RENCANA MANAJEMEN PROYEK
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG PADA
ALBERINDO GRAHA CEMERLANG
Disusun Oleh :
1211501075 – Christian Yonathan S.
1211501877 – Eddo Careera Iriyanto P.
1211503568 – Muhammad Kailani R.
UNIVERSITAS BUDI LUHUR
2015
1. Pendahuluan
Project Charter
Nama Proyek Perancangan Sistem Informasi Persediaan Barang Pada Alberindo Graha Cemerlang
Tanggal Mulai Proyek 31 Maret 2015 Tanggal Selesai Proyek 21 Juli 2015
Manager Proyek Christian Yonathan S. Tujuan Proyek
Memberikan pemecahan terhadap masalah yang terdapat pada Sistem Persediaan Barang yang belum terkomputerisasi pada bagian Gudang Alberindo Graha Cemerlang.
Faktor Penentu Keberhasilan
Berikut ini adalah beberapa faktor penentu keberhasilan proyek, yaitu : Komitmen dan dukungan dari pihak manajemen.
Komitmen dan dukungan dari tim proyek.
Ketersediaan sumber daya manusia yang sesuai dengan kompetensi masing-masing.
Kerjasama yang baik dari semua pihak yang sesuai dengan kompetensi masing-masing.
Disiplin pelaksanaan sesuai dengan rencana kerja proyek. Dokumentasi proyek yang baik dan lengkap
Tersedianya semua fasilitas pendukung proyek yang sesuai dan memadai. Penyelesaian proyek ini tepat waktu dan tidak memakan biaya lebih daripada
semestinya.
Klien dapat menggunakan dan memanfaatkan sistem ini sebagaimana mestinya. Manfaat Yang Diharapkan
Berikut ini adalah manfaat untuk proyek, yaitu : Bisa mengurangi human errors.
Dapat memberikan informasi yang dibutuhkan oleh pelanggan.
Dapat memudahkan dalam proses pengelolaan Transaksi. 2. Pendekatan Dalam Manajemen Proyek
Pendekatan Proyek Tujuan Proyek
Menyelesaikan masalah pengelolaan Sistem Persediaan Barang pada Alberindo Graha Cemerlang.
Tahapan Pendekatan Proyek
1. Analisis kebutuhan pengguna, hardware, dan software yang akan diimplementasikan.
2. Perancangan antarmuka aplikasi navigasi menu, input, output, dan perancangan database.
3. Pengembangan sistem dan melakukan upload database. 4. Ujicoba sistem
5. Mengembangkan estimasi biaya proyek untuk implementasi. 3. Cakupan Proyek
Alberindo Graha Cemerlang merupakan usaha keluarga, yaitu sebagai distributor barang-barang kebutuhan rumah tangga. Untuk memudahkan dalam proses transaksi maka Alberindo Graha Cemerlang membutuhkan sebuah Sistem Informas untuk mengelola transaksi stok barang dan laporan penjualan.
Fitur-fitur yang terdapat pada Sistem Informasi Persediaan Barang pada Alberindo Graha Cemerlang antara lain :
a. Bagian Pendataan. b. Bagian Penerimaan. c. Bagian Pengiriman. d. Bagian Laporan
3.1. Spesifikasi Kebutuhan Fungsional
Berdasarkan hasil analisis kebutuhan Perusahaan Alberindo Graha Cemerlang, yaitu :
a. Bagian Pendataan
Nama Fungsi Deskripsi
Pemasok Pendataan pemasok biasanya dilakukan setelah adanya
kesepakatan kerjasama antara pemasok dengan Alberindo Graha Cemerlang. Data pemasok disimpan ke tabel Pemasok. Barang Data barang diperoleh dari pemasok dan di-entry berdasarkan
katalog barang yang mereka bawa. Data barang disimpan ke tabel Barang.
