL Com GLOBAL INDO KISARAN

(1)

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN BARANG DAGANG

PADA KOSIKA AMIK INTeL Com GLOBAL INDO KISARAN

Siti Rahmayuni dan Muhammad Rusli Staf Pengajar AMIK INTeL Com GLOBAL INDO

ABSTRAK

Persediaan merupakan sejumlah bahan baku yang digunakan untuk memenuhi permintaan konsumen atau bagian perusahaan pada periode tertentu. Jika jumlah permintaan tidak dapat ditentukan secara pasti ( probabilistik ) maka akan timbul kemungkinan berupa kekurangan atau kelebihan persediaan. Kemudian, setiap barang yang dipesan memiliki kemungkinan mengalami kerusakan atau memiliki kualitas yang tidak sesuai dengan standar yang diinginkan. Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem pengendalian yang dapat mengoptimalkan persediaan dengan memperhitungkan kondisi permintaan yang berfluktuatif dan kemungkinan terdapatnya barang yang rusak

Key words : Persediaan, Probabilistik

I. PENDAHULUAN

Perkembangan teknologi pada masa sekarang semakin meningkat. Persaingan antara perusahaan sering terjadi. Persaingan tersebut mengakibatkan permasalahan yang ada dalam sebuah perusahaan semakin kompleks. Masih sering terjadinya pengolahan data secara manual. Agar penyajian informasi dapat dihasilkan secara cepat, akurat dan relevan maka di butuhkan suatu sistem akuntansi yang bisa menunjang aktifitas perusahaan. Penulis melakukan penelitian di KOSIKA (koperasi sivitas akademika) dimana dalam melakukan kegiatan atau pencatatan persediaan masih menggunakan sistem manual, sehingga penulis ingin membantu cara kerja KOSIKA agar tidak terjadi kesalahan. Mengingat pemasok dan barang begitu banyak serta transaksi yang berhubungan dengan persediaan intensitasnya tinggi serta melibatkan banyak bagian dalam penyebaran dokumen hasil dari transaksi, standar akuntansi yang digunakan tidak sepenuhnya mengacu pada Standar Akuntansi Keuangan (SAK) sehingga dalam pencatatan transaksi sulit untuk dipahami pengguna

II. TINJAUAN UMUM 2.1. Pengertian Persediaan

Persediaan barang adalah barang-barang yang dimiliki untuk dijual kembali atau memproduksi barang-barang yang akan dijual. Istilah yang digunakan untuk menunjukkan barang-barang yang dimiliki oleh suatu perusahaan akan tergantung pada jenis usaha perusahaan. Istilah yang dipergunakan dapat dibedakan untuk usaha dagang yaitu perusahaan yang membeli barang dan menjualnya kembali tanpa mengadakan perubahan bentuk barang, dan perusahaan manufaktur yaitu perusahaan yang membeli bahan dan mengubah bentuknya untuk dijual.

Dalam perusahaan manufaktur persediaan barang terdiri dari beberapa jenis yaitu:

1. Bahan baku dan bahan penolong, adalah barang yang akan menjadi bagian dari produk jadi yang dengan mudah dapat diikuti biayanya. Sedangkan bahan penolong merupakan barang – barang yang juga menjadi bagian dari produk jadi tetapi jumlahnya relatif kecil atau sulit diikuti biayanya.

2. Suplies pabrik, merupakan barang-barang yang mempunyai fungsi melancarkan proses produksi.

3. Barang dalam proses, merupakan barang-barang yang sedang dikerjakan (diproses) tetapi pada tanggal neraca barang-barang tersebut belum selesai dikerjakan untuk dapat dijual (masih diperlukan Pengerjaan lebih lanjut).

4. Produk selesai, merupakan barang-barang yang sudah selesai dikerjakan dalam proses produksi dan menunggu saat penjualan. (Zaki Baridwan,2005).