Mitra Usaha Pendataan mitra usaha dilakukan untuk memudahkan pengiriman barang. Data mitra usaha diperoleh dari faktur penjualan yang dititipkan oleh bagian administrasi pemasaran. Data mengenai mitra usaha ini disimpan ke tabel mitra usaha. Ekspedisi pendataan ekspedisi (jasa kurir) dilakukan untuk memudahkan
pengiriman barang ke mitra usaha yang berada di luar kota. Data ekspedisi disimpan ke tabel ekspedisi.
b. Bagian Penerimaan
Nama Fungsi Deskripsi
Pemesanan Bagian gudang melakukan pemesanan barang ke pemasok
kemudian data akan tersimpan ke tabel pemesanan dan tabel beli.
Bukti Tanda Terima Barang
Data yang terdapat pada faktur dan surat jalan yang dibawa pemasok, di-entry ke tabel TandaTerimaBarang, sedangkan jumlah barang yang diterima disimpan ke tabel terima. Surat Retur
Pembelian
Surat retur pembelian dibuat berdasarkan tabel
disimpan ke tabel ReturPembelian dan tabel ReturBeli. Surat retur pembelian ditujukan ke pemasok.
c. Bagian Pengiriman
Nama Fungsi Deskripsi
Faktur Penjualan Faktur penjualan yang diterima dari bagian pemasaran dientry ke tabel FakturPenjualan dan tabel jual. Faktur penjualan tersebut juga digunakan untuk mengentry data mitra usaha. Surat Jalan Surat jalan dibuat berdasarkan faktur pejualan yang diterima
dari bagian pemasaran. Data surat jalan disimoan ke tabel SuratJalan. Surat jalan dan faktur penjualan kemudian diserahkan ke mitra usaha.
Bukti Tanda Kirim Barang
Bukti tanda kirim barang datanya berasal dari surat jalan pengiriman barang yang telah dibubuhi tanda terima mitra usaha. Data pengiriman disimpan ke tabel TandaKirimBarang dan tabel Kirim.
Retur Penjualan Data mengenai barang yang diretur oleh mitra usaha dientry ke tabel ReturPenjualan, dan rincian mengenai barang-barang yang diretur disimpan ke tabel ReturJual.
Surat Retur Penjualan
Surat retur penjualan dibuat berdasarkan tabel ReturPenjualan. Surat retur penjualan ditujukan ke bagian akuntansi dan
keuangan untuk diurus masalah pembayarannya. d. Bagian Laporan
Nama Fungsi Deskripsi
Penerimaan Barang
Laporan penerimaan barang dibuat berdasarkan tabel TandaTerimaBarang, tabel Terima, tabel Barang, tabel
Pemasok, dan tabel Pemesanan. Laporan penerimaan barang ditujukkan ke bagian akuntansi dan keuangan.
Retur Pembelian Laporan retur pembelian dibuat berdasarkan tabbel
ReturPembelian, tabel ReturBeli, tabel TandaTerimaBarang, dan tabel Barang. Laporan retur pembelian ditujukkan ke bagian akuntansi dan keuangan.
Pengiriman Barang Laporan pengiriman barang dibuat berdasarkan tabel TandaKirimBarang, tabel Kirim, tabel SuratJalan, tabel Ekspedisi, tabel FakturPenjualan, tabel Barang, dan tabel MitraUsaha. Laporan pengiriman barang ditujukkan ke bagian pemasaran.
Retur Penjualan Laporan retur penjualan dibuat berdasarkan tabel
ReturPenjualan, tabel ReturJual, tabel TandaKirimBarang, tabel SuratJalan, tabel FakturPenjualan, tabel MitraUsaha, dan tabel Barang. Laporan retur penjualan ditujukkan ke bagian
administrasi pemasaran.
3.2. Spesifikasi Kebutuhan Non-Fungsional
No. Kebutuhan Non Fungsional
1. Sistem harus menggunakan bahasa Indonesia. 2. Sistem seharusnya mudah digunakan dan dipelajari. 3. Sistem seharusnya memiliki tampilan yang menarik. 4. Sistem seharusnya aman digunakan.
5. Sistem seharusnya dapat diakses 24 Jam sehari dan 7 Hari dalam seminggu. 6. Sistem seharusnya menyediakan panduan penggunaan.
3.3. Ruang Lingkup Proyek
Ruang Lingkup Deskripsi Ruang Lingkup Proyek
Ruang Lingkup Proyek adalah sebagai berikut :
Modul yang dikembangkan berdasarkan Spesifikasi Kebutuhan Fungsional. Aplikasi ini berbasis desktop.
Penyampaian Proyek
Output-output yang akan dihasilkan pada aplikasi sistem persediaan barang ini terdiri dari laporan Alphabetik barang, pemasok, ekspedisi, pemesanan yang dapat diekspor ke Excel atau PDF atau dicetak langsung.
Kriteria Penerimaan Proyek
Team pengembang akan melakukan pengujian akhir perangkat lunak setelah proses instalasi sistem di server dikerjakan. Selain pengembang, pengujian pada tahap akhir ini juga dilakukan oleh klien dalam hal ini adalah pihak Alberindo Graha Cemerlang dan apabila semuanya dirasa cukup dan bisa berjalan lancer maka baru diserahkan ke pihak Alberindo Graha Cemerlang.
Batasan
1. Aplikasi dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman Java dengan database MySQL.
2. Aplikasi diinstal pada bagian Gudang dengan sistem operasi Windows 7.
4. Daftar Milestone
Berikut daftar milestone proyek pembangunan sistem informasi persediaan barang pada Alberindo Graha Gemilang.
Milestone Tanggal
Memulai Proyek 31 Maret 2015
Project charter ditandatangani 07 April 2015 Proposal proyek disetujui 13 April 2015 Persetujuan analisa 14 April 2015 Desain antarmuka sistem disetujui 27 Mei 2015 Program selesai dibuat 24 Juni 2015 Dokumentasi sistem selesai dibuat 09 Juli 2015
Sistem terimplementasi 25 Juni 2015 Pelatihan selesai 02 Juli 2015 Penutupan proyek 13 Juli 2015
Proyek Selesai 21 Juli 2015
5. Baseline Jadwal Dan Work Breakdown Structure
Untuk mengerjakan Proyek Membangun Sistem Informasi Persediaan Barang ini diperlukan waktu 81 hari kerja. Total waktu yang disediakan untuk melakukan pembangunan proyek ini, dari mulai pembukaan proyek sampai dengan penutupan proyek adalah 3 bulan atau 81 hari kerja. Baseline Jadwal dan WBS terlampir dalam LAMPIRAN 1: WORK BREAKDOWN STRUCTURE DAN BASELINE JADWAL.
6. Rencana Manajemen Perubahan
Dalam perjalanan suatu proyek, hamper selalu ada suatu permintaan perubahan. Untuk mengantisipasi akan hal tersebut, maka perlu disusun suatu prosedur. Prosedur untuk mengontrol perubahan dalam suatu proyek sering disebut dengan Prosedur Kontrol Perubahan (Changes Control Procedure).
Prosedur Kontrol Perubahan:
Setiap modifikasi yang telah disetujui, ataupun perubahan pada jadwal dan biaya proyek harus mengacu pada prosedur berikut.
Pengajuan perubahan dapat berasal dari setiap anggota tim apabila diperlukan, terutama untuk perubahan yang akan mempengaruhi jadwal dan ruang lingkup kerja.
Persetujuan pada Form Permintaan Perubahan/Changes Request Form (CRF) menunjukkan persetujuan terhadap perubahan pada jadwal.
Pengajuan Perubahan:
Suatu perubahan dapat diajukan ke manajer proyek melalui komunikasi formal (meeting reguler) ataupuan non-formal (melalui bentuk komunikasi lainnya).
Mengisi Form Permintaan Perubahan (CRF) - (lihat LAMPIRAN 2.1) - untuk diajukan sebagai usulan perubahan.
Catat CRF pada Catatan Permintaan Perubahan - (lihat LAMPIRAN 2.2). Monitor Perubahan:
Apabila Form Permintaan Perubahan telah disetujui, pekerjaan dapat dimulai. Project Manager atau manajer proyek akan mengubah jadwal proyek atau
rencana kerja untuk mengakomodasi perubahan yang telah disetujui dan mempresentasikannya dalam meeting kemajuan proyek untuk disetujui. Kemajuan dalam kontrol perubahan akan dilaporkan dalam meeting proyek.
Project Manager harus menanda tangani Form Permintaan Perubahan apabila perubahan telah diselesaikan.