Persediaan barang baik dalam usaha dagang maupun dalam perusahaan manufaktur merupakan jumlah yang akan mempengaruhi neraca maupun laporan rugi laba perusahaan, oleh karena itu persediaan barang yang dimiliki selama satu periode harus dapat dipisahkan mana yang sudah dapat dibebankan sebagai biaya (harga pokok penjualan) yang akan dilaporkan dalam laporan rugi laba dan mana yang masih belum terjual yang akan menjadi persediaan dalam neraca.

2.2. Metode Pencatatan Persediaan Barang Metode yang dapat digunakan dalam kaitannya dengan pencatatan persediaan barang adalah :

(2)

2.2.1. Metode Fisik

Dalam metode fisik mengharuskan adanya perhitungan barang yang masih ada pada tanggal penyusunan laporan keuangan. Perhitungan persediaan (stock opname) ini diperlukan untuk mengetahui berapa jumlah barang yang masih ada dan kemudian diperhitungkan harga pokoknya. Dalam metode ini mutasi persediaan barang tidak diikuti dalam buku-buku, setiap pembelian barang dicatat dalam rekening pembelian. Karena tidak ada catatan mutasi persediaan barang maka harga pokok penjualan tidak dapat diketahui sewaktu-waktu.

Permasalahan yang timbul bila digunakan metode fisik adalah jika diinginkan menyusun laporan keuangan jangka pendek misalnya bulanan, yaitu keharusan mengadakan perhitungan fisik atas persediaan barang. Bila barang yang dimiliki jenis dan jumlahnya banyak, maka perhitungan fisik akan memakan waktu lama dan akibatnya laporan keuangan juga akan terlambat. Dengan tidak diikuti mutasi persediaan dalam buku, menjadikan metode ini sangat sederhana baik pada saat pencatatan pembelian maupun pada waktu melakukan pencatatan.

2.2.2. Metode Buku (perpectual)

Dalam metode buku setiap jenis persediaan dibuatkan rekening sendirisendiri yang merupakan buku pembantu persediaan. Rincian dalam buku pembantu bisa diawasi dari rekening kontrol persediaan barang dalam buku besar. Setiap perubahan dalam persediaan diikuti dengan pencatatan dalam rekening persediaan sehingga jumlah persediaan sewaktu-waktu dapat diketahui dengan melihat kolom saldo dalam rekening persediaan. Penggunaan metode buku akan memudahkan penyusunan neraca dan laporan rugi laba jangka pendek, karena tidak perlu lagi mengadakan perhitungan fisik untuk mengetahui jumlah persediaan akhir. Walaupun neraca dan laporan rugi laba dapat segera disusun tanpa mengadakan perhitungan fisik atas barang, setidak-tidaknya setahun sekali perlu diadakan pengecekan apakah jumlah barang dalam gudang sesuai dengan jumlah dalam rekening persediaan. Bila terdapat selisih jumlah persediaan antara hasil perhitungan fisik dengan saldo rekening persediaan dapat diadakan penelitian terhadap sebab-sebab terjadinya perbedaan itu. Apakah selisih itu normal dalam arti susut atau rusak, ataukah tidak normal, yaitu diselewengkan.

Selisih yang terjadi akan dicatat dalam rekening selisih persediaan dan rekening lawannya adalah rekening persediaan barang. Bila jumlah gudang lebih kecil dibandingkan dengan saldo rekening persediaan maka rekening persediaan dikurangi, dan sebaliknya. (Zaki Baridwan,2005)

2.2.3. Metode Harga Pokok Persediaan

Untuk dapat menghitung harga pokok penjualan dan harga pokok persediaan akhir dapat digunakan berbagai cara, diantaranya yaitu :

1. Metode identifikasi khusus yaitu Didasarkan pada anggapan bahwa arus barang harus sama dengan arus biaya, sehingga perlu dipisahkan tiap-tiap jenis barang berdasarkan harga pokoknya dan untuk masing-masing kelompok dibuatkan kartu persediaan sendiri sehingga masing-masing harga pokok bisa diketahui. 2. Metode masuk pertama keluar pertama (FIFO)

yaitu Harga pokok persediaan dibebankan sesuai dengan urutan terjadinya. Apabila ada penjualan atau pemakaian barang-barang maka harga pokok yang dibebankan adalah harga pokok yang paling terdahulu, disusul yang masuk berikutnya.