7. Rencana Manajemen Komunikasi
Perencanaan Komunikasi
Perencanaan komunikasi menjabarkan kebutuhan komunikasi regular antar anggota tim yang terlibat dalam pengerjaan proyek Sistem Informasi Persediaan Barang. Komunikasi tidak harus dilakukan secara formal saja, komunikasi bisa dilakukan secara terbuka dan informal untuk memfasilitasi transfer pengetahuan (knowledge transfer) antar semua pihak yang terlibat/berkepentingan. Untuk perencanaan komunikasi yang bersifat formal, akan dicantumkan pada LAMPIRAN 3: PERENCANAAN KOMUNIKASI yang menggambarkan komunikasi reguler yang dianggap penting untuk memastikan adanya informasi yang tepat, keterlibatan, dukungan dan manajemen proyek yang efektif. Persiapan Pertemuan
Mendistribusikan agenda meeting, selambat-lambatnya sehari sebelumnya. Pembahasan topik berdasarkan urutan kepentingan dimulai dengan topik yang mudah dan setiap topik diberikan alokasi waktu.
Mendistribusikan materi meeting, agenda, serta informasi lokasi dan waktu. Setiap anggota tim proyek bertanggung jawab untuk melakukan persiapan, hadir
dan berpartisipasi aktif dalam meeting.
Pemimpin meeting dan fasilitator memastikan meeting dapat berjalan pada jalurnya dan efektif, sehingga tujuan meeting dapat dicapai.
Pemimpin meeting akan menunjuk seorang notulis untuk membuat dokumentasi meeting dan mendistribusikannya dengan tepat.
Meeting paling sedikit membahas topik berikut: Kemajuan proyek
Aktivitas yang akan segera dilakukan
7.1. Direktori Tim Proyek
Direktori tim proyek untuk semua komunikasi sebagai berikut :
Name Role Position Contact Information
gmail/No.Telp Christian Yonathan S. Project Manager Manager IT Christianys14@gmail.co m 0812123456XXX Eddo Careera Iriyanto P. Sponsor Direktur Utama eddocareera.i.p@gmail.c om 0812123456XXX M. Kailani Ridwan
Anggota IT Bag. IT cowocoolz182@gmail.co m
0812123456XXX
Abdullah ‘Alim Anggota IT Bag. IT alimm.abdullah@gmail.c om
0812123456XXX
Edi Sucipto Tenaga Ahli Perwakila
n Penggun a edi.sucipto007@gmail.co m 0812123456XXX
8. Rencana Manajemen Biaya
Baseline biaya untuk proyek sistem informasi persediaan barang meliputi semua biaya yang dianggarkan untuk berhasil menyelesaikan proyek. Data selengkapnya terdapat pada gambar dibawah ini :
9. Rencana Manajemen Pembelian
Berdasarkan Cakupan Proyek, tidak mencakup pengadaan hardware/software, sehingga tidak melakukan Rencana Manajemen Pembelian.
Cakupan Proyek adalah pada pembuatan Aplikasi Sistem Informasi Pengadaan Barang pada Alberindo Graha Cemerlang berbasis desktop saja.
10. Rencana Manajemen Cakupan Proyek
Manajemen Cakupan Proyek adalah pengelolaan proses-proses untuk pendefinisian dan pengendalian apa yang termasuk dan tidak termasuk dalam proyek. Pelaksana proyek dan semua pihak yang berkepentingan harus mempunyai persepsi yang sama tentang hasil dari proyek dan proses yang akan dilakukan dalam pembuatan hasil proyek. Proses Manajemen cakupan proyek meliputi: (1) Inisiasi Proyek: proses awal proyek atau transisi dari satu tahap ke tahap berikutnya (2) Perencanaan Cakupan: pembuatan dokumen yang akan digunakan sebagai dasar pengambilan putusan dalam pelaksanaan proyek (3) Pendefinisian Cakupan: perincian hasil akhir proyek menjadi bagian-bagian komponen yang lebih kecil dan lebih mudah untuk dikelola (4) Verifikasi Cakupan: proses formal persetujuan akan Cakupan proyek, dan (5) Pengendalian Perubahan Cakupan: Proses pengendalian terhadap perubahan Cakupan proyek. Cakupan Proyek sistem informasi percetakan terdapat pada gambar berikut.
11. Rencana Manajemen Jadwal 11.1. Jadwal Proyek
No Kegiatan Mar Apr Mei Jun Jul
1 Mulai Proyek 2 Perencanaan 3 Pelaksanaan 3.1 Analisa Sistem 3.2 Design Database 3.3 Design UI 3.4 Testing Aplikasi
3.5 Instalasi Software 3.6 Pelatihan 4 Pengawasan 5 Penutupan Proyek 11.2. Milestone Report
11.3. Resource Calendar
12. Rencana Manajemen Mutu
Rencana manajemen mutu pada proyek aplikasi sistem informasi percetakan ini yaitu menggunakan metode check list, yaitu dengan mengecek setiap tahap pelaksanaan proyek yang sesuai dengan standar ISO 9000 demi memberikan kepuasan dengan terpenuhinya semua kebutuhan pelanggan. ISO 9000 adalah suatu kumpulan standar untuk sistem manajemen mutu. ISO 9000 dirumuskan oleh TC 176 ISO, yaitu suatu organisasi internasional atau komite yang
mengembangkan standar manajemen mutu dan kualitas.Daftar pelaksanaan proyek yang dinilai telah sesuai dengan standar ISO 9126 terlampir dalam LAMPIRAN 4: RENCANA MANAJEMEN MUTU.
13. Rencana Manajemen Resiko
Kategori Resiko berdasarkan pada Resiko keuangan dan Resiko teknologi. Cara untuk menemukan/menentukan resiko dengan Brainstorming, Interview, Analisis SWOT (Kekuatan, Kelemahan, Peluang, Hambatan). Berikut ini adalah hasil analisis SWOT yang merupakan cara menemukan resiko yang mungkin terjadi dalam aplikasi sistem informasi percetakan, yaitu seperti pada tabel dibawah ini:
Faktor Internal
Eksternal Opportunity (O) Threat (T)
Strength (S)
1.Jaringan intranet dan internet sudah tersedia
2. Kemudahan
menggunakan aplikasi online bagi orang sibuk
1. Perkembangan kemajuan teknologi sangat cepat
2. Adanya serangan dari hacker dan cracker
3. Bencana alam yang dapat menghilangkan data dan dokumen penting Strength (S) STRATEGI BISNIS BERDASARKAN STRENGTH 1. Memiliki sistem search
berdasarkan kriteria produk
2. Memiliki pengelola web sendiri
3. Ada sistem security yang menjaga keamanan data percetakan
S-O
1. Melakukan sosialisasi dan pelatihan
2. Merekrut developer aplikasi web yang handal dan berkualitas
3. Melakukan promosi pada jejaring sosial facebook/twitter
S-T
1. Memberikan pelayanan yang memuaskan, cepat, aman dan nyaman
2. Menjamin kualitas
produk untuk
Weakness (W) STRATEGI BISNIS BERDASARKAN WEAKNESS 1. URL belum masuk
urutan halaman pertama dalam pencarian di search engine
1. Bekerja sama dengan pimpinan perusahaan agar sistem cepat dikenal
2. Banyak melakukan sosialisasi tentang kenyamanan menggunakan Sistem Informasi Percetakan
3. Mengadakan panduan penggunaan Sistem Informasi Percetakan
14. Daftar Resiko
Adapun kemungkinan adanya resiko terbesar pada sebuah proyek, yaitu dari segi biaya, waktu, dan ruang lingkup pekerjaan proyek yang kurang detail. Hal ini juga akibat kurangnya perencanaan yang baik terhadap estimasi waktu pelaksanaan proyek dan biaya yang dibutuhkan, sehingga ada kemungkinan proyek gagal atau merugi. Tabel identifikasi resiko dalam proyek aplikasi sistem informasi percetakan terlampir dalam LAMPIRAN 5: DAFTAR RESIKO .