3. Rata-rata tertimbang yaitu Barang yang dipakai untuk produksi atau dijual akan dibebani harga pokok rata-rata dilakukan dengan cara membagi jumlah harga perolehan.

4. Masuk terakhir keluar pertama (LIFO) yaitu Barang-barang yang dikeluarkan dari gudang akan dibebani harga pokok pembelian yang terakhir disusul dengan yang masuk sebelumnya. Persediaan akan dihargai dengan harga pokok pembelian yang pertama dan berikutnya.

5. Persediaan besi (minimum) yaitu Persediaan minimum dianggap sebagai elemen yang harus selalu tetap, sehingga dinilai dengan harga pokok yang tetap.

6. Biaya standar (standar cost) yaitu Persediaan barang dinilai dengan biaya standar yaitu biaya-biaya yang seharusnya terjadi. Biaya ini ditentukan sebelum proses produksi dimulai, untuk bahan baku, upah langsung dan biaya produksi tidak langsung. Apabila terdapat perbedaan antara biaya-biaya yang sesungguhnya terjadi denga biaya standarnya. Perbedaan ini akan dicatat sebagai selisih. 7. Harga pokok rata-rata sederhana (simple

average) yaitu Harga pokok persediaan ditentukan dengan menghitung rata-ratanya tanpa memperhatikan jumlah barangnya. Apabila jumlah barang yang dibeli berbeda-beda maka metode ini tidak menghasilkan harga pokok yang dapat mewakili selruh persediaan. 8. Harga beli terakhir (latest purchase price) yaitu

Persediaan barang yang ada pada akhir periode dinilai dengan harga pokok pembelian terakhir tanpa mempertimbangkan apakah jumlah persediaan yang ada melebihi jumlah yang dibeli terakhir.

(3)

9. Metode nilai penjualan relatif yaitu Metode ini dipakai untuk mengalokasikan biaya bersama (joint cost) kepada masing-masing produk yang dihasilkan atau dibeli. Pembagian biaya bersama dilakukan berdasarkan nilai penjualan relative dari masing-masing penjualan tersebut. 10. Metode biaya variabel (direct cost) yaitu Dalam

metode ini harga pokok produksi dari produk yang dihasilkan oleh perusahaan hanya dibebani dengan biaya produksi yang variabel yaitu bahan baku, upah langsung dan biaya produksi yang variabel. Biaya produksi tidak langsung yang tetap akan dibebankan sebagai biaya dalam metode yang bersangkutan dan tidak ditunda dalam persediaan. (Zaki Baridwan, 2005)

2.3. Pengertian Kas

Kas adalah suatu alat pertukaran dan juga digunakan sebagai ukuran dalam akuntansi. Dalam neraca kas merupakan aktiva yang paling lancar, dalam arti paling sering berubah. Hampir pada setiap transaksi dengan pihak luar selalu mempengaruhi kas. (Baridwan, 2005) Berdasarkan dari konteks tersebut yang dimaksud sistem akuntansi pengeluaran kas adalah merupakan kesatuan yang melibatkan bagian-bagian yang saling berkaitan satu sama lain, yang digunakan dalam perusahaan untuk menangani pengeluaran yang berasal dari pembelian barang atau jasa baik secara tunai maupun kredit.

III. SISTEM AKUNTANSI

3.1. Deskripsi Sistem Akuntansi Persediaan Pencatatan persediaan pada perusahaan konstruksi selama ini masih manual, kalaupun sudah digunakannya komputer, penggunaannya masih sangat terbatas, yaitu hanya pada penginputan data dan pembuatan laporan yang tidak representatif. Masih banyak data yang harus dicek ulang secara fisik dan laporan harus dibuat dengan cara mengetik kembali data dari laporan yang sudah dibuat sebelumnya dengan cara manual. Di samping itu, data dan informasi tidak dapat ditransfer ke bagian lainnya dengan cepat, data yang sama bisa diinput oleh dua bagian yang berbeda, dan informasi disajikan sering tidak akurat dan tepat waktu. Pemasukan data yang dilakukan dua kali tentunya membutuhkan waktu yang lama, tidak efektif, dan tidak efisien.

3.2. Sistem dan Prosedur pada Sistem Akuntansi Persediaan

Prosedur yang dimiliki untuk persediaan adalah prosedur pengadaan barang, prosedur pengeluaran barang, dan prosedur perhitungan fisik. Prosedur

pengadaan barang digunakan untuk pembelian barang, prosedur pengeluaran untuk pengeluaran barang dari gudang kepada bagian proyek, dan prosedur perhitungan fisik untuk mengecek jumlah persediaan yang masih tersisa pada akhir periode. Sistem pencatatan yang digunakan masih lebih banyak manual, walaupun sudah digunakan komputer, penggunaannya masih terbatas.

3.3. Unit-unit Yang Terkait

Dalam sistem akuntansi persediaan barang, melibatkan unit organisasi yang terkait, mulai dari masuknya barang sampai pencatatan akuntansi. Unit-unit organisasi dalam sistem akuntansi persediaan barang adalah :

1. Fungsi Gudang, pada bagian gudang diselenggarakan kartu gudang untuk mencatat kuantitas persediaan dan mutasi tiap jenis barang yang di simpan di gudang. Selain itu juga bagian gudang menyelenggarakan kartu barang yang ditempelkan pada penyimpanan barang.

2. Fungsi Akuntansi, pada bagian akuntansi diselenggarakan kartu persediaan yang digunakan untuk mencatat kuantitas dan harga pokok barang yang di simpan di gudang. Di samping itu, kartu persediaan ini merupakan rincian rekening kontrol persediaan yang bersangkutan dalam buku besar. (Mulyadi, 2008)

IV. PEMBAHASAN 4.1. Neraca Saldo

Tabel 4.1. Neraca Saldo KOSIKA AMIK INTeL Com GLOBAL INDO (Per 1 Januari 2013)

No.

Account Nama Account Debit Kredit

1-1101 Kas Ditangan 10.500.000 1-1103 BNI'46 14.800.000 1-1201 Piutang Dagang 5.400.000 1-1301 Persediaan Barang 22.840.000 1-2101 Pendapatan Rehab 2-1101 Hutang Dagang 6.500.000 2-1103 Pajak Keluaran 2-1105 Pajak Masukan

2-1401 Uang Muka _Penjualan

3-1101 Modal Saham 25.000.000

3-1106 Laba Ditahan 22.040.000

(4)

4.2. Data Pelanggan

Tabel 4.2. Data Pelanggan

No Nama Saldo No.

Invoice 1. Mahasiswa - 101 2. Prodi Akuntansi 1.500.000 102 3. Prodi Manajemen Informatika 2.400.000 103 4 Prodi Teknik Komputer 1.500.000 104 4.3. Data Pemasok

Tabel 4.3. Data Pemasok

NO. Nama Saldo No.

Invoice 1 IMAM MARKET 3.500.000 201 2 UD. KEDJORA 3.000.000 202

4.4. Data Persediaan

Tabel 4.4. Data-data Persediaan

Kode Nama Qty Cost Amount

Selling Price P Pulpen 200 2. 400 480.000 2.500 K Kertas 20 30.000 600.000 35.000 Kc Kacang 25 8.00 20.000 1.000 B Buku 100 3.000 300.000 4.000

4.5. Transaksi – transaksi Yang Terjadi Tabel 4.5. Transaksi-Transaksi

Tanggal Keterangan

01 Jan 2012

Membeli 10 Rim kertas, 10 buah buku pada UD. Kedjora

04 Jan 2012

Menjual 12 buah pulpen, 1 rim kertas, 1 buah buku kepada prodi manajemen informatika