15. Rencana Manajemen SDM 15.1. Identifikasi Stakeholder
Anggota stakeholder yang terlibat dalam proyek aplikasi Sistem Informasi Persediaan Barang pada Alberindo Graha Cemerlang ini terdiri dari tim proyek, dan pengguna akhir aplikasi Sistem Persediaan Barang, yaitu :
a. Tim proyek terdiri 1. Project manager 2. Sistem analis 3. Programmer 4. Designer b. Pihak perusahaan 1. Pimpinan
2. Akuntansi dan keuangan 3. Pemasaran
c. Pengguna akhir 1. Administrator
2. Karyawan perusahaan 15.2. Struktur Organisasi Proyek
Nama Jabatan Wewenang
Eddo Pimpinan Menyediakan dana proyek sekaligus pemilik
Alberindo Graha Cemerlang
Edi Tenaga Ahli Mengawasi proyek sekaligus komunikator antara pimpinan dengan project manager
Christian Project
Manager
Merencanakan, melaksanakan dan mengawasi proyek
Alim Anggota IT Menganalisis proses bisnis dan membuat
pemodelan, Membuat kode program, Merancang tampilan aplikasi dan input/output sistem
Khailani Anggota IT Menganalisis proses bisnis dan membuat
pemodelan, Membuat kode program, Merancang tampilan aplikasi dan input/output sistem
16. Kalender Sumber Daya
17. Baseline Biaya
Bagian ini berisi dasar biaya untuk proyek di mana manajemen biaya akan didasarkan. Proyek ini akan menggunakan metrik nilai yang diterima untuk melacak dan mengelola biaya dan dasar biaya menyediakan dasar untuk pelaporan, pelacakan, dan pengelolaan biaya. Baseline biaya untuk proyek membangun sistem informasi kepegawaian meliputi semua biaya yang dianggarkan untuk berhasil menyelesaikan proyek.
Fase Proyek Total Biaya Keterangan
1. Mulai Proyek Rp 92.000.000 Honor untuk project manager, sistem analis dan Programmer : 1 Orang.
2. Perencanaan Rp 20.000.000 Honor untuk project manager, sistem analis dan Programmer : 1 Orang.
3. Pelaksanaan Rp 14.640.00 Honor Untuk Project Manager, sistem analis, dan database designer, programmer, dokumentasi sistem, interface designer, quality assurance, help desk
3.1. Analisa Sistem Rp. 28.000.000 Honor untuk dokumentasi sistem, project manager, sistem analis.
3.2. Desain Database
Sistem Rp. 15.000.000 Honor designer. untuk database 3.3. Desain UI Rp. 10.000.000 Honor untuk interface designer 3.4. Testing Aplikasi Rp. 14.000.000 Honor untuk programmer dan
quality assurance
3.5. Instalasi Software Rp. 7.000.000 Honor untuk dokumentasi sistem.
3.6. Pelatihan Rp. 15.000.000 Honor helpdesk dan dokementasi sistem.
4. Pengawasan Rp. 4.000.000 Honor Untuk Trainer dan teknisi komputer
5. Penutupan Proyek Rp. 10.000.000 Honor Untuk Manager.
Total Biaya Proyek Rp. 229.640.000
18. Baseline Mutu
Mutu Aplikasi Sistem Informasi Persediaan Barang Pada Alberindo Graha Cemerlang diharapkan memiliki kualitas standar yang dapat digunakan sebagai berikut :
Diakses 24 Jam sehari dan 7 hari dalam seminggu. Dilakukan maintence selama 24 jam/7 hari.
Mudah Digunakan dan mudah dipelajari. Cepat diakses
Memiliki tampilan menarik. Aman Digunakan.
Menyedikan Panduan penggunaan pada aplikasi.
Berdasarkan fungsi-fungsi yang ada pada kualitas aplikasi Sistem Informasi Persediaan Barang Pada Alberindo Graha Cemerlang dapat diuji seperti terlihat pada tabel berikut :
Nama Fungsi Level Pengujian Deskripsi
Perekrutan 100% dapat berjalan
ditambah , diedit atau dihapus.
Data Karyawan 100% dapat berjalan
dengan baik Pengelolaan data induk karyawan yang dapat ditambah, diedit, atau dihapus.