10 Jan 2012

Membeli Kacang 25 buah kepada Imam market

11 Jan 2012

Menjual Pulpen 20 buah kepada mahasiswa

12 Jan 2012

Menjual kertas sebanyak 5 rim kepada mahasiswa

14 Jan 2012

Menjual 12 buah pulpen, 1 rim kertas, 1 buah buku kepada prodi teknik komputer

18 Jan 2012

Menjual 12 buah pulpen, 1 rim kertas, 1 buah buku kepada prodi

komputerisasi akuntansi 21 Jan

2012

Menjual Pulpen 20 buah kepada mahasiswa

22 Jan 2012

Menjual Kacang 20 buah kepada mahasiswa

4.6. Pembahasan Transaksi

Transaksi 1 Januari 2012 Membeli 10 Rim kertas, 10 buah buku pada UD. Kedjora

Caranya:

a. Aktifkan modul purchases b. Enter purchases

Tampilan Pembelian Barang :

Gambar 4.1. Pembelian Barang

Transaksi 4 Januari 2012 Menjual 12 buah pulpen, 1 rim kertas, 1 buah buku kepada prodi Manajemen Informatika

Caranya:

a. Aktifkan modul sales b. Enter sales

Tampilan Penjualan Barang

Gambar 4.2. Penjualan Barang

Transaksi 10 Januari 2012 Membeli Kacang 25 buah kepada Imam market.

Caranya:

a. Aktifkan modul purchases b. Enter purchases

Tampilan Pembelian Barang

(5)

Transaksi 11 Januari 2012 Menjual Pulpen 20 buah kepada mahasiswa

Caranya:

Tampilan Penjualan Barang :

Transaksi 12 Januari 2012 Menjual kertas sebanyak 5 rim kepada mahasiswa.

Caranya:

Tampilan Penjualan Barang

Transaksi 14 Januari 2012 Menjual 12 buah pulpen, 1 rim kertas, 1 buah buku kepada prodi teknik komputer.

Caranya:

Transaksi 18 Januari 2012 Menjual 12 buah pulpen, 1 rim kertas, 1 buah buku kepada Prodi Komputerisasi Akuntansi.

Caranya:

Transaksi 21 Januari 2012 Menjual Pulpen 20 buah kepada mahasiswa.

Caranya:

Transaksi 22 Januari 2012 Menjual Kacang 20 buah kepada mahasiswa.

Caranya:

(6)

4.7. Laporan Keuangan

Gambar 4.8. Trial Balance

Gambar 4.9. Profit and Loss

V. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan

1. Metode pencatatan sistem akuntansi persediaan barang pada KOSIKA INTeL Com GLOBAL INDO menggunakan system fisik dan masih manual.

2. Cara mengaplikasikan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Barang Dagang pada KOSIKA AMIK INTeL Com GLOBAL INDO yaitu dengan menggunakan MYOB Accounting agar lebih mudah dan menghemat waktu

5.2. Saran

1. Diharapkan kepada KOSIKA INTeL Com GLOBAL INDO pencatatan persediaan menggunakan system komputerisasi 2. Membuat daftar persediaan barang setiap

hari.

3. Kepada KOSIKA INTeL Com GLOBAL INDO agar menggunakan SDM yang memahami system pencatatan persediaan.

DAFTAR PUSTAKA

Baridwan Zaki, Intermediate Accounting,

Yogyakarta, 2003

Carl. S. Warren, James M. Reeve, dan Philip E. Fess, Pengantar Akuntans, Edisi 21, Penerbit Salemba Empat, Jakarta, 2008.

Carol Costa dan C. Wesley Addison, Accounting Dalam 24 Jam, 2001, Jakarta : Alpha Teach Yourself.

Harahap, S. S. 2004. Teori Akuntansi. PT Raja Grafindo. Jakarta

Moeliyati, Soecipto, Suyoto dan Sumardi, Siklus Akuntansi, Penerbit Yudhistira, Jakarta, 2001.

Mulyadi, Sistem Akuntansi:. Salemba Empat. Jakarta, 2008

R. Soemita, 2001, Dasar-dasar Akuntansi Revisi 1, Jakarta : Rhineka Cipta.

S.R, Soemarno, 2003, Pengantar Mananjemen Keuangan, Jakarta : Rhineka Cipta.