Promosi 100% dapat berjalan
dengan baik Pengelolahan barang yang akan data dipromosikan oleh karyawan.
Data Barang 100% dapat berjalan
dengan baik Pengelolahan barang dari pemasok dan data suplier yang dapat ditambah,diedit, atau di hapus
Formasi 100% dapat berjalan
dengan baik Pengelolaan penyebaran formasi kepegawaiaan. Statisktik 100% dapat berjalan
dengan baik Melihat penjualan data statisik dan pemasokan barang berdasarkan detail sebagai berikut: - karyawan : jabatan, jenis kelamin, status, List Barang, Jumlah Stok, Stok barang, Harga Barang.
- suplier : kode suplier, nama suplier, Jenis Barang, stok Barang,harga barang Account 100% dapat berjalan
dengan baik Pengelolaan pengguna sistem untuk aku level administrator, pejabat fungsional dan guru/karyawan
Laporan 100% dapat berjalan
dengan baik Melihat hasil dan mecetak laporan karyawan : promosi karyawan, Formasi Kepagawaian, Data Barang (Periode 3 bulan), Statistik, Data Karyawan.
kode suplier, Nama suplier, Jenis Barang, Stok Barang, Harga Barang.
19. Persetujuan Pejabat Pemberi Pekerjaan (Pembuat Komitmen) Disetujui oleh Pemberi Pekerjaan :
<Nama PPK> Tanggal:
LAMPIRAN 1 : BASELINE JADWAL DAN WORK BREAKDOWN STRUCTURE 1. Baseline Jadwal
LAMPIRAN 2 : RENCANA MANAJEMEN PERUBAHAN 1. Form Permintaan Perubahaan (Changes Request Form)
Formulir Permintaan Perubahaan (Changes Request Form) No. Formulir : Nama Proyek : Manajer Proyek : Bidang : Nama Pengusul : Tanggal :
Deskripsi Perubahan yang diusulkan/diinginkan: Usul Diterima/Tidak?
Bila tidak berikan alasan
Diajukan oleh : Tanggal:
Disetujui Oleh: Tanggal:
2. Catatan Permintaan Perubahan (Changes Request Log) Daftar Permintaan Perubahan
(Changes Request Log) Nama Proyek :
Manajer Proyek :
Bidang :
No. Form Deskripsi Permintaan Nama Pengusul Tanggal Usulan Tanggal Persetujuan
LAMPIRAN 3 : RENCANA MANAJEMEN KOMUNIKASI 1. Rapat (Meeting)
Jenis
Pertemuan Agenda Waktu Penanggungjawab Partisipan Masukan Keluaran
Pertemuan
Pembukaan Membahas rencana kerja dengan mengacu kepada Rencana Manajemen Proyek (Project Management Plan) Sekali, saat eksekusi proyek pertama kali
Manajer Proyek Seluruh anggota tim proyek
Rencana
Manajemen Proyek Catatan Pertemuan (MoM) & Rencana Kerja Pertemuan
Tim Proyek Membahas/review status dan kemajuan proyek dengan mengacu ke Rencana Manajemen Proyek Membahas rencana kerja berikutnya dengan mengacu kepada Rencana Manajemen Proyek Memantau & Mengontrol perubahan yang terjadi Me-review Rencana Kerja (Action Plan) yang telah dilakukan
Regular Manajer Proyek Seluruh anggota tim proyek Rencana Manajemen Proyek Laporan Kemajuan Kerja (Project Progress Report) & kelengkapannya: o Form/Catatan Permintaan Perubahan • MoM & Rencana Kerja • Laporan Kemajuan Kerja yang disetujui Pertemuan
Penutupan Transfer Pengetahuan Membahas serah
Sekali menjelang penutupan
Manajer Proyek Seluruh anggota tim proyek • Rencana Kerja • Laporan Kemajauan Kerja • MoM & Rencana Kerja
terima proyek proyek • Rencana Kerja yang diperbaharui
2. Pelaporan (Reporting) Jenis
Pelaporan Item Waktu Penanggungjawab Distribusi Masukan Keluaran
Laporan Kemajuan Proyek (Project Progress Report) • Status • Work Progress Detail/Achievement • Deliverable & Milestone • Daftar permintaan Perubahan Minggua n, setiap hari Senin
Manajer Proyek Seluruh anggota tim proyek • Tim Rapat • Form Permintaan Perubahan • Daftar Permintaan Perubahan Laporan Kemajuan Proyek (Project Progress Report) Status Acara/Agen da Pertemuan (Status Meeting Agenda) • Undangan Pertemuan • Usulan Acara/Agenda • Pekerjaan yang belum Diselesaikan dan Permintaan • Perubahan • Laporan status aktivitas Mingguan, dikirim minimal satu hari sebelum Pertemuan tim proyek
Manajer Proyek Seluruh anggota tim proyek • Tim Rapat • Form/Catatan • Permintaan • Perubahan • Status Acara Pertemuan (Status Meeting Agenda) Catatan Pertemuan (Minutes of Meeting) • Agenda
• Isu yang dibahas • Rencana Kerja, tanggal target Setiap pertemuan (regular, adhoc) Manajer Proyek
dan Tim Pihak-pihak terkait & peserta pertemu an/rapat • Pertemuan/Rap at • Catatan Rapat (MoM) dan Rencana Kerja
LAMPIRAN 4 : RENCANA MANAJEMEN MUTU
No Deskripsi Proyek Cak
Mutu 1 Analisa Sistem
2 Mendefinisikan Masalah Sistem Lama √ 3 Mengerti Masalah Sistem Lama √ 4 Menentukan Batasan Masalah Sistem √ 5 Menentukan Solusi Sistem √ 6 Design Sistem
7 Desain Database √
8 Desain Input √
9 Desain Output √
10 Pengembangan Program dan Prosedur √ 11 Testing dan Implementasi Sistem
12 Coding Program √
13 Pengadaan Perangkat Keras √ 14 Mempersiapkan Lokasi Sistem √
15 Instalasi Sistem √ 16 Testing Sistem √ 17 Pelatihan SDM √ 18 Tahap Dokumentasi √ 19 Running Program √ 20 Kontrol Proyek
21 Pemeliharaan dan Perbaikan Sistem √ 22 Menutup Proyek
LAMPIRAN 5 : DAFTAR RESIKO
No Lingkup Proyek Deskripsi Kontrol Resiko
1 Deskripsi Produk Produk yang berbasis pada teknologi yang telah dibuktikan kebenarannya memiliki risiko yang lebih kecil dibandingkan dengan produk yang menuntut inovasi dan penemuan
Resiko kecil, karena sistem berbasis desktop (stand alone) dan sudah teruji teknologinya.
2 Rencana Proyek
- Work breakdown
structure Pendekatan pada deliverables setiap unit kerja secara detail. Dengan cara ini identifikasi terhadap risiko bisa sampai ke level yang sangat detail.
Resiko kecil, karena WBS dibuat secara detail yaitu sampai level 5.
- Estimasi biaya dan
waktu Estimasi yang terlalu kasar dan terburu-buru dapat meningkatkan risiko proyek
Resiko kecil, karena pembuatan proyek SI sudah sering dikerjakan oleh tim proyek, sehingga sudah berpengalaman mengenai adanya resiko.
- Penempatan
SDM Setiap pekerjaan yang spesifik dan hanya dapat dilakukan oleh orang tertentu meningkatkan risiko proyek, apabila orang tersebut berhalangan untuk hadir
Resiko kecil, karena hampir setiap tim memiliki multiple skill yang dapat merangkap pekerjaan lain.
- Perekrutan dan
sub-kontraktor Pengaruh ekonomi dan kebijakan politik di sekitar proyek dapat menyebabkan fluktuasi nilai kontrak proyek
Resiko kecil, karena kontrak proyek berlangsung sekitar 3 bulan lebih, sehingga tidak akan terjadi fluktuasi kontrak. 3 Informasi
historis:
- File-file proyek sejenis dari
perusahaan Resiko besar, karena belum pernah dilakukan proyek sejenis.
- Database
komersial Contohnya: Internet knowledge-bases Resiko kecil, karena database bersifat umum.
- Ilmu dan pengalaman dari
tim kerja Resiko kecil, karena tim sudah